Solicitud de cotización de servicios

Desarrollo de la campaña de difusión sobre el concepto y

Solicitud de cotización definición clara, corta y vendedora de Unidades de Biodiversidad
Voluntarias y TEBUs para cualquier persona y empresa

Fecha de emisión 23 de mayo de 2024

Términos de Referencia Se detallan en el archivo adjunto

Proyecto Desarrollo de la campaña de difusión de UBVs y TEBUs

Compañía Terrasos S.A.S

Fecha y hora de Cierre 7 de junio de 2024

Persona de contacto Lina García

Periodo de validez 30 días

Procedimientos para envío [email protected]

Gracias por su interés en esta convocatoria para crear campañas de marketing.

Envíenos su cotización de acuerdo con las características descritas en este documento hasta la
fecha y hora de cierre.

Quedo a la espera de su respuesta, si tiene preguntas no dude en ponerse en contacto al correo

electrónico [email protected]

Atentamente,
Lina María García
Profesional en Marketing Digital
Terrasos
1. Introducción
Terrasos, una empresa colombiana especializada en la estructuración y operación de
inversiones ambientales, está buscando una agencia creativa de marketing que ayude a
comunicar de manera efectiva y persuasiva el concepto de "Unidades de Biodiversidad de
Terrasos" o Tebu por su nombre en inglés Terrasos Biodiversity Units. Un Tebu representa
acciones de preservación o restauración de ecosistemas que se llevan a cabo en 10 metros
cuadrados durante 30 años. Un Tebu cuesta actualmente $25 dólares y puede ser adquirido
tanto por personas naturales como por empresas. Los Tebu con activos ambientales
tokenizados gracias a la tecnología blockchain.

La agencia seleccionada tendrá el reto de transmitir el concepto técnico a un concepto más

claro, corto, convincente y vendedor para cualquier persona. Adicionalmente, esta agencia le
dará pautas y estrategias de comunicación claras y concisas, dirigidas para cada público
objetivo (personas naturales y empresas) entendiendo los medios más adecuados y que usa
cada uno. Todo esto con el principal objetivo de promover la adquisición de Unidades de
Biodiversidad.

2. Generalidades del proyecto

2.1 Objetivo del proyecto

El objetivo principal del proyecto es ayudarle a Terrasos a elaborar campañas de marketing
que eduquen al público sobre el concepto de Unidades de Biodiversidad , qué son, cómo las
pueden obtener (a través de un Tebu y qué entiendan qué es), dónde las pueden adquirir,
por qué deberían adquirirlas,qué beneficios obtienen al comprarlas, cómo se diferencian de
los demás opciones en el mercado, etc. Estas campañas deben estar enfocadas a los
diferentes segmentos del mercado (personas naturales, empresas grandes, medianas y
pequeñas).
Se espera que la agencia creativa desarrolle mensajes, campañas y estrategias cortas, claras
e impactantes que destaquen la importancia de conservar la biodiversidad y cómo la
adquisición de Unidades de Biodiversidad Voluntarias puede contribuir a este propósito.
Se espera que la agencia creativa pueda desarrollar campañas en inglés y en español.

2.2 Fases y alcances del proyecto

2.2.1 Fase de Desarrollo de Conceptos:

● Desarrollo de conceptos creativos y estrategias de comunicación (ideas originales y

distintivas que se utilicen para comunicar el mensaje o la historia específica sobre los Tebu)
basadas en la información suministrada por Terrasos.
 ● Presentación de propuestas iniciales de mensajes, campañas y estrategias claves y
enfoques creativos.

2.2.2 Fase de Producción de Contenido:

● Creación y producción de materiales de marketing, como videos, infografías, publicaciones
en redes sociales, correos electrónicos y otros materiales impresos o digitales.

● Revisión y aprobación de los materiales producidos por parte del equipo de Terrasos.

● Preparación de los materiales para su implementación en la campaña de difusión.

