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REGISTRO DE SUCURSALES Y AGENCIAS DE ENTIDADES SIN ANIMO DE
LUCRO:
DEFINICIONES:
¿Qué es una sucursal?: Es un establecimiento de comercio abierto por las cooperativas y demás entidades sin
ánimo de lucro del sector solidario, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las
actividades o parte de ellas, cuyo administrador tiene facultad para representarla legalmente.
¿Qué Entidades sin ánimo de lucro pueden abrir sucursales?: Las Cooperativas, Instituciones auxiliares del
cooperativismo, Precooperativas, Fondos de empleados, Asociaciones mutuales y demás entidades sin ánimo
de lucro del sector solidario que por su régimen propio o por remisión expresa al Código de Comercio puedan
registrar sucursales.
¿Qué Entidades sin ánimo de lucro no pueden abrir sucursales?: Las Fundaciones, Asociaciones y
Corporaciones no están facultadas por la ley para registrar sucursales, sin embargo, si pueden matricular
establecimientos de comercio.
¿Qué es una Agencia?: Es una oficina abierta por una cooperativa o una entidad sin ánimo de lucro del sector
solidario, dentro o fuera de su domicilio principal, para el desarrollo de las actividades o parte de ellas, cuyo
administrador no tiene facultades para representarla legalmente. (Art. 264 Código de Comercio)
¿Qué entidades sin ánimo de lucro pueden abrir Agencias?: Las cooperativas, instituciones auxiliares del
cooperativismo, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y demás entidades del sector
solidario que por su régimen propio o por remisión expresa al Código de Comercio, puedan abrir agencias. Las
Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones no están facultadas por la ley para inscribir agencias, sin embargo,
si puede matricular establecimientos de comercio.
¿Dónde debe registrarse la sucursal?: La solicitud de registro de los documentos debe presentarse en la
Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal o agencia va a desarrollar su actividad.
¿Por qué es importante matricular y registrar la sucursal o agencia?
• Matricular e inscribir la sucursal o agencia es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a
terceros la existencia del establecimiento.
• Quiere decir, que si la entidad no matrícula e inscribe la sucursal que está creando, no existe para los
terceros.
• Con el certificado expedido por la Cámara se acredita la existencia de la sucursal o agencia y los
nombres de los administradores (representantes legales)
• La matrícula es una fuente de información comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer
datos de la sucursal, como actividad económica y activos.
• Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
• Facilita el proceso de inscripción en el Registro Único de Proponentes.
• Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
• Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
• Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.
• Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.
¿Cuándo debe matricularse?: La sucursal o agencia debe matricularse dentro del mes siguiente a la fecha de
su apertura.
¿Cuándo debe renovarse la matrícula mercantil de la sucursal o agencia?: Entre los meses de enero a marzo
de cada año debe renovarse la matrícula, para obtener los beneficios que de ella se derivan y evitar sanciones
legales. Para la renovación de la matrícula debe diligenciar el Formulario RUES. Presentarlo en una de nuestras
sedes de atención y cancelar los derechos respectivos.
Carrera 22 #11-56 San José del Guaviare; Tel. (098) 584 1700 / 312 350 0368
E-mail: [email protected]
Web: www.camarasanjose.org.co
PREVIO AL TRÁMITE DEBO CONSULTAR: ES UNA
• Nombre: En la página institucional del RUES (www.rues.com.co). Se debe escoger el criterio de
búsqueda por razón o social y por palabra clave.
• Actividad económica: Tenga en cuenta que si su actividad económica es de las catalogadas como de
alto impacto (venta y consumo de bebidas alcohólicas, o servicios sexuales), debe cumplir con lo
establecido en el artículo 85 y siguientes de la Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía).
• Marca: Puede realizar la consulta sobre aspectos marcarios en http:// www.sic.gov.co/marcas en el
link: http://serviciospub.sic.gov.co/Sic/ConsultaEnLinea/2013/index.php Esta consulta no reemplaza
la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia de industria y
Comercio, dicha consulta tiene un costo establecido por la mencionada Entidad.
• Uso del suelo: Puede consultar los datos de uso del suelo en la página del RUES www.rues.org.co en
la opción “informativo uso del suelo”. (Art. 85 Ley 1801 de 2016).
REQUISITOS PAR EL REGISTRO PRESENCIAL:

