D60271FR10 sg2 PDF

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D69773
Edition 1.0
Février 2011
D60271FR10
Manuel du stagiaire - Volume II
Purchasing version 12.x
Les fondamentaux d'Oracle
Oracle University and Catalyst Business Solutions use only

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Auteurs
Vic Mitchell, Dee Fairbanks Simpson, Harry Anthony
Révisions et contributions techniques
Marilyn Montgomery, Barbara Nicholls, Barbara Snyder, Sharon Tennier, Vera Reyna, Pratima
Mahtani, Gowri Arur, Ruth Kukla
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Table des matières
Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................ 1-1

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................... 1-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 1-4
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 1-5
Flux Oracle de l'approvisionnement au règlement........................................................................................ 1-6
Besoins : Demandes d'approvisionnement.................................................................................................... 1-7
Origines : Appels d'offres et propositions de prix ........................................................................................ 1-9
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 1-11
Quiz............................................................................................................................................................... 1-12
Commandes d'achat ...................................................................................................................................... 1-13
Quiz............................................................................................................................................................... 1-15
Réception ...................................................................................................................................................... 1-16

Facturation .................................................................................................................................................... 1-18
Règlement ..................................................................................................................................................... 1-19
Présentation de l'intégration des applications Oracle.................................................................................... 1-20
Synthèse ........................................................................................................................................................ 1-22
Présentation d'Oracle Purchasing................................................................................................................. 2-1
Présentation d'Oracle Purchasing.................................................................................................................. 2-3
Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement................................................................. 2-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 2-5
Contenu du chapitre ...................................................................................................................................... 2-6
Présentation du processus de commande ...................................................................................................... 2-7
Demande générée sous forme de demandes d'approvisionnement ............................................................... 2-8
De la demande d'approvisionnement à la commande d'achat ....................................................................... 2-10
Quiz............................................................................................................................................................... 2-11
Le processus de commande d'achat .............................................................................................................. 2-12
Le processus de réception ............................................................................................................................. 2-14
Approvisionnement centralisé ...................................................................................................................... 2-17
Intégration d'Oracle Purchasing.................................................................................................................... 2-19
E-Business Foundation ................................................................................................................................. 2-20
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle General Ledger............................................................................ 2-22
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Human Resources ....................................................................... 2-23
Quiz............................................................................................................................................................... 2-24
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Payables ...................................................................................... 2-26
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Inventory ..................................................................................... 2-27
Applications Technology Foundation........................................................................................................... 2-28
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Alert ............................................................................................ 2-30
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Workflow .................................................................................... 2-31
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle e-Commerce Gateway................................................................. 2-33
Procurement Suite......................................................................................................................................... 2-34
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle iProcurement ............................................................................... 2-36
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle iSupplier Portal ........................................................................... 2-37
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Sourcing ...................................................................................... 2-38
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Services Procurement.................................................................. 2-39
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Procurement Contracts ................................................................ 2-40
E-Business Suite ........................................................................................................................................... 2-41
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Projects........................................................................................ 2-43
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Work In Process.......................................................................... 2-44
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Order Management ..................................................................... 2-45
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Quality......................................................................................... 2-46
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Advanced Pricing........................................................................ 2-47
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle ASCP/MRP ................................................................................. 2-48
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Assets .......................................................................................... 2-49
Intégration d'Oracle Purchasing aux fonctionnalités de stock de consignation et
de stock géré par le fournisseur .................................................................................................................... 2-50
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Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.x Table des matières

i
Interfaces coopératives et API d'Oracle Purchasing ..................................................................................... 2-51
Exercices : Configuration de la suite E-Business ......................................................................................... 2-52
Synthèse ........................................................................................................................................................ 2-53
Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ............................................................................. 3-1

Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ................................................................................ 3-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 3-4
Qu'est-ce qu'une structure d'entreprise ? ....................................................................................................... 3-6
La structure d'entreprise Oracle .................................................................................................................... 3-7
Composants du livre ..................................................................................................................................... 3-9
Oracle Purchasing et la structure d'entreprise ............................................................................................... 3-11
Quiz............................................................................................................................................................... 3-12
Organisations logistiques Oracle .................................................................................................................. 3-13
Quiz............................................................................................................................................................... 3-14
Définir les lieux ............................................................................................................................................ 3-16

Exemples de lieu ........................................................................................................................................... 3-17
Définir des lieux dans Oracle Purchasing ..................................................................................................... 3-18
Organisations logistiques .............................................................................................................................. 3-21
Configuration de l'organisation logistique .................................................................................................... 3-22
Définir une organisation logistique............................................................................................................... 3-23
Impact financier des paramètres d'Oracle Inventory..................................................................................... 3-25
Ecart sur prix d'achat..................................................................................................................................... 3-26
Ecart sur prix facturé..................................................................................................................................... 3-27
Définir les unités de mesure.......................................................................................................................... 3-29
Etapes de la configuration des unités de mesure........................................................................................... 3-30
Définir des classes d'unités de mesure et des unités de mesure .................................................................... 3-31
Exemples de classe d'unités de mesure et d'unité de mesure (UdM) ............................................................ 3-32
Conversions entre unités de mesure.............................................................................................................. 3-33
Catégories d'articles ...................................................................................................................................... 3-36
Créer des codes de catégorie d'articles.......................................................................................................... 3-37
Décrire et utiliser les jeux de catégories ....................................................................................................... 3-38
Etablir la relation entre la catégorie, le jeu de catégories et l'article ............................................................. 3-39
Qu'est-ce qu'un article ? ................................................................................................................................ 3-41
Applications Oracle utilisant des articles...................................................................................................... 3-42
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 3-44
Attributs article ............................................................................................................................................. 3-45
Organisation principale et organisations logistiques..................................................................................... 3-47
Présentation de la création d'un article.......................................................................................................... 3-48
Matrices d'article........................................................................................................................................... 3-49
Décrire les attributs article - Stock (Inventory) ............................................................................................ 3-51
Décrire les attributs article - Achats (Purchasing) ........................................................................................ 3-55
Décrire les attributs article - Réception (Receiving)..................................................................................... 3-59
Définir les relations entre articles - Achats (Purchasing).............................................................................. 3-62
Autres éléments à prendre en compte pour la configuration......................................................................... 3-64
Configuration du contrôle d'accès multiorganisation - Définir les options de profil .................................... 3-66
Structure d'entreprise .................................................................................................................................... 3-68
Synthèse ........................................................................................................................................................ 3-70
Fournisseurs .................................................................................................................................................... 4-1
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 4-3
Flux de l'approvisionnement au règlement : Fournisseurs............................................................................ 4-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 4-5
Présentation des fournisseurs........................................................................................................................ 4-7
Utilisation des informations sur les fournisseurs dans Oracle Purchasing.................................................... 4-8

ii
Quiz............................................................................................................................................................... 4-10
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 4-11
Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs ................................................................................ 4-13

Saisir les informations de base d'un fournisseur standard............................................................................. 4-15
Fournisseur : Profil de société....................................................................................................................... 4-16
Profil fournisseur - Organisation .................................................................................................................. 4-18
Profil fournisseur - Carnet d'adresses Sites fournisseur................................................................................ 4-19
Profil fournisseur - Répertoire des contacts.................................................................................................. 4-20
Profil fournisseur - Classification professionnelle........................................................................................ 4-21
Profil fournisseur - Coordonnées bancaires.................................................................................................. 4-22
Fournisseur - Conditions et contrôle............................................................................................................. 4-23
Profil fournisseur - Comptabilité .................................................................................................................. 4-25
Profil fournisseur - TVA et reporting ........................................................................................................... 4-26
Profil fournisseur - Achats ............................................................................................................................ 4-27
Profil fournisseur - Réception....................................................................................................................... 4-29

Profil fournisseur - Détails du règlement...................................................................................................... 4-31
Profil fournisseur - Détails facture................................................................................................................ 4-33
Fournisseur : Page Mise à jour express......................................................................................................... 4-35
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site............................................... 4-37
Mise à jour des informations sur le fournisseur et sur le site fournisseur..................................................... 4-39
Eviter les fournisseurs en double .................................................................................................................. 4-40
Fusionner les fournisseurs ............................................................................................................................ 4-41
Exemple de données - Fusion des fournisseurs ............................................................................................ 4-43
Etats liés à la fusion de fournisseurs ............................................................................................................. 4-44
Quiz............................................................................................................................................................... 4-45
Etats relatifs aux fournisseurs ....................................................................................................................... 4-47
Etats relatifs aux fournisseurs (suite) ............................................................................................................ 4-48
Options d'Oracle Financials : Fournisseur - Achats...................................................................................... 4-51
Options d'Oracle Financials : Ressources humaines..................................................................................... 4-53
Codes express fournisseur ............................................................................................................................ 4-54
Options de profil ........................................................................................................................................... 4-56
Responsabilité de la saisie/mise à jour des fournisseurs ............................................................................... 4-58
Conventions de dénomination....................................................................................................................... 4-59
Exemples de convention de dénomination de fournisseur............................................................................ 4-61
Options de numérotation des fournisseurs .................................................................................................... 4-63
Interface coopérative fournisseur.................................................................................................................. 4-65
Configuration de la télécopie ou de l'email................................................................................................... 4-66
iSupplier Portal : Libre-service pour les fournisseurs................................................................................... 4-67
Synthèse ........................................................................................................................................................ 4-68
Sécurité, acheminement et approbation des documents.............................................................................. 5-1
Sécurité, acheminement et approbation des documents................................................................................ 5-3
Approvisionnement : Documents d'achat ..................................................................................................... 5-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 5-5
Présentation de la sécurité, de l'approbation et de l'acheminement des documents ...................................... 5-7
Niveaux de sécurité des documents .............................................................................................................. 5-10
Niveaux d'accès aux documents.................................................................................................................... 5-11
Quiz............................................................................................................................................................... 5-12
Approbation des documents - Fonctions et postes........................................................................................ 5-14
Acheminement des documents - Option 1 : Relation employé/superviseur.................................................. 5-15
Acheminement des documents - Option 2 : Hiérarchie d'approbation de postes.......................................... 5-16
Hiérarchies d'approbation de postes.............................................................................................................. 5-17
Types de document - Paramètres de l'approbation........................................................................................ 5-19
Types de document - Contrôle ...................................................................................................................... 5-21

iii
Créer des groupes d'approbation................................................................................................................... 5-22
Groupes d'approbation - Illustration ............................................................................................................. 5-24
Affecter des groupes d'approbation .............................................................................................................. 5-26
Saisir des personnes ...................................................................................................................................... 5-27

Quiz............................................................................................................................................................... 5-29
Exécuter le traitement Remplir hiérarchie des employés.............................................................................. 5-30
Quiz............................................................................................................................................................... 5-31
Sélectionner des hiérarchies d'approbation ................................................................................................... 5-32
Etats .............................................................................................................................................................. 5-34
Options financières ....................................................................................................................................... 5-36
Oracle Workflow .......................................................................................................................................... 5-37
Superviseur/Approbateur global ................................................................................................................... 5-39
Autres éléments liés à l'implémentation - Que se passe-t-il... ? .................................................................... 5-41

Points forts et faiblesses de l'approbation selon la relation employé/superviseur......................................... 5-44
Points forts et faiblesses de l'approbation selon des hiérarchies d'approbation de postes............................. 5-45
Oracle Approval Management Engine et les demandes d'approvisionnement ............................................. 5-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 5-48
Appels d'offres et propositions de prix ......................................................................................................... 6-1
Approvisionnement : Appels d'offres et propositions de prix....................................................................... 6-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 6-5
Quiz............................................................................................................................................................... 6-8
Appel d'offres................................................................................................................................................ 6-10
Quiz............................................................................................................................................................... 6-12
Flux de l'appel d'offres.................................................................................................................................. 6-13
Quiz............................................................................................................................................................... 6-14
Envoyer des notifications.............................................................................................................................. 6-15
Types d'appel d'offres ................................................................................................................................... 6-16
Liste de fournisseurs ..................................................................................................................................... 6-17
Structure de l'appel d'offres........................................................................................................................... 6-18
En-tête de l'appel d'offres.............................................................................................................................. 6-19
Lignes de l'appel d'offres .............................................................................................................................. 6-21
Conditions de remise/Livraisons de l'appel d'offres ..................................................................................... 6-23
Propositions .................................................................................................................................................. 6-25
Flux de la proposition de prix ....................................................................................................................... 6-27
Envoyer des notifications.............................................................................................................................. 6-28
Types de proposition de prix ........................................................................................................................ 6-29
Structure de la proposition de prix................................................................................................................ 6-30
En-tête de la proposition de prix................................................................................................................... 6-31
Lignes de proposition de prix ....................................................................................................................... 6-33
Conditions de remise/Livraisons de la proposition de prix........................................................................... 6-35
Approbations de proposition de prix ............................................................................................................ 6-36
Appels d'offres et propositions de prix - Etats .............................................................................................. 6-38
Options d'achat.............................................................................................................................................. 6-40
Appels d'offres et propositions de prix - Codes express ............................................................................... 6-42
Appels d'offres et propositions de prix - Options de profil........................................................................... 6-43
Appels d'offres et propositions de prix - Autres éléments liés à l'implémentation ....................................... 6-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 6-48

iv
Listes des fournisseurs approuvés et règles d'origine.................................................................................. 7-1
Listes des fournisseurs approuvés et règles d'origine ................................................................................... 7-3
Approvisionnement : Identification du fournisseur ...................................................................................... 7-4

Objectifs........................................................................................................................................................ 7-5
Présentation de la sélection d'origines dans Oracle Purchasing.................................................................... 7-6
Listes des fournisseurs approuvés................................................................................................................. 7-8
Statuts des fournisseurs................................................................................................................................. 7-9
Attributs d'en-tête commun de la liste ASL .................................................................................................. 7-11
Attributs d'en-tête de la liste ASL - Article................................................................................................... 7-13
Attributs d'en-tête de la liste ASL - Produit.................................................................................................. 7-14
Attributs fournisseur et produit/article.......................................................................................................... 7-15
Attributs fournisseur et produit/article - Documents d'origine ..................................................................... 7-18
Attributs fournisseur et produit/article - Planification fournisseur ............................................................... 7-20
Attributs fournisseur et produit/article - Contraintes de planification .......................................................... 7-22

Présentation des règles d'origine................................................................................................................... 7-25
Quiz............................................................................................................................................................... 7-26
Règles d'origine............................................................................................................................................. 7-27
Produits Oracle utilisant les règles d'origine................................................................................................. 7-28
Créer une règle d'origine............................................................................................................................... 7-29
Créer une affectation de règle d'origine ........................................................................................................ 7-30
Niveaux des affectations de règle d'origine .................................................................................................. 7-31
Quiz............................................................................................................................................................... 7-32
Règles d'origine avec un document d'origine de liste ASL........................................................................... 7-33
Règles d'origine sans document d'origine de liste ASL ................................................................................ 7-34
Informations de sélection d'origines indiquées par défaut dans les demandes d'approvisionnement ........... 7-35
Informations de sélection d'origines indiquées par défaut dans les commandes d'achat standard................ 7-36
Activation de la sélection d'origines automatique pendant l'approbation des commandes ouvertes ............ 7-37
Programme de traitements simultanés "Générer des règles d'origine et
des listes ASL à partir des commandes ouvertes"......................................................................................... 7-39
Quiz............................................................................................................................................................... 7-40
Options de profil liées à la sélection d'origines............................................................................................. 7-42
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation de la sélection d'origines ............................... 7-45
Synthèse ........................................................................................................................................................ 7-47
Demandes d'approvisionnement.................................................................................................................... 8-1
Demandes d'approvisionnement ................................................................................................................... 8-3
Approvisionnement : Demandes d'approvisionnement................................................................................. 8-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 8-5
Localisation des demandes d'achat ............................................................................................................... 8-7
Demandes d'approvisionnement manuelles via Purchasing et iProcurement ............................................... 8-8
Flux des documents d'achat .......................................................................................................................... 8-10
Flux de la demande d'approvisionnement..................................................................................................... 8-11
Envoyer des notifications relatives aux demandes d'approvisionnement ..................................................... 8-12
Structure de la demande d'approvisionnement.............................................................................................. 8-14
Hiérarchie des valeurs par défaut.................................................................................................................. 8-16
Préférences pour la demande d'approvisionnement ...................................................................................... 8-17
En-tête de la demande d'approvisionnement................................................................................................. 8-18
Quiz............................................................................................................................................................... 8-20
Ligne de demande d'approvisionnement....................................................................................................... 8-21
Imputation des demandes d'approvisionnement............................................................................................ 8-24
Répartir les coûts entre plusieurs comptes d'imputation ............................................................................... 8-25
Quiz............................................................................................................................................................... 8-26
Soumettre les demandes d'approvisionnement pour approbation ................................................................. 8-27
Approuver les demandes d'approvisionnement............................................................................................. 8-28
Actions sur les demandes d'approvisionnement............................................................................................ 8-29

v
Catalogue fournisseur Oracle Purchasing ..................................................................................................... 8-30
Utiliser le catalogue fournisseur ................................................................................................................... 8-31
Modèles de demande d'approvisionnement .................................................................................................. 8-32

Présentation des demandes d'approvisionnement d'origine interne .............................................................. 8-34
Intégration des demandes internes ................................................................................................................ 8-35
Demandes internes : Configuration requise .................................................................................................. 8-36
Processus de demande interne ...................................................................................................................... 8-37
Contrôler les origines des demandes d'approvisionnement .......................................................................... 8-38
Créer des commandes internes...................................................................................................................... 8-39
Créer des commandes internes avec le traitement d'importation de commandes.......................................... 8-40
Demandes internes - Prérequis...................................................................................................................... 8-41
Interface coopérative des demandes d'approvisionnement ........................................................................... 8-43
Oracle Inventory et importation des demandes d'approvisionnement .......................................................... 8-45
Oracle Work In Process - Sous-traitance ...................................................................................................... 8-46

Oracle Master Scheduling/MRP et importation des demandes d'approvisionnement................................... 8-47
Regroupements Master Scheduling/MRP ..................................................................................................... 8-48
Processus d'importation des demandes d'approvisionnement ....................................................................... 8-49
Validation de l'importation de demandes d'approvisionnement.................................................................... 8-50
Groupes de demandes d'approvisionnements ............................................................................................... 8-51
Groupes de demandes d'approvisionnement : Exemple MRP ...................................................................... 8-52
Tables des interfaces coopératives d'Oracle Purchasing............................................................................... 8-53
Etats relatifs aux demandes d'approvisionnement......................................................................................... 8-55
Options d'achat.............................................................................................................................................. 8-59
Types de document ....................................................................................................................................... 8-63
Codes express ............................................................................................................................................... 8-64
Règles de compte de charges ........................................................................................................................ 8-65
Options de profil ........................................................................................................................................... 8-66
Demandes d'approvisionnement - Eléments à prendre en compte pour l'implémentation ............................ 8-68
Demandes d'approvisionnement - Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ................. 8-69
Synthèse ........................................................................................................................................................ 8-71
Commandes d'achat ....................................................................................................................................... 9-1
Commandes d'achat ...................................................................................................................................... 9-3
Approvisionnement : Commandes d'achat.................................................................................................... 9-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 9-5
Flux des documents d'achat .......................................................................................................................... 9-7
Créer des commandes d'achat ....................................................................................................................... 9-8
Types de commande d'achat ......................................................................................................................... 9-10
Quiz............................................................................................................................................................... 9-12
Composants d'une commande d'achat et structure des enregistrements........................................................ 9-13
Structure des documents d'achat ................................................................................................................... 9-15
Présentation de la création automatique de commandes d'achat................................................................... 9-17
Présentation des commandes d'achat standard.............................................................................................. 9-19
Hiérarchie des valeurs par défaut.................................................................................................................. 9-20
Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences............................................................................. 9-21
Eléments d'une commande d'achat standard ................................................................................................. 9-23
Structure d'une commande d'achat standard simple...................................................................................... 9-24
Structure d'une commande d'achat standard plus complexe ......................................................................... 9-25
Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard ..................................................................................... 9-26
Commandes d'achat standard - Conditions générales ................................................................................... 9-28
Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande d'achat standard ........................................... 9-30
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)............................................................... 9-31
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Référence de prix (Price Reference)................ 9-33
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents
de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-34

vi
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)...................................................... 9-35
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre temporaire (Temporary Labor)............. 9-36
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents
de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-37

Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande d'achat standard ..................................... 9-38
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Livraisons (Shipments).............................. 9-39
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)................................................ 9-41
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Statut (Status) ............................................ 9-43
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Bouton Contrôles
sur les réceptions (Receiving Controls) ........................................................................................................ 9-44
Renseigner les onglets de la section Imputations d'une commande d'achat standard ................................... 9-45
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Destination............................................... 9-46
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More).............................................. 9-48
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Projet (Project) ........................................ 9-49
Documents joints destinés au fournisseur..................................................................................................... 9-50
Approuver une commande d'achat standard ................................................................................................. 9-51

Quand utiliser une commande ouverte.......................................................................................................... 9-53
Appels de commande ouverte ....................................................................................................................... 9-54
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes ......................................................... 9-56
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - En-tête .......................................... 9-57
Quiz............................................................................................................................................................... 9-58
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Lignes ........................................... 9-59
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Conditions de remise .................... 9-61
Contrôles des notifications............................................................................................................................ 9-63
Approuver une commande ouverte ............................................................................................................... 9-65
Commande ouverte et appels de commande ouverte .................................................................................... 9-66
Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête.................................................................................... 9-67
Structure d'un appel de commande ouverte - Livraisons et Imputations ...................................................... 9-68
Quand utiliser un contrat............................................................................................................................... 9-70
Informations complémentaires entrées dans les contrats .............................................................................. 9-71
Créer des accords globaux ............................................................................................................................ 9-73
Approvisionnement centralisé ...................................................................................................................... 9-75
Accords globaux ........................................................................................................................................... 9-76
Créer et utiliser un accord global .................................................................................................................. 9-78
Accords globaux - Incidences fonctionnelles ............................................................................................... 9-79
Quand utiliser une commande planifiée........................................................................................................ 9-81
Eléments d'une commande planifiée............................................................................................................. 9-82
Informations entrées dans les commandes planifiées ................................................................................... 9-83
Synthèse des commandes.............................................................................................................................. 9-85
Modifier des commandes d'achat.................................................................................................................. 9-87
Imprimer des commandes d'achat ................................................................................................................. 9-88
Créer les différentes versions des commandes d'achat ................................................................................. 9-89
Publication de document............................................................................................................................... 9-90
Archiver des commandes d'achat.................................................................................................................. 9-91
Statuts des commandes d'achat - Cycle typique............................................................................................ 9-92
Créer des accusés de réception de commande .............................................................................................. 9-95
Notifications de workflow ............................................................................................................................ 9-97
Copier des commandes d'achat ..................................................................................................................... 9-98
Oracle Services Procurement ........................................................................................................................ 9-100
Interfaces des documents d'achat .................................................................................................................. 9-102
Interface coopérative des documents d'achat ................................................................................................ 9-103
Validation de l'importation de documents d'achat ........................................................................................ 9-104
API d'Oracle Purchasing............................................................................................................................... 9-106

vii
Etats relatifs aux commandes d'achat............................................................................................................ 9-108
Options d'achat importantes.......................................................................................................................... 9-112
Options de profil importantes ....................................................................................................................... 9-114

Options de profil relatives à la communication des commandes .................................................................. 9-115
Autres configurations.................................................................................................................................... 9-116
Configuration de la communication des transactions ................................................................................... 9-118
Commandes d'achat imprimées..................................................................................................................... 9-119
Communication des documents d'achat par télécopie................................................................................... 9-120
Communication des documents d'achat par messagerie électronique........................................................... 9-122
Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway................................................................................................ 9-124
Communication des commandes d'achat via EDI ......................................................................................... 9-126
Présentation d'Oracle XML Gateway ........................................................................................................... 9-127
Communication des commandes d'achat au format XML ............................................................................ 9-129
Tarification rétroactive.................................................................................................................................. 9-130

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat ............................................................ 9-132
Intégration des commandes d'achat............................................................................................................... 9-133
Créer des commandes d'achat et des appels de commande........................................................................... 9-134
Options de numérotation des commandes d'achat ........................................................................................ 9-136
Méthodologie de conversion des commandes d'achat .................................................................................. 9-137
Transmission électronique des transactions .................................................................................................. 9-138
Produits Oracle intégrés................................................................................................................................ 9-140
Synthèse ........................................................................................................................................................ 9-141
Création automatique de documents ............................................................................................................ 10-1
Création automatique de documents ............................................................................................................. 10-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 10-5
Créer des documents d'achat à partir de demandes d'approvisionnement..................................................... 10-7
Quiz............................................................................................................................................................... 10-8
Avantages de la création automatique .......................................................................................................... 10-9
Présentation de la création automatique........................................................................................................ 10-10
Mode de création automatique...................................................................................................................... 10-11
Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement............................................................................ 10-12
Sélectionner les critères de création des documents ..................................................................................... 10-13
Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement........................................................................... 10-14
Sélectionner le mode de création automatique.............................................................................................. 10-15
Création automatique - Fenêtre Nouveau document (New Document) ........................................................ 10-16
Mode de création manuelle ........................................................................................................................... 10-17
Ajouter des lignes à un document existant.................................................................................................... 10-18
Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement................................................................................ 10-19
Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement .............................................................................. 10-20
Avantages du programme Créer des appels de commande........................................................................... 10-22
Présentation du programme Créer des appels de commande ........................................................................ 10-23
Quiz............................................................................................................................................................... 10-24
Génération automatique d'appels de commande ........................................................................................... 10-25
Exécuter le programme Créer des appels de commande............................................................................... 10-27
Conditions préalables à la création de documents par le programme Créer des appels de commande......... 10-29
Avantages de la création automatique de documents à l'aide du workflow.................................................. 10-32
Présentation de la création automatique de documents à l'aide du workflow ............................................... 10-33
Présentation de la création de documents par workflow............................................................................... 10-34
Conditions préalables à la création de documents par workflow.................................................................. 10-35
Workflow Création de documents de commande (PO Create Documents).................................................. 10-36
Définir les attributs clés du workflow........................................................................................................... 10-38
Création de documents par workflow - Synthèse ......................................................................................... 10-40
Création automatique de documents - Options de profil .............................................................................. 10-42

viii
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ....................................................................... 10-45
Oracle Sourcing et création de documents.................................................................................................... 10-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 10-47
Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................ 11-1

Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................. 11-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 11-4
Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement................................................................. 11-5
Présentation du centre de travail des acheteurs professionnels..................................................................... 11-7
Centre de travail des acheteurs professionnels - Avantages clés .................................................................. 11-8
Vue d'ensemble du centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................... 11-9
Quiz............................................................................................................................................................... 11-10
Pupitre des demandes et Synthèse des demandes d'approvisionnement ....................................................... 11-12
Pupitre des demandes - Vues des demandes d'approvisionnement............................................................... 11-13
Créer une vue personnalisée des demandes d'approvisionnement................................................................ 11-15

Synthèse des demandes d'approvisionnement............................................................................................... 11-16
Gérer les demandes d'approvisionnement dans le centre de travail des acheteurs........................................ 11-17
Vues de commandes par défaut et personnalisées ........................................................................................ 11-19
Détails de commande .................................................................................................................................... 11-21
Styles de document ....................................................................................................................................... 11-22
Quiz............................................................................................................................................................... 11-23
Créer une commande dans le centre de travail des acheteurs ....................................................................... 11-24
Accès au catalogue unifié de Procurement ................................................................................................... 11-26
Vues d'accords par défaut et personnalisées ................................................................................................. 11-28
Détails d'accord............................................................................................................................................. 11-29
Créer un accord de prix dans le centre de travail des acheteurs.................................................................... 11-30
Charger des lignes de commande ouverte..................................................................................................... 11-32
Centre de travail des acheteurs - Options de profil....................................................................................... 11-34
Gestion des demandes d'approvisionnement - Options de profil clés........................................................... 11-35
Accès au catalogue - Préférences de configuration ...................................................................................... 11-37
Oracle Sourcing et création de documents.................................................................................................... 11-40
Synthèse ........................................................................................................................................................ 11-41
Réception ......................................................................................................................................................... 12-1
Réception ...................................................................................................................................................... 12-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 12-5
Réception ...................................................................................................................................................... 12-7
Présentation des lieux de réception............................................................................................................... 12-8
Présentation de l'acheminement à réception ................................................................................................. 12-10
Acheminement à réception : Réception directe............................................................................................. 12-11
Réception standard........................................................................................................................................ 12-12
Contrôle obligatoire ...................................................................................................................................... 12-13
Quiz............................................................................................................................................................... 12-14
Intégration avec Oracle Process Quality....................................................................................................... 12-15
Méthodes de traitement des réceptions ......................................................................................................... 12-17
Réception standard........................................................................................................................................ 12-19
Réception express ......................................................................................................................................... 12-20
Réception en cascade .................................................................................................................................... 12-21
ASN et ASBN............................................................................................................................................... 12-22
Fonction de réception du bureau dans iProcurement .................................................................................... 12-23
Saisir les réceptions attendues ...................................................................................................................... 12-24

ix
Structure de réception ................................................................................................................................... 12-26
En-tête de réception ...................................................................................................................................... 12-27
Ligne de réception ........................................................................................................................................ 12-28
Contrôler le processeur des mouvements de réception ................................................................................. 12-30

Tolérances de réception ................................................................................................................................ 12-32
Suivi par numéros ......................................................................................................................................... 12-33
Réceptions d'articles de substitution ............................................................................................................. 12-36
Réceptions d'articles non commandés........................................................................................................... 12-37
Présentation des retours et des corrections ................................................................................................... 12-38
Entrer les retours........................................................................................................................................... 12-39
Entrer des corrections ................................................................................................................................... 12-41
Comparaison entre retours et corrections...................................................................................................... 12-42
Présentation du règlement à réception .......................................................................................................... 12-43
Interface coopérative des réceptions ............................................................................................................. 12-46

Mouvements pris en charge par l'interface coopérative des réceptions ........................................................ 12-47
Charger l'interface coopérative des réceptions.............................................................................................. 12-48
Validation de l'importation des réceptions.................................................................................................... 12-49
Etats liés aux réceptions................................................................................................................................ 12-52
Options d'achat.............................................................................................................................................. 12-56
Options de réception ..................................................................................................................................... 12-57
Options de profil liées aux réceptions........................................................................................................... 12-61
Quiz............................................................................................................................................................... 12-63
Réceptions électroniques - ASN et ASBN.................................................................................................... 12-64
Synthèse ........................................................................................................................................................ 12-69
Comptabilité des achats.................................................................................................................................. 13-1
Comptabilité des achats ................................................................................................................................ 13-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 13-4
Présentation de la clôture de période dans le flux approvisionnement-règlement ........................................ 13-5
Etapes de clôture de la période PO ............................................................................................................... 13-6
Flux de clôture de la période PO................................................................................................................... 13-7
Comptes clés dans le flux de l'approvisionnement au règlement.................................................................. 13-10
Comptabilisation permanente des provisions (à réception) .......................................................................... 13-12
Traitement des provisions comptables .......................................................................................................... 13-14
Comptabilisation périodique des provisions (fin de période) ....................................................................... 13-16
Quiz............................................................................................................................................................... 13-18
Comptabilisation des provisions liées aux acquisitions en haut volume (fin de période)............................. 13-19
Comptabilisation des règlements avec encaissements en attente (Apurement des règlements).................... 13-21
Comptabilisation des règlements sans encaissement en attente (Apurement des règlements)...................... 13-22
Devises étrangères dans Oracle Purchasing.................................................................................................. 13-23
Types de taux de change ............................................................................................................................... 13-24
Devises - Points communs entre demandes d'approvisionnement et commandes d'achat ............................ 13-25
Devises - Différences entre demandes d'approvisionnement et commandes d'achat .................................... 13-26
Demandes d'approvisionnement et commandes d'achat créées automatiquement
avec une devise étrangère ............................................................................................................................. 13-27
Approuver des demandes d'approvisionnement et des commandes d'achat utilisant une devise étrangère .. 13-28
Rapprochement des devises de facturation ................................................................................................... 13-29
Etats .............................................................................................................................................................. 13-30
Options financières ....................................................................................................................................... 13-35
Options d'achat.............................................................................................................................................. 13-37
Options d'Oracle Payables ............................................................................................................................ 13-38
Quiz............................................................................................................................................................... 13-41
Comptabilité des achats - Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation .............................. 13-42
Synthèse ........................................................................................................................................................ 13-44

x
Administration d'Oracle Purchasing ............................................................................................................ 14-1
Administration d'Oracle Purchasing ............................................................................................................. 14-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 14-4
Gérer les enregistrements de votre base de données Oracle Purchasing....................................................... 14-5

Intégration avec Oracle Payables.................................................................................................................. 14-6
Utiliser le programme de mise à jour en masse des documents d'achat........................................................ 14-7
Paramètres de mise à jour en masse des documents d'achat ......................................................................... 14-9
Utiliser le programme de mise à jour en masse pour les demandes d'approvisionnement............................ 14-11
Paramètres de mise à jour en masse des demandes d'achat........................................................................... 14-12
Quiz............................................................................................................................................................... 14-14
Présentation de l'annulation par lots ............................................................................................................. 14-15
Utiliser la fonction d'annulation par lots d'Oracle Purchasing ...................................................................... 14-16
Liste des documents à annuler par lots ......................................................................................................... 14-17
Utiliser le programme de fermeture en masse des documents d'achat .......................................................... 14-18
Présentation de la purge de données ............................................................................................................. 14-19
Préparer une purge ........................................................................................................................................ 14-20

Catégories d'enregistrements à purger .......................................................................................................... 14-21
Conditions d'une purge : Oracle Purchasing................................................................................................. 14-23
Conditions d'une purge : Oracle Payables .................................................................................................... 14-25
Etats relatifs aux purges ................................................................................................................................ 14-26
Relancer ou abandonner une purge............................................................................................................... 14-27
Informations de synthèse de la purge............................................................................................................ 14-28
Informations de synthèse de la purge - Tableau récapitulatif ....................................................................... 14-29
Recommandations pour une purge efficace .................................................................................................. 14-30
Quiz............................................................................................................................................................... 14-31
Lancer des gestionnaires de traitements simultanés...................................................................................... 14-32
Programmer des traitements en arrière-plan ................................................................................................. 14-33
Programmer d'autres traitements................................................................................................................... 14-35
Considérations importantes pour les purges ................................................................................................. 14-36
Synthèse ........................................................................................................................................................ 14-37
Annexe A - Etapes de configuration.............................................................................................................. 15-1
Annexe A - Etapes de configuration............................................................................................................. 15-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 15-4
Configurer Oracle Purchasing....................................................................................................................... 15-6
Définir des utilisateurs pour les tâches de configuration (obligatoire) ......................................................... 15-7
Définir un livre (obligatoire)......................................................................................................................... 15-8
Définir les champs flexibles d'Oracle Human Resources (obligatoire) ........................................................ 15-9
Définir un format d'adresse par défaut (facultatif)........................................................................................ 15-10
Définir des lieux (obligatoire)....................................................................................................................... 15-11
Définir les organisations (obligatoire) .......................................................................................................... 15-12
Créer des responsabilités (obligatoire).......................................................................................................... 15-14
Définir les options de profil clés (obligatoire) .............................................................................................. 15-15
Convertir en multiorganisations (obligatoire)............................................................................................... 15-16
Configurer des champs utilisateur flexibles (facultatif)................................................................................ 15-17
Définir les codes express d'Oracle Purchasing (facultatif) ........................................................................... 15-18
Définir les conditions de règlement (obligatoire) ......................................................................................... 15-19
Définir la TVA (facultatif)............................................................................................................................ 15-20
Définir des transporteurs (facultatif)............................................................................................................. 15-21
Définir les options financières (obligatoire) ................................................................................................. 15-22
Définir les champs flexibles Inventory (obligatoire) .................................................................................... 15-24
Configurer des alias (facultatif) .................................................................................................................... 15-25
Définir les unités de mesure (obligatoire)..................................................................................................... 15-26
Définir des documents joints standard (facultatif) ........................................................................................ 15-27
Définir des attributs article, des codes et des matrices.................................................................................. 15-28
Définir des codes catégorie et des jeux de catégories ................................................................................... 15-29
Définir des groupes de catalogues (facultatif) .............................................................................................. 15-30
Définir des magasins (facultatif)................................................................................................................... 15-31
Définir des types de référence croisée (facultatif) ........................................................................................ 15-32
Définir des fonctions, des postes et des hiérarchies de postes ...................................................................... 15-33
Définir le personnel (obligatoire).................................................................................................................. 15-34

xi
Définir des groupes et des affectations d'approbation .................................................................................. 15-35
Définir des acheteurs (obligatoire)................................................................................................................ 15-36
Configurer des types de document (obligatoire)........................................................................................... 15-37
Définir des codes express et des classes ....................................................................................................... 15-38

Définir des types de ligne (obligatoire)......................................................................................................... 15-39
Définir des options d'achat (obligatoire)....................................................................................................... 15-40
Définir des options de réception (obligatoire) .............................................................................................. 15-41
Définir un format d'adresse par défaut (facultatif)........................................................................................ 15-42
Définir des fournisseurs (obligatoire) ........................................................................................................... 15-43
Configurer des programmes de carte de crédit (facultatif) ........................................................................... 15-44
Définir des articles (facultatif) ...................................................................................................................... 15-45
Modifier le générateur de comptes (facultatif).............................................................................................. 15-46
Configurer des options du workflow (obligatoire) ....................................................................................... 15-47
Lancer des gestionnaires de traitements simultanés...................................................................................... 15-48
Programmer des traitements en arrière-plan (obligatoire) ............................................................................ 15-49
Configurer des règles d'origine et des affectations de règles d'origine (facultatif) ....................................... 15-51

Quiz............................................................................................................................................................... 15-52
Ouvrir des périodes comptables.................................................................................................................... 15-53
Effectuer une administration complémentaire du système (facultatif).......................................................... 15-54
Créer des dossiers (facultatif) ....................................................................................................................... 15-55
Quiz............................................................................................................................................................... 15-57
Etats .............................................................................................................................................................. 15-59
Options de profil (obligatoires)..................................................................................................................... 15-62
Options de profil (recommandées)................................................................................................................ 15-64
Options de profil (consultation) .................................................................................................................... 15-65
Options de profil (ignorées) .......................................................................................................................... 15-67
Synthèse ........................................................................................................................................................ 15-68

xii
Préface
Profil
Avant de commencer
Avant de commencer ce cours, vous devez disposer des connaissances suivantes :
• Connaissance approfondie d'Oracle Applications
• Expérience en matière d'approvisionnement
Prérequis

• Connaissance approfondie d'Oracle Applications – Expérience en matière
d'approvisionnement – D58324FR10 – Concepts essentiels pour implémenter
la eBusiness Suite version 12.1
Organisation du cours
Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.1 Ed1 est un cours en salle comprenant
un exposé théorique et des exercices pratiques. Les démonstrations en ligne et les sessions
d'exercices écrits permettent de renforcer les concepts et les techniques présentés.

xiii
Documentation
Documentation Oracle
Titre Référence
Oracle Purchasing User's Guide E13410-02
Oracle Payables User's Guide E12797-02
Oracle Inventory User’s Guide E13450-02
Autre documentation
• System release bulletins (bulletins techniques)

• Guides d'installation et guides de l'utilisateur
• Fichiers Readme
• Articles du groupe IOUG (International Oracle User's Group)
• Oracle Magazine

xiv
Conventions typographiques
Conventions typographiques concernant le texte

Convention Elément Exemple
Gras italique Terme du Cet algorithme insère la nouvelle clé.
glossaire (s'il y a
un glossaire)
Majuscules et Déclencheurs Attribuez un déclencheur When-Validate-Item au bloc
minuscules ORD.
Courier new, Résultat de code, Résultat de code : debug.set (‘I”, 300);
respect noms de Répertoire : bin (DOS), $FMHOME (UNIX)
majuscules/minuscules répertoire,

Nom de fichier : Localisez le fichier init.ora.
(minuscules par noms de fichier, Mot de passe : Utilisez tiger comme mot de passe.
défaut) mots de passe, Nom de chemin : Ouvrez c:\my_docs\projects
noms de chemin, URL : Allez à l'adresse suivante :
URL, http://www.oracle.com
entrée utilisateur, Entrée utilisateur : Saisissez 300
noms d'utilisateur
Nom d'utilisateur : Connectez-vous en tant que scott
Initiale en majuscule Boutons, cases à Cliquez sur le bouton Exécutable. Sélectionnez la case à
pour le premier terme cocher, fenêtres, cocher Impossible de supprimer la fiche. Ouvrez la
d'une expression libellés de fenêtre Programme directeur. Adresse client (mais Oracle
graphique Payables)
(sauf s'il s'agit de
noms propres)
Italiques Locutions et mots N'enregistrez pas les modifications dans la base de
mis en évidence, données.
titres de manuel et Pour en savoir plus, voir Oracle7 Server SQL Language
de cours, Reference Manual.
variables Entrez [email protected], où user_id
correspond au nom de l'utilisateur.
Guillemets Eléments Sélectionnez "Inclure un composant modulaire
d'interface dont les réutilisable", puis cliquez sur Terminer.
noms longs ne
comportent des Ce sujet est traité dans la section II, chapitre 3, "Gérer les
majuscules qu'au objets".
début ; titres de
cours et de
chapitre cités en
référence
Majuscules Noms de colonne Utilisez la commande SELECT pour visualiser les
SQL, commandes, informations stockées dans la colonne LAST_NAME
fonctions, de la table EMP.
schémas, noms
de table
Flèche Chemins d'accès Sélectionnez Fichier > Sauvegarder.
aux menus
Crochets Noms de touche Appuyez sur [Entrée].
Virgules Séquences Appuyez sur les touches suivantes l'une après l'autre :
de touches [Alt], [F], [D]
Signes plus Combinaisons Appuyez simultanément sur les touches suivantes :
de touches [Ctrl]+[Alt]+[Suppr]

xv
Conventions typographiques concernant le code
Convention Elément Exemple

Majuscules et Déclencheurs When-Validate-Item
minuscules Oracle Forms
Minuscules Noms de colonne, SELECT last_name
noms de table FROM s_emp;
Mots de passe DROP USER scott

IDENTIFIED BY tiger;
Objets PL/SQL OG_ACTIVATE_LAYER
(OG_GET_LAYER ('prod_pie_layer'))
Minuscules Variables CREATE ROLE role

italiques
Majuscules Commandes et SELECT userid
fonctions SQL FROM emp;
Conventions typographiques concernant les chemins de navigation

Ce cours utilise des chemins de navigation simplifiés, comme dans l'exemple suivant, pour vous
orienter dans Oracle Applications.
(N) Facture (Invoice) > Saisie (Entry) > Synthèse des lots de factures (Invoice Batches
Summary) (M) Interrogation (Query) > Rechercher (Find) (B) Approuver (Approve)
Ce chemin simplifié correspond à la procédure suivante :
1. (N) Dans la fenêtre du Navigateur, sélectionnez Facture (Invoice) > Saisie (Entry) >
Synthèse des lots de facture (Invoice Batches Summary).
2. (M) Dans le menu, sélectionnez Interrogation (Query) > Rechercher (Find).
3. (B) Cliquez sur le bouton Approuver (Approve).
Notations :
(N) = Navigateur
(M) = Menu
(O) = Onglet
(B) = Bouton
(I) = Icône
(H) = Hyperlien
(SO) = Sous-onglet

xvi
Conventions typographiques concernant les chemins d'aide
Ce cours utilise une convention de type "chemin de navigation" pour indiquer les actions à
effectuer afin de rechercher des informations pertinentes dans l'aide d'Oracle Applications.
Par exemple, le chemin de navigation d'aide suivant :
(Aide) General Ledger > Pièces (Journals) > Saisir des pièces (Enter Journals)
représente la séquence d'actions qui suit :
1. Dans le cadre de navigation de la fenêtre de l'aide, développez l'entrée General Ledger.
2. Sous General Ledger, développez Pièces (Journals).

3. Sous Pièces (Journals), sélectionnez Saisir des pièces (Enter Journals).
4. Consultez la rubrique Saisir des pièces (Enter Journals) qui apparaît dans le cadre de
document de la fenêtre d'aide.

xvii
xviii
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 1
Chapitre 9
Copyright © Oracle, 2010. Tous droits réservés.

Commandes d'achat

Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 2
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 3
Approvisionnement : Commandes d'achat

Oracle Purchasing fournit les fonctionnalités nécessaires à la phase d'approvisionnement dans
le flux de l'approvisionnement au règlement.
Dans la suite d'applications Oracle Procurement, le terme "commande" est généralement utilisé
pour désigner le flux d'activités qui aboutit à l'achat de marchandises ou de services.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 4
Objectifs
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 5
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Chapitre 9 - Page 6
Flux des documents d'achat

Flux des documents d'achat
Une demande d'approvisionnement est générée manuellement ou par le système, après quoi
elle peut être convertie en commande d'achat par l'acheteur. Il arrive que l'acheteur impose un
appel d'offres auprès d'autres fournisseurs afin de déterminer le prix le plus avantageux pour
les marchandises ou services demandés. Une fois que l'acheteur a reçu la proposition de prix
répondant à l'appel d'offres, il peut utiliser les informations qu'elle contient pour finaliser la
commande d'achat.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 7
Créer des commandes d'achat

Créer des commandes d'achat
Les commandes d'achat sont créées pour répondre à des besoins d'origines diverses, dont
certaines sont extérieures aux applications qui participent au flux de l'approvisionnement au
règlement. Une partie de ces besoins sont approvisionnés en interne.
Besoin de marchandises ou de services
Importez des demandes d'approvisionnement générées dans Oracle Materials Requirements
Planning (MRP), Oracle Inventory, Oracle Work-in-Process (WIP), Oracle Order Management
ou d'autres systèmes non-Oracle. Le besoin peut également être généré par saisie manuelle
avec l'aide de modèles de demandes d'approvisionnement ou via le module Oracle
iProcurement.
Sélection des origines d'approvisionnement
Des marchandises ou des services peuvent être approvisionnés par des fournisseurs externes
(via des commandes d'achat) ou au sein de l'organisation (via des commandes internes).
Approvisionnement des services
A l'aide d'Oracle Services Procurement, les organisations peuvent gérer efficacement
l'approvisionnement en ressources de travail intérimaire.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 8
Oracle Sourcing (non représenté dans la diapositive de la page précédente)
Les acheteurs créent des documents de négociation Oracle Sourcing à partir du pool des
demandes d'approvisionnement. Une fois que les acheteurs ont adjugé une affaire dans Oracle
Sourcing, ils créent des commandes d'achat standard ou des commandes ouvertes directement
dans Oracle Purchasing.
Oracle Procurement Contracts
Comme une commande d'achat est un contrat légal avec un fournisseur, les acheteurs peuvent y
ajouter des clauses et conditions complexes extraites d'une bibliothèque terminologique approuvée
par le service juridique. Cet aspect des commandes est géré via Oracle Procurement Contracts.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 9
Types de commande d'achat

Types de commande d'achat
Dans Oracle Purchasing, plusieurs types de commande d'achat sont disponibles pour répondre
aux différents besoins des entreprises.
Commande standard (Standard Purchase Order)
Engagement occasionnel à acheter des marchandises ou des services. Vous créez des commandes
d'achat standard lorsque vous connaissez les détails des marchandises ou des services, les coûts
estimés, les quantités, les programmes de livraison et les imputations comptables.
Commande planifiée (Planned Purchase Order)
Accord de prix à long terme qui vous engage à acheter des marchandises ou des services.
Les commandes planifiées comprennent des calendriers de livraison et des imputations comptables
prévisionnels. Créez des appels de commande planifiés pour autoriser les fournisseurs à livrer.
Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement)
Accord à long terme qui permet de bénéficier de tarifs stables tout en laissant une certaine
souplesse sur le plan des quantités à commander et des programmes de livraison. Les tarifs
appliqués aux commandes ouvertes peuvent comprendre des remises. En général, vous utilisez
une commande ouverte pour négocier des remises pour l'achat en volume d'articles particuliers.
Créez des appels de commande ouverte pour autoriser les fournisseurs à livrer.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 10
Contrat (Contract Purchase Agreement)
Il s'agit d'un document exposant des conditions générales. En principe, vous utilisez des contrats
pour gérer les conditions générales lorsque vous négociez les tarifs pour un certain volume
d'activité. Les fournisseurs sont autorisés à livrer via des lignes de commande standard qui font
référence au contrat. Les contrats peuvent être associés à une proposition de prix ouverte pour
un référencement de la tarification par article.
Accord global (Global Agreement)
Il s'agit d'un type particulier de commande dont la structure ressemble à celle d'une commande
ouverte. Grâce aux accords globaux, les acheteurs peuvent négocier des tarifs au nom de
plusieurs organisations appartenant à une même entreprise ; ils obtiennent ainsi un accord dont
peuvent bénéficier toutes ces organisations pour leur approvisionnement en marchandises et en
services. Les différentes organisations de l'entreprise peuvent créer des commandes d'achat
utilisant les prix et les conditions négociés dans l'accord global.