2.2.3 Fase de Planificación de la Campaña:

● Elaboración de un plan detallado de las campañas, que incluya la estrategia de medios, el
calendario de publicaciones y eventos, y los canales de difusión a utilizar.

● Definición de métricas claves de rendimiento (KPIs) para evaluar el éxito de la campaña.

2.2.4 Fase de Presentación y Aprobación:

● Presentación de los conceptos creativos y la estrategia de campaña a los stakeholders
internos de Terrasos para su revisión y aprobación.
● Realización de los ajustes necesarios en función de los comentarios recibidos.

2.2.5 Fase de Implementación:

● Entrega de los materiales creativos y la estrategia de campañas finalizadas al equipo
interno.
● Coordinación con el equipo de implementación para garantizar una ejecución exitosa de las
campañas.

2.2.6 Fase de Evaluación y Ajustes:

● Evaluación del rendimiento de las campañas en función de los KPIs establecidos.
● Análisis de los resultados obtenidos y elaboración de informes detallados sobre el éxito de
la campaña.
● Identificación de áreas de mejora y recomendaciones para futuras acciones de marketing

2.3 Evaluación de Riesgos

Este proyecto tiene algunos riesgos potenciales. Estos incluyen la posibilidad de que el
público no comprenda el mensaje correctamente, retrasos en la entrega de materiales o
implementación de la campaña, la calidad del contenido desarrollado, posibles costos
adicionales, competencia en el mercado, problemas tecnológicos, cambios en la
 legislación, y riesgos para la reputación de Terrasos. Identificar y gestionar estos riesgos es
fundamental para garantizar el éxito del proyecto y alcanzar los objetivos de comunicación
y marketing de manera efectiva.

2.4 Cronograma
El cronograma detallado del proyecto es esencial para asegurar que todas las actividades
se completen en tiempo y forma. El contratista deberá presentar un cronograma que
incluya todas las etapas del proyecto, desde la planificación hasta la implementación y el
lanzamiento de la plataforma. Se espera que el cronograma incluya lo siguiente:

Duración de las Actividades: Estimación realista del tiempo requerido para cada actividad,
teniendo en cuenta los recursos disponibles y las dependencias entre actividades.

Hitos y Fechas Límite: Identificación de hitos importantes y fechas límite clave a lo largo
del proyecto, como revisiones de diseño, entregas de prototipos, pruebas de aceptación y
lanzamiento de la campaña de difusión

Responsabilidades: Asignación de responsabilidades claras para cada actividad y etapa del

proyecto, especificando quién es el responsable de su ejecución.

2.5 Presupuesto
El presupuesto para este proyecto se discutirá durante las negociaciones con la agencia
seleccionada y estará sujeto a la propuesta presentada.

Desglose de Costos: Detalle de todos los costos asociados con el proyecto, incluyendo
honorarios profesionales.

Estimaciones Realistas: Estimación realista de los costos asociados con cada actividad y
etapa del proyecto, basada en tarifas estándar del mercado y experiencias previas.

Control de Costos: Planificación para el control y seguimiento continuo de los costos a lo

largo del proyecto, con el fin de garantizar que se mantenga dentro del presupuesto
asignado.

Condiciones de Pago: Especificación de las condiciones de pago, incluyendo el cronograma

de pagos y los criterios de facturación, de acuerdo con los hitos y entregables del proyecto.

3. Requisitos

3.1 Requerimientos de la propuesta

● Experiencia previa de más de 5 años en el desarrollo de campañas de marketing para
organizaciones ambientales o proyectos de conservación.
 ● Creatividad y capacidad para desarrollar conceptos innovadores que resuenen con el
público objetivo.
● Conocimiento del mercado colombiano y habilidades para adaptar el mensaje a diferentes
audiencias. Deseable que tenga conocimientos o que haya trabajado con empresas del
sector ambiental.
● Capacidad para trabajar en colaboración con el equipo de Terrasos y cumplir con los plazos
establecidos.
● Propuesta detallada que incluya estrategias de comunicación, presupuesto estimado y
cronograma de trabajo.

