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    Auditoria SIG

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    Este documento presenta información sobre auditorías de sistemas integrados de gestión. Explica que una auditoría es un proceso sistemático e independiente para evaluar el cumplimiento de criterios de auditoría. Detalla los tipos de auditorías internas, de proveedores y de certificación. También describe los principales componentes de un programa de auditoría como la definición de objetivos, alcance, responsabilidades y procedimientos.

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    Este documento presenta información sobre auditorías de sistemas integrados de gestión. Explica que una auditoría es un proceso sistemático e independiente para evaluar el cumplimiento de criterios de auditoría. Detalla los tipos de auditorías internas, de proveedores y de certificación. También describe los principales componentes de un programa de auditoría como la definición de objetivos, alcance, responsabilidades y procedimientos.

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    CURSO DE ESPECIALIZACIN PROFESIONAL DE POST GRADO

    SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

    MODULO VI AUDITORA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN


    Ing. Milagro Malpartida Reynoso

    Interfases del Sistema de Gestin


    Medio ambiente
    DESARROLLO SOSTENIBLE

    Sistema medioambiental

    Sistema de Calidad
    CLIENTES

    SIG

    Sistema de Seguridad
    EMPLEADOS

    Responsabilidad Social SOCIEDAD

    Qu es una auditoria? Para qu se realiza?

    Quines intervienen en la auditora?

    EL AUDITOR
    Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora

    EL AUDITADO
    Organizacin que es auditada

    EL CLIENTE
    Organizacin o persona que solicita una auditora

    Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.


    Un auditor del equipo auditor se designa generalmente como auditor jefe del equipo. El equipo auditor puede incluir auditores de formacin y, cuando sea preciso, expertos tcnicos Los observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no actan como parte del mismo.

    EQUIPO AUDITOR

    Los tipos de auditora Interna o De Primera Parte

    Proveedor

    Cliente

    Organizacin

    Los tipos de auditora De proveedores o Externa de segunda parte

    Proveedor Organizacin

    Cliente

    Los tipos de Evaluacin De Certificacin o Externa de tercera parte

    Proveedor

    Organizacin

    Cliente

    Organismo certificador

    ISO 9001: 2008

    ISO 14001:2004

    OSHAS 18001
    Auditoria del sistema de gestin de prevencin riesgos laborables Procedimiento para el control activo. Procedimiento para la verificacin. Procedimiento para las no conformidades. Incidentes, accidentes, enfermedades laborables.

    SA 8000

    Auditoria interna

    Auditoria interna

    (Auditoria interna)

    Seguimiento y medicin de los procesos. Seguimiento y medicin de los productos.

    Procedimiento de control y medicin.

    Acceso para verificacin Control de los proveedores, sub contratistas y sub proveedores

    Control del producto no conforme.

    Procedimiento para las no conformidades

    Incumplimiento de la norma No conformidades

    Mejora continua. Acciones correctivas y preventivas.

    Acciones correctivas y preventivas.

    Acciones correctivas y preventivas.

    Mejora continua Acciones correctivas

    Fuente: Ministerio de Fomento, Espaa, Mayo 2005 (modificacin personal)

    Qu se busca con la Norma ISO 19011-2002?


    Establecer una gua comn para:
    Uso de terminologa y conceptos comunes.
    Principios de auditoria. Administracin de programas de auditoria.

    Conduccin de auditorias.
    Calificacin de auditores

    Captulos que integran ISO 19011:2002


    Objeto y Campo de Aplicacin. Referencias Normativas.

    Trminos y definiciones.
    Principios de auditoria. Gestin de un programa de auditoria. Actividades de auditoria. Competencia y Evaluacin de auditores de sistemas de gestin de calidad y/o ambiental.

