Auditores en Entrenamiento
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FORMACIN DE AUDITORES
DE SISTEMAS DE GESTIN
DE CALIDAD
ISO 19011:2002
Derechos Reservados
Prohibida su reproduccin Total o Parcial sin autorizacin de Calidad Mexicana Certificada
PRESENTACIN PERSONAL
a) Nombre del participante.
b) Profesin.
c) Giro de su empresa/organizacin.
d) rea a la que pertenece
empresa/organizacin.
dentro
de
su
OBJETIVO:
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ALCANCE
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DIRIGIDO A:
Todas las personas que participen en actividades
de Auditoras del Sistema de Gestin de Calidad
en conformidad con las normas ISO 9000:2000 y
Auditores Lder de Primera y Segunda Parte
responsables de auditar Sistemas de Gestin de
Calidad.
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TEMARIO
1. Introduccin.
1.1 Qu es una auditora?
1.2 Objetivos de las auditoras.
1.3 Beneficios de las auditoras.
2. Clasificacin de las auditoras
A) Por su tipo.
B) Por su objetivo.
2.1 Las auditoras de calidad por su tipo se clasifican en:
2.1.1Auditoras Internas.
2.1.2Auditoras externas.
2.1.3 Diferencia entre auditoras internas y externas.
2.2 Auditoras de calidad por su objetivo.
2.2.1 Auditoras financieras.
2.2.2 Auditoras de proceso.
2.2.3 Auditoras de producto.
2.2.4 Auditoras de Sistemas de Gestin de la Calidad.
2.2.5 Auditoras para la evaluacin de proveedores.
2.2.6 Auditoras ambientales
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5. Ejecucin de la Auditora
5.1 Generalidades
5.2 Inicio de la auditora
5.2.1 Designacin del auditor lder
5.2.2. Asignacin de actividades
5.2.3 Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora
5.2.4 Determinacin de la viabilidad de la auditora
5.2.5 Establecimiento del equipo auditor
5.2.6 Establecimiento del contacto inicial con el auditado
5.3 Revisin de la documentacin
5.4 Preparacin del plan de Auditora.
5.5 Asignacin de las tareas al equipo auditor
5.6 Preparacin de los documentos de trabajo
5.7 Realizacin de las actividades de auditora in situ.
5.7.1 Realizacin de la reunin de apertura.
5.7.2. Comunicacin durante la auditora
5.7.3 Recopilacin y verificacin de la informacin.
5.7.4 Generacin de hallazgos de la auditora
5.7.5 Preparacin de las conclusiones de la auditora
5.7.6 Realizacin de la reunin de cierre
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6.
6.1
Contenido
6.2 Presentacin del Informe
6.3 Envo del Informe
6.4 Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la audito
6.4.1 Preparacin del informe de la auditora
6.5 Finalizacin de la auditora
7.
7.1
7.2
Seguimiento de Auditora
Mtodo de seguimiento
Evaluacin del proceso de Auditora
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QU ES UNA AUDITORA?
La definicin que se encuentra en la Norma
ISO 9000:2000 es la siguiente:
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Evidencia de la auditora:
Registros, declaraciones de hechos o
cualquier
otra
informacin
que
son
pertinentes para los criterios de auditora y que
son verificables.
Nota La evidencia de la auditora puede ser
cualitativa o cuantitativa.
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Criterios de auditora:
Conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia .
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Hallazgos de la auditora:
Resultados de la evaluacin de la evidencia de
la auditora recopilada frente a los criterios de
auditora
Nota: Los hallazgos de la auditora pueden
indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora u oportunidades de
mejora.
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Conclusiones de la auditora
Resultado de una auditora proporcionado
por el equipo auditor tras considerar los
objetivos de la auditora y todos los
hallazgos de la auditora.
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PARA REFLEXIONAR !
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Auditora Interna
ALTA
Satisfaccin del
Cliente
DIRECCIN
Otras Mediciones:
-Estado y resultados de los
objetivos de calidad y
actividades de mejora.
-Las nuevas oportunidades
de mejora.
-El
control
de
no
conformidades de procesos
y productos
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Revisin
de la
Direccin
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Imagen de la empresa.
Es una herramienta til para la alta direccin.
