DESARROLLO DE UN SOFTWARE PARA GESTIONAR DE MANERA EFICIENTE EL

INVENTARIO DEL RESTAURANTE DELICIA EXPRES.

SENA
CENTRO DE MANUFACTURA EN TEXTIL Y CUERO D.C

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE VIRTUAL

FICHA: 2834872

INSTRUCTOR
JUAN CARLOS RAMIREZ

AUTOR
JOSE DAVID PACHECO ESPITIA

BOGOTA D.C. 21 – 11 – 2023

 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
OBJETIVO...................................................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
PREGUNTAS .................................................................................................................................. 5
ALCANCE .................................................................................................................................... 10
 OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un software efectivo y fácil de usar, para el inventario del restaurante de

comidas rápidas (DELICIA EXPRES), que permita gestionar de manera eficiente y

automatizada los productos y materiales necesarios para el correcto funcionamiento

del establecimiento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar las necesidades y requerimientos específicos del restaurante en cuanto al

control de inventario y gestión de productos.

Diseñar una interfaz intuitiva y eficiente, que permita ingresar, actualizar y visualizar

información relacionada con el inventario del restaurante.

Definir un software de inventario, completo, confiable y adaptable a las necesidades del

restaurante, que satisfaga todas las expectativas y requisitos establecidos.

 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, los softwares se han convertido en herramientas indispensables para

el correcto funcionamiento de muchas empresas, debido a la gran cantidad de beneficios que

aportan, desde la automatización de tareas hasta la gestión eficiente de la información y la

mejora de la comunicación, estos programas informáticos se han convertido en aliados

imprescindibles para alcanzar el éxito y la competitividad en el mundo empresarial. Su

implementación adecuada puede marcar la diferencia entre el crecimiento y el estancamiento de

una empresa en este entorno altamente tecnológico.

Este proyecto esta pensado para un restaurante de comidas rápidas, llamado (DELICIA

EXPRES) al cual le hicimos un estudio con instrumentos de recolección de información, en esta

fase detectamos fallas en su proceso de inventario, por lo cual nuestro objetivo está centrado en

diseñar y desarrollar un software que permita llevar un registro detallado de los productos

existentes, controlar las entradas y salidas, mantener actualizada la información de proveedores y

precios, y generar reportes que faciliten la toma de decisiones en el restaurante. Además, el

software contará con funcionalidades adicionales como la opción de generar pedidos automáticos

en base a los niveles de inventario, establecer alertas por productos próximos a vencer, y analizar

de manera sistemática el costo de los productos y su relación con los ingresos generados. Con el

uso de esta herramienta, los dueños y administradores del restaurante, podrán potenciar la

eficiencia operativa, optimizar el control del inventario y reducir los costos asociados a la

gestión de almacén.
 PREGUNTAS

DISEÑO DE INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACION

En el campo del diseño de software, unas de las fases más esenciales es la elicitación

de requisitos, durante este proceso se recopila información detallada sobre las necesidades y

expectativas de las partes interesadas, que servirá como base para el desarrollo de sistemas en

una empresa, en esta fase tenemos el diseño de instrumento para recolección de información, se

refiere a la formulación de herramientas y técnicas que faciliten la recopilación y análisis de los

requerimientos, estos instrumentos pueden incluir; cuestionarios, entrevistas, observación,

prototipos, entre otros más.

ENTREVISTA

En este caso, la técnica utilizada es la entrevista, ya que nos permite obtener información

directa y detallada del cliente, aclarar dudas, obtener informes contextuales y subjetivos y

establecer una relación de confianza.

La entrevista se le realizo a el administrador del restaurante, quien cumple el rol de

interesado e interviene de forma directa en el proyecto.

Nombre: Carlos Gonzales

Cargo: Administrador y dueño del negocio

Ciudad: Montería

Empresa: restaurante (DELICIA EXPRES)

1. ¿Qué actividades realiza usted en el restaurante?

