Presupuesto para Eventos
Presupuesto para Eventos
Presupuesto para Eventos
EVENTOS
Licda. Valestka Vásquez
PRESUPUESTO
PRESUPUESTO EVENTO
PRESUPUESTO
Egresos
Presupuesto Evento
Representa el monto total invertido en la
organización de un evento, es el total de
gastos en que se incurre. Al planificar un
evento y desarrollar su presupuesto,
tenemos 2 tipos de costos o egresos:
Costos Fijos
Los costos fijos son los que vamos a tener que
cubrir independientemente de la cantidad de
asistentes que lleguen al evento, esto es:
- Producción pre-evento, gastos de
personal designado y papelería.
- Difusión, promoción del evento,
publicidad y rueda de prensa
COSTOS FIJOS
- Diseño, impresión y costo de
envío de invitaciones.
- Locación, el lugar dónde se hará el
evento. Ocupará un importante
porcentaje de los costos totales del
evento.
- Área y servicio de estacionamiento
COSTOS FIJOS
- Equipamiento técnico, sonido,
proyección, decoración, fotografía y
video.
- Viáticos, transporte y alojamiento de
oradores e invitados especiales.
- Actos protocolares de apertura y
cierre del evento.
COSTOS FIJOS
- Traductores si fuera necesario.
- Sistema de inscripción y
acreditación.
- Contratación de show o actividades,
extra al evento
COSTOS FIJOS
- Cobertura de seguro de
equipamiento y personal.
- Honorarios de servicios
profesionales, contadores, abogados,
arquitectos, etc.
- Servicio de fletes, transporte,
montaje y desmontaje.
Costos Variables
Los costos variables están determinados por la
cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:
- Material de acreditación, credenciales,
programas, folletería, regalos o souvenirs,
diplomas, etc.
- Servicio de Catering, coffee breaks,
almuerzos, cenas
COSTOS VARIABLES
- Personal temporario.
- Estacionamiento.
- Computadoras y mobiliario.
- Gastos bancarios.
- Personal de seguridad y limpieza
- Imprevistos
IMPREVISTOS
Es importante tener en cuenta que
existen una serie de imprevistos o
contingencias durante la organización
del evento, por lo que es bueno contar
con un monto extra para poder
cubrirlos.
IMPREVISTOS
Se recomienda considerar entre un
10% y 15% de los posibles egresos
totales. Esto nos dará la flexibilidad
necesaria al presupuesto, para llegar
al final del evento pudiendo cubrir
cualquier contratiempo.
Cotización de presupuestos
Para cada rubro a cubrir, es muy
importante solicitar más de 3
cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente y
ajustado para el evento.
Carpeta de cotizaciones
Es vital contar con el respaldo También es
de todas las cotizaciones que importante
se soliciten, para tener guardar las
tarjetas y
presentes las condiciones de números de
pago y entrega en cada caso. contacto para
Permitirá, si algún proveedor casos de
fallara, tener las demás emergencia
opciones a mano
PRESUPUESTO EVENTO
Es factible que desde que Es saludable
se solicita el primer
presupuesto, hasta el día de
convenir de
la contratación, haya una antemano con
modificación en la ellos, para
cotización, ya que los mantener el mismo
proveedores manejan entre
15 días y un mes en la precio por espacios
congelación de las de tiempo más
cotizaciones. prolongados
Presentación del presupuesto final a los
organizadores
Lo ideal es colocar en una sola hoja
todo el contenido, ubicando en el
encabezado el nombre y año del
evento, fecha y hora, número de
personas y a continuación cada uno
de los rubros, la cantidad, el precio
unitario y el precio total.
Presupuesto del Evento
Adicionalmente, es importante
considerar que si se ha realizado el
mismo tipo de evento en años
anteriores, es buena opción colocar
un comparativo para visualizar las
variaciones en los costos.
TIPS
Si contará con el apoyo de
El presupuesto se
ajustará al evento" o si patrocinadores
"el evento se ajustará
Estimar la cantidad y perfil
al presupuesto« de los participantes
Tipo de evento, duración y
Contará con ingresos agenda tentativa
de los participantes Evaluar opciones de lugar
(inscripciones, o espacio físico que alojará
donaciones, compra el evento
de boletas)
TIPS
La importancia del presupuesto en un evento
Definir el objetivo del evento que nos
disponemos a planificar debe ser una tarea
primordial, antes de realizar un presupuesto.
Organizar los gastos y equilibrar costos son