    1. Objeto y Campo de Aplicacin


    La norma ISO 19011:2002 ha reemplazado a la serie de normas ISO 10011 y proporciona directrices para auditar sistemas de gestin de calidad y/o ambiental . La norma contiene opciones relativas a mtodos de auditora y competencias de los auditores. La directriz tiene la intencin de ser flexible y la aplicacin puede diferir de acuerdo al tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin a ser auditada.

    2. Referencias y Normativas
    Los documentos normativos siguientes contienen disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, no son aplicables las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la publicacin citada. ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y vocabulario ISO 14050: 2000, Gestin ambiental Vocabulario

    Trminos y Definiciones Auditoria


    Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta qu punto se cumplen los criterios de auditora.

    Evidencia de la Auditora
    Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

    Criterios de Auditoria
    Hallazgos.- hechos, registros o informacin de carcter cuantitativo cualitativo, resultado de la Auditora. Observacin.- comprobar hechos y sustentos. No conformidad o desvo.- detectan incumplimiento de requisitos. Efectividad.- cmo se realiza lo planeado y sus resultados Eficiencia.- relacin entre lo alcanzado y recursos empleados.

    PRINCIPIOS DE UNA AUDITORIA


    Asociados a los auditores:
    1. Conducta tica 2. Presentacin imparcial 3. Cuidado profesional debido

    Asociados al proceso de auditora


    4. Independencia 5. Evidencia

    Objetivos de una auditora (I)


    Determinar conformidad o no conformidad de elementos del sistema de gestin. Determinar la efectividad del sistema de gestin. Evaluar la necesidad de mejoramiento o de accin correctiva (no es supervisin, inspeccin o control).
    Proveer al auditado la oportunidad de mejorar

    su sistema de gestin. Satisfacer requisitos reglamentarios. Permitir la incorporacin del sistema de gestin de la organizacin auditada en un registro.

    Requisitos fundamentales para una auditoria efectiva


    Apoyo de la direccin. Auditores Entrenados. Independencia de los auditores. Acceso a los documentos. Acceso a todos los niveles. gerenciales. Procedimientos de auditoria definido.

    Un objetivo de la auditora Determinar la Coherencia del Sistema


    POLITICA DE LA GESTION

    OBJETIVOS Y METAS

    DISPOSICIONES

    REALIDAD

    CUALES SON ESTAS DISPOSICIONES?


    Poltica de la calidad y Manual de Gestin de la Calidad. Manual de Procesos, Manual de Operacin de Equipos.
    Mtodo de Ensayo, Procedimientos Otros: Normas, Catlogos, Planes, Programas, documentos externos.

    Que describen los documentos?


    Estructura organizacional Planificacin de actividades

    SGC

    Responsabilidades

    Prcticas
    Procedimientos Procesos Recursos

    Ejercicio N 1 Conociendo la organizacin


    Qu tipo de organizacin es? A qu se dedica la organizacin? Qu instalaciones tiene? Qu tipos de auditorias requiere? Qu documentacin del SIG tiene?

    Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 07

    Gestin de un Programa de Auditoria


    Autoridad para el programa (5.1)
    Objetivos/ Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

    Accin de mejora (5.6)

    Definir el programa (5.2 5.3)

    Competencia de los auditores(7) Actividades de Auditoria (6)


    Evaluacin de auditores Asignacin de equipos de auditores Direccin de actividades de Auditoria Registros

    Implementar el programa (5.4 5.5)

    Seguir y revisar el programa (5.6)

    Gestin de un Programa de Auditoria


    Autoridad para el programa (5.1)
    Objetivos/ Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

    Accin de mejora (5.6)

    Definir el programa (5.2 5.3)


    P H

    Competencia de los auditores(7) Actividades de Auditoria (6)


    Evaluacin de auditores Asignacin de equipos de auditores Direccin de actividades de Auditoria Registros

    Implementar el programa (5.4 5.5)

    Seguir y revisar el programa (5.6)


    Ciclo Deming

    PROGRAMA DE AUDITORIA
    Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo especfico y dirigidas para un propsito especfico.