Remarque : Les accords globaux peuvent consister en des commandes ouvertes ou des contrats.
Les accords globaux permettent aux organisations d'achat de négocier des tarifs et de définir
des accords de manière centralisée dans un environnement de services partagés. L'exécution de
l'accord global peut être contrôlée et gérée par plusieurs unités opérationnelles. Au lieu de créer
différents accords dans plusieurs unités opérationnelles, vous pouvez créer un seul accord global
que différentes unités opérationnelles peuvent afficher et utiliser pour leur approvisionnement.
Commandes d'achat
Quiz
Réponse : 1
Commandes d'achat
Composants d'une commande d'achat et structure des
enregistrements

Composants d'une commande d'achat et structure des enregistrements
La structure d'une commande d'achat Oracle Purchasing comprend quatre composants principaux.
En-tête
Chaque commande d'achat comprend un en-tête qui indique le nom/numéro et l'adresse (sites)
du fournisseur, ainsi que les adresses de livraison et de facturation (lieux) et un statut.
Lignes
Les marchandises ou services commandés sont mentionnés dans la région Lignes (Lines) avec
d'autres informations : quantités, prix, date de besoin, notes au fournisseur et références tarifaires.
Vous pouvez commander des articles système ou des articles occasionnels (catégorie et
description). Même les entreprises qui ne sont pas spécialisées en logistique peuvent avoir
intérêt à définir des articles système pour diminuer les contraintes de saisie de données pour
leur personnel.
Livraisons
La fenêtre Livraisons (Shipments) permet de préciser les organisations logistiques, les lieux de
livraison et la date à laquelle vous souhaitez que le fournisseur livre les articles mentionnés dans la
ligne de commande. Par exemple, une ligne de commande mentionnant une quantité de six
articles peut indiquer deux livraisons planifiées à des dates différentes.
Commandes d'achat
Imputations
Utilisez la fenêtre Imputations (Distributions) pour indiquer l'imputation des livraisons des
commandes d'achat ou pour afficher les imputations créées automatiquement par Oracle
Purchasing. Vous pouvez indiquer plusieurs imputations par ligne de livraison. Dans cette
fenêtre, vous pouvez également afficher les demandes d'approvisionnement en ligne qui
figurent sur la commande d'achat ou entrer des informations à propos des demandes
d'approvisionnement sur papier.
Commandes d'achat
Structure des documents d'achat

Structure des documents d'achat
La diapositive ci-dessus illustre un diagramme entité/relation simplifié pour les documents d'achat.
Pour plus d'informations sur les tables en relation avec les commandes d'achat, voir le manuel
Oracle eBusiness Suite Electronic Technical Reference Manual, disponible sur le site My
Oracle Support (anciennement MetaLink).
PO_HEADERS_ALL
La table PO_HEADERS_ALL (en-tête) contient des informations destinées à vos commandes
d'achat. Chaque ligne indique l'acheteur, le fournisseur, des remarques, la devise étrangère, les
conditions générales d'achat et le statut du document. Oracle Purchasing utilise cette table pour
stocker les informations liées à un document complet. La clé primaire est PO-HEADER_ID.
PO_LINES_ALL
La table PO_LINES_ALL (lignes) contient les informations en cours de chaque ligne de
commande d'achat. A chaque ligne jointe à un document d'achat doit correspondre une ligne
dans cette table. Chaque ligne de la table comprend les informations suivantes : numéro de la
ligne de commande, référence et catégorie de l'article, prix, TVA et quantité commandée.
Oracle Purchasing utilise ces informations pour enregistrer et mettre à jour les références et prix
d'articles pour les commandes d'achat, les propositions de prix et les appels d'offres. La clé
primaire est PO_LINE_ID.
Commandes d'achat
PO_LINE_LOCATIONS_ALL
La table PO_LINE_LOCATIONS_ALL (livraisons) contient des informations relatives aux
programmes de livraison des commandes d'achat et aux conditions de remise des commandes
ouvertes. Elle doit contenir une ligne pour chaque programme de livraison ou condition de
remise que vous joignez à une ligne de document d'achat. Chaque ligne de la table mentionne
le lieu, la quantité et les dates de chaque programme de livraison. Oracle Purchasing enregistre
dans cette table les informations relatives aux programmes de livraison pour les commandes
d'achat et les informations relatives aux conditions de remise pour les commandes ouvertes,
les propositions de prix et les appels d'offres. La clé primaire est LINE_LOCATION_ID.
PO_DISTRIBUTIONS_ALL
La table PO_DISTRIBUTIONS_ALL (imputations) contient des informations comptables
destinées à une ligne de livraison de commande. Oracle Purchasing enregistre dans cette table
les informations des demandes d'approvisionnement et des informations comptables pour les

commandes d'achat et les appels de commande. Il s'agit de l'une des cinq tables contenant les
commandes d'achat et les appels de commande. La clé primaire est PO_DISTRIBUTION_ID.
PO_RELEASES_ALL
La table PO_RELEASES_ALL contient les informations relatives aux appels de commande
ouverte et aux appels de commande planifiée. Chaque appel de commande (ouverte ou
planifiée) que vous émettez nécessite une ligne de la table. Chaque ligne de la table contient
l'acheteur, la date, le statut de l'appel de commande et le numéro de l'appel de commande.
A chaque appel de commande doit correspondre au moins une livraison de commande (table
PO_LINE_LOCATIONS_ALL). La clé primaire est PO_RELEASE_ID.
Commandes d'achat
Présentation de la création automatique de commandes d'achat

Présentation de la création automatique de commandes d'achat
La création automatique des commandes d'achat est traitée en détail dans le chapitre "Création
automatique de documents" du présent cours.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Présentation des commandes d'achat standard

Présentation des commandes d'achat standard
Vous créez des commandes d'achat standard pour des achats occasionnels lorsque vous connaissez
les détails des marchandises ou des services achetés (coûts, quantités, programmes de livraison
et imputations comptables). Chaque ligne d'une commande d'achat standard peut comprendre
plusieurs livraisons et vous pouvez imputer la quantité de chaque livraison à plusieurs comptes
d'imputation, projets, tâches et demandeurs.
Accord contractuel
L'original de la commande d'achat que vous envoyez au fournisseur constitue le document
légal relatif à l'achat. Un accord contractuel ne prend effet que si le fournisseur accepte l'offre,
que ce soit en réalisant le contrat (en livrant les marchandises) ou en renvoyant un accusé de
réception oral ou écrit. Vous pouvez enregistrer les accusés de réception de vos fournisseurs
ou les laisser le faire à l'aide d'Oracle iSupplier Portal. Le processus Envoyer des notifications
pour les documents d'achat (Send Notifications for Purchasing Documents) vous enverra une
notification si l'accusé de réception exigé n'est pas enregistré à la date requise.
Commandes d'achat
Hiérarchie des valeurs par défaut

Hiérarchie des valeurs par défaut
• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont transmises aux niveaux inférieurs,
où vous pouvez les modifier.
• Les valeurs par défaut réduisent le volume de saisie des données car elles fournissent des
informations par défaut basées sur la stratégie de l'entreprise. Si les valeurs par défaut
facultatives sont fréquemment modifiées (en particulier celles qui sont situées aux niveaux
supérieurs), il est préférable de ne pas les indiquer.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut n'affectent que les nouveaux
enregistrements. Les enregistrements existants restent inchangés.
Pour plus d'informations sur les valeurs par défaut et leur mode de sélection pour un champ dans
une commande d'achat, voir la section "Purchase Order Defaulting Rules" (Règles d'affectation
de valeur par défaut dans les commandes) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences

Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences
Utilisez la fenêtre Préférences (Preferences) afin de définir des valeurs par défaut pour les
sections (en-tête, lignes, livraisons et imputations) de toutes les commandes d'achat que vous
créez. En définissant des préférences, vous gagnez un niveau supplémentaire dans la hiérarchie
de valeurs par défaut. Souvenez-vous que la hiérarchie de valeurs par défaut d'Oracle
Purchasing comprend les niveaux suivants : Options financières (Financials Options), Options
d'achat/de réception (Purchasing/Receiving Options), Fournisseur (Supplier), Site fournisseur
(Supplier Site), Article (Item) et Documents de commande (PO Documents).
Avantages des préférences
Il n'est pas obligatoire de définir des préférences, mais vous en aurez besoin de manière
sélective pour la saisie des données qui se répètent dans plusieurs lignes, livraisons ou
imputations. Les préférences réduisent l'effort de saisie nécessaire à la création des commandes
d'achat. Par exemple, si vous créez une commande d'achat pour quatre articles dont vous avez
besoin à la même date, vous pouvez indiquer dans la fenêtre Préférences (Preferences) une date
de besoin par défaut qui sera appliquée aux quatre lignes. Si la date de besoin est différente
pour chaque article, il n'est pas intéressant de passer par la fenêtre Préférences (Preferences).
Commandes d'achat
Durée d'application des préférences
Vous devez redéfinir les préférences d'une session chaque fois que vous vous connectez à
l'application ou que vous changez de responsabilité. Les préférences définies dans une session
restent actives tout au long de cette session, sauf si vous les supprimez ou modifiez
explicitement.
Enregistrer les préférences
Une fois que vous avez défini des préférences, cliquez sur le bouton Appliquer (Apply) pour
les enregistrer. Si vous fermez simplement la fenêtre Préférences (Preferences), soit aucune
préférence ne s'applique, soit vous conservez les préférences en vigueur précédemment.
Commandes d'achat
Eléments d'une commande d'achat standard

Eléments d'une commande d'achat standard
Responsabilité : Purchasing
(N) Commandes (Purchase Orders) > Commandes (Purchase Orders)
Une commande d'achat standard comprend tous les éléments qui permettent à un fournisseur
de trouver et livrer les marchandises ou les services commandés. Tous les types de commande
d'achat représentent une combinaison des éléments de base de la commande d'achat standard.
• En-tête (Header) : Cette section contient le numéro de la commande d'achat, le nom et
l'adresse du fournisseur, les adresses de livraison et de facturation, et un statut.
• Lignes (Lines) : Détails concernant les marchandises ou les services commandés (nom,
quantité, prix).
• Livraisons (Shipments) : Détails concernant la date et le lieu de livraison des articles
commandés.
• Imputations (Distributions) : Détails concernant les comptes d'imputation et les références
de demande d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Structure d'une commande d'achat standard simple

Structure d'une commande d'achat standard simple
La diapositive ci-dessus présente la structure d'une commande d'achat pour deux articles
(Ligne 1 et Ligne 2). Les deux articles doivent être livrés le même jour et à la même adresse.
Les deux articles sont imputés au même compte.
Commandes d'achat
Structure d'une commande d'achat standard plus complexe

Structure d'une commande d'achat standard plus complexe
La diapositive ci-dessus présente la structure d'une commande d'achat pour deux articles
(Ligne 1 et Ligne 2). La ligne 1 comprend une seule livraison et plusieurs imputations ;
la ligne 2 comprend plusieurs livraisons et une seule imputation. Vous remarquez que le
numéro associé à une ligne de livraison ou d'imputation ne correspond pas au numéro de
la ligne d'article. Par exemple, l'imputation 2 n'appartient pas à la livraison 2 ni à la ligne
d'article 2, mais à la livraison 1 de la ligne d'article 1.
Commandes d'achat
Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard

Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard
Les champs décrits ci-après représentent les principales informations à entrer dans l'en-tête
d'une commande d'achat standard.
Numéro commande (PO Number) : Le système génère un numéro de commande lorsque le
document est enregistré si la génération automatique des numéros de commande est activée.
Si la numérotation manuelle est activée, vous devez entrer un numéro de commande unique.
Type commande (PO Type) : Sélectionnez Commande standard (Standard Purchase Order).
Date de création (Creation Date) : Date à laquelle le document est enregistré pour la première
fois. La commande peut être soumise le même jour, la semaine suivante, le mois suivant.
Fournisseur (Supplier), Site et Contact : La liste de valeurs proposée pour le champ
Fournisseur (Supplier) contient les fournisseurs actifs. La liste de valeurs pour le champ Site
contient les sites actifs désignés en tant que sites d'achats dans l'onglet Général (General) du
site. Si vous ne trouvez pas le fournisseur ou le site désiré, il se peut que vous deviez demander
qu'il soit défini. Choisissez un contact dans la liste de valeurs si des contacts sont définis et
qu'il n'existe pas de contact par défaut.
Livrer à (Ship To) et Facturer à (Bill To) : Valeurs par défaut qui dépendent du fournisseur et
du site que vous avez sélectionnés. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut.
Devise (Currency) : Par défaut, il s'agit de la devise comptable. Le bouton Devise (Currency)
vous permet de changer la devise comptable si vous utilisez plusieurs devises.
Commandes d'achat
Acheteur (Buyer) : L'acheteur par défaut est le nom d'employé associé au nom d'utilisateur de
la personne qui crée la commande d'achat. Si l'option Imposer le nom de l'acheteur (Enforce
Buyer Name) a pour valeur Oui (Yes) dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing
Options), vous ne pouvez pas remplacer l'acheteur par défaut.
Statut (Status) : Lors de sa création, une commande d'achat a le statut Incomplet (Incomplete).
Ce statut est mis à jour par le système en fonction des actions effectuées par les acheteurs ou
les approbateurs.
Total : Le montant total affiché est basé sur les totaux HT des lignes.
Description : Vous pouvez entrer des commentaires dans le champ Description (240 caractères).
La description n'apparaît pas sur la commande d'achat imprimée ; les fournisseurs peuvent
l'utiliser s'ils ont accès au système via Oracle iSupplier Portal.
Commandes d'achat
Commandes d'achat standard - Conditions générales

Commandes d'achat standard - Conditions générales
Règlement (Payment) : Les conditions de règlement indiquent à quel moment vous êtes supposé
payer les marchandises ou services réceptionnés. Elles peuvent comprendre un montant dû mais
aussi un montant d'escompte. Les conditions de règlement les plus courantes sont Net 30 et
2/10 Net 30. Vous pouvez en créer de nouvelles si nécessaire.
Transport (Freight) : Les conditions de transport indiquent qui prend en charge les frais directs
liés au transport des marchandises livrées. Les conditions de transport les plus courantes sont
Dû (Due), lorsque vous payez les frais de transport, et Prépayé (Prepaid), lorsque le fournisseur
paie les frais de transport.
Transporteur (Carrier) : Indiquez le nom du transporteur chargé du transport physique des
marchandises.
Incoterm (FOB – Free-On-Board) : Indiquez une valeur pour préciser le point où la propriété
des marchandises (et donc le coût lié à leur perte ou à leur altération) passe du fournisseur à vous.
Les codes incoterm les plus courants sont Origine (Origin), le transfert de propriété ayant lieu
lorsque le fournisseur remet les marchandises au transporteur, et Destination, le transfert de
propriété intervenant lorsque le transporteur vous remet les marchandises.
Commandes d'achat
A régler à (Pay On) : Ce champ contient la valeur par défaut Réception (Receipt) si le site
fournisseur sélectionné a été activé pour la fonctionnalité de règlement à réception. L'option
Réception (Receipt) entraîne la création automatique d'une facture correspondant à la commande

d'achat lorsque vous avez accusé réception des marchandises et que vous exécutez le programme
Auto-facturation: Payer à réception (Pay On Receipt AutoInvoice). Si vous ne souhaitez pas
créer de facture, supprimez la valeur par défaut de ce champ.
Conditions spéciales
• Commande de confirmation (Confirming Order) : Cette option indique que vous avez déjà
communiqué la commande d'achat au fournisseur et que cette commande n'est qu'une
confirmation écrite. Lorsque vous sélectionnez l'option Commande de confirmation
(Confirming Order), la mention Confirmation - Ne pas dupliquer (Confirmation - Do not
duplicate) apparaît sur la commande imprimée.
• Ferme (Firm) : Cette option est utilisée avec MRP pour indiquer au module qu'il ne doit

pas modifier les détails de la commande d'achat ni suggérer des modifications de ces détails
en fonction de l'évolution des besoins après la création de la commande.
• Avec accusé de réception (Acceptance Required) : Cette option indique si un accusé de
réception de la commande d'achat par le fournisseur est exigé. Lorsque cette case est
cochée, l'acheteur peut également préciser la date avant laquelle cet accusé de réception
doit lui parvenir.
Notes
• Note au fournisseur (Supplier Note) : Ce champ permet d'entrer jusqu'à 240 caractères qui
seront imprimés sur la commande d'achat envoyée au fournisseur.
• Note au réceptionnaire (Receiver Note) : Ce champ permet également d'entrer 240 caractères,
mais ces derniers ne s'impriment pas sur la commande d'achat. Les notes adressées au
réceptionnaire peuvent être affichées par les utilisateurs qui saisissent les mouvements de
réception.
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande
d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande d'achat standard
Entrez les informations initiales concernant les marchandises ou les services commandés dans
les onglets de la section des lignes. S'il existe suffisamment d'informations par défaut valides,
Oracle Purchasing crée les livraisons et les imputations pour chaque ligne.
Onglet Lignes (Lines) : Entrez des informations de base telles que les articles, leur description,
les quantités et les dates de besoin.
Onglet Référence de prix (Price Reference) : Cet onglet est renseigné avec des informations
tarifaires par défaut provenant de la définition des articles.
Onglet Documents de référence (Reference Documents) : Indiquez dans cet onglet les contrats
ou les propositions de prix ouvertes lorsque vous achetez des articles faisant l'objet d'accords
établis. Si vous avez associé une proposition de prix ouverte à une liste de fournisseurs approuvés
ou avez affecté la valeur Oui (Yes) à l'option de profil PO: Sélection automatique de document
(PO: Automatic Document Sourcing) et que le système contient des propositions de prix valides,
celles-ci sont entrées par défaut.
Onglet Plus (More) : Entrez les informations relatives aux matières dangereuses et les notes du
fournisseur dans cet onglet.
Commandes d'achat
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)

Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)
Num. (Num) : Le système génère automatiquement un numéro de ligne unique pour chaque
ligne que vous créez.
Type : Pour les nouvelles lignes, la valeur par défaut est celle définie dans la fenêtre Options
d'Oracle Purchasing (Purchasing Options). Si vous entrez un article système, le type indiqué
dans la définition de l'article remplace la valeur par défaut d'origine, si nécessaire.
Article (Item)/Ver. (Rev) : Sélectionnez une valeur dans la liste si vous commandez un article
qui est déjà défini dans le fichier articles. Une fois cette sélection effectuée, la catégorie, la
description, l'unité de mesure (UdM) et le prix sont automatiquement renseignés sur la base
de la définition de l'article. Si l'article système fait l'objet d'un suivi par versions, vous devez
également sélectionner le numéro de la version commandée. Si vous commandez des articles
qui n'ont pas été définis dans le fichier articles, ne renseignez pas les champs Article (Item)/Ver.
(Rev) et entrez manuellement une catégorie, une description, une unité de mesure et un prix.
Catégorie (Category) : Ce champ obligatoire est renseigné manuellement ou à partir de la
définition de l'article. Vous ne pouvez pas modifier la catégorie d'achat si vous choisissez un
article système.
Commandes d'achat
Description : Dans le cas des articles système, vous ne pouvez mettre à jour la description que
si cette fonctionnalité a été activée dans l'attribut de la fiche article qui contrôle les descriptions.
La description d'article complète correspondant à la ligne en cours s'affiche au-dessous de

l'onglet Lignes (Lines). Vous devez fournir une description pour les articles occasionnels.
UdM (UOM) : L'unité de mesure qualifie la quantité qui sera indiquée ensuite. Les fournisseurs
doivent savoir si vous commandez 3 pièces, 3 boîtes ou 3 kilos. La valeur initiale est la valeur
par défaut définie pour le type de ligne sélectionné ; elle est ensuite remplacée par la valeur
indiquée dans la définition de l'article.
Quantité (Quantity) : Entrez la quantité totale à commander.
Date de promesse (Promised) et Date de besoin (Need By) : Entrez la date à laquelle vous
demandez au fournisseur de livrer dans le champ Date de besoin (Need By). Si vous avez
communiqué avec le fournisseur et qu'il s'est engagé à livrer à une certaine date, entrez cette
date dans le champ Date de promesse (Promised). Il est important d'indiquer uniquement des

dates proposées par le fournisseur dans le champ Date de promesse (Promised) et uniquement
des dates non proposées par le fournisseur dans le champ Date de besoin (Need By). Ces dates
seront utilisées pour mesurer les performances des fournisseurs sur le plan des livraisons.
Article fournisseur (Supplier Item) : Vous pouvez entrer le numéro ou le nom attribué à l'article
dans la liste d'articles du fournisseur. Par exemple, votre fichier articles a pu affecter dans Oracle
le numéro/nom "Crayons, Affaire n °2" alors que la référence de l'article dans le système du
fournisseur est "12-7732".
Compte d'imputation (Charge Account) : Si un article est imputé à un seul compte, le numéro de
ce compte s'affiche, mais vous ne pouvez pas le modifier directement dans cette fenêtre. Si un
article est imputé à plusieurs comptes, la mention "Plusieurs" (Multiple) s'affiche et vous devez
aller explorer le niveau Livraisons (Shipments) ou Imputations (Distributions) de la commande
d'achat pour afficher les combinaisons de comptes d'imputation.
Montant (Amount) : Ce champ n'est accessible qu'en lecture. Il contient le résultat de la
multiplication de la quantité commandée par le prix.
Commandes d'achat
Section Lignes d'une commande d'achat standard -
Onglet Référence de prix (Price Reference)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Référence de prix
(Price Reference)
Prix catalogue (List Price)/Prix du marché (Market Price) : Lorsque vous commandez des
articles prédéfinis, le prix catalogue et le prix marché sont renseignés par défaut à partir de la
définition de l'article si celle-ci est précisée. Vous pouvez accepter les valeurs par défaut ou
les modifier. Le prix catalogue est le prix payé sans remise ; le prix marché est le prix auquel
l'article est actuellement vendu sur le marché.
Type de prix (Price Type) : Il s'agit d'une liste de valeurs définie par l'utilisateur et développée
via les codes express. Les types de prix les plus courants sont : Fixe (Fixed), Variable et Coût
plus somme (Cost Plus Fee).
Commandes d'achat
Onglet Documents de référence (Reference Documents)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents de
référence (Reference Documents)
Contrat (Contract) : Vous ne pouvez entrer un numéro de contrat qu'après avoir indiqué le
fournisseur concerné dans l'en-tête. Le contrat que vous choisissez doit être en vigueur ;
autrement dit, la date du jour doit être comprise entre la date d'entrée en vigueur et la date
d'expiration du contrat. Si vous faites référence à un contrat dans une commande d'achat
standard, Oracle Purchasing ajoute le montant total de la ligne de la commande au montant
appelé dans le contrat. Oracle Purchasing propose uniquement les contrats établis avec le
fournisseur mentionné dans la commande d'achat standard.
Proposition de prix (Quotation)/Ligne (Line)/Type de proposition (Quotation Type)/Proposition
de prix fournisseur (Supplier Quotation) : Ces champs sont accessibles en lecture seulement ;
ils sont renseignés si vous avez sélectionné une proposition de prix dans le catalogue fournisseur.
Ils sont également renseignés si vous avez créé des règles de sélection des fournisseurs et si
vous avez associé un catalogue à une liste de fournisseurs approuvés, PO: Sélection automatique
de document (PO: Automatic Document Sourcing) = Non (No), ou s'il existe des propositions
de prix actives non périmées dans le système, PO: Sélection automatique de document (PO:
Automatic Document Sourcing) = Oui (Yes). Ce catalogue sera traité plus loin dans ce cours.
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Note au fournisseur (Note to Supplier) : Entrez jusqu'à 240 caractères d'informations spéciales
devant être communiquées au fournisseur. Les notes de ce niveau sont propres à une ligne
particulière, par opposition aux notes aux fournisseurs entrées au niveau de l'en-tête qui concernent
toutes les lignes de la commande d'achat. Si vous n'avez pas assez de 240 caractères, utilisez
la fonctionnalité Documents joints (Attachments) pour joindre un texte qui s'imprimera sur la
commande.
Numéro ONU (UN Number)/Danger (Hazard) : Le cas échéant, entrez le numéro d'identification
ONU de l'article. Si une valeur par défaut est fournie, elle provient de la définition de l'article.
Si vous avez précisé un numéro ONU, la classe de danger correspondante est affichée. Dans le
cas contraire, vous pouvez entrer une classe de danger pour l'article considéré.
Immobilisation (Capital Expense) : Cette option indique que l'achat constitue une immobilisation
qui sera ultérieurement intégrée à Oracle Assets ou un autre système de gestion des
immobilisations.
Commandes d'achat
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre
temporaire (Temporary Labor)

Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre temporaire
(Temporary Labor)
Si votre organisation a implémenté Oracle Services Procurement sous licence, la section des
lignes de la fenêtre Commande d'achat (Purchase Order) contient un onglet supplémentaire
intitulé Main-d'oeuvre temporaire (Temporary Labor). Cet onglet permet de saisir des informations
sur le sous-traitant qui fournira les services.
Nom (First Name) et Prénom (Last Name) : Entrez le nom du sous-traitant.
Date de début (Start Date) et Date de fin (End Date) : Entrez les dates auxquelles le sous-traitant
commence et termine sa prestation.
Commandes d'achat

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents de
référence (Reference Documents)
Contrat (Contract) : Vous ne pouvez entrer un numéro de contrat qu'après avoir indiqué le
fournisseur concerné dans l'en-tête. Le contrat que vous choisissez doit être en vigueur ;
autrement dit, la date du jour doit être comprise entre la date d'entrée en vigueur et la date
d'expiration du contrat. Si vous faites référence à un contrat dans une commande d'achat standard,
Oracle Purchasing ajoute le montant total de la ligne de la commande au montant total du
contrat une fois que la commande est approuvée. Oracle Purchasing propose uniquement les
contrats établis avec le fournisseur mentionné dans la commande d'achat standard.
Génération automatique des commandes d'achat
Il est possible de générer automatiquement des commandes d'achat standard faisant référence
à des contrats à l'aide du workflow de création de documents de commande. Pour plus
d'informations, voir le chapitre "Création automatique de documents" du présent cours ou se
reporter à la section "Workflow for Creating Purchase Orders and Releases" (Workflow de
création de commandes et d'appels de commande) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande
d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande d'achat standard
La section Livraisons (Shipments) d'une commande d'achat standard contient des détails
concernant les quantités d'articles à livrer aux dates et lieux de livraison indiqués. Lorsque vous
enregistrez votre travail, Oracle Purchasing crée des imputations s'il existe suffisamment
d'informations par défaut valides et si aucune imputation n'est encore définie.
Commandes d'achat
Section Livraisons d'une commande d'achat standard -
Onglet Livraisons (Shipments)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Livraisons
(Shipments)
Org : Si vous avez entré un article système, vous pouvez uniquement choisir des organisations
logistiques où cet article est défini. Si vous avez précisé un numéro de version sur la ligne de
la commande, cette version de l'article doit également être définie dans l'organisation logistique.
Si vous n'avez indiqué aucun article, vous pouvez faire votre choix dans une liste d'organisations
logistiques.
Livrer à (Ship-To) : Vous pouvez choisir tout lieu qui n'est pas lié à une organisation logistique
particulière ou tout lieu associé à l'organisation indiquée dans le champ précédent.
UdM (UOM)/Quantité (Quantity) : La première ligne de livraison pour un article contient la
quantité totale et l'unité de mesure par défaut provenant de l'onglet Lignes (Lines) décrit
précédemment. Si vous diminuez la quantité, Oracle Purchasing transfère automatiquement
la quantité restante (non encore prise en compte par une ligne de livraison) sur la ligne de
livraison suivante. La quantité totale des livraisons planifiées pour une ligne particulière doit
correspondre à la quantité mentionnée dans l'onglet Lignes (Lines). Pour les lignes Oracle
Procurement Services, le champ Quantité (Quantity) est remplacé par un champ Montant
(Amount).
Commandes d'achat
Date de besoin (Need-By) : Entrez la date à laquelle vous avez besoin de l'article. Ce champ est
facultatif, sauf pour les articles planifiés. Il est utilisé dans plusieurs états liés à l'analyse des
performances des fournisseurs.

Date de promesse (Promised Date)/Promesse initiale (Original Promise) : Entrez la date à
laquelle le fournisseur a promis de livrer les articles. Si le fournisseur vous contacte
ultérieurement pour vous proposer une date différente, il vous suffira de remplacer la date de
promesse précédente par la nouvelle. Le cas échéant, Oracle Purchasing fait passer la date
de promesse initiale dans le champ Promesse initiale (Original Promise) pour permettre de
mesurer les performances du fournisseur par rapport à ces dates. Si le fournisseur repousse
encore la date de livraison promise, vous allez à nouveau remplacer la date de promesse.
Le système conserve la première date de promesse fournie dans le champ Promesse initiale
(Original Promise). Les performances du fournisseur peuvent ainsi être mesurées par rapport
au temps séparant la date de promesse initiale et la date de promesse en cours. Les fournisseurs

peuvent mettre à jour leur date de promesse de livraison à l'aide d'Oracle iSupplier Portal.
Compte d'imputation (Charge Account) : Si une livraison est achetée à partir d'un seul compte
d'imputation, le numéro de ce compte s'affiche, mais vous ne pouvez pas le modifier directement
dans cette fenêtre. Si un article est acheté à partir de plusieurs comptes d'imputation, la mention
"Plusieurs" (Multiple) s'affiche et vous devez aller explorer le niveau Imputations (Distributions)
de la commande d'achat pour afficher les numéros de compte.
Montant (Amount) : Ce champ n'est accessible qu'en lecture. Il contient le résultat de la
multiplication de la quantité commandée par le prix.
Pays d'origine (Country of Origin), non représenté dans la diapositive ci-dessus : Il s'agit du
pays dans lequel un article est fabriqué. Cette information permet d'effectuer le suivi des
marchandises pour créer des états tels que Déclarations d'échange de biens (Movement Statistics).
Soumis à TVA (Taxable) et Code TVA (Tax Code), non représentés dans la diapositive ci-dessus :
Si vous sélectionnez Soumis à TVA (Taxable), vous devez entrer un code TVA. Saisissez ou
utilisez le code de TVA par défaut des articles soumis à TVA. Les codes TVA par défaut sont
extraits des fenêtres Préférences (Preferences) et Options d'Oracle Purchasing (Purchasing
Options). Pour plus d'informations, voir la section "Tax Defaults in Purchasing" (Taxes par
défaut dans Oracle Purchasing) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Tolérance fermet. récept. (%) (Receipt Close Tolerance (%)) : Oracle Purchasing ferme
automatiquement une livraison pour la réception si elle est comprise dans les limites de la tolérance
de fermeture pour réception au moment de fermeture pour réception. Vous définissez le moment
de fermeture pour réception dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Tolérance fermet. facturat. (%) (Invoice Close Tolerance (%)) : Oracle Purchasing ferme
automatiquement une livraison pour la facturation si elle est comprise dans les limites de la
tolérance de fermeture pour facturation au moment de la facturation, lorsque Oracle Payables
rapproche les factures des commandes d'achat ou des réceptions.
Rapprochement facture (Invoice Matching) : Sélectionnez les informations à comparer à la
facture lors du rapprochement. Toutes doivent correspondre dans les limites de la tolérance
pour l'option sélectionnée.
• Deux critères (Two-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités et les prix
unitaires commandés et facturés doivent correspondre dans les limites de tolérance.
La tolérance de fermeture pour réception peut être fixée à 0 % pour permettre au système
de fermer automatiquement les lignes complètement réceptionnées.
Commandes d'achat
• Trois critères (Three-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités commandées,
réceptionnées et facturées doivent correspondre, ainsi que les prix unitaires de la commande
et de la facture, dans les limites de tolérance.

• Quatre critères (Four-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités commandées,
réceptionnées, acceptées et facturées doivent correspondre, ainsi que les prix unitaires de
la commande et de la facture, dans les limites de tolérance.
Provisionner à réception (Accrue on Receipt) : Cochez cette case pour indiquer que les articles
de cette ligne de la commande doivent être provisionnés à réception. Les articles destinés au
stock sont toujours provisionnés à réception. Pour les articles passés en charges, si l'indicateur
Provisionner les articles passés en charges (Accrue Expense Items) a pour valeur Fin de la
période (Period End) dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options), les
articles ne peuvent pas être provisionnés à réception et vous ne pouvez pas modifier le niveau
de livraison par défaut. Si l'indicateur Provisionner les articles passés en charges (Accrue

Expense Items) a pour valeur A réception (At Receipt), le provisionnement est effectué par
défaut à la réception, mais vous pouvez passer au mode Fin de la période (Period End).
Ferme (Firm) : Cette option est utilisée avec MRP pour indiquer au module qu'il ne doit pas
modifier les détails de la commande d'achat ni suggérer des modifications de ces détails en
fonction de l'évolution du besoin après la création de la commande.
VMI, non représenté dans la diapositive ci-dessus : La fonctionnalité de gestion de stock par le
fournisseur (VMI - Vendor Managed Inventory) s'appuie sur un accord commercial aux termes
duquel l'acheteur délègue au fournisseur les activités d'achat et de planification associées à un
article. Si l'article est soumis à ce type de gestion de stock, cette option est cochée. Pour plus
d'informations sur la gestion de stock par le fournisseur, voir le manuel Oracle Inventory
Consigned Inventory from Supplier Process Guide.
Consigné (Consigned), non représenté dans la diapositive ci-dessus : La consignation de stock
est une méthode de gestion de stock selon laquelle vous réceptionnez et gérez des marchandises
appartenant à l'un de vos fournisseurs. Si l'article est consigné, cette option est cochée. Pour
plus d'informations sur la consignation de stock, voir le manuel Oracle Inventory Consigned
Inventory from Supplier Process Guide.
Commandes d'achat
Onglet Statut (Status)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Statut (Status)
Num. (Num) : Le système génère automatiquement un numéro de ligne unique pour chaque ligne
que vous créez.
Statut (Status) : Ce statut est mis à jour par le système en fonction des actions effectuées par les
acheteurs, les réceptionnaires ou le service de comptabilité fournisseurs.
Commandée (Ordered)/Reçue (Received)/Annulée (Cancelled)/Facturée (Billed) : Les quantités
commandées, reçues, annulées et facturées sont affichées. Elles sont mises à jour par le biais
des actions effectuées par les acheteurs, les réceptionnaires et le personnel de la comptabilité
fournisseurs.
Commandes d'achat
Bouton Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Bouton Contrôles sur les
réceptions (Receiving Controls)
La fenêtre Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls) permet d'entrer des informations
de contrôle des réceptions pour les commandes d'achat et les appels de commande. Notez que
les contrôles entrés ici s'appliquent à des commandes d'achat ou des appels de commande précis,
et remplacent les contrôles sur les réceptions que vous indiquez dans la fenêtre Options de
réception (Receiving Options).
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Imputations d'une
commande d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Imputations d'une commande d'achat
standard
Utilisez la fenêtre Imputations (Distributions) de la commande d'achat pour entrer les
informations d'imputation des livraisons et afficher les imputations créées automatiquement
par Oracle Purchasing. Vous pouvez indiquer plusieurs imputations par ligne de livraison.
Dans cette fenêtre, vous pouvez également afficher les demandes d'approvisionnement en
ligne qui figurent sur la commande d'achat ou entrer des informations à propos des demandes
d'approvisionnement sur papier.
Commandes d'achat
Section Imputations d'une commande d'achat standard -
Onglet Destination

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Destination
Type : Le type de destination détermine la destination finale des articles achetés. Vous avez
le choix entre les options suivantes :
• Charges (Expense) - Les marchandises sont livrées au demandeur en un lieu de type
charges. Le magasin de destination est sans objet.
• Stock (Inventory) - Les marchandises sont reçues en stock dès leur livraison. Vous ne
pouvez choisir cette option que si le stockage de l'article est autorisé dans l'organisation
de destination.
• Atelier (Shop Floor) - Les marchandises sont livrées à une opération de sous-traitance
définie par Oracle Work in Process. Vous ne pouvez choisir cette option que pour les
articles de sous-traitance.
Demandeur (Requester) : Entrez le nom de la personne qui demande les marchandises ou les
services. Si la commande d'achat a été créée automatiquement à partir de lignes de demandes
d'approvisionnement approuvées, ce champ contient le nom du demandeur indiqué sur la
demande d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Mise à disposition (Deliver-To)/Magasin (Subinventory) : Entrez le lieu de mise à disposition
correspondant à cette imputation. Si le type de destination est Stock (Inventory), vous pouvez
également indiquer le magasin.

Quantité (Quantity) : Entrez la quantité de la livraison commandée que vous souhaitez imputer
à la clé comptable flexible. La valeur par défaut est la quantité indiquée dans la fenêtre Livraisons
(Shipments). Si vous réduisez la quantité par défaut, Oracle Purchasing reporte automatiquement
sur la ligne d'imputation suivante la quantité non encore affectée à une ligne d'imputation.
Compte d'imputation (Charge Account), Compte de provisions (Accrual Account) et Compte
des écarts (Variance Account) : Entrez le compte d'imputation. Lorsque vous enregistrez vos
modifications dans cette fenêtre, Oracle Purchasing utilise le générateur de comptes pour créer
automatiquement les trois comptes suivants pour chaque imputation :
• Imputation (Charge) - Compte auquel le coût de l'article sera imputé.
• Provisions (Accrual) - Compte de provisions AP.

• Ecart (Variance) - Compte des écarts de prix facturé.
Si l'unité opérationnelle de destination qui réceptionne l'article est différente de l'unité
opérationnelle qui a acheté l'article, vous devez également indiquer des comptes d'imputation
et d'écarts destinataires.
Taux recouvrement (Recovery Rate), non représenté dans la diapositive ci-dessus : Le taux
de recouvrement est le pourcentage de TVA que votre entreprise peut récupérer. Le taux de
recouvrement est renseigné par défaut en fonction du code TVA indiqué dans la fenêtre
Livraisons (Shipments) de la commande d'achat et en fonction de la configuration définie
dans la fenêtre Options financières (Financials Options).
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Numéro de demande d'approvisionnement (Requisition Number)/Ligne de demande
d'approvisionnement (Requisition Line) et En ligne (Online) : La case à cocher En ligne (Online)
indique si l'imputation fait partie d'une demande d'approvisionnement en ligne. Le cas échéant,
Oracle Purchasing active cette case à cocher et affiche le numéro de la demande
d'approvisionnement en ligne et le numéro de ligne ; vous ne pouvez pas modifier ce champ.
Si l'imputation ne provient pas d'une demande d'approvisionnement en ligne, entrez le numéro
de la demande d'approvisionnement papier dans ce champ. La valeur par défaut est le numéro
de demande d'approvisionnement papier indiqué dans la fenêtre Préférences des commandes
(Purchase Order Preferences), s'il est précisé.
Commandes d'achat
Onglet Projet (Project)

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Projet (Project)
Projet (Project)/Tâche (Task)/Type de dépense (Expenditure Type)/Organisation des dépenses
(Expenditure Org) : Si cet achat est imputé à un projet, entrez le nom de ce projet et de la tâche,
le type de dépense, l'organisation des dépenses et la date de la dépense.
Commandes d'achat
Documents joints destinés au fournisseur

Documents joints destinés au fournisseur
Vous pouvez joindre les éléments suivants aux emails adressés à votre fournisseur :
• Documents PDF joints
• Documents joints de type texte, notes, fichiers et adresses URL
• Documents joints compressés sous forme de fichiers .zip
Il est également possible d'envoyer des notifications d'échec au fournisseur ainsi qu'à l'acheteur.
Commandes d'achat
Approuver une commande d'achat standard

Approuver une commande d'achat standard
L'approbation est la dernière étape de la création d'une commande d'achat.
Intégration à Oracle Workflow
Dans Oracle Purchasing, toutes les approbations sont gérées par Workflow. Les workflows
d'achat sont des workflows prédéfinis intégrés à Oracle Purchasing. Workflow utilise en tant
que processus d'approbation par défaut les contrôles et les hiérarchies d'approbation que vous
définissez au moment de la configuration.
Statut
Une commande d'achat a le statut Incomplet (Incomplete) tant qu'elle n'est pas soumise pour
approbation. Si vous ne disposez pas d'une autorité d'approbation suffisante, le statut passe à
En cours (In Process) et Workflow transmet le document à un approbateur approprié. Une fois
l'approbation obtenue, le statut de la commande devient Approuvé (Approved).
Communiquer les commandes d'achat approuvées aux fournisseurs
Selon la manière dont la fiche du fournisseur a été définie, les commandes d'achat sont
envoyées sous différentes formes : document imprimé, télécopie, email, document XML
(eXtensible Markup Language) ou via EDI (Echange de Données Informatisé). Si vous
sélectionnez Imprimer (Print), la commande d'achat s'imprime immédiatement sur l'imprimante
de votre session. La fenêtre Approuver un document (Approve Document) récupère la méthode
de transmission par défaut définie pour le fournisseur, mais vous pouvez modifier les
informations par défaut pour une commande particulière. La configuration de ces options de
transmission de document est traitée dans la section "Options de configuration" de ce chapitre.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax ou Email si le document
doit être envoyé au format XML ou via EDI.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser une commande ouverte

Quand utiliser une commande ouverte
Les commandes ouvertes et les appels de commande ouverte permettent de négocier des
contrats stables à long terme tout en bénéficiant d'une certaine souplesse en termes de plannings
de livraison et de quantités commandées. Vous créez des commandes ouvertes lorsque vous
connaissez les informations détaillées concernant les marchandises ou services que vous avez
l'intention de commander à un fournisseur particulier mais que vous ignorez encore les détails
du calendrier de livraison. Vous pouvez utiliser des commandes ouvertes pour préciser des prix
négociés avant d'acheter effectivement les articles concernés.
Une commande ouverte est un type de commande d'achat que vous émettez avant de demander
la livraison effective des marchandises ou services. En principe, vous émettez une commande
ouverte pour concrétiser un accord à long terme avec un fournisseur.
Un appel de commande ouverte est une commande de marchandises ou de services émise dans
le cadre d'une commande ouverte. La commande ouverte détermine les caractéristiques et les
prix des articles. L'appel de commande ouverte peut être créé manuellement ou automatiquement.
Commandes d'achat
Appels de commande ouverte

Appels de commande ouverte
Une fois que vous avez une commande ouverte approuvée, il vous suffit de créer un appel de
commande pour autoriser la livraison des marchandises ou services. Vous pouvez créer des
appels de commande selon plusieurs méthodes :
• Fenêtre Appels de commande (Releases)
• Workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
• Fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents)
• Traitement Créer des appels de commande (Create Releases)
Appels de commande créés manuellement
Vous pouvez saisir manuellement les appels de commande correspondant à des commandes
ouvertes actives. Oracle Purchasing peut être configuré de manière à vous indiquer l'existence
d'une commande ouverte pour les articles dont vous demandez l'approvisionnement. Dans la
mesure où une commande ouverte existe, vous pouvez créer un appel de commande ouverte au
lieu de soumettre une demande d'approvisionnement. Si vous choisissez de ne pas activer cette
fonction d'Oracle Purchasing, vous soumettez des demandes d'achat et l'acheteur peut créer
l'appel de commande ouverte.
Commandes d'achat
Appels de commande créés automatiquement
Les acheteurs ont la possibilité d'accélérer la création des appels de commande en utilisant
la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) ou en lançant le

programme Créer des appels de commande (Create Releases). Par ailleurs, le workflow
Création de documents de commande (PO Create Documents) peut être configuré pour créer
automatiquement des appels de commande ouverte pour les demandes d'approvisionnement
soumises, que leur origine soit la fenêtre Demandes d'approvisionnement (Requisitions) ou
Oracle iProcurement.
Commandes d'achat
Informations complémentaires entrées dans les commandes
ouvertes

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes
Au lieu de reprendre la description de tous les champs communs aux commandes ouvertes et
aux commandes d'achat standard, cette section souligne les différences entre ces deux types
de commande. Le formateur reviendra sur les champs décrits précédemment si nécessaire
pendant la démonstration de la création d'une commande ouverte.
Commandes d'achat
ouvertes - En-tête

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - En-tête
Montant validé (Amount Agreed) : Lorsque vous créez une commande ouverte, vous pouvez
indiquer le montant accordé.
Appelé (Released) : La valeur affichée dans ce champ est le montant total de tous les appels de
commande émis pour la commande ouverte considérée.
Global : Ne cochez cette case que si vous créez un accord global. Les accords globaux seront
traités plus loin dans ce chapitre.
Conditions générales (Terms and Conditions)
Vous pouvez accéder à la zone Contrôles sur l'accord de prix (Agreement Controls) de l'onglet
Conditions (Terms). Les dates de début et de fin de la commande ouverte peuvent être
précisées. Il n'est possible de créer des appels de commande qu'entre ces dates, lorsque la
commande ouverte est en vigueur.
Limite du montant (Amount Limit) : Vous pouvez éventuellement modifier la valeur par défaut
dans ce champ. Elle est initialement égale au montant validé. En indiquant une valeur
supérieure dans le champ Limite du montant (Amount Limit), vous permettez au montant total
appelé de dépasser le montant validé. En revanche, si le montant total appelé dépasse la limite
du montant, l'appel de commande ne peut pas être approuvé.
Montant minimum par appel de commande (Minimum Release) : Si vous renseignez ce champ,
vous imposez que chaque appel de commande dépasse le montant indiqué. Souvent, le montant
minimum par appel de commande est déterminé par le coût de traitement estimé d'un appel de
commande. Par exemple, si le coût de traitement d'un appel de commande a été estimé à 25 $,
l'utilisateur peut définir un montant minimum par appel de commande de 25 $.
Commandes d'achat
Quiz
Réponse : 1
Commandes d'achat
ouvertes - Lignes

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Lignes
Onglet Lignes (Lines)
Vous remarquez que le champ Quantité (Quantity) est grisé. Conformément à la définition d'une
commande ouverte, vous ne connaissez pas les quantités qui seront nécessaires pour chaque
article commandé. Le prix indiqué pour chaque article est le prix unitaire (quantité = 1).
Les tarifs réduits qui sont parfois disponibles pour des achats en grande quantité sont entrés à
l'aide du bouton Conditions de remise (Price Breaks) dont nous reparlerons bientôt.
Onglet Référence de prix (Price Reference)
La case à cocher Autoriser modification du prix (Allow Price Override) est utilisée uniquement
pour les commandes ouvertes et les commandes planifiées. Elle indique que le prix de l'appel de
commande peut être différent du prix mentionné dans l'accord de prix ou la ligne de commande.
Si vous autorisez la modification du prix, entrez une valeur dans le champ Prix maximum
(Price Limit). Il s'agit du prix unitaire maximum que vous autorisez pour l'article de la ligne
de commande. Si vous n'autorisez pas la modification du prix, Oracle Purchasing affiche dans
l'appel de commande le prix de livraison provenant de l'accord de prix et vous empêche de le
modifier. Sélectionnez Négocié (Negotiated) pour indiquer que le prix d'achat est négocié. Si le
prix réel est supérieur ou égal au prix catalogue, cette case à cocher est désactivée par défaut.
Si le prix réel est inférieur au prix catalogue, cette case à cocher est activée par défaut.
Vous pouvez accepter la valeur par défaut ou la modifier.
Commandes d'achat
Cet onglet n'est généralement pas utilisé pour une commande ouverte, sauf si elle est créée par
copie d'une proposition de prix. La copie de documents d'achat est traitée plus loin dans ce cours.
Onglet Plus (More)
Les informations entrées dans cet onglet sont les mêmes que pour une commande d'achat
standard.
Onglet Accord de prix (Agreement)
Vous pouvez établir des contrôles au niveau de la ligne si vous le souhaitez. Des contrôles
supplémentaires tels que le montant minimum par appel de commande, la quantité validée et le
montant validé peuvent être établis pour des lignes particulières de l'accord de prix. Que vous
ayez ou non validé des quantités ou des montants minimum, le système conserve la trace dans
cet onglet des quantités et montants effectivement appelés par rapport à la commande ouverte

considérée. Les quantités et montants cible non négociés formellement en tant que quantités
ou montants validés avec le fournisseur ne doivent pas être mentionnés dans l'accord de prix.
La mention de cibles internes pourrait être interprétée et appliquée comme un engagement
légal de l'utilisateur.
La case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est activée par défaut en fonction d'une
option de configuration dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options) de
la hiérarchie des valeurs par défaut. La configuration par défaut peut être modifiée en fonction
du tarif réel négocié avec le fournisseur.
Commandes d'achat
ouvertes - Conditions de remise

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes -
Conditions de remise
Lorsque vous choisissez le type Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement) dans la
fenêtre Commandes (Purchase Orders), le bouton normalement intitulé Livraisons (Shipments)
se transforme en bouton Conditions de remise (Price Breaks). Cet ajustement est nécessaire
pour prendre en charge les tarifs réduits accordés pour les achats en volume.
Quantité (Quantity) : Il ne s'agit pas d'une quantité commandée mais simplement de la quantité
minimum à acheter pour bénéficier d'un tarif réduit. La quantité indiquée doit être atteinte soit
par un seul appel de commande (lorsque la case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est
désactivée dans l'onglet Accord de prix (Agreement) décrit précédemment), soit par plusieurs
appels de commande émis par rapport à la ligne concernée de la commande ouverte (lorsque la
case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est activée).
Validité - Du/Au (Effective - From/To) : Entrez la fourchette de dates pendant laquelle le prix
reste valide.
Prix avec remise (Break Price) : Entrez le prix réduit à payer pour chaque quantité indiquée.
Remise (%) (Discount (%)) : Si le champ Prix avec remise (Break Price) est renseigné, le champ
Remise (%) (Discount (%)) affiche le pourcentage de remise qu'il représente par rapport au prix
indiqué dans l'onglet Lignes (Lines) pour l'achat d'un seul article.
Commandes d'achat
Remarque : Oracle Purchasing fonctionne en intégration avec Oracle Advanced Pricing pour
vous permettre de modéliser des règles de tarification complexes applicables aux articles
référencés dans des commandes ouvertes globales. Pour les demandes d'approvisionnement
et les commandes satisfaites par le biais de ces commandes ouvertes globales, vous pouvez
désormais utiliser des conditions commerciales et/ou des formules de tarification dynamiques
en complément des prix de ligne et conditions de remise définis dans l'accord de prix.
Commandes d'achat
Contrôles des notifications

Contrôles des notifications
La fenêtre Contrôles des notifications (Notification Controls) permet d'entrer des contrôles de
notification pour les commandes planifiées, les contrats et les commandes ouvertes. Pour ces
documents, vous pouvez établir des conditions de notification qui contrôlent la date d'échéance
et le montant appelé et préciser combien de jours avant la date d'expiration de la condition vous
souhaitez recevoir une notification. Lorsque les conditions de notification sont remplies, Oracle
Purchasing vous envoie une alerte via la fonction Alert (ou par email).
• Montant non appelé (Amount Not Released) : Ce contrôle vous alerte lorsque le montant
planifié total déjà appelé est inférieur à un montant prédéfini ou inférieur au montant
validé (mentionné dans l'en-tête de la commande ouverte) multiplié par un pourcentage
prédéfini. Par exemple, vous indiquez le 30 juin dans le champ Date de validité - Du
(Effective - To) pour le contrôle de notification Montant non appelé (Amount Not Released).
Vous indiquez ensuite un pourcentage de 50 % que le système convertit en montant
calculé de 2,5 M$ et affiche dans le champ Montant (Amount). Vous recevrez par
conséquent une alerte si, le 30 juin, le montant total des appels de commande n'a pas
dépassé 2,5 M$. Plutôt qu'un pourcentage, vous pouvez préciser un montant et laisser
le système calculer le pourcentage correspondant. Par ailleurs, les pourcentages indiqués
peuvent être définis en fonction de tendances de dépense antérieures et non du temps qui
passe comme dans cet exemple. Enfin, vous avez la possibilité d'établir plusieurs contrôles
de notification Montant non appelé (Amount Not Released) au cours de la période de
validité de l'accord.
Commandes d'achat
• Montant appelé (Amount Released) : Ce contrôle vous alerte lorsque le montant planifié
total déjà appelé est supérieur à un montant prédéfini ou inférieur au montant validé
(mentionné dans l'en-tête de la commande ouverte) multiplié par un pourcentage prédéfini.

