Manual de Procedimientos de Tesoreria

DFC-CT-M-001
Manual de procedimientos Proceso de Tesorería 15 / 02 / 2022

Departamento Financiero Contable Página 2 de 21
Versión 01
ÍNDICE
1. Objetivo ......................................................................................................................................................................... 3
2. Alcance .......................................................................................................................................................................... 3
3. Documentos de referencia .......................................................................................................................................... 3
4. Definiciones y abreviaturas ........................................................................................................................................ 4
a. Definiciones .............................................................................................................................................. 4
b. Abreviaturas ............................................................................................................................................... 5
5. Revisión del manual .................................................................................................................................................... 6
6. Responsabilidades ....................................................................................................................................................... 6
a. Ministerio de Hacienda: ............................................................................................................................. 6
b. Gerencia de Administración:...................................................................................................................... 6
c. Coordinador Departamento Financiero Contable: .................................................................................... 6
d. Analista de Tesorería: ................................................................................................................................. 6
e. Encargado de Pagos (Tesorero): ................................................................................................................. 7
f. Responsable de Caja Chica Central: ........................................................................................................... 7
g. Unidades Ejecutoras: .................................................................................................................................. 7
7. Directrices generales .................................................................................................................................................... 7
8. Desarrollo del procedimiento..................................................................................................................................... 8
A. Procedimiento para el Pago a Proveedores, Salarios a Colaboradores. (Caja Única del Estado): .................... 8
B. Procedimiento para el Pago de Fondos de Trabajo y Fondos de Alimentación: .............................................. 10
C. Procedimiento para la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales: ............................. 11
D. Procedimiento para el Pago de Becas Madres Adolescentes: .............................................................................. 11
E. Procedimiento para la Gestión de Caja Central: .................................................................................................... 13
9. Registros ...................................................................................................................................................................... 15
10. Diagrama de flujo....................................................................................................................................................... 16
11. Aprobaciones .............................................................................................................................................................. 21
12. Control de cambios .................................................................................................................................................... 21
El contenido de este procedimiento es propiedad exclusiva del Patronato Nacional de la Infancia. Este es un documento
controlado y no podrá ser reproducido por ningún medio sin el consentimiento del Departamento Financiero Contable.
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1. OBJETIVO
El objetivo de este manual es establecer las normas institucionales en el manejo adecuado de los
recursos financieros públicos asignados al PANI, como responsable de realizar los pagos de todas las
obligaciones adquiridas por la institución, verbigracia, los salarios, , contrataciones administrativas,
indemnizaciones, es responsable de mantener al día todos los pagos provenientes de las obligaciones
adquiridas por la institución, de forma que coadyuva a que la actividad prestacional, administrativa y
política, se lleve a cabo de forma efectiva, reflejándose en su actuar, el sentir del constituyente al dotar
a un órgano, como lo es la Tesorería, de tan susceptible competencia, orientada a la aplicación del
principio de continuidad, de la gestión de la institución.
2. ALCANCE
Este manual es elaborado con el fin de dar apoyo a los funcionarios del Departamento Financiero
Contable, al Área de Tesorería en el que se definen los pasos en todo lo concerniente a los procesos de
la tesorería de la institución del PANI, por lo que, la lectura y aplicación de este procedimiento es
responsabilidad de todos los Colaboradores del Patronato Nacional de la Infancia (PANI), en todas
sus dependencias.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
El Departamento Financiero del Patronato Nacional de la Infancia, nace con la necesidad del control
eficiente de los recursos que obtiene la Institución por medio del presupuesto ordinario,
extraordinario de las principales fuentes de ingresos proceden de las transferencias corrientes del
sector público principalmente de la Subvención Ordinaria del Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social y de segundo el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF), bajo el
sustento legal del artículo 3° de su Ley Orgánica No. 7648, artículo 14 y 15 de la Ley No. 7972 (para
financiar los proyectos de reinserción educativa de las madres adolescentes en situación de riesgo
social y programas de atención, albergue, rehabilitación o tratamiento de niñas y niños discapacitados
o en riesgo social, incluso los agredidos que requieran tratamiento integral) y la Ley No. 5662 del
Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) y su reforma mediante la Ley No.
8783.
Las disposiciones que conforman el marco jurídico, para el manejo de la Tesorería, son las siguientes:
1. Constitución Política.
2. Ley General de la Administración Pública: Ley No. 6227 de 2 de mayo de 1978.
3. Ley de la Administración Financiera de la república y presupuestos públicos: Ley No. 8131
publicada en La Gaceta el 16 de octubre de 2001.
4. Ley de contratación administrativa. No. 7494, del 3 de mayo de 1995- Ley de Control Interno.
5. Ley No.8422 contra la corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos
(Articulo 20), publicada en la Gaceta N.-212 del 29 de octubre de 2004.
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6. Decreto N° 34918-H. Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de

