DIAGNÓSTICO

ADMINISTRATIVO

Lic. Carlos A. Hernández G.

COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.
ORIGEN:
Surge como:
• Una necesidad empresarial para resolver
problemas de toda índole.
• Una necesidad empresarial para aspectos
relacionados con la adaptación de las
empresas en un entorno cambiante.
• Una forma para encontrar soluciones a
problemas de organización y funcionamiento
organizacional.
Campo de Aplicación:

• En la mediana y pequeña empresa,

generalmente la totalidad de la misma.
• En las grandes empresas, la totalidad
aplicable por unidades administrativas.
Técnicas e Instrumentos para
su desarrollo:
• Cuestionarios
• Entrevistas
• Observación directa
• Estudio documental
• Otros
Preferiblemente debe existir una
complementariedad, tomando en cuenta las
características, así como las limitaciones de
cada uno.
Definición:
Es un estudio sistemático, integral y
periódico cuyo propósito fundamental
es detectar las causas y consecuencias
que dentro de los problemas de
organización y funcionamiento afectan
o se intuye que afectan a la empresa,
con el objeto de encontrar las
alternativas de solución, tomando en
cuenta los recursos disponibles.
Características:
• Es un estudio:
Por lo que requiere un campo de
aplicación (total o parcialmente en la
empresa), que debe utilizar una forma y
esperar un resultado de aplicación
(detectar fallas, identificar las causas
de problemas, determinar posibles
soluciones, etc.)
• Es sistemático:

Utiliza la teoría y práctica con un

proceso de aplicación determinado.
Debe existir un proceso para su
desarrollo, adaptable a las
condiciones propias de cada
organización.
• Es integral:
Estudia todos los aspectos que se
relacionan con lo que se desea
investigar.
Toma en cuenta todos los factores
que influyen en el desarrollo de las
actividades en la unidad o empresa
objeto de estudio.
• Análisis Periódico:
Se debe realizar de manera cíclica en
períodos de tiempo que se ajusten a
las características de la unidad o
empresa objeto de estudio.
Se debe evaluar periódicamente los
resultados de su aplicación.
Problemas Típicos a Investigar
• Problemas de adaptación a los cambios
generados en el entorno de la organización.
• Problemas en la conducción superior
relativos a:
a) Objetivos (existencia o
claridad de los mismos).
b) Políticas (existencia o claridad).
c) Existencia o no de regulación en
la organización y los aspectos
que se encuentren relacionados.
d) Capacidad gerencial
e) Efectividad en la ejecución de los
planes.
• Problemas de Organización y
Funcionamiento:
a) Aspectos relativos a la
comunicación.
b) Compromiso de los
miembros de la organización
y la gerencia.
c) Coordinación.
• Problemas de Recursos:
a) Recursos Humanos
Las personas que forman parte de
los diferentes procesos de trabajo
en la organización y se reconoce
universalmente como el recurso
más importante.

b) Recursos Financieros
Es todo el dinero del que dispone la
empresa para alcanzar sus
objetivos.
c)Recursos Materiales:
Se incluyen entre otros, la maquinaria, la
tecnología disponible, las instalaciones , el
mobiliario y equipo, los enseres de toda
índole, etc.
Una empresa necesita para funcionar
una adecuada dosificación combinada
de los tres tipos de recursos,
estableciéndose prioridades en función
de la naturaleza misma del trabajo,
pero dándole a cada uno (de los
recursos), la importancia que reviste
dada su propia naturaleza
 Actividades a Desarrollar:
• Definir las relaciones que corresponden a
cada órgano.
• Establecer la normativización de las
relaciones.
• Determinar la correspondencia de las
relaciones de cada órgano, con las funciones
que desempeñan y su nivel jerárquico.
• Distinguir la duplicidad, traslape u omisión
de relaciones por cada órgano.
METODOLOGÍA PARA
LA REALIZACIÓN DEL
DIAGNÓSTICO
ADMINISTRATIVO
 Comprende cinco grandes
apartados:

Análisis estructural (conjunto de

unidades):

Es el estudio específico de cada área

de la unidad administrativa, su
conformación, los recursos asignados,
etc.
 Contenido
 Definir la estructura orgánica normada del
área de estudio.
 Definir la estructura real actual del área en
estudio.
 Conocer los órganos administrativos que
integran el área en estudio, así como su
nomenclatura.
 Definir el objetivo general del área en estudio,
así como los específicos de cada órgano que la
integra.
 Identificar los niveles jerárquicos existentes
en el área de estudio.
 Contenido . . ./2
 Definir el tramo de control por órgano, es
decir, la cantidad de órganos con
dependencia directa de otro.
 Determinar los criterios de organización por
órgano en relación a su nomenclatura.
 Definir la cantidad de recursos humanos
empleados por órgano y describir el tipo de
contratación.
 Determinar el tipo de autoridad existente en
el área de estudio.
Análisis funcional (cumplimiento de
deberes, obligaciones):

Es el estudio específico de cada área

de la unidad administrativa, su
conformación, los recursos asignados,
etc.
 Contenido
Confirmar funcionalmente los criterios
de organización.
Determinar si las funciones que
realiza cada uno de los órganos que
integran el área de estudio están
normadas.
Determinar la naturaleza del órgano
de acuerdo a sus funciones.
 Contenido . . ./2