Respuesta: capacitación y programación de empleados, Compras y gestión de inventario,

Control de costos, Control de calidad, Administración de las finanzas del restaurante,

incluyendo la contabilidad y facturación.

2. ¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta en la administración del restaurante?

Respuesta en este trabajo uno se enfrenta a múltiples desafíos, desde la gestión del

personal hasta la satisfacción del cliente. Creo que el mayor desafío está en llevar un

orden en todo lo que se hace a diario

3. ¿Con cuántos empleados cuenta el restaurante y que función realiza cada uno?

Respuesta el restaurante cuenta con 4 empleados, está el cocinero, un auxiliar y el

mesero.

4. ¿Como manejas el control de inventarios y suministros en el restaurante?

Respuesta de forma manual y utilizando Excel para registrar todo y llevar las cuentas.

5. ¿Cuáles son los principales obstáculos que enfrenta al mantener un seguimiento

preciso de los inventarios y suministros?

Respuesta esta tarea es un poco compleja, donde se cometen muchos errores al mantener

un seguimiento constante y una entrada manual de la gestión de todos productos

existentes, esto puede llevar demora en esta tarea.

6. ¿Como manejas la contabilidad y el control de gastos del restaurante?

Respuesta: esta tarea también se maneja por medio de Excel, donde se crean libros de

ingresos y gastos del restaurante y se lleva una gestión de todas estas actividades.

7. ¿Ha tenido dificultades para recopilar y analizar datos sobre el desempeño del

negocio, como la frecuencia de visitas de los clientes y la rentabilidad de los platos?

 Respuesta: no hemos tenido dificultades mayores

8. ¿Como manejas los turnos y horarios de trabajo de los empleados?

Respuesta: se le entrega una programación mensual a cada empleado donde se

evidencian los turnos y descansos de cada uno, esta programación la realizamos en Excel.

9. ¿Como llevas de control de nómina y el pago de tus empleados?

Esta actividad también la realizamos por medio de Excel, utilizando las diferentes

herramientas que nos brinda.

10. ¿Como gestionan las transacciones y el registro de pago de los clientes?

Respuesta se utilizan diferentes alternativas de pago, sea efectivo, Bancolombia, nequi o

daviplata, también utilizamos datafono para pagos con tarjeta. En la caja se gestiona el

pago de cada cliente de acuerdo con su conveniencia.

11. ¿Qué medidas se toman para garantizar la seguridad y la confidencialidad de los

datos del restaurante y de los clientes?

Respuesta En realidad no hemos tenido inconveniente con eso.

12. ¿De qué manera presentan el menú del restaurante a los clientes?

Respuesta se tiene una carta donde se muestra todo el menú del restaurante.

13. ¿Tienen algún mecanismo para recolectar y analizar comentarios y opiniones de los

clientes?

Respuesta no se utiliza nada para esto y creo que no es necesario.

14. ¿Cuál es el proceso de comunicación entre los meseros y la cocina para transmitir

los pedidos?

Respuesta el mesero toma la orden y se la trasmite a la persona de cocina

15. ¿Cómo manejan el seguimiento de pedidos y entregas a domicilio?

 Respuesta por medio del celular; llamadas y WhatsApp.

16. ¿Tienes conocimiento sobre software, herramientas tecnológicas que ayudan a

automatizar tareas que normalmente se están haciendo de forma manual?

17. Respuesta: si tengo algunos conocimientos, incluso, he trabajado en empresas donde

utilizan estos programas y la verdad son una gran ventaja para realizar algunas tareas.

18. . ¿cuál de los procesos del restaurante, cree usted que se podría mejorar con un

software?

Respuesta la gestión del inventario o la contabilidad del negocio

19. ¿Entre la gestión de inventario y la contabilidad del negocio, cual es la tarea más

compleja en su proceso de administración, y cree usted que se podría automatizar

con un software?