contabilidad del Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense, 19 de noviembre de 2008.
Artículo N° 7 modificado por el Decreto N° 36961.
7. NICSP 28. Instrumentos Financieros: Presentación.
8. NICSP 29. Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición.
9. NICSP 30. Instrumentos Financieros: Información a revelar.
10. Decreto No. 32874-H Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas.
11. Circular de la CGR sobre pagos de la Hacienda Pública. Publicada en la Gaceta 77 del 24 de
abril de 1990.
12. Circular No. 770-2006, despacho del Ministerio de Hacienda. Definición sobre forma de pago
usual de Gobierno. Dado Nueve horas del veintiocho del dos mil seis.
13. Normas de Control Interno para el Sector Publico, No. 2-2009-CO-DFOE publicado en la
Gaceta No. 26 del 06 de enero del 2009.
14. Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Publico costarricense.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
a. Definiciones
1) Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,

resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el
conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al
jerarca, como última instancia. Ley N. 8292 LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO.
2) Anticipo de viáticos: Por anticipo o adelanto debe entenderse la suma total estimada para los
gastos de viaje dentro o fuera del país que correspondan al período de la gira; así como los gastos
de transporte y otros gastos menores cuando procedan. Posteriormente a la autorización del viaje,
el o los funcionarios que van a realizar la gira o el viaje fuera del país deberán solicitar a la Unidad
Financiera gestionar el adelanto correspondiente a dicho viaje, esto con la finalidad de asegurar el
debido financiamiento en que se incurrirá en la gira o viaje.
3) Arqueo de caja chica: Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja
esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o
vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
4) Bienes: Son objetos útiles, provechosos o agradables que proporcionan a quienes los consumen un
cierto valor de uso o utilidad. Los bienes económicos, más específicamente, son objetos que se
producen para su intercambio en el mercado, son mercancías.
5) Caja chica: La caja chica es un fondo que servirá para poder solventar gastos de emergencia que no
están programados en el presupuesto de la institución, y que no pueden ser pagados con un
cheque o a crédito. Son los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional para realizar
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gastos menores, atendiendo a situaciones no previsibles y urgentes, según las partidas, grupos y
sub-partidas presupuestarias autorizadas por la misma.
6) Caja central: Área administrativa que depende de la Tesorería, con un espacio físico delimitado y
acondicionado para guardar y conservar valores, habilitado con una ventanilla para dar atención al
público para la entrega de efectivo, recepción de ingresos.
7) FODESAF: El Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, FODESAF, es el principal

instrumento de la política social selectiva. El FODESAF fue creado por medio de la promulgación
de la Ley Nº 5662, y es el principal instrumento de la política social selectiva.
8) Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o
ente, unipersonal o colegiado. d) Titular subordinado: funcionario de la administración activa
responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
9) NICSP: Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) es el marco
contable establecido por la Junta Internacional de Normas Contables para el Sector Público
(IPSASB por sus siglas en inglés), con las cuales se pretende unificar los tratamientos contables de
las Entidades Públicas globalmente.
10) Responsable del fondo fijo-caja chica: Sera el jefe de la Unidad Financiera o en quien se delegue
el cumplimiento de las funciones atenientes a dicho cargo. El máximo Jerarca de la institución
comunicara a la Tesorería Nacional el nombre y el número de cedula de la persona que desempeñe
el cargo de Coordinador del Departamento Financiero Contable o de quien ejecute dichas
funciones.
11) Servicios: Son llamados también bienes intangibles porque ellos no son mercancías que puedan ser
compradas, almacenadas y luego revendidas, sino acciones que realizan otras personas y que
deben ser consumidas en el momento y lugar de su producción, aunque muchas actividades de
servicio implican el consumo simultanea de otros viene tangibles. Suele clasificarse a los servicios,
por tal motivo, entre los bienes no transables o transferibles.
b. Abreviaturas
A continuación, se presentan las principales siglas que se referencian a lo largo de este manual:
AI Auditoria Interna.
AFT Analista Financiero de Tesorería.
AU Autorización de transferencia.
BCCR Banco Central de Costa Rica.
CU Caja Única.
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CCU Cuentas de Caja Única.

