INDUCCIÓN Y DETECCIÓN DE NECESIDADES

DE CAPACITACIÓN
 Documento de profundización semana 7

Curso: Administración de Personas – OL.

Unidad 2: Describiendo procesos de incorporación, desarrollo y gestión del desempeño
del recurso humano.
Semana 7: Inducción.

Descripción general de un proceso de inducción

El propósito fundamental de un programa de inducción es lograr que el empleado nuevo

identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones internas y externas
en permanente evolución, en las que un buen desempeño de parte suya incidirá
directamente sobre el logro de los objetivos corporativos.

Para que un programa de inducción sea efectivo, debe permitir encausar el potencial de
la nueva persona en la misma dirección de los objetivos de la empresa, por lo tanto, se
considera que todo proceso de inducción deberá contener básicamente tres etapas que
van en concordancia con la adecuada promulgación y conocimiento de éstos:
• Inducción general: información general, proceso productivo y las políticas
generales de la organización.
• Inducción específica: orientación al trabajador sobre aspectos específicos y
relevantes del oficio a desempeñar.
• Evaluación: evaluación del proceso de inducción y toma de acciones
correspondientes.
Es fundamental que se le dé a este proceso un enfoque integral e interdisciplinario y que
se desarrolle en un ambiente de excelente comunicación y participación, para que se
puedan alcanzar los objetivos planteados.

Etapa 1: Inducción general

En esta etapa, se debe brindar toda la información general de la empresa que se considere
relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de éste, se
profundizará en algunos aspectos específicos), considerando la organización como un
sistema. Sin embargo, es importante considerar que todo el personal de una empresa son
vendedores o promotores (directos o indirectos) de la misma, lo cual hace que sea
fundamental una orientación de todos hacia una misma imagen corporativa.
En esta etapa, se deberá presentar entre otros la siguiente información:
• Estructura (organigrama) general de la compañía, historia, misión, visión, valores
corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensión o
tamaño de la empresa (ventas en pesos o toneladas al año).
• Presentación del video institucional y charla motivacional.
• Productos, artículos y servicios que produce la empresa, sectores que atiende y su
contribución a la sociedad.

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• Certificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y planes

de desarrollo.
• Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo,
tiempos de alimentación y marcaciones, prestaciones y beneficios, días de pago,
de descanso y vacaciones entre otros).
• Programas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la
organización.
• Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.
• Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos
de interés institucional, que sean pertinentes para el caso.
• Varios (Vigilancia y seguridad interna, dotación general, ubicación de baños,
comedor y vistieres, salidas de emergencia y otros).
• Políticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con la salud
y la seguridad, y capacitación general en salud ocupacional y seguridad industrial.

Sobre este último punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es

responsabilidad de la empresa y está a cargo del personal dirigente; por lo que es
responsabilidad de los funcionarios con nivel de dirección y coordinación, ofrecer
adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopción de medidas preventivas en el
desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del personal a su
cargo.
De igual forma, la compañía debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como a la
producción, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de convencer al
trabajador de que él es responsable de la seguridad de su trabajo.

Etapa 2: Inducción específica

En esta etapa, se debe brindar toda la información específica del oficio a desarrollar
dentro de la compañía, profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Es
supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir una instrucción
clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como
lo puede hacer (o como se hace) y la forma en cómo va a ser evaluada individual y
colectivamente.
Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien realizará
la presentación del jefe inmediato, de los compañeros de trabajo y de las personas claves
de las distintas áreas. Entre otros, se deberá presentar la siguiente información:
• El tipo de entrenamiento que recibirá en su oficio: breve información sobre la
forma en que será entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos del plan.
• Estructura (organigrama) específica, y ubicación de su cargo y de todas las
personas con las que debe interactuar.
• Diagrama de flujo de generación o producción de los productos y subproductos o
servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones, herramientas y materiales
disponibles. En lo posible, hacer un recorrido por el lugar de trabajo.

