Asignatura: Contabilidad Gerencial

Seccion: 1

Docente: Licda. Patricia Yamileth Suazo Martínez

Asunto: FASE 2 Y 3

Integrantes:
Norely Yaneth Delgado Pineda 120280007
Ingris Rosely Mancia Murcia 122280013
Brenda Guadalupe Perdomo 120270024
Bayron Teodoro Ordoñez Larios 120270070

Fecha: 22/10/23
Contenido
Introducción.................................................................................................................................... 1
Objetivos ......................................................................................................................................... 2
Objetivo general .............................................................................................................................. 2
Objetivos específicos....................................................................................................................... 2
Organigrama ................................................................................................................................... 3
MISION ............................................................................................................................................ 4
VISION ............................................................................................................................................. 4
Manual De Caja Chica Y Otros Procesos Administrativos .............................................................. 5
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA .................................................................................................... 5
ADMINISTRACION FONDO DE CAJA CHICA .................................................................................... 6
DISPOSICIONES GENERALES ............................................................................................................ 9
Procesos de adquisiciones ............................................................................................................ 10
Política Institucional Para El Uso De Vehículos Oficiales ............................................................ 11
Conclusiones ................................................................................................................................. 16
Recomendaciones......................................................................................................................... 17
Anexos ........................................................................................................................................... 18
 Introducción
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tan confiable es su información financiera, frente
a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa. En todas las empresas es necesario
tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos, y
fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así
como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su
organización. En Cooperativa Ocotepeque tiene un excelente control interno
pues gracias a este se evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos
y los intereses de los socios, así como también se logra evaluar la eficiencia de
la misma en cuanto a su organización. El Control Interno debe ser empleado por
todas las empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza
de sus operaciones, y diseñado de tal manera, que permita proporcionar una
razonable seguridad en lo referente a: La efectividad y eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el acatamiento de las
leyes y regulaciones aplicables. Cooperativa Ocotepeque siendo una de las
Cooperativas mas grandes de Honduras ya que actualmente se ubica en el tercer
lugar es los rankings de Cooperativas a nivel nacional eso nos da un compromiso
de ser una empresa comprometida a realizar un arduo trabajo poniendo en
practica reglamentos internos, normativas y el código de ética el que nuestra
herramienta principal, ya que en la empresa se maneja información estrictamente
confidencial.

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 Objetivos
Objetivo general
Crear un manual de control interno robusto para Cooperativa Ocotepeque,
tomando en cuenta los procesos que esta empresa maneja, haciendo una
recopilación amplia y así este manual se convierta en una brújula para el buen
funcionamiento.

Objetivos específicos
• Profundizar en los reglamentos principales que esta empresa maneja.
• Hacer reuniones con áreas de control para revisar y corregir procesos en
los controles.
• Tomar el control interno como nuestra biblia la cual nos ayuda hacer un
trabajo de alta calidad.
• Actualizar los reglamentos mínimo cada dos años tomando en cuenta la
necesidad de la empresa.

• Revisar que estos manuales sean lo suficientemente agiles y oportunos

para así cumplir con la misión que esta empresa tiene.

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Organigrama

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 MISION

Ofrecer servicios financieros agiles, oportunos y permanentes a un costo

razonable para mejorar la productividad y la calidad de los cooperativistas.

VISION

Ser una cooperativa líder, sólidamente estructurada en lo social en lo económico,

que garantice el desarrollo sostenible y la permanencia en el mercado financiero.

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 Manual De Caja Chica Y Otros Procesos Administrativos

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA

Cooperativa Ocotepeque

El reglamento de caja chica de Cooperativa Ocotepeque pretende regular el uso

y buen manejo de los fondos orientados a eficiente la administración y la,
agilización en la ejecución del gasto con eficiencia y responsabilidad de los
encargados.

Alcance: EL fondo de caja chica servirá única y exclusivamente para facilitar el

buen funcionamiento de la administración, permitiendo la compra en efectivo de
insumos e implementos urgentes para el desarrollo de una actividad, y cuyo
costo no exceda de lo establecido en este reglamento.

El fondo de caja chica: Es un fondo de efectivo disponible para efectuar gastos

pequeños o menores; y por los cuales resultaría muy engorroso y caro extender
un cheque; sirve para facilitar y agilizar el proceso de compras por gastos
menores contenidos en el Presupuesto de Egresos, buscando asegurar, el
dinamismo a nivel administrativo y que sea congruente a los mecanismos de
control establecidos por el esta entidad.