CGR Contraloría General de la Republica.
CDPC Coordinación Departamento Financiero Contable.
DFC Departamento Financiero Contable.
MH Ministerio de Hacienda.
TN Tesorería Nacional.
GP Gestión de Pagos.
SP Solicitud de Pago.
PME Persona menor de edad.
5. REVISIÓN DEL MANUAL
Este manual debe revisarse al menos una vez de forma bianual y debe ser actualizado cada vez que
modifique alguno de los procesos inmersos.
6. RESPONSABILIDADES
a. Ministerio de Hacienda:
1. Dar seguimiento a los reportes de pagos o gastos semanales emitidos por la institución de
acuerdo al presupuesto ordinario y extraordinario aprobado.
b. Gerencia de Administración:
1. Aprobar lo dispuesto en este manual y sus posteriores modificaciones.
c. Coordinador Departamento Financiero Contable:

1. Velar por el cumplimiento en este documento y sus posteriores modificaciones.
2. Aprobar las liquidaciones y transferencias que correspondan.
d. Analista de Tesorería:
1. Cumplir con las directrices estipuladas en este documento.
2. Apoyar a los Encargados de Pagos en la revisión de documentos que correspondan.
3. Aplicar a nivel de sistema las gestiones asignadas por el Encargado de Pagos.
4. Entregar a Contabilidad la documentación que corresponda para que se realicen las
conciliaciones bancarias requeridas.
5. Archivar toda la documentación física se generé de los procesos.
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e. Encargado de Pagos (Tesorero):

1. Cumplir con las directrices estipuladas en este documento.
2. Gestionar el pago a proveedores y Colaboradores de manera oportuna.
3. Guiar a las dependencias en las proyecciones de Pagos semanales.
4. Llevar a cabo el pago de fondos de trabajo y fondos de alimentación de las Direcciones
Regionales.
5. Realizar la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales.
f. Responsable de Caja Chica Central:

1. Mantener el control, manejo y desembolso de dinero.
g. Unidades Ejecutoras:
1. Cumplir con las directrices y procesos establecidos en este manual.
2. Entregar la documentación requerida en los plazos establecidos por el Departamento
Financiero Contable.
7. DIRECTRICES GENERALES
1. El proceso de Tesorería debe cumplir con la normativa vigente establecida por el Ministerio de
Hacienda, la Contraloría General de la Republica, y otros entes encargados de la materia.
2. El Departamento Financiero Contable debe aplicar y cumplir obligatoriamente las normas y

procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional.
3. La normativa jurídica en materia de tesorería es de acatamiento obligatorio para todos los

funcionarios y funcionarias, o bien, entidades que tengan relación con la institución y debe
cumplirse al presentar cualquier solicitud de pago.
4. El proceso de Tesorería aplicará las liquidaciones que correspondan de acuerdo a los oficios
emitidos de autorización emitidos por las Unidades Ejecutoras del PANI, o cualquier otro tipo de
transferencias que la Gerencia de Administración o la Jefatura del Departamento Financiero
Contable autorice.
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8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
A. Procedimiento para el Pago a Proveedores, Salarios a Colaboradores. (Caja Única del Estado):
Responsable Actividad que ejecuta

1. Entregar en la ventanilla del Área de Tesorería los documentos para el pago
de proveedores, para su gestión dichos documentos son: Solicitudes de pago,
Gestor de Pagos / orden de compra y factura de proveedores.
Profesional de
Recursos
Nota: En caso, de pago a colaboradores, Recursos Humanos debe enviar un archivo
Humanos
TXT el cual se sube a caja única para el respectivo pago por parte la Tesorería.
2. Recibir la documentación: Solicitud de pago, orden de compra y factura del

proveedor, en la oficina de parte de los compañeros de gestión de pagos.
Nota: Todo documento que se reciba en el área de Tesorería se debe firmar como
recibido y marcar con la hora y fecha del reloj marcador.
Colaborador de 3. Realizar una revisión de la información recibida por parte de las dependencias
Tesorería para proceder con los pagos respectivos, dichos documentos son la solicitud
de pago, orden de compra y facturas de proveedores.
Nota: En caso de inconsistencias se debe devolver la documentación física a los

responsables para su corrección, se deja registro en el libro de devoluciones con los
documentos devueltos.
4. Verificar que la información contenida en la documentación física coincida con

la registrada en la Plataforma de SIGAF, como lo es monto, beneficiario,
numero de solicitud de pago.
5. Realizar un lote de pagos de máximo 30 documentos para su aplicación en la

Encargado de
Plataforma del SIGAF.
Pagos (Tesorero)
6. Aplicar el pago en el sistema de acuerdo a los documentos recibidos por la
dependencia de gestión de pagos como lo son: (Solicitud de Pagos, orden de
compra y facturas de proveedores) por lote, confeccionar el lote para subirlo a
caja única.
7. Generar un archivo de TXT para el envío a Caja Única del Estado para realizar
Encargado de los pagos. Una vez enviado a caja única, la jefatura firma el pago aprobándolo.
Pagos (Tesorero)
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8. Una Vez ejecutado el pago por Caja única del Estado, se debe verificar en los
estados de cuentas de la institución que los montos aplicados estén rebajados
del disponible.
Nota: La revisión se realiza al día siguiente para esperar su aplicación a nivel de