Par exemple, vous entrez pour le contrôle de notification Montant appelé (Amount Released)
une période de validité qui va du 1er janvier au 31 mars. Vous indiquez également un
montant de 2 M$ (dont le système dérive un pourcentage de 40 % par rapport au montant
validé de 5 M$). Dans ce cas, vous recevez une alerte si (et lorsque) le montant total des
appels de commande dépasse 2 M$ entre le 1er janvier et le 31 mars. Comme pour le
contrôle du montant non appelé, vous pouvez préciser un pourcentage au lieu d'un montant
ou encore définir un montant basé sur les tendances de dépense antérieures plutôt que sur
le temps qui passe. Vous pouvez également établir plusieurs contrôles de notification du
montant appelé au cours de la période de validité de l'accord.
• Expiration : Ce contrôle vous alerte lorsque la date d'expiration de l'accord approche.

La notification est envoyée aux dates indiquées avant la date effective de fin de validité
de l'accord. Par exemple, vous pouvez indiquer dans le champ Délai avertiss. (Warning
Delay) une durée de 90 jours pour un accord valide pendant un an. Dans ce cas, le système
prévient l'acheteur 90 jours avant l'expiration de l'accord. Vous aurez souvent intérêt à
définir plusieurs contrôles de notification pour les dates d'expiration afin de favoriser la
négociation d'un nouvel accord, que ce soit avec le même fournisseur ou avec un autre.
Ce contrôle est particulièrement utile pour les articles qui ne doivent jamais être achetés
hors du cadre d'un accord.
Commandes d'achat
Approuver une commande ouverte

Approuver une commande ouverte
Comme les commandes d'achat standard, les commandes ouvertes doivent être approuvées.
Les appels de commande ouverte ne peuvent être émis qu'après l'approbation de la commande
ouverte correspondante.
Remarque : Vous pouvez créer des règles d'origine automatiquement à partir de cette
commande ouverte, comme l'explique le chapitre "Listes des fournisseurs approuvés et règles
d'origine" de ce cours.
Commandes d'achat
Commande ouverte et appels de commande ouverte

Commande ouverte et appels de commande ouverte
Une fois qu'une commande ouverte a été approuvée, vous pouvez commencer à créer les appels
de commande correspondants. Vous devez communiquer au fournisseur les informations
complémentaires (quantités et informations de livraison) dont il a besoin pour assurer la livraison
des articles figurant sur la commande ouverte. Les pages qui suivent sont consacrées à la
description d'un appel de commande. Lorsque vous avez fourni toutes les informations concernant
la livraison et l'imputation des articles commandés, l'appel de commande doit être approuvé
avant son envoi au fournisseur. Le processus d'approbation d'un appel de commande est
identique à celui de la commande ouverte.
Commandes d'achat
Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête

Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête
Lorsque vous créez un nouvel appel de commande, vous devez entrer le numéro de la
commande ouverte. Une liste de valeurs est proposée pour vous aider à sélectionner la
commande ouverte appropriée. Une fois que vous avez effectué cette sélection, le premier
numéro d'appel de commande disponible est attribué et l'appel de commande affiche le
fournisseur, le site et l'acheteur indiqués dans la commande ouverte. Vous pouvez remplacer
les valeurs par défaut si l'option Imposer le nom de l'acheteur (Enforce Buyer Name) n'est pas
activée dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Le statut est mis à jour en fonction des actions effectuées dans le système. Le montant total
de l'appel s'affiche à mesure que les articles sont commandés dans la fenêtre Livraisons
(Shipments). Vous pouvez indiquer à MRP si cet appel de commande est ferme ou s'il peut être
modifié, et si l'accusé de réception du fournisseur est exigé.
Bouton Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls)
La fenêtre Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls) permet d'entrer des informations
de contrôle des réceptions pour les commandes d'achat et les appels de commande. Notez que
les contrôles entrés ici s'appliquent à des commandes d'achat ou des appels de commande
précis, et remplacent les contrôles sur les réceptions que vous indiquez dans la fenêtre Options
de réception (Receiving Options).
Bouton Accord de prix (Agreement)
Le bouton Accord de prix (Agreement) vous permet d'accéder aux informations de base
concernant la commande ouverte. Vous pouvez notamment afficher le montant validé,
l'acheteur, le montant appelé, le statut, les dates de validité et les conditions de règlement
figurant dans la commande ouverte.
Commandes d'achat
Structure d'un appel de commande ouverte -
Livraisons et Imputations

Structure d'un appel de commande ouverte - Livraisons et Imputations
Comme une commande d'achat standard, un appel de commande ouverte comprend des livraisons
et des imputations.
Fenêtre Livraisons (Shipments)
Les données à entrer dans cet onglet sont les mêmes que celles de l'onglet Livraisons (Shipments)
d'une commande d'achat standard, à une exception près. Lorsque vous renseignez le champ
Ligne (Line), vous entrez simplement le numéro de ligne correspondant à l'article de la commande
ouverte que vous voulez commander. Si vous ne connaissez pas ce numéro de ligne, vous devez
accéder à la liste de valeurs qui fournit en plus le nom et la description de l'article. Une fois le
numéro de ligne sélectionné, le nom et la description de l'article correspondant s'affichent dans
la partie inférieure de la fenêtre.
Onglets Plus (More), Statut (Statut) et Lignes (Lines) : Les données à entrer dans ces onglets
sont identiques aux informations de livraison indiquées dans les mêmes onglets de la commande
d'achat standard.
Fenêtre Imputations (Distributions)
Les données à entrer dans les onglets de la fenêtre Imputations (Distributions) sont identiques
aux informations d'imputation indiquées dans les mêmes onglets de la commande d'achat
standard.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser un contrat

Quand utiliser un contrat
Vous créez des contrats avec vos fournisseurs pour convenir de conditions précises sans indiquer
les marchandises et services que vous allez acheter. Un contrat est un accord entre vous et un
fournisseur pour des marchandises ou des services non précisés. Il peut comprendre des
conditions générales, un montant d'engagement, une date de validité et d'expiration.
Les contrats sont référencés sur les lignes des commandes d'achat standard. Oracle Purchasing
surveille le montant dépensé par rapport aux contrats.
Objectif de l'exposé
Au lieu de reprendre la description de tous les champs communs aux contrats et aux commandes
d'achat standard, cette section souligne les différences entre les deux types de commande.
Le formateur reviendra sur les champs décrits précédemment si nécessaire pendant la
démonstration de la création d'un contrat.
Commandes d'achat
Informations complémentaires entrées dans les contrats

Informations complémentaires entrées dans les contrats
En-tête : Le contrat peut comprendre des conditions générales, un montant d'engagement,
une date de validité et une date d'expiration.
Montant validé (Amount Agreed) : Lorsque vous créez un contrat, vous pouvez indiquer le
montant accordé.
Appelé (Released) : La valeur affichée dans ce champ est le montant total de toutes les lignes
de commande d'achat standard qui font référence au contrat.
Global : Ne cochez cette case que si vous créez un accord global. Les accords globaux ont été
présentés dans la section traitant des commandes ouvertes.
Commandes d'achat
Conditions générales (Terms and Conditions) : Cliquez sur le bouton Conditions (Terms) afin
d'accéder à la zone Contrôles sur l'accord de prix (Agreement Controls) de la fenêtre Conditions
générales (Terms and Conditions). Les dates de début et de fin de contrat peuvent être précisées.
Les commandes d'achat standard ne peuvent faire référence à un contrat que pendant sa période
de validité. Les conditions générales d'un contrat peuvent mentionner un pourcentage de remise
sur les prix catalogue pour tous les produits vendus par le fournisseur ou des remises différentes
pour divers groupes de produits Par exemple, vous pouvez obtenir 10 % de remise sur les
équipements et 20 % sur les fournitures de bureau. Vous pouvez éventuellement modifier la
valeur par défaut dans le champ Limite du montant (Amount Limit). Elle est initialement égale
au montant validé. En indiquant une valeur supérieure dans le champ Limite du montant
(Amount Limit), vous permettez au montant total appelé de dépasser le montant validé tout
en restant inférieur ou égal à la limite du montant. La conformité aux conditions générales
du contrat est vérifiée après les achats pour garantir que les tarifs des articles ou les délais de

livraison sont en accord avec les dispositions contractuelles.
Fenêtres Ligne (Line), Livraisons (Shipments) et Imputations (Distributions) : Ces fenêtres font
partie du panneau de création d'une commande d'achat, mais vous ne pouvez pas les renseigner
lorsque vous créez un contrat. Les informations qu'elles contiennent seront fournies après
l'approbation du contrat, au moment de la création des commandes d'achat standard faisant
référence au contrat.
Commandes d'achat
Créer des accords globaux

Créer des accords globaux
Des accords globaux sont négociés pour établir des tarifs à l'échelle de l'entreprise. Un accord
global peut être affecté aux organisations autorisées à l'utiliser à l'aide de l'option Activer les
organisations (Enable Organizations) du menu Outils (Tools). Les organisations que vous pouvez
activer dans cette fenêtre sont déterminées par les sites du fournisseur associé à l'accord.
Points importants de la configuration
• Les sites fournisseurs doivent être définis pour chacune des unités opérationnelles requises.
• Il est nécessaire de créer des flux de mouvements intersociétés pour permettre la facturation
intersociété.
Remarque : Les accords globaux font partie de la fonctionnalité d'approvisionnement centralisé
(center-led procurement) d'Oracle Purchasing que nous avons déjà présentée dans ce chapitre.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Approvisionnement centralisé

Approvisionnement centralisé
Le concept de gestion inspirant l'approvisionnement centralisé (center-led procurement) est
la possibilité de conclure avec des fournisseurs des accords de prix applicables à l'échelle de
l'entreprise. Il utilise pour cela des accords globaux de type commande ouverte ou contrat.
Ces accords globaux sont référencés par la demande d'approvisionnement d'une autre unité
opérationnelle et les règlements associés peuvent incomber à une troisième unité opérationnelle.
L'imputation comptable finale à l'unité opérationnelle demandeuse peut être effectuée via la
facturation intersociété.
Oracle Purchasing fonctionne naturellement dans un modèle d'approvisionnement décentralisé
où chaque unité opérationnelle est supposée assumer tous les aspects du flux de
l'approvisionnement au règlement. La diapositive ci-dessus décrit un modèle d'exécution locale
dans lequel la sélection d'origines est centralisée. Vous pouvez également configurer un modèle
de services partagés complets ou de transfert vers les unités opérationnelles locales. Pour plus
d'informations sur ces configurations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Accords globaux

Accords globaux
Des accords globaux sont négociés pour établir des tarifs à l'échelle de l'entreprise. Un accord
global peut être affecté aux organisations autorisées à l'utiliser à l'aide de l'option Activer les
organisations (Enable Organizations) du menu Outils (Tools). Les organisations que vous pouvez
activer dans cette fenêtre sont déterminées par les sites du fournisseur associé à l'accord.
Les organisations de l'entreprise que vous avez activées peuvent ensuite faire référence à l'accord
global pour créer des commandes d'achat standard qui bénéficient des tarifs et conditions déjà
négociés. L'utilisation la plus typique consiste pour le demandeur ou l'acheteur à sélectionner
des articles dans la section Origines négociées (Negotiated Sources) de la fenêtre Catalogue
fournisseur (Supplier Item Catalog) dans Oracle Purchasing.
Remarque : Les accords globaux NE sont PAS utilisés par le biais d'appels de commande,
mais de commandes d'achat standard faisant référence à un accord global.
Points importants de la configuration
• Les sites fournisseurs doivent être définis pour chacune des unités opérationnelles requises.
• Il n'est pas possible d'utiliser des articles de sous-traitance dans un accord global.
• Il n'est pas possible d'utiliser des prix cumulés dans un accord global.
• Il est nécessaire de créer des flux de mouvements intersociétés pour permettre la facturation
intersociété.
Commandes d'achat
Accords globaux

Accords globaux (suite)
Les accords globaux permettent aux organisations d'achat de négocier des tarifs et de définir
des accords de manière centralisée dans un environnement de services partagés. L'exécution de
l'accord global peut être contrôlée et gérée par plusieurs unités opérationnelles. Au lieu de créer
différents accords dans plusieurs unités opérationnelles, vous pouvez créer un seul accord global
que différentes unités opérationnelles peuvent afficher et utiliser pour leur approvisionnement.
Grâce aux accords globaux, les acheteurs professionnels peuvent négocier des tarifs au nom de
plusieurs organisations appartenant à une même entreprise ; ils obtiennent ainsi un accord dont
peuvent bénéficier toutes ces organisations pour leur approvisionnement en marchandises et en
services.
Le fournisseur/site fournisseur qui va traiter les commandes d'achat issues des différentes
organisations d'achat pour lesquelles l'accord est actif n'est pas forcément le même que le
fournisseur/site fournisseur avec lequel l'organisation négociatrice a conclu l'accord.
Remarque : La commande ouverte comme le contrat peuvent servir d'accord global.
Commandes d'achat
Créer et utiliser un accord global

Créer et utiliser un accord global
Procédez comme suit pour créer et utiliser un accord global :
• Créez un accord global dans une unité opérationnelle : (N) Commandes (Purchase Orders) >
Commandes (Purchase Orders). Cochez les cases Global et Tous les sites (All Sites).
• Activez l'accord dans différentes unités opérationnelles : (N) Commandes (Purchase
Orders) > Commandes
• (Puchase Orders) > Outils (Tools) > Activer les organisations (Enable Organizations).
• Vous pouvez éventuellement définir des attributs locaux pour chaque unité opérationnelle,
à savoir l'acheteur, le site fournisseur, le transporteur et la devise.
• Les organisations locales peuvent afficher et utiliser l'accord global ; par contre, elles ne
peuvent pas le modifier. Seuls les attributs locaux peuvent être modifiés par les acheteurs
de l'organisation locale.
• Les commandes d'achat standard créées dans l'organisation locale respectent la numérotation
documentaire locale générée et enregistrée par le système pour les commandes d'achat.
Commandes d'achat
Accords globaux - Incidences fonctionnelles

Accords globaux - Incidences fonctionnelles
Les accords globaux ont une incidence sur les fonctionnalités suivantes d'Oracle Purchasing :
• Les demandes d'approvisionnement, les catalogues et les commandes d'achat standard font
référence aux accords globaux même si les sites sont valides pour le fournisseur sans
nécessairement correspondre au site stipulé dans le contrat.
• Si vous sélectionnez un contrat, les catalogues font référence à l'accord global lorsque le
site associé au catalogue est différent du site du contrat local.
• La liste des fournisseurs approuvés globale basée sur les fournisseurs sert à référencer
l'accord global.
• Pendant la sélection automatique de documents, l'acheteur peut sélectionner les autres
sites fournisseur valides dans la liste de valeurs (et non le site par défaut seulement).
• Lorsque le contrat local ou l'accord global passe par le processus de modification, et qu'il
obtient le statut Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval), vous pouvez faire
référence à ce contrat ou à cet accord à partir du moment où il a été approuvé et à condition
que son statut soit différent de Fermé (Closed), Annulé (Cancelled) ou Expiré (Expired).
(L'option de profil PO: Autoriser référencement des contrats selon avenant (PO: Allow
Referencing CPA Under Amendment) doit avoir la valeur Oui (Yes).)
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser une commande planifiée

Quand utiliser une commande planifiée
Vous créez une commande planifiée lorsque vous voulez établir avec un fournisseur un accord
à long terme qui vous engage à lui acheter des marchandises ou des services. Les commandes
planifiées comprennent des calendriers de livraison et des imputations comptables prévisionnels.
Vous créez ensuite des appels programmés par rapport à la commande planifiée pour commander
réellement les marchandises ou les services.
• Une commande planifiée est un type de commande d'achat que vous émettez avant de
demander la livraison effective de marchandises ou de services à des dates et des lieux
spécifiques. Normalement, vous créez une commande planifiée pour préciser les marchandises
que vous souhaitez commander et définir un calendrier prévisionnel de livraison.
Vous créez ensuite un appel de livraison basé sur la commande planifiée lorsque vous
souhaitez commander effectivement les marchandises.
• Un appel de commande planifié est ensuite émis pour passer effectivement commande.
Vous pouvez également modifier les imputations comptables pour chaque appel de
commande ; le système contrepasse alors l'engagement correspondant à la commande
planifiée et crée un nouvel engagement pour l'appel de commande.
Les commandes planifiées et standard sont dans l'ensemble des documents de même contenu,
à deux exceptions près :
• Vous ne pouvez pas associer un contrat à une ligne de commande planifiée.
• Vous pouvez préciser des contrôles sur les accords définis par des commandes planifiées.
Commandes d'achat
Eléments d'une commande planifiée

Eléments d'une commande planifiée
Voici les composants d'une commande planifiée :
• En-tête
• Lignes
• Livraisons
• Imputations
Commandes d'achat
Informations entrées dans les commandes planifiées

Informations entrées dans les commandes planifiées
La plupart des champs que nous avons déjà décrits pour les autres types de commande d'achat
s'appliquent aux commandes planifiées. Une commande planifiée se distingue principalement
d'une commande d'achat standard par la nécessité de saisir un calendrier de livraisons et par le
fait que la commande d'achat réelle est créée à l'aide du traitement Créer des appels de commande
(Create Releases).
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Synthèse des commandes

Synthèse des commandes
Vous aurez souvent besoin de rechercher des informations dans une commande d'achat.
Pour ce faire, vous disposez de plusieurs solutions :
Utiliser la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase Order Summary)
(N) Commandes (Purchase Orders) > Synthèse des commandes (Purchase Order Summary)
Vous pouvez indiquer des critères de recherche pour accéder aux enregistrements des différents
niveaux de la commande d'achat : en-tête, lignes, livraisons et imputations. Les boutons situés
en bas du panneau permettent d'afficher plus ou moins de détails par rapport au niveau de
recherche initial. Par exemple, supposons que vous commenciez à rechercher des lignes de
livraison. Vous pouvez remonter vers les niveaux supérieurs de la commande d'achat ou au
contraire explorer les imputations. Vous avez la possibilité de créer une version personnalisée
de ce panneau via la technologie de dossiers Oracle. Les présentations personnalisées peuvent
être définies en tant que dossier par défaut et se prêtent au partage. Pour plus d'informations sur
la technologie de dossiers Oracle, voir le manuel Oracle Applications User's Guide.
Commandes d'achat
Utiliser le menu Outils (Tools) pour afficher les enregistrements associés
A partir des lignes d'une commande d'achat, vous pouvez afficher les demandes
d'approvisionnement, les réceptions et les factures associées. Certains documents associés

s'affichent uniquement lorsque les résultats de l'interrogation concernent un niveau particulier
de la commande d'achat. Ainsi, vous ne pouvez pas afficher les demandes d'approvisionnement
associées lorsque vous consultez les résultats d'une interrogation concernant l'en-tête des
commandes d'achat. Par ailleurs, vous pouvez afficher l'historique des activités effectuées
dans chaque document. Dans beaucoup de fenêtres, cette fonctionnalité est disponible via
l'option Voir l'historique des actions (View Action History) du menu Outils (Tools). Les activités
sont répertoriées par ordre chronologique (l'activité la plus ancienne est en début de liste).
Utiliser la fenêtre Commandes (Purchase Orders)

Vous pouvez rechercher des informations concernant les commandes d'achat via la fonction
d'interrogation ou la fonction de recherche.
Remarque : Le Centre de travail des acheteurs professionnels, présenté dans un chapitre ultérieur
du présent cours, propose également des fonctions de recherche.
Commandes d'achat
Modifier des commandes d'achat

Modifier des commandes d'achat
Après avoir affiché la commande d'achat désirée en tant qu'enregistrement en cours à l'aide des
méthodes de recherche de documents décrites précédemment, vous pouvez lui apporter des
modifications. Par exemple, il est possible de modifier les quantités, les adresses de livraison,
les dates de besoin, les imputations, etc.
Effet des modifications sur l'approbation
La plupart des modifications n'entraînent pas la mise à jour du statut du document vers la valeur
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval). Lorsque le document a été révisé par une
personne disposant de l'autorité d'approbation, il est approuvé ou refusé. En général, toutes les
modifications qui affectent la capacité du fournisseur à honorer scrupuleusement la commande
exigent une nouvelle approbation. Les modifications contrôlées annulent l'approbation de l'en-tête
du document seulement, ou de l'en-tête et des livraisons associées. Vous pouvez toutefois
continuer de réceptionner les livraisons approuvées même si l'en-tête n'est pas approuvé.
Numérotation des versions de commandes d'achat
En fonction du type de la modification apportée à une commande d'achat, Oracle Purchasing
peut incrémenter le numéro de version du document.
Remarque : Pour obtenir d'autres informations concernant les méthodes de modification de
commandes, se reporter au chapitre "Centre de travail des acheteurs professionnels" plus loin
dans ce cours.
Commandes d'achat
Imprimer des commandes d'achat

Imprimer des commandes d'achat
Les commandes d'achat sont imprimées à la demande ou via un processus programmé.
Les commandes d'achat envoyées aux fournisseurs doivent être approuvées. Plusieurs critères
peuvent servir de paramètres dans l'état Imprimer une commande (Printed Purchase Order
Report) pour imprimer certaines commandes seulement. Par exemple, vous pouvez imprimer
uniquement les nouvelles commandes, uniquement les commandes modifiées ou encore les
commandes nouvelles et les commandes modifiées. Vous pouvez imprimer une seule commande
d'achat ou toute une série de commandes, et avez la possibilité d'imprimer en mode test si
nécessaire.
Les équipes d'implémentation doivent souvent remettre en forme le résultat de l'état Imprimer
une commande (Printed Purchase Order Report) livré avec le système. Les modifications les
plus courantes consistent à ajouter des logos d'entreprise, un motif d'arrière-plan, ou des
bordures et des contours. Les méthodes de transmission des documents d'achat seront traitées
dans la section "Options de configuration".
Commandes d'achat
Créer les différentes versions des commandes d'achat

Créer les différentes versions des commandes d'achat
Les versions des commandes d'achat sont créées par le biais de l'archivage, c'est-à-dire le
processus qui consiste à enregistrer toutes les versions historiques des commandes approuvées.
Oracle Purchasing archive automatiquement une commande d'achat lorsque vous l'approuvez
pour la première fois. Par la suite, Oracle Purchasing archive les commandes lorsqu'elles sont
réapprouvées ou imprimées. Vous pouvez créer plusieurs versions de vos documents d'achat
(commandes standard, commandes planifiées, commandes ouvertes et contrats).
La première version porte le numéro 0, après quoi Oracle Purchasing ajoute 1 à ce numéro
lorsque vous apportez des modifications à des informations contrôlées et que le numéro de
version en cours est égal au numéro archivé. Oracle Purchasing imprime la version la plus
récente pour l'envoyer au fournisseur. Par conséquent, la première version que vous imprimez
n'est pas forcément la version 0 si vous effectuez l'archivage au moment de l'approbation.
Si vous envoyez vos commandes d'achat via EDI, choisissez l'option d'archivage à l'approbation
plutôt que l'archivage à l'impression.
La fenêtre Types de document (Document Types) vous permet de définir si chaque document
est archivé au moment de son approbation ou au moment de son impression. Cette fenêtre est
décrite dans le chapitre Sécurité, acheminement et approbation des documents du présent cours.
Commandes d'achat
Publication de document

Publication de document
Si vous avez installé Oracle XML Publisher, la suite d'applications Oracle Advanced
Procurement vous permet d'utiliser des modèles de présentation créés aux formats
Microsoft RTF et Adobe PDF. Procédez comme suit :
• Créez une présentation pour le document d'achat dans l'éditeur de document qui vous
convient.
• Enregistrez la présentation au format XSL-FO (Extensible Stylesheet Language Formatting
Objects), RTF (Rich Text Format) ou PDF.
• Chargez la présentation dans Oracle XML Publisher.
Pour utiliser la présentation, procédez ensuite comme suit :
• Créez un document d'achat. Si vous avez activé Oracle Procurement Contracts, vous pouvez
choisir d'ajouter des conditions générales de contrat.
• Accédez au panneau de lancement standard d'états et recherchez "Sortie d'ordre d'achat
pour communication" (PO Output for Communication).
• Indiquez le numéro de commande et la présentation de la commande. Si vous avez activé
Oracle Procurement Contracts, indiquez la présentation des dispositions du contrat.
• Lancez le traitement. Le traitement produit un document au format Adobe PDF utilisant la
présentation indiquée lors de l'exécution.
Commandes d'achat
Archiver des commandes d'achat

Archiver des commandes d'achat
Au moment de l'approbation : Lorsque l'archivage est configuré pour se produire au moment
de l'approbation, la génération de numéros de version peut être plus fréquente. Les numéros de
version des documents utilisant cette option sont donc en général plus élevés.
Au moment de l'impression : Lorsque l'archivage est configuré pour se produire au moment de
l'impression, la génération de numéros de version peut être moins fréquente. Les numéros de
version ne sont donc généralement pas aussi élevés sur les documents utilisant cette option
d'archivage.
Commandes d'achat
Statuts des commandes d'achat - Cycle typique

Statuts des commandes d'achat - Cycle typique
L'exemple proposé dans la diapositive ci-dessus illustre le cycle typique des statuts d'une
commande d'achat. Au départ, une commande a le statut Incomplet (Incomplete) jusqu'à ce
qu'elle soit soumise pour approbation. Elle passe alors au statut En cours (In Process) avant de
prendre le statut Pré-approuvée (Pre-Approved), Approuvée (Approved) ou Rejetée (Rejected).
Une fois approuvée, une commande qui subit de nombreuses modifications peut passer au statut
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval). Lorsqu'elle a été réapprouvée, elle reprend
le statut Approuvée (Approved).
Mise à jour des statuts
Dans Oracle Purchasing, vous pouvez mettre à jour les statuts des commandes d'achat dans la
fenêtre Commandes (Purchase Orders) ou dans la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase
Order Summary). Les actions dont vous disposez pour modifier le statut dépendent du statut en
cours du document et de la fenêtre dans laquelle vous effectuez la mise à jour.
Commandes d'achat
Résumé des types de statut
Incomplet (Incomplete) : Statut initial de toute nouvelle commande d'achat.
En cours (In Process) : Statut du document qui attend sur le "bureau" de l'approbateur identifié
dans les paramètres de configuration de la sécurité, de l'acheminement et de l'approbation des
documents.
Approuvée (Approved) : Un utilisateur doté de l'autorité suffisante a revu et approuvé le document.
Rejetée (Rejected) : Statut du document lorsque l'approbateur a refusé de l'approuver.
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval) : Statut du document lorsqu'il a subi des
modifications contrôlées.
Gelée (Frozen) : Vous ne pouvez geler une commande qu'au niveau de l'en-tête et de l'appel de
commande. Vous gelez une commande d'achat pour interdire toute modification ultérieure.
Cela ne vous empêche pas de recevoir et payer les marchandises déjà commandées.

Bloquée (On Hold) : Vous pouvez bloquer une commande au niveau de l'en-tête uniquement.
Cette action annule l'approbation de la commande et interdit son impression ainsi que toute
réception, facturation et approbation future (jusqu'à ce que vous la débloquiez).
Fermée (Closed) : Oracle Purchasing ferme automatiquement les livraisons pour la réception
et la facturation en fonction de contrôles que vous définissez dans la fenêtre Options d'Oracle
Purchasing (Purchasing Options). Lorsque toutes les livraisons sont fermées pour une ligne
donnée, Oracle Purchasing ferme automatiquement la ligne. Lorsque toutes les lignes d'un
en-tête donné sont fermées, Oracle Purchasing ferme automatiquement le document. Oracle
Purchasing n'inclut pas les livraisons fermées dans les états des commandes non soldées.
• Fermée pour réception (Closed for Receiving) - Vous pouvez fermer pour réception au
niveau de l'en-tête, de l'appel de commande, des lignes et des livraisons. Notez que si vous
fermez pour réception un en-tête de commande actuellement ouvert, Oracle Purchasing
affecte le statut Fermée pour réception (Closed for Receiving) à toutes les livraisons de la
commande d'achat, mais les lignes et l'en-tête de la commande restent ouverts.
• Fermée pour facturation (Closed for Invoice) - Vous pouvez fermer pour facturation au
niveau de l'en-tête, de l'appel de commande, des lignes et des livraisons. Notez que si vous
fermez pour facturation un en-tête de commande actuellement ouvert, Oracle Purchasing
affecte le statut Fermée pour facturation (Closed for Invoice) à toutes les imputations de la
commande, mais les lignes et l'en-tête de la commande d'achat restent ouverts. Le statut
Fermée pour facturation (Closed for Invoice) ne vous empêche pas de rapprocher une
facture d'une commande d'achat ou d'une réception. Vous fermez et rouvrez des documents
et leurs composants pour facturation et pour réception dans la fenêtre Contrôler un document
(Control Document).
Ouverte (Open) : Vous pouvez rouvrir des documents (au niveau de l'en-tête, de l'appel de
commande, des lignes et des livraisons) précédemment fermés pour pouvoir effectuer des
actions supplémentaires.
Annulée (Canceled) : Oracle Purchasing vous permet de mettre fin à un engagement d'achat
vis à vis d'un fournisseur en annulant les en-têtes, les lignes, les livraisons ou les appels dans
les documents. Lorsque vous annulez une entité d'une commande d'achat, vous ne pouvez plus
réceptionner ni payer les articles et services annulés. En revanche, vous pouvez payer pour
toutes les commandes reçues antérieurement. Les annulations sont permanentes et irréversibles.
Si vous utilisez des demandes d'approvisionnement en ligne, Oracle Purchasing renvoie les
demandes d'approvisionnement non remplies associées aux entités de commande annulées au
pool des demandes d'approvisionnement conformément au contrôle Annuler les demandes
d'approvisionnement (Cancel Requisitions) que vous définissez dans la fenêtre Options
d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Commandes d'achat
Fermée définitivement (Finally Closed) : Ce statut empêche toute modification ou action sur
les documents, lignes et livraisons terminés en les fermant définitivement. Les documents
définitivement fermés ne sont pas accessibles dans les panneaux de saisie correspondants et
vous ne pouvez pas effectuer les actions suivantes sur des entités fermées définitivement :
recevoir, transférer, inspecter, livrer, corriger les quantités réceptionnées, facturer, retourner
au fournisseur, retourner à la réception. Vous pouvez approuver des documents contenant des
entités définitivement fermées, mais vous ne pouvez pas approuver des documents qui sont
fermés définitivement au niveau de l'en-tête. La fermeture définitive des documents est une
action de contrôle interne qui n'a pas de répercussions sur vos relations contractuelles avec le
fournisseur. Une action de fermeture définitive est irréversible.
Remarque : Seuls les documents qui n'ont jamais été approuvés peuvent être supprimés.
Vous avez la possibilité de supprimer des lignes non approuvées, des livraisons non approuvées
et des imputations non approuvées qui ont été ajoutées à des documents précédemment approuvés.

Une fois l'action sauvegardée, vous ne pouvez plus afficher les enregistrements supprimés.
Si vous utilisez la numérotation automatique, vous ne pouvez pas réutiliser les numéros des
documents supprimés via cette option. Si vous utilisez des demandes d'approvisionnement en
ligne, Oracle Purchasing renvoie toutes les demandes d'approvisionnement associées à votre
action de suppression au pool des demandes d'approvisionnement. Vous pouvez réaffecter
ces demandes d'approvisionnement non remplies à d'autres commandes d'achat ou appels de
commande.
Commandes d'achat
Créer des accusés de réception de commande

Créer des accusés de réception de commande
(N) Commandes (Purchase Orders) > Commandes (Purchase Orders) (M) Outils (Tools) >
Accusés de réception (Acceptances)
(M) Outils (Tools) > Accusés de réception (Acceptances)
Lorsque vous cochez la case Avec accusé de réception (Acceptance Required) dans les
conditions générales des documents d'achat, vous demandez à vos fournisseurs d'accepter
formellement votre offre. Vous accédez à la fenêtre permettant de saisir les accusés de
réception en choisissant Accusés de réception (Acceptances) dans le menu Outils (Tools) de
la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou des fenêtres Commande
(Purchase Order) et Appels de commande (Releases). Les fournisseurs peuvent saisir leurs
propres accusés de réception à l'aide d'Oracle iSupplier Portal.
Action : Entrez les résultats de votre suivi fournisseur. Il s'agit d'un champ de format libre sans
liste de valeurs. Vous pouvez facilement consigner le type de suivi que vous avez effectué, par
exemple : appel téléphonique, lettre ou télécopie. Ce champ peut également servir à noter le
résultat des actions de suivi, par exemple : doit rappeler, pas de réponse, retard prévu ou ne
peut honorer la commande.
Date de l'action (Action Date) : Entrez la date à laquelle l'action a eu lieu. La date du jour est
proposée par défaut mais vous pouvez la modifier.
Commandes d'achat
Acceptée par (Accepted By): Indiquez le nom de la personne qui a effectué l'action. Votre nom
est affiché par défaut, mais vous pouvez le remplacer par un autre nom de la liste d'employés
proposée.
Acceptée (Accepted) : Cochez cette case pour indiquer que le fournisseur a accusé réception
de la commande d'achat.
Type d'accusé de réception (Acceptance Type) : Sélectionnez un type d'accusé de réception
dans la liste d'options prédéfinies ci-dessous.
• Toutes condit. acceptées (Accepted All Terms) - Le fournisseur a accepté toutes les
conditions de la commande d'achat.
• Délais acceptés (On Schedule) - Le fournisseur a accepté les dates de livraison indiquées
sur la commande d'achat.
• Modif. inacceptables (Unacceptable Changes) - Le fournisseur a apporté des modifications

aux conditions de la commande d'achat et vous ne les trouvez pas acceptables.
• Remarque : Vous pouvez définir d'autres types d'accusé de réception via les codes express
d'Oracle Purchasing.
Signature électronique (eSignature) : Oracle Procurement Contracts permet à votre fournisseur
et à vous-même de vérifier les signatures électroniquement. Ces informations peuvent être
affichées à partir de la fenêtre Accusés de réception (Acceptances) ou à partir d'Oracle
iSupplier Portal.
Commandes d'achat
Notifications de workflow

Notifications de workflow
Le workflow PO - Envoi de notifications pour les documents d'achat (PO Send Notifications
for Purchasing Documents) vous informe de diverses situations qui se produisent en liaison
avec vos documents d'achat. Vous êtes notamment prévenu lorsque des documents sont
incomplets ou rejetés, ou qu'ils nécessitent une nouvelle approbation. Ce workflow envoie
également des notifications lorsque la date d'exigibilité de l'accusé de réception du fournisseur
est échue et qu'aucun accusé de réception n'a été enregistré. Vous pouvez afficher ces
notifications et y répondre dans la fenêtre Synthèse des notifications (Notifications Summary).
Ce processus de workflow démarre lorsque vous lancez le processus Envoi de notifications
pour les documents d'achat (Send Notifications for Purchasing Documents). Il est d'usage de
le programmer pour qu'il s'exécute au moins une fois par jour.
Ouvrir un document
A partir d'une notification que vous avez ouverte, vous pouvez atteindre le document. Selon
la fonction affectée à votre responsabilité par la sécurité, vous disposez de niveaux d'accès
différents aux informations. Après avoir modifié un document ouvert à partir d'une notification,
vous devez retourner à la notification et choisir Approuver (Approve) dans cette fenêtre et non
dans celle du document. Oracle Purchasing pourra ainsi enregistrer votre action et poursuivre
ou terminer le processus d'approbation. Selon le message de notification, le destinataire dispose
d'actions différentes : approuver, réaffecter, transmettre, rejeter, ignorer ou fermer.
Commandes d'achat
Copier des commandes d'achat

Copier des commandes d'achat
Vous pouvez copier des commandes d'achat présentant n'importe quel statut. La diapositive
ci-dessus dresse la liste des documents entre lesquels une copie peut être effectuée.
La fonctionnalité de copie est particulièrement utile lorsque, par exemple, vous voulez
renouveler une commande ouverte qui contient plusieurs centaines de lignes. Au lieu d'entrer
manuellement les mêmes lignes dans un nouveau document, vous pouvez copier l'ancienne
commande dans une nouvelle et modifier les dates de validité.
Pour copier des documents :
1. Recherchez le document d'origine à partir de la fenêtre Commandes (Purchase Orders),
Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou Propositions de prix (Quotations).
2. Choisissez Copier un document (Copy Document) dans le menu Outils (Tools).
3. Sélectionnez un type de document admissible dans le champ A : Type de document
(To Document Type).
4. Si nécessaire, sélectionnez d'autres options :
- Numéro de document (Document Number) - Entrez un numéro de document uniquement
si vous utilisez la numérotation manuelle.
- Copier docs joints (Copy Attachments) - Cochez cette case pour copier un document
joint à partir de n'importe quel niveau du document.
Commandes d'achat
Oracle Purchasing crée et affiche le nouveau document. Ce document est une copie exacte
de l'original, à l'exception des dates de promesse et de besoin ; si ces dates font référence au
passé, elles sont remplacées par la date du jour dans le nouveau document. Les dates de
validité (si elles existent) ne changent pas. Modifiez le nouveau document si nécessaire.
Enregistrez et approuvez le document.
Si le document que vous venez de copier contient des informations incorrectes ou périmées :
par exemple, si un fournisseur ou un compte est inactif ou incorrect, un message s'affiche
lorsque vous choisissez Approuver (Approve). Utilisez ce message pour identifier et corriger
les champs non valides ou périmés dans le nouveau document que vous créez. Vous ne pouvez
pas approuver le document tant que vous n'avez pas mis à jour ces champs. Vous ne pouvez
pas utiliser la fenêtre Copier des documents (Copy Documents) pour modifier des documents
par le biais de copies entre deux documents de même numéro.
Pour obtenir la liste complète des documents, voir "Copy Purchase Orders" (Copier des

commandes d'achat) dans le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Oracle Services Procurement

Oracle Services Procurement
Oracle Services Procurement est une plate-forme intégrée qui automatise et rationalise le
processus de sélection d'origines, d'approvisionnement et de gestion du règlement des services,
comprenant les travailleurs intérimaires, les services professionnels et les services aux entreprises.
Exemple :
• Oracle Services Procurement fournit une solution pour les cas où plusieurs commandes
d'achat peuvent être affectées à des travailleurs intérimaires grâce à la simplification du
flux tout en respectant les impératifs de sécurité.
• Les travailleurs intérimaires peuvent désormais entrer des horaires dans Oracle Time and
Labor. Les éléments saisis dans la feuille de temps sont validés en fonction de la commande
d'achat afin que les montants pré-autorisés pour cette feuille de temps ne puissent pas être
dépassés.
Pour plus d'informations sur la configuration d'Oracle Services Procurement et de son
intégration à la suite de produits Oracle E-Business, voir Oracle Procurement - Services
Procurement White Paper, disponible sur le site My Oracle Support (référence 567411.1).
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Interfaces des documents d'achat

Interfaces des documents d'achat
Vous pouvez avoir besoin d'importer des documents d'achat provenant d'origines externes :
• Interface coopérative des documents d'achat
Vous pouvez avoir besoin de mettre à jour des documents d'achat existants à partir de l'un de
vos programmes personnalisés :
• API d'Oracle Purchasing
Commandes d'achat
Interface coopérative des documents d'achat

Chargement (1)
L'interface coopérative des documents d'achat reçoit de la part des fournisseurs les informations
du catalogue de prix, ainsi que les réponses aux appels d'offres, de manière électronique, sous
forme de lignes de commande ouverte ou de propositions de prix ouvertes. L'importation des
données du catalogue dans l'interface coopérative des documents d'achat, puis dans Oracle
Purchasing, peut s'effectuer via Oracle e-Commerce Gateway.
Vous pouvez également importer des commandes d'achat standard via le programme d'interface
coopérative des documents d'achat. Pour ce faire, vous devez charger les tables de l'interface à
l'aide d'un programme que vous créez. Les tables à charger sont
PO_HEADERS_INTERFACE, PO_LINES_INTERFACE et
PO_DISTRIBUTIONS_INTERFACE. Pour plus d'informations, voir le manuel "Oracle
Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual".
Traitement (2)
Exécutez le programme d'interface coopérative des documents d'achat pour valider et pour
importer les données dans Oracle Purchasing. L'interface coopérative des documents d'achat
peut être exécutée à partir d'Oracle e-Commerce Gateway via l'option Programme d'importation
(Import Program) du menu de traitement Oracle e-Commerce Gateway.
Vous pouvez également exécuter le programme séparément, à partir d'Oracle Purchasing.
Dans ce cas, vous devez au préalable importer les informations du catalogue de prix dans
les tables d'interface, via Oracle e-Commerce Gateway ou via un programme d'importation
personnalisé. Utilisez ensuite le processus décrit ci-dessus pour importer les informations
dans Oracle Purchasing.
Commandes d'achat
Validation de l'importation de documents d'achat

Validation de l'importation de documents d'achat
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual.
Commandes d'achat
Tables des interfaces coopératives d'Oracle Purchasing

Voici les composants de l'interface coopérative des données entrantes dans Oracle Purchasing :
• Demandes d'approvisionnement
- PO_REQUISITIONS_INTERFACE_ALL
- PO_REQ_DIST_INTERFACE_ALL
• Documents d'achat
- PO_HEADERS_INTERFACE
- PO_LINES_INTERFACE
• Réceptions
- RCV_HEADERS_INTERFACE
- RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE
Commandes d'achat
API d'Oracle Purchasing

API d'Oracle Purchasing
Oracle Purchasing fournit des API publiques que vos programmes peuvent utiliser pour des
fonctions spécifiques. Pour obtenir des informations plus complètes et des exemples de code,
voir le manuel Oracle Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual.
API de modification de commandes d'achat
Cette API vous permet d'enregistrer l'acceptation ou le rejet du fournisseur et de mettre à jour
la quantité, le prix ou la date de promesse sur des commandes d'achat standard ou des appels
de commandes qui existent dans Oracle Purchasing. Elle effectue la validation nécessaire
avant d'enregistrer les mises à jour. Les API correspondantes se nomment
PO_CHANGE_API1_S.record_acceptance et PO_CHANGE_API1_S.update_po.
API d'annulation de commandes d'achat
Cette API permet d'annuler des documents Oracle Purchasing directement depuis votre
programme. Elle se nomme PO_Document_Control_PUB.control_document.
API de tarification personnalisée
Cette API permet d'effectuer une tarification personnalisée directement dans les documents
Oracle Purchasing. Il s'agit en réalité de trois API distinctes : l'API des dates de tarification
personnalisée, l'API de tarification personnalisée des demandes d'approvisionnement et l'API
de tarification personnalisée des commandes/appels de commande. L'API des dates de tarification
personnalisée est lancée en premier afin d'établir une date de tarification pour l'exécution des
autres API. Ces API se nomment respectivement :
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_price_date
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_req_price
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_po_price
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Etats relatifs aux commandes d'achat

Statut des commandes ouvertes et planifiées (Blanket and Planned PO Status Report) : Cet état
répertorie les commandes ouvertes et planifiées, et les appels de commande associés.
Etat des commandes annulées (Cancelled Purchase Order Report) : Il répertorie les commandes
d'achat annulées.
Etat du statut des contrats (Contract Status Report) : Il indique le statut des contrats et répertorie
les commandes d'achat liées à chaque contrat.
Etat des commandes non soldées, par acheteur (Open Purchase Orders Report (by Buyer)) :
Il répertorie toutes les commandes ou certaines commandes associées à des acheteurs particuliers.
Etat des commandes non soldées, par centre de coûts (Open Purchase Orders Report (by Cost
Center)) : Il répertorie toutes les commandes ou certaines commandes imputées à un ou plusieurs
centres de coûts.
Etat Imprimer la commande modifiée (Paysage) (Printed Change Orders Report (Landscape)) :
Il imprime les commandes d'achat modifiées en format paysage.
Commandes d'achat

Etats relatifs aux commandes d'achat (suite)
Etat Imprimer commandes modifiées (Portrait) (Printed Change Orders Report (Portrait)) :
Il imprime les commandes d'achat modifiées en format portrait.
Imprimer une commande (Paysage) (Printed Purchase Order Report (Landscape)) : Cet état
imprime les commandes d'achat en format paysage.
Imprimer une commande (Portrait) (Printed Purchase Order Report (Portrait)) : Cet état imprime
les commandes d'achat en format portrait.
Etat Audit des accords de prix (Purchase Agreement Audit Report) : Il répertorie les articles
achetés dans une commande standard qui auraient pu être achetés dans une commande ouverte.
Etat des pré-engagements sur commandes par période (Purchase Order Commitment by Period
Report) : Il indique la valeur monétaire des engagements sur les six périodes à venir pour un
fournisseur ou tous les fournisseurs.
Etat détaillé des commandes (Purchase Order Detail Report) : Il répertorie les détails de l'ensemble
ou d'une sélection des commandes standard ou planifiées.
Commandes d'achat

Etats relatifs aux commandes d'achat (suite)
Etat détaillé des imputations de commande (Purchase Order Distribution Detail Report) :
Il indique les imputations comptables des commandes d'achat.
Etat détaillé des commandes et appels de commande (Purchase Order and Releases Detail Report) :
Il indique les détails (quantité commandée, réceptionnée, facturée et attendue) des commandes
ouvertes, des commandes d'achat planifiées et des appels de commande associés.
Etat de synthèse des achats par catégorie (Purchase Summary Report by Category) : Il indique
le nombre de commandes d'achat passées à des fournisseurs dans une catégorie donnée.
Registre des mouvements sur les achats (Purchasing Activity Register) : Cet état indique les
mouvements monétaires liés aux commandes d'achat pour une certaine période.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Options d'achat importantes

Options d'achat importantes
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing Options)
Onglet Contrôle (Control)
Pourcentage de tolérance de prix (Price Tolerance Percentage)/Activer la tolérance d'écart sur
prix (Enforce Price Tolerance) : Il s'agit du pourcentage d'augmentation par rapport au prix de
la ligne de la demande d'approvisionnement que le prix mentionné dans la ligne de la commande
créée automatiquement ne doit pas dépasser. Si vous sélectionnez l'option Activer la tolérance
d'écart sur prix (Enforce Price Tolerance), vous pouvez créer des commandes d'achat pour
lesquelles la tolérance est dépassée, mais pas approuver ces commandes. La variation d'un prix
à la baisse n'est pas limitée.
Montant de tolérance de prix (Price Tolerance Amount)/Imposer montant de tolérance de prix
(Enforce Price Tolerance Amount) : Il s'agit du montant d'augmentation par rapport au prix de
la ligne de la demande d'approvisionnement que le prix mentionné dans la ligne de la commande
créée automatiquement ne doit pas dépasser. Si vous sélectionnez l'option Imposer montant de
tolérance de prix (Enforce Price Tolerance Amount), vous pouvez créer des commandes d'achat
pour lesquelles cette tolérance est dépassée, mais pas approuver ces commandes. La variation
d'un prix à la baisse n'est pas limitée.
Remarque : Si vous définissez à la fois un pourcentage et un montant de tolérance de prix,
le système applique la valeur la plus restrictive.
Commandes d'achat
Annuler les demandes d'approvisionnement (Cancel Requisitions) : Les options d'annulation
des demandes d'approvisionnement s'appliquent uniquement aux demandes d'approvisionnement
à partir desquelles des commandes d'achat ont été créées automatiquement. Sélectionnez l'une
des options suivantes :
• Toujours (Always) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, Oracle Purchasing annule
aussi la demande d'approvisionnement.
• Jamais (Never) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, Oracle Purchasing n'annule
pas la demande d'approvisionnement qui reste disponible pour une autre commande.
• Facultatif (Optional) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, vous pouvez choisir
d'annuler la demande d'approvisionnement.
Imposer le nom de l'acheteur (Enforce Buyer Name) : Activez cette option pour imposer la saisie
de votre seul nom en tant qu'acheteur dans les commandes d'achat. Si cette option n'est pas
activée, vous pouvez indiquer le nom de n'importe quel acheteur actif.