    PLAN DE AUDITORIA
    Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una auditora.

    Actividades de Gestin de un Programa de Auditora


    Autoridad
    Definicin de un Programa de Auditora Mejora del Programa de Auditora
    Objetivos Extensin Responsabilidades Recursos Procedimientos

    Implementacin del Programa


    Seguimiento y revisin de la Implementacin del Programa

    Objetivos de un programa de auditora (PA)


    Determinar la intencin del programa de auditora. Algunos ejemplos: Cumplir los requisitos para la certificacin de un sistema de gestin estndar. Asegurar la conformidad con los requisitos contractuales. Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

    Extensin de un programa de auditoras


    Determinar la duracin, las especialidades, reas o actividades que incluir. Considerar: Alcance, objetivo y duracin de cada auditoria. Frecuencia de las auditoras que se realicen. Tamao y complejidad de la organizacin auditada. Nmero y complejidad de emplazamientos auditados. Los criterios de auditora a aplicar (legales, normas, etc). Resultados de auditoras previas. Cambios significativos en la organizacin o en las operaciones.

    Procedimientos para la gestin de un programa de auditoras


    Planificacin y calendario para auditores. Asegurar la competencia de los auditores. Seleccionar miembros del equipo de auditores. Realizacin de auditoras. Seguimiento de la auditora. Mantenimiento de los registros de auditora. Control del desempeo y mejora del PA.

    Da Auditores Documentos Relacionados


    4 4.1 Requisitos Generales 4.2 Poltica Ambiental 4.3 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales 4.3.3 Objetivos y metas 4.3.4 Programa de Gestin 4.4 4.4.1 Estructura y Responsabilidades 4.4.2 Entrenamiento, Sens. Y Comp. 4.4.3 Comunicacin 4.4.4 Documentacin 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Contingencias y emergencias 4.5 4.5.1 Monitoreo y medicin 4.5.2. No conformidad . Accin correctiva 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoras Internas 4.6 Revisin del SGA

    Ejemplo de un Programa de Auditoras Internas

    PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGC


    Programa de Auditoras Internas
    Elementos a Auditar Equipo auditor P E P E EN E FN B M AR AB R M AY JU N JUL L A G O

    Ao:
    SE T O CT N O V D I C

    P E P E

    Responsabilidades de los encargados de gestionar un programa de auditora


    Establecer los objetivos y extensin del programa de auditora.

    Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.


    Asegurarse de la implementacin del programa.

    Controlar, revisar y mejorar el programa.


    Asegurarse que los registros del programa se mantienen.

    Recursos para la gestin de un programa de auditoras


    Financieros para: desarrollar, implementar, dirigir y mejorar el PA.

    Las tcnicas de auditora


    Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del auditor. La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos competentes.

    Gastos de viajes, alojamiento, estada, etc.

    Registros del programa de auditoras


    Mantener los siguientes registros que demuestran la implementacin del PA:
    Resultados de la revisin del PA
    Evaluacin de cada auditor Seleccin del auditor Formacin del auditor Planes de auditora.

    Informes de auditora.
    Informes de no-conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas.

    Ejercicio N 2 Preparacin de la Organizacin para una auditora externa

    Qu recursos se requiere?
    Cronograma de auditoria interna
    Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 08

    Actividades de Auditora
    Inicio de la Auditora 6.2

    Revisin documentaria
    Preparacin Actividades de Auditora In Situ Realizacin Actividades de Auditora In Situ

    6.3 6.4 6.5 6.6

    Preparacin, aprobacin y distribucin Informe


    Terminacin de la Auditora Seguimiento 6.7

    6.8

    Inicio de la auditora
    Designacin del auditor responsable.

    Definicin de objetivos.
    Definicin de alcance.

    Definicin de criterios de auditora.


    Determinacin de la viabilidad de la auditora. Establecimiento del equipo auditor. Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado.