Administrador/custodio del fondo de caja chica: Empleado responsable de la

custodia del efectivo, administración y uso conforme a las disposiciones de este
reglamento, no podrán ser custodios del fondo ningún miembro directivo.

Bienes de menor cuantía: Bienes de hasta el 20% incluido impuesto del valor
asignado para el fondo de caja chica.

Máxima autoridad: Junta Directiva

Aplicación. Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este Reglamento,

las diferentes dependencias administrativas y autoridades, y el empleado
responsable de su administración y manejo. El fondo de caja chica se utilizará
únicamente para adquirir bienes o servicios que surjan de emergencia o que no
puedan predecirse.

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Apertura del fondo de caja chica: En función de las necesidades de las diferentes
dependencias (departamentos) y a la disponibilidad presupuestaria, para
proceder a la apertura del fondo de caja chica al inicio de cada ejercicio fiscal se
observarán los procedimientos siguientes:

a) Obtener la autorización de la Junta directiva

b) Una vez aprobada la solicitud, esta será enviada al departamento de

Contabilidad/ Tesorería para que se emita el cheque o con pago a través del
COACOL a nombre del empleado municipal nombrado como responsable del
manejo y administración del fondo.

Autorización /solicitud del fondo: El Presidente como máxima autoridad de la

administración, formulará la solicitud correspondiente ante la Junta directiva, al
inicio de cada ejercicio fiscal, en la que se justificará el requerimiento de apertura,
ampliación / disminución del fondo de caja chica. La Junta directiva, según las
necesidades reales de la administración y el presupuesto, determinará y
autorizará el monto a asignarse a cada agencia.

Fondo: El monto del fondo de caja chica será hasta por un valor de L.20, 000.00
(Veinte mil lempiras exactos), el mismo será aprobado por la Junta directiva, para
lo cual tomará en cuenta:

El volumen de compras menores que realiza el Cooperativa Ocotepeque en

periodo fiscal.

Los recursos propios generados.

Cuantía de los pagos: El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá
sobrepasar de L500.00. El valor a colocar en este espacio lo determinará de
acuerdo a su presupuesto y capacidad financiera. Según presupuesto y el monto
asignado a la caja chica determinará el valor máximo de cada pago.

ADMINISTRACION FONDO DE CAJA CHICA

Responsabilidad. Será responsabilidad de los funcionarios que autorizan y el

empleado que custodia, manejar y administrar el fondo de caja chica y cubrirán
con sus propios recursos los valores pagados:

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En forma indebida, por no sujetarse al presente reglamento. o Sin la existencia
de disponibilidad en el presupuesto.

Documentos que no cumplan con los requisitos establecidos por La

administración.

Comprobantes: Los pagos o compras realizadas con el fondo de caja chica

deberán de contar con los comprobantes soportes, los cuales deben estar a
nombre del Cooperativa Ocotepeque y sobre todo ser originales, sellados de
cancelado y vigentes.

Prohibiciones. No podrá utilizarse el fondo de caja chica en:

Pago de servicios personales que habitualmente deben cancelarse mediante

planillas.

Presentar para reposición o liquidación del fondo documentos con tachones,

borrones, enmendaduras, mutilados, rotos, deteriorados.

Presentar documentos para reposición o liquidación con fechas anteriores a la

creación del fondo.

Gastos de uso personal de los empleados o autoridades. o Anticipos de viáticos

y subsistencias; de sueldos y préstamos.

Cambio de cheques personales o de terceros, préstamos personales a

empleados u otros desembolsos no estipulados en estas disposiciones.

Gastos que no tengan el carácter de imprevisibles o urgentes.

Abrir cuentas corrientes o ahorros. O realizar pagos sin disponibilidad en las

partidas presupuestarias.

De ser necesaria la creación de vales, el encargado deberá utilizar el documento

establecido para tal rubro.

Recibir y revisar facturas Políticas

Todas las facturas de los gastos de caja chica deberán estar a nombre de
Cooperativa Ocotepeque.

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Las facturas para presentar deben estar debidamente timbradas o indicar el
nombre y número de cédula de la persona que le atendió.

De no presentar la factura correspondiente, el colaborador que firmó el vale

deberá devolver el dinero solicitado.