sistema o plataforma después de las 9:30 a.m., según corresponda.
9. Registrar el pago como ejecutado en la Plataforma del SIGAF, asignando
numero dado por caja única, cantidad de pagos aprobados, excluir lo que no
se pudo pagar y por último confirmar el pago. Una vez confirmado imprimir
la caratula del lote que corresponda.
10. Entregar la documentación interna al Área de Contabilidad para la

verificación de las conciliaciones bancarias, tanto lo que se registró en libros
como lo que se pagó en el sistema de caja única. La documentación que se
envía es: Solicitud de pago, orden de compra y factura del proveedor, con la
caratula correspondiente el cual se imprime y se adjunta, en donde se refleja el
numero asignado por caja única, monto de pagos aprobados y nombre del
proveedor.
11. Anotar la información de la documentación entregada al área de Contabilidad

en el libro destinado para este fin como respaldo de la entrega realizada del
Área de tesorería, además, se debe solicitar el recibido por parte de
Contabilidad.
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B. Procedimiento para el Pago de Fondos de Trabajo y Fondos de Alimentación:

Direcciones 1. Ejecutar las liquidaciones que correspondan en la Plataforma de SIGAF.
regionales
2. Generar las liquidaciones todos los días en la mañana para la emisión del reporte
resumen de liquidaciones.
3. Revisar en la Plataforma de SIGAF cada dirección regional para verificar cual
realizo la carga correspondiente.
Nota: En caso de dudas o inconsistencias s debe remitir a través de correo electrónico a

Analista de
la dependencia que corresponda para su corrección o que se amplié la información que
Tesorería
corresponda.
4. Una verificado que existan documento por Dirección Regional proceder a
imprimir el documento para su control y seguimiento.
5. Remitir al Encargado de Pagos (Tesorero) los documentos físicos para realizar la
transferencia correspondiente.
6. Aplicar la liquidación en el SIGAF, automáticamente se refleja en las

conciliaciones de Contabilidad.
Encargado de 7. Imprimir un estado de cuenta a la persona que tenga a cargo el proceso para que
Pagos (Tesorero) se realice la liquidación correspondiente en la Plataforma de SIGAF.
8. Trasladar la documentación junto con el estado de cuenta al Analista de
Tesorería para su entrega al Área de Contabilidad.
9. Entregar la documentación interna al Área de Contabilidad para la verificación
de las conciliaciones bancarias, tanto lo que se registró en libros como lo que se
pagó en el sistema del BNCR.
10. Anotar la información de la documentación entregada al Área de
Analista de
Conmutabilidad en el libro destinado para este fin como respaldo de la entrega
Tesorería
realizada al Área de Contabilidad, además, se debe solicitar el recibido por parte
de Contabilidad.
11. Archivar la documentación física en el espacio destinado para este fin.
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C. Procedimiento para la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales:

1. Enviar la información de los pagos que se deben hacer por cualquier servicio
Unidades
público, esto debe realizarse a través de Correo Electrónico como respaldo de la
Ejecutoras
solicitud formulada.
2. Revisar la información recibida por parte de las dependencias para proceder con
los pagos respectivos.
Nota: En caso de inconsistencias se debe devolver la documentación física a los

responsables para su corrección, se deja registro en el libro de devoluciones con los
Encargado de
documentos devueltos.
Pagos (Tesorero)
3. Una vez recibida, se procede a cancelar por las plataformas que correspondan,
esto de forma inmediata para evitar multas o cualquier tipo de recargo por
morosidad.
4. Enviar a través de correo electrónico el documento de cancelación
correspondiente al Analista de Tesorería para su respaldo.
5. Con la información suministrada se debe, actualizar en la Plataforma de SIGAF,
esto a través de una Solicitud de Pago que quede constancia del pago
Analista de correspondiente.
Tesorería 6. Una vez registrado, ejecutar la aprobación de la Solicitud de Pago en la
Plataforma de SIGAF, esto para que se vea registrada en los libros de bancos para
las respectivas conciliaciones.
D. Procedimiento para el Pago de Becas Madres Adolescentes:

