SST-P-007 Procedimiento de Comunicacion

CODIGO: SST-P-007
COMUNICACION FECHA: 01-05-17

VERSION: 1
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos de participación, consulta y comunicación en la empresa,

asegurando que la información SST y de otra índole sea comunicada a las partes
interesadas de manera eficiente.
2. DEFINICIONES
2.1 Queja y reclamo. Se entiende por queja o reclamo, la manifestación de dar a

conocer a la entidad, un hecho o situación irregular relacionada con el cumplimiento de la
misión de esta.
2.2 Comunicado: Mecanismo que permite de manera formal hacer pública una
información.
3. CONDICIONES GENERALES
3.1 Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, participar y/o
consultar en cualquier aspecto del Sistema de Gestión SST, por parte de la gerencia, los
trabajadores, visitantes y/o partes interesadas. En la compañía se tienen canales de
comunicación, encaminados a difundir y participar en aspectos SST, tales como:
 Reuniones mensuales del Comité Paritario Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Tarjeta de reporte de actos y condiciones inseguras
 Reportes Verbales a la Gerencia, SST u Operaciones
 Actividades recreativas
 Memorando
 Comunicados gerenciales escritos o por vía e-mail
 Comunicados en cartelera
 Capacitaciones
 Lecciones aprendidas
 Criterios SST establecidos para proveedores
 Otros.
3.2 Se tendrá como mecanismo de participación la “Tarjeta de auto reporte de actos y

condiciones inseguras TARACI”, donde el trabajador podrá reportar de forma escrita todas
aquellas condiciones o actos inseguros que él considere que podrían poner en peligro la
integridad suya y la de los demás, además de dar su opinión sobre aspecto que a su
modo de ver le parezcan relevante comunicar.
CODIGO: SST-P-007
VERSION: 1
Tarjeta TARACI
Tarjeta de Auto Reporte de Actos y Condiciones Inseguras

“Tarjeta TARACI” SST-F-11
Acto Inseguro (x) Condición Insegura (X)
Fecha de realización:
3.4 Se tendrá una cartelera en las instalaciones en la cual se publicará información que
sean de interés general.
3.5 Actividades de Motivación
 En las charlas se evalúan de forma verbal y participativa las exposiciones realizadas

por cada uno de los trabajadores, donde se destacan el compromiso y participación
con el sistema de gestión, motivando de esta manera a la participación.
3.6 Comité de Convivencia Laboral.: Se crea el comité de Convivencia Laboral el cual

será el encargado de velar por el cumplimiento del reglamento interno de trabajo,
canalizar la solución de conflictos laborales, acoso laboral, se reunirá cada 3 mese,
cuando se requiera extraordinariamente, o por solicitud de algún trabajador para trata uno
de estos temas.
3.8 Socializar los resultados de las Revisión Gerencial: Se socializara copia del acta
de revisión gerencial en reunión o en cartelera para que sea de conocimiento público los
temas tratados y las acciones tomadas, donde se les indicara el objeto y los resultados
obtenidos de la misma.
3.9 Procedimiento de llamado de atención disciplinaria. Cuando se requiera hacer el

llamado de atención disciplinario al personal por incurrir en alguna falta por desviación en
los procedimientos, políticas, lineamientos de la empresa, manuales y reglamentos, se
deberá llamar a descargos y realizar la respectiva investigación en la cual estará
implicado, “el trabajador que presuntamente incurrió en la falta”, los testigos de las partes
y los jefes respectivos.
CODIGO: SST-P-007
VERSION: 1
Se hará un acta de descargos y si se comprueba la falta, se realizara la respectiva

amonestación escrita de acuerdo a la sanción y lo estipulado por los reglamentos interno
de trabajo y las políticas de la empresa.
3.10 Inducción a visitantes. Cada vez que un visitante requiera ingresar a las instalaciones
operativas o aéreas donde la empresa tenga proyectos, se le deberá dar una inducción de
SST, donde se le mencionen los principales riesgos en el área, los procedimientos para la
clasificación de residuos, los puntos de ambientales, el plan de emergencia, uso de EPP y
otros aspectos relevantes que el visitante deba saber.
3.11 Las políticas de la compañía serán actualizadas cada ves que se presente un cambio
significativo en la empresa que los amerite o un cambio en los requerimientos.
3.12 La correspondencia de la empresa, será recibida y remitida al funcionario