Se corrigen No Conformidades que pueden afectar
econmicamente a la organizacin.
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Auditoras externas .
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Auditoras para
de Proveedores.
Evaluacin
(2DA. PARTE)
Auditoras Ambientales.
Cuando se audita un Sistema de Gestin Ambiental y un Sistema
de Gestin de Calidad juntas se denomina Auditora combinada.
Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan para auditar
a un nico auditado se denomina Auditora conjunta.
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AUDITORIAS EXTERNAS
Se tiene ms tiempo para obtener las Se tiene que hacer por muestreo.
evidencias y evaluarlas.
El auditor tiene que comunicarse con
El auditor se relaciona normalmente personal de todos los niveles.
con el personal de su mismo nivel.
El auditor
experiencia.
no
necesita
de
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Entrenamiento de auditores.
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Independencia
de
funciones
auditora/auditores, auditado.
de
Planeacin.
Con un enfoque sistematico y de proceso, debe ser
flexible para permitir cambios basados en los resultados.
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Programacin.
Auditoras Planeadas para un determinado tiempo y
con un fin especfico.
Definicin y documentacin de procedimientos
de auditora.
Procedimiento
9001:2000
documentado
Solicitado
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por
la
Norma
ISO
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PRINCIPIOS DE AUDITORA
Los principios siguientes se refieren a los Auditores:
A) Conducta tica : el funcionamiento de la profesionalidad.
PRINCIPIOS DE AUDITORA
D) Independencia:
La base para la imparcialidad de la auditora y la
objetividad de las conclusiones de la auditora.
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Actuar
Implementacin del programa de auditora
Mejora del programa de
auditora
Competencia de los
auditores
Hacer
Actividades de auditora
- seguimiento y revisin
- identificacin de la necesidad de acciones
correctivas y preventivas
- identificacin de oportunidades de mejora
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Verificar
Los objetivos
A) Prioridades de la direccin,
B) Propsitos comerciales,
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para
el
Actividades de Auditora
Esquema de las actividades de auditora
Inicio de la auditora
- Designacin de auditor jefe
- Definicin de los objetivos, alcance y criterios de auditora.
- Determinacin de la viabilidad de la auditora
- Establecimiento del equipo auditor
- Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
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Actividades de Auditora
Terminacin de la auditora
Terminacin
de la auditora
- Conservacin de los documentos
- Conservacin
de los
documentos
- Finalizacin
de la
auditora
- Finalizacin de la auditora
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Ejercicio:
Suponga que usted es el Auditor Lder a cargo
de la realizacin de la auditora, y tendr que
conformar su equipo auditor.
Escriba a
continuacin qu caractersticas buscar en las
personas que va a seleccionar.
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procedimientos
Asignacin de actividades
Las tareas o actividades a realizar por cada integrante podrn ser:
Revisin del manual de calidad.
Especificaciones, normas, cdigos, etc.
Elaboracin de lista de verificacin.
Preparacin de los documentos de trabajo.
Preparacin de la notificacin de la auditora.
Preparacin de la agenda de trabajo.
Preparacin de la orden de la reunin previa.
Preparacin de la orden de la reunin de clausura.
Revisin de otros documentos contractuales (s aplica).
La revisin de informes de auditoras realizadas con anterioridad.
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Contenido de la agenda
La preparacin y desarrollo de una agenda o plan de trabajo,
es importante para realizar ordenadamente las actividades al
inicio y hasta el final de la auditora, se propone el siguiente
contenido:
Revisin de la documentacin
Antes de las actividades de auditora in situ, la
documentacin del auditado debera ser revisada para
determinar la conformidad del sistema.
La documentacin puede incluir documentos y registros
pertinentes del sistema de gestin e informes de auditoras
previas.
La revisin debera tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la
complejidad de la organizacin, y los objetivos y el alcance de la
auditora.
Esta revisin puede posponerse asta el inicio de las actividades
in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realizacin de la
auditora.
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Revisin de la documentacin
Puede realizarse una visita preliminar al lugar para tener
una visin general apropiada de la informacin disponible.