1. Recibir la planilla unificada enviada por el Centro de Orientación e Información
Unidades
(COI) con las adolescentes de nuevo ingreso y además con las adolescentes que
Ejecutoras
por motivos de reglamento deben excluirse del pago.
2. Verificar a nivel del TSE que los nombres coincidan con las cédulas (a pesar de
que deberían venir los datos correctos, no siempre sucede).
Colaborador de Nota: En caso de dudas o inconsistencias s debe remitir a través de correo electrónico al
Tesorería Centro de Orientación e Información (COI) para su revisión y corrección.
3. Unificar en las planillas registradas por regional, cada una de las adolescentes
nuevas, se excluyen las que corresponda según la planilla del Centro de
Orientación e Información (COI).
4. Registrar en el Módulo de Socio de Negocios de la Plataforma de SIGAF los
datos de las madres adolescentes para poder realizar las transferencias.
Colaborador de
Tesorería
Nota: Es importante y fundamental el registro de los datos de la cuenta bancaria en el
sistema para poder ejecutar sin errores el pago correspondiente.
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Para realizar los pagos de becas por medio de caja única se deben ingresar al sistema las
planillas de cada regional, por separado, para esto se suben como una solicitud de pago
masiva, con indicaciones de la jefatura de cual cuenta de caja única debe enviarse el
pago.
Analista de 5. Una vez, ingresados a la Plataforma de SIGAF, se debe notificar al Coordinador
Tesorería del Departamento Financiero Contable para su revisión y aprobación.
6. Revisar el contenido de lo que se debe pagar a las madres adolescentes para su
aprobación.
Coordinador de
Financiero Nota: En caso de inconsistencias debe notificar a través de correo electrónico al Analista
Contable responsable para su revisión y corrección.
7. Notificar al Analista de Tesorería para su comunicación al Departamento de
Presupuesto.
8. Trasladar a través de oficio las liquidaciones por este concepto al Departamento
Analista de
de Presupuesto para su revisión y seguimiento de acuerdo a las partidas
Tesorería
aprobadas.
9. Revisar que las liquidaciones se ajusten al presupuesto destinado para este fin.
Nota: En caso de inconsistencias debe notificar a través de correo electrónico al Analista

Analista de
responsable para su revisión y corrección.
Presupuesto
10. Notificar al Analista de su Tesorería para su respectivo pago.
11. Una vez con el visto bueno de la Jefatura de Financiero Contable y Presupuesto,
se debe ejecutar los pagos correspondientes a nivel de la Plataforma de caja única
de Hacienda.
Nota: Los pagos realizados en el día quedan aplicados a partir de las 7:00 p.m. de ese día
Analista de
y se verifican al día siguiente después de las 9:30 a.m.
Tesorería
12. Al día siguiente se debe solicitar al Encargado de Pagos (Tesorero) un reporte de
los pagos efectuados, esto con el fin de verificar que el monto solicitado a pagar
se haya hecho efectivo, asimismo detectar posibles rechazos y proceder a
subsanar los errores con los directores regionales, y Gerencia Técnica.
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E. Procedimiento para la Gestión de Caja Central:
Responsable Actividad que Ejecuta

1. Revisar en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Financiera de la
Plataforma SIGAF los anticipos y las liquidaciones de los gastos de empleados y
pago de facturas de proveedores; las cuales deben ser igual o menores a
novecientos veinticuatro mil colones exactos (¢924.000,00).
2. Revisar los documentos escaneados que respaldan cada trámite; si la factura tiene
las firmas digitales del colaborador que gestiona el trámite, la jefatura
correspondiente y la descripción que justifica el gasto; no es necesario que
presente la factura original.
3. Revisar los documentos escaneados que respaldan cada trámite; si la factura tiene
las firmas a mano del funcionario que gestiona el trámite y la jefatura
correspondiente y la descripción que justifica el gasto, este debe presente la
factura original.
Nota: En caso de que existan inconsistencias en los documentos enviados, se debe

notificar al Colaborador responsables para su corrección o registro de información
pendiente.
4. Registrar en estatus de “PENDIENTE” los anticipos entregados durante el día, en
Encargado de
el archivo en Excel de Arqueo de Caja Central, en la hoja electrónica Anticipos
Caja Central
Pendientes
5. Registrar en estatus de “CANCELADO” los anticipos liquidados durante el día,
en el archivo en Excel de Arqueo de Caja Central, en la hoja electrónica Anticipos
Pendientes.
6. Revisar que la sumatoria del archivo en Excel de Arqueo de Caja Central en la
hoja electrónica Anticipos Pendientes coincida con el reporte de Anticipos
Pendientes de Liquidar de la Plataforma SIGAF.
7. Archivar en el AMPO de “Liquidaciones de Gastos” las liquidaciones de gastos
recibidas durante el día, con su respectivo sello de CANCELADO y fecha en la
cual se realizó el pago.
8. Realizar diariamente el arqueo de la caja chica.
9. Analizar el disponible de efectivo para realizar pagos, así como, los anticipos
entregados y liquidaciones tramitadas, con la finalidad de definir cuando se
solicita la remesa, así como las denominaciones en billetes y monedas para el
desarrollo normal de la caja.
10. Preparar de Reintegro de Caja Chica, se imprime el reporte de las liquidaciones
tramitadas del SIGAF.