Format de sortie OA (PO Output Format) : Sélectionnez le format PDF pour générer les
commandes d'achat au format Adobe PDF ou sélectionnez Texte (Text) pour les imprimer au
format standard.
Onglet Valeur par défaut (Default)
Montant min. appel de commande (Minimum Release Amount) : Entrez le montant minimum
que vous voulez appeler dans un appel de commande.
Type cond. remise (Price Break Type) : Sélectionnez le type de condition de remise proposé
par défaut dans les commandes ouvertes :
• Cumulable (Cumulative) - Les remises s'appliquent à la quantité cumulée des livraisons
de tous les appels de commande pour l'article.
• Non cumulable (Non-cumulative) - Les remises s'appliquent à la quantité des livraisons
de chaque appel de commande pour l'article.
Onglet Numérotation (Numbering) : Numéro de commande (PO Number) -
Saisie (Entry)/Type/Numéro suivant (Next Number)
Sélectionnez la méthode de saisie des numéros de commande :
• Automatique (Automatic) - Oracle Purchasing affecte automatiquement un numéro séquentiel
unique à chaque document lors de sa création.
• Manuelle (Manual) - Vous entrez manuellement un numéro lorsque vous créez un document.
Vous pouvez à tout moment changer la méthode de saisie des numéros de document. Si vous
sélectionnez la saisie manuelle et passez ensuite à la saisie automatique, veillez à indiquer dans
le champ Numéro suivant (Next Number) une valeur supérieure au plus grand numéro affecté
manuellement. Sélectionnez le type de numéro à utiliser pour les commandes d'achat :
Numérique (Numeric) ou Alphanumérique (Alphanumeric). Si vous optez pour la saisie manuelle
des numéros de document, vous avez le choix entre des numéros numériques ou alphanumériques.
Vous pouvez passer du type Numérique (Numeric) au type Alphanumérique (Alphanumeric) à
tout moment. Vous ne pouvez passer du type Alphanumérique (Alphanumeric) au type Numérique
(Numeric) que si tous les numéros de document actuels sont numériques. Si vous optez pour
la saisie automatique des numéros de document, entrez la valeur de départ que devra utiliser
Oracle Purchasing pour générer les numéros séquentiels uniques.
Commandes d'achat
Options de profil importantes

Options de profil importantes
Responsabilité : Administrateur système (System Administrator)
(N) Profils (Profiles) > Système (System)
PO: Pourcentage de la tolérance sur prix des mises à jour du catalogue
(PO: Price Tolerance (%) for Catalog Updates)
La valeur indiquée pour cette option de profil représente le pourcentage d'augmentation maximum
autorisé sur le prix d'un article lorsque le fournisseur envoie des mises à jour du catalogue de
prix via l'interface coopérative des documents d'achat. Si la tolérance est dépassée, l'acheteur
reçoit une notification et peut accepter ou refuser les augmentations dans la fenêtre Dépassement
des tolérances sur prix (Exceeded Price Tolerances).
PO: Archiver le catalogue sur approbation (PO: Archive Catalog on Approval)
Cette option indique si, lors de l'approbation, Oracle Purchasing génère les numéros de version
des commandes ouvertes dans le cadre d'une soumission du catalogue de prix. Elle ne vous
intéresse que si vous recevez des soumissions de catalogues de prix de vos fournisseurs via
l'interface coopérative des documents d'achat. Cette option de profil entre en vigueur uniquement
lorsque l'archivage au moment de l'approbation est sélectionné dans la fenêtre Types de document
(Document Types) d'Oracle Purchasing et que vous importez les documents dont le statut est
Approuvé (Approved).
PO: Changer de site fournisseur (PO: Change Supplier Site)
Cette option indique si vous pouvez modifier le site fournisseur dans les commandes d'achat
approuvées.
Commandes d'achat
Options de profil relatives à la communication des commandes

Options de profil relatives à la communication des commandes
PO: Adresse email secondaire (PO: Secondary E-mail Address)
Il s'agit d'une option de profil qui vous permet d'envoyer une copie de la commande email à
votre société. Si vous souhaitez renvoyer l'email, vous devez vous connecter au compte email
secondaire pour procéder au renvoi.
PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path)
Saisissez le chemin absolu du répertoire contenant le fichier des conditions générales génériques.
PO: Nom du fichier des conditions générales (PO: Terms and Conditions File Name)
Saisissez le nom du fichier des conditions générales génériques à imprimer sur les documents
d'achat.
Commandes d'achat
Autres configurations

Autres configurations
(N) Configurer (Setup)
Plusieurs options de configuration sont accessibles directement à l'aide du menu de navigation.
Il s'agit notamment de la définition des acheteurs, des classes de dangers et des numéros ONU.
Acheteurs (Buyers)
Utilisez la fenêtre Acheteurs (Buyers) pour définir et tenir à jour vos acheteurs. Les acheteurs
peuvent passer en revue toutes les demandes d'approvisionnement via la fenêtre Demandes
d'approvisionnement (Requisitions). Seuls les acheteurs peuvent créer automatiquement des
documents d'achat. Il n'est pas nécessaire d'être un acheteur pour créer une commande, mais
seul un acheteur peut approuver une commande. Entrez le nom d'un employé que vous souhaitez
définir en tant qu'acheteur. Les acheteurs doivent être définis en tant qu'employés dans Oracle
Human Resources. Entrez la catégorie par défaut des marchandises généralement commandées
par l'acheteur. Entrez le nom du lieu de livraison pour lequel l'acheteur crée en principe des
commandes d'achat. Oracle Purchasing l'utilise par défaut dans les documents que vous créez
automatiquement. Vous pouvez également préciser les dates de début et de fin de validité de
la responsabilité d'acheteur de l'employé. Comme le personnel change au cours du temps,
vous pouvez mettre à jour les noms d'acheteur sur les documents d'achat à l'aide du processus
de mise à jour en masse des noms d'acheteur.
Commandes d'achat
Classes de dangers (Hazard Classes)
Cette fenêtre permet de définir des codes pour différentes classes de matières dangereuses.
Indiquez le nom de la classe, sa description et la date à laquelle elle cesse d'être active.
Vous pouvez affecter une classe de danger à plusieurs numéros ONU pour identifier les
articles dangereux. Oracle Purchasing copie automatiquement les informations relatives
aux matières dangereuses dans vos documents et les imprime sur les commandes d'achat,
les appels d'offres et les bordereaux de réception. Oracle Purchasing affiche automatiquement
les informations relatives aux matières dangereuses pour vos réceptionnaires.
Numéros ONU (UN Numbers)
Cette fenêtre permet de définir les numéros d'identification de l'ONU pour les matières
dangereuses. Vous pouvez associer une classe de danger à plusieurs numéros d'identification.
Vous pouvez également affecter un numéro d'identification et une classe de danger à chaque
article que vous définissez.
Commandes d'achat
Configuration de la communication des transactions

Configuration de la communication des transactions
Vous disposez de plusieurs options pour transmettre au fournisseur les documents générés par
Oracle Purchasing :
• Imprimer et envoyer
• Télécopie (fax)
• Email (messagerie électronique)
• EDI (Echange de Données Informatisé)
• XML (eXtensible Markup Language)
Commandes d'achat
Commandes d'achat imprimées

Commandes d'achat imprimées
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing Options) >
(O) Contrôle (Control)
Texte standard
Le format texte est le format standard pour l'impression des commandes d'achat. En principe,
vous achetez à un imprimeur agréé par Oracle des formulaires préimprimés contenant les
informations propres à votre société. Vous pouvez modifier la présentation standard à l'aide
de l'outil Oracle Reports. Cette personnalisation doit être effectuée avant de commander les
formulaires pré-imprimés. Vous pouvez également produire un formulaire personnalisé à partir
d'un modèle adapté à votre imprimante laser.
PDF
Vous pouvez afficher la commande d'achat au format PDF dans les fenêtres Commandes (Purchase
Orders) et Synthèse des commandes (Purchase Order Summary), dans le panneau Notifications
d'approbation (Approval Notification) et dans les anciennes versions de la page Historique modif.
commandes (PO Change History). Les fournisseurs disposent d'un lien dans Oracle iSupplier Portal
pour afficher et imprimer le document PDF. Si vous avez choisi l'option de format PDF, la
commande d'achat est communiquée automatiquement après son approbation ; elle peut être
transmise au fournisseur à l'aide d'une option du menu Outils (Tools) à partir de la fenêtre
Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou envoyée vers une imprimante à l'aide
du traitement Sortie d'ordre d'achat pour communication (PO Output for Communication).
Les modèles de format sont créés à l'aide d'Oracle XML Publisher. Voir le manuel Oracle
XML Publisher User's Guide. Le nom du modèle est indiqué dans la fenêtre Types de
document (Document Types) d'Oracle Purchasing.
Commandes d'achat
Communication des documents d'achat par télécopie

Communication des documents d'achat par télécopie
Les commandes d'achat et les commandes ouvertes peuvent être transmises directement au
fournisseur par télécopie. Oracle Purchasing communique le document au serveur de télécopie
tiers dans un format appelé FCL (Fax Command Language). Le serveur de télécopie convertit
ensuite le document FCL en signaux de télécopie standard qui sont transmis sur une ligne
téléphonique jusqu'au télécopieur du fournisseur.
Configuration dans Oracle Applications
1. Installez le logiciel du serveur de télécopie tiers (selon le produit, vous pouvez utiliser
un PC autonome ou le serveur d'applications).
2. Créez une imprimante Oracle Applications pour le serveur de télécopie. (Voir le manuel
Oracle System Administrators Guide).
Remarque : Consultez la documentation d'installation et d'administration associée au logiciel
serveur de télécopie pour plus de détails.
Configuration dans Oracle Purchasing
1. Attribuez la valeur "Fax" au paramètre Mode de notification (Notification Method).
2. Dans la zone Communication du site fournisseur, indiquez l'indicatif et le numéro de fax.
3. Enregistrez les modifications apportées au site fournisseur.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Payables User's Guide.
Commandes d'achat
Utilisation dans Oracle Applications
Créez votre document d'achat et sélectionnez Approuver (Approve). Dans la fenêtre Approbation
(Approval), vous remarquez que la case Fax est cochée et que le numéro de fax du site
fournisseur est renseigné par défaut. Vous pouvez remplacer le numéro de fax ou changer la
méthode de notification. Une fois que votre document est approuvé, le workflow le transmet
au serveur de télécopie chargé de le remettre.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Serveurs de télécopie tiers compatibles
Tout serveur de télécopie capable de s'intégrer à Oracle Applications et prenant en charge le
langage FCL devrait en principe convenir. FCL étant un langage propriétaire créé par RightFax®,
il semble logique de se tourner vers le logiciel RightFax Connector for Oracle E-Business Suite.
Vous trouverez d'autres fournisseurs dans la division Partenaires d'Oracle.

Si l'utilisation du langage FCL et de serveurs de télécopie tiers a l'avantage d'être commode
et de permettre de créer des formulaires personnalisés, il existe également des solutions
personnalisées avec la méthode d'impression standard.
Commandes d'achat
Communication des documents d'achat par messagerie électronique

Communication des documents d'achat par messagerie électronique
Les commandes d'achat et les commandes ouvertes peuvent être transmises directement
au fournisseur par messagerie électronique (email). L'émetteur de notifications d'Oracle
Workflow communique le document au fournisseur au format HTML (HyperText Markup
Language).
Configuration dans Oracle Applications
1. Configurez le workflow de notification pour votre site.
2. Définissez les options de profil PO: Adresse email secondaire (PO:Secondary Email
address), PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path) et PO: Nom du fichier des
conditions générales (PO:Terms and Conditions File) comme l'exigent vos processus
d'entreprise (voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide pour plus d'informations).
3. Lancez l'émetteur de notifications d'Oracle Workflow.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Workflow Guide.
Configuration dans Oracle Purchasing
1. Attribuez la valeur "Email" au paramètre Mode de notification (Notification Method)
pour le site fournisseur considéré.
2. Dans la zone Communication du site fournisseur, indiquez l'adresse électronique.
3. Enregistrez les modifications apportées au site fournisseur.
Commandes d'achat
Utilisation dans Oracle Purchasing
Créez votre document d'achat et sélectionnez Approuver (Approve). Dans la fenêtre Approbation
(Approval), vous remarquez que la case Email est cochée et que l'adresse électronique du site
fournisseur est renseignée par défaut. Vous pouvez remplacer cette adresse ou changer le
mode de notification. Une fois que votre document est approuvé, le workflow le transmet à
l'émetteur de notifications qui va le remettre.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway

Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway
Oracle e-Commerce Gateway fournit une solution unique d'intégration entre applications
qui fonctionne avec les familles de produits Oracle Applications suivantes : Financials,
Manufacturing et Supply Chain. Cette passerelle fonctionne en coopération avec Oracle
Workflow pour extraire la transaction Oracle Applications et la convertir en fichier plat EDI
pour le convertisseur EDI.
Concepts liés à eCommerce Gateway
Partenaire commercial : Il s'agit du fournisseur avec qui vous faites affaire, lequel constitue
le lien principal entre Oracle e-Commerce Gateway et Oracle Purchasing.
Convertisseur EDI : Logiciel tiers conçu pour convertir un fichier d'un format dans un autre.
En principe, un convertisseur EDI convertit des formats propriétaires en transactions EDI
conformément au standard indiqué (X12 ou EDIFACT, par exemple).
Réseau à valeur ajoutée : Réseau sécurisé pour la transmission de transactions EDI. Il s'agit
généralement d'un réseau tiers, mais ce peut être également Internet (avec la sécurité appropriée)
ou une connexion électronique directe entre entreprises.
Conversion de code : La fonction de conversion de code d'Oracle e-Commerce Gateway est
une méthode de conversion entre, d'une part, les codes utilisés par les partenaires commerciaux
et les normes concernant les données électroniques et, d'autre part, les codes utilisés dans
Oracle Applications. Les unités de mesure en sont un exemple simple. L'organisation acheteur
utilise "Unité" et le fournisseur utilise "Pièce". Cette conversion peut être définie pour être
gérée automatiquement dans la passerelle.
Commandes d'achat
Configuration et utilisation dans Oracle Purchasing
1. Oracle e-Commerce Gateway doit être implémenté et opérationnel.
2. Le fournisseur doit être défini en tant que partenaire commercial dans e-Commerce
Gateway. Pour ce faire, utilisez la responsabilité Administrateur (Administrator)
e-Commerce Gateway et le chemin de navigation Configurer (Setup) > Partenaires
commerciaux (Trading Partners). Pour obtenir des informations détaillées, voir le
manuel Oracle e-Commerce Gateway Implementation Manual.
3. Vous pouvez aussi définir des conversions de code exigées par vous et/ou votre fournisseur.
Pour ce faire, utilisez la responsabilité Administrateur (Administrator) e-Commerce
Gateway et le chemin de navigation Configuration (Setup) > Conversion de code (Code
Conversion). Pour obtenir des informations détaillées, voir le manuel Oracle e-Commerce
Gateway Implementation Manual.
4. Dans la fenêtre Configurer (Setup) > Achats (Purchasing) > Types de document

(Document Types), configurez l'archivage au moment de l'approbation pour chaque
type de document à transférer via EDI.
5. Dans la fenêtre Fournisseur (Supplier) > Sites (O) EDI, affectez au paramètre Lieu
(Location) le code du site fournisseur (il s'agit généralement du numéro DUNS ou
DUNS + 4).
6. Désormais, lorsque vous approuverez un document d'achat, la case EDI sera cochée et
le document sera envoyé au fournisseur via Oracle e-Commerce Gateway.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax, Email ou XML dans
la fenêtre Approbation (Approval) pour les documents envoyés via e-Commerce Gateway.
Commandes d'achat
Communication des commandes d'achat via EDI

Communication des commandes d'achat via EDI
Les transactions EDI (Echange de données informatisé) sont gérées par Oracle e-Commerce
Gateway. La diapositive ci-dessus identifie les transactions liées à la commande d'achat.
La diapositive suivante donne une vue d'ensemble de leur configuration.
Commande d'achat (Purchase Order : 850/ORDERS) et Modification de
commande (Purchase Order Change : 860/ORDCHG)
Ces transactions permettent à votre organisation d'envoyer des commandes d'achat et des
modifications de commande aux fournisseurs par voie électronique.
Catalogue de prix (Price/Sales Catalogue : 832/PRICAT)
Cette transaction donne aux fournisseurs la possibilité de créer et de gérer leurs tarifs dans
Oracle Purchasing. Le fournisseur peut notamment créer et mettre à jour des commandes ouvertes.
Réponse à appel d'offres (Response to Request for Quotation : 843/QUOTES)
Cette transaction donne aux fournisseurs la possibilité de répondre électroniquement à des
appels d'offres.
Pour plus d'informations sur le contenu de ces transactions, voir le manuel Oracle e-Commerce
Gateway Implementation Manual et les modèles au format tableur disponibles sur le site My
Oracle Support (anciennement MetaLink).
Commandes d'achat
Présentation d'Oracle XML Gateway

Présentation d'Oracle XML Gateway
Oracle XML Gateway prend en charge les initiatives B-to-B (Business-to-Business) comme
la communication de documents commerciaux et la participation à des échanges industriels,
mais aussi les initiatives A-to-A (Application-to-Application) telles que l'intégration de données
à des systèmes propriétaires et disparates. Cette passerelle fonctionne en coopération avec
Oracle Workflow pour extraire la transaction Oracle Applications et la convertir en fichier
XML OAG standard.
Concepts liés à XML Gateway
Partenaire commercial : Il s'agit du fournisseur avec qui vous faites affaire, lequel constitue le
lien principal entre Oracle XML Gateway et Oracle Purchasing.
Conversion de code : La fonction de conversion de code d'Oracle XML Gateway est une
méthode de conversion entre, d'une part, les codes utilisés par les partenaires commerciaux et
les normes concernant les données électroniques et, d'autre part, les codes utilisés dans Oracle
Applications.
Agent/Couche OTA : Oracle Transport Agent (OTA) est un mécanisme de transport utilisé
pour envoyer et recevoir des documents XML dans Oracle Applications. Il garantit la remise,
la sécurité et l'audit des messages.
Commandes d'achat
Configuration et utilisation dans Oracle Purchasing
1. Oracle XML Gateway et l'agent OTA doivent être implémentés et opérationnels.
2. Le module d'écoute des agents Workflow doit être actif.

3. Le fournisseur/site fournisseur doit être défini en tant que partenaire commercial dans
XML Gateway. Pour ce faire, accédez à la fenêtre Définir des partenaires commerciaux
(Define Trading Partners) avec la responsabilité XML Gateway.
4. Si vous utilisez un hub comme Oracle Exchange, vous devez le définir dans XML Gateway.
L'acheteur et le fournisseur doivent être configurés sur le hub.
5. Vous pouvez aussi définir des conversions de code exigées par vous et/ou votre fournisseur.
Pour ce faire, accédez à la fenêtre Définir une conversion de codes (Define Code
Conversion) avec la responsabilité XML Gateway.
6. Désormais, lorsque vous approuverez un document d'achat, la case XML sera cochée et

le document sera envoyé au fournisseur via Oracle XML Gateway.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax, Email ou EDI dans la
fenêtre Approbation (Approval) pour les documents envoyés via XML Gateway.
Vous trouverez dans le manuel Oracle Purchasing XML Transaction Delivery Setup Guide
des informations plus détaillées sur ces étapes de configuration, des présentations de fichier
(DTD, Document Type Definition) et un exemple de transaction XML.
Commandes d'achat
Communication des commandes d'achat au format XML

Communication des commandes d'achat au format XML
Les transactions XML (eXtensible Markup Language) sont gérées par Oracle XML Gateway.
La diapositive ci-dessus identifie les transactions liées à la commande d'achat. La diapositive
suivante donne une vue d'ensemble de leur configuration.
Commande d'achat (Purchase Order) et Appel de commandes ouvertes
(Release against Blanket Orders) : PROCESS_PO_007
En utilisant XML pour transmettre les commandes d'achat créées dans Oracle Purchasing,
l'acheteur est assuré d'envoyer des informations exactes et sécurisées au fournisseur.
Modification de commande d'achat (Purchase Order Change) : CHANGE_PO_006
L'acheteur peut également envoyer via XML les informations relatives aux modifications
apportées à une commande d'achat existante.
Pour plus d'informations sur le contenu réel de ces transactions, voir le manuel Oracle
Purchasing XML Transaction Delivery Setup Guide.
Commandes d'achat
Tarification rétroactive

Tarification rétroactive
Les prix des articles figurant dans des accords d'achat peuvent varier au cours de la période de
validité de l'accord en fonction des négociations en cours entre l'acheteur et le fournisseur.
Dans certains secteurs industriels, il est en fait courant d'initier et d'exécuter des projets basés
sur un accord contenant un prix provisoire. Il peut s'écouler plusieurs mois après la conclusion
de l'accord pour aboutir à un prix ferme. Dans de tels scénarios, une mise à jour de prix peut
s'appliquer de manière rétroactive.
Oracle Purchasing permet aux acheteurs de faire varier les prix et de mettre automatiquement à
jour les commandes (commandes d'achat standard et appels de commande ouverte) en fonction
des accords modifiés, même après des activités de réception et de facturation selon les anciens
accords. Dans le cas de commandes réceptionnées, Oracle Purchasing ajuste automatiquement
le passif provisionné en fonction du tarif le plus récent. Enfin, pour les commandes qui ont été
facturées, Oracle Purchasing génère automatiquement des factures ajustées dans Oracle Payables.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat
Vous devez déterminer l'affectation des responsabilités opérationnelles de saisie et de maintenance
des commandes d'achat. Le personnel requis pour assurer ces fonctions dépend du volume des
commandes et du travail de gestion. La définition de la responsabilité des acheteurs et des
autres responsabilités d'achat doit garantir de bonnes stratégies/méthodes de contrôle interne et
une séparation correcte des tâches. Consultez éventuellement vos auditeurs internes ou externes
avant de prendre une décision définitive.
Commandes d'achat
Intégration des commandes d'achat

Intégration des commandes d'achat
Veillez à inclure toutes les parties intéressées dans le développement des processus de traitement
des commandes d'achat. En fonction de l'étendue de votre implémentation, les services suivants
peuvent être impliqués : Achats, Stock, Planification, Réception, Comptes fournisseurs,
Immobilisations et Comptabilité. Leur participation garantira une prise en compte prioritaire
des objectifs de l'organisation par rapport aux objectifs d'unités particulières. Les demandeurs
des différents services doivent également être intégrés au développement du traitement des
commandes. Bon nombre de problèmes liés aux commandes d'achat apparaissent dès le stade
des demandes d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Créer des commandes d'achat et des appels de commande

Créer des commandes d'achat et des appels de commande
Oracle Purchasing vous permet de créer des commandes d'achat de plusieurs manières :
• Saisie manuelle à partir de demandes d'approvisionnement sur papier
• Création automatique à partir de demandes d'approvisionnement en ligne
• Création automatique via le traitement Importation des demandes d'approvisionnement
(Requisition Import) ou Créer des appels de commandes (Create Releases)
• Importation via l'interface coopérative des documents d'achat
En général, vous permettez à Oracle Purchasing de combiner des lignes provenant de plusieurs
demandes d'approvisionnement dans une seule commande d'achat ou un seul appel de commande.
Cela permet d'émettre moins de documents d'achat, d'utiliser moins de fournisseurs mais
davantage de fournisseurs clés, d'obtenir de meilleurs tarifs grâce aux remises sur volume et
de réduire les coûts d'administration en général. Certaines organisations ont peur que, si les
lignes de demandes d'approvisionnement de plusieurs services sont regroupées sur la même
commande d'achat ou le même appel de commande, les demandeurs ne sachent plus quelles
lignes sont les leurs.
Commandes d'achat
Vous pouvez également craindre que les demandeurs ne s'y perdent si toutes les lignes d'une
demande d'approvisionnement ne sont pas regroupées sur la même commande ou le même
appel de commande. N'oubliez pas qu'en général, les personnes qui émettent les demandes
d'approvisionnement ne voient jamais les commandes. En revanche, ils doivent pouvoir consulter
les mises à jour de leurs demandes qui indiquent le numéro de commande et de ligne correspondant
à chaque livraison et le fournisseur contacté. Dans l'exemple de la diapositive ci-dessus, si vous
décidiez d'imposer le regroupement de chaque demande d'approvisionnement sur une même
commande ou un même appel de commande, vous obtiendriez trois documents d'achat au lieu
de deux. Si le coût de traitement de chaque document d'achat est estimé à 50 $, cette décision
augmente théoriquement les coûts administratifs. Par ailleurs, si une remise non cumulable a
été négociée à partir de dix douzaines de stylos, la remise ne s'applique pas si les deux
demandes d'approvisionnement comprenant des stylos ne sont pas regroupées dans un seul
document d'achat.
Commandes d'achat
Options de numérotation des commandes d'achat

Options de numérotation des commandes d'achat
Si vous optez pour la numérotation manuelle, demandez-vous si cette décision ne va pas
imposer la création d'un mécanisme manuel de gestion des numéros de commande hors ligne.
D'autre part, évitez d'inclure dans les numéros de commande d'achat (sous prétexte de les
rendre plus "intelligents") des informations mémorisées ailleurs dans le système.
Aucun mécanisme de vérification automatique n'est prévu pour garantir la synchronisation de
ces informations. Par exemple, vous pourriez décider d'ajouter aux numéros de commande un
préfixe contenant les initiales de l'acheteur. Comme il existe déjà un champ pour nom de
l'acheteur, il peut arriver que les valeurs soient en conflit. Par ailleurs, le personnel défini en
tant qu'acheteur change et vous pouvez vous retrouver avec des commandes dont le numéro
contient les initiales d'un acheteur qui a été remplacé. Enfin, ce préfixe du numéro de commande
ne pourrait être exploité par aucune fonction de reporting.
Si vous passez de la numérotation manuelle à la numérotation automatique, vérifiez que le
champ Numéro automatique suivant (Next Automatic Number) contient un numéro à affecter
supérieur au plus grand numéro affecté manuellement. Par exemple, si le plus grand nombre
affecté est 2115, attribuez au moins 2116 au numéro automatique suivant, voire 3000.
Commandes d'achat
Méthodologie de conversion des commandes d'achat

Méthodologie de conversion des commandes d'achat
Cette interface permet de convertir des documents d'achat vers Oracle Purchasing à partir
d'un système non-Oracle. Vous pouvez l'utiliser en permanence si vous n'utilisez pas Oracle
Purchasing mais souhaitez saisir des documents d'achat à des fins de rapprochement de factures
ou pour d'autres raisons.
Déterminer les commandes à convertir
Vous devez passer en revue vos commandes d'achat en cours pour déterminer si vous allez les
convertir toutes ou convertir seulement celles des 24 derniers mois ou celles qui sont ouvertes
(non soldées).
Déterminer la méthode de conversion
En fonction du nombre total de conversions, du volume d'enregistrements, des ressources
disponibles et du temps, vous devez déterminer quelles conversions seront automatisées et
quelles conversions seront effectuées manuellement. La conversion de 3 000 enregistrements
peut être automatisée pour un utilisateur et manuelle pour un autre.
Déterminer si un nettoyage des données est requis
Vous devez passer en revue les commandes à convertir pour déterminer si un nettoyage des
données est nécessaire.
Déterminer la méthode de contrôle de cohérence et les états nécessaires
Vous devez passer en revue les états disponibles pour garantir qu'ils peuvent prendre en charge
le rapprochement des commandes converties via l'interface.
Commandes d'achat
Transmission électronique des transactions

Transmission électronique des transactions
Les méthodes suivantes assurent toutes la remise automatique des documents d'achat au
fournisseur et devraient permettre de réduire le coût de remise par document.
Télécopie (fax)
• L'utilisation d'une solution tierce permet la transmission automatique des documents.
• Une solution tierce peut fournir d'autres méthodes de transmission électronique.
• En fonction du volume, le coût par document doit être inférieur au coût d'une gestion
manuelle.
• Une piste d'audit est assurée en matière de confirmation de remise.
Email (messagerie électronique)
• Aucune solution tierce n'est requise.
• Le fournisseur ne nécessite aucune configuration spéciale.
• Problèmes : confirmation de remise et sécurité.
Commandes d'achat
EDI
• Permet la mise à jour par le fournisseur des catalogues de prix Oracle Purchasing.
• Convertisseur EDI tiers et réseau sécurisé requis.

• e-Commerce Gateway est compris dans la couche technique d'Oracle Applications.
• Le fournisseur doit disposer de la technologie EDI.
• La transmission est sécurisée et la remise des messages est confirmée.
XML
• Aucune solution tierce n'est requise (XML fait partie de la couche technologique d'Oracle
Applications).
• Le fournisseur doit disposer de la technologie XML.
• La transmission est sécurisée et la remise des messages est confirmée.
Commandes d'achat
Produits Oracle intégrés

Produits Oracle intégrés
La suite E-Business d'Oracle contient de nombreuses fonctionnalités permettant de rationaliser
le traitement des commandes d'achat. Pour beaucoup d'organisations, l'investissement de départ
est rapidement compensé par l'augmentation de productivité. La suite de produits en libre-service
a été créée pour que les responsabilités opérationnelles reviennent respectivement aux personnes
les plus directement concernées, les autres membres du personnel étant à même de se consacrer
aux tâches correspondant à leur spécialité.
L'exemple évoqué le plus souvent dans le flux d'approvisionnement est celui de l'acheteur.
Les applications en libre-service lui évitent d'analyser les modèles de dépenses et de chercher
à faire des économies pour l'ensemble de l'entreprise. Dans le passé, les acheteurs passaient la
majeure partie de leur temps à examiner les commandes d'achat. Assurez-vous de ne négliger
aucune occasion d'améliorer le flux de traitement des commandes d'achat.
En principe, les guides d'implémentation fournissent une présentation générale des fonctionnalités
du produit. Voir notamment les manuels suivants : Oracle iProcurement Implementation
Guide, Oracle iSupplier Implementation Guide et Oracle Sourcing Implementation Guide.
Commandes d'achat
Synthèse

Reportez-vous au manuel complémentaire pour accéder aux exercices et/ou
démonstrations concernant ce chapitre.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Création automatique de documents

Chapitre 10

documents
Création automatique de




pour désigner le flux d'activités qui aboutit à l'achat de marchandises ou de services.

Objectifs

Contenu du chapitre

Créer des documents d'achat à partir de demandes
d'approvisionnement

Créer des documents d'achat à partir de demandes d'approvisionnement
Fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents)
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) permet de rechercher
des demandes d'approvisionnement approuvées dans le pool des lignes de demandes
d'approvisionnement. Ces demandes d'approvisionnement peuvent servir de base à la création
d'appels d'offres, de commandes d'achat standard, d'appels de commande ouverte et de
commandes d'achat planifiées. L'interrogation du pool des demandes d'approvisionnement et
la création de documents d'achat nécessitent l'intervention d'un acheteur.
Utiliser le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) est une demande de traitement
simultané qui peut être planifiée pour s'exécuter périodiquement. Vous pouvez l'utiliser pour
générer des appels de commande ouverte. Pour certains types d'achat, il permet de supprimer
l'intervention de l'acheteur.
Workflow
Le workflow Approbation D.A. (PO Requisition Approval) lance automatiquement le
workflow Création de documents de commande (PO Create Documents). Selon vos choix
d'implémentation, le workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
produit des commandes d'achat standard approuvées ou non approuvées, ou encore des appels
de commande ouverte approuvés ou non approuvés. Il peut permettre d'éliminer l'intervention
de l'acheteur pour certains types d'achat.

Quiz
Réponse : 1

Avantages de la création automatique

Avantages de la création automatique
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) permet de rechercher
les lignes de demandes d'approvisionnement mentionnant des articles particuliers ou des articles
similaires. Après avoir trouvé ces lignes, vous pouvez prendre des décisions relatives à la
manière de consolider les demandes similaires et de garantir que les documents d'achat produits
seront envoyés aux fournisseurs appropriés.

Présentation de la création automatique

Présentation de la création automatique
(N) Créer automatiquement (AutoCreate)
Lignes de la demande d'approvisionnement (D.A.)
Pour la création d'appels de commande ouverte, de commandes d'achat standard ou de commandes
planifiées, il faut que la ligne de demande d'approvisionnement ait le statut Approuvée (Approved)
et qu'elle ne soit associée à aucun document d'achat existant. Pour la création d'appels d'offres,
il n'est pas nécessaire que les lignes de demandes d'approvisionnement soient approuvées.
Les lignes mentionnant une origine externe peuvent concerner des articles système (y compris
les articles de sous-traitance) ou des articles occasionnels (description et catégorie). Les lignes
mentionnant une origine interne correspondent à des demandes satisfaites par des commandes
internes et ne sont pas concernées par la création automatique.
Création automatique
Utilisez le mode de création automatique pour créer des commandes d'achat, des appels de
commande ouverte, des commandes planifiées ou des appels d'offres moyennant un effort de
saisie minimum.
Création manuelle
Utilisez le mode de création manuelle pour créer des commandes d'achat, des appels de commande
ouverte, des commandes planifiées ou des appels d'offres en contrôlant le regroupement et
l'emplacement des lignes des demandes d'approvisionnement. Les lignes de demandes
d'approvisionnement mentionnant une origine interne correspondent à des demandes satisfaites
par des commandes internes et ne sont pas concernées par la création automatique.
Les demandes internes seront traitées dans une section présentant les fonctionnalités avancées.

Mode de création automatique

Mode de création automatique
Indiquez des critères de recherche afin de trouver les lignes de demandes d'approvisionnement
(D.A.) à insérer dans une commande d'achat ou un appel d'offres. Après avoir examiné les
résultats, sélectionnez les lignes qui vous conviennent. Cliquez ensuite sur le bouton Automatique
(Automatic) pour créer la commande d'achat ou l'appel d'offres. Vous avez la possibilité de
regrouper dans une même ligne de commande les lignes de demandes d'approvisionnement où
l'article, la version, le type de ligne, l'unité de mesure et le motif du mouvement sont identiques.
Un regroupement similaire est possible dans un appel d'offres pour les lignes de demandes
d'approvisionnement où l'article, la version et le type de ligne sont identiques.
Utilisez le mode de création automatique dans les cas suivants :
• Les lignes de D.A. trouvées par vos critères de recherche concernent en majorité des articles
que vous souhaitez insérer dans le document.
• Vous souhaitez qu'Oracle Purchasing détermine l'emplacement des lignes de D.A. dans le
document.
• Vous souhaitez qu'Oracle Purchasing combine les lignes de D.A. similaires.
• Vous créez ou complétez un appel de commande.
• Vous utilisez le regroupement par demande d'approvisionnement.

Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement

Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement
Utilisez la fenêtre Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement (Find Requisition
Lines) pour rechercher les lignes de D.A. en fonction notamment des différents critères ci-dessous :
• Approuvé (Approved)
• Demandeur (Requester)
• Demande d'approvisionnement (Requisition)
• Emetteur (Preparer)
• Acheteur (Buyer)
• Fournisseur (Supplier)
• Site fournisseur (Supplier Site)
• Livraison (Ship-To)
• Article (Item)
• Description
Pour rechercher les lignes de D.A. non approuvées, sélectionnez Non (No) dans le champ
Approuvé (Approved). Vous ne pouvez créer que des appels d'offres à partir de lignes de D.A.
non approuvées.

Sélectionner les critères de création des documents

Sélectionner les critères de création des documents
Action : Choisissez l'une des actions suivantes :
• Créer (Create) - Créer un nouveau document d'achat
• Ajouter à (Add To) - Ajouter à un document d'achat existant
Type de document (Document Type) : Choisissez l'un des types de document suivants :
• Commande standard (Standard PO)
• Appel de commande ouverte (Blanket Release)
• Commande planifiée (Planned PO)
• Appel d'offres (RFQ)
• Enchères acheteur (Buyer's Auction) (Oracle Sourcing)
• Appel d'offres Sourcing (Sourcing RFQ) (Oracle Sourcing)
Regroupement (Grouping) : Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Valeur par défaut (Default) - Les lignes de D.A. où l'article, la version, le type de ligne,
l'unité de mesure et le motif du mouvement sont identiques sont regroupées dans une
même ligne de commande.
• Demande d'approvisionnement (Requisition) - Les documents créés automatiquement
conservent la structure de la demande d'approvisionnement à partir de laquelle ils sont
créés. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de la même demande d'approvisionnement,
elles ne sont pas regroupées (même si elles sont exactement identiques) et génèrent
plusieurs lignes dans le document d'achat. Par exemple, 5 lignes de demandes
d'approvisionnement vont créer 5 lignes d'achat. Lorsque vous choisissez le regroupement
par demande d'approvisionnement, vous devez sélectionner les lignes d'une même demande
d'approvisionnement et ne pouvez pas utiliser la création manuelle.

Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement

Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement
Les lignes de D.A. sont ordonnées par article, catégorie et date de besoin.

Sélectionner le mode de création automatique

Sélectionner le mode de création automatique
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) affiche les lignes
de demande d'approvisionnement correspondant aux critères de recherche entrés dans la fenêtre
Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement (Find Requisition Lines). Vous pouvez :
• choisir de créer un document ou d'ajouter les lignes à un document existant,
• sélectionner le type de document à créer, à savoir Commande standard (Standard PO),
Commande planifiée (Planned PO), Appel de commande ouverte (Blanket Release) ou
Appel d'offres (RFQ),
• indiquer la méthode de regroupement, à savoir Valeur par défaut (Default) ou Demande
d'approvisionnement (Requisition),
• sélectionner, parmi les lignes de demande d'approvisionnement affichées, celles à utiliser
dans le document créé automatiquement (si le mode de création automatique a été choisi),
• sélectionner le mode de création, à savoir Manuel (Manual) ou Automatique (Automatic).
Remarque : Le processus de création automatique ne copie pas les informations des champs
utilisateur flexibles inclus dans la demande d'approvisionnement.

Création automatique - Fenêtre Nouveau document
(New Document)

Création automatique - Fenêtre Nouveau document (New Document)
Vous pouvez accepter les valeurs par défaut proposées par cette fenêtre ou les modifier si
nécessaire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer (Create), Oracle Purchasing ouvre la
fenêtre appropriée, Commandes (Purchase Orders) ou A.O (RFQs), et affiche les lignes créées.
Le fournisseur et le site fournisseur ne sont pas des valeurs obligatoires dans cette fenêtre.
Si le processus de création automatique crée le document sans fournisseur ni site fournisseur,
ces informations devront toutefois être ajoutées au document d'achat avant son approbation.
Documents Oracle Sourcing
Si vous avez implémenté Oracle Sourcing et choisi le type de document Enchères acheteur
(Buyer's Auction) ou Appel d'offres Sourcing (Sourcing RFQ), votre document est créé dans
Oracle Sourcing. Vous obtenez néanmoins une fenêtre de confirmation semblable à l'illustration
de la diapositive ci-dessus, mais contenant les informations relatives au nouveau document.
Lorsque vous cliquez sur Créer (Create), une fenêtre s'ouvre dans Oracle Sourcing et affiche
le nouveau document. Les autres actions à effectuer pour ce type de document se poursuivent
dans Oracle Sourcing. Pour plus d'informations, voir le document Oracle Sourcing User
Reference Guide, accessible dans la section "Online Help Files for Sourcing Buyers" du site
My Oracle Support (anciennement MetaLink), ou se reporter à l'aide en ligne d'Oracle Sourcing.

Mode de création manuelle

Mode de création manuelle
Le mode de création manuelle vous permet de contrôler l'emplacement des lignes de demandes
d'approvisionnement dans les lignes de commande. A l'aide du générateur de documents,
vous insérez chaque ligne à l'emplacement voulu dans le document. Vous pouvez combiner des
lignes de D.A. similaires sur la même ligne du document. Si vous voulez combiner deux lignes
de D.A. concernant le même article, l'une avec un article prédéfini et l'autre avec un article
occasionnel (ligne contenant une catégorie et une description), utilisez l'option Modifier (Modify)
du menu Outils (Tools) pour convertir l'article occasionnel en l'article prédéfini.
Utilisez le mode de création manuelle dans les cas suivants :
• Vous voulez choisir manuellement les lignes de D.A. à regrouper sur la même ligne du
document.
• Vous voulez indiquer l'emplacement des articles dans le document (par exemple, en
précisant les lignes de la commande d'achat qui vont recevoir les lignes de la demande
d'approvisionnement).
• Vous voulez être sûr d'obtenir le prix négocié lorsque vous combinez plusieurs lignes de
D.A. mentionnant des prix différents.

Ajouter des lignes à un document existant

Ajouter des lignes à un document existant
Vous ne pouvez ajouter des lignes à un document existant que si vos critères de sécurité vous
autorisent à modifier ce document.

Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement

Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement
Utilisez la fonction Modifier (Modify) lorsque vous voulez éclater une ligne de demande
d'approvisionnement (D.A.) existante en plusieurs lignes représentant le même article ou des
articles différents. Par exemple, si la quantité mentionnée dans la ligne de D.A. est trop
importante pour qu'un seul fournisseur puisse satisfaire l'ensemble de la commande avant la
date de besoin, vous pouvez éclater la ligne et affecter les lignes ainsi obtenues à plusieurs
documents d'achat adressés à différents fournisseurs. De même, si une ligne de D.A. mentionne
un article contenant des pièces que vous souhaitez commander en tant qu'articles à part entière,
éclatez-la en plusieurs lignes.
Entrez autant de nouvelles lignes que nécessaire pour représenter la ligne de D.A. originale.
Pour chaque nouvelle ligne créée, Oracle Purchasing génère automatiquement les lignes
d'imputation et calcule la quantité de chacune d'elles au prorata des imputations de la ligne
d'origine. Lorsque vous retournez à la fenêtre Créer automatiquement des documents
(AutoCreate Documents), Oracle Purchasing affiche les nouvelles lignes de D.A. désormais
disponibles pour être placées dans une commande d'achat ou un appel d'offres si elles répondent
à vos critères de recherche. La ligne originale ne peut plus être placée dans une commande
d'achat ou un appel d'offres, mais le demandeur peut facilement consulter le statut de
modification d'une ligne de D.A. dans la fenêtre Synthèse des demandes d'approvisionnement
(Requisition Summary).

Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement

Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement
Oracle Purchasing vous permet de renvoyer une ligne de demande d'approvisionnement à
l'émetteur de la D.A. Par exemple, vous pouvez renvoyer une ligne de D.A. si vous n'arrivez
pas à obtenir le prix du demandeur et voulez que ce dernier soumette à nouveau la demande
d'approvisionnement pour approbation avec un prix plus élevé. Dans le menu Outils (Tools),
sélectionnez Renvoyer une demande d'approvisionnement (Return Requisition) pour afficher
la fenêtre Renvoyer des demandes d'approvisionnement (Return Requisitions). Entrez un motif
de retour et cliquez sur OK pour renvoyer toutes les lignes de la demande d'approvisionnement
sélectionnée, sauf celles déjà placées dans une commande d'achat. Lorsque vous renvoyez des
lignes de demandes d'approvisionnement, elles ne sont plus disponibles dans le pool des
demandes d'approvisionnement.
Une fois qu'une demande d'approvisionnement soumise dans Oracle Purchasing a été approuvée,
elle doit être renvoyée pour que la personne qui l'a soumise à l'approbation puisse y apporter
des modifications. Si la demande d'approvisionnement a été soumise via Oracle iProcurement,
le demandeur peut utiliser la fonction Retirer (Withdraw) pour y apporter les modifications
voulues et la soumettre à nouveau. La fonction Retirer (Withdraw) n'est pas disponible dans
Oracle Purchasing. Dans Oracle iProcurement, elle ne peut être utilisée que si aucune ligne de
la demande d'approvisionnement n'est associée à un document d'achat.
Le programme Envoyer des notifications pour les documents d'achat (Send Notifications for
Purchasing Documents) distribue les notifications concernant les demandes
d'approvisionnement renvoyées. Ce programme doit être planifié pour s'exécuter périodiquement.

Contenu du chapitre

Avantages du programme Créer des appels de commande

Avantages du programme Créer des appels de commande
• Créer automatiquement des appels de commande lorsque le besoin d'un article particulier
apparaît.
• Contrôler la méthode d'approbation :
- Automatique
- Manuelle
• Lancer le programme Créer des appels de commande (Create Releases) automatiquement
dans le cadre du processus d'importation des demandes d'approvisionnement.

Présentation du programme Créer des appels de commande

Présentation du programme Créer des appels de commande
Vous pouvez réduire les coûts administratifs liés aux commandes d'achat en créant
automatiquement des appels de commande pour les demandes d'approvisionnement (D.A.)
entrées manuellement ou importées. Oracle Purchasing fournit les fonctionnalités nécessaires
pour répondre aux besoins élémentaires exposés ci-dessous.
Vous pouvez :
• créer automatiquement un appel de commande lorsque vous vous procurez vos articles
chez un seul fournisseur à l'aide d'une seule commande ouverte,
• indiquer pour chaque entrée de la liste des fournisseurs approuvés si vous voulez créer
automatiquement des appels de commande approuvés, créer des appels de commande
automatiquement mais avec une approbation manuelle ou créer des appels de commande
à l'aide de la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents),
• lancer le programme Créer des appels de commande (Create Releases) automatiquement
dans le cadre du processus d'importation des demandes d'approvisionnement.
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) convertit les lignes de D.A.
approuvées en appels de commande ouverte conformément aux règles d'origine et aux entrées
de la liste des fournisseurs approuvés.

Quiz
Réponse : 3

Génération automatique d'appels de commande

Génération automatique d'appels de commande
Lorsque vous définissez votre liste de fournisseurs approuvés, vous indiquez comment vous
souhaitez générer vos appels de commande. Le programme Créer des appels de commande
(Create Releases) essaie de créer un appel de commande uniquement si la méthode d'appel
figurant dans la liste des fournisseurs approuvés est Créer/approuver appel automatiquement
(Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement (Automatic
Release/Review).
La liste des fournisseurs approuvés propose les méthodes d'appel de commande suivantes :
• Créer/approuver appel automatiquement (Automatic Release) : Cette méthode convertit
automatiquement les lignes de D.A. approuvées en appels de commande ouverte approuvés
conformément aux règles d'origine et aux entrées de la liste des fournisseurs approuvés.
• Créer appel automatiquement/approuver manuellement (Automatic Release/Review) :
Elle convertit automatiquement les lignes de D.A. approuvées en appels de commande
ouverte non approuvés.
• Création appel par Créer automatiquement (Release Using Autocreate) : Soit le workflow
de création de documents de commande est utilisé pour créer un document d'achat, soit les
acheteurs font appel à la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate
Documents) pour collecter, vérifier et éventuellement modifier les lignes de demandes
d'approvisionnement avant de créer et d'approuver les documents d'achat.

Il est possible de définir une méthode différente de génération d'appel de commande pour
chaque article et chaque fournisseur. Dans le cas d'articles achetés fréquemment, vous pouvez
configurer Oracle Purchasing pour qu'il crée et approuve automatiquement les appels de
commande. Dans le cas d'articles coûteux ou d'importance critique, vous pouvez laisser Oracle
Purchasing créer les appels de commande et vous réserver l'étape de la révision et de l'approbation.
Pour les achats peu fréquents, les acheteurs exercent un meilleur contrôle en utilisant la fenêtre
Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) pour combiner les demandes.

Exécuter le programme Créer des appels de commande

Exécuter le programme Créer des appels de commande
(N) Etats (Reports) > Lancer (Run)
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) et le workflow de création
de documents de commande peuvent tous les deux créer des appels de commande à partir de
demandes d'approvisionnement soumises dans Oracle Purchasing ou Oracle iProcurement.
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) crée UNIQUEMENT des
appels de commande ouverte.
Le traitement Créer des appels de commande (Create Releases) génère des appels de commande
lorsque les conditions suivantes sont remplies :
• La demande d'approvisionnement a pour origine une commande ouverte approuvée qui
n'est pas bloquée.
• L'entrée de la liste des fournisseurs approuvés correspondant à l'article, au fournisseur et
à l'accord est active et la méthode d'appel définie dans la fenêtre Liste des fournisseurs
approuvés (Approved Supplier List) est Créer/approuver appel automatiquement
(Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement
(Automatic Release/Review).
• L'accord d'origine est encore actif et l'appel de commande ne va pas occasionner un
dépassement du montant limite.

• Le montant de l'appel de commande est supérieur au montant minimum par ligne d'appel
de commande.
• Le fournisseur mentionné dans l'accord d'origine est actif et n'est pas bloqué.
• La ligne de demande d'approvisionnement est approuvée et n'a pas encore été placée dans
une commande d'achat.
• Le type de la ligne de demande d'approvisionnement est basé sur la quantité.
Lancement manuel : Lancez le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
manuellement à partir de la fenêtre de lancement standard d'états.
Exécution planifiée : Planifiez le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
pour qu'il s'exécute périodiquement à l'aide de la fenêtre de lancement standard d'états.
Lancement automatique après importation de D.A. : Si l'option de profil PO: Appel de commande
après importation des D.A. (PO: Release During ReqImport) a la valeur Oui (Yes), le programme

Créer des appels de commande (Create Releases) est lancé à la fin du programme d'importation
des demandes d'approvisionnement.

Conditions préalables à la création de documents par
le programme Créer des appels de commande

Conditions préalables à la création de documents par le programme Créer des
appels de commande
Commande ouverte : Il DOIT exister une commande ouverte approuvée qui n'a pas expiré et
dont le montant n'est pas dépassé par les appels de commande.
Liste des fournisseurs approuvés : Une entrée DOIT exister pour l'article dans la liste des
fournisseurs approuvés. Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) ne
fonctionne pas avec les produits et les articles occasionnels (pour lesquels la catégorie et la
description uniquement sont indiquées).
Méthode d'appel de commande : Non seulement il doit exister une entrée dans la liste des
fournisseurs approuvés, mais la méthode d'appel DOIT être Créer/approuver appel
automatiquement (Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver
manuellement (Automatic Release/Review). Si la méthode d'appel n'est pas précisée ou
correspond à Création appel par Créer automatiquement (Release using AutoCreate), le
programme Créer des appels de commande (Create Releases) ne générera pas d'appels de
commande ouverte. La méthode d'appel DOIT être définie, que vous ayez ou non indiqué
un document d'origine.

Règles d'origine et affectations : Une règle d'origine avec une affectation DOIT être créée pour
que le programme Créer des appels de commande (Create Releases) crée des appels de commande
ouverte. Lorsque les demandes d'approvisionnement sont soumises manuellement, il n'est pas
suffisant d'y indiquer le document d'origine (en utilisant le catalogue fournisseur et en
sélectionnant une origine négociée, par exemple), ainsi qu'un fournisseur et un site fournisseur.
Effet de l'option de profil PO: Sélection automatique de document (PO: Automatic Document
Sourcing) : Si l'option de profil PO: Sélection automatique de document (PO: Automatic
Document Sourcing) a la valeur Non (No), vous DEVEZ indiquer une commande ouverte dans
l'onglet Document d'origine (Source Document) relatif à l'entrée de la liste des fournisseurs
approuvés. Si cette option de profil a la valeur Oui (Yes), vous DEVEZ avoir une entrée de la
liste des fournisseurs approuvés définissant la méthode d'appel Créer/approuver appel
automatiquement (Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement
(Automatic Release/Review). Pour créer automatiquement les appels de commande, la méthode

d'appel ne peut pas être indéfinie, ni égale à Création appel par Créer automatiquement (Automatic
Release using Autocreate).