correspondiente, si así se requiriera. La correspondencia será almacenada la carpeta de
correspondencia recibida, que será de su manejo y administración.
4. TABLA DE PROCEDIMIENTO
REGISTRO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
GENERADO
REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES
Cualquier empleado de la
compañía, visitante, contratista,
Reportar Actos, podrá realizar un reporte de
Tarjeta
Condiciones algún acto o condición insegura Todo el personal
TARACI
Inseguras que detecte en las operaciones
o las instalaciones de la
empresa.
Analizar la información y
Acciones
generar Acción Correctiva o Gerente
Generar Acción Correctivas y
Preventiva. / SST
Preventivas
(si se requiere)
Se socializa la acción
Divulgar Acción generada para el cierre de la Gerente / SST
desviación reportada.
Se deberá hacer seguimiento a
Seguimiento a las
las acciones generadas en los SST
Acciones
reportes
Verifica la efectividad de la
Seguimiento a las
acción y realizar el cierre de la SST
Acciones
acción.
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VERSION: 1
REGISTRO
GENERADO
ACTA DE COPASST
El representante de los
trabajadores escuchará las
Acta de
Sugerencia de los sugerencias de los COPASST /
Reunión de
Trabajadores trabajadores y las transmite en Gerente / SST
COPASST
las reuniones mensuales de
COPASST
Se discuten inquietudes SST,
al interior de la empresa y se Acta de
Reunión de COPASST /
establecen planes de acción en Reunión de
COPASST. Gerente / SST
el acta del COPASST, para su COPASST
seguimiento y cierre
Se registra y se firma el acta
Acta de
por los participantes de la
Reunión de COPASST / Reunión de
reunión, y se lleva a cabo los
COPASST. Gerente / SST COPASST
planes de acción y
seguimiento.
Reunión de Se hace seguimiento a las COPASST /
COPASST. acciones tomadas. Gerente / SST
REGISTRO
GENERADO
INDUCCIÓN A VISITANTES.
Cuando se requiere el ingreso
de personal externo a la
empresa a áreas operativas, o
por periodos de tiempo
Ingreso del
superiores a medio día en Administrador /
personal visitante,
oficinas, se deberá realizar una SST / Gerente
contratistas, otros
inducción SST, por tanto, este
deberá pasar con el área de
SST de la compañía para su
respectiva inducción
El responsable del SST, de la
compañía realizara una
inducción al visitante,
Administrador /
ilustrándole los principales Registro de
Inducción responsable de
peligros a los que podría estar Asistencia
SST / Gerente
expuesto durante su
permanencia, al igual que las
rutas de evacuación, reglas y
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VERSION: 1
normas de seguridad
establecidas. De ello se firmara
un registro de asistencia a la
inducción.
EL visitante deberá ingresar
con los elementos de Registro de
Administrador /
Ingreso a áreas protección personal mínimos Asistencia /
responsable de
operativas requeridos para en el área, y Inducción a
SST / Gerente
con la compañía de un Visitante
supervisor de la empresa.

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Establecer los mecanismos de participación, consulta y comunicación en la empresa,

2.1 Queja y reclamo. Se entiende por queja o reclamo, la manifestación de dar a

 Reuniones mensuales del Comité Paritario Seguridad y Salud en el Trabajo.

3.2 Se tendrá como mecanismo de participación la “Tarjeta de auto reporte de actos y

Tarjeta de Auto Reporte de Actos y Condiciones Inseguras

Acto Inseguro (x) Condición Insegura (X)

3.5 Actividades de Motivación

 En las charlas se evalúan de forma verbal y participativa las exposiciones realizadas

3.6 Comité de Convivencia Laboral.: Se crea el comité de Convivencia Laboral el cual

3.9 Procedimiento de llamado de atención disciplinaria. Cuando se requiera hacer el

Se hará un acta de descargos y si se comprueba la falta, se realizara la respectiva

3.12 La correspondencia de la empresa, será recibida y remitida al funcionario

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