B) Reintegro de dinero Políticas

La reposición del fondo de Caja Chica deberá realizarse cuando se esté liquidado
la anterior.

No se hará la reposición del fondo con copias de los documentos, únicamente

se hará con las facturas originales de los gastos. C) Completar formulario de
liquidación

Enviar documentos al depto. de finanzas

Con autorización del departamento de revisión.

F) Realizar cheque

G) Enviar documentos a Contabilidad

H) Archivo de documentos en Contabilidad.

I) Solicitar caja chica para realizar el arqueo Políticas

Los arqueos de caja chica se realizarán en forma sorpresiva al encargado de la

misma.

El encargado deberá mantener los registros y la documentación al día.

M) Revisar saldo

Indicador de control o Cantidad de arqueos realizados

N) Creación de acta Políticas

Se deberá elaborar un acta indicando las situaciones detectadas en el arqueo

este documento será presentado a la Gerencia General.

O) Firmar y archivar acta

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P) Completar boleta de cierre de caja chica o Adjuntar comprobante de
depósito o Se deberá realizar el cierre de caja chica en el momento que el
encargado disponga disfrutar sus vacaciones.

o Realizar cierre de cajas un día antes de cerrar operaciones de la empresa

por motivo de vacaciones navideñas.

o En el momento que finalice el periodo de vigencia autorizado al momento

de la apertura de la caja chica.

o El gerente General puede solicitar el cierre de una caja chica si se

comprueba el manejo indebido de los fondos dispuestos para ella.

Q) Firmar documento

R) Archivar documentos

DISPOSICIONES GENERALES
I

Quedan derogados cualquier otro reglamento, normas y/o disposiciones

existentes sobre el fondo de caja chica que se opongan a esta reglamentación y
que se hubieren aprobado por Juntas directivas anteriores.

II

El incumplimiento de las disposiciones de este reglamento será considerado

como falta grave; y consecuentemente se aplicará las sanciones establecidas
por la CONSUCOOP.

III

Los responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el

manejo de un fondo de caja chica, conjuntamente con el custodio del fondo serán
solidariamente responsables del correcto manejo de los recursos financieros.

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 Procesos de adquisiciones

El proceso de adquisición se le considera al conjunto de actividades para

seleccionar proveedores, establecer términos y condiciones, así como negociar
contratos.

Es importante mencionar que en Cooperativa Ocotepeque, se seleccionan los

proveedores de manera a no dejar entrar entidades de maletín que solo quieran
lavar efectivo, por eso se crea un expediente donde se incluye toda la
documentación soporte que respalda que se esta tratando con proveedores de
confianza que tienen ética.

Las adquisiciones tienen que ver con obtener todos los productos y servicios que
son necesarios para que una organización funcione.

Debemos entender entonces que las adquisiciones son el marco o la base a través
de las cuales las compras se realizan.

Podemos ubicar al proceso de adquisiciones como un ciclo completo. Este es

conocido como de la compra al cobro o en inglés se le conoce como Procure to
Pay Cycle.

Los pasos que implica este proceso son los siguientes:

-Identificación del requerimiento

-Realizar orden de compra

-Solicitar autorización de la orden de compra

-Aprobación de la orden de compra

-Identificar proveedores

-Resolver dudas de las cotizaciones

-Negociación

-Seleccionar proveedor

-Enviar orden de compra a proveedor

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-Acordar entrega

-Recibir productos o servicios

-Registrar factura

-Pagar al proveedor

Estos pasos pueden cambiar de acuerdo al tipo de organización, sin embargo,

tener un proceso definido es crítico independiente del tipo o tamaño de
organización de la que se trate.

Debido a que la compra es un proceso dentro del proceso general de

adquisiciones, tanto la adquisición como la compra se usan a menudo de forma
intercambiable.

En el mundo de los negocios, la práctica de usar terminología similar en la

conversación o en los materiales impresos es rutinaria, aunque a menudo es
confusa y debe evitarse.

La adquisición se ocupa de las actividades de abastecimiento, negociación y

selección estratégica de bienes y servicios que suelen ser importantes para una
organización.

La compra es el proceso de cómo se ordenan los bienes y servicios. Por lo general,

la compra se puede describir como la función transaccional de la adquisición de
bienes o servicios.

Política Institucional Para El Uso De Vehículos Oficiales

I. INTRODUCCIÓN:
a) La Cooperativa mantiene en sus facilidades vehículos de motor para ser utilizado
para gestiones oficiales de la institución.
b) Con el objetivo de asegurar que su uso sea uno prudente y razonable, se ha adoptado
la presente política.