Contenu du chapitre

Avantages de la création automatique de documents à l'aide
du workflow

Avantages de la création automatique de documents à l'aide du workflow
• Accélérer la création des commandes d'achat à partir des demandes d'approvisionnement

• Automatiser la création des commandes d'achat le plus souvent possible
• Différents outils permettant de créer automatiquement des commandes d'achat :
- Différents niveaux de contrôle humain
- Différentes origines de D.A.

Présentation de la création automatique de documents à l'aide
du workflow

Présentation de la création automatique de documents à l'aide du workflow
Les demandes d'approvisionnement manuelles peuvent être fournies par Oracle Purchasing ou
par Oracle iProcurement. Les demandes d'approvisionnement importées peuvent provenir de
toutes sortes d'origines.

Présentation de la création de documents par workflow

Présentation de la création de documents par workflow
Les appels de commande sont créés à partir de commandes ouvertes.
Les commandes d'achat standard sont créées à partir de contrats et de propositions de prix
catalogue (par opposition aux propositions de prix fermées), y compris les propositions standard.
Les documents sont créés automatiquement sur la base de demandes d'approvisionnement
approuvées :
• créées manuellement dans Oracle iProcurement,
• créées manuellement dans Oracle Purchasing,
• importées automatiquement à partir d'autres origines (systèmes Oracle et/ou non-Oracle).
Tous ces documents sont soumis aux règles d'approbation standard.

Conditions préalables à la création de documents par workflow

Conditions préalables à la création de documents par workflow
Pour que le workflow Création de documents de commande (PO Create Documents) puisse
créer un appel de commande ou une commande d'achat, il doit exister un document d'origine.
Si la ligne de demande d'approvisionnement concerne un article système, le numéro d'article
fournisseur n'est pas nécessaire pour créer automatiquement une commande d'achat standard
ou un appel de commande. Une liste de fournisseurs approuvés est requise dans un seul cas :
lorsque le document d'origine est une commande ouverte et que vous utilisez un article système.
Les règles d'origine ne sont pas requises si la demande d'approvisionnement provient d'Oracle
Purchasing ou d'Oracle iProcurement, mais elles peuvent être utiles pour renseigner par défaut
le fournisseur et le site fournisseur dans la demande d'approvisionnement. Par ailleurs, les
conditions suivantes doivent être remplies :
Commande ouverte
• Approuvée
• Période de validité non expirée
• Montant non dépassé par les appels de commande
Proposition de prix ouverte
• Statut (Status) = Actif (Active)
Commande contrat
• Approuvée
• Montant non dépassé par les appels de commande
• Le fournisseur et le site fournisseur doivent figurer sur la demande d'approvisionnement.

Workflow Création de documents de commande
(PO Create Documents)

Workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
Lancer le processus pour vérifier les infos de la ligne de D.A. (Launch Process To
Verify Req Line Information)
1. Workflows Rechercher des informations sur la ligne de demande d'approvisionnement
(Get Req Line Info) et Rechercher méthode de création d'appel de commande à partir
d'une liste ASL (Get Release Generation Method From ASL).
• Si la méthode d'appel n'est pas précisée ou si la méthode indiquée est Créer appel
automatiquement/approuver manuellement (Automatic Release/Review) ou Créer/approuver
appel automatiquement (Automatic Release), le workflow se termine sans effectuer la
création automatique.
• Si la méthode d'appel est Création appel par Créer automatiquement (Release Using
Autocreate) et si l'attribut "Le workflow doit-il créer l'appel de commande ?" (Should
Workflow Create The Release?) a pour valeur O (Y), les enregistrements sont insérés
dans une table temporaire de candidats à la création d'une commande d'achat ou d'un
appel de commande.

2. La ligne de D.A. contient-elle assez de données pour la création du document ? (Does Req
Line Have Enough Information To Create Document?)
• Les données fournisseurs de la ligne de D.A. sont-elles correctes ? (Does The Req Line
Have Valid Supplier Information?) (Si la réponse est non, terminer le traitement.)
• Est-ce une demande d'approvisionnement d'urgence ? (Is This an Emergency Requisition?)
(Si oui, passer au processus Rechercher l'acheteur (Get Buyer).)
• Les données sur le doc. d'origine sont-elles valides dans la ligne de D.A. ? (Does the Req
Line Have Valid Source Document Information?) (Si oui, passer au processus Rechercher
l'acheteur (Get Buyer).)
• Le contrat existe-t-il et la création à partir du contrat est-elle possible ? (Does Contract Exist
and Allow Creation from Contract?) (Si oui, passer au processus Rechercher l'acheteur
(Get Buyer).)

3. Rechercher l'acheteur (Get Buyer). Vérifier la liste et retenir le premier acheteur trouvé.
• Rechercher l'acheteur à partir de la ligne de demande d'approvisionnement (Get Buyer
From Req Line)
• Rechercher l'acheteur à partir de l'article (Get Buyer From Item)
• Rechercher l'acheteur à partir de la catégorie (Get Buyer From Category), dans la fenêtre
Acheteurs (Buyers)
• Rechercher l'acheteur à partir du document d'origine (Get Buyer From Source Doc)
• Rechercher l'acheteur à partir du contrat (Get Buyer From Contract)
4. Créer et approuver la commande ou l'appel de commande (Create And Approve Purchase
Order Or Release)
• Créer la commande ou l'appel de commande (Create Purchase Order Or Release)
• Envoyer une notification à l'acheteur (Send notification to buyer)
• Approbation automatique autorisée ? (Is Automatic Approval Allowed?) (Si oui, lancer
le processus d'approbation du document.)

Définir les attributs clés du workflow

Définir les attributs clés du workflow
Création automatique autorisée ? (Is Automatic Creation Allowed?)
Si cet attribut a la valeur N, le workflow de création de documents de commande n'est pas
utilisé pour créer automatiquement des commandes d'achat ou des commandes ouvertes.
Vous pouvez encore faire appel au programme Créer des appels de commande (Create Releases)
pour créer les appels de commande ouverte et/ou à la fenêtre Créer automatiquement des
documents (AutoCreate Documents) pour générer les commandes d'achat standard et les appels
de commande ouverte.
Le workflow doit-il créer l'appel de commande ? (Should Workflow Create The Release?)
Si cet attribut a la valeur N, le workflow de création de documents de commande n'est pas utilisé
pour créer les appels de commande ouverte.
Le contrat doit-il être utilisé pour créer automatiquement le document ? (Should Contract be
used to autocreate Doc?)
Si cet attribut du workflow a la valeur N, les contrats ne sont pas utilisés en tant que documents
de référence pour créer une commande d'achat standard.
Approbation automatique autorisée ? (Is Automatic Approval Allowed?)
Si cet attribut du workflow a la valeur N, tous les appels de commande ouverte et les commandes
d'achat standard créés par le workflow de création de documents de commande devront être
approuvés lors d'une étape distincte.

Pour définir les attributs clés du workflow :
• Installez la version appropriée d'Oracle Workflow Builder sur votre PC.
• Configurez la chaîne de connexion dans le fichier TNSNames.ora.

• Lancez Workflow Builder.
• Connectez-vous à la base de données.
• Choisissez le type d'élément (workflow) Création de documents de commande (PO Create
Documents).
• Développez la section Attributs (Attributes).
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'attribut de votre choix et choisissez Propriétés
(Properties).
• Affectez la valeur O (Y) ou N.

• Enregistrez vos modifications.
Remarque : Pour modifier des fichiers de workflow, vous devez installer Workflow Builder et
avoir accès au workflow. Dans la mesure où il n'est pas nécessaire d'être connecté à la base de
données pour accéder au workflow (qui peut être une copie téléchargée précédemment), seules
les personnes qui ont besoin d'accéder à la base de données pour enregistrer les workflows
modifiés doivent configurer la chaîne de connexion dans le fichier tnsnames.ora.

Création de documents par workflow - Synthèse

Création de documents par workflow - Synthèse
• Les appels de commande sont créés à partir de commandes ouvertes.
• Les commandes d'achat standard sont créées à partir de contrats ou de propositions de prix
ouvertes.
• Les documents sont créés automatiquement sur la base de demandes d'approvisionnement
approuvées :
- créées manuellement dans iProcurement,
- créées manuellement dans Purchasing,
- importées automatiquement à partir d'autres systèmes ERP.
• Les documents sont soumis aux règles d'approbation standard.
• Le workflow peut être personnalisé en fonction des règles de gestion de l'entreprise.

Contenu du chapitre

Création automatique de documents - Options de profil

Création automatique de documents - Options de profil
PO: Remplacer l'acheteur dans la fenêtre de recherche (PO: Allow Buyer Override in AutoCreate
Find) : Cette option indique s'il est possible d'effacer ou de remplacer l'acheteur suggéré, qui
provient de la fenêtre Saisir une personne (Enter Person) et qui apparaît par défaut dans la
fenêtre Rechercher des lignes de demande d'approvisionnement (Find Requisition Lines).
La valeur par défaut est Oui (Yes).
PO: Remplacer la catégorie dans la fenêtre de recherche (PO: Allow Category Override in
Autocreate Find) : Cette option indique s'il est possible d'effacer ou de remplacer la catégorie
qui provient de la fenêtre Acheteurs (Buyers) et qui apparaît par défaut dans la fenêtre
Rechercher des lignes de demande d'approvisionnement (Find Requisition Lines). La valeur
par défaut est Oui (Yes).
PO: Date GL pour création automatique (PO: AutoCreate GL Date Options) : Cette option
indique la date utilisée dans les commandes d'achat générées par la fonctionnalité de création
automatique. La valeur par défaut est Date d'auto-création (AutoCreate Date).
• Date d'auto-création (AutoCreate Date) : La date d'auto-création est utilisée en tant que
date de commande.
• Date GL demande interne (Requisition GL Date) : La date GL indiquée sur la demande
d'approvisionnement est utilisée en tant que date de commande.

PO: Afficher document créé automatiquement (PO: Display the Autocreated Document) :
Cette option indique si Oracle Purchasing ouvre la fenêtre de mouvement appropriée, concernant
les commandes ou les appels d'offres, et affiche les lignes qui ont été créées lors de la création
automatique d'un document. La valeur par défaut est Oui (Yes).
PO: Appel de commande après importation des D.A. (PO: Release During ReqImport) :
Cette option indique si Oracle Purchasing peut créer automatiquement des appels de commande
pendant le processus Importation des demandes d'approvisionnement (Requisition Import).
La valeur par défaut est Non (No).
PO: Avertissement si A.O. obligatoire avant création automatique (PO: Warn if RFQ Required
before Autocreate) : Cette option indique si vous recevez un message d'avertissement et avez la
possibilité d'annuler le processus de création automatique si une ou plusieurs lignes de demandes
d'approvisionnement sélectionnées pour être incluses dans le document nécessitent un appel
d'offres et n'ont pas été placées dans un appel d'offres. La valeur par défaut est Non (No).

Contenu du chapitre

Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation

Quels types d'achat exigeront l'intervention de l'acheteur dans la fenêtre Créer automatiquement
des documents (AutoCreate Documents) ?
Quels types d'achat peuvent être automatisés à l'aide du programme Créer des appels de commande
(Create Releases) ?
• L'achat des articles à faible risque faisant l'objet d'un approvisionnement régulier et massif
peut-il être automatisé ?
Quels types d'achat peuvent être automatisés à l'aide du workflow Création de documents de
commande (PO Create Documents) ?
• La création automatique sera-t-elle autorisée ?
• Le workflow doit-il être utilisé pour créer l'appel de commande ?
• L'approbation automatique sera-t-elle autorisée ?
• Les contrats seront-ils utilisés en tant que documents de référence pour créer des commandes
d'achat standard ?
Formation et transition
• Comment sera organisée la formation de l'utilisateur final ? Qui assurera la formation ?
Quel type de formation conviendra le mieux : cours en salle (ILT), cours individuel,
formation en ligne avec accès à un formateur (ILO), formation en ligne ou Tutor ?

Oracle Sourcing et création de documents

Vous pouvez envisager d'ajouter Oracle Sourcing à votre solution de création automatique
de documents. Oracle Sourcing est étroitement intégré à beaucoup d'applications de la suite
Oracle Procurement. Les demandes d'approvisionnement consolidées dans la fenêtre Créer
automatiquement des documents (AutoCreate Documents) peuvent être approvisionnées dans
Oracle Sourcing. A l'issue d'un événement Sourcing réussi, Oracle Purchasing affiche la
référence de la tâche (projet ou contrat) dans la commande d'achat ou la commande ouverte.
Oracle Sourcing partage le modèle de données de la suite E-Business avec les applications de
base. Il s'ensuit que les données relatives aux transactions sont stockées dans la même base de
données, ce qui élimine la nécessité de faire migrer les données entre applications.
• Oracle Workflow : Pendant un processus de négociation dans Oracle Sourcing, le workflow
Créer des enchères (Create Auction) crée les documents d'achat et les affectations générées
par ce processus. L'utilisateur d'Oracle Sourcing qui effectue la procédure de négociation
reçoit une notification à la fin de ce workflow. Cette notification contient des informations
sur le nombre de commandes d'achat traitées et des détails sur les commandes d'achat dont
la création a réussi.
• Oracle iSupplier Portal : Les fournisseurs qui accèdent à Oracle iSupplier Portal peuvent
passer d'une commande d'achat au document d'origine et à la proposition de prix
correspondants dans Oracle Sourcing.

Synthèse



Centre de travail des acheteurs professionnels

Chapitre 11

Centre de travail des
acheteurs professionnels




Objectifs

Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement

Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement
Le centre de travail des acheteurs professionnels vous permet, en tant qu'acheteur, de disposer
d'un environnement centralisé pour gérer les demandes d'approvisionnement, consolider ces
demandes dans des documents d'achat ou des négociations avec les fournisseurs, et pour gérer
les documents d'achat.

Contenu du chapitre

Présentation du centre de travail des acheteurs professionnels

Présentation du centre de travail des acheteurs professionnels
Comme le montrent les chapitres précédents du cours, les panneaux standard que vous utilisiez
jusqu'à présent pour saisir des demandes d'approvisionnement, des commandes et des accords
de prix demeurent disponibles dans la version 12 d'Oracle Purchasing. Vous avez le choix de
continuer à les utiliser ou de leur préférer les nouveaux panneaux basés sur le Web.

Centre de travail des acheteurs professionnels - Avantages clés

Centre de travail des acheteurs professionnels - Avantages clés
• Productivité accrue
• Optimisation pour les centres de services partagés
• Interface rationalisée pour une meilleure efficacité
• Vues prédéfinies pour un accès plus rapide à l'information
• Vues personnalisées permettant de consulter les informations et de définir la priorité des
tâches selon les besoins individuels

Vue d'ensemble du centre de travail des acheteurs professionnels

Vue d'ensemble du centre de travail des acheteurs professionnels
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center)
Le centre de travail des acheteurs professionnels d'Oracle Purchasing vous permet d'effectuer
les tâches suivantes :
• Demandes d'approvisionnement - Afficher les demandes d'approvisionnement et les traiter
pour les transformer en commandes ou en événements d'approvisionnement
• Commandes - Créer et gérer des commandes
• Contrats - Créer et gérer des commandes ouvertes et des contrats
• Délivrables - Gérer les délivrables liés aux contrats d'achat
• Négociations - Accéder à Oracle Sourcing
• Fournisseurs - Créer et gérer la base d'approvisionnement

Quiz
Réponse : 1

Contenu du chapitre

Pupitre des demandes et Synthèse des demandes
d'approvisionnement

Pupitre des demandes et Synthèse des demandes d'approvisionnement
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Demandes d'approvisionnement
(Requisitions)
Le centre de travail des acheteurs présente les demandes d'approvisionnement dans des vues
aisément personnalisables selon la méthode de travail propre à chaque acheteur. Ces vues
permettent de trier rapidement par priorité les demandes d'approvisionnement, selon plusieurs
critères tels que le statut de l'origine ou le produit. Il est possible d'agréger les demandes
émanant de plusieurs organisations et de les consolider dans un seul document au sein d'une
organisation que vous désignez librement. Le document peut consister en une invitation à
fournir une offre/proposition (enchères/demande d'information, demande de proposition ou
appel d'offres) qui requiert Oracle Sourcing, ou en une commande standard.
Pupitre des demandes (Demand Workbench) : Cette application permet aux acheteurs de
consolider les documents de demande et de créer des documents d'achat à partir de cette
demande. L'application offre des vues prédéfinies mais permet également d'en créer d'autres,
dont les informations sont en adéquation précise avec les tâches d'approvisionnement
incombant à chaque acheteur.
Synthèse des demandes d'approvisionnement (Requisition Summary) : Cette page permet de
rechercher des documents de demande selon des paramètres très précis.

Pupitre des demandes - Vues des demandes d'approvisionnement

Pupitre des demandes - Vues des demandes d'approvisionnement
(Requisitions) > Pupitre des demandes (Demand Workbench)
Notez que toutes les demandes d'approvisionnement affichées dans les vues citées dans la
diapositive ci-dessus sont non traitées, autrement dit en attente d'être transformées en
documents d'achat. Pour consulter les demandes d'approvisionnement tous statuts confondus,
utilisez la page Synthèse des demandes d'approvisionnement (Requisition Summary).
Mes demandes d'approvisionnement (My Requisitions)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées, quel que soit le type de
ligne.
Mes demandes d'approvisionnement pour des marchandises (My Requisitions for Goods)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et dont la base d'achat
correspond à des marchandises.
Mes demandes d'approvisionnement pour des services (My Requisitions for Services)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et dont la base d'achat
correspond à des services et de la main-d'oeuvre temporaire. (Nécessite Oracle Services
Procurement.)

Mes demandes d'approvisionnement nécessitant un appel d'offres (My Requisitions Requiring
an RFQ)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et requièrent la création

d'un appel d'offres.
Mes demandes d'approvisionnement avec un nouveau fournisseur (My Requisitions with a
New Supplier)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et impliquent le recours
à un nouveau fournisseur.
Mes demandes d'approvisionnement avec un fournisseur suggéré (My Requisitions with a
Suggested Supplier)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et impliquent le recours
à un fournisseur suggéré.

Mes demandes d'approvisionnement en retard (My Late Requisitions)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et dont la date de besoin
est dépassée.
Mes demandes d'approvisionnement urgentes (My Urgent Requisitions)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui vous sont affectées et ont été désignées
comme urgentes.
Demandes d'approvisionnement non affectées (Unassigned Requisitions)
• Lignes de demandes d'approvisionnement qui ne sont affectées à personne.

Créer une vue personnalisée des demandes d'approvisionnement

Créer une vue personnalisée des demandes d'approvisionnement
Vous pouvez créer une vue personnalisée de manière à retrouver facilement les demandes
d'approvisionnement que vous êtes amené à traiter le plus fréquemment. Si vous utilisez
couramment les mêmes paramètres de recherche avancée pour restreindre l'affichage des
demandes d'approvisionnement, vous pouvez également configurer et enregistrer des vues
reprenant ces paramètres. On parle alors de vues personnalisées.
Remarque : Ces instructions s'appliquent à des vues personnalisées des demandes
d'approvisionnement, des commandes et des accords.

Synthèse des demandes d'approvisionnement

Synthèse des demandes d'approvisionnement
(Requisitions) > Synthèse (Summary)
La page Synthèse des demandes d'approvisionnement (Requisition Summary) permet de
consulter les informations des demandes d'approvisionnement existantes. Recherchez toutes les
demandes d'approvisionnement répondant à vos critères :
• Indiquez si tous les critères doivent être satisfaits ou seulement l'un deux.
• Indiquez s'il s'agit de critères exclusifs ou inclusifs.
• Ajoutez des critères de recherche supplémentaires.
Après avoir créé votre recherche spécifique de demandes d'approvisionnement, vous pouvez la
sauvegarder en vue d'une utilisation ultérieure dans la page Pupitre des demandes (Demand
Workbench).

Gérer les demandes d'approvisionnement dans le centre de
travail des acheteurs

Gérer les demandes d'approvisionnement dans le centre de travail des acheteurs
Le centre de travail des acheteurs professionnels propose des fonctions de gestion des
demandes d'approvisionnement semblables à celles accessibles dans les panneaux Créer
automatiquement des documents (AutoCreate Documents) et Synthèse des demandes
d'approvisionnement (Requisition Summary).

Contenu du chapitre

Vues de commandes par défaut et personnalisées

Vues de commandes par défaut et personnalisées
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Commandes (Orders)
Le centre de travail des acheteurs professionnels vous permet d'afficher et de modifier des
programmes de livraison et des imputations comptables pour l'ensemble des lignes de
commande, vous évitant d'accéder aux lignes une par une. Vous pouvez recourir à l'une
des vues prédéfinies pour accéder aux accords, ou définir vos propres vues. Les vues
personnalisées facilitent le classement de vos tâches par priorité et accélèrent l'accès aux
données détaillées. Vous disposez d'une page de recherche pour retrouver des commandes
selon un procédé analogue à celui employé dans la fenêtre de synthèse à base de panneaux.
Mes commandes incomplètes (My Incomplete Orders)
• Commandes qui vous sont affectées et dont le statut est Incomplet (Incomplete).
Mes commandes en cours (My In Process Orders)
• Commandes qui vous sont affectées et dont le statut est En cours (In Process).
Mes commandes ouvertes (My Open Orders)
• Commandes non fermées qui vous sont affectées.

Mes commandes avec des demandes de modification en attente (My Orders with Pending
Change Requests)
• Commandes qui vous sont affectées et ont donné lieu à la saisie d'une demande de
modification.
Mes commandes avec accusés de réception de rejet (My Orders with Rejected
Acknowledgments)
• Commandes qui vous sont affectées et pour lesquelles des accusés de réception
obligatoires n'ont pas été approuvés.
Vues personnalisées
• Pour plus d'informations, voir la diapositive "Créer une vue personnalisée des demandes
d'approvisionnement" présentée précédemment.

Détails de commande

Détails de commande
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Commandes (Orders) [pour les
vues des commandes]
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Commandes (Orders) > (H)
Commande (Order) [pour les détails de commande]
Cliquez sur les onglets En-tête (Header), Lignes (Lines), Programmes (Schedules) et
Imputations (Distributions) pour consulter les informations détaillées de la commande.

Styles de document

Styles de document
Responsabilité : Purchasing - Superutilisateur (Purchasing Super User)
(N) Configurer (Setup) > Achats (Purchasing) > Styles de document (Document Styles)
Les styles de document permettent aux organisations responsables des achats de configurer
l'ergonomie de l'application selon les impératifs propres aux différents documents d'achat.
Par le biais de styles de document réutilisables, il est possible d'activer ou de désactiver
différentes fonctionnalités Oracle Purchasing, de façon notamment à simplifier l'interface
utilisateur.
Avantages des styles de document :
• Les styles de document permettent de nommer les documents d'achat en adéquation plus
étroite avec les conventions d'attribution de noms propres à l'activité de l'organisation
chargée du déploiement d'Oracle Purchasing. Le même type de document d'achat (par
exemple, une commande standard) peut prendre des noms différents selon le style de
document appliqué.
• Lors de la configuration du style, il est possible d'activer ou de désactiver certaines
fonctions du document d'achat, telles que les conditions de remise dans les accords
globaux ou encore les lignes de type Services.
• Le style de document optimise les noms de champ et l'affichage pour ce produit
particulier, et fait en sorte que les régions/attributs uniquement applicables aux achats
de marchandises soient masqués, de manière à simplifier la saisie des commandes.

Quiz
Réponse : 4

Créer une commande dans le centre de travail des acheteurs

Créer une commande dans le centre de travail des acheteurs
(Requisitions) > Sélectionner des demandes (Select Requests) > (B) Ajouter (Add) >
Générateur de documents (Document Builder) : (B) Créer (Create)
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Commandes (Orders) > Créer
(Create) : Commande standard (Standard Purchase Order) > (B) Accéder (Go)
Les acheteurs disposent de deux méthodes pour créer des commandes standard dans le centre
de travail des acheteurs. La première, analogue à la technique utilisée dans la fenêtre Créer
automatiquement des documents (AutoCreate Documents), consiste à sélectionner des demandes
d'approvisionnement à partir de la page Pupitre des demandes (Demand Workbench) et à
cliquer sur Ajouter (Add), comme pour réaliser des achats en ligne. Après avoir ajouté toutes
les demandes d'approvisionnement souhaitées dans le générateur de documents, vous indiquez
le style de document et cliquez sur Créer (Create).

Selon la seconde méthode, vous devez afficher l'onglet Commandes (Orders), sélectionner
Commande standard (Standard Purchase Order) dans la liste Créer (Create) et cliquer sur
Accéder (Go). Vous saisissez ensuite les informations requises dans les onglets En-tête
(Header), Lignes (Lines), Programmes (Schedules) et Distributions (Imputations), comme
dans la fenêtre de saisie des commandes standard. Le centre de travail des acheteurs offre
principalement l'avantage de réunir toutes les informations des différents onglets dans une
même page (facilitant le passage d'une information à l'autre) et de vous permettre d'exécuter à
tout instant les actions telles que l'approbation. Pour les commandes simples ne nécessitant ni
programme de livraison par étapes ni imputation de plusieurs comptes, vous pouvez saisir
rapidement toutes les informations requises pour la commande dans l'en-tête et les lignes, sans
avoir à accéder aux onglets Programmes et Imputations.
Autres fonctionnalités du centre de travail des acheteurs pour la création de commandes :
• Lors de l'ajout d'une ligne à une commande, vous pouvez choisir de saisir les informations

ou d'utiliser le catalogue d'articles pour rechercher et sélectionner rapidement les articles à
approvisionner.
• Le catalogue d'articles est le même catalogue Web que celui accessible aux demandeurs
dans Oracle iProcurement. Si vous disposez d'une licence Oracle iProcurement et que vous
avez installé l'application, vous pouvez, en tant qu'acheteur, utiliser les fonctionnalités
avancées proposées aux demandeurs, y compris l'accès à des sites externes, la comparaison
d'articles et l'affichage des attributs extensibles d'un article.
• Au lieu de saisir les lignes selon un format tabulaire, vous pouvez les créer dans un format
de page individuelle qui vous permet de visualiser tous les détails de chaque ligne, tandis
que le format tabulaire permet de présenter plusieurs lignes mais avec moins de détails.
• Le format de page individuelle pour chaque ligne vous permet d'ajouter à la fois les détails
de programme et de livraison lorsque vous créez la ligne.
• L'ensemble des programmes et des imputations correspondant à toutes les lignes est
facilement consultable sur la commande.

Accès au catalogue unifié de Procurement

Accès au catalogue unifié de Procurement
Misant sur les fonctions réputées de recherche dans le catalogue déjà disponibles dans Oracle
iProcurement, Oracle Purchasing propose aux acheteurs professionnels une interface de
recherche similaire, qui leur permet de trouver aisément les articles à approvisionner.
A partir de la page Pupitre des demandes (Demand Workbench), vous pouvez accéder au
catalogue et aux listes d'articles préférés, et rechercher des articles négociés afin de remplacer
les articles hors catalogue demandés.
Lors de la création de commandes et d'accords, vous pouvez utiliser le catalogue ou les listes
d'articles préférés pour ajouter rapidement des articles et accélérer de cette manière le processus
de création de document.

Contenu du chapitre

Vues d'accords par défaut et personnalisées

Vues d'accords par défaut et personnalisées
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Accords (Agreements)
Le centre de travail des acheteurs vous permet d'afficher et de modifier des lignes d'accord
dans un format tabulaire ou de page individuelle. Vous pouvez recourir à l'une des vues
prédéfinies pour accéder aux accords, ou définir vos propres vues. Les vues personnalisées
facilitent le classement de vos tâches par priorité et accélèrent l'accès aux données détaillées.
Vous disposez d'une page de recherche pour retrouver des accords selon un procédé analogue à
celui employé dans la fenêtre de synthèse à base de panneaux.
Mes accords avec des demandes de modification en attente (My Agreements with Pending
Change Requests)
• Accords qui vous sont affectés et qui ont donné lieu à la saisie d'une demande de modification.
Mes accords avec des accusés de réception de rejet (My Agreements with Rejected
Acknowledgments)
• Accords qui vous sont affectés et pour lesquels des accusés de réception obligatoires n'ont
pas été approuvés.
Mes accords arrivant à expiration (My Expiring Agreements)
• Accords qui vous sont affectés et dont la date de fin de validité est dépassée.
Mes accords incomplets (My Incomplete Agreements)
• Accords qui vous sont affectés et dont le statut est Incomplet (Incomplete).
Vues personnalisées
• Pour plus d'informations, se reporter à la diapositive "Créer une vue personnalisée des
demandes d'approvisionnement" présentée précédemment dans ce chapitre.

Détails d'accord

Détails d'accord
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Accords (Agreements) [pour les
vues des accords]
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Accords (Agreements) > (H)
Accord (Agreement) [pour les détails d'accord]
Cliquez sur les onglets En-tête (Header), Lignes (Lines) et Contrôles (Controls) pour afficher
les informations détaillées de l'accord.
• Vous pouvez appliquer des styles de document aux accords.
• Comme pour les commandes, vous pouvez ajouter des lignes d'accord sous forme
tabulaire, sous forme de page individuelle ou en combinant les deux formats.
• Tous les paramètres de contrôle de l'accord, tels que les contrôles de l'accès aux unités
opérationnelles et des notifications, sont accessibles dans l'onglet Contrôles (Controls) de
l'accord.

Créer un accord de prix dans le centre de travail des acheteurs

Créer un accord de prix dans le centre de travail des acheteurs
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > (O) Accords (Agreements) > Créer
(Create) : Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement) > (B) Accéder (Go)
Pour créer des accords dans le centre de travail des acheteurs professionnels, affichez l'onglet
Accords (Agreements), sélectionnez Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement) dans
la liste Créer (Create) et cliquez sur Accéder (Go). Vous saisissez ensuite les informations
requises dans les onglets En-tête (Header), Lignes (Lines) et Contrôles (Controls), de la même
façon que dans la fenêtre de saisie des commandes standard. Le centre de travail des acheteurs
offre principalement l'avantage de réunir toutes les informations des différents onglets dans une
même page (facilitant le passage d'une information à l'autre) et de vous permettre d'exécuter à
tout instant les actions telles que l'approbation. Autres fonctionnalités du centre de travail des
acheteurs pour la création de commandes :
• Lors de l'ajout d'une ligne à un accord, vous avez la possibilité de saisir les informations
ou d'utiliser le catalogue d'articles pour rechercher et sélectionner rapidement les articles
à approvisionner.
• Le catalogue d'articles est le même catalogue Web que celui accessible aux demandeurs
dans Oracle iProcurement. Si vous disposez d'une licence Oracle iProcurement et que vous
avez installé l'application, vous pouvez, en tant qu'acheteur, utiliser les fonctionnalités
avancées proposées aux demandeurs, y compris l'accès à des sites externes, la comparaison
d'articles et l'affichage des attributs extensibles d'un article.

• Vous pouvez activer l'accord pour permettre son utilisation à des fins de rédaction de
contenu par des administrateurs de catalogue ou des fournisseurs.
• Des lignes peuvent être chargées dans l'accord à partir d'une origine externe de type
catalogue fournisseur.
• Au lieu de saisir les lignes selon un format tabulaire, vous pouvez les créer dans un format
de page individuelle qui vous permet de visualiser tous les détails de chaque ligne, tandis
que le format tabulaire permet de présenter plusieurs lignes mais avec moins de détails.

Charger des lignes de commande ouverte

Charger des lignes de commande ouverte
(N) Centre de travail des acheteurs (Buyer Work Center) > Accords (Agreements) >
Sélectionner un accord (Select Agreement) : Mettre à jour (Update) > Accéder (Go) > Lignes
(Lines) > Ajouter des lignes (Add Lines) : Via un chargement (Via Upload) > Accéder (Go)
Les commandes ouvertes globales sont aussi bien la base du catalogue unifié de Procurement
que l'un des documents essentiels dans Oracle Purchasing. En tant qu'acheteur, vous bénéficiez
de tous les outils de rédaction de contenu intégrés au centre de travail des acheteurs pour créer
facilement des accords complexes.

Contenu du chapitre

Centre de travail des acheteurs - Options de profil

Centre de travail des acheteurs - Options de profil
Vous devez définir les options de profil suivantes pour activer les fonctions de gestion des
demandes d'approvisionnement :
• PO: Générateur de documents - Type de document par défaut (PO: Document Builder
Default Document Type)
• PO: Regroupement de demandes d'approvisionnement par défaut (PO: Default Requisition
Grouping)

Gestion des demandes d'approvisionnement - Options de profil clés

• PO: Générateur de documents - Type de document par défaut (PO: Document Builder
Default Document Type) : Cette option de profil précise le type de document cible indiqué
par défaut dans la région du générateur de documents au sein du pupitre des demandes.
Les valeurs possibles sont : Ajouter à la commande (Add to PO), Nouvelles enchères
(New Auction), Nouvelle commande (New PO) et Nouvel appel d'offres (New RFQ).


Gestion des demandes d'approvisionnement - Options de profil clés (suite)
• PO: Regroupement de demandes d'approvisionnement par défaut (PO: Default Requisition
Grouping) : Cette option indique la méthode de regroupement par défaut utilisée lors de
l'agrégation des demandes d'approvisionnement pour créer un document. Les valeurs
possibles sont Valeur par défaut (Default) ou Demande d'approvisionnement (Requisition).
- Valeur par défaut (Default) : Les lignes issues de différentes demandes
d'approvisionnement sont combinées pour une seule ligne, si possible.
- Demande d'approvisionnement (Requisition) : Une nouvelle ligne est créée pour
chaque ligne de demande d'approvisionnement.

Accès au catalogue - Préférences de configuration

Accès au catalogue - Préférences de configuration
Vous avez la possibilité de modifier vos préférences afin de personnaliser votre accès au
catalogue. Les préférences d'achat vous permettent de paramétrer votre vue du catalogue et
notamment le magasin par défaut, les résultats de recherche par page et le format de présentation
des résultats. Les préférences relatives aux listes des articles préférés vous permettent de définir
votre liste d'articles préférés par défaut.

Contenu du chapitre


Le catalogue représente un complément très important d'Oracle Purchasing. Il implique une
réflexion sur certaines pratiques de gestion. Pour plus d'informations, voir le chapitre "Gestion
de contenu" (Content Management) du manuel Oracle iProcurement Implementation and
Administration Guide.


Centre de travail des acheteurs Purchasing
• Consolider et transférer les documents de demande à Oracle Sourcing
• Création et remise des commandes d'achat sur allocation d'Oracle Sourcing
Sourcing
Oracle Sourcing offre des possibilités de négociation élaborées qui réduisent le temps passé par
les acheteurs à sélectionner les origines de nouveaux produits et services tout en optimisant la
valeur des contrats existants. Grâce à Oracle Sourcing, vous pouvez :
• tirer profit d'une préparation collective des négociations, plusieurs employés pouvant
travailler sur différentes ébauches,
• réaliser en temps réel plusieurs cycles d'appels d'offres et d'enchères,
• analyser les résultats des négociations (offres et devis),
• adjuger l'affaire.

Synthèse



Réception
Chapitre 12
Réception

Réception
Réception
Réception

pour désigner le flux d'activités qui aboutit à l'achat de marchandises ou de services. La réception
des marchandises ou des services est considérée comme l'étape finale du processus de commande
dans la terminologie Oracle Purchasing.
Réception
Réception
Objectifs
Réception
Contenu du chapitre
Réception

Réception
La réception est un processus qui signale l'arrivée de marchandises commandées. Oracle
Purchasing vous permet de suivre les articles que vous commandez au cours des étapes de
réception, de contrôle, de transfert et de mise à disposition. Vous pouvez effectuer les tâches
suivantes :
• Définir des règles et des tolérances de réception au niveau de l'organisation, du fournisseur,
de l'article et de la commande, de telle sorte que le niveau inférieur remplace les niveaux
supérieurs.
• Utiliser la méthode de réception express pour réceptionner l'ensemble d'une commande
d'achat au prix d'un moindre effort de saisie.
• Utiliser la méthode de réception en cascade pour répartir une quantité donnée d'un article
provenant du même fournisseur entre plusieurs livraisons et imputations.
• Enregistrer la réception d'articles non commandés, l'étudier et rapprocher la livraison d'une
commande d'achat existante.
• Enregistrer la livraison des articles entre les lieux de réception ou de contrôle et la destination
finale, ainsi que le transfert d'articles vers différents lieux à des fins de contrôle.
• Définir quels articles nécessitent un contrôle. Vous pouvez accepter ou rejeter les articles,
et fournir des informations détaillées sur les résultats du contrôle.
• Enregistrer les retours aux fournisseurs et aux clients.
• Corriger les erreurs de mouvement de réception.
• Consulter l'historique des mouvements.
Les services commandés via Oracle Services Procurement sont réceptionnés automatiquement
lorsque les sous-traitants saisissent leurs feuilles de temps dans Oracle Time and Labor.
Réception
Présentation des lieux de réception

Présentation des lieux de réception
Vous enregistrez les contrôles, les mises à disposition et les mouvements matériels qui prennent
place dans le cadre de la réception et du contrôle en entrant des mouvements de réception.
Ces mouvements constituent un historique qui permet de suivre un article de son origine à sa
destination.
A l'aide de mouvements de réception, vous pouvez :
• transférer des marchandises d'un lieu à un autre,
• documenter les résultats des contrôles,
• remettre les marchandises à leur destination finale.
Le type de destination indique au système si le matériel va être réceptionné dans l'espace de
réception ou sur son lieu de destination finale.
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Présentation de l'acheminement à réception

Présentation de l'acheminement à réception
Réception directe
Une étape : Les marchandises sont réceptionnées et mises à disposition en une seule étape.
Réception standard
Deux étapes : Les marchandises sont d'abord réceptionnées, puis mises à disposition. Ces deux
étapes rendent compte du temps nécessaire au déplacement des marchandises entre le quai de
réception et la destination finale. La quantité en stock dans les magasins est mise à jour une
fois la mise à disposition effectuée. La quantité et le coût sont tenus à jour dans le compte de
réception de l'organisation logistique jusqu'au moment de la mise à disposition.
Contrôle obligatoire
Trois étapes : Cette procédure s'applique aux marchandises qui nécessitent un contrôle soigneux
effectué par du personnel plus compétent. Les marchandises sont réceptionnées en une seule
étape. Le contrôle accepte ou refuse les marchandises. Les résultats du contrôle qualité peuvent
être saisis à ce stade. Lors de la troisième étape, les marchandises acceptées sont mises à
disposition et les marchandises refusées sont retournées au fournisseur.
Réception
Acheminement à réception : Réception directe

Acheminement à réception : Réception directe
La réception directe permet de réceptionner les articles directement sur leur lieu de destination
finale. On parle parfois de mouvement "du quai au stock". La destination finale peut être un
stock, un atelier ou un compte de charges.
Réception
Réception standard

Réception standard
Les livraisons sont réceptionnées sur un lieu de réception, puis mises à disposition sur un lieu
de destination intermédiaire ou finale. Les marchandises sont généralement réceptionnées et
mises à disposition en deux étapes. Toutefois, si l'option de profil RCV: Modification
d'acheminement autorisée (RCV: Allow Routing Override) a la valeur Oui (Yes), les utilisateurs
peuvent remplacer la valeur par défaut et effectuer directement la mise à disposition sur le lieu
de destination finale. La valeur Non (No) de cette option impose un processus de mise à
disposition en deux étapes.
Réception

Le contrôle est une procédure permettant de garantir que les articles réceptionnés sont conformes
à vos critères de qualité. Les marchandises ne peuvent être mises à disposition sur le lieu de
destination finale qu'après avoir été réceptionnées et contrôlées. L'option de profil QA: Contrôle
de commande (QA: PO Inspection) peut avoir la valeur Achats (Purchasing) ou Qualité
(Quality). Si sa valeur est Achats (Purchasing), une fenêtre de contrôle simple s'ouvre pour
l'enregistrement des résultats du contrôle. Si sa valeur est Qualité (Quality) et qu'il existe un
plan de contrôle qualité, la fenêtre Oracle Quality apparaît et permet d'entrer les résultats du
contrôle en fonction d'un plan prédéfini.
Contrôle statistique (non représenté dans la diapositive ci-dessus)
Oracle Purchasing prend en charge une autre forme de contrôle appelée contrôle statistique.
Le contrôle statistique est une technique souvent employée à la suite d'un contrôle systématique.
Si l'option de profil QA: Contrôle de la commande (QA: PO Inspection) a la valeur Qualité
(Quality) et qu'un plan d'échantillonnage statistique a été configuré dans Oracle Quality, les
résultats du contrôle peuvent être saisis pendant le processus de réception.
Réception
Quiz
Réception
Réponse : 2
Intégration avec Oracle Process Quality

Intégration avec Oracle Process Quality
• Oracle Process Quality fonctionne désormais en intégration avec Oracle pour la prise en
charge du contrôle lors de la réception.
• Les utilisateurs d'Oracle Inventory qui utilisent également OPM Quality ont accès à toutes
les fonctionnalités afférentes dans Oracle Purchasing, y compris :
- Stock de consignation et Stock géré par le fournisseur
- Livraisons directes entre les unités opérationnelles
- Flux de l'approvisionnement centralisé (center-led procurement)
- Fonctions Oracle Warehouse Management System
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Méthodes de traitement des réceptions

Méthodes de traitement des réceptions
• Réception standard : Une ligne à la fois.
• Réception express : Plusieurs lignes à la fois. Par exemple, l'ensemble d'une commande
d'achat pour un fournisseur donné. Au cours d'une réception express, vous pouvez toujours
désélectionner des articles et modifier les quantités avant la fin du processus.
• Réception en cascade : Une seule réception pour plusieurs livraisons du même article.
Par exemple, le même fournisseur et le même article peuvent figurer sur plusieurs
documents d'achat.
• ASN ou ASBN - iSupplier Portal : Vous pouvez accorder à votre fournisseur un accès
soigneusement limité pour qu'il puisse entrer des préavis d'expédition (ASN, advance
shipment notice) ou des préavis d'expédition et de facturation (ASBN, advance shipment
and billing notice).
• ASN ou ASBN - e-Commerce Gateway : Chargez les préavis d'expédition ou les préavis
d'expédition et de facturation à l'aide d'Oracle e-Commerce Gateway.
• ASN ou ASBN - XML Gateway : Chargez les préavis d'expédition ou les préavis d'expédition
et de facturation à l'aide d'Oracle XML Gateway.
• Réception dans Oracle iProcurement : Vous pouvez donner à vos employés la possibilité
(limitée) de réceptionner certains types d'article via un navigateur Web.
Réception
• Interface coopérative des réceptions : Utilisez un logiciel de codes à barres pour scanner
les réceptions et créer un fichier texte que vous pouvez charger dans l'interface coopérative
des réceptions et traiter via le processeur des mouvements de réception.

• Notification de réception : Le workflow Confirmation de réception de commande (PO
Confirm Receipt) peut être programmé pour envoyer des notifications aux demandeurs
pour leur demander de confirmer les réceptions par rapport aux réceptions prévues.
Réception
Réception standard

Réception standard
Il s'agit d'un mode d'acheminement à réception qui comprend deux étapes distinctes consistant
à réceptionner les livraisons sur un lieu de réception, puis à les mettre à disposition. Les réceptions
standard peuvent faire l'objet d'un contrôle ou d'un transfert avant mise à disposition.
Procédez comme suit pour entrer une réception standard :
• Recherchez les réceptions attendues.
• Entrez les quantités d'articles reçus.
Réception
Réception express

Réception express
La méthode de réception express accélère la saisie des réceptions et des mouvements de
réception. Elle est disponible si vous avez indiqué (explicitement ou implicitement) un
document d'origine. Au prix d'un moindre effort de saisie, vous pouvez réceptionner la totalité
de la commande d'achat. Lorsque vous recherchez les réceptions attendues, précisez un seul
fournisseur ou utilisez des critères de recherche qui aboutiront à un fournisseur unique.
Réception
Réception en cascade

Réception en cascade
La méthode de réception en cascade facilite la répartition d'une quantité donnée d'un article
provenant du même fournisseur entre plusieurs livraisons et imputations. Elle est disponible
si vous avez indiqué (explicitement ou implicitement) une origine (fournisseur ou client
particulier) et un article lors de la recherche des réceptions attendues.
Réception
ASN et ASBN

ASN et ASBN
Entrez les préavis d'expédition (ASN) et les préavis d'expédition et de facturation (ASBN)
via Oracle iSupplier Portal, e-Commerce Gateway ou XML Gateway. Le gestionnaire des
mouvements de réception est ensuite utilisé pour valider et importer la réception. La fenêtre
de saisie des réceptions permet de confirmer la réception des marchandises livrées.
Réception
Fonction de réception du bureau dans iProcurement

Fonction de réception du bureau dans iProcurement
Réception (1) : Vous recevez les marchandises lorsqu'elles vous sont livrées.
Confirmation (2) : Vous pouvez confirmer la réception physique de marchandises à l'aide
d'Oracle iProcurement ou du panneau Saisir des réceptions (Enter Receipts) d'Oracle Purchasing,
à condition d'utiliser le mode d'acheminement à réception Mise à disposition directe (Direct
Delivery). La recherche de réceptions attendues échoue si le mode d'acheminement à réception
est Réception standard (Standard Receipt) ou Contrôle obligatoire (Inspection Required).
Vous pouvez programmer le processus Sélectionner des commandes - workflow de confirmation
de réception (Confirm Receipts Workflow Select Orders) pour qu'il s'exécute à intervalles
réguliers. Ce processus lance le workflow Confirmation de réception de commande (PO Confirm
Receipt). Le workflow Confirmation de réception de commande (PO Confirm Receipt) envoie
des notifications via le Web, par email ou via la fenêtre Synthèse des notifications (Notifications
Summary) aux demandeurs ou acheteurs qui créent des demandes d'approvisionnement dans
Oracle Purchasing ou Oracle iProcurement. Il informe les personnes concernées qu'elles
doivent avoir reçu un article. Le workflow Confirmation de réception de commande (PO
Confirm Receipt) envoie des notifications pour les articles qui remplissent les conditions
suivantes : le champ Type de destination (Destination Type) ou Lieu de mise à disposition
(Deliver-To) a la valeur Charges (Expense), le paramètre Acheminement à réception (Receipt
Routing) a la valeur Mise à disposition directe (Direct Delivery) et le champ Date de besoin
(Need-By) contient une date identique ou postérieure à la date courante.
Réception
Saisir les réceptions attendues

Saisir les réceptions attendues
(N) Réception (Receiving) > Réceptions (Receipts)
Choisir l'organisation (1) : Lorsque vous accédez à la fenêtre Réceptions (Receipts) pour la
première fois, vous devez choisir une organisation logistique dans la liste de valeurs si vous
pouvez traiter les réceptions de plusieurs organisations. Vous pouvez modifier l'organisation
manuellement si vous avez accès à la fenêtre Changer d'organisation (Change Organization).
Bien que ce ne soit pas toujours le cas, vous pouvez comparer une organisation logistique à
un entrepôt. Lorsque vous créez des commandes d'achat, par exemple, vous indiquez des
marchandises à livrer à des organisations logistiques particulières. Vous pouvez afficher les
réceptions attendues (livraisons planifiées d'articles figurant dans les lignes de la commande)
de l'organisation logistique que vous choisissez uniquement. Utilisez le panneau Accès aux
organisations (Organization Access) pour limiter l'accès d'une responsabilité donnée à la liste
des organisations logistiques.
Rechercher les réceptions attendues (2) : Les réceptions attendues ont des origines diverses
dans la mesure où elles sont basées sur des documents d'origine tels que des livraisons
planifiées de commandes d'achat aux fournisseurs, des commandes internes issues de
demandes d'approvisionnement internes et des retours client (traités dans Oracle Order
Management). En l'absence de document d'origine, l'opération peut être traitée en tant que
réception non commandée si la réception d'articles non commandés est autorisée pour la
livraison planifiée.
Réception
Pour trouver les réceptions attendues, utilisez la fenêtre Rechercher les réceptions attendues
(Find Expected Receipts). Vous pouvez entrer autant de critères de recherche que vous le
souhaitez. Plus vous précisez d'informations, plus la recherche est restrictive. Ce cours
s'intéresse aux réceptions attendues qui correspondent à une commande d'achat ou à un appel
de commande envoyé à un fournisseur. Les réceptions attendues peuvent également provenir
d'organisations logistiques internes ou de clients.
Entrer l'en-tête de réception (3) : Entrez les détails de l'en-tête de réception (transporteur,
commentaires et bordereau d'expédition).
Choisir le mode de traitement (4) : Choisissez la méthode la plus efficace pour traiter la facture.
Vous avez le choix entre les méthodes de réception standard, express et en cascade.
Entrer les détails de réception (5) : Entrez des détails de réception tels que la quantité, l'unité de
mesure, le lieu et le magasin (le cas échéant). La méthode d'acheminement à réception détermine
si la destination correspond par défaut à Réception (Receiving) ou à Destination finale (Final

Destination), ladite destination finale pouvant être de type Stock (Inventory), Charges (Expense)
ou Atelier (Shop Floor). Vous pouvez remplacer cette option (ainsi, lorsque vous utilisez la
méthode de mise à disposition Standard, vous pouvez indiquer une destination finale à la place
du processus de réception) si l'option de profil RCV: Modification d'acheminement autorisée
(RCV: Allow Routing Override) a la valeur Oui (Yes). L'option Imposer lieu de livraison
(Enforce Ship-To) détermine si le lieu de réception doit être identique au lieu de livraison.
Elle peut autoriser la réception, autoriser la réception et avertir le processeur des réceptions,
ou interdire le traitement de la réception.
Sauvegarder (6) : Sauvegardez la réception. Selon la configuration de l'option de profil RCV:
Mode de traitement (RCV: Processing Mode), la réception est traitée immédiatement ou
soumise en tant que traitement par lots ou différé. Vous pouvez toujours obtenir une
documentation imprimée de vos mouvements de réception en définissant l'option de profil
RCV: Imprimer bordereau de réception (RCV: Print Receipt Traveler).
Remarque : Le magasin de réparation peut faire appel aux panneaux de réception par le biais
de données requises telles que le numéro de demande d'approvisionnement et/ou le numéro de
ligne de demande d'approvisionnement, le système affichant alors directement les résultats
correspondant aux critères de recherche sans que vous ayez à utiliser l'écran de recherche.
Réception
Structure de réception

Structure de réception
• En-tête : L'en-tête de réception contient les données s'appliquant à l'ensemble de la réception
d'achat. Il ne doit exister qu'un seul en-tête par réception.
• Lignes : La ligne de réception contient les détails relatifs aux marchandises ou aux services
que vous avez reçus.
Tables de réception
• RCV_SHIPMENT_HEADERS : Cette table contient les informations communes concernant
l'origine de vos réceptions ou réceptions attendues. Vous regroupez les réceptions par type
d'origine et origine de la réception. Oracle Purchasing ne vous permet pas de regrouper les
réceptions provenant d'origines différentes sous un même en-tête de réception.
• RCV_SHIPMENT_LINES : Cette table contient des informations sur les articles qui ont
été livrés et/ou reçus en provenance d'une origine de réception particulière.
• RCV_TRANSACTIONS : Cette table renferme les informations d'historique concernant
les mouvements de réception que vous avez créés. Lorsque vous saisissez un mouvement
de réception que le processeur des mouvements de réception traite, le mouvement est
enregistré dans cette table.
Réception
En-tête de réception

En-tête de réception
• Numéro de réception (Receipt Number) : Entrez un numéro de réception unique. Si la
numérotation automatique des réceptions est activée, le système affecte le prochain numéro
de réception disponible. Les options de numérotation sont définies une seule fois pour
chaque organisation logistique. Vous pouvez également ajouter des mouvements de
réception à des réceptions existantes.
• Nom du réceptionnaire (Receiver Name) : Par défaut, il s'agit de l'identification d'utilisateur.
Vous pouvez remplacer la valeur par défaut par le nom d'un autre réceptionnaire.
• Date : La date par défaut est la date courante fournie par le système. Vous pouvez antidater
une réception si nécessaire, à condition que la période comptable à laquelle appartient la
date de réception soit ouverte.
• Transporteur (Freight Carrier) : Vous pouvez sélectionner le transporteur qui a livré les
marchandises dans la liste de valeurs proposée. Cette information est fournie par défaut
si un préavis d'expédition (ASN) a été envoyé.
• Bordereau d'expédition (Packing Slip)/Lettre de transport aérien (Air Bill) : Vous pouvez
entrer le numéro du bordereau d'expédition ou de la lettre de transport aérien
correspondant aux marchandises livrées. Cette information est fournie par défaut si un
préavis d'expédition (ASN) a été envoyé.
• Nombre de conteneurs (Number of Containers) : Vous pouvez entrer le nombre total de
conteneurs composant la livraison.
• Commentaires (Comments) : Le réceptionnaire entre ses commentaires dans cette zone.
Par exemple, il peut indiquer "Emballage mouillé".
Réception
Ligne de réception

Ligne de réception
• Quantité (Quantity) : Entrez la quantité effectivement reçue. Si vous avez autorisé la
réception aveugle dans les options de réception de l'organisation logistique, ce champ
peut être vide.
• Unité de mesure (Unit of Measure) : L'unité de mesure de la réception est renseignée par
défaut.
• Article (Item) : Le numéro d'article système (s'il existe) s'affiche ici.
• Description : La description de l'article s'affiche ici.
• Type de destination (Destination Type) : Ce champ indique la destination finale de la
réception, autrement dit Charges (Expense), Stock (Inventory) ou Atelier (Shop Floor),
ou encore Réception (Receiving). Dans le cas d'une réception directe, la destination peut
correspondre à Stock (Inventory), Charges (Expense) ou Sous-traitance (Outside
Processing). Pour une réception standard ou avec contrôle obligatoire, la destination est
de type Réception (Receiving).
• Numéro de commande (Order Number) : Le numéro de commande est renseigné par
défaut (numéro de commande d'achat ou de commande interne).
• Type : Le type de réception par défaut correspondant à la commande considérée est
indiqué ici. Il peut s'agir d'une réception directe, standard ou avec contrôle obligatoire.
Réception
• Demandeur (Requestor) : Si la destination est de type Charges (Expense) ou Stock (Inventory)
et que la commande a été créée à partir d'une demande d'achat, le nom du demandeur est
fourni par défaut.