Respuesta: creo que la gestión de inventario seria la opción más adecuada y si pudiera

ser de gran ayuda la implementación de un software para su gestión, ya que es una tarea

bastante tediosa, mantenerlo actualizado en Excel, requiere un seguimiento constante y

una entrada manual de los productos comprados y utilizados. Esto puede llevar tiempo y

aumentar la posibilidad de errores humanos en los datos.

20. ¿Qué tan interesado estaría usted en implementar un software en su negocio?

Respuesta no es una necesidad mayor, pero si fuera bueno hacer la prueba y ver cómo

funciona.
Nombre Rol o cargo Descripción del rol Nivel de Interés en proyecto
influencia

Administrador y dueño del

restaurante, encargado de
Carlos administrador capacitar al personal y llevar Alto Medio
Gonzales la rentabilidad del negocio.

Encargado de realizar los

diferentes menús que se
Ramiro Vega chef ofrecen en el restaurante. Medio Medio

Encargado de brindar apoyo

en las diferentes actividades
María Cardozo Aux. cocina que realiza el chef. Medio Medio
 ALCANCE

Con base en las problemáticas identificadas en uno de los procesos del

restaurante (DELICIA EXPRES), desarrollaremos una aplicación personalizada para la

gestión del inventario llamada (Invent Resto) este software permitirá al administrador y

empleados del negocio, gestionar de manera eficiente y automatizada los productos y

materiales necesarios para el correcto funcionamiento del establecimiento. con esta

herramienta, los usuarios podrán, agregar y eliminar productos al inventario, gestionar los

pedidos y compras con los proveedores, recibir notificaciones de productos con stock bajo,

y generar informes de inventario.

.
 RESUMEN

Este proyecto consiste en diseñar y desarrollar una aplicación que permita

gestionar eficientemente el inventario de productos y materiales utilizados en el restaurante

DELICIA EXPRES. Durante la etapa de elicitación de requerimientos, se identificaron los

problemas y desafíos relacionados con el control de inventarios y se definieron los

objetivos clave del software a implementar. El software resultante se llamará (Invent

Resto), este, permitirá el registro detallado de productos, control de existencias, generación

de órdenes de compra, el seguimiento de fechas de caducidad, análisis de ventas y

consumo, así como la integración con el punto de venta. Se espera que esta solución

proporcione una gestión más eficiente y precisa del inventario, mejorando así la

rentabilidad y la operatividad del restaurante.

 HISTORIAL DE USUARIO
NUMERO:1 USUARIO: Administrador del sistema, administrador del restaurante, jefe de
cocina, auxiliar, mesero y proveedor.
NOMBRE DE HISTORIA: Crear usuario

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Alta RIESGO EN DESARROLLO: Alta

PUNTOS ESTIMADOS: 2 ITERACCION ASIGNADA: 1

PROGRAMADOR RESPONSABLE: Jose David Pacheco

DESCRIPCION:
Autenticación Para que los usuarios puedan obtener seguridad, acceso al sistema y administración de
los recursos. El personal autorizado deberá registrarse con un usuario y contraseña.
VALIDACION: el usuario deberá ingresar una cuenta de usuario y su contraseña, para poder acceder
al sistema.

PROTOTIPO

Autenticación

Usuario Contraseña Ingresar

 HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO:1 USUARIO: Administrador del sistema y administrador del restaurante, jefe de

cocina.

NOMBRE DE HISTORIA: consultar productos

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Alta RIESGO EN DESARROLLO: Baja

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso describe el proceso que el personal autorizado realiza para consultar la información de los
productos existentes en el inventario.

PROTOTIPO

Consultar productos

Código: Buscar producto

Información del producto:

os
Base de datos
HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO: 3 USUARIO: administrador del restaurante

NOMBRE DE HISTORIA: añadir producto

PRIORIDAD EN NEGOCIO: media RIESGO EN DESARROLLO: baja

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso de uso describe el proceso que el administrador del restaurante realiza para añadir
productos al inventario.