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• La incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto del
proceso, cuáles son los clientes internos y externos con los que tendrá relaciones.
• El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor
claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones específicas del cargo a
desempeñar incluyendo su ubicación dentro del organigrama y del proceso
productivo, sus relaciones e interacciones con otras áreas y dependencias, los
planes de contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc.
• El sistema de turnos de producción, las rotaciones y los permisos: es necesario que
se le comunique lo relativo a horarios de trabajo, alimentación, pausas, permisos
para ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotación de los turnos,
etc.
• El panorama específico de factores de riesgo, de acuerdo a la sección o puesto de
trabajo y el mapa de riesgos de la empresa: es indispensable que las personas
conozcan los riesgos a los que se someterán mientras desempeñan sus funciones
y las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en
niveles de baja peligrosidad.
• Los estándares o normas de seguridad por oficio: es recomendable entregar una
copia de los estándares y procedimientos seguros que el trabajador debe poner en
práctica en su puesto de trabajo. Esta información le servirá al empleado como
material de consulta
• Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud
ocupacional.
• Mecanismo y proceso para la dotación de ropas de labor: aun cuando parezca
evidente, es necesario que el personal dirigente explique lo relativo a la ropa de
trabajo. Aquí se debe tratar además lo concerniente al uso de los guardarropas o
vestideros, y la reglamentación y procedimientos establecidos para su empleo.
• Equipos de protección personal requeridos en la sección: es preciso que antes de
entregárselos, se desarrolle una capacitación que tienda a generar la
sensibilización y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr con mayor
facilidad y grado de compromiso la aceptación de los mismos y la adaptación a su
uso permanente. Toda esta información debe tratarse con especificidad, dado que
de ella dependerá en buena medida el nivel de desempeño en el proceso del nuevo
empleado.
Todos los aspectos tratados en este proceso deben estar por escrito y se debe de
suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de consulta
permanente. La empresa debe guardar registros escritos y firmados por el nuevo
empleado, como constancia de haber recibido la capacitación en todas las actividades
realizadas en este proceso de inducción.

Etapa 3: Evaluación
Luego de finalizar el proceso de inducción, y antes de terminar o durante el período de
entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe realizar una evaluación
con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la inducción, no quedaron lo

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suficientemente claros para el trabajador, con el fin de reforzarlos o tomar acciones

concretas sobre los mismos (reinducción, refuerzos y otros).
Esta evaluación se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde consta
que se recibió la capacitación por parte del trabajador.
Adicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones periódicas de algunos cargos y
funciones específicas según criterios propios de cada empresa, ya que en el día a día de la
labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecánica, y pueden ser
causal de errores de proceso, daños de maquinaria y hasta de promotores de riesgos
accidentes.
Por último, es importante recalcar que se debe de mantener una motivación permanente
del personal, ya que ésta es el impulso que permite mantener la continuidad de la acción.

Capacitación
La capacitación es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y
organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y
habilidades, en función de objetivos definidos. La capacitación implica la transmisión de
conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la
organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de habilidades.

Ciclo de la capacitación
La capacitación es el acto intencional de proporcionar los medios para posibilitar el
aprendizaje. La capacitación debe tratar de orientar tales experiencias de aprendizaje
hacia lo positivo y benéfico y complementarlas y reforzarlas con actividades planeadas
para que los individuos en todos los niveles de la empresa puedan adquirir conocimientos
con mayor rapidez y desarrollar aquellas actitudes y habilidades que los beneficiaran a sí
mismos y a su empresa.
El proceso de capacitación se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes
son:
• Entradas (o sea inputs)
• Procesamiento u operación
• Salidas (o sea los outputs)
• Retroalimentación (o sea el feedback)
En términos amplios el entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas a
saber:
1. Detección de necesidades de capacitación (DNC)
2. Programación del entrenamiento para atender las necesidades.
3. Implementación y ejecución.
4. Evaluación de resultados

Detección de necesidades de capacitación

Corresponde a la primera etapa del ciclo, es el diagnóstico preliminar de lo que debe
hacerse. La detección de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis:

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1. Análisis de la organización total: sistema organizacional

2. Análisis de los recursos humanos: sistema de capacitación
3. Análisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisición de habilidades