Presente el acta respectiva en donde conste la decisión de apertura de la sucursal o agencia, dicha decisión
debe ser aprobada por el órgano determinado para ello en los estatutos, puede ser la asamblea de accionistas,
el consejo directivo, junta de asociados, fundadores, la junta de socios, la junta directiva o el representante
legal. Si la decisión consta en un acta, es necesario que se presente con todos los requisitos para su
elaboración.
Recuerde que se debe nombrar al representante legal (mandatario) de la sucursal (indique nombre, apellidos
e identificación y la aceptación al cargo), se deben indicar además las facultades de representación legal
asignadas a éste. Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las
sucursales, deberán otorgársele mediante un poder por escritura pública o documento legalmente
reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder se presumirá que tendrán las
mismas atribuciones de los administradores de la principal.
Presente el formulario RUES, el cual puede adquirir en forma impresa cualquiera de las sedes de atención al
público de la Cámara de Comercio
RECUERDE:
Si la entidad abre la sucursal en una Ciudad diferente a la jurisdicción del domicilio principal de la entidad, es
necesario que adjunte:
• Certificación de existencia y representación legal de la entidad propietaria o casa principal
• Copia de la escritura o documento privado de constitución.
• Copia de cada una de las escrituras o documentos de reformas.
• Cuando las personas designadas no suscriben el documento de apertura debe anexarse una carta
donde se indique el cargo aceptado.
Para el diligenciamiento del formulario tenga en cuenta:
• Nombre de la sucursal (verificar Homonimia en el RUES).
• Nombre completo de la entidad propietaria de la sucursal, de acuerdo como figura en certificado de
existencia y representación legal de la sociedad propietaria
• Información de la dirección comercial.
• Información de la dirección de notificación judicial.
• Actividad mercantil.
• Información correcta de los códigos CIIU.
• Valor de los activos de la sucursal.
¿COMO SE CANCELA O CIERRA LA SUCURSAL O AGENCIA?:

Presente el acta en la que el órgano social competente aprueba el cierre de la misma. El acta debe cumplir
con los requisitos de ley. Si el representante legal de la sociedad es quien está facultado para la toma de estas
decisiones debe allegarse el documento respectivo firmado por él.
RECUERDE: Para la cancelación y cierre, es necesario que se haya renovado la matrícula respectiva hasta el
año en el que se decide el cierre; pero si esta decisión se toma dentro de los 3 primeros meses del año, deberá
haber renovado hasta el año anterior.
Recuerde portar su cédula de ciudadanía o de extranjería original vigente cuando nos visite, será necesaria
para cualquier trámite.
PAGOS:
El registró o inscripción de la constitución de una entidad sin ánimo de lucro causa o genera derechos de
inscripción y adicionalmente, un impuesto de registro a favor del Departamento del Guaviare.
El no pago de los derechos de inscripción y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el registro.
NOTA: Recuerde que para la radicación de trámites puede consultar la tabla de tarifas dispuestas en el sitio
web de la Entidad www.camarasanjose.org.co (Numeral 1.13, de la Circular 002 de 2016 de la
Superintendencia de Industria y Comercio).
En caso de existir aportes de bienes inmuebles al patrimonio, deberá hacerse una descripción clara de cada
inmueble que incluya linderos y número de matrícula inmobiliaria, en estos casos, deberá acreditarse el pago
del impuesto de registro que es liquidado y recaudado en la correspondiente Oficina de Registro de
Instrumentos Públicos.
SISTEMA DE PREVENCIÓN DE FRAUDES:

Es fundamental para la seguridad de su sociedad mantener actualizada la información reportada en los
registros públicos respecto a correos electrónicos y teléfonos, de esta manera, podrá recibir las alertas que
genera nuestro sistema advirtiendo sobre la radicación, inscripción y devolución de trámites que modifican la
información del registro de su empresa.
Cuando se trate de la inscripción de la constitución de una empresa o sociedad o de un nombramiento, se
verifica la identidad de cada una de las personas que suscriben el documento en el caso de las constituciones,
así como de las personas designadas como miembros de órganos de administración (representantes legales),
apoderados y órganos de fiscalización, a través del sistema de información dispuesto para tal fin. (Sistema de
Información de la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC - para cédulas de ciudadanía y Migración
Colombia para las cédulas de extranjería).
El tiempo de respuesta para este servicio es de (8) horas hábiles contadas a partir de la fecha y hora de la
radicada la solicitud (24 horas desde la radicación). En todo caso el tiempo máximo será de 15 días hábiles
establecido en los artículos 14 y siguientes del CPACA. Si la solicitud ingresa en horario adicional (después de
la 5 P.M de la tarde, los sábados o día festivo), el tiempo establecido empezara a contar a partir del siguiente
día hábil a las 8:00 am.
RECUERDE QUE LOS SÁBADOS NO SON CONSIDERADOS HÁBILES PARA EL CONTEO DE LOS
TÉRMINOS DE SU TRÁMITE .
Este documento contiene información y orientaciones de carácter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los
actos y documentos sujetos a inscripción en el Registro Público. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita
la aplicación de la misma.

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