• Magasin (Subinventory) : Si la destination est de type Stock (Inventory), ce champ doit
obligatoirement être renseigné. Il est renseigné par défaut si le magasin est indiqué dans la
demande d'approvisionnement ou la commande d'achat. En l'absence de valeur par défaut,
le réceptionnaire doit indiquer le magasin où les marchandises doivent être livrées.
Note au réceptionnaire (Note to Receiver) : Si la demande d'approvisionnement ou la commande
d'achat mentionne une note au réceptionnaire, elle s'affiche ici.
Réception
Contrôler le processeur des mouvements de réception

Contrôler le processeur des mouvements de réception
La configuration de l'option de profil RCV: Mode de traitement (RCV: Processing Mode)
détermine le mode de traitement des mouvements de réception une fois que vous avez enregistré
votre travail. Cette option de profil peut avoir l'une des trois valeurs suivantes :
Temps réel (Online) : Le processeur des mouvements de réception est appelé directement pour
traiter la réception (aucune demande de traitement simultané n'est soumise). Le panneau ne
rend pas immédiatement la main à l'utilisateur qui ne peut donc effectuer aucune autre activité
tant que le processus n'est pas terminé. Le temps de réponse du panneau est le plus long des
trois options, mais les erreurs éventuelles du traitement de la réception sont immédiatement
mises en évidence.
Immédiat (Immediate) : Le mouvement est transmis à la table d'interface et le processeur des
mouvements de réception est appelé pour le groupe de mouvements entrés depuis la dernière
sauvegarde. Le panneau commence à exécuter le processeur des mouvements de réception en
arrière-plan. L'utilisateur reprend immédiatement la main et peut effectuer d'autres activités
dans l'application. Cette option offre un bon temps de réponse, mais elle exécute un traitement
simultané chaque fois que vous traitez une réception.
Réception
Il faut de temps en temps consulter le gestionnaire de traitements simultanés pour vérifier le
bon déroulement des traitements. Si une erreur se produit, il convient de résoudre le problème.
Pour supprimer les mouvements en erreur et imposer la réexécution du traitement, utilisez le

panneau Synthèse des mouvements par statut (Transaction Status Summary). Cette solution
est particulièrement importante pour les mouvements dont la destination est de type Stock
(Inventory) ou Atelier (Shop Floor). Tant que la réception ne s'est pas déroulée correctement,
aucune provision sur réception n'est générée et envoyée au Grand Livre. Si le problème n'est
pas résolu à la fin de la période, les provisions seront déséquilibrées et sous-estimées dans
General Ledger.
Lot (Batch) : Le mouvement est transmis à la table d'interface d'où il sera extrait lors de
l'exécution suivante du processeur des mouvements de réception. L'utilisateur reprend
immédiatement la main et peut effectuer d'autres activités dans l'application. Le temps de
réponse est court. Le mouvement est traité lors de l'exécution du processeur des mouvements

de réception. Ce programme doit être planifié pour s'exécuter périodiquement. Plus l'intervalle
entre deux exécutions est long, plus la quantité de données à traiter est importante.
Les erreurs sont gérées de la même manière qu'avec le mode de traitement Immédiat (Immediate).
En principe, les entreprises exécutent ce programme périodiquement en fonction de leurs
impératifs de traitement et de leurs contraintes système. Par exemple, il est possible de lancer
le processus à un moment où l'activité de la base de données est relativement faible afin
d'équilibrer la charge des ressources système. Avec cette méthode, les provisions sur réception
ne sont pas traitées tant que le traitement simultané ne s'est pas exécuté correctement. De même, la
valeur du stock et les quantités en stock ne sont mises à jour qu'à la fin du traitement simultané.
Réception
Tolérances de réception

Tolérances de réception
Vous avez la possibilité d'indiquer combien de jours avant ou après la date prévue vous
acceptez une livraison, ainsi que le pourcentage de quantité excédentaire que vous acceptez
de réceptionner.
Vous avez le choix entre trois actions pour appliquer ces tolérances :
• Aucune (None) - Aucune action n'est déclenchée.
• Rejet (Reject) - Le réceptionnaire ne peut pas recevoir la livraison. L'acheteur doit corriger
les tolérances ou modifier la quantité ou la date de besoin sur la commande.
• Avertissement (Warning) - Le réceptionnaire voit s'afficher une fenêtre en incrustation si
une tolérance est dépassée. Il peut alors accepter la livraison ou la rejeter.
Réception
Suivi par numéros

Suivi par numéros
Oracle Inventory prend en charge plusieurs types d'informations de suivi qui peuvent être
utilisées au moment de la réception.
Numéros de lot (Lot Numbers) : Numéros uniques attribués à certains lots ou traitements
lancés d'un produit. Vous pouvez associer des dates d'expiration aux numéros de lot. Le suivi
par numéros de lot est un attribut d'article que vous pouvez afficher et définir en choisissant
l'onglet Stock (Inventory) dans la fenêtre Articles de l'organisation principale (Master Items)
ou Articles de l'organisation (Organization Items).
Numéros de série (Serial Numbers) : Un numéro de série est un numéro unique attribué à un
article particulier. Lorsqu'un article suivi par son numéro de série est réceptionné, l'utilisateur
qui effectue le mouvement est obligé d'entrer un numéro de série unique pour chaque article.
Le suivi par numéro de série est défini dans l'onglet Stock (Inventory) pour l'article, dans la
fenêtre Articles de l'organisation principale (Master Items) ou Articles de l'organisation
(Organization Items).
Emplacements de stockage (Stock Locators) : Les emplacements permettent d'identifier des
lieux physiques pour les articles stockés. Ils peuvent être utilisés pour effectuer le suivi
quantitatif des articles. En outre, certains articles sont limités à des emplacements précis.
Exemple d'emplacement de stockage : numéro Rangée-Tiroir-Zone. Vous pouvez demander
un suivi par emplacement de stockage au niveau de l'organisation logistique, du magasin ou
de l'article.
Réception
Suivi par sous-lots (Sublot Controlled) :
• Le suivi par sous-lots vous permet de garder la trace du lot parent qui a donné lieu à la
création de plusieurs lots. Le lot parent peut faire référence au batch de production qui a
engendré le lot ; toutefois, si le résultat de ce batch comportait des divergences sur le plan
des niveaux de qualité ou d'autres attributs de qualité, plusieurs sous-lots ont pu être reçu
en stock. Vous pouvez rechercher des lots d'après leur lot parent et afficher le lot parent
dans le panneau Généalogie de lot (Lot Genealogy). Vous pouvez également appliquer un
suivi par niveaux de qualité à vos articles suivis par lots.
• Si vous avez activé le suivi par sous-lots pour un article particulier, vous devez saisir la
quantité du lot parent pour chaque nouveau lot que vous réceptionnez dans Oracle Receiving.
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Réceptions d'articles de substitution

Réceptions d'articles de substitution
Lorsque vous entrez des articles dans le fichier articles, vous avez la possibilité d'identifier
des articles de substitution. Dans Oracle Purchasing, vous pouvez réceptionner des articles de
substitution prédéfinis lorsque vous autorisez les fournisseurs à livrer des articles équivalents
à ceux que vous commandez. Si vous exécutez un plan basé sur des contraintes ou sur des
critères d'optimisation dans Oracle ASCP (Advanced Supply Chain Planning), la relation de
substitution sera reconnue.
Réception
Réceptions d'articles non commandés

Réceptions d'articles non commandés
Vous pouvez recevoir d'un fournisseur des articles pour lesquels vous n'avez ou ne connaissez
aucun numéro de commande d'achat. Ces articles font l'objet d'un suivi dans le système en
attendant que l'acheteur indique la commande d'achat à utiliser ou préconise le retour des articles
au fournisseur.
Réception
Présentation des retours et des corrections

Présentation des retours et des corrections
Retours
Vous pouvez renvoyer des articles mis à disposition en réception et retourner au fournisseur
des articles réceptionnés ou mis à disposition provenant d'origines externes si la commande
d'achat n'a pas été annulée ni fermée définitivement. Vous pouvez également renvoyer au
fournisseur des articles non commandés pour lesquels vous n'avez pas trouvé de document
d'achat. Indiquez éventuellement des informations de retour supplémentaires telles que le code
du motif de retour et le numéro d'autorisation de retour client.
Corrections
Avec Oracle Purchasing, vous pouvez corriger les mouvements de réception, à l'exception
d'une autre correction et d'un retour à un mouvement de réception. Chaque mouvement est
traité individuellement, les mouvements précédents étant corrigés jusqu'à ce que tous les
mouvements applicables soient corrects.
Réception
Entrer les retours

Entrer les retours
La fenêtre Réceptionner des articles retournés (Receiving Returns) permet d'entrer les retours
correspondant à des réceptions, des mises à disposition, des transferts, des accusés de réception
et des rejets. Vous pouvez entrer un numéro d'autorisation de retour client indiqué par le
fournisseur et préciser un motif de retour défini par l'utilisateur. Il est possible de retourner des
articles mis à disposition vers un lieu de réception lorsqu'ils sont acheminés vers une destination
incorrecte ou lorsqu'ils nécessitent un contrôle ou un retour au fournisseur ou au client dans un
mouvement ultérieur.
Lorsque vous effectuez un retour au fournisseur, Oracle Purchasing rouvre la commande d'achat
correspondant à la quantité retournée et réduit la quantité réceptionnée d'origine. Vous ne
pouvez pas effectuer un mouvement Retour au fournisseur (Return to Supplier) par rapport à
une commande d'achat dont le statut est Fermée définitivement (Finally Closed) ou Annulée
(Cancelled). Lorsque vous procédez à un retour au fournisseur, Oracle Purchasing crée
automatiquement un mouvement Retourner à la réception (Return to Receiving) et un mouvement
Retour au fournisseur (Return to Supplier).
Remarque : Il n'est pas possible d'entrer des mouvements de retour pour des livraisons internes.
Réception
Contrôle de statut matières
• Pour des raisons inhérentes au contrôle qualité et au cycle de vie du produit, il se peut
qu'un article particulier, même s'il est stocké et prêt à l'utilisation dans un entrepôt ou un
site de production, ne soit pas utilisable dans certaines applications. Un lot qui n'a encore
fait l'objet d'aucun contrôle ne doit pas être expédié à un client ou consommé en production.
Un lieu d'entrepôt dans lequel des soldes de stock incorrects ont été détectés ne doit pas
être pris en compte dans les calculs du disponible à la vente.
• Si vous avez activé le contrôle de statut matières pour un article particulier suivi par lots
ou numéros de série, vous devez saisir la quantité correspondant au statut pour chaque
article suivi par lots ou numéros de série que vous réceptionnez dans Oracle Receiving.
Réception
Entrer des corrections

Entrer des corrections
Pour entrer des corrections, vous utilisez une quantité d'ajustement positive ou négative. Pour
réduire à neuf articles une mise à disposition de dix articles, entrez -1 dans le champ Quantité
(Quantity). Pour porter à onze articles une mise à disposition de dix articles, entrez 1 dans le
champ Quantité (Quantity). Vous ne pouvez pas créer un approvisionnement s'il n'existe pas
déjà. Par exemple, si vous recevez et mettez à disposition dix articles, puis découvrez que vous
avez en réalité remis onze articles, vous ne pouvez pas simplement porter à onze la quantité
d'articles mis à disposition. Vous devez d'abord passer le mouvement de réception de dix à
onze articles, puis modifier le mouvement de mise à disposition.
Réception
Comparaison entre retours et corrections

Comparaison entre retours et corrections
Retour de réception
Vous pouvez renvoyer des articles mis à disposition en réception et retourner au fournisseur
des articles réceptionnés ou mis à disposition provenant d'origines externes si la commande
d'achat n'a pas été annulée ni fermée définitivement. Vous pouvez également renvoyer au
fournisseur des articles non commandés pour lesquels vous n'avez pas trouvé de document
d'achat.
Indiquez éventuellement des informations de retour supplémentaires telles que le code du motif
de retour et le numéro d'autorisation de retour client.
Correction de réception
Avec Oracle Purchasing, vous pouvez corriger les mouvements de réception, à l'exception
d'une autre correction et d'un retour à un mouvement de réception. Chaque mouvement est
traité individuellement, les mouvements précédents étant corrigés jusqu'à ce que tous les
mouvements applicables soient corrects.
Réception
Présentation du règlement à réception

Présentation du règlement à réception
Oracle Purchasing fonctionne en conjonction avec Oracle Payables pour rationaliser le processus
d'approvisionnement en générant des factures aux fournisseurs sur la base des mouvements de
réception. Négociez le règlement à réception avec vos plus importants fournisseurs. Chaque
facture créée par le processus de règlement à réception représente une réception de moins à
saisir manuellement dans Oracle Payables. Les fournisseurs peuvent néanmoins envoyer une
version papier de la facture si un exemplaire physique est nécessaire pour l'archivage.
Le règlement à réception permet de créer automatiquement des factures standard non approuvées
pour le règlement des marchandises sur la base des mouvements de réception. Les factures sont
créées à l'aide d'une combinaison d'informations provenant de la commande d'achat et de la
réception. Ce processus élimine les saisies redondantes et garantit un traitement précis et
ponctuel des données. Le règlement à réception est également appelé Mobilisation de réception
évaluée (Evaluated Receipt Settlement) et Autofacturation (Self-Billing).
Pour plus d'informations, voir les manuels Oracle Payables User's Guide et Oracle Purchasing
User's Guide.
Réception
Vous pouvez configurer vos fournisseurs pour que la facture se fonde sur la réception des
marchandises ou sur leur mise à disposition au lieu de destination finale. Le niveau de synthèse
des factures défini pour le site fournisseur contrôle le nombre de factures générées.
• Bordereau d'expédition (Packing Slip) - Une facture est générée pour chaque bordereau
d'expédition. (Cette option produit le plus grand nombre de factures.)
• Réception (Receipt) - Une facture est générée pour chaque réception.
• Site - Une facture est générée pour chaque site fournisseur. (Cette option produit le plus
petit nombre de factures.)
Après avoir créé les mouvements de réception ou de mise à disposition, vous devez exécuter le
programme Auto-facturation: Payer à réception (Pay On Receipt AutoInvoice) pour créer les
factures et les rapprocher automatiquement des commandes d'achat correspondantes.
Vous pouvez configurer ce programme pour qu'il s'exécute automatiquement. Configurez

l'option de profil PO: Préfixe de la facture ERS (PO: Invoice Number Prefix) pour ajouter le
préfixe de votre choix à la facture créée. Le numéro de facture est généré en fonction du niveau
de synthèse des factures.
• Bordereau d'expédition (Packing Slip) - Le numéro de facture est généré d'après le numéro
du bordereau d'expédition.
• Réception (Receipt) - Le numéro de facture est généré d'après le numéro de réception.
• Site - Le numéro de facture est généré d'après la date.
L'option de profil PO: ERS - Délai de création de la facture (PO: ERS Aging Period) vous
permet de préciser le délai après réception (en jours) au bout duquel la facture doit être créée
par le programme Auto-facturation: Payer à réception (Pay On Receipt AutoInvoice). Ce délai
vous laisse le temps d'entrer des corrections, des ajustements et (éventuellement) des retours,
ce qui peut jouer en faveur de l'exactitude des factures.
Afin d'indiquer le préfixe de votre choix pour les factures payées à réception, définissez l'option
de profil PO: Préfixe de la facture ERS (PO: ERS Invoice Number Prefix). Le numéro de
facture peut en outre comprendre une identification pour auto-facturation configurée dans la
fenêtre Options d'achats - Contrôler (Purchasing Options - Control).
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Interface coopérative des réceptions

Interface coopérative des réceptions
L'interface coopérative des réceptions permet de traiter des réceptions provenant d'origines
autres qu'Oracle Purchasing. Ce processus comprend en gros trois étapes.
Chargement (1)
L'interface coopérative des réceptions sert à traiter les réceptions chargées par Oracle e-Commerce
Gateway, à partir d'un fichier plat (en cas d'utilisation de codes barres par exemple), ou les
préavis d'expédition et les préavis d'expédition et de facturation chargés via Oracle iSupplier
Portal.
Traitement (2)
Une fois les réceptions chargées, exécutez à partir d'Oracle Purchasing le processeur des
mouvements de réception pour les valider.
Confirmation (3)
Les réceptions peuvent être confirmées via la fenêtre Confirmer des réceptions (Confirm
Receipts) ou via une notification envoyée par le workflow de confirmation de réception, avant
la création des provisions et la livraison à la destination finale.
Réception
Mouvements pris en charge par l'interface coopérative
des réceptions

Mouvements pris en charge par l'interface coopérative des réceptions
L'Interface coopérative des réceptions ne prend pas en charge :
• la réception d'articles non commandés ;
• les déclarations d'échange de biens ;
• les emplacements de stockage dynamiques.
Réception
Charger l'interface coopérative des réceptions

Charger l'interface coopérative des réceptions
A l'aide de SQL*Loader ou d'un programme personnalisé, chargez vos informations de
réception dans l'interface coopérative des réceptions.
Réception
Validation de l'importation des réceptions

Validation de l'importation des réceptions
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual.
Réception

Voici les tables des interfaces coopératives concernant les données entrantes dans Oracle
Purchasing :
- PO_REQUISITIONS_INTERFACE_ALL
- PO_REQ_DIST_INTERFACE_ALL
• Documents d'achat
- PO_HEADERS_INTERFACE
- PO_LINES_INTERFACE
• Réceptions
- RCV_HEADERS_INTERFACE
- RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Etats liés aux réceptions

Etat des réceptions prévues (Expected Receipts Report)
Utilisez cet état pour répertorier l'ensemble ou une sélection de réceptions prévues de
fournisseurs ou de retours client prévus qui n'ont pas encore été réceptionnés à une date précise
ou dans une fourchette de dates. Cet état exclut les commandes d'achat annulées, fermées ou
fermées pour réception au niveau de l'en-tête, de l'appel de commande, de la ligne ou de la
livraison. Vous pouvez préciser les réceptions prévues que vous souhaitez passer en revue.
Etat des réceptions d'articles non commandés (Unordered Receipts Report)
Cet état répertorie l'ensemble ou une sélection des réceptions d'articles non commandés.
Les réceptions d'articles non commandés font référence à des articles réceptionnés que les
réceptionnaires n'ont pas réussi à rapprocher de commandes d'achat ou d'autorisations de retour
client.
Etat des réceptions d'articles de substitution (Substitute Receipts Report)
Utilisez cet état pour passer en revue l'ensemble ou une sélection des réceptions d'articles de
substitution.
Registre des mouvements de réception (Receiving Transaction Register)
Cet état fournit des informations détaillées sur les mouvements de réception. Il est trié par
article, catégorie, numéro de réception, numéro de document et date de mouvement. Le numéro
de document en trois parties représente le numéro de la commande d'achat, le numéro de ligne
de la commande et le numéro de livraison de la commande.
Réception
Etat des réceptions à signaler (Receiving Exceptions Report)
Utilisez cet état pour passer en revue les réceptions pour lesquelles il existe un écart à signaler.
Ces réceptions ne peuvent pas être fermées automatiquement pour réception ou facturation.
Un écart sur réception est entré au moment de la réception de l'article.
Réception

Etats liés aux réceptions (suite)
Etat des valeurs de réception, par destination (Receiving Value Report by Destination
Account)
Cet état dresse la liste des articles reçus en fonction du compte de destination et d'imputation
mentionné dans la commande d'achat. Si vous provisionnez le stock et les charges au moment
de la réception, vous pouvez avoir les deux types de poste dans votre compte de valorisation de
réception.
Etat des valeurs de réception (Receiving Value Report)
Cet état indique la quantité, la valorisation et des informations de réception détaillées concernant
les articles pour le lieu de contrôle de réception.
Etat des ajustements des réceptions (Receipt Adjustments Report)
Cet état permet de passer en revue les livraisons de commande d'achat ou les lignes de demandes
d'approvisionnement interne qui comprennent des corrections ou des retours au fournisseur.
Bordereau de réception (Receipt Traveler)
Le bordereau de réception facilite le contrôle de réception et la mise à disposition des
marchandises reçues par une organisation. Après avoir réceptionné les marchandises, vous
pouvez imprimer les bordereaux de réception et les joindre aux marchandises. Il est possible
d'automatiser cette tâche en définissant l'option de profil RCV: Imprimer bordereau de
réception (RCV: Print Receipt Traveler).
Réception
Réception
Contenu du chapitre
Options d'achat

Options d'achat
Onglet Contrôle (Control)
Moment de fermeture pour réception (Receipt Close Point) : Sélectionnez le moment de
fermeture pour réception, c'est-à-dire le moment où la livraison est fermée pour réception.
Les valeurs possibles sont Accepté (Accepted), autrement dit après un contrôle réussi,
Mis à disposition (Delivered) et Reçu (Received). N'oubliez pas que vous devez définir
le pourcentage de tolérance de fermeture pour réception dans la fenêtre Options par défaut
(Default Options).
Onglet Valeur par défaut (Default)
Tolérance fermeture/réception (%) (Receipt Close Tolerance (%)) : Entrez le pourcentage de
tolérance de fermeture pour réception que vous appliquez à vos livraisons. Oracle Purchasing
ferme automatiquement une livraison pour la réception si elle est comprise dans les limites de
la tolérance de fermeture pour réception au moment de fermeture pour réception. Vous définissez
le moment de fermeture pour réception dans la fenêtre Options de contrôle (Control Options).
Vous pouvez remplacer cette option pour des articles et des commandes particuliers.
Réception
Options de réception

Date de réception (Receipt Date)
Jours d'avance (Days Early) : Entrez le nombre maximum de jours d'avance acceptable pour les
réceptions.
Jours de retard (Days Late) : Entrez le nombre maximum de jours de retard acceptable pour les
réceptions.
Action : Entrez l'action associée au contrôle de date de réception. Ce champ détermine la
manière dont Oracle Purchasing gère les réceptions en avance ou en retard d'un nombre de
jours supérieur à celui indiqué plus haut. Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Aucune (None) - Le nombre de jours d'avance ou de retard indiqué peut être dépassé.
• Rejet (Reject) - Oracle Purchasing n'autorise pas les réceptions en avance ou en retard
d'un nombre de jours supérieur à celui indiqué.
• Avertissement (Warning) - Oracle Purchasing affiche un message d'avertissement mais
autorise les réceptions en avance ou en retard d'un nombre de jours supérieur à celui indiqué.
Réception
Contrôle réceptions excédentaires (Over Receipt Control)
Tolérance (Tolerance) : Entrez le pourcentage maximum de tolérance pour les réceptions
excédentaires.
Action : Entrez l'action associée au contrôle de réception excédentaire. Ce champ détermine
la manière dont Oracle Purchasing gère les réceptions lorsque l'excédent reçu dépasse la
tolérance. Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Aucune (None) - La tolérance sur réception excédentaire peut être dépassée.
• Rejet (Reject) - Oracle Purchasing n'autorise pas les réceptions lorsque l'excédent de
quantité dépasse la tolérance indiquée.
• Avertissement (Warning) - Oracle Purchasing affiche un message d'avertissement mais
autorise les réceptions excédentaires qui dépassent la tolérance indiquée.
Options de numérotation des réceptions (Receipt Number Options)

Action : Choisissez la méthode d'entrée des numéros de réception :
• Automatique (Automatic) - Oracle Purchasing affecte automatiquement un numéro
séquentiel unique à chaque réception que vous créez.
• Manuelle (Manual) - Vous entrez manuellement un numéro lorsque vous créez la réception.
• Oracle Purchasing numérote les réceptions au sein de chaque organisation logistique et
non pour l'ensemble des organisations logistiques. Ainsi, le même numéro de réception
peut être utilisé par des organisations logistiques différentes.
Remarque : Vous pouvez à tout moment changer la méthode d'entrée des numéros de réception.
Si vous sélectionnez la saisie manuelle et passez ensuite à la saisie automatique, veillez à
indiquer dans le champ Numéro suivant (Next Number) une valeur supérieure au plus grand
numéro affecté manuellement.
Type : Sélectionnez le type de numéro que doit utiliser Oracle Purchasing pour numéroter les
réceptions : Numérique (Numeric) ou Alphanumérique (Alphanumeric).
Remarques : Si vous choisissez la numérotation automatique des réceptions, vous générez
uniquement des numéros numériques ; vous pouvez toutefois importer des valeurs numériques
ou alphanumériques provenant d'autres systèmes d'achats. Si votre système contient des
documents alphanumériques, vous devez choisir le type de numéro Alphanumérique
(Alphanumeric) quelle que soit la méthode de numérotation.
Si vous optez pour la numérotation manuelle, vous avez le choix entre des numéros numériques
ou alphanumériques. Vous pouvez passer du type de numéro Numérique (Numeric) au type
Alphanumérique (Alphanumeric) à tout moment. Vous ne pouvez passer du type Alphanumérique
(Alphanumeric) au type Numérique (Numeric) que si tous les numéros de réception actuels
sont numériques. Lorsque vous utilisez le type de numéro Alphanumérique (Alphanumeric),
l'ordre des valeurs numériques peut sembler aléatoire dans les listes de valeurs.
Si vous choisissez cette option, entrez le même nombre de chiffres pour toutes les valeurs
numériques. Par exemple, si vous posez que toutes les valeurs numériques comprendront six
chiffres, la première valeur sera de la forme 000001.
Prochain num. réception (Next Receipt Number) : Entrez le prochain numéro de réception.
Il s'agit de la première valeur que doit utiliser Oracle Purchasing pour générer des numéros
de réception séquentiels uniques (si vous choisissez la numérotation automatique). Oracle
Purchasing affiche le prochain numéro de réception à utiliser lorsque vous créez une nouvelle
réception. Vous ne pouvez pas renseigner ce champ si vous choisissez la numérotation manuelle
des réceptions.
Réception

Options de réception (suite)
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options de réception (Receiving
Options)
Divers (Miscellaneous)
Substitution admise à réception (Allow Substitute Receipts) : Cochez cette case pour pouvoir
recevoir des articles de substitution à la place des articles commandés. Vous devez définir les
articles de substitution dans la fenêtre Relations entre articles (Item Relationships) pour pouvoir
les recevoir. Vous pouvez remplacer cette option pour des fournisseurs, des articles et des
commandes particuliers.
Autoriser réception d'articles non commandés (Allow Unordered Receipts) : Cochez cette case
pour pouvoir réceptionner les articles qui n'ont pas été commandés. Vous pourrez ultérieurement
rapprocher les réceptions d'articles non commandés d'une commande d'achat. Si vous sélectionnez
cette option, vous pouvez la remplacer pour des fournisseurs et articles particuliers.
Réceptions express autorisées (Allow Express Transactions) : Cochez cette case pour autoriser
les mises à disposition et réceptions express.
Réceptions en cascades autorisées (Allow Cascade Transactions) : Cochez cette case pour
autoriser les réceptions et mouvements de réception en cascade.
Réception
Réceptions aveugles autorisées (Allow Blind Receiving) : Sélectionnez cette option pour
pouvoir effectuer des réceptions aveugles sur votre site. La réception aveugle permet de
garantir que les réceptionnaires notent les quantités exactes reçues. En effet, ils ne voient ni les
quantités attendues, ni les quantités commandées lorsqu'ils réceptionnent les livraisons. Oracle
Purchasing ignore toutes les tolérances quantitatives pour permettre la réception des quantités
exactes livrées par le fournisseur.
Achemin. à réception (Receipt Routing) : Indiquez l'acheminement à réception que vous souhaitez
appliquer par défaut aux marchandises : Mise à disposition directe (Direct Delivery), Réception
standard (Standard Receipt) ou Contrôle obligatoire (Inspection Required). Vous pouvez
remplacer cette option au moment de la réception en modifiant le type de destination pour des
fournisseurs, des articles et des commandes particuliers si l'option de profil utilisateur RCV:
Modification d'acheminement autorisée (RCV: Allow Routing Override) a la valeur Oui (Yes).
Imposer lieu livr. (Enforce Ship-To) : Cette option permet de déterminer si le lieu de réception

doit être identique au lieu de livraison. Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Aucun (None) - Le lieu de réception peut être différent du lieu de livraison.
• Rejeter (Reject) - Oracle Purchasing n'autorise pas les réceptions lorsque le lieu de
réception est différent du lieu de livraison.
• Avertissement (Warning) - Oracle Purchasing affiche un avertissement mais autorise les
réceptions lorsque le lieu de réception est différent du lieu de livraison.
Action de contrôle ASN (ASN Control Action) : Choisissez une action pour le contrôle des
préavis d'expédition (ASN, advance shipment notice). Ce champ détermine la manière dont
Oracle Purchasing traite les réceptions des livraisons correspondant à des commandes d'achat
lorsqu'il existe un préavis d'expédition. Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Aucune (None) - Oracle Purchasing ne vous avertit pas et ne vous empêche pas de
réceptionner une livraison correspondant à une commande d'achat pour laquelle il existe
un préavis d'expédition.
• Rejeter (Reject) - Oracle Purchasing affiche un message et vous empêche de réceptionner
une livraison de commande pour laquelle il existe un préavis d'expédition.
• Avertissement (Warning) - Oracle Purchasing affiche un message signalant l'existence
d'un préavis d'expédition pour la livraison de commande. Vous pouvez décider d'effectuer
la réception par rapport à la livraison indiquée dans la commande d'achat ou par rapport au
préavis d'expédition.
Comptabilité (Accounting)
Compte de stock en réception (Receiving Inventory Account) : Entrez la clé comptable flexible
associée au compte de stock en réception par défaut.
Description du compte (Account Description) : Ce champ contient la description du compte de
stock en réception et ne peut pas être modifié.
Réception
Options de profil liées aux réceptions

Options de profil liées aux réceptions
PO: Activer SQL Trace pour le processeur de réception (PO: Enable SQL Trace for
Receiving Processor)
La valeur Oui (Yes) signifie que lorsque vous exécutez le programme Processeur des mouvements
de réception (Receiving Transaction Processor), l'écran Voir le journal (View Log) affiche les
actions du préprocesseur des mouvements de réception, y compris les erreurs, pendant qu'il
traite les données de réception du début à la fin. Cette configuration génère également un
fichier trace dans la base de données. Si vous avez besoin d'aide pour résoudre une erreur
survenue pendant l'exécution du processeur des mouvements de réception, le support technique
Oracle peut vous demander ce fichier trace. N'affectez la valeur Oui (Yes) à cette option de
profil que pendant le diagnostic de l'interface coopérative des réceptions. L'interface coopérative
des réceptions valide les mouvements de réception en provenance d'autres systèmes et utilise
le processeur des mouvements de réception pour importer les données validées dans Oracle
Purchasing.
Réception
RCV: Echec de toutes les lignes ASN si échec pour l'une d'elles (RCV: Fail All ASN Lines
if One Line Fails)
Si vous choisissez Oui (Yes), vous pouvez rejeter un préavis d'expédition (ASN) tout entier
si une seule ligne de ce dernier ne réussit pas l'étape de validation ou de traitement. Si vous
choisissez Non (No), vous pouvez accepter un préavis d'expédition dès lors qu'une ligne au
moins de ce préavis est correcte.
RCV: Imprimer bordereau de réception (RCV: Print Receipt Traveler)
Ce paramètre indique si Oracle Purchasing imprime automatiquement le bordereau de réception
lorsque vous effectuez une réception ou un mouvement de réception, et lorsque vous rapprochez
des réceptions d'articles non commandés. Vous pouvez toujours imprimer des bordereaux de
réception à partir de la fenêtre de lancement de traitement.
RCV: Mode de traitement (RCV: Processing Mode)

Indique le mode de traitement utilisé une fois que vous avez enregistré votre travail en ce qui
concerne les mouvements de réception.
PO: ERS - Délai de création de la facture (PO: ERS Aging Period)
La valeur de cette option de profil indique le nombre de jours entre la date de réception et la
date de création automatique de la facture de paiement à réception. Par exemple, la valeur 2
signifie que la fonction de paiement à réception crée des factures pour les réceptions âgées
d'au moins 2 jours. Les corrections ou retours effectués par rapport à une réception pendant
cette période de deux jours sont pris en compte dans la facture de paiement à réception.
PO: Préfixe de la facture ERS (PO: ERS Invoice Number Prefix)
"ERS" (Evaluated Receipt Settlement, mobilisation de réception évaluée) est le préfixe qui
apparaît devant toutes les factures créées automatiquement à l'aide de la fonction de règlement
à réception. Cette option de profil vous permet de le modifier. Par exemple, vous pouvez le
raccourcir pour laisser davantage d'espace aux numéros des bordereaux d'expédition ou des
bons de réception.
Réception
Quiz
Réception
Réponse : 2
Réceptions électroniques - ASN et ASBN

Réceptions électroniques - ASN et ASBN
Votre fournisseur peut transmettre les préavis d'expédition (ASN) et les préavis d'expédition
et de facturation (ASBN) via EDI (e-Commerce Gateway) ou via Internet (XML Gateway).
Ces deux méthodes nécessitent l'implémentation du produit Oracle approprié et la configuration
du fournisseur en tant que partenaire commercial dans le produit en question. La section
"Options de configuration" du chapitre "Commandes d'achat" contient des diapositives qui
décrivent l'intégration de ces produits à Oracle Purchasing.
Oracle e-Commerce Gateway
Le code de lieu EDI doit être indiqué dans la fenêtre Site fournisseur (Supplier Site) et
correspondre à celui saisi dans la fenêtre Partenaire commercial (Trading Partner) d'Oracle
e-Commerce Gateway. Comme la passerelle place les mouvements entrants dans l'interface
coopérative des réceptions, le processeur des mouvements de réception doit être exécuté pour
mettre à jour Oracle Purchasing. Vous pouvez ensuite afficher les préavis d'expédition et
effectuer les réceptions correspondantes via les fenêtres de réception d'Oracle Purchasing.
Vous trouverez des instructions détaillées pour l'implémentation du produit dans le manuel
"Oracle e-Commerce Gateway Implementation Manual".
Réception
Oracle XML Gateway
Pour les avis d'expédition XML, il faut une configuration où des lieux EDI sont définis à la fois
pour le site fournisseur et pour le partenaire commercial. Comme dans le cas des commandes
d'achat, le module d'écoute des agents Workflow doit être actif. Comme la passerelle place les
mouvements entrants dans l'interface coopérative des réceptions, le processeur des mouvements
de réception doit être exécuté pour mettre à jour Oracle Purchasing. Vous pouvez ensuite
afficher les préavis d'expédition et effectuer les réceptions correspondantes via les fenêtres de
réception d'Oracle Purchasing. Pour obtenir des instructions détaillées pour l'implémentation,
voir le manuel Oracle Purchasing XML Transaction Delivery Setup Guide.
Réception
Réception
Contenu du chapitre

Réceptions
• Quelle méthode de réception convient le mieux ?
• La réception aveugle sera-t-elle utilisée ?
• Comment configurer le processeur des mouvements de réception ?
• Les fournisseurs clés vont-ils enregistrer les préavis d'expédition et les préavis d'expédition
et de facturation à l'aide d'Oracle iSupplier Portal ?
• Les mouvements de réception seront-ils lancés à partir de systèmes externes tels que des
lecteurs de codes barres ?
Correspondance des données
• Comment vos données seront-elles mises en correspondance ?
• Quelles données des systèmes propriétaires vont déterminer les valeurs dans les tables
Oracle Purchasing ?
• Comment les champs supplémentaires seront-ils dérivés et chargés ?
• De nouveaux champs utilisateur flexibles devront-ils être configurés ?
Réception
Nettoyage des données
• Quelles réceptions seront converties ?
• Comment allez-vous gérer la conversion des marchandises réceptionnées mais non mises à
disposition ?
• Opterez-vous pour la conversion automatisée, la saisie manuelle des données ou les deux ?
Rapprochement d'états
• Les états Oracle standard répondent-ils à vos besoins ?
• Qui sera chargé de la mise en correspondance des états ?
Formation et transition
• Comment sera organisée la formation de l'utilisateur final ?
• Qui assurera la formation ?

• Qui va créer les supports de formation ?
Transition
• Quelles sont les dates limite pour entrer les données dans le système propriétaire ?
• Faut-il conserver les deux systèmes (système propriétaire et nouveau système Oracle) ?
Pendant combien de temps ?
Réception
Synthèse

Réception
Réception
Comptabilité des achats

Chapitre 13




Objectifs

Présentation de la clôture de période dans le flux
approvisionnement-règlement

Présentation de la clôture de période dans le flux approvisionnement-règlement
• A la fin de chaque période comptable, les sociétés doivent terminer le processus de clôture
dans Oracle Payables (AP) et rapprocher l'activité Oracle Payables pour la période.
• Avant de clore une période Oracle Payables, vous devez terminer la comptabilisation des
mouvements pour la période et centraliser les pièces comptables dans GL.
Une semaine avant la clôture de votre première période, créez une copie de la base de données
de production, puis faites un test de clôture de votre période en suivant les procédures appropriées.
Ce test vous aidera à identifier les problèmes avant la véritable clôture de période.

Etapes de clôture de la période PO

Etapes de clôture de la période PO
La clôture de la période PO comprend les étapes suivantes :
• Imputer toutes les réceptions.
• Consulter l'état Réceptions non facturées (Uninvoiced Receipts Report).
• Traiter les provisions pour réception de fin de période.
• Fermer la période d'achat.
• Traiter les mouvements de stock restants.
• Exécuter l'état reconstitué des provisions comptables (Accrual Rebuild Reconciliation
Report).
• Annuler des mouvements provisionnés si nécessaire.
• Créer une pièce manuelle pour les annulations.

Flux de clôture de la période PO

Flux de clôture de la période PO
Consulter l'état Réceptions non facturées (Uninvoiced Receipts Report)
Cet état doit être exécuté avant le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt
Accruals - Period-End). Il permet d'analyser tout ou partie des réceptions non facturées pour la
fin de période et pour les provisions en ligne. Les réceptions non facturées sont les produits et
les services que vous avez reçus mais que le fournisseur ne vous a pas encore facturés. L'état
Réceptions non facturées (Uninvoiced Receipts Report) indique précisément ce que vous devez
provisionner et pour quel montant, tout en vous aidant à analyser les saisies de provisions sur
réception. Le montant de la provision représente la différence entre la quantité reçue et la
quantité facturée multipliée par le prix unitaire de l'article.
Traiter les provisions pour réception - fin de période
Utilisez le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period-
End) pour créer les provisions de fin de période des réceptions non facturées. Oracle Purchasing
crée une pièce de provision dans GL pour chaque réception non facturée sélectionnée dans
cette fenêtre. Chaque fois que vous créez des pièces de provision pour une réception spécifique
non facturée, Oracle Purchasing signale qu'il s'agit d'une réception provisionnée et n'en tient
pas compte dans l'exécution suivante du traitement Provisions pour réceptions - fin de période
(Receipt Accruals - Period-End). Oracle Purchasing ne crée de pièces de provision que pour la
quantité que le fournisseur n'a pas facturée pour les réceptions partiellement facturées.

Une fois le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period-
End) exécuté, utilisez EasyLink avec une origine Oracle Purchasing pour importer les pièces
comptables dans GL. Une période de contrepassation est attribuée aux pièces comptables en
fonction de la catégorie configurée. La contrepassation de ces pièces doit être effectuée dans
la période suivante et comptabilisée. Sinon, le compte lié aux réceptions non facturées sera
surévalué.
Fermer la période d'achat
Utilisez la fenêtre Contrôler des périodes d'achat (Control Purchasing Periods) pour contrôler
les périodes d'achat définies dans la fenêtre Calendrier comptable (Accounting Calendar).
Oracle Purchasing ne permet de créer des pièces comptables que pour les mouvements saisis
dans une période d'achat ouverte. Utilisez la fenêtre Contrôler des périodes d'achat (Control
Purchasing Periods) pour attribuer l'état Fermé (Closed) à la période. Une fois la période
d'achat fermée, la période Oracle Payables correspondante ne peut pas être rouverte sans que

ne soit rouverte également la période d'achat correspondante. Chaque période du calendrier
d'achat présente l'un des états suivants :
• Fermée (Closed) - Lorsque vous fermez une période d'achat, Oracle Purchasing interdit
toute provision supplémentaire dans cette période. Oracle Purchasing annule l'état des
lignes de commande d'achat devant être provisionnées en fin de période pour pouvoir les
provisionner le cas échéant au cours de la période suivante.
• Future - Utilisez cette option pour ouvrir une période d'achat dans le futur. Cette option
n'est disponible que lorsque l'état actuel est Pas encore ouverte (Never Opened).
• Pas encore ouverte (Never Opened) - Oracle Purchasing affiche cet état par défaut si la
période n'a pas encore été ouverte.
• Ouverte (Open) - Utilisez cette option pour ouvrir la période d'achat.
• Définitivement fermée (Permanently Closed) - Utilisez cette option si vous ne prévoyez
pas d'avoir à rouvrir la période à l'avenir. Ce statut est irréversible.
Traiter les mouvements de stock restants
Lancez le traitement des mouvements de stock restants et fermez la période comptable des
stocks.
Exécuter l'état reconstitué des provisions comptables (Accrual Rebuild Reconciliation Report)
Cet état permet d'analyser le solde des comptes permanents de provisions sur réception
(compte des factures à recevoir). Il ne doit être utilisé que pour les provisions sur réception.
Pour chaque compte des factures à recevoir, vous pouvez sélectionner un tri par article ou par
fournisseur, et afficher des informations détaillées, notamment le numéro de commande
d'achat, la réception, ainsi que la quantité et le montant du mouvement. Consultez cet état pour
identifier les problèmes suivants dans les mouvements de réception, de stock, de suivi de
fabrication ou fournisseur :
• Ecarts entre les quantités reçues et facturées
• Ecarts dans la facturation fournisseur
• Factures imputées à une commande d'achat incorrecte
• Réceptions imputées à une commande d'achat incorrecte
• Mouvements de stock divers ou de suivi de fabrication utilisant un compte de
provisions AP incorrect
• Taxes et transport affectés aux comptes de provisions AP par erreur
Pour toute question liée à la période comptable, utilisez l'état reconstitué des provisions
comptables.

Annuler des mouvements provisionnés si nécessaire
Après avoir analysé les soldes de provisions comptables dans l'état, utilisez la fenêtre Annuler
des écarts de prix (Accrual Write-Offs) pour indiquer les pièces à supprimer et à déduire de
cet état.
Créer une pièce manuelle pour les annulations
Vous pouvez utiliser l'état d'annulation des écarts de prix (Accrual Write-Off Report) comme
justificatif d'une pièce manuelle. N'oubliez pas que la meilleure façon d'apporter des corrections
aux écarts identifiés consiste à annuler les ventilations des factures et à les rapprocher de la
commande d'achat correcte.

Comptes clés dans le flux de l'approvisionnement au règlement

Comptes clés dans le flux de l'approvisionnement au règlement
Compte de stock en réception (Receiving Inventory Account)
Ce compte est un compte de rapprochement. Il est utilisé pour les provisions permanentes
(sur réception). Dès lors que le processus Centraliser les mouvements dans GL (Transfer
Transactions to GL) est exécuté après le traitement des mouvements de réception, le compte
de stock en réception est apuré et le coût des articles stockés est imputé au compte matières.
Précisez ce compte lorsque vous définissez les informations sur les réceptions de vos
organisations logistiques.
Factures à recevoir (Inventory AP Accrual)
Il s'agit du compte utilisé par Oracle Purchasing pour provisionner les comptes fournisseur à la
réception d'articles stockés. Ce compte représente votre passif pour les réceptions non facturées
et fait généralement partie de votre compte fournisseur dans votre bilan. Oracle Payables solde
ce compte lorsque la facture a été rapprochée et validée. Précisez ce compte lorsque vous
définissez les informations sur les articles stockés de vos organisations logistiques dans l'onglet
Autres comptes (Other Accounts).
Comptes fournisseurs - Dette (Accounts Payable Liability)
Ce compte est repris par défaut du site fournisseur. Il est crédité lorsqu'une facture standard est
saisie ou débitée lors de la saisie d'un avoir ou d'une note de débit. Le compte est soldé lors du
règlement de la facture.

Compte des factures à recevoir pour réception (Expense AP Accrual)
Il s'agit du compte utilisé par Oracle Purchasing pour provisionner les réceptions d'articles de
type "charges". Ce compte représente votre passif pour les réceptions non facturées lorsque
vous exécutez le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals -
Period-End). Précisez ce compte dans l'onglet Provisions (Accrual) lors de la configuration des
options d'achat.
Matières (Material)
Compte d'immobilisations assurant le suivi du coût des matières. Pour fournir un coût moyen,
ce compte contient la valeur du stock et du stock en transit. Une fois les mouvements exécutés,
ce compte ne peut pas être modifié. Précisez ce compte en définissant les informations sur les
articles stockés de vos organisations logistiques dans la section Comptes de valorisation
(Valuation Accounts) de l'onglet Informations sur les coûts (Costing Information).

Compte d'imputation (Charge Account)
Il s'agit du compte qui sera imputé pour les achats que ce soit sur le bilan ou sur le compte de
résultats. Si le type de destination défini dans les données d'imputation d'une commande
correspond à "stock", ce compte est le compte matières associé au magasin et ne peut pas être
modifié. Il s'agit du compte de bilan qui va être imputé, une fois les articles stockés. Si la
destination est de type "charges", vous pouvez préciser ce compte (à condition qu'il ne soit pas
lié à un projet) et modifier les valeurs par défaut. Ce compte est soit un compte de lettrage des
immobilisations de nature bilancielle, soit un compte d'imputation de nature compte de
résultats. Ce compte est créé ou indiqué lors de la création d'une commande d'achat.
Ecart sur prix d'achat (Purchase Price Variance)
Ce compte sert à enregistrer l'écart entre le prix sur la ligne de commande d'achat et le coût
standard. L'écart sur prix d'achat est calculé lors de la valorisation des articles en stock.
Ce compte n'est pas utilisé avec la méthode PMP (Prix Moyen Pondéré). Supposons, par
exemple, que le prix d'un article sur la ligne de commande était de 10 $ l'unité, mais que le coût
standard était en fait de 12 $ l'unité et que vous en ayez acheté 10. L'écart de prix d'achat est de
20 $. Indiquez le compte d'écart sur prix d'achat lorsque vous définissez les informations sur
les articles stockés de vos organisations logistiques dans l'onglet Autres comptes (Other
Accounts).
Ecart sur prix facturé (Invoice Price Variance)
Compte d'écart utilisé pour enregistrer la différence entre le prix de la commande et le prix de
la facture. Oracle Payables l'utilise pour enregistrer les écarts de prix de facturation pour les
articles stockés. Pour les articles de type "charges", le générateur de comptes utilise le compte
d'imputation pour enregistrer tout écart sur le prix facturé. Supposons, par exemple, que le prix
d'un article sur la ligne de commande était de 10 $ l'unité, mais que vous en ayez acheté 10 à
12 $ pièce. L'écart sur prix facturé est de 20 $. Indiquez ce compte lorsque vous définissez les
informations sur les articles stockés de vos organisations logistiques dans l'onglet Autres
comptes (Other Accounts).