II. POLÍTICA GENERAL:

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 a) El vehículo oficial de la Cooperativa solamente podrá ser utilizada para aquellas
gestiones que la Administración ha determinado que es de beneficio o provecho para
la institución y que requiera del uso de un vehículo provisto por la institución.

III. ASIGNACIÓN DE VEHICULOS OFICIALES:

a) La Junta de Directores autorizará al Presidente Ejecutivo obtener uno o más
vehículos, que serán sufragados por la Cooperativa, para completar aquellas labores
y gestiones oficiales que requieran el uso de un medio de transporte.

b) En el caso del vehículo oficial asignado al Presidente de Junta Directiva, como

funcionario de mayor jerarquía, éste requiere estar comunicado en todo momento
con la institución para el cabal desempeño de sus labores; lo que puede conllevar
que, en la mayoría de las ocasiones, sus asuntos personales se entrelacen sus
responsabilidades profesionales. Por lo cual, y conscientes de la importancia que
representa para la Cooperativa un funcionario ejecutivo comprometido con su
institución y con su familia, se le autorizará utilizar el vehículo oficial para atender
ambos asuntos.

IV. VEHICULOS OFICIALES:

a) Aquellos funcionarios ejecutivos y empleados que necesiten utilizar un vehículo
oficial, podrán solicitar el mismo al Presidente Ejecutivo o aquella persona
designada por éste, siempre que su uso sea para cumplir con sus deberes y
responsabilidades.
b) El funcionario ejecutivo o empleado que utilice un vehículo oficial asignado por la
Cooperativa, deberá tener su permiso de conducir vigente y será responsable de
cuidar la unidad como buen padre de familia.
c) Toda aquella multa administrativa impuesta al funcionario ejecutivo o al empleado
por violaciones a las leyes de tránsito, mientras utiliza el vehículo oficial, será
sufragada por el funcionario o el empleado.

V. MANTENIMIENTO DEL VEHICULO OFICIAL

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 a) La Cooperativa procurará de que el vehículo oficial reciba todos los servicios de
mantenimiento y reparación que garanticen un uso seguro y confiable de la unidad
en el momento que sea necesario.
b) Toda reparación necesaria para el vehículo oficial deberá ser coordinada
diligentemente con el Supervisor de Planta Física para que la unidad este disponible
lo más pronto posible.
c) Los costos del mantenimiento y reparación de la unidad serán sufragados por la
Cooperativa, pero requerirán el previo visto bueno y autorización del Presidente
Ejecutivo.

VI. CUSTODIA DEL VEHICULO OFICIAL

a) Los vehículos oficiales de la Cooperativa contarán por lo menos con un seguro de
responsabilidad pública.
b) Las llaves de los vehículos oficiales estarán en poder del Presidente Ejecutivo o del
empleado que este designe.
c) La Cooperativa mantendrá el vehículo oficial custodiado en un área segura, mientras
no esté siendo utilizado en gestiones oficiales.
d) En el caso del vehículo oficial asignado al Presidente Ejecutivo, éste será
responsable de custodiarlo como buen padre de familia.

VII. EMERGENCIA:
a) La Cooperativa reconoce que en ocasiones surgen situaciones imprevistas y de
emergencia que requieren del uso de un medio de transporte. Sin embargo, en estos
casos, el empleado o funcionario tendrá que comunicarle su situación especial al
Presidente Ejecutivo para que este le autorice utilizar el vehículo oficial y
responderá personalmente de cualquier daño que ocasione con el uso de dicho
vehículo.

VIII. DISPOSICIÓN DE LOS ACTIVOS

Análisis y Determinación de Disposición:
a) Una vez el Departamento de Contabilidad realice la evaluación periódica de los
activos y someta su informe, la Gerencia determinará lo siguiente:

1. Reparar aquellos activos cuyo costo de reparación sea significativamente menor al

costo de reemplazo.

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 2. Disponer de aquellos activos que estén dañados y no puedan ser reparado. Podrá
disponer también de aquellos totalmente depreciados o que por su naturaleza queden
obsoletos debido a los cambios en la tecnología.

b) Aquellos casos que la Gerencia decida disponer, requerirá la autorización previa de

la Junta de Directores. Por el contrario, aquellos que no excedan la cantidad antes
mencionadas, contarán con el visto bueno del Presidente Ejecutivo previo a su
disposición.