    Contenido de un plan de auditora


    Objetivos y alcance. Identificacin de los criterios y documentos de referencia. Lugares y fechas de auditora. Tiempo esperado y duracin para cada actividad. Cronograma de actividades. Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo y acompaantes.

    Contenido de un plan de auditora


    Identificacin de recursos necesarios por rea.
    Identificacin del representante del auditado. Idioma de trabajo y del informe incluyendo la clasificacin de NC. Arreglos de logstica. Requerimientos de confidencialidad.

    PRIMER DIA: 23-8-06 TURNO: 7:30 -15:30 PERSONA QUE GUIARA: Karen Ganvinni

    PROGRAMA DE AUDITORIA PLAN DE AUDITORIA

    REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001:2004 HORARIO AUDITOR AREAS A EVALUAR AUDITADOS 4.1 4.2 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 07:00 - 07:30 Ruth Villareal Jaime Amaya Katty Gonzales 08:30 - 09:30 Evelyn Cuadros Katty Gonzales 09:30 - 10:30 Evelyn Cuadros 07:30 - 08:30 10:30 - 11:30 11:30 - 12:30 12:30 - 13:30 Jefe de Capacitacin Jefe de Transporte Jefe de Asuntos Ambientales Ana Soplin. Kathia McFarlem Miluska Prado REUNIN DE APERTURA 4.3 4.4 4.5 4.6

    Katty Gonzales Jefede Operaciones Ruth Villareal Jefe de Refinacin/Produccin

    Julio Rios

    Jaime Amaya Evelyn Cuadros Evelyn Cuadros 13:30 - 14:30 Ruth Villareal Jaime Amaya 14:30 - 15:30 Katty Gonzales 15:30 - 16:30 15:30 - 16:31

    Percy Gutierrez

    Jefe de almacenamiento Sandro Pezo Jefe de Mantenimiento Carlos Vargas ALMUERZO ALMUERZO
    REUNION AUDITORES REUNINDE DE AUDITORES

    REALIZACION DE AUDITORIA EN EL EMPLAZAMIENTO Recopilacin y verificacin de la informacin


    Fuentes de informacin
    Recopilacin mediante muestreo

    Informacin
    Verificacin

    Evidencia de la auditora
    Evaluacin frente a criterios

    Hallazgos de la auditora
    Revisin

    Conclusiones de la auditora

    LISTA DE VERIFICACION (GENERICA)


    LISTA DE VERIFICACION
    Nro. de Auditora Pgina

    Documentos de referencia

    REQUISITO

    Cumplimiento
    SI NO

    OBSERVACIONES

    Un ejemplo de Registro de Encuentros


    Fecha Hora No secuencia de entrevista Departamento/Funcin/ Proceso/Local Pgina

    No

    Observaciones de Auditora/Documentos verificados/ Personas entrevistadas

    Tipo Hallazgo

    Fuentes de informacin
    Entrevistas. Observacin de actividades, condiciones y ambiente de trabajo. Documentos (poltica, planes, procedimientos, contratos, instrucciones, etc). Registros. Resumen de datos, indicadores de desempeo. Informes de otras fuentes (clientes, clasificacin de proveedores, etc.)
    COMO? DONDE?
    ESTA ES LA MANERA DE PREGUNTAR:

    CUANDO? QUE? POR QUE? QUIEN?

    Preguntas durante las entrevistas


    COMO?
    ESTA ES LA MANERA DE PREGUNTAR:

    DONDE? CUANDO?

    QUE?
    POR QUE? QUIEN?

    Identificacin y anlisis de evidencias objetivas


    N.C. Hallazgos

    Indicios o datos

    C.