Comptabilisation permanente des provisions (à réception)

Comptabilisation permanente des provisions (à réception)
Saisir la commande d'achat (1)
Lorsque vous saisissez une commande d'achat, des comptes sont créés et enregistrés avec la
ventilation des commandes. Ces comptes pourront éventuellement être utilisés comme base
pour les écritures comptables GL. La création d'une commande d'achat ne crée pas, en soi,
d'écritures comptables à envoyer dans GL.
Réceptionner (2)
Lorsque vous faites des provisions à réception, un mouvement de réception génère
automatiquement une écriture de provisions pour réception vers GL. Le compte de stock en
réception est débité (quantité x prix unitaire de ligne de commande) et le compte des factures
à recevoir (compte des réceptions non facturées) est crédité du même montant. Lancez le
processus EasyLink (Journal Import) sur une origine d'Oracle Purchasing pour créer des pièces
non imputées dans GL.
Mettre à disposition et valoriser (3)
Une fois la mise à disposition effectuée à la destination finale, le compte de stock en réception
est apuré et le compte matières débité. Si vous utilisez la valorisation standard, le compte
matières est débité du coût standard de l'article et tout écart est imputé au compte d'écart sur
prix d'achat.

Provisions de fin de période (4)
Lorsque des articles sont provisionnés à réception, aucune provision de fin de période n'est
générée par le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals -
Period-End). Les provisions sur réception sont générées automatiquement lors du traitement
d'une réception.
Facture et rapprochement commande/facture (5)
La saisie d'une facture par rapprochement crée un débit sur le compte des factures à recevoir
afin de solder le passif associé à la réception non facturée (vous disposez maintenant d'une
facture). Le compte crédité est le compte centralisateur fournisseur qui provient par défaut
du site fournisseur si le prix unitaire de la facture correspond au prix unitaire sur la ligne
correspondante de la commande d'achat. Tout écart est imputé au compte d'écart sur prix
facturé. Pour les articles dont le type de destination est "stock", le compte d'écart sur prix
facturé est celui mentionné lors de la définition des informations sur les articles stockés de

vos organisations logistiques dans l'onglet Autres comptes (Other Accounts). Le compte
centralisateur Comptes fournisseurs AP - Dette est soldé lors du règlement de la facture.

Traitement des provisions comptables

Traitement des provisions comptables
Pour le rapprochement des comptes de provisions, effectuez les opérations suivantes :
• Analyser le solde des comptes de factures à recevoir : Vous devez surveiller les problèmes
potentiels concernant les mouvements d'achat et de réception, susceptibles de
compromettre l'exactitude des comptes de factures à recevoir. Utilisez l'état des provisions
comptables pour identifier les problèmes dans les mouvements de réception, d'achat, de
stock, de suivi de fabrication ou de comptabilité fournisseur.
• Utiliser l'état des provisions comptables : Cet état vous permet d'analyser le solde des
comptes des factures à recevoir. Pour lancer cet état, vous devez avoir installé Oracle
Purchasing et Oracle Payables. Vous pouvez provisionner à la fois les achats stockés et
non stockés dès leur réception.
• Traiter les écarts de quantité : L'état des provisions comptables vous permet de repérer les
écarts de quantités (autrement dit, les cas où la quantité réceptionnée pour une livraison de
commande est inférieure à la quantité facturée). Ce genre d'écart engendre des soldes
résiduels impossibles à apurer sur les comptes de factures à recevoir. Recherchez la cause
des écarts et corrigez les erreurs avant de fermer la période concernée.

• Les principales causes des écarts sont les suivantes :
- Réceptions en stock en retard : Pour éviter les réceptions en retard, assurez-vous que
tous les réceptionnaires saisissent toutes les réceptions en stock.

- Quantités de réception incorrectes : Pour corriger les quantités, saisissez des
corrections de réception.
- Surfacturation fournisseur : Pour corriger les montants facturés excédentaires,
appliquez votre procédure standard concernant les notes de débit fournisseur afin
d'apurer l'écart.
• Résoudre les écarts de prix : L'état des provisions comptables vous permet de connaître
le montant que vous devriez avoir payé et de savoir si la commande ou la facture est
correcte. Ce genre d'écart engendre des soldes résiduels impossibles à apurer sur les
comptes de factures à recevoir. Recherchez la cause des écarts et corrigez les erreurs avant

de fermer la période concernée.

Comptabilisation périodique des provisions (fin de période)

Comptabilisation périodique des provisions (fin de période)
Réceptionner (2)
Lors du traitement d'une réception, aucune écriture comptable n'est créée pour les provisions
de fin de période. Les réceptions provisionnées en fin de période le sont toujours pour un type
de destination correspondant à "charges".
Mettre à disposition et valoriser (3)
Aucune écriture comptable n'est créée lors de la mise à disposition d'une réception à sa
destination finale. Les charges sont enregistrées après le rapprochement avec la commande
d'achat, l'exécution du programme Traitement comptable Payables (Payables Accounting
Process) et l'exécution du programme Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General Ledger
(Payables Transfer to General Ledger).

Si une facture n'est pas saisie avant la fin d'une période, le traitement Provisions pour
réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period-End) génère des provisions et transfère
les écritures comptables correspondantes vers la table GL Interface. Utilisez le programme
EasyLink (Journal Import) pour créer des pièces non imputées. Une date de contrepassation
dans une période ultérieure est attribuée à ces pièces. La contrepassation de ces pièces doit être
effectuée pour ne pas surévaluer le compte passif lié à la réception.
Contrepasser la provision dans GL (5)
Exécutez une contrepassation de la période précédente dans la période suivante.

du site fournisseur, si le prix unitaire de la facture correspond au prix unitaire sur la ligne
facturé. Pour les articles dont le type de destination est "charges", le compte d'écart sur prix
facturé est identique au compte d'imputation. Le contenu du compte fournisseur AP est soldé
lors du traitement du règlement.

Quiz
Réponse : 1

Comptabilisation des provisions liées aux acquisitions en haut
volume (fin de période)

Comptabilisation des provisions liées aux acquisitions en haut volume
(fin de période)
Réceptionner (2)
Pour la majorité des dépenses et des achats d'immobilisations, les provisions sur réception
sont généralement traitées en fin de période. Par conséquent, aucune écriture comptable n'est
transférée dans GL lors du traitement des réceptions.
Si aucune facture n'est reçue et rapprochée de la commande en fin de période, le programme
Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period-End) génère une
provision qui est transférée à la table GL Interface. Lancez le programme EasyLink (Journal
Import) pour créer des pièces non imputées dans GL.

Annuler des provisions (4)
Les provisions permanentes (provisions sur réception) sont annulées lorsque la facture saisie
dans Oracle Payables est rapprochée de la commande. Les provisions périodiques (provisions
de fin de période) sont annulées lorsqu'une pièce de contrepassation est créée et comptabilisée
dans GL.
du site fournisseur si le prix unitaire de la facture correspond au prix unitaire sur la ligne
facturé. Pour les articles dont le type de destination est "charges", le compte d'écart sur prix
facturé est identique au compte d'imputation. Dans le cas d'une immobilisation devant être

capitalisée et amortie dans FA, le compte d'imputation est un compte de lettrage des
immobilisations associé à une catégorie d'immobilisation dans Oracle Assets. Le contenu du
compte fournisseur AP est soldé lors du traitement du règlement.
Imputer une immobilisation à Oracle Assets (6)
Le programme Imputer des acquisitions en haut volume (Post Mass Additions) crée une
immobilisation. Lorsque le processus Créer des pièces comptables (Create Journal Entries) est
exécuté dans Oracle Assets, le compte d'imputation (compte de lettrage dans la ventilation des
factures) est soldé et le coût de l'immobilisation est imputé au compte d'immobilisation associé
à la catégorie.

Comptabilisation des règlements avec encaissements en attente
(Apurement des règlements)

Comptabilisation des règlements avec encaissements en attente (Apurement des
règlements)
Saisir une facture (1)
Une facture standard non rapprochée saisie dans Oracle Payables génère un crédit sur le compte
fournisseur AP et un débit sur le compte d'imputation précisé dans la ventilation des factures.
Pour les dépenses, il s'agit d'un compte de charges, pour les immobilisations à capitaliser dans
Oracle Assets et à amortir, d'un compte de bilan (compte de lettrage des immobilisations) et
pour une réception d'articles stockés, du compte des factures à recevoir.
Régler une facture (2)
Lorsqu'un compte d'apurement des règlements (encaissements en attente) est utilisé dans Oracle
Cash Management, le compte fournisseur AP est normalement apuré lors de l'émission du
règlement (il peut toutefois être configuré pour un apurement une fois le règlement enregistré
dans Oracle Cash Management).
Rapprocher (3)
Une fois le règlement rapproché dans Oracle Cash Management, le compte d'apurement des
règlements (encaissements en attente) est soldé et le compte de trésorerie associé au titre de
paiement est crédité. Si le compte d'apurement des règlements peut être identique au compte
de trésorerie, l'utilisation de comptes distincts permet toutefois de repérer plus facilement les
encaissements en attente sur le bilan.

Comptabilisation des règlements sans encaissement en attente
(Apurement des règlements)

Comptabilisation des règlements sans encaissement en attente (Apurement des
règlements)
Saisir une facture (1)
Une facture standard non rapprochée saisie dans Oracle Payables génère un crédit sur le
compte fournisseur AP et un débit sur le compte d'imputation précisé dans la ventilation
des factures. Pour les dépenses, il s'agit d'un compte de charges, pour les immobilisations
à capitaliser dans Oracle Assets et à amortir, d'un compte de bilan (compte de lettrage des
immobilisations) et pour une réception d'articles stockés, du compte des factures à recevoir.
Régler une facture (2)
Si un compte d'apurement des règlements (encaissements en attente) n'est pas utilisé dans
Oracle Cash Management ou si Oracle Cash Management n'est pas utilisé, le compte
fournisseur AP est apuré lors de l'émission du règlement.

Devises étrangères dans Oracle Purchasing

Devises étrangères dans Oracle Purchasing
Beaucoup d'entreprises ont un environnement international. Une organisation peut être amenée
à acheter des marchandises et des services dans le monde entier. Oracle Purchasing vous
permet de créer des documents dans une devise différente de votre devise comptable. La devise
comptable est définie dans le livre comptable.
• Vous pouvez créer des demandes d'approvisionnement avec plusieurs devises différentes
de votre devise comptable.
• Chaque ligne saisie dans une demande d'approvisionnement peut mentionner une devise
différente.
• Vous pouvez créer automatiquement une commande d'achat dans une devise différente de
celle de la demande d'approvisionnement. (Voir l'exemple dans la diapositive ci-dessus.)
• Un en-tête de commande d'achat ne peut mentionner qu'une seule devise.
• Vous avez le choix entre trois types de taux de change des devises étrangères.
• Vous choisissez la date de la conversion.
Les demandes d'approvisionnement ne génèrent des pièces comptables que dans les
environnements de contrôle budgétaire. Cependant, comme les règles d'approbation sont
définies dans votre devise comptable, le système a besoin d'éléments pour convertir en devise
comptable les demandes d'approvisionnement créées avec d'autres devises ; l'analyse
d'approbation peut ainsi être effectuée.

Types de taux de change

Types de taux de change
Dans Oracle Purchasing, vous pouvez définir trois types de taux de change pour une ligne de
demande d'approvisionnement ou une commande d'achat.
• Au comptant (Spot)
- Taux de conversion journalier que vous utilisez pour convertir les devises étrangères.
- Il s'agit généralement d'un taux observé sur le marché qui s'applique à l'échange
immédiat d'une devise contre une autre à une date précise.
• Officiel (Corporate)
- Taux indiqué par votre organisation pour convertir les devises étrangères.
- Il s'agit généralement d'un taux standard que la direction de l'entreprise détermine
pour l'ensemble de l'entreprise.
• Défini par l'utilisateur (User-Defined)
- Taux de change indiqué par l'acheteur dans la commande d'achat.
- Ce taux de change est défini en tant que valeur constante pour la commande d'achat
considérée.
- Il est possible de définir des types de taux de change utilisateur supplémentaires.

Devises - Points communs entre demandes d'approvisionnement
et commandes d'achat

Devises - Points communs entre demandes d'approvisionnement et commandes
d'achat
• Vous devez préciser le type de taux et sa date. Vous devez également indiquer un taux
pour les types de taux définis par l'utilisateur. Les taux automatiques sont extraits par
Oracle Purchasing en fonction de la date de taux fournie.
• Le taux de change exprime le nombre d'unités de la devise comptable comprises dans une
unité de la devise étrangère. Si deux dollars US (devise comptable) sont égaux à une livre
britannique, définissez le taux de change 2.
• Si l'option de profil Pièces: Afficher le taux inverse (Journals: Display Inverse Rate) a la
valeur Oui (Yes), le taux de change exprime le nombre d'unités de la devise étrangère
comprises dans une unité de la devise comptable.

Devises - Différences entre demandes d'approvisionnement et
commandes d'achat

Devises - Différences entre demandes d'approvisionnement et commandes d'achat
Demandes d'approvisionnement
• Oracle Purchasing gère les demandes d'approvisionnement en devise comptable mais
inclut les références aux devises étrangères pour la sélection d'origine. Le total est exprimé
en devise comptable.
• Indiquez une seule référence de devise étrangère pour chaque ligne de demande
d'approvisionnement. Vous pouvez éventuellement préciser une référence de devise
différente pour chaque ligne de demande d'approvisionnement. La devise indiquée ne peut
plus être modifiée une fois le document approuvé.
• Si vous utilisez la fonction de sélection automatique pour créer une commande ouverte ou
une proposition de prix ouverte en devise étrangère, Oracle Purchasing extrait les
informations sur la devise étrangère pour créer le document.
• Si vous entrez le prix en devise étrangère, Oracle Purchasing met à jour automatiquement
le prix en devise comptable en utilisant le taux spécifié. Si vous entrez le prix en devise
étrangère, Oracle Purchasing met à jour automatiquement le prix en devise comptable en
utilisant le taux spécifié.
Commandes d'achat
• Indiquez une seule devise étrangère pour chaque commande d'achat. La devise indiquée ne
peut plus être modifiée une fois que le document est approuvé.
• Si vous changez la devise dans un document non approuvé, Oracle Purchasing ne convertit
pas automatiquement les prix dans la nouvelle devise dans les lignes de commande.

Demandes d'approvisionnement et commandes d'achat créées
automatiquement avec une devise étrangère

Demandes d'approvisionnement et commandes d'achat créées automatiquement
avec une devise étrangère
• Vous ne pouvez pas indiquer la devise en mode de création automatique si vous ajoutez
des lignes de demandes d'approvisionnement à un document existant.
• Oracle Purchasing effectue la vérification des tolérances sur écart de prix pour toutes les
devises.
• Lorsque vous utilisez la fonction de création automatique pour une nouvelle commande
d'achat, Oracle Purchasing convertit le prix de la demande d'approvisionnement en un prix
de commande d'achat en fonction de la devise et du taux spécifiés.

Approuver des demandes d'approvisionnement et
des commandes d'achat utilisant une devise étrangère

Approuver des demandes d'approvisionnement et des commandes d'achat
utilisant une devise étrangère
Approbation des demandes d'approvisionnement
• Vous ne pouvez pas approuver une demande d'approvisionnement dans laquelle il manque
un taux au niveau des lignes.
• Oracle Purchasing utilise le total de la demande d'approvisionnement en devise comptable
pour vérifier les limites d'autorisation.
Approbation des commandes d'achat
• Vous ne pouvez pas approuver une commande d'achat dans laquelle il manque un taux au
niveau de l'en-tête ou des imputations.
• Oracle Purchasing convertit une commande d'achat en devise étrangère dans la devise
comptable pour vérifier les limites d'autorisation.

Rapprochement des devises de facturation

Rapprochement des devises de facturation
Rapprochement facture-commande d'achat
• La devise doit être la même sur la facture et sur la commande d'achat.
• Le processus d'approbation automatique d'Oracle Payables note les différences de taux de
change entre la facture et la commande d'achat dans le compte des pertes et des gains de
change que vous avez indiqué dans la fenêtre Options financières (Financials Options).
Si vous avez une commande d'achat en devise étrangère, Payables enregistre également les
gains et les pertes de change. Par ailleurs, si le taux de conversion n'est pas identique dans la
commande d'achat et dans la facture, la différence est enregistrée en tant qu'écart de change.
Des comptes distincts sont définis pour les gains de change et pour les pertes de change.

Etats

Etats
Balance des fournisseurs (Accounts Payable Trial Balance)
Utilisez l'état Balance des fournisseurs (Accounts Payable Trial Balance) pour vérifier que tous
les comptes fournisseur dans Oracle Payables correspondent à ceux de GL. Pour rapprocher ces
soldes, vous pouvez comparer le passif total cumulé précisé dans cet état au passif total indiqué
dans GL.
Etat reconstitué des provisions comptables (Accrual Rebuild Reconciliation Report)
Utilisez cet état pour analyser le solde des comptes des factures à recevoir. Vous pouvez
provisionner à la fois les achats stockés et non stockés dès leur réception. Dans ce cas,
le compte fournisseur doit être enregistré temporairement dans les comptes de factures à
recevoir pour les postes de dépenses et pour les articles stockés. En créant la comptabilisation
de la facture rapprochée et validée, Oracle Payables apure les comptes des factures à recevoir
et enregistre le passif à partir du site fournisseur. Cet état doit être exécuté en fin de période.
Etat des provisions comptables (Accrual Reconciliation Report)
L'état des provisions comptables diffère de l'état reconstitué des provisions comptables sur un
point important. Le second génère des enregistrements créés par cet état dans une table
temporaire. Le premier est généré à l'aide des enregistrements créés par l'état reconstitué des
provisions comptables. Cet état doit être exécuté pendant la période comptable.

Etat d'annulation des écarts de prix (Accrual Write-Off Report)
Utilisez cet état pour fournir les éléments justificatifs des pièces comptables pour les écarts de
prix. La procédure est la suivante. Analysez l'état des provisions comptables pour déterminer
les mouvements à sortir des comptes des factures à recevoir. Après avoir analysé les soldes de
provisions comptables dans l'état, utilisez la fenêtre Annulation des écarts de prix (Accrual
Write-Off) pour indiquer les pièces à supprimer et à déduire de cet état. Une fois ces pièces
supprimées, vous pouvez utiliser l'état d'annulation des écarts de prix pour justifier votre pièce
comptable manuelle.
Etat des réceptions rapprochées et modifiées (Matched and Modified Receipts Report)
Après la création automatique des ventilations de facture par le rapprochement d'une facture de
marchandises et d'une réception, vous pouvez modifier cette réception dans Oracle Purchasing.
Il peut s'avérer nécessaire de modifier une réception parce que, par exemple, la quantité
enregistrée est incorrecte ou parce qu'un produit défectueux a été renvoyé au fournisseur.

Utilisez cet état pour identifier les réceptions qui ont été modifiées après le rapprochement des
factures et pour lesquelles aucun utilisateur n'a vu la modification.
Analyse des comptes Oracle Payables (Payables Account Analysis Report)
Exécutez l'analyse des comptes Oracle Payables pour examiner et analyser les pièces
comptables dans Oracle Payables. Les paramètres de cet état permettent de restreindre ce
dernier aux informations comptables que vous souhaitez analyser. L'analyse des comptes
Oracle Payables est utile lorsque vous rapprochez les comptes avec GL. Par exemple, vous
pouvez rapprocher le compte des acomptes dans Oracle Payables et dans GL. L'état détaillé
peut ensuite être comparé à un état d'analyse des comptes dans GL.

Etats

Etats (suite)
Etat Pièces comptables de Payables (Payables Accounting Entries Report)
Utilisez cet état pour examiner et analyser les saisies comptables dans l'auxiliaire Oracle
Payables. Vous pouvez lancer l'état pour une exécution particulière du programme Traitement
comptable Payables (Payables Accounting Process) ou pour le programme Transfert d'Oracle
Payables vers Oracle General Ledger (Payables Transfer to General Ledger). Les paramètres
de génération d'état vous permettent de produire une liste détaillée ou une synthèse des
informations comptables à analyser. L'état fournit également une liste détaillée des mouvements
comptabilisés contenant des erreurs ainsi que toutes les saisies qui n'ont pas pu être centralisées
dans l'interface GL. Si une transaction comptabilisée contient des erreurs, utilisez la fenêtre
Mise à jour des saisies comptables (Update Accounting Entries).
Registre des factures imputées (Posted Invoice Register)
Cet état vous permet de consulter les écritures comptables qui ont été transférées vers GL,
récapitulées par facture. Il présente les montants qui ont été imputés à des comptes fournisseur
et, de ce fait, n'est valide que pour un livre avec méthode de comptabilisation standard. Il s'agit
essentiellement d'un outil de rapprochement. Utilisez-le avec les états Registre des règlements
imputés (Posted Payment Register) et Balance des fournisseurs (Accounts Payable Trial Balance
Report) pour rapprocher les soldes d'Oracle Payables et de GL.

Registre des règlements imputés (Posted Payment Register)
Cet état vous permet de consulter les écritures comptables qui ont été transférées dans GL,
regroupées par paiement. Il présente les montants qui ont été imputés à des comptes fournisseur
et, de ce fait, n'est valide que pour un livre comptable avec méthode de comptabilisation
standard. Vous pouvez lancer l'état Registre des règlements imputés (Posted Payment Register)
d'un lot de pièces de règlement ou de tous les lots. Il s'agit essentiellement d'un outil de
rapprochement. Utilisez-le avec les états Registre des factures imputées (Posted Invoice
Register) et Balance des fournisseurs (Accounts Payable Trial Balance Report) pour rapprocher
les soldes d'Oracle Payables de GL.
Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period End)
Utilisez le traitement Provisions pour réceptions - fin de période (Receipt Accruals - Period-
End Process) pour créer les provisions de fin de période des réceptions non facturées dans la
répartition des charges. Oracle Purchasing crée une pièce de provision dans GL pour chaque

réception non facturée sélectionnée dans cette fenêtre.
Etat de la ventilation des comptes de réception (Receiving Account Distribution Report)
Cet état répertorie les ventilations comptables des opérations de réception. Il prend en charge
les ventilations créées pour les mouvements suivants :
• Réception des commandes d'achat
• Ajustement de réception des commandes d'achat
• Retour au fournisseur des commandes d'achat
• Mise à disposition aux destinations de type "charges"
• Retour à la réception depuis les destinations de type "charges"
• Rapprochement des réceptions d'article non commandés
Cet état vous aide à rapprocher votre comptabilisation des réceptions de GL.

Etats

Etats (suite)
Etat des mouvements non comptabilisés (Unaccounted Transactions Report)
Utilisez cet état pour identifier et analyser tous les mouvements de factures et de règlements
non imputés afin de déterminer la raison pour laquelle Oracle Payables ne parvient pas à
comptabiliser un mouvement particulier. Générez-le après avoir lancé le programme Traitement
comptable Payables (Payables Accounting Process). Il n'indique ensuite que les mouvements
non comptabilisés en raison d'un problème. Vous pouvez alors corriger le problème et
soumettre à nouveau le traitement comptable. Notez que cet état ne contient pas les factures
sans ventilations.
Etat Réceptions non facturées (Uninvoiced Receipts Report)
Cet état doit être exécuté avant le traitement Provisions pour réceptions - fin de période
(Receipt Accruals - Period-End). Il permet d'analyser tout ou partie des réceptions non
facturées pour la fin de période et pour les provisions en ligne. Les réceptions non facturées
sont les produits et les services que vous avez reçus mais que le fournisseur ne vous a pas
encore facturés. L'état Réceptions non facturées (Uninvoiced Receipts Report) indique
précisément ce que vous devez provisionner et pour quel montant, tout en vous aidant à
analyser les saisies de provisions sur réception. Le montant de la provision représente la
différence entre la quantité reçue et la quantité facturée multipliée par le prix unitaire de
l'article.

Options financières

Options financières
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options financières (Financial
Options) > (O) Comptabilité (Accounting)
Périodes futures (Future Periods)
Lorsque ce champ est complété pour la première fois, Oracle Payables affiche le nombre de
périodes futures utilisées par défaut dans votre livre. Vous pouvez le modifier pour préciser le
nombre maximum de périodes futures à autoriser dans Oracle Payables. Oracle Payables utilise
cette valeur pour limiter le nombre de périodes futures pouvant être gérées dans la fenêtre
Contrôler les périodes AP (Control Payables Periods). Vous pouvez importer/saisir des factures
dans les périodes futures, mais le programme de validation appliquera des blocages qui vous
empêcheront de les régler ou de créer les pièces comptables correspondantes.
Fournisseur (Liability)
(N) Options financières (Fin Options) > Fournisseur (Supplier) > Site fournisseur (Supplier
Site) > Facture (Invoice)
Dans Oracle Payables, ce compte devient le compte fournisseur par défaut de tous les nouveaux
fournisseurs définis. Vous pouvez remplacer cette valeur à tous les niveaux. Si vous utilisez la
comptabilité standard, le compte fournisseur d'une facture détermine le compte de passif
imputé lors de la création d'écritures comptables pour les factures.

Acomptes (Prepayment)
Compte et description des acomptes pour les factures d'un site fournisseur. Le paramétrage
effectué dans la fenêtre Options financières (Financials Options) est appliqué par défaut aux
nouveaux fournisseurs et la valeur fournisseur est appliquée aux nouveaux sites fournisseur.
Lorsque vous saisissez une facture de type Acompte, Oracle Payables utilise le compte des
acomptes en tant que compte GL par défaut pour chaque ligne d'article créée.
Billet à ordre (Future Dated Payment)
Si vous utilisez des billets à ordre, indiquez une valeur pour le compte des billets à ordre.
Cette valeur s'applique par défaut à tous les nouveaux fournisseurs et comptes bancaires.
La valeur fournisseur s'applique par défaut à tous les sites fournisseur. La valeur du compte
bancaire s'applique par défaut à tous les nouveaux titres de paiement.
Escomptes pris (Discount Taken)

Si vous optez pour une ventilation des escomptes dans le compte système des escomptes pris,
Oracle Payables utilise ce compte pour enregistrer les escomptes pris sur règlement. Utilisez la
fenêtre Options d'Oracle Payables pour sélectionner la méthode de ventilation des escomptes
pour les factures.
Gain de change commande/Perte de change commande (PO Rate Variance Gain/Loss)
Oracle Payables se sert de ces comptes pour enregistrer les gains et les pertes de change sur les
commandes des articles stockés. L'écart est calculé entre la facture et la commande d'achat ou
la réception, selon la méthode adoptée pour rapprocher la facture. Ces comptes ne permettent
pas d'enregistrer les écarts associés pour les articles de type "charges". Les écarts de taux de
change des articles de type "charges" sont enregistrés dans le compte d'imputation de la
commande d'achat. Oracle Payables calcule ces montants pendant la validation de la facture.
Rapprochement des dépenses (Expenses Clearing)
Oracle Payables utilise ce compte temporaire pour enregistrer des informations sur des
opérations par carte de crédit importées depuis les notes de frais Self-Service à l'aide du
programme Importation de notes de frais (Expense Report Import). Lorsqu'une opération par
carte de crédit est transférée, Oracle Payables crée un débit sur ce compte. Lors du règlement
de la dépense, Oracle Payables contrepasse la saisie d'origine en créditant le même montant.

Options d'achat

Options d'achat
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing
Options) > (O) Provisions (Accrual)
Provisionner les articles passés en charges (Accrue Expense Items)
• A réception (At Receipt) - Les articles de type "charges" peuvent être provisionnés à
réception. Vous pouvez modifier ce paramètre dans la fenêtre Détails de livraison
(Shipment Details) lors de la saisie des commandes d'achat et des appels de commande.
• En fin de période (At Period End) - Les articles de type "charges" peuvent être
provisionnés en fin de période.
Provisionner les articles stockés (Accrue Inventory Items)
• A réception (At Receipt) - Les articles stockés sont provisionnés à réception. Il s'agit de
la seule valeur disponible. Elle n'est donc pas modifiable.
Compte des factures à recevoir sur réception (Expense AP Accrual Account)
Saisissez le compte des factures à recevoir sur réception par défaut.
Description du compte de provisions (Accrual Account Description)
Il s'agit d'un champ accessible en lecture seule qui contient la concaténation des segments du
compte des factures à recevoir sur réception.

Options d'Oracle Payables

Options d'Oracle Payables
Responsabilité : Oracle Payables
(N) Configurer (Setup) > Options > Oracle Payables > (O) Méthodes de comptabilisation
(Accounting Methods)
Méthode comptable principale (Primary Accounting Method)
Méthode comptable utilisée pour le livre comptable principal. Vous avez le choix entre
Provisions (Accrual) et Caisse (Cash). Bien que le champ Méthode comptable principale
(Primary Accounting Method) ne soit pas obligatoire, il n'est pas possible de créer de pièces
comptables avant de l'avoir complété. Oracle Payables crée les pièces comptables en fonction
de la méthode comptable choisie. Faites très attention à ces options au moment de
l'implémentation, car vous ne pourrez plus les modifier une fois que les événements de
comptabilisation se seront produits (par exemple, après la validation d'une facture dans votre
système).
Méthode comptable secondaire (Secondary Accounting Method)
Si vous voulez utiliser la méthode comptable mixte, choisissez Provisions (Accrual) ou Caisse
(Cash) comme méthode comptable pour le livre secondaire. Sinon, sélectionnez Aucune (None).

Méthode d'équilibrage automatique (Automatic Offset Method)
Activez l'équilibrage automatique en choisissant Equilibrage (Balancing) ou Compte (Account)
comme méthode d'équilibrage pour forcer Oracle Payables à créer automatiquement des pièces
d'équilibrage pour les mouvements de facturation et de règlement. Apportez un soin particulier
à la configuration de cette option. Si vous modifiez votre méthode d'équilibrage automatique
après avoir créé des pièces comptables, vous risquez de ralentir le programme Traitement
comptable Payables (Payables Accounting Process). Par ailleurs, la modification de ce paramètre
peut dans certains cas provoquer des irrégularités comptables. Sélectionnez l'une des trois
options suivantes :
• Aucune (None) - N'utilisez pas l'équilibrage automatique. Pour les mouvements de
facturation, Oracle Payables crée une pièce comptable fournisseur et, pour les
mouvements de règlement, une pièce comptable de type encaissement.
• Equilibrage (Balancing) - Oracle Payables utilise le compte fournisseur par défaut du site

fournisseur et remplace le segment d'équilibrage par le segment d'équilibrage du compte
de répartition des charges de GL.
• Compte (Account) - Lors de la création d'un compte fournisseur d'équilibrage, Oracle
Payables utilise le compte de charges GL utilisé dans la ventilation des factures et
remplace le segment de compte par le compte fournisseur par défaut du site fournisseur.
Empêcher rapprocht acomptes des segments équilibrage (Prevent Prepayment Application
Across Balancing Segments)
Si vous utilisez l'équilibrage automatique, vous pouvez activer cette option pour empêcher
l'application d'un acompte à un montant de facture ou de note de frais qui est imputé à un
segment d'équilibrage différent.
Onglet Centralisation dans GL (Transfer to GL)
Interface de centralisation dans GL (Transfer to GL Interface)
Sélectionnez le niveau de consolidation des pièces comptables lorsque vous soumettez le
programme Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General Ledger (Payables Transfer to
General Ledger). Lorsque Oracle Payables crée des pièces comptables consolidées, tous les
mouvements de facturation ou de règlement pour un compte particulier ou une date spécifique
sont combinés en une seule écriture (autrement dit, les débits et crédits ne sont pas regroupés).
Si vous ne créez pas de pièces comptables consolidées, Oracle Payable crée une écriture pour
chaque pièce comptable. En général, il n'est pas nécessaire de centraliser des pièces comptables
détaillées dans GL.
• Détaillé (In Detail) - Les pièces comptables ne sont pas consolidées.
• Synthèse par date comptable (Summarize by Accounting Date) - Les écritures comptables
sont consolidées par compte et par date.
• Synthèse par période comptable (Summarize by Accounting Period) - Les écritures
comptables sont consolidées par compte et par période comptable.
Une fonctionnalité d'analyse reste disponible dans GL, quels que soient les paramètres définis
dans le programme Centraliser dans GL (Transfer to General Ledger). Lorsque des pièces
comptables sont transférées dans la table GL Interface, un lien est automatiquement créé.
La fonctionnalité d'analyse complète des pièces comptables Oracle Payables demeure disponible
dans GL, quel que soit le niveau de synthèse.
Lancer EasyLink (Submit Journal Import)
Sélectionnez cette option pour soumettre EasyLink en même temps que le programme
Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General Ledger. EasyLink importe les pièces
comptables depuis la table d'interface vers GL.

Autoriser remplacement au lancement du programme (Allow Override at Program Submission)
Si cette option est activée, les utilisateurs peuvent modifier les valeurs par défaut définies dans
cette région lorsqu'ils soumettent le programme Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General
Ledger (Payables Transfer to General Ledger).
Onglet Devise (Currency)
Utiliser plusieurs devises (Use Multiple Currencies)
Activez cette option pour saisir et régler les factures dans une devise différente de votre devise
comptable. Si l'option est activée, Oracle Payables vous permet également de définir un format
de règlement et un compte bancaire en plusieurs devises.
Saisie du taux de change obligatoire (Require Exchange Rate Entry)
Nécessite la saisie du taux de change. Sélectionnez cette option pour demander l'entrée d'un
taux de change chaque fois que vous saisissez une facture ou un règlement dans une devise

autre que la devise comptable. Si vous tenez à jour des taux journaliers dans la fenêtre Taux
journaliers (Daily Rates), Oracle Payables adopte automatiquement le taux correspondant à la
date et au type de taux saisi. Il est obligatoire de saisir un taux de change en cas d'utilisation
d'un taux de change utilisateur, même si cette option n'est pas activée.
Calculer le taux de change utilisateur (Calculate User Exchange Rate)
Si vous connaissez déjà le montant en devise comptable des factures en devise étrangère que
vous saisissez, vous pouvez activer cette option pour permettre à Oracle Payables de calculer et
d'entrer le taux de change réel pour ces factures. Cette fonctionnalité s'applique aux factures
saisies dans la fenêtre Factures (Invoices), ainsi qu'à celles importées de l'interface coopérative
d'Oracle Payables. Lorsque cette option est activée, Oracle Payables calcule et entre le taux de
change lorsque vous sélectionnez le type de taux de change Utilisateur (User) et que vous
indiquez le montant en devise comptable après avoir saisi une facture en devise étrangère.
Type de taux de change (Exchange Rate Type)
Oracle Payables utilise ce type de taux de change par défaut lors de l'importation ou de la saisie
de factures, ou lors de la création de règlements.
Gain change/Perte change (Realized Gain/Loss)
Oracle Payables utilise ces comptes en tant que comptes par défaut pour les gains et pertes de
change pour les règlements effectués à partir de chacun de vos comptes bancaires. Si le taux de
change fluctue entre la saisie de la facture et le règlement, Oracle Payables calcule
automatiquement les gains et les pertes réalisés et les enregistre dans ce compte. Oracle
Payables n'enregistre les gains et les pertes de change que si vous utilisez la méthode de
comptabilisation standard. L'option Compte d'écarts de change (Account for Gain/Loss)
d'Oracle Payables détermine à quel moment les gains et les pertes de change sont comptabilisés.

Quiz
Réponse : 1

Comptabilité des achats - Autres éléments à prendre en compte
pour l'implémentation

Comptabilité des achats - Autres éléments à prendre en compte pour
l'implémentation
Programmation et fréquence d'exécution du programme Transfert d'Oracle Payables vers
Oracle General Ledger (Payables Transfer to General Ledger)
Cette option détermine à quelle fréquence le programme Transfert d'Oracle Payables vers
Oracle General Ledger (Payables Transfer to General Ledger) doit s'exécuter, en fonction de
la fréquence d'édition des états financiers à partir de GL, des volumes d'immobilisations
(fréquence de traitement des acquisitions en haut volume) et de la fréquence de consultation
des soldes mis à jour dans Oracle Projects. Vous devez lancer ce programme au moins une fois
lors de la clôture de période. Si vous devez consulter les soldes d'Oracle Projects tous les jours,
lancez-le une fois par jour. Si vous utilisez Oracle Assets et non Oracle Projects, lancez-le
avant Création d'acquisitions en haut volume (Mass Additions Create). En présence d'un
volume d'immobilisations élevé, vous devrez probablement exécuter le transfert à plusieurs
reprises durant une période comptable.
Programmation et fréquence d'exécution du programme Traitement comptable Payables
(Payables Accounting Process)

Comme il est nécessaire d'exécuter le processus de comptabilisation des règlements avant le
programme Transfert d'Oracle Payables vers Oracle General Ledger (Payables Transfer to
General Ledger), le premier doit s'effectuer au moins autant de fois que le second. Vous pouvez
choisir de le lancer plus fréquemment (tous les jours par exemple) pour pouvoir consulter la
comptabilité en ligne.
Programmation et fréquence d'exécution du programme Validation de facture (Invoice Validation)
Comme il est obligatoire d'exécuter le programme Validation de facture (Invoice Validation)
avant Traitement comptable Payables (Payables Accounting Process), le premier doit s'exécuter
au moins autant de fois que le deuxième. Vous devez également le lancer avant le traitement
des lots de règlements. Pour déterminer sa fréquence d'exécution, tenez compte de la fréquence
d'exécution du traitement de comptabilisation des règlements et du traitement des lots de
règlements. Sélectionnez celui qui est utilisé le plus souvent. Le processus Validation de
facture (Invoice Validation) est également utilisé pour valider les factures. Il bloque les

factures et désactive les blocages système. Pour l'importation et la saisie de factures par lots,
il est parfois préférable d'exécuter le processus Validation de facture (Invoice Validation) par
lots. L'état d'exécution fournit des informations immédiates sur les blocages appliqués et
supprimés, ce qui permet d'accélérer la résolution des éventuels problèmes de facturation.
Niveau de détails pour la centralisation de la comptabilité dans GL
L'option Détaillé (In Detail) assure le transfert du plus grand volume d'informations comptables
dans GL et ne doit être utilisée que lorsque des états spéciaux issus de GL sont nécessaires
pour générer des états financiers. Les deux autres options permettent d'effectuer une
consolidation par jour ou par période comptable. Pour envoyer le moins de détails possible à
GL, choisissez la consolidation par période comptable. Quelle que soit la valeur choisie, vous
avez la possibilité d'utiliser l'interrogation en ligne, ADI (Application Desktop Integrator) et
les états d'analyse standard disponibles de façon à accéder jusqu'au niveau du livre auxiliaire
(à condition que l'option Importer les références des pièces soit paramétrée pour inclure
l'origine de la pièce).
Calcul du nombre de comptes de rapprochement à utiliser pour la gestion des projets, des
immobilisations et de la trésorerie
Si vous utilisez Cash Management, le compte d'apurement des règlements (encaissements en
attente) peut être le même que le compte de trésorerie. Vous pouvez utiliser l'état des
encaissements en attente pour consulter les encaissements en attente. Pour mieux suivre les
règlements en attente sur le bilan, utilisez de préférence un compte d'apurement des règlements
distinct. Vous pouvez attribuer un compte d'apurement distinct à chaque titre de paiement créé.
Déterminez le nombre de comptes d'apurement nécessaire pour les immobilisations. Vous pouvez
établir au moins un compte de lettrage des immobilisations et au plus un compte de lettrage des
immobilisations par catégorie d'immobilisation créée dans FA. Déterminez le nombre de
comptes d'apurement nécessaire en fonction du volume d'immobilisations et des besoins de
visibilité. Vous devez parvenir à un équilibre entre les besoins de rapprochement des
acquisitions en haut volume et la configuration de comptes supplémentaires et de maintenance.
Un plus grand nombre de comptes d'apurement facilite le rapprochement.
Déterminez le nombre de comptes d'apurement nécessaire pour les projets. Là aussi, il s'agit
essentiellement d'une question de visibilité, de rapprochement et de maintenance. Les comptes
d'apurement de projet sont créés à l'aide du générateur de comptes. Si vous utilisez Oracle
Projects, vous devez modifier le workflow pour créer une combinaison de comptes adaptée à
la fois à Oracle Purchasing et à Oracle Payables. Vous ne devez en aucun cas créer un compte
d'apurement utilisé en tant que tel par Oracle Assets. Vous devez vous assurer que les ventilations
des factures associées aux articles à capitaliser dans Oracle Assets sont imputées à Oracle
Assets et que les ventilations des factures associées aux projets sont imputées à Oracle Projects.

Synthèse

Administration d'Oracle Purchasing

Chapitre 14

Purchasing
Administration d'Oracle



Objectifs

Gérer les enregistrements de votre base de données
Oracle Purchasing

Gérer les enregistrements de votre base de données Oracle Purchasing
Les enregistrements et les documents que vous créez dans la base de données, notamment les
enregistrements de fournisseurs, les demandes d'approvisionnement et les commandes d'achat,
occupent un espace précieux dans le système. Ils ralentissent la recherche d'enregistrements
spécifiques et augmentent le temps d'interrogation de la base. Cette section décrit trois méthodes
que vous pouvez associer pour libérer des ressources système :
• Fusion des enregistrements relatifs aux fournisseurs
• Annulation de documents par lots
• Purge de documents et de fournisseurs

Intégration avec Oracle Payables

Intégration avec Oracle Payables
Quand Oracle Payables et Oracle Purchasing sont utilisés conjointement, ils partagent le fichier
fournisseurs. Lorsqu'une fusion de fournisseurs est lancée, Oracle Payables lance un traitement
simultané pour exécuter le programme de fusion des fournisseurs qui transfère les informations
de l'ancien fournisseur vers le nouveau fournisseur et exécute les états Mises à jour des en-têtes
de commande (Purchase Order Header Updates) et Fusion de fournisseurs (Supplier Merge).

Utiliser le programme de mise à jour en masse des documents
d'achat

Utiliser le programme de mise à jour en masse des documents d'achat
Le programme de mise à jour en masse a été conçu pour rationaliser le processus de mise à jour
en cas de modifications au niveau de l'organisation. Vous pouvez mettre à jour le nom d'une
personne (acheteur, approbateur ou destinataire) dans des documents d'achat existants.
Le programme Mise à jour en masse des documents d'achat (Mass Update of Purchasing
Documents) met à jour les informations dans les documents Oracle Purchasing en remplaçant
le prédécesseur (ancienne personne) par le nom de la nouvelle personne.
Les documents d'achat suivants sont mis à jour :
• Commandes standard
• Commandes ouvertes
• Appels de commande ouverte
• Commandes planifiées
• Appels de commande planifiés
• Contrats

Vous exécutez le programme Mise à jour en masse des documents d'achat (Mass Update of
Purchasing Documents) à partir d'Oracle Purchasing. Les documents conservent le même statut
une fois le nom de la personne mis à jour. Le changement de version et l'archivage des documents
n'ont pas lieu. Les mises à jour en masse sont possibles avec les documents ayant le statut
Approuvé (Approved), Approbation requise (Requires Approval), Pré-approuvé (Pre-Approved),
Incomplet (Incomplete), Rejeté (Rejected) ou En cours (In Process). Vous ne pouvez pas
effectuer de mise à jour en masse sur des documents incluant des commandes dont le statut est
Annulée (Cancelled), Fermée définitivement (Finally Closed), Fermée (Closed) et Gelée (Frozen).
Le programme de traitements simultanés génère un état de sortie. Cet état contient la liste des
numéros et des types de document Oracle Purchasing que le programme a mis à jour.

Paramètres de mise à jour en masse des documents d'achat

Paramètres de mise à jour en masse des documents d'achat
Dans le champ Nom (Name) de la fenêtre Lancer le traitement (Submit Request), sélectionnez
Mise à jour en masse des documents d'achat (Mass Update of Purchasing Documents).
Les paramètres pour le programme Mise à jour en masse des documents d'achat (Mass Update
of Purchasing Documents) sont les suivants :
• Personne à mettre à jour (Update Person) - obligatoire : Sélectionnez la valeur Toutes
(All), Approbateur (Approver), Acheteur (Buyer) ou Destinataire (Deliver To Person).
• Ancienne personne (Old Person) - obligatoire : Entrez ou sélectionnez le nom de la
personne à modifier. Il doit s'agir du nom d'une personne actuellement enregistrée dans
le système (active ou inactive).
• Nouvelle personne (New Person) - obligatoire : Entrez ou sélectionnez le nom de la
personne qui doit désormais figurer sur tous les documents en remplacement du nom de
l'ancienne personne. Toutes les personnes actuelles sont affichées, sauf celle indiquée en
tant que personne "ancienne".
• Type de document (Document Type) - facultatif : Sélectionnez un type de document, à
savoir Tous (All), Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement), Contrat (Contract
Purchase Agreement), Commande planifiée (Planned Purchase Order) ou Commande
standard (Standard Purchase Order). Si vous sélectionnez la valeur Commande ouverte
(Blanket Purchase Agreement), les mises à jour sont applicables à toutes les versions
associées à la commande ouverte.

• Numéro de document - De (Document Number From) et Numéro de document - A
(Document Number To) - facultatif : Entrez la fourchette des numéros des documents à
mettre à jour.
• Date de début (Date From) et Date de fin (Date To) - facultatif : Entrez la fourchette de
dates des documents à mettre à jour.
• Nom du fournisseur (Vendor Name) - facultatif : Entrez le nom du fournisseur. Si aucune
valeur n'est indiquée dans ce champ, le nom de la personne est mis à jour pour tous les
fournisseurs.
• Inclure ordre d'achat fermé (Include Close PO) - facultatif : Entrez la valeur Oui (Yes) ou
Non (No), selon que vous souhaitez inclure ou non les commandes d'achat ou les demandes
d'approvisionnement fermées dans la mise à jour de masse.
• Intervalle de validation (Commit Interval) - facultatif : Précisez le nombre d'enregistrements
à mettre à jour avant validation.

Remarque : Le programme de mise à jour en masse n'a pas été conçu pour mettre à jour
l'historique des actions ni pour archiver les informations devant être mises à jour.

Utiliser le programme de mise à jour en masse pour
les demandes d'approvisionnement

Utiliser le programme de mise à jour en masse pour les demandes
d'approvisionnement
Les mises à jour en masse sont possibles avec les demandes d'approvisionnement de type
Demande d'achat (Purchase Requisition) et Demande interne (Internal Requisition) ayant le
statut Approuvée (Approved), Approbation requise (Approval Required), Pré-approuvée
(Pre-Approved), Incomplète (Incomplete), Rejetée (Rejected) ou En cours (In Process).
Vous ne pouvez pas effectuer de mise à jour en masse avec des demandes d'approvisionnement
dont le statut est Annulée (Cancelled).

Paramètres de mise à jour en masse des demandes d'achat

Paramètres de mise à jour en masse des demandes d'achat
Les paramètres du programme Mise à jour en masse des demandes d'approvisionnement
(Mass Update of Requisitions) sont les suivants :
• Personne à mettre à jour (Update Person) : Sélectionnez une des valeurs de la liste
déroulante, à savoir Toutes (All), Approbateur (Approver), Emetteur (Preparer) ou
Demandeur (Requester).
• Ancienne personne (Old Person) - obligatoire : Entrez ou sélectionnez le nom de la
personne à modifier. Il doit s'agir du nom d'une personne actuellement enregistrée dans
le système (active ou inactive).
• Nouvelle personne (New Person) - obligatoire : Entrez ou sélectionnez le nom de la
personne qui doit désormais figurer sur tous les documents en remplacement du nom de
l'ancienne personne. Toutes les personnes actuelles sont affichées, sauf celle indiquée en
tant que personne "ancienne".
• Type de document (Document Type) : Sélectionnez un type de document, à savoir Tous
(All), Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement), Contrat (Contract Purchase
Agreement), Commande planifiée (Planned Purchase Order) ou Commande standard
(Standard Purchase Order). Si vous sélectionnez la valeur Commande ouverte (Blanket
Purchase Agreement), les mises à jour sont applicables à toutes les versions associées à
la commande ouverte.

• Numéro de document - De (Document Number From) et Numéro de document - A
(Document Number To) : Entrez la fourchette des numéros des documents à mettre à jour.
• Date de début (Date From) et Date de fin (Date To) : Entrez la fourchette de dates des
documents à mettre à jour.
• Intervalle de validation (Commit Interval) : Précisez le nombre d'enregistrements à mettre
à jour avant validation.

Quiz
Réponse : 1

Présentation de l'annulation par lots

Présentation de l'annulation par lots
• Type de document
• Fourchette de dates
• Fournisseur (pour les commandes d'achat)
• Clés comptables flexibles
Liste des documents à annuler par lots
Le programme Liste des documents à annuler par lots (Define MassCancel Listing) vous
permet de consulter toutes les commandes d'achat ou demandes d'approvisionnement qui
répondent aux critères d'annulation, y compris celles que vous ne pouvez pas annuler.
Pour les documents qui ne peuvent pas être annulés, la liste indique la raison de cette
restriction.
Exécuter l'annulation par lots
Vous vérifiez chaque lot d'annulation et supprimez éventuellement les lots que vous ne souhaitez
pas annuler. Oracle Purchasing vous demande d'autre part de confirmer individuellement
l'annulation de chaque document d'un lot pour réduire le risque d'annuler par inadvertance des
documents utiles. Les documents confirmés sont annulés. Le motif d'annulation enregistré pour
chaque document correspond à Annulation par lots (MassCancel).