PROTOTIPO

Añadir producto

Código nombre cantidad añadir producto

 HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO:4 USUARIO: Administrador del restaurante

NOMBRE DE HISTORIA: Actualizar producto

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Media RIESGO EN DESARROLLO: Baja

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso de uso describe el proceso que el personal autorizado realiza para actualizar la
información de productos existentes en el inventario.

PROTOTIPO

Actualizar producto
Código: Códi nombre: cantidad: Actualizar producto
Códig Códig
go o o

nom nom nom

bre bre bre

canti canti canti

dad dad dad
 HISTORIAL DE USUARIO
NUMERO:1 USUARIO: Administrador del restaurante.

NOMBRE DE HISTORIA: Eliminar producto

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Media RIESGO EN DESARROLLO: Baja

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso de uso describe el proceso que sigue el Administrador del restaurante para eliminar un
producto específico del inventario. Cuando un producto se elimina del inventario, se indica que ya
no está disponible para su uso en el restaurante.

Eliminar producto
Código Eliminar producto

producto
 HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO: USUARIO: Administrador del restaurante, jefe de cocina, auxiliar de cocina

NOMBRE DE HISTORIA: Registrar entrada y salida de productos

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Media RIESGO EN DESARROLLO: Baja

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso de uso describe el proceso que el personal autorizado realiza para registrar la entrada y salida
de productos, del inventario.

Entrada y salida de producto

Entradas
producto cantidad Registrar entrada
n Código
ombre no
c mbre
Salidas antidad ca
producto cantidad ntidad Registrar salida
n Código
ombre no
c mbre
antidad ca
ntidad
 HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO: USUARIO: Administrador del restaurante y proveedor.

NOMBRE DE HISTORIA: Pedidos y compras

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Media RIESGO EN DESARROLLO: Bajo

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Este caso de uso describe el proceso de realización de pedidos y compras de productos entre el
restaurante y los proveedores.

VALIDACION:
El administrador del restaurante podrá interactuar con los proveedores registrados en el software,
para gestionar la compra o pedido del producto necesario para el establecimiento.

pedidos y compras de productos

Código nombre cantidad Tipo de operación Realizar pedido

proveedor
 HISTORIAL DE USUARIO
NUMERO: USUARIO

NOMBRE DE HISTORIA:

PRIORIDAD EN NEGOCIO: RIESGO EN DESARROLLO:

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
Permite al usuario, monitorear y gestionar de manera eficiente el nivel de stock de los productos,
recibiendo notificaciones automáticas y generando informes para asegurar que los productos se
reabastezcan a tiempo.

VALIDACION:
Si un producto tiene un nivel de stock bajo o está próximo a caducar, el sistema mostrara una
notificación resaltando que ese producto tiene stock bajo o está próximo a caducar.
El sistema también podrá enviar notificaciones automáticas al usuario por correo electrónico o
mensaje de texto para informarle sobre un producto con stock bajo.

Alertas y notificaciones
Notificar stock bajo de productos
Producto Stock Actual Stock Mínimo n enviar alerta de stock bajo

nomb ombre
re c
Enviar alerta de caducidad de productos antidad
producto canti fecha de caducidad dd/mm/aaaa enviar alerta de caducidad
dad
 HISTORIAL DE USUARIO

NUMERO: USUARIO
NOMBRE DE HISTORIA: Crear informes

PRIORIDAD EN NEGOCIO: Media RIESGO EN DESARROLLO: Bajo

PROGRAMADOR RESPONSABLE: José David Pacheco

DESCRIPCION:
permite al usuario obtener información detallada sobre el inventario, personalizar y
descargar reportes para un análisis más profundo, y utilizar los datos obtenidos para la toma
de decisiones estratégicas en la gestión del inventario.

Crear informes de inventario

Tipo de informe General Fecha dd/mm/aaaa Crear informe