Archivo de Control Personal - 2024 - Jonathan León

¿Qué es archivo?
El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere

al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad.
Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una

sociedad, una institución, etcétera, producen en el ejercicio de sus
funciones o actividades.
Tipos de archivo
Pueden existir diferentes tipos de calificación de los archivos por diversos criterios. Por ejemplo,
en función de su:
•contenido: los administrativos, notariales o registrales, cartográficos, literarios o fotográficos.
•finalidad: históricos, familiares, corporativos o empresariales, catedralicios, monacales,
parroquiales, diocesanos o eclesiásticos,
•situación geográfica: municipales, regionales, provinciales o nacionales.
•condición: hospitalarios, universitarios, públicos o privados.
OBJETIVO DE UN ARCHIVO
IDENTIFICAR, SELECCIONAR Y
ELIMINAR:
1. Identificar que tenemos en nuestro archivo.

2. Separar los originales de copias.
3. Eliminar los documentos no importantes.
NORMA TÉCNICA QUE REGULA EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS Y ORGANISMOS DEL
GAD DMQ
ARTÍCULO 9: Documentos sujetos al procedimiento archivístico: Constituyen documentos sujetos al procedimiento

archivístico, todos los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte (físico, digital, magnético, electrónico,
audiovisual), que hayan sido creados o recibidos en cualquier época, como resultado del ejercicio de las atribuciones
y responsabilidades de los órganos y organismos del GAD DMQ.
RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO
Clasificación Ordenación Expurgo
Etiquetado o
Descripción o Identificación
Registro de datos
en una Matriz de cajas o
carpetas
Clasifica
r: Al clasificar la documentación que vamos a conservar, se aconseja establecer unos
temas clave sobre los cuales uno podrá guiarse para ir archivando los documentos,
ya sea por cajas o carpetas y a su vez como organizar dentro de ellas, haciendo
posiblemente subdivisiones más concretas, para facilitar la búsqueda de la
Ejemplo:
información cuando sea necesaria.
Boletas de citación,
Impuestos: Documentos documentos de
Académicos:
Declaración de Vehículo:
títulos audiencias,
seguro, ITV,
la Renta, IBI, reparaciones,
académicos, certificados
títulos de
otros impuestos etc.
asistencia a médicos,
municipales. cursos, etc. solicitudes de
vacaciones, etc.
Identidad, Patrimonio, Financiero,

Salud Formación Laboral
Documentos
Suministros y Títulos de
médicos:
mantenimiento Banco: propiedad:
informes
de la vivienda: contratos escrituras de
sanitarios,
luz, agua, bancarios, compraventa,
seguros
teléfono, préstamos, etc. de arriendo,
privados de
comunidad, etc. etc.
Salud.
Ordenar:
Una vez establecidas las agrupaciones principales y las

subdivisiones dentro de las que se irán archivando los
documentos, conviene ordenarlos, colocar los documentos
dentro de las carpetas o cajas por fechas, lo que facilita
establecer una cronología de los acontecimientos.
Es práctica habitual de muchas oficinas ordenar,
dentro de cada carpeta, de la fecha más antigua a
la más moderna.
Es un método práctico, puesto que permite tener

siempre a mano los documentos más recientes.
Dentro de los criterios de orden

tenemos los siguientes:
1. Alfabético
2. Numérico
3. Alfa numérico
4. Cronológico
Expurgo
Mediante el expurgo de documentos, seleccionamos los documentos que ya no son útiles

para nuestro archivo, es decir si contamos con copias de la documentación que tenemos,
empezamos a descartar hasta identificar la información en formato original (Si solo
tenemos fotocopias es nuestro archivo original)
Voy a ir descartando objetos que puedan maltratar mi documentación con el pasar del
tiempo, es decir si tengo documentación que tienen grapas, estas con el tiempo suelen
oxidarse y maltratar la documentación.
Descripción o Registro de datos en una Matriz
La mejor forma de controlar la documentación que conservamos en nuestro archivo
es llevar un inventario detallado del contenido de las cajas y carpetas que vamos
generando. Este inventario se puede realizar de forma sencilla en cualquier
procesador de textos, hoja de cálculo o base de datos, según convenga a nuestra
necesidad.
FUID (Formato de inventario) Mediante este instrumento se realiza el ingreso y
búsqueda de la información y describe de manera exacta y precisa la ubicación física
de un expediente
Son representaciones que permitan su

identificación, localización y recuperación
de la información para la gestión o la
investigación.
Etiquetado o Identificación de cajas o carpetas
En los archivos, a las cajas y No obstante, dentro del ámbito

carpetas se les suele otorgar doméstico quizá resulta más
una “signatura” (un número práctico nombrarlas directamente
correlativo), que luego se con el texto que corresponda a su
relaciona en un inventario en contenido mediante rótulos o
el que se especifica el adhesivos.
contenido de dichas cajas y
carpetas
Gracias

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¿Qué es archivo?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una

1. Identificar que tenemos en nuestro archivo.

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Clasificación Ordenación Expurgo

Identidad, Patrimonio, Financiero,

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