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Funciones
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Enfoque a procesos
Se han identificado los procesos necesarios para la Gestin de la
calidad? (4.1)
Ha identificado la organizacin las actividades y los procesos que se
requieren para cumplir con los objetivos? SGC, realizacin de
procesos del producto o servicio? (5.4)
Se ha determinado la secuencia y la interaccin de estos procesos?
Se han determinado los criterios y los mtodos de control para
controlar los procesos en el SGC? (4.1)
Se encuentra la informacin accesible para soportar la operacin y
el monitoreo de los procesos?
Se monitorean los procesos (y medidos donde es apropiado) y se
analizan tomando las acciones apropiadas para lograr los resultados y
la mejora continua planeada? (4.1; 8.2.3)
Si en un proceso se presenta una no conformidad, son apropiadas
las correcciones y las acciones tomadas para asegurar la conformidad
del producto? (8.2.3)
Se encuentra el SGC establecido, documentado, implementado,
mantenido y mejorado? (4.1)
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Enfoque a clientes
Ha establecido la alta direccin un proceso que asegure que los
requerimientos necesarios se han determinado y se han cumplido? (5.2)
Promueve el representante de la direccin el cumplimiento de los
requisitos del cliente a travs de la organizacin? (5.5.2)
El proceso para determinar los requerimientos del cliente incluye
aquellos requerimientos necesarios pero no especificados? (7.2.1)
Se da seguimiento a la informacin sobre la satisfaccin del cliente?
(8.2.1)
Se han determinado los mtodos para reunir y utilizar los datos de
satisfaccin del cliente? (8.2.1)
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Alta direccin
Existe un proceso para asegurar el entendimiento de los
trabajadores sobre la importancia del cumplimiento con los clientes?
requerimientos legales y regulatorios? (5.1; 6.2.2)
La alta direccin provee y revisa regularmente la asignacin de
recursos necesarios? (5.1)
La poltica de calidad incluye el compromiso para conocer los
requerimientos y la mejora continua? (5.3)
Se revisa la poltica de calidad para su continuo cumplimiento?
(5.3)
Toma en cuenta la planeacin de la calidad aquellas necesidades
de la organizacin cuando ocurren cambios? (5.4)
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Los miembros
peridicamente
del
equipo
auditor
deberan
consultarse
Recopilacinmediante
mediantemuestreo
muestreoapropiado
apropiadoyyverificacin
verificacin
Recopilacin
Evidencia de la Auditora
Evaluacinfrente
frenteaalos
loscriterios
criteriosde
deauditora
auditora
Evaluacin
Hallazgos de la auditora
Revisin
Revisin
Conclusiones de la auditora
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Definicin de la no conformidad.
Existen
diversas
definiciones
de
no
conformidad, sin embargo, para un buen
entendimiento y homogeneizar el lenguaje, se
recomienda utilizar la definicin establecida
en la norma ISO 9000:2000, y se define
como: Incumplimiento de un requisito.
requisito
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a) El plan de auditora;
b) Una lista de representantes del auditado;
c) Un resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o
cualquier obstculo encontrados que pudiera disminuir la confianza en
las conclusiones de la auditora;
d) La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora
dentro del alcance de la auditora, de acuerdo con el plan de auditora;
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Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando las actividades descritas en el
plan de auditora se hayan realizado.
Los documentos pertenecientes a la auditora deberan
conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las partes
participantes y de acuerdo con los procedimientos del
programa de auditora y los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los
responsables de la gestin del programa de auditoria no
debera revelar el contenido de los documentos.
Cualquier otra informacin obtenida durante la auditora, ni el
informe de la auditora a ninguna otra parte sin la aprobacin
explcita del cliente de la auditora y, cuando sea apropiado,
la del auditado.
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CUALIDADES PERSONALES:
Un auditor debe ser:
a) tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;
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CUALIDADES PERSONALES:
Un auditor debe ser:
e) Perceptivo instintivamente consciente y capaz de entender
las situaciones;
f)
Verstil
g)
Tenaz
h) Decidido
i)
Seguro de s mismo
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-terminologa de la calidad;
-principios de gestin de la calidad y su aplicacin;
-herramientas de gestin de la calidad y su aplicacin (por ejemplo:
- control estadstico del proceso, anlisis de modo y efecto de falla, etc.).