3.2 Lugar de trabajo

El proyecto se llevará a cabo en la ciudad de Bogotá, Colombia o de manera remota a
través de medios virtuales (correo electrónico, llamadas y videoconferencias). El consultor
puede estar en cualquier lugar del mundo.

3.3 Idioma del trabajo

Las campañas se desarrollarán en español teniendo en cuenta el público objetivo primario
al que se piensa llegar. Sin embargo, se valorará la capacidad de desarrollar las campañas
en inglés a la hora de la contratación. Esto teniendo en cuenta que se necesitarán algunas
piezas en inglés.

4. Entregables

ID Entregable Descripción Formato Requisitos mínimos

Conceptos Propuestas creativas y Presentación (PPT, Conceptos claros, innovadores
Creativos atractivas para comunicar el Google slides/PDF) y alineados con los objetivos de
1 concepto de Tebu. marketing.

Materiales de Videos, infografías, Varios (según Contenido de alta calidad visual

Marketing publicaciones en redes necesidad) con sus y textual, coherente con la
sociales, correos electrónicos respectivos identidad de la marca y los
3 y otros materiales digitales o editables conceptos propuestos.
impresos.

Campañas de Estrategia para implementar Plan de acción Detalle de actividades, canales

Difusión a la campaña de difusión, y fechas de ejecución.
diferentes incluyendo anuncios digitales,
4 segmentos relaciones públicas y eventos
promocionales.

Informe de Análisis del impacto de la Documento (PDF) Métricas de rendimiento,

Evaluación campaña y recomendaciones comparación con objetivos
5 para ajustes y optimización. establecidos y acciones
correctivas sugeridas.
 5. Duración y etapas del proyecto
● El proyecto se dividirá en las fases descritas en el numeral 2 , con revisiones periódicas
y ajustes según sea necesario.
● El consultor deberá proponer los tiempos de entrega, teniendo en cuenta lo que
contempla cada fase, la metodología de trabajo y el plan de trabajo para alcanzar los
objetivos planteados.
● El proyecto está contemplado inicialmente por 6 meses.

6. Proceso de evaluación y adjudicación

Las propuestas serán evaluadas a partir de la propuesta presentada, el portafolio de la
empresa y en función de varios criterios: creativos, financieros y técnicos con una
calificación de 1 a 5.

● Criterio creativo: Presentación de la propuesta de forma creativa y original, que

genere relevancia, emoción, conexión, sea clara y demuestre viabilidad.
● Criterio financiero: Precio de la oferta después de impuestos.
● Criterio técnico: experiencia con marcas nacionales e internacionales, metodología
de trabajo y seniority del equipo.

Requisitos mínimos para participar:

- Ser persona jurídica con al menos 5 años de experiencia en el sector de la publicidad y la

creatividad, con historial sólido en la realización de campañas publicitarias.
- Tener un portafolio de casos de éxito donde se refleje la creatividad y la innovación, ojalá
en empresas nacionales e internacionales.
- Contar con un equipo creativo compuesto de profesionales especializados.
- Creatividad flexible y disposición para modificar conceptos según el feedback de Terrasos.

Forma de presentar la propuesta y entregables:

La propuesta creativa, técnica y económica deberá presentarse en un documento digital y de la

siguiente manera:

Categoría Documentación Valoración

Experiencia Portafolio completo de servicios. 30%

Propuesta creativa Presentación original y creativa de la 30%

propuesta, puede ser presencial o virtual.
Entrega de la propuesta en formato de
presentación.

Propuesta técnica Documento con metodología, plazo 20%

estimado, equipo de trabajo en documento
 digital.

Propuesta económica Costos de la propuesta incluyendo IVA. 20%

7. Responsabilidades de Terrasos
● Garantizar que el desarrollador seleccionado está al tanto y cumple todas las políticas
internas de la compañía.
● Entregar la información y recursos necesarios pertinentes al desarrollador.
● Hay que asegurar que el equipo interno de Terrasos logre el desarrollo óptimo del
proyecto, así como retroalimentación y aprobación de los entregables.
● Cumplir con los pagos en el valor, forma y de acuerdo con los entregables acordados.
● Disponer de un gerente de proyecto por parte de Terrasos para el proyecto que
asegure internamente la ejecución eficiente.