Verificar la compatibilidad de las

funciones de cada órgano con el
objetivo principal general.
Determinar la correspondencia
funcional del área en estudio.
Analizar y determinar el traslape de
funciones por cada órgano, su
duplicidad u omisión.
 Contenido . . ./3
 Determinar las funciones sustantivas
y las de apoyo de cada órgano del área
de estudio y que ayuden al logro del
objetivo particular de su función.
 Determinar la afinidad de funciones
que desarrolla cada órgano con su
nomenclatura.
 Determinar si la nomenclatura del
órgano, identifica las funciones que
desempeña.
Análisis Procedimental (procedimientos,
procesos):

Es el estudio de la secuencia de
actividades que desarrolla cada órgano
de la unidad administrativa en estudio
 Contenido

Identificar el proceso general del área

en estudio, de acuerdo a su nivel
jerárquico.
Establecer la forma de seguimiento del
proceso: integral, continua, de
traslape o de corte.
Determinar si el proceso corresponde
a la función o funciones descritas.
 Análisis de Relaciones (formas de
comunicación y coordinación):
Es el estudio de las líneas de conexión o
comunicación, que guardan los órganos
de la unidad administrativa en estudio.

Definir las relaciones que

corresponden a cada órgano.
 Contenido
Establecer la normaticidad de las
relaciones.
Determinar la correspondencia de las
relaciones de cada órgano, con las
funciones que desempeñan y su nivel
jerárquico.
Distinguir la duplicidad, traslape u
omisión de las relaciones por órgano.
 Análisis de Facultades (derecho para
hacer algo y su responsabilidad):
Es el estudio detallado de las aptitudes o
de los derechos concedidos para hacer
algo.

Definir las facultades de cada órgano.

Determinar que facultades están
normadas.
 Contenido

Determinar quién, cómo y cuándo

fueron delegadas esas facultades.
Definir si las facultades corresponden
a las funciones que desarrolla cada
órgano y a su nivel jerárquico.
Determinar el ámbito de
responsabilidad de las facultades
delegadas.
Análisis Organizacional o
Administrativo:

Es la fase del diagnóstico

administrativo que sirve para comparar
los hechos determinados y los
aspectos técnicos establecidos, a
efecto de relacionar los puntos que
afectan negativamente a la
dependencia o unidad administrativa.
Se confrontan los hechos
determinados (conocidos como
resultado del estudio), con los
parámetros organizacionales
establecidos al inicio del estudio, y los
parámetros lógicos de las técnicas
administrativas.
 Actividades a desarrollar:
• Verificar el tramo de control de cada órgano.
• Analizar la cadena de mando de la
dependencia.
• Determinar los niveles jerárquicos
establecidos.
• Estudiar los criterios de organización.
• Indicar la forma de consecución de objetivos
respecto a las funciones desarrolladas.
 Actividades a desarrollar: . . ./2

• Determinar la correspondencia funcional.

• La correspondencia entre objetivos.
• Analizar la continuidad de los procesos.
• Relacionar la correspondencia de los
procesos respecto de las funciones.
• Determinar la correspondencia entre las
relaciones y la naturaleza de los órganos.
• Comprobar la normativización de las
relaciones.
 Actividades a desarrollar: . . ./3

• Analizar la correspondencia de las

relaciones con los niveles jerárquicos .
• Analizar la duplicidad de relaciones.
• Indicar las causas de la omisión de
relaciones.
• Indicar la correspondencia de facultades con
el nivel jerárquico.
• Estudiar la normativización de las facultades.
Presentación del Diagnóstico:
Para exponer lo estudiado del área o unidad
administrativa, se debe presentar un informe,
donde se detallarán de forma narrativa los
aspectos derivados del análisis efectuado.
En el documento, debe señalarse que servirá
como base para desarrollar las acciones
correctivas ( si las hubiese), dentro de la
evolución permanente que debe existir en
toda organización.
Guía para la presentación del
Informe:
Secuencia:
1. Listar los juicios de los hechos detectados.
2. Ordenar los juicios por la naturaleza de los
elementos.
3. Redactar por unidad, las incidencias
administrativas que lo afectan.
4. Redactar en forma secuencial, las incidencias
que afectan el funcionamiento integral de la
dependencia en estudio.
5. Presentar alternativas de solución,
en recomendaciones en
recomendaciones factibles para
mejorar las incidencias
encontradas.
6. Relacionar las recomendaciones
por elemento.
7. Elaborar el documento de informe,
en el que integren los puntos
anteriores en la siguiente
estructura:
 Contenido de Informe:
• Antecedentes
• Objetivo (s) del estudio.
Metodología empleada.
• Metodología empleada.
• Descripción de la situación actual,
por elemento analizado.
• Observaciones
• Conclusiones
• Recomendaciones.
Al realizar el trabajo de diagnóstico debe
tomarse en cuenta lo siguiente:

• Trabajo en Equipo:
• Origen y relevancia de la
información
• Análisis y conclusiones
 ¡ALTO!
No lo olvides:

“La mejor forma de aprender es poner en

practica los conocimientos adquiridos”

¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!