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Competencia
Calidad
Conocimientos
y habilidades
especficos
de calidad
(7.3.3)
Educacin
Medio Ambiente
Conocimientos y
habilidades
genricos (7.3.1
y 7.3.2)
Conocimientos
y habilidades
especficos de
medio ambiente
(7.3.4)
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Un auditor deber:
a) Haber completado una educacin suficiente para lograr
adquirir los conocimientos y habilidades.
Auditor Lder.
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Experiencia laboral
5 aos (vase la nota
total
2)
Experiencia laboral en Al menos 2 de los 5
el campo de gestin de aos
calidad o ambiental
Formacin
auditor
Experiencias
auditoria
Auditor
en
disciplinas
ambas Auditor
Equipo
para
el Igual que
auditor
Jefe
de
para
el
Igual
que
para
el
auditor
2 aos en la segunda
disciplina
(vase
la
nota 3)
Igual que
auditor
Igual que
auditor
para
el
para
el
Igual que
auditor
para
el
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3
auditoras
completas con un
total de al menos 15
das de experiencia
en
auditora
actuando
como
auditor
jefe
del
equipo,
bajo
la
direccin
y
orientacin de un
auditor competente
como auditor jefe
del equipo (vase la
nota 5)
Las
auditoras
deberan
ser
realizadas dentro de
los 2 ltimos aos
consecutivos
Evaluacin de Auditor
La evaluacin de los auditores se realiza por
medio de las siguientes etapas:
-la evaluacin inicial de las personas que deseen llegar
hacer auditores
-la evaluacin posterior de los auditores como parte del
proceso de seleccin del equipo auditor.
- la evaluacin continua del desempeo del auditor para
identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de
los conocimientos y las habilidades.
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Desarrollo de competencias
Criterios no
Cumplidos
Evaluacin
inical
(7.6)
Evaluacin
continua del
desempeo
(7.6)
Criterios
cumplidos
Criterios
Cumplidos
Criterios no
cumplidos
Auditor
Mantenimiento y mejora de la
competencia
(7.5)
No seleccionado
Seleccin del
equipo auditor
(6.2.4)
Auditora
(6)
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o tambien cualitativos:
Tener demostradas cualidades personales,
Conocimientos
El desempeo de las habilidades, en la
formacin o en el lugar de trabajo.
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positiva
Objetivos
Ejemplos
Entrevista
Observacin
Examen
Revisin
auditora
despus
de
Evaluar las cualidades personales, los Exmenes orales y escritos, exmenes psicotcnicos
conocimientos y habilidades, y su aplicacin
la Facilitar la informacin cuando la observacin Revisin del informe de la auditora y discusin con el
directa no puede ser posible o apropiada
cliente de la auditora, el auditado, colegas y con el auditor
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Habilidades personales
Cualidades personales y
de conocimientos y
habilidades
Paso 2
Criterios de evaluacin
Paso 3
Mtodos de evaluacin
Desempeo satisfactorio en el
lugar de trabajo
Relaciones de la organizacin
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Procesos
servicios
productos,
incluyendo
Aptitud
para
describir
los
mtodos de control de la
calidad internos. Aptitud para
diferenciar entre los requisitos
para ensayos y/o pruebas en
proceso o finales
Haber
trabajado
en
la
planificacin de produccin como
empleado de planificacin de
procesos.
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Observacin
Haber
trabajado
en
departamento de servicios
Conocimientos y habilidades especficos ambientales
Experiencia y tecnologa ambiental
Aptitud
para
entender
los
mtodos
de
prevencin
y
control de la contaminacin
utilizados por la organizacin
tratan los aspectos ambientales
significativos de sta
Aspectos tcnicos y ambientales de Aptitud para reconocer los
peraciones
aspectos ambientales de la
organizacin y sus impactos
(por
ejemplo:
materiales,
reacciones entre s y el impacto
potencial al medio ambiente en
caso de derrame o escape)
Capacidad
de
evaluar
los
procedimientos de respuesta
ante emergencias aplicables a
incidentes ambientales
Revisin de registros de e
el
Revisin de registros de e
Haber
completado un
curso
interno
de
formacin
sobre
almacenaje,
mezcla,
uso,
eliminacin de materiales y su
impacto ambiental.
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