8. Responsabilidades del contratista

● Estar preparado para firmar las Cláusulas Contractuales.
● Disponer de las pólizas de seguros que cubran la responsabilidad civil profesional y la
responsabilidad civil contractual (si la contratación se realiza como entidad
debidamente registrada en lugar de a título individual).
● Estar registrado en una jurisdicción que sea aceptable para la compañía.
● Hacer los arreglos adecuados de viaje, alojamiento y seguro de viaje usando los
sistemas de la compañía (si procede).
● Mantener los permisos o aprobaciones regulatorias necesarias para prestar los
servicios, ya sea en forma individual o a través de una entidad registrada.
● Asegurar el manejo y confidencialidad de la información suscribiendo acuerdo de
confidencialidad de acuerdo con las políticas de Terrasos.
● Disponer de un gerente de proyecto que asegure la gestión del proyecto y el
relacionamiento con el Gerente del Proyecto y equipo Terrasos.

9. Debida diligencia
Una vez seleccionado, el proveedor de servicios deberá facilitar toda la documentación
necesaria y requerida por Terrasos para desarrollar el proceso de debida diligencia. Los
documentos se listan a continuación, según corresponda si es persona natural o jurídica:
 ● Certificado de registro: debe contar con el certificado de Registro Único Tributario RUT
y certificado de Cámara de Comercio Vigente (no mayor a 30 días). La razón social
debe tener mínimo 5 años de creación.
● Cumplimiento de la legislación nacional: demostrado a través del certificado
proporcionado por un revisor fiscal del cumplimiento del pago de Seguridad Social y
Parafiscales y asimismo el certificado de cumplimiento tributario (No mayor a 30 días).
● Relación gubernamental: certificación firmada por el Representante Legal donde se
indique si la entidad o socios están relacionados con funcionarios públicos.
● Conducta previa: Certificación firmada por el Representante Legal donde se indiquen
situaciones en que la empresa haya sido involucrada en casos de corrupción o fraude.
● Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la
Nación. (No mayor a 30 días).
● Certificado de antecedentes judiciales emitido por la Policía Nacional de Colombia. (No
mayor a 30 días).
● Certificación de cumplimiento tributario emitido por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN. (No mayor a 30 días).

Si el proponente es seleccionado, deberá allegar la siguiente documentación para la

elaboración del contrato de prestación de servicios, según corresponda si es persona
natural o jurídica:
● Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio
en caso de ser persona jurídica con fecha y expedición no mayor a 30 días.
● Copia de cédula de ciudadanía de la persona natural o jurídica que firmará el contrato.
● Registro Único Tributario -RUT actualizado, no mayor a 30 días.
● Certificado de afiliación a seguridad social como independiente en caso de ser persona
natural.
● Certificado de antecedentes disciplinarios (Policía, Personería y Procuraduría) en caso
de ser persona natural.
● Certificación bancaria actualizada.
● Certificados académicos y laborales o contratos del equipo postulante que certifiquen
experiencia de más de 2 años de experiencia en proyectos o componentes
relacionados con el mismo.

10.Supervisión y control
Del desempeño del proyecto y del contrato: Gerente del proyecto de Terrasos., la líder de
Marketing Digital. Se desarrollará comité semanal de seguimiento al proyecto con los
interesados de las partes.
11.Cronograma de convocatoria

Etapas del proceso Fecha

Emisión de términos de referencia 23 de mayo de 2024

Plazo máximo para entrega de propuestas al correo
7 de junio de 2024
[email protected]
Selección del oferente 14 de junio de 2024

Debida diligencia 17 de junio de 2024

Proceso de contratación 24 de junio de 2024

Inicio del contrato 02 de julio 2024