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    Dématérialisation de Factures Fournisseurs Et Centre de Service Partagés

    Transféré par

    MediusFrance
    Dans le cadre de la mise en place d'un Centre de Services Partagés (CSP) destiné à regrouper la comptabilité fournisseurs, la société Morrison voulait déployer une application workflow qui donnerait aux équipes la pleine maîtrise du flux factures, depuis leur réception jusqu’au bon à payer. La centralisation de la fonction comptable vise à supprimer les flux papier et les traitements effectués dans les services opérationnels. Objectif : réduire les coûts en supprimant des postes ETP et en diminuant la surface de bureaux nécessaires. L’entreprise voulait également améliorer le niveau de conformité et de contrôle et spécialiser ses équipes du département comptable.

    Droits d'auteur :

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    Dans le cadre de la mise en place d'un Centre de Services Partagés (CSP) destiné à regrouper la comptabilité fournisseurs, la société Morrison voulait déployer une application workflow qui donnerait aux équipes la pleine maîtrise du flux factures, depuis leur réception jusqu’au bon à payer. La centralisation de la fonction comptable vise à supprimer les flux papier et les traitements effectués dans les services opérationnels. Objectif : réduire les coûts en supprimant des postes ETP et en diminuant la surface de bureaux nécessaires. L’entreprise voulait également améliorer le niveau de conformité et de contrôle et spécialiser ses équipes du département comptable.

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    Dématérialisation de factures fournisseurs et Centre de Service Partagés

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    Dans le cadre de la mise en place d'un Centre de Services Partagés (CSP) destiné à regrouper la comptabilité fournisseurs, la société Morrison voulait déployer une application workflow qui donnerait aux équipes la pleine maîtrise du flux factures, depuis leur réception jusqu’au bon à payer. La centralisation de la fonction comptable vise à supprimer les flux papier et les traitements effectués dans les services opérationnels. Objectif : réduire les coûts en supprimant des postes ETP et en diminuant la surface de bureaux nécessaires. L’entreprise voulait également améliorer le niveau de conformité et de contrôle et spécialiser ses équipes du département comptable.

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    Dans le cadre de la mise en place d'un Centre de Services Partagés (CSP) destiné à regrouper la comptabilité fournisseurs, la société Morrison voulait déployer une application workflow qui donnerait aux équipes la pleine maîtrise du flux factures, depuis leur réception jusqu’au bon à payer. La centralisation de la fonction comptable vise à supprimer les flux papier et les traitements effectués dans les services opérationnels. Objectif : réduire les coûts en supprimant des postes ETP et en diminuant la surface de bureaux nécessaires. L’entreprise voulait également améliorer le niveau de conformité et de contrôle et spécialiser ses équipes du département comptable.

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    BENEFICES METIER

    40% rduction ETP 95% rduction des flux papier 80% taux de STP

    S U C C E S S S T O R Y

    Morrison amliore la productivit de son CSP avec Mediusflow


    Avec plus de 3000 employs, Morrison est lun des plus importants fournisseurs de services au Royaume Uni. La socit offre un large portefeuille de prestations de maintenance et de rparation et entretient plus de 500 000 proprits dans tout le pays. Trs attache la qualit du service client, Morrison effectue environ un million de rparations chaque anne pour des Offices HLM, des administrations centrales et locales ou pour des entreprises. Le challenge
    Morrison a souhait mettre en place un Centre de Services Partags (CSP) pour regrouper la comptabilit fournisseurs. La socit voulait pouvoir dployer une application workflow qui donnerait aux quipes la pleine matrise du flux factures, depuis leur rception jusquau bon payer. La centralisation de la fonction comptable vise supprimer les flux papier et les traitements effectus dans les services oprationnels. Objectif : rduire les cots en supprimant des postes ETP et en diminuant la surface de bureaux ncessaires. Lentreprise voulait galement amliorer le niveau de conformit et de contrle et spcialiser ses quipes du dpartement comptable. seurs. La socit e-docs UK a galement t charge de dployer une solution amont qui permette de numriser et de capturer les donnes de factures avec commandes mais aussi dintgrer dans le processus les pices jointes aux e-mails et les fichiers au format EDI ou XML. Liz Love, Responsable du CSP de Morrison dclare: Nous avons choisi e-docs UK parce que lentreprise a su nous montrer quelle comprenait les objectifs que nous voulions atteindre et parce quelle avait une comptence avre en matire de CSP. Cela nous a donn confiance dans leur capacit mettre en oeuvre une solution complte avec un haut niveau dautomatisation (STP). Durant le projet, les quipes du CSP de Morisson ont travaill en troite collaboration avec e-docs et Medius pour personnaliser le logiciel. Les adaptations demandes sur Mediusflow ont pu tre trs vite dveloppes par Medius. La socit e-docs UK a galement aid mettre en place des modles