Método de Disposición:
a) Una vez completado el proceso de análisis y determinación de los activos a
disponerse, el oficial designado procederá a realizar la entrada contable para
eliminar el activo del mayor general. Dicha entrada deberá eliminar también su
correspondiente depreciación acumulada.
b) Cualquier valor residual será reconocido como pérdida en la disposición de éstos.
c) Luego de eliminar el activo de los libros de contabilidad, el oficial designado
eliminará del auxiliar de activos fijos aquellos dados de baja.
d) Una vez eliminado el activo, el número de placa será removido y eliminado. Este
número no podrá ser asignado a otro activo adquirido posteriormente.
e) La Cooperativa, podrá reasignar aquellos activos, en buenas condiciones a otras
áreas donde se haya determinado previamente que exista necesidad de tales activos.

IX. SANCIONES DISCIPLINARIAS:

a) La acción disciplinaria será de naturaleza correctiva, aplicándola progresivamente
con miras a lograr mejorar las actuaciones que resulten indeseables.
b) La acción disciplinaria, podrá consistir desde una reprimenda escrita, una
suspensión disciplinaria y el despido.
c) La consistencia y uniformidad en la aplicación de estas normas y reglas son
principios altamente deseables, por lo que las mismas son aplicables a todos los
empleados sin importar la posición que ocupe.
d) No obstante lo expuesto en la sección anterior, la Cooperativa se reserva el derecho
de despedir por la primera ofensa o falta, cuando la misma es de tal seriedad o
naturaleza que revele una actitud o un detalle de su carácter tan lesivo a la paz, al

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 buen orden y la seguridad de la Cooperativa que constituiría imprudencia esperar su
reiteración para separarlo de la Institución.
e) Los hechos que den a despido de un empleado por justa causa son aquellos que
afectan el buen y normal funcionamiento de la empresa y no por capricho.
f) Empleados que estén utilizando el vehículo oficial sin autorización o de forma
descuidada, serán disciplinados conforme al Manual del Empleado.

X. CAMBIOS:
a) El Presidente Ejecutivo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito, con la anuencia de
la Junta de Directores es la única persona autorizada a efectuar cambios,
desviaciones a la presente política.
b) Si la Junta de Directores de la Cooperativa determina la necesidad de realizar algún
cambio fijo en esta política, añadir y/o eliminar parte de sus artículos, el Presidente
Ejecutivo deberá poner los cambios por escrito, notificando de estos cambios a todos
los empleados que de una u otra forma se afecten o se puedan afectar en el futuro
con dichos cambios.

XI. SEPARATIBILIDAD:
Cualquiera de los artículos de esta política que pueda ser encontrado ilegal o nula, no
afectará la validez del resto de los artículos.

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 Conclusiones

1. Los manuales de control interno se crean para regular las empresas y así
evitar incurran en faltas que puedan generar multas en un futuro.
2. Toda empresa debe crear sus propios manuales según cada necesidad de
cada departamento.
3. Los empleados que no se acoplen a cumplir dichos reglamentos se deben
sancionar ya sea con memorándum con copia a expediente y a secretaria
de trabajo, para así crear un precedente en esta.
4. Los altos directivos deben velar para que cada reglamento se respete y así
la empresa crezca de manera saludable lo que va garantizar su estabilidad
y crecimiento en el mercado.
5. Los reglamentos que se creen deben in enfocados a leyes; estarse
actualizando según vayan cambiando las normativas que emite el congreso.

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 Recomendaciones

1. Socializar los manuales de manera continua asi asegurarse que

todos manejan la misma información.
2. Hacer cadenas de difusión cuando se le hace un cambio a un
reglamento para que todos estén alertas a los cambios.
3. Los reglamentos deben están en carpetas compartidas con acceso a
todos los empleados para que cuando estos tengan duda en algo
solo vayan a ver el reglamento y así eviten cometer faltas.
4. La empresa debe socializar los hallazgos que deja los entes
reguladores para así los empleados sepan en que están fallando.
5. Cuando se crea un reglamento se debe hacer una comisión donde
se debe involucrar a las personas que van a operar con este
reglamento para que estos expongan las necesidades que se deben
plasmar en este reglamento.

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 Anexos
Colaboradores de Cooperativa Ocotepeque en proceso de capacitación

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