Sistema Organizacional
El análisis organizacional no sólo implica el estudio de la empresa como un todo – su
misión, sus objetivos, sus recursos, la distribución de estos recursos para la consecución
de estos objetivos – sino también del ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual
está situada la organización. El análisis organizacional consiste en “determinar en donde
deberá hacer énfasis el entrenamiento”.
Los objetivos de la capacitación deben estar bastante ligados a las necesidades de la
organización. La capacitación interactúa profundamente con la cultura organizacional, ya
que se desarrolla de acuerdo con las necesidades de la organización. A medida que la
empresa crece, sus necesidades cambian y, por consiguiente, el entrenamiento deberá
responder a las nuevas necesidades. Las necesidades de capacitación deben inventariarse,
determinarse e investigarse con cierta periodicidad para establecer, a partir de ellas, los
programas adecuados para satisfacerlas de manera conveniente.

Sistema de Capacitación
El análisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son
suficientes cuantitativa y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades actuales y
futuras de la organización. Aquí se trata del análisis de la fuerza laboral: el funcionamiento
organizacional presupone que los empleados poseen las habilidades, los conocimientos y
las actitudes deseados por la organización.

Sistema de adquisición de habilidades

Es un nivel de enfoque más, puesto que se efectúa el análisis del cargo, teniendo como
base los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Además de la organización y de las
personas, la capacitación debe tener en cuenta también los cargos para los cuales las
personas deben ser entrenadas. El análisis de los cargos sirve para determinar los tipos de
habilidades, conocimientos, actitudes y comportamientos, y las características de
personalidad exigidas para el desarrollo de los cargos.
El análisis de operaciones permite la preparación de la capacitación para cada cargo por
separado con el fin de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para
desempeñarlo.

Medios para levantar la detección de necesidades de capacitación

La DNC es una responsabilidad de línea y una función de staff. Corresponde al
administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la
carencia de entrenamiento.
Los principales medios utilizados para efectuar la DNC son:

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1. Evaluación del desempeño: permite descubrir a los empleados que ejecutan sus tareas
por debajo de un nivel satisfactorio y también facilitan una atención inmediata de los
responsables del entrenamiento.
2. Observación: verificar donde hay evidencia de trabajo ineficiente.
3. Cuestionarios: investigación mediante estos de donde hay necesidades de
entrenamiento.
4. Solicitud de supervisores y gerentes: son éstos los que solicitan entrenamiento para su
personal.
5. Entrevistas con supervisores y gerentes: entrevistas con éstos para analizar problemas
que son solucionables mediante entrenamiento.
6. Reuniones interdepartamentales
7. Examen de empleados: evaluación de los resultados de estos últimos.
8. Modificación del trabajo: cuando se introduzcan modificaciones en las rutinas de
trabajo es necesario previamente dar entrenamiento a los que los van a ejecutar.
9. Entrevista de salida: cuando se produce el retiro de algún subordinado es el momento
ideal para conocer la opinión sincera sobre la empresa y las razones que motivaron su
salida.
10. Análisis de cargos: cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante del mismo y de
las habilidades que debe poseer.
11. Informes periódicos de la empresa o del área de producción: éstos informes muestran
las deficiencias observadas y que surgen como consecuencia de la falta de entrenamiento.
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Enfoques de la detección de necesidades de capacitación

1. Enfoque prospectivo: surge de eventuales necesidades futuras de capacitación
fácilmente previsibles, por ejemplo, expansión de la empresa, reducción del número de
empleados, ausencias, licencias y vacaciones del personal, expansión de los servicios,
modernización de la producción y de la comercialización en la empresa.
2. Enfoque correctivo: surge por problemas provocados por necesidades de
entrenamientos no atendidas. Están relacionados con la producción o con el personal.

Dentro de los problemas de producción encontramos: calidad inadecuada, baja

productividad, averías frecuentes, exceso de errores, elevado número de accidentes, poca
versatilidad de los empleados, mal aprovechamiento del espacio disponible.
Dentro de los problemas de personal encontramos: relaciones deficientes entre el
personal, excesivo número de quejas, falta de cooperación, ausencias, errores en la
ejecución de órdenes.