    La solution
    Aprs avoir valu les offres et les acteurs du march, Morrison a choisi la socit e-docs UK pour laider dployer la solution Mediusflow, destine automatiser le traitement de toutes ses factures fournis-

    pour prendre en compte les diffrents fournisseurs selon leurs typologies de factures et amliorer le taux de rapprochement. Le logiciel Mediusflow se situe en dehors du systme ERP et les changes d'informations entre les deux se font en temps rel. Mediusflow extrait les donnes de factures et les rapproche des bons de commande grs par lERP. Les factures sans cart sont traites automatiquement par Mediusflow, sans aucune intervention humaine : les factures sont marques comme approuves et bonnes payer. Le projet de centralisation de la comptabilit fournisseur (jusqualors rpartie sur 8 centres diffrents) a t dploy en plusieurs phases pour permettre une continuit dactivit. Pilot efficacement, le dploiement sest fait en douceur. Aujourdhui, toutes les factures base de commande sont numrises et envoyes sur les serveurs Mediusflow (hbergs par e-docs UK). Situs sur deux sites diffrents, ils offrent une haute disponibilit toutes priodes de lexercice comptable. Un puissant logiciel de capture de donnes est utilis pour extraire les informations de facture avant denvoyer les documents dans Mediusflow. Les factures sont indexes selon 10 champs cls : nom du fournisseur, n de commande, date et lieu de livraison, ... Cela permet dacclrer le processus de recherche et de consultation des archives. Les utilisateurs peuvent accder en ligne au systme depuis nimporte quel lieu, 24h/24. La solution dploye par e-Docs UK est un succs. Nous apprcions tout particulirement linterface utilisateur simple et intuitive. La formation a t trs rapide souligne Liz Love. Medius a mis sur pied un programme de formation en cascade qui a contribu ce que le

    systme puisse tre dploy rapidement, acclrant ainsi notre retour sur investissement. Quand les factures sont difficiles lire cause de la mauvaise qualit dimpression, un fichier est cr pour permettre aux quipes comptables de vrifier manuellement les informations captures. Un workflow leur permet de garder la matrise du processus lorsque les factures sont envoyes aux valideurs et des alertes e-mails sont automatiquement gnres pour que les utilisateurs approuvent ou transfrent les factures qui de droit, si ncessaire. Automatiser le traitement des factures fournisseurs a permis dacclrer le processus dapprobation, mais cela nous a aussi donn plus de visibilit sur le cash flow. Nous contrlons pro-activement nos dpenses, nous grons mieux nos engagements et nous avons des escomptes pour paiement anticip. Nous avons galement rduit notre risque derreurs et de fraude, rsume Liz Love. La solution offre aussi une valeur ajoute au Management en offrant une traabilit des traitements et des indicateurs cls de performance. De plus, la duplication de factures a t supprime et avec un systme plus performant, les quipes comptables ne perdent plus de temps faire des oprations de rapprochement fastidieuses. La solution nous a permis de centraliser nos 8 centres de gestion comptable au sein dun CSP unique et de rduire ainsi le besoin en ETP de 40%. Nous avons galement rduit de 95% la circulation papier pour amliorer notre taux de STP. Nous allons bientt intgrer l'EDI et nous esprons alors atteindre un taux d'automatisation des traitements de plus de 80%, en optimisant encore le nombre d'ETP, conclut Liz Love.

    S U C C E S S S T O R Y

    Morrison prend en charge les oprations de rparation et de maintenance de plus de 500 000 habitations et 4000 btiments publics. Implantes sur 36 centres oprationnels, en Angleterre et en cosse, les quipes Morrison offrent une grande varit de services incluant des rparations en 24/7, lentretien des quipements au gaz, la rhabilitation de logements, des services gnraux et des services de scurit. Pour plus d'informations, visiter www.morrisonplc.com

    Medius est un diteur de logiciel cr en 2001 Linkping en Sude. Medius developpe, vend et implmente Mediusflow, une solution de workflow financier unique qui associe la souplesse d'une plateforme de workflow de puissants modules de gestion automatise des factures, des achats et des contrats. Medius a tabli des filiales dans 10 pays et emploie plus de 200 collaborateurs. Au travers de ces filiales et grce un large rseau de partenaires, Medius accompagne ses clients partout dans le monde. www.medius.fr

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