Utiliser la fonction d'annulation par lots d'Oracle Purchasing

Utiliser la fonction d'annulation par lots d'Oracle Purchasing
Vous pouvez préciser des critères pour annuler des groupes de demandes d'approvisionnement
ou de commandes d'achat que vous ne souhaitez plus honorer. Après avoir soumis les critères,
vous pouvez consulter une liste comprenant tous les documents répondant à vos critères,
y compris ceux que vous ne pouvez pas annuler. Vous pouvez alors vérifier chaque lot d'annulation
et éventuellement supprimer les lots que vous ne souhaitez pas annuler. Vous devez confirmer
individuellement chaque annulation de document pour réduire le risque d'annuler accidentellement
des documents utiles.


Utilisez l'état Liste des documents à annuler par lots (Define MassCancel Listing) pour vérifier
quelles commandes d'achat et demandes d'approvisionnement vous avez sélectionnées pour
l'annulation dans le panneau Définir des règles d'annulation par lots (Define MassCancel).
Oracle Purchasing génère cet état automatiquement lorsque vous enregistrez votre travail après
avoir défini vos critères d'annulation de commandes d'achat ou de demandes d'approvisionnement
dans la fenêtre Définir des règles d'annulation par lots (Define MassCancel).
L'état comporte quatre sections :
• Demandes d'approvisionnement impossibles à annuler (Unable to Cancel Requisitions)
• Commandes d'achat impossibles à annuler (Unable to Cancel Purchase Orders)
• Documents partiellement dans la fourchette (Partially in Range Documents)
• Documents totalement dans la fourchette (Fully in Range Documents)

Utiliser le programme de fermeture en masse des documents
d'achat

Utiliser le programme de fermeture en masse des documents d'achat
Le programme de traitements simultanés Fermeture en masse des documents d'achat (Mass
Close of Purchasing Documents) vous permet de remplacer le statut des commandes d'achat
par Fermée (Closed). Il peut s'appliquer aux commandes d'achat qui ont été intégralement
traitées, mais qui n'ont pas le statut Fermée (Closed). Lorsque vous exécutez ce programme de
traitements simultanés, les commandes d'achat sont complètement fermées en masse (en-têtes,
lignes et livraisons comprises).
Vous pouvez exécuter des fermetures en masse de commandes d'achat dont le statut est Gelée
(Frozen), Bloquée (On Hold), Approuvée (Approved), Pré-engagé (Reserved), Nouvelle
approbation requise (Requires Reapproval), Fermée pour facturation (Closed for Invoice) et
Fermée pour réception (Closed for Receiving).
Vous pouvez effectuer une fermeture en masse des types de document suivants : commandes
d'achat standard, commandes ouvertes, commandes planifiées, contrats et appels de commande
ouverte. Pour exécuter le programme de traitements simultanés, vous devez indiquer les
paramètres relatifs au type et au numéro de document, préciser une fourchette de dates et le
nom du fournisseur.

Présentation de la purge de données

Présentation de la purge de données
La purge est une technique permettant de supprimer dans une base Oracle les données dont
vous n'avez plus besoin pour mener à bien vos activités. Vous pouvez décider de procéder à
une purge à la fin de l'année ou d'un projet. Oracle Purchasing vous permet d'effectuer des
purges par catégorie de document. Vous pouvez purger un groupe particulier d'enregistrements
de la base de données. Oracle Purchasing vous permet de choisir entre les catégories suivantes.
• Vous entrez les critères de purge et précisez la catégorie de document à purger.
• Consultez l'état Listes de contrôle des enregistrements à purger (Preliminary Purged
Listings) et identifiez les éléments que vous ne souhaitez pas purger.
• Confirmez les informations définissant la purge.
Lorsque vous purgez un document ou un fournisseur, Oracle Purchasing purge également les
informations associées. Vous pouvez relancer la purge si votre système échoue ou si le
processus se termine avec un message d'erreur. Par ailleurs, vous pouvez abandonner une purge
que vous avez lancée, à condition de le faire avant que le programme de purge ne commence à
supprimer les enregistrements. Toutefois, si la purge présente l'un des statuts suivants, vous ne
pouvez pas l'abandonner tant que la phase en cours n'est pas terminée : Sélection en cours
(Initiating), Revalidation en cours (Revalidating) ou Synthèse en cours (Summarizing). Oracle
Purchasing tient à jour les informations de synthèse sur les documents et les fournisseurs dans
les tables de synthèse de la purge.

Préparer une purge

Préparer une purge
Annulez les écarts de prix.
• Exécutez l'état des provisions comptables si vous utilisez des provisions "à réception" ou
si vous avez installé Oracle Inventory.
• Annulez les écarts de prix jusqu'à la date d'activité que vous prévoyez d'utiliser lors de
l'exécution du programme de purge.
• Si vous n'annulez pas les écarts de prix, vous aurez du mal à équilibrer la prochaine
exécution de l'état des provisions comptables avec votre Grand Livre.
Préparez la base de données.
• Sauvegardez et archivez la base de données Oracle Applications.
• Vérifiez l'intégrité de la sauvegarde par mesure de sécurité.
• Créez des segments d'annulation (rollback segments) de grande taille pour préparer la base
de données.

Catégories d'enregistrements à purger

Catégories d'enregistrements à purger
Oracle Purchasing vous permet de choisir entre les catégories suivantes.
• Demandes d'approvisionnement simples (Simple Requisitions)
- Demandes d'approvisionnement annulées et fermées définitivement que vous n'avez
pas placées dans des commandes d'achat
• Commandes simples (Simple Purchase Orders)
- Commandes d'achat annulées, fermées et fermées définitivement qui ne sont pas
rapprochées de factures dans Oracle Payables
- Contient la catégorie Demandes d'approvisionnement simples (Simple Requisitions)
• Factures simples (Simple Invoices), catégorie disponible uniquement si Oracle Payables
est installé
- Factures totalement réglées et imputées qui ne sont pas rapprochées de commandes
Oracle Purchasing

• Fact. et cdes rapprochées (Matched Invoices and POs), catégorie disponible uniquement si
Oracle Payables est installé
- Commandes d'achat annulées, fermées ou fermées définitivement qui sont rapprochées

de factures totalement réglées et imputées dans Oracle Payables
- Contient la catégorie Demandes d'approvisionnement simples (Simple Requisitions)
- Contient la catégorie Commandes simples (Simple Purchase Orders)
- Contient la catégorie Factures simples (Simple Invoices)
• Fournisseurs (Suppliers)
- Fournisseurs inactifs qui ne sont référencés dans aucun document
Avant de purger des informations sur les fournisseurs, vous devez purger tous les documents
appropriés, Oracle Purchasing ne purgeant pas les fournisseurs mentionnés dans des documents
existants.

Conditions d'une purge : Oracle Purchasing

Conditions d'une purge : Oracle Purchasing
Oracle Purchasing ne purge que les documents ou fournisseurs qui remplissent certaines
conditions.
Conditions pour la purge d'une demande d'approvisionnement
• L'en-tête doit être annulé ou fermé définitivement.
• Soit la demande d'approvisionnement ne contient pas de lignes, soit les lignes doivent être
annulées ou fermées définitivement.
• Les lignes doivent toutes avoir un fournisseur pour origine. Les demandes ayant une
origine interne ne peuvent pas être purgées.
• Toutes les lignes qui ne sont pas annulées ou fermées définitivement doivent être
référencées sur des commandes d'achat admissibles pour la purge. Cette condition ne
s'applique pas à la catégorie Demandes d'approvisionnement simples (Simple Requisitions).
Conditions pour la purge d'une commande d'achat
• Elle doit être approuvée.
• Elle doit être fermée, annulée ou fermée définitivement.
• S'il s'agit d'une commande ouverte, tous les appels de commande qui la concernent
doivent également être admissibles pour la purge.
• S'il s'agit d'une commande d'achat standard, tout contrat auquel elle fait référence doit
également être admissible pour la purge.

• Toutes les demandes d'approvisionnement en ligne qui font référence à la commande
doivent être admissibles pour la purge.
• La commande n'est rapprochée d'aucune facture. Cette condition s'applique uniquement à

la catégorie Commandes simples (Simple Purchase Orders).
• Toutes les factures rapprochées de la commande remplissent les conditions de purge
applicables aux factures. Cette condition s'applique uniquement à la catégorie Fact. et cdes
rapprochées (Matched Invoices and POs).
• La commande n'est pas référencée dans Oracle Inventory, Oracle Master Scheduling/MRP
ou Oracle Work in Process.

Conditions d'une purge : Oracle Payables

Conditions d'une purge : Oracle Payables
Conditions pour la purge d'une facture
• Une facture de montant non nul doit être réglée en totalité.
• La facture est imputée.
• Elle ne peut pas contenir de ventilations d'honoraires.
• Elle ne fait pas partie d'un règlement répétitif.
• Elle ne concerne pas un fournisseur d'honoraires.
• Si Oracle Assets est installé, toutes les lignes de ventilation de la facture doivent être
testées par la fonction d'acquisition d'immobilisations en haut volume.
• Aucun acompte ne doit être appliqué à la facture.
• Les règlements doivent être imputés.
• Une facture ne peut être purgée que lorsque tous les règlements associés sont admissibles
pour la purge.
• Un règlement ne peut être purgé que lorsque toutes les factures qu'il concerne sont
admissibles pour la purge.
Conditions pour la purge d'un fournisseur
• Le fournisseur n'est pas un employé.
• Le fournisseur est inactif.
• Le fournisseur n'est pas l'enfant ou le parent d'un autre fournisseur.
• Aucun enregistrement ne fait référence au fournisseur dans aucune table Oracle Payables,
Oracle Purchasing ou Oracle Assets.

Etats relatifs aux purges

Etats relatifs aux purges
Lorsque vous purgez des enregistrements, Oracle Payables génère automatiquement les états
suivants. Vous ne pouvez lancer aucun état de purge à partir de la fenêtre de lancement de
traitement.
• Listes de contrôle des enregistrements à purger (Preliminary Purged Listings)
• Liste des enregistrements purgés (Final Purged Listing)
• Enregistrements purgés rejetés (Rejected Purged Listings)
• Récapitulatif des enregistrements purgés (Final Purge Statistics Report)

Relancer ou abandonner une purge

Relancer ou abandonner une purge
Si votre système échoue ou que la purge se termine avec un message d'erreur, vous pouvez
relancer la première phase active du processus de purge.
• Rechercher la purge dans la fenêtre Exécuter une purge (Submit Purge).
• Cliquez sur Relancer (Restart). Le programme de purge va relancer la dernière action que
vous avez choisie : Lancer (Initiate), Confirmer (Confirm) ou Abandonner (Abort).
Abandonner une purge
Vous pouvez abandonner une purge que vous avez lancée, à condition de le faire avant que le
programme de purge ne commence à supprimer les enregistrements. Si la purge présente l'un
des statuts suivants, vous ne pouvez pas l'abandonner tant que la phase en cours n'est pas
terminée : Sélection en cours (Initiating), Revalidation en cours (Revalidating) et Synthèse en
cours (Summarizing).
• Rechercher la purge dans la fenêtre Exécuter une purge (Submit Purge).
• Cliquez sur Abandonner (Abort).

Informations de synthèse de la purge

Informations de synthèse de la purge
Oracle Purchasing tient à jour une synthèse des documents et fournisseurs que vous purgez.
Oracle Purchasing ne gère pas d'état standard de ces informations, mais il vérifie les tables pour
garantir l'unicité des numéros de document.

Informations de synthèse de la purge - Tableau récapitulatif

Informations de synthèse de la purge - Tableau récapitulatif
Le tableau présenté sur la diapositive récapitule les principales données de synthèse.
D'autres colonnes sont renseignées dans les tables d'historique correspondantes.
Oracle Purchasing gère également des synthèses pour les réceptions, les règlements et
la correspondance factures/règlements.

Recommandations pour une purge efficace

Recommandations pour une purge efficace
• Pour purger l'ensemble d'enregistrements le plus complet, choisissez d'abord la catégorie
Fact. et cdes rapprochées (Matched Invoices and POs), puis lancez une deuxième purge
pour la catégorie Fournisseurs (Suppliers).
• Lancez une purge lorsque les utilisateurs sont le moins susceptibles de mettre à jour les
enregistrements de la base de données.
• Le processus de purge peut prendre plusieurs heures. Il est plus efficace de purger un grand
nombre d'enregistrements en lançant plusieurs purges de moindre envergure. Pour la
première purge, définissez une date de dernière activité éloignée dans le passé, puis
augmentez graduellement cette date pour les purges suivantes.
• Prenez soin de créer des segments d'annulation (rollback segments) d'assez grande taille
pour que la purge dispose d'un espace mémoire suffisant.

Quiz
Réponse : 2

Lancer des gestionnaires de traitements simultanés

• Lancez le programme Gestionnaire des mouvements de réception (Receiving Transaction
Manager) à caractère obligatoire.
• Lancez le programme Gestionnaire d'approbation des documents d'achat (PO Document
Approval Manager Program) à caractère obligatoire.

Programmer des traitements en arrière-plan

Programmer des traitements en arrière-plan
Programmez le traitement Envoyer des notifications pour les documents d'achat (Send
Notifications for Purchasing Documents) - obligatoire
Ce traitement lance le processus de workflow qui envoie des notifications concernant les
documents d'achat.
Programmez le traitement Processus Workflow en arrière-plan (Workflow Background
Process) - obligatoire
Le moteur Workflow en arrière-plan doit être en cours d'exécution si vous utilisez les options
suivantes :
• Le mode en arrière-plan pour les approbations d'achat, selon la définition fournie par
l'option de profil PO: Mode de traitement du workflow (PO:Workflow Processing Mode).
• La fonctionnalité de gestion des délais dans le workflow. La fonctionnalité de gestion des
délais envoie des notifications de rappel.
• Le mode en arrière-plan pour l'attribut d'élément Exécuter en arrière-plan auto-création PO
(Send PO Autocreation to Background) dans le workflow Approbation D.A. (PO Requisition
Approval). Lorsque vous lancez le workflow Création de documents de commande (PO
Create Documents), la création de document s'effectue en mode arrière-plan si l'attribut
d'élément Exécuter en arrière-plan auto-création PO (Send PO AutoCreation to Background)
a la valeur "O" (Y).

Lancez le traitement Administration de la base Purchasing (Purchasing Database Administration) -
obligatoire
Utilisez Administration de la base des achats (Purchasing Database Administration) pour

lancer des traitements simultanés qui purgent les enregistrements obsolètes dans les tables de
l'interface Purchasing et autres tables temporaires. La purge des données obsolètes permet
d'augmenter l'espace disponible et d'améliorer les performances du système. Il n'est nécessaire
de lancer ce traitement qu'une fois seulement car le lancement automatique se déclenche à
nouveau tous les jours après le premier lancement.
Lancez le traitement Remplir hiérarchie des employés (Fill Employee Hierarch)
Lancez ce traitement si vous utilisez des hiérarchies de postes.

Programmer d'autres traitements

Programmer d'autres traitements
Programme de mise à jour rétroactive de prix de documents d'achat (Retroactive Price Update
of Purchasing Documents Program) : Ce programme de mise à jour rétroactive de prix de
documents d'achat met à jour automatiquement les appels de commande et les commandes
standard existants de façon rétroactive à partir de la commande ouverte ou de l'accord global
parent.
Etat d'impression des ordres d'achat (Printed Purchase Order Report) : Les traitements
d'impression de commandes peuvent être programmés pour s'exécuter automatiquement.
Certaines organisations trouvent cette méthode plus efficace que l'impression à la demande.
Sélectionner des commandes - workflow de confirmation de réception (Confirm Receipts
Workflow Select Orders) : Utilisez la fenêtre de lancement de traitement pour exécuter ce
processus. Si vous le lancez, le moteur Workflow en arrière-plan doit également fonctionner.
Administration de la base Purchasing (Purchasing Database Administration) : Utilisez ce
programme pour lancer des traitements simultanés qui purgent les enregistrements obsolètes
dans les tables de l'interface Oracle Purchasing et autres tables temporaires. Il supprime des
enregistrements dans les tables suivantes :
• PO_NOTIFICATIONS (suppression de toutes les notifications qui ont expiré)
• RCV_LOTS_INTERFACE (suppression des enregistrements d'interface non sauvegardés
ou non traités)
• RCV_SERIALS_INTERFACE (suppression des enregistrements d'interface non sauvegardés
ou non traités)

Considérations importantes pour les purges

Considérations importantes pour les purges
La purge est une technique permettant de supprimer dans une base Oracle les données dont
vous n'avez plus besoin pour mener à bien vos activités. Vous pouvez décider de procéder à
une purge à la fin de l'année ou d'un projet. Vous pouvez contrôler une purge en la relançant
en cas d'échec. Vous pouvez également abandonner une purge avant le début du processus de
suppression.
1. Conventions de dénomination
- Comment allez-vous nommer les lots purgés et annulés ?
2. Accès et contrôle
- Qui bénéficiera des droits d'accès et de contrôle pour effectuer des fusions de
fournisseurs, des annulations de documents par lots et des purges de données ?
3. Fréquence
- Allez-vous planifier des tâches de maintenance régulières ?
- Si ce n'est pas le cas, comment seront planifiées et autorisées les tâches
individuelles ?
4. Problèmes d'intégration
- Comme les fonctions de base de données affectent les données interrogées par les
utilisateurs, vous devez considérer les besoins de tous les utilisateurs.

Synthèse


Annexe A - Etapes de configuration

Chapitre 15

configuration
Annexe A - Etapes de



Objectifs


Contenu du chapitre
Configurer Oracle Purchasing

Configurer Oracle Purchasing
Les étapes de configuration suivantes concernent des opérations de configuration de base.
Elles peuvent être effectuées par une personne ou une équipe de personnes travaillant
simultanément. Dans le cadre d'une implémentation, les configurations d'applications communes
sont généralement effectuées en premier, suivies par les configurations partagées pour chaque
famille de produits (flux de l'approvisionnement au règlement, de la commande à l'encaissement)
et enfin par les configurations spécifiques de l'application.
L'objectif de ce chapitre est de fournir un aperçu des tâches de configuration clés et l'ordre dans
lequel elles doivent être exécutées. Certaines étapes décrites ici ont pu être effectuées au
moment de l'implémentation d'Oracle Applications. Pour plus d'informations, voir le manuel
Oracle Purchasing User's Guide.

Définir des utilisateurs pour les tâches de configuration (obligatoire)

Définir des utilisateurs pour les tâches de configuration (obligatoire)
Créez un ou plusieurs utilisateurs qui exécuteront des tâches de configuration et affectez-leur
les responsabilités de configuration requises. Dans une mise en oeuvre peu étendue, un même
utilisateur peut exécuter toutes les configurations ; affectez-lui par conséquent toutes les
responsabilités requises. Dans une mise en oeuvre plus importante, créez des utilisateurs et
affectez-leur les responsabilités appropriées. Il n'est pas nécessaire d'affecter actuellement un
employé à une responsabilité.
Vous affecterez les responsabilités suivantes :
• GL - Superutilisateur (General Ledger Super User) - Définir le livre
• Administrateur système (System Administrator) - Définir les options de profil système,
créer des responsabilités, configurer les imprimantes et autres tâches liées à l'administration
du système
• AP - Responsable Fournisseurs (Payables Manager) - Exécuter des configurations liées à
Oracle AP
• Purchasing - Superutilisateur (Purchasing Super User) - Exécuter des configurations liées
à Oracle Purchasing
• Responsable HRMS (HRMS Manager) - Configurer les employés, les hiérarchies, les
lieux et les organisations. Cette responsabilité n'est pas nécessaire si Oracle Human
Resources n'est pas installé.
Remarque : Si vous implémentez plusieurs unités opérationnelles, il n'est pas nécessaire
d'affecter la responsabilité Purchasing - Superutilisateur (Purchasing Super User) ou AP -
Responsable Fournisseurs (Payables Manager) à ce stade. Attendez pour ce faire que les unités
opérationnelles appropriées soient affectées à la responsabilité.

Définir un livre (obligatoire)

Définir un livre (obligatoire)
Définissez les clés comptables flexibles et les règles de validation croisées. Il n'est pas nécessaire
d'exécuter cette étape si vous avez déjà installé et configuré Oracle General Ledger, ou exécuté
une configuration d'applications communes.
Avant de définir la période et les taux historiques, vous devez utiliser la responsabilité
Administrateur système (System Administrator) pour affecter à l'option de profil Nom du livre
GL (GL Ledger Name) le livre approprié. Définissez cette option de profil au niveau de la
responsabilité. Vous devez aussi disposer d'au moins une période avec le statut Ouvert (Open)
dans le livre associé à votre responsabilité pour pouvoir configurer la période et les taux
historiques.
Lors de la configuration du livre, vous devez également configurer le plan de comptes, la
devise comptable et le calendrier comptable. Pour plus d'informations sur ces étapes de
configuration, se reporter au manuel Oracle General Ledger User's Guide.

Définir les champs flexibles d'Oracle Human Resources (obligatoire)

Définir les champs flexibles d'Oracle Human Resources (obligatoire)
Il n'est pas nécessaire de configurer les champs flexibles d'Oracle Human Resources si vous
avez déjà installé et configuré Oracle Human Resource Management Systems.

Définir un format d'adresse par défaut (facultatif)

Vous pouvez mettre à jour les informations relatives au pays et au territoire avec notamment le
nom, la description, le code TVA état-membre ou le format d'adresse pour un des 200 pays ou
territoires prédéfinis. Les formats d'adresse déterminent l'affichage des lieux et des formats
d'adresse dans les formulaires et leur impression dans les documents tels que les commandes et
les règlements.

Définir des lieux (obligatoire)

Définir des lieux (obligatoire)
Vous devez pour l'instant configurer au moins un lieu. Vous pouvez configurer les lieux restants
après avoir défini les organisations logistiques et les codes TVA. Il peut être nécessaire de
reprendre cette étape après avoir configuré les organisations, si vous souhaitez relier un lieu à
une organisation logistique. Si vous configurez les lieux de livraison et de facturation maintenant,
ceux-ci seront disponibles en tant que valeurs par défaut lorsque vous définirez les options
génériques des applications financières. Il est judicieux de configurer les lieux dès à présent ;
toutefois la configuration peut être également exécutée à tout instant dans le futur.

Définir les organisations (obligatoire)

Définir les organisations (obligatoire)
Il n'est pas nécessaire d'exécuter cette étape si vous avez déjà exécuté une configuration
d'applications communes.
Définir des entités professionnelles (EP)
Vous devez configurer d'abord au moins une entité professionnelle ou utiliser l'entité
professionnelle par défaut. Vous avez besoin pour cela des champs flexibles d'Oracle Human
Resources. Une entité professionnelle est une organisation d'Oracle Human Resources à
laquelle vous affectez des employés. Après avoir créé vos entités professionnelles, utilisez la
responsabilité Administrateur système (System Administrator) pour définir l'option de profil
HR: Entité professionnelle (HR:Business Group). Ensuite, déconnectez-vous puis revenez dans
le système et continuez à définir les entités juridiques, les unités opérationnelles et organisations
logistiques qui relèveront de l'entité professionnelle attachée à la responsabilité que vous utilisez.
Livre
Bien que le livre ne soit pas une organisation, il est important de préciser qu'il fait partie de la
hiérarchie de l'organisation. Les entités juridiques que vous définissez sont associées à un seul
livre.

Définir les entités juridiques (EJ)
Configurez vos entités juridiques. Assurez-vous d'indiquer le livre dont relève l'entité juridique
dans la fenêtre Comptabilité raison sociale (Legal Entity Accounting). Pour ouvrir cette
fenêtre, cliquez sur le bouton Choisir (Choose) et cliquez sur Autres (Others) pour votre
GRE/Entité juridique, puis sélectionnez Comptabilité raison sociale (Legal Entity Accounting)
dans la liste de valeurs. Si vous n'indiquez pas le livre à ce niveau, vous ne pourrez pas créer et
sauvegarder des unités opérationnelles ultérieurement. Les entités juridiques offrent une
souplesse pour l'édition d'états, surtout l'état statutaire de conformité de TVA. Pour de
nombreux états d'Oracle, vous pouvez éditer un rapport sur des unités opérationnelles au
niveau de l'entité juridique. Par exemple, vous pouvez exécuter un état Balance des fournisseurs
(Accounts Payable Trial Balance) au niveau de l'entité juridique pour obtenir une balance des
fournisseurs consolidée pour toutes les unités opérationnelles qui se rapportent à l'entité
juridique. L'entité juridique devient généralement le segment d'équilibrage, mais ce n'est pas

toujours le cas.
Définir les unités opérationnelles (UO)
Si vous travaillez dans un environnement multiorganisation, c'est une bonne idée de créer une
unité opérationnelle et d'exécuter les configurations nécessaires pour celle-ci. Si vous changez
d'avis à l'avenir, vous pourrez ajouter des unités opérationnelles supplémentaires relativement
facilement.
Remarque : Si vous employez plusieurs unités opérationnelles, vous devez utiliser la
responsabilité Administrateur système (System Administrator) et exécuter le traitement
simultané de réplication des données prédéfinies pour chaque unité opérationnelle
supplémentaire que vous définissez (l'utilitaire ADADMIN est utilisé pour la première).
Définir les organisations logistiques (OL)
Définissez au moins une organisation logistique. Cette étape est nécessaire, que vous gériez
un stock et traitiez des activités de réception ou non. Vous devrez indiquer une organisation
logistique principale lorsque vous configurerez les options financières. Soyez prêt à indiquer
les combinaisons de compte suivantes :
• Matières (Materials), s'applique par défaut aux nouveaux magasins mais vous pouvez le
remplacer
• Ecart sur prix d'achat (Purchase Price Variance)
• Ecart sur prix facturé (Invoice Price Variance)
• Factures à recevoir (Inventory AP Accrual)
• Ventes (Sales)
• Coût des marchandises vendues (Cost of Goods Sold)
Remarque : Tous les utilisateurs d'Oracle Applications accèdent au système via une
responsabilité reliée à un groupe et à un profil de sécurité. Le groupe de sécurité détermine
l'entité professionnelle à laquelle l'utilisateur peut accéder. Le profil de sécurité détermine les
enregistrements (liés aux organisations, postes et payes) auxquels l'utilisateur peut accéder au
sein de l'entité professionnelle.

Créer des responsabilités (obligatoire)

Créer des responsabilités (obligatoire)
Créez les responsabilités dont vous aurez besoin pour procéder à la configuration. Chaque
responsabilité est reliée à une entité professionnelle et à une unité opérationnelle (si vous les
utilisez) ainsi qu'à un livre. Il n'est pas nécessaire à ce moment de créer toutes les responsabilités,
il suffit de créer celles qui sont requises pour exécuter les configurations système.

Définir les options de profil clés (obligatoire)

Définir les options de profil clés (obligatoire)
Les options de profil suivantes doivent être définies avant de saisir les configurations.
• HR: Entité professionnelle (HR: Business Group)
• HR: Profil de sécurité (HR: Security Profile)
• Nom du livre GL (GL Ledger Name)
• HR: Type d'utilisateur (HR: User Type)
• Imprimante (Printer)
• Traitement: Exemplaires de l'état (Concurrent: Report Copies)
• MO: Unité opérationnelle (MO: Operating Unit)
• PO: Mode de traitement du workflow (PO:Workflow Processing Mode)
Remarque : Les options de profil ne peuvent pas toutes être définies à tous les niveaux.

Convertir en multiorganisations (obligatoire)

Convertir en multiorganisations (obligatoire)
Une fois la première unité opérationnelle créée, l'administrateur système doit exécuter l'utilitaire
ADADMIN pour faire une conversion en multiorganisations. Cela n'est nécessaire que pour la
première unité opérationnelle ajoutée. Lorsque vous ajoutez des unités opérationnelles
supplémentaires, utilisez la responsabilité Administrateur système (System Administrator) et
exécutez le processus de réplication des données prédéfinies pour chaque unité opérationnelle
supplémentaire que vous créez.

Configurer des champs utilisateur flexibles (facultatif)

Configurer des champs utilisateur flexibles (facultatif)
Configurez à présent des champs utilisateur flexibles pour pouvoir saisir les données de
configuration qui doivent être stockées dans un champ utilisateur flexible. Par exemple,
si vous avez besoin d'informations sur les champs utilisateur flexibles stockés avec les
fournisseurs, le champ utilisateur flexible doit être configuré avant la saisie des fournisseurs.

Définir les codes express d'Oracle Purchasing (facultatif)

Définir les codes express d'Oracle Purchasing (facultatif)
Si vous avez besoin de codes express, créez-les maintenant dans la fenêtre Codes express
(Lookups) d'Oracle Purchasing pour qu'ils soient disponibles lorsque vous définirez les valeurs
par défaut des options génériques des applications financières.

Définir les conditions de règlement (obligatoire)

Définir les conditions de règlement (obligatoire)
Configurez au moins les conditions de règlement par défaut que vous indiquerez lors de la
configuration des options financières. Vous pouvez reporter cette étape de configuration mais
vous devrez l'effectuer avant de saisir les fournisseurs. Vous devrez exécuter cette configuration
une seule fois, même si vous disposez de plusieurs unités opérationnelles.

Définir la TVA (facultatif)

Définir la TVA (facultatif)
Si vous avez besoin d'indiquer un code TVA par défaut pour configurer les options financières,
faites-le maintenant. Les configurations supplémentaires liées aux taxes peuvent être effectuées
ultérieurement. Si vous avez défini plusieurs unités opérationnelles, vous devez effectuer cette
étape pour chacune d'elle.

Définir des transporteurs (facultatif)

Définir des transporteurs (facultatif)
Définissez des transporteurs si vous souhaitez préciser le transporteur qu'un fournisseur doit
utiliser dans un document d'achat. Vous devez exécuter cette étape pour chaque organisation
logistique.
Indiquez les transporteurs dans le champ Mode de livraison (Ship Via) du panneau Options
financières (Financials Options).

Définir les options financières (obligatoire)

Définir les options financières (obligatoire)
Utilisez la fenêtre Options financières (Financials Options) pour définir les informations
suivantes :
• Affectation de matricules aux employés
• Option des hiérarchies d'approbation de postes (permet d'activer l'utilisation de hiérarchies
d'approbation de postes)
• Organisation logistique
• Entité professionnelle (Assurez-vous d'indiquer une entité professionnelle.)
• Numérotation des fournisseurs
• Affectation de matricules aux employés
Vous devez d'abord utiliser la fenêtre Choisir un livre (Choose Ledger) pour indiquer votre
livre principal avant de pouvoir accéder à la fenêtre Options financières (Financials Options).
Cette étape doit être effectuée pour chaque unité opérationnelle.
Les combinaisons de compte suivantes doivent être configurées à l'avance (si vous n'avez pas
activé l'insertion dynamique pour votre livre) ou au moins les valeurs des segments. Tenez-vous
prêt à saisir les comptes suivants :
• Fournisseur (Liability)
• Acomptes (Prepayment)
• Escomptes pris (Discount Taken)

De plus, soyez prêt à saisir éventuellement les comptes suivants :
• Billet à ordre (Future Dated Payment)
• Gain de change commande (PO Rate Variance Gain)

• Pertes de change commande (PO Rate Variance Loss)
• Rapprochement des dépenses (Expenses Clearing)

Définir les champs flexibles Inventory (obligatoire)

Définir les champs flexibles Inventory (obligatoire)
Même si vous n'utilisez aucun des champs flexibles ci-dessus, vous devez activer au moins un
segment de champ flexible pour chacun d'eux et les compiler parce que les mouvements
d'Oracle Inventory, notamment la fenêtre Définir des articles (Define Items), les consultations
et les états nécessitent une définition de champ flexible gelée. Le champ flexible Emplacements
de stockage (Stock Locators) est facultatif. Les autres sont obligatoires.
Remarque : Définissez tous les alias que vous souhaitez utiliser avant de compiler les champs
flexibles. Cette étape est facultative.

Configurer des alias (facultatif)

Configurer des alias (facultatif)
Les alias sont des surnoms pour les combinaisons de champs flexibles. Les utilisateurs peuvent
choisir des valeurs qui sont facilement reconnues pour les appliquer par défaut aux combinaisons
de champs flexibles. L'utilisation d'alias permet d'accélérer la saisie de données et d'augmenter
la précision. Les alias sont généralement définis pour des longues combinaisons de comptes.
Définissez l'option de profil Champs flexibles: Utiliser alias (Flexfields:Shorthand Entry) pour
déterminer à quel moment la liste de valeurs s'ouvre. Par exemple, certains utilisateurs peuvent
ne pas souhaiter afficher la liste des valeurs lorsqu'ils saisissent un champ flexible doté d'un
alias. Vous pouvez les activer pour certains utilisateurs et les désactiver pour d'autres.

Définir les unités de mesure (obligatoire)

Définir des unités de mesure (obligatoire)
Il n'est pas nécessaire d'exécuter cette étape si vous avez déjà installé et configuré Oracle
Inventory, ou exécuté une configuration d'applications communes. La définition initiale
s'effectue une seule fois, quel que soit le nombre d'unités opérationnelles dont vous disposez.

Définir des documents joints standard (facultatif)

Définir des documents joints standard (facultatif)
Définissez des documents joints standard. Après avoir défini des documents joints standard,
vous pouvez les référencer sur vos documents. Vous pouvez en référencer autant que vous le
souhaitez. Pour imprimer un document joint de type texte sur un document d'achat, veillez à
indiquer l'utilisation Fournisseur (Supplier) pour ce document joint.
Vous pouvez fournir des documents joints au niveau de la ligne et de l'en-tête pour les documents
suivants :
• Commandes planifiées et commandes standard (également au niveau livraison)
• Commandes ouvertes
• Appels de commande (au niveau en-tête et livraison)
• Contrats (au niveau en-tête uniquement)
• Appels d'offres
• Propositions de prix
• Réceptions (au niveau ligne uniquement)
• Mouvements de réception (au niveau ligne uniquement)
Vous pouvez aussi fournir des pièces jointes pour vos articles. Lorsque vous créez une pièce
jointe, vous indiquez si vous voulez qu'elle soit accessible au fournisseur, au réceptionnaire, à
l'approbateur ou à l'acheteur. Vous pouvez également préciser si vous souhaitez que la pièce
jointe s'affiche pour toute personne pouvant y avoir accès en ligne.

Définir des attributs article, des codes et des matrices

Définir des attributs article, des codes et des matrices
Contrôles liés aux attributs article (Item Attribute Controls) - obligatoire avec valeurs par défaut :
La plupart des attributs article correspondent par défaut au suivi au niveau organisation
principale. Les autres correspondent par défaut au niveau organisation.
Codes express Type de conteneur (Container Type) - facultatif : Définissez les codes express
du type de conteneur.
Codes statut (Status Codes) - obligatoire avec valeurs par défaut : Définissez les codes statut.
Les codes statut par défaut comprennent les statuts de base de type Actif (Active), Désactivé
(Inactive), Obsolète (Obsolete) et Prototype.
Codes express Type d'article (Item Type) - obligatoire avec valeurs par défaut : Définissez les
codes express du type d'article. Les codes express par défaut comprennent les types Produits
finis (Finished Goods), Classe d'options (Option Class), Kit et Article acheté (Purchased Item).
Codes Article/Produit (Item/Commodity) - facultatif : Définissez la nomenclature produit
d'article client. Elle peut être utilisée pour regrouper des articles client.
Matrices d'article (Item templates) - facultatif : Définissez les matrices d'article. Vous pouvez
définir une matrice d'article si de nombreux articles partagent les mêmes valeurs pour plusieurs
attributs.

Définir des codes catégorie et des jeux de catégories

Définir des codes catégorie et des jeux de catégories
Il est possible que vous ayez déjà effectué cette étape si vous avez configuré Oracle Inventory.
• Définir des codes catégorie (obligatoire)
• Définissez les codes catégorie.
• Définir des jeux de catégories (obligatoire avec les valeurs par défaut)
• Définissez les jeux de catégories. Vous pouvez par exemple configurer les jeux de
catégories Oracle Inventory et Oracle Purchasing. De plus, affectez à chaque activité
fonctionnelle (Oracle Purchasing, Oracle Inventory, etc.) un jeu de catégories par défaut.

Définir des groupes de catalogues (facultatif)

Définir des groupes de catalogues (facultatif)
Un groupe de catalogues est composé d'éléments descriptifs pour des articles auxquels vous
affectez des ensembles de valeurs comme le type, la taille ou la couleur. Il est possible que
vous ayez déjà effectué cette étape si vous avez configuré Oracle Inventory.

Définir des magasins (facultatif)

Définir des magasins (facultatif)
Vous pouvez définir vos propres magasins (Contrôle, Stockage à froid, Retour/Mise à
disposition, etc.). Les magasins sont définis séparément pour chaque organisation logistique.

Définir des types de référence croisée (facultatif)

Définir des types de référence croisée (facultatif)
Les types de référence croisée sont des liens entre les articles stockés et d'autres informations.
Ces dernières peuvent être d'anciens numéros d'articles et des numéros d'articles fournisseur.

Définir des fonctions, des postes et des hiérarchies de postes

Définir des fonctions, des postes et des hiérarchies de postes
Vous n'aurez peut-être pas besoin d'exécuter cette étape si vous avez déjà installé et configuré
Oracle Human Resource Management Systems, ou exécuté une configuration d'applications
communes.
• Définir des fonctions (obligatoire)
• Définissez les fonctions.
• Définir des postes (facultatif)
Vous devez définir les postes si vous prévoyez d'utiliser les hiérarchies de postes.
Définir des hiérarchies de postes (facultatif)
Vous pouvez définir une ou plusieurs hiérarchies de postes pour répondre à vos besoins.
Vous devez définir des postes si vous prévoyez d'utiliser les hiérarchies de postes.
Assurez-vous de lancer le traitement Remplir hiérarchie des employés (Fill Employee Hierarchy)
après la définition de la hiérarchie d'approbation des postes.

Définir le personnel (obligatoire)

Définir le personnel (obligatoire)
Il n'est peut-être pas nécessaire d'exécuter cette étape si vous avez déjà installé et configuré
Oracle Human Resource Management Systems, ou exécuté une configuration d'applications
communes.
Si vous utilisez Oracle Purchasing sans Oracle Human Resource Management Systems, utilisez
la fenêtre de configuration d'Oracle Purchasing pour définir les employés. Si vous utilisez
Oracle Purchasing avec Oracle Human Resource Management Systems, utilisez la fenêtre de
configuration pour définir les employés dans l'application Oracle Human Resource Management
Systems. Les utilisateurs d'Oracle Purchasing doivent avoir des noms utilisateur, ce qui fait
l'objet d'une étape de configuration ultérieure. Ces noms utilisateur d'Oracle Purchasing
doivent être reliés au nom d'un employé.

Définir des groupes et des affectations d'approbation

Définir des groupes et des affectations d'approbation
Définir des groupes d'approbation (obligatoire)
• Après avoir défini un groupe d'approbation, vous pouvez l'utiliser pour affecter des
fonctions d'approbation aux fonctions ou postes dans la fenêtre Affectations d'approbation
(Approval Assignments).
Affecter des groupes d'approbation (obligatoire)
• Les groupes d'approbation sont associés à des types de document pour des postes ou des
fonctions. Si vous utilisez une hiérarchie de postes, vous associez des groupes d'approbation
à des documents associés à des postes et si vous utilisez une hiérarchie employé/superviseur,
vous associez des groupes d'approbation aux documents associés à des fonctions.

Définir des acheteurs (obligatoire)

Définir des acheteurs (obligatoire)
Utilisez la fenêtre Acheteurs (Buyers) pour définir et tenir à jour vos acheteurs. Les acheteurs
peuvent contrôler toutes les demandes d'approvisionnement en utilisant la fenêtre Demandes
d'approvisionnement (Requisitions). Ils sont les seuls à pouvoir utiliser la fenêtre Créer
automatiquement des documents (AutoCreate Documents) pour créer des documents d'achat.
Vous devez effectuer cette étape de configuration une fois pour chaque entité professionnelle
que vous définissez. Vous ne verrez que les acheteurs associés à votre unité opérationnelle sur
de nombreuses listes de valeurs.

Configurer des types de document (obligatoire)

Configurer des types de document (obligatoire)
Navigation : Configurer (Setup) : Achats (Purchasing) > Types de document (Document Types)
Configurez des types de document pour chaque document d'achat que vous utiliserez.

Définir des codes express et des classes

Définir des codes express et des classes
Utilisez la fenêtre Codes express (Lookups) d'Oracle Purchasing pour définir les codes express
dans Purchasing.
Purchasing se sert de codes express pour définir des listes de valeurs à l'échelle du système.
Une catégorie express est appelée "type de code express". Les valeurs autorisées pour un type
de code express sont les codes express. Vous pouvez ajouter vos propres codes à certains types
de code express afin de compléter ceux fournis à l'origine, en fonction de votre niveau d'accès.
Par exemple, Purchasing fournit les codes Employé (Employee) et Fournisseur (Supplier) pour
Type de fournisseur (Supplier Type). Vous pouvez définir le code supplémentaire Consultant à
utiliser pour l'achat de services de conseil.

Définir des types de ligne (obligatoire)

Définir des types de ligne (obligatoire)
Les types de ligne par défaut proposés par Oracle Purchasing sont : Marchandises (Goods),
Services et Sous-traitance (Outside Processing). Oracle Purchasing est fourni avec un type de
ligne défini et vous devez configurer les types de ligne supplémentaires que vous souhaitez
utiliser. Cette étape de configuration s'effectue une seule fois, quel que soit le nombre d'unités
opérationnelles dont vous disposez. Créez des types de ligne supplémentaires avant de définir
les options Oracle Purchasing si vous souhaitez indiquer un type de ligne par défaut.
Remarque : Ces types de ligne sont utilisés par Oracle iProcurement et Oracle Purchasing.

Définir des options d'achat (obligatoire)

Définir des options d'achat (obligatoire)
Définissez les options d'Oracle Purchasing pour chaque unité opérationnelle. Soyez prêt à saisir
le compte suivant : Compte des factures à recevoir sur réception (Expense AP Accrual Account).

Définir des options de réception (obligatoire)

Définir des options de réception (obligatoire)
Définissez les options de réception. Cette étape doit être effectuée pour chaque organisation
logistique. Utilisez la fonction Changer d'organisation (Change Organization) dans le menu
Achat (Purchasing) pour passer d'une organisation logistique à une autre.


Vous pouvez mettre à jour les informations relatives au pays et au territoire, notamment le
nom, la description, le code TVA état-membre ou le format d'adresse pour un des 200 pays
ou territoires prédéfinis. Les formats d'adresse déterminent l'affichage des lieux et des formats
d'adresse dans les fenêtres et leur impression dans les documents tels que les commandes et
les règlements.

Définir des fournisseurs (obligatoire)

Définir des fournisseurs (obligatoire)
Configurez les fournisseurs à tout moment à partir de maintenant. Les fournisseurs sont
configurés une seule fois mais les sites fournisseurs sont configurés pour chaque unité
opérationnelle.

Configurer des programmes de carte de crédit (facultatif)

Configurer des programmes de carte de crédit (facultatif)
Cette étape est requise uniquement si vous utilisez des cartes d'approvisionnement. Elle doit
être effectuée séparément pour chaque unité opérationnelle.

Définir des articles (facultatif)

Définir des articles (facultatif)
Cette étape doit être exécutée pour chaque organisation logistique et implique les tâches suivantes :
• Définir des articles au niveau de l'organisation principale
• Mettre à jour les catégories par défaut affectées aux articles
• Affecter des articles au niveau de l'organisation
• Définir des relations entre articles

Modifier le générateur de comptes (facultatif)

Modifier le générateur de comptes (facultatif)
Le processus générateur de comptes dans Oracle Purchasing crée les comptes suivants :
Compte d'imputation (Charge Account), Compte de provisions (Accrual Account) et Compte
des écarts (Variance Account) pour chaque commande, appel de commande et imputation de
demande d'approvisionnement interne, sur la base type de destination Charges (Expense),
Stock (Inventory) ou Atelier (Shop Floor) défini dans la fenêtre Imputation (Distribution).
Les comptes de type Compte budgétaire (Budget Account) sont créés uniquement si vous avez
activé l'option Engagement (Encumbrance). Vous devez consulter le processus par défaut
qu'Oracle Purchasing utilise pour vérifier s'il répond à vos besoins en comptabilité. Vous pouvez
éventuellement personnaliser le générateur de comptes pour créer les comptes différemment si
cela correspond à un besoin professionnel. Si vous utilisez Oracle Projects, vous devez
modifier les workflows du générateur de comptes d'Oracle Purchasing et d'Oracle Payables.
Il n'existe pas de valeurs par défaut pour créer des comptes liés à un projet.
Remarque : Les workflows du générateur de compte peuvent être modifiés par livre.

Configurer des options du workflow (obligatoire)

Configurer des options du workflow (obligatoire)
Si vous utilisez le workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
pour créer automatiquement des commandes standard et des appels de commande ouverte,
vérifiez les valeurs des attributs suivants :
• Création automatique autorisée ? (Is Automatic Creation Allowed?)
• Le workflow doit-il créer l'appel de commande ?
• Le contrat doit-il être utilisé pour créer automatiquement le document ?
• Approbation automatique autorisée ? (Is Automatic Approval Allowed?)


• Lancez le programme Gestionnaire des mouvements de réception (Receiving Transaction
Manager) à caractère obligatoire.
• Lancez le programme Gestionnaire d'approbation des documents d'achat (PO Document
Approval Manager Program) à caractère obligatoire.

Programmer des traitements en arrière-plan (obligatoire)

Programmer des traitements en arrière-plan (obligatoire)
Programmez le traitement Envoyer des notifications pour les documents d'achat (Send
Notifications for Purchasing Documents) - obligatoire
Ce traitement lance le processus de workflow qui envoie des notifications concernant les
documents d'achat.
Programmez le traitement Processus Workflow en arrière-plan (Workflow Background
Process) - obligatoire
Le moteur Workflow en arrière-plan doit être en cours d'exécution si vous utilisez les options
suivantes :
• Le mode en arrière-plan pour les approbations d'achat, selon la définition fournie par
l'option de profil PO: Mode de traitement du workflow (PO:Workflow Processing Mode).
• La fonctionnalité de gestion des délais dans le workflow. La fonctionnalité de gestion des
délais envoie des notifications de rappel.
• Le mode en arrière-plan pour l'attribut d'élément Exécuter en arrière-plan auto-création PO
(Send PO Autocreation to Background) dans le workflow Approbation D.A. (PO Requisition
Approval). Lorsque vous lancez le workflow Création de documents de commande (PO
Create Documents), la création de document s'effectue en mode arrière-plan si l'attribut
d'élément Exécuter en arrière-plan auto-création PO (Send PO AutoCreation to Background)
a la valeur "O" (Y).

Lancez le traitement Sélectionner des commandes - workflow de confirmation de réception
(Confirm Receipts Workflow Select Orders Process)
• Utilisez la fenêtre de lancement de traitement pour exécuter ce processus. Si vous le

lancez, le moteur Workflow en arrière-plan doit également fonctionner.
Lancez le traitement Administration de la base Purchasing (Purchasing Database
Administration) - obligatoire
• Utilisez le programme Administration de la base des achats (Purchasing Database
Administration) pour lancer des traitements simultanés qui purgent les enregistrements
obsolètes dans les tables de l'interface Purchasing et autres tables temporaires. La purge
des données obsolètes permet d'augmenter l'espace disponible et d'améliorer les
performances du système. Il n'est nécessaire de lancer ce traitement qu'une fois seulement
car le lancement automatique se déclenche à nouveau tous les jours après le premier
lancement.

Lancez le traitement Remplir hiérarchie des employés (Fill Employee Hierarchy)
• Lancez ce traitement si vous utilisez des hiérarchies de postes.
Activez des alertes périodiques
• Si vous utilisez des alertes standard sur les achats (contrôles des notifications affectés aux
commandes ouvertes, par exemple), utilisez la responsabilité Gestionnaire d'alertes (Alert
Manager) pour activer les alertes appropriées.
Planifiez d'autres traitements tels que les traitements suivants :
• Traitements d'impression des commandes
• Module d'écoute d'agent de workflow (Workflow Agent Listener)

Configurer des règles d'origine et des affectations de règles
d'origine (facultatif)

Configurer des règles d'origine et des affectations de règles d'origine (facultatif)
Vous pouvez configurer Oracle Purchasing de manière à appliquer par défaut les informations
du document source à partir d'une commande ouverte ou d'une proposition de prix ouverte dans
une demande d'approvisionnement ou une ligne de commande pour un article et un fournisseur
donnés. Vous pouvez aussi utiliser un seul fournisseur par défaut et indiquer éventuellement un
site fournisseur. Vous pouvez configurer une origine automatique maintenant ou à tout autre
moment. Configurez également tout enregistrement Liste des fournisseurs approuvés (Approved
Supplier List) nécessaire.
Remarque : Oracle Purchasing choisit par défaut le fournisseur dont l'affectation est la plus
élevée, quel que soit son rang.

Quiz
Réponse : 1

Ouvrir des périodes comptables

Ouvrir des périodes comptables
• Activité Ouvrir une période comptable d'achat (Open Purchasing Accounting Period)
- Pour chaque unité opérationnelle
• Activité Ouvrir une période comptable de stocks (Open Inventory Accounting Period)
- Pour chaque organisation logistique

Effectuer une administration complémentaire du système (facultatif)

Effectuer une administration complémentaire du système (facultatif)
Configurez des responsabilités, des utilisateurs et des imprimantes supplémentaires qui vous
serviront.

Créer des dossiers (facultatif)

Créer des dossiers (facultatif)
Créez des dossiers sur des panneaux clés pour :
• Afficher les champs qui n'apparaissent pas par défaut. Si vous ne voyez pas un champ qui
devrait, selon vous, être présent dans un panneau, essayez d'utiliser l'option Outils dossier
(Folder Tools) pour afficher les champs cachés par défaut.
• Cacher les champs dont vous n'avez pas besoin pour saisir les données et que vous ne
souhaitez pas voir affichés. Notez que les champs ne peuvent pas tous être cachés.
• Modifier les noms des colonnes sur les dossiers.
• Trier les enregistrements affichés dans les dossiers de différentes façons. Par exemple,
vous pouvez trier les commandes par date en ordre décroissant