    Evidencias
    Enriquecer

    Objetivas

    Analizar

    Observacin

    Observe Entreviste Lea Revise Cruce informacin

    Contra criterios de auditora

    Agenda para la reunin final


    Distribuir la lista de asistencia. Volver a explicar el propsito y el alcance. Indicar la decisin y la conclusin. Explicar las SACs mayores y menores. Obtener la firma del representante del cliente en la SAC. Explicar importancia de tcnica de muestreo. Informar sobre las observaciones. Explicar el informe y seguimiento. Obtener el registro y lista de asistencia. Dar las gracias al cliente.

    Laboratorio Meteorolgico y de Calidad de Aire


    Divisin de Servicios Ambientales

    INFORME DE AUDITORIA INTERNA


    Equipo auditor

    Fecha de auditora

    Pag. X de y

    rea Auditada Objetivo de la Auditora Alcance de la Auditora

    Personas entrevistadas
    Actividades realizadas
    (Adjuntar plan de auditora ejecutado)

    Resultados de la auditora:
    Numero de no conformidades Numero de observaciones

    Adjuntar SACs

    Lista de observaciones:
    Nombre y firma del auditor lder: Fecha:

    Ejemplo de una SAC llena


    Empresa: ALFASA Norma de Referencia: ISO/TEC 25 Observacin No Conformidad No: 1 No
    A U D I T O R; DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD

    Tipo de Auditora: Auditora interna Fecha de Auditora; 05-02-2008 Item de la Norma: 9.2 NC MAYOR NC menor:

    Se constat que en los laboratorios de ensayos microbiolgicos y fsicos se ha realizado la calibracin de balanzas de cdigos 024 y 233, evidencindose que los certificados de calibracin obtenidos (No 302 y 655) no identifican la trazabilidad a patrones certificados o nacionales de medicin. Esto contraviene lo especificado en el punto 9.2 de la gua ISO/Tec 25 Firma Representante de la empresa: JP
    DETERMINACION DE LAS CAUSAS DE NO CONFORMIDAD

    Firma del Auditor; AD

    E M P R E S A
    E M P R E S A A U D I T O R;

    Responsable del Area Auditada; ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:

    Responsable del Area Auditada; VERIFICACION DE LA EJECUCUON DE LA ACCION CORRECTIA: NO CONFORMIDAD CERRADA NO CONFORMIDAD PENDIENTE Firma del Auditor Responsable; Fecha;

    Fecha propuesta de aplicacin;

    Atributos Personales
    Caractersticas deseables del auditor
    Mente abierta Diplomtico Flexible Imparcial Honesto
    Saber escuchar Paciente

    Claro
    Buena comunicacin

    Interesado
    No teme ser impopular

    Puntual Administra el tiempo Enftico

    Indicadores para calificacin de auditores


    Auditor Educacin Auditor en ambas disciplinas Nada adicional Nada adicional 2 aos en la segunda disciplina (vase la nota 3) 24 horas de formacin en la segunda disciplina (vase la nota 4) Lder de equipo auditor Nada adicional Nada adicional Nada adicional

    Experiencia laboral total Experiencia laboral en Al menos dos aos del total el campo (gestin de de 5 aos la calidad / ambiental) Formacin de auditor 40 horas de formacin como auditor

    Educacin secundaria (vase la nota 1) 5 aos (vase la nota 2)

    Nada adicional

    Experiencia como auditor

    4 auditoras completas y no 3 auditoras completas y no 3 auditoras completas y no menos de 20 das de menos de 15 das de menos de 15 das de experiencia de auditor como experiencia como auditor, experiencia como auditor en la auditor en formacin en la funcin de un lder de segunda disciplina Las auditoras deberan estar equipo auditor Las auditoras deberan estar terminadas durante los Las auditoras deberan terminadas durante los dos ltimos tres aos estar terminadas durante los ltimos aos consecutivos. consecutivos. dos ltimos aos.

    Ejercicio N 3 Plan de auditoria externa


    Qu tipo de auditoria se realizar? Cul es el alcance? Quienes participarn? Cul ser el itinerario?
    Ver Separata del Ejercicio Prctico, pgina N 11

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