Encargado de 11. Preparar la solicitud de Remesa en Excel, con las cantidades y denominaciones
Caja Central necesarias; según el dato de reintegro de caja chica.
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12. Solicitar las firmas de aprobación de la remesa por medio de correo electrónico a
los compañeros Encargados de Pagos (Tesoreros).
Nota: Este correo debe ser copiado al Coordinador del Departamento Financiero
Contable y al correo [email protected], se adjunta Reporte de Reintegro de caja Chica
y solicitud de Remesa en Excel para la correspondiente revisión.
13. Solicitar Remesa al Banco Nacional de Costa Rica, por medio de correo
electrónico a [email protected], con copia a los compañeros Encargados de
Pagos, al igual que al Coordinador del Departamento Financiero Contable y al
correo [email protected], se adjunta en PDF la solicitud de Remesa al Banco
Nacional de Costa Rica firmada por los encargados de Tesorería. Esta gestión
debe ser enviada antes de las 11:00 am para recibir la remesa al día siguiente, de
lo contrario se recibirá la remesa al segundo día de solicitada.
14. Recibir confirmación del recibido de la remesa del Banco Nacional de Costa Rica
y dar el respectivo acuse.
15. Recibir la remesa solicitada, revisar que esta esté completa, que los billetes estén
en buen estado y sea auténticos.
Nota: En caso de faltante de dinero se debe gestionar con la entidad bancaria que
corresponda y se debe dejar registro en la bitácora de la empresa transportadora.
16. Firmar y sellar voucher de recibido de la empresa transportadora de valores.
17. Archivar en el AMPO de “REMESAS” los siguientes documentos: solicitud de
Remesa al Banco Nacional de Costa Rica, reporte de Reintegro de Caja Chica,
nota de débito y comisión bancaria.
18. Revisar que las liquidaciones de gastos coincidan con el reporte de reintegro de
caja chica.
19. Aprobar todas las liquidaciones para crear el siguiente reintegro de caja chica.
20. Verificar consecutivo de reintegro de caja chica en la Plataforma de SIGAF.
21. Crear un nuevo reintegro de caja chica en la Plataforma de SIGAF.

22. Sellar cada uno de los documentos que respaldan las liquidaciones de gastos del
reintegro de caja chica con la siguiente orden:
Encargado de  Dia que recibió la remesa: 26.

Caja Central  Mes que recibió la remesa:01.
 Año que recibió la remesa:2022.
 Número de la Nota de débito:72478284.
 Por ejemplo:26012022#72478284.
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23. Custodiar cheques y efectivo durante la jornada de trabajo.
24. Recibir y depositar en el banco otros ingresos. (Reintegros de ONG).
25. Custodiar y archivar Garantías de Cumplimiento.
26. Solicitar insumos de remesa, cuando sea necesario.
27. Verificar y actualizar el Padrón de Custodios de la empresa transportadora de

valores.
28. Solicitar recolección de remesa con la finalidad de minimizar el riesgo de los
recursos de la caja chica.
9. REGISTROS
Código Título del Documento

Solicitudes de pago.
No aplica
Libros de recibido conforme.
No aplica
Liquidación presupuestaria.
No aplica
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10. DIAGRAMA DE FLUJO
Flujo para el Pago a Proveedores, Salarios a Colaboradores
Gestor de Pagos /
Colaborador de Encargado de Pagos
Profesional de
Tesorería
Recursos Humanos
INICIO Todo documento que se reciba en el

área de Tesorería se debe firmar
como recibido y marcar con la hora y
fecha del reloj marcador.
1. Entregar en la
ventanilla de
Tesorería los
documentos para el
pago de proveedores 2. Recibir la
documentación
En caso, de pago a
colaboradores, Recursos
Humanos debe enviar un
archivo TXT el cual se
sube a caja única para el 3. Realizar una
respectivo pago por parte revisión de la
la Tesorería. información recibida 4. Verificar que la
información
contenida en la
documentación física
Existen
Si Inconsistencias No
5. Realizar un lote de
pagos de máximo 30
Devolver la
documentos para
documentación a los
responsables para su
corrección
6. Aplicar el pago en
el sistema
7. Generar un archivo
de TXT para el envío
a Caja Única
8. verificar en los
estados de cuentas
los montos aplicados
La revisión se realiza al día
estén rebajados
siguiente para esperar su
aplicación a nivel de sistema o
plataforma después de las 9:30
a.m., según corresponda.
9. Registrar el pago
como ejecutado
10. Entregar la
documentación a
Contabilidad para las
conciliaciones
11. Archivar la
documentación en el
espacio destinado
para este fin
FIN
SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Actividades Relación con el
Proveedor Correspondencia
Críticas Cliente
Sistema / Duración/
Punto de Control Whatsapp
Software Tiempo
Febrero, 2022; Versión 01.
DFC-CT-M-001
Versión 01
Flujo para el Pago de Fondos de Trabajo y Fondos de Alimentación
Direcciones Analista de Encargado de Pagos

regionales Tesorería
INICIO
1. Ejecutar las
liquidaciones que
correspondan
2. Generar las
liquidaciones todos
los días en la mañana
3. Revisar cada
dirección regional
para verificar cual
realizo la carga
Existen
Si Inconsistencias
Remitir a la
dependencia que
corresponda para su
corrección
No
4. Imprimir el
documento para su 6. Aplicar la
control y liquidación en el
seguimiento SIGAF,
5. Remitir al
Encargado de Pagos )
los documentos para
la transferencia 7. Imprimir un estado
de cuenta
8. Trasladar la
documentación al
Analista de Tesorería
9. Entregar la
documentación a
Contabilidad para su
control
10. Anotar la
documentación
entregada a
Conmutabilidad
11. Archivar la
documentación en el
espacio destinado
para este fin
FIN

Críticas Cliente
Software Tiempo
DFC-CT-M-001
Versión 01
Flujo para la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales
Analista de
Unidades Ejecutoras Encargado de Pagos
Tesorería
INICIO
1. Enviar la
información de los
pagos que se deben
2. Revisar la
ejecutar
información recibida
por parte de las
dependencias
Existen
Si Inconsistencias
Remitir a la
No
dependencia que
corresponda para su
corrección
3. Cancelar por las
plataformas que
correspondan
4. Enviar documento
de cancelación
correspondiente al
Analista de Tesorería
5. Actualizar el
sistema a través de
una Solicitud de Pago
6. Ejecutar la
aprobación de la
Solicitud de Pago
FIN

Críticas Cliente
Software Tiempo
DFC-CT-M-001
Versión 01
Flujo para el Pago de Becas Madres Adolescentes:
Colaborador de Analista de Coordinador de

Unidades Ejecutoras Analista de
Tesorería Tesorería Departamento
Presupuesto
INICIO
1. Recibir la planilla
unificada con las
adolescentes de
2. Verificar a nivel
nuevo ingreso
del TSE que los
nombres coincidan
con las cédulas
Existen
Inconsistencias
6. Revisar el
contenido de lo que
Si se debe pagar
remitir a al (COI) 5. Notificar al

para su revisión No Coordinador del
Departamento para Notificar al Analista
su revisión responsable para su
Si revisión y corrección.
Existen
3. Unificar en las Inconsistencias
A planillas registradas
por regional
A
No
9. Revisar que las
7. Notificar al liquidaciones se
4. Registrar los datos ajusten al
de las madres Analizara su
presupuesto
Es importante y fundamental el adolescentes comunicación a
registro de los datos de la cuenta Presupuesto
bancaria en el sistema para poder
ejecutar sin errores el pago 8. Trasladar las
correspondiente. liquidaciones a
Presupuesto para su
revisión
Existen
Inconsistencias
Si
Notificar al Analista
responsable para su
revisión y corrección.
No
A
11. Ejecutar los pagos
correspondientes
10. Notificar al
Analista de su
Tesorería para su
respectivo pago
Solicitar al
Encargado de Pagos
un reporte de los
pagos efectuados.
FIN

Críticas Cliente
Software Tiempo
DFC-CT-M-001
Versión 01
Flujo para la Gestión de Caja Central:
Encargado de Caja
Central
INICIO
1. Revisar en el 10. Preparar de 20. Verificar

Sistema los anticipos Reintegro de Caja consecutivo de
y las liquidaciones Chica reintegro de caja
chica
2. Revisar los
documentos que 11. Preparar la
solicitud de Remesa 21. Crear un nuevo
respaldan cada
en Excel reintegro de caja
trámite
chica
3. Revisar los
documentos que 12. Solicitar las
22. Sellar cada uno de
respaldan cada firmas de aprobación
de la remesa los documentos que
trámite Este correo debe ser copiado al respaldan las
Coordinador del Departamento liquidaciones
Financiero Contable y al correo
[email protected], se adjunta
Reporte de Reintegro de caja
13. Solicitar Remesa
Existen Chica y solicitud de Remesa en
al Banco Nacional de
Inconsistencias Excel para la correspondiente 23. Custodiar
Costa Rica.
cheques y efectivo
Si durante la jornada de
Notificar al trabajo,
Colaborador
responsable para su
No corrección 14. Recibir
confirmación del
recibido de la remesa
4. Registrar en estatus del BNCR 24. Recibir y
de “PENDIENTE” los depositar en el banco
anticipos entregados otros ingresos
15. Recibir y revisar

la remesa esté
5. Registrar en estatus completa 25. Custodiar y
de “CANCELADO”
archivar Garantías de
los anticipos
Cumplimiento
liquidados
16. Firmar y sellar

voucher de recibido
6. Revisar que la de la empresa
sumatoria del archivo transportadora . 26. Solicitar insumos
en Excel de Arqueo de remesa, cuando
de Caja sea necesario
17. Archivar en el
AMPO
7. Archivar en el
correspondiente los 27. Verificar y
AMPO documentos
correspondiente” las actualizar el Padrón
liquidaciones de Custodios
18. Revisar que las

8. Realizar liquidaciones
diariamente el coincidan con el 28. Solicitar
arqueo de la caja reporte de reintegro recolección de remesa
chica
9. Analizar el
19. Aprobar todas las FIN
disponible de
efectivo para realizar liquidaciones
pagos

Críticas Cliente
Software Tiempo
DFC-CT-M-001
Versión 01
11. APROBACIONES
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Manual de procedimientos del Proceso de Tesorería:
Función Dependencia Nombre y Firma

Juan Antonio González Acosta
Departamento
Elaborado por Nery Gutiérrez Barrantes
Financiero Contable
Casilda Cubero Blanco

Departamento Profesional Especialista B
Revisado por
Financiero Contable Randall Mairena Salguero
Coordinador
Guiselle Zúñiga Coto
Gerencia de
Aprobado por Gerente de Administración
Administración
Oficio PANI-GA-OF-0176-2022
12. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Ejecutado Por Descripción de los Cambios

Juan Antonio González Acosta  Se elabora la primera emisión del Manual
02/12/2021 No. 01
Nery Gutiérrez Barrantes de procedimientos del proceso de Tesorería
*FIN DEL DOCUMENTO***

Manual de Procedimientos de Tesoreria

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DFC-CT-M-001

Manual de procedimientos Proceso de Tesorería 15 / 02 / 2022

6. Decreto N° 34918-H. Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de

1) Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,

7) FODESAF: El Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, FODESAF, es el principal

CCU Cuentas de Caja Única.

PME Persona menor de edad.

5. REVISIÓN DEL MANUAL

c. Coordinador Departamento Financiero Contable:

e. Encargado de Pagos (Tesorero):

f. Responsable de Caja Chica Central:

2. El Departamento Financiero Contable debe aplicar y cumplir obligatoriamente las normas y

3. La normativa jurídica en materia de tesorería es de acatamiento obligatorio para todos los

8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad que ejecuta

2. Recibir la documentación: Solicitud de pago, orden de compra y factura del

Nota: En caso de inconsistencias se debe devolver la documentación física a los

4. Verificar que la información contenida en la documentación física coincida con

5. Realizar un lote de pagos de máximo 30 documentos para su aplicación en la

Responsable Actividad que ejecuta

Nota: La revisión se realiza al día siguiente para esperar su aplicación a nivel de

10. Entregar la documentación interna al Área de Contabilidad para la

11. Anotar la información de la documentación entregada al área de Contabilidad

B. Procedimiento para el Pago de Fondos de Trabajo y Fondos de Alimentación:

Responsable Actividad que ejecuta

Nota: En caso de dudas o inconsistencias s debe remitir a través de correo electrónico a

6. Aplicar la liquidación en el SIGAF, automáticamente se refleja en las

C. Procedimiento para la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales:

Responsable Actividad que ejecuta

Nota: En caso de inconsistencias se debe devolver la documentación física a los

D. Procedimiento para el Pago de Becas Madres Adolescentes:

Responsable Actividad que ejecuta

Responsable Actividad que ejecuta

Nota: En caso de inconsistencias debe notificar a través de correo electrónico al Analista

E. Procedimiento para la Gestión de Caja Central:

Responsable Actividad que Ejecuta

Nota: En caso de que existan inconsistencias en los documentos enviados, se debe

Responsable Actividad que Ejecuta

Responsable Actividad que Ejecuta

21. Crear un nuevo reintegro de caja chica en la Plataforma de SIGAF.

Responsable Actividad que Ejecuta

Encargado de  Dia que recibió la remesa: 26.

Responsable Actividad que Ejecuta

23. Custodiar cheques y efectivo durante la jornada de trabajo.

24. Recibir y depositar en el banco otros ingresos. (Reintegros de ONG).

25. Custodiar y archivar Garantías de Cumplimiento.

26. Solicitar insumos de remesa, cuando sea necesario.

27. Verificar y actualizar el Padrón de Custodios de la empresa transportadora de

Código Título del Documento

10. DIAGRAMA DE FLUJO

Flujo para el Pago a Proveedores, Salarios a Colaboradores

INICIO Todo documento que se reciba en el

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Flujo para el Pago de Fondos de Trabajo y Fondos de Alimentación

Direcciones Analista de Encargado de Pagos

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Flujo para la Cancelación de Servicios Públicos de las Direcciones Regionales

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Flujo para el Pago de Becas Madres Adolescentes: