O y M Ii Unidad
O y M Ii Unidad
O y M Ii Unidad
II UNIDAD
TEMA 1:
IMPORTANCIA DE O & M
O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin. Por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no est en forma armnica con la parte manual, no puede funcionar eficientemente.
b) Revisin de procedimientos vigentes y proposicin de las modificaciones necesarias para aumentar la eficacia y eficiencia.
c) Estudio de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos objetivos o funciones. Con la actual Calidad Total se busca mantener la fluidez de los procesos, bien esta es una de las funciones de O y M haciendo la revisin constante de los procedimientos.
d)
ANLISIS DE FUNCIONES
Para sustituir un procedimiento manual por uno computarizado, se estn pasando funciones del hombre a la mquina, esto presenta problemas tales como:
d.1. Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2.Aparicin de nuevas funciones y cargos (manejo de equipos, transcripcin de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3.Variaciones en los manuales de organizacin y cargos.
b) Anlisis de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia, intensidad de uso y adecuacin a la organizacin.
ELABORACIN DE MANUALES
c) Distribucin y/o divulgacin de los manuales aprobados y en vigencia dentro de la organizacin. d) Proponer diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa disponible (segn tipos de procedimientos, manuales en medios virtuales, etc.)
SISTEMA DE ARCHIVOS
Pautas acerca de la desincorporacin, codificacin, etc., de los llamados archivos muertos. Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos. Entrenamiento del personal que maneje archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y recuperacin de documentacin.
ORDENAMIENTO DE OFICINAS
Todos estos aspectos estn orientados a procurar: La reduccin de demoras. Eliminacin de cuellos de botellas. Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo administrativo. Mejorar el control de las operaciones. Mejorar las comunicaciones. Reducir las llamadas telefnicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. Optimizar el uso de maquinas y equipos. Maximizar el uso de iluminacin natural. Disminuir los niveles de ruido. Otros.
O&M
SISTEMAS
PROGRAMACION
P.E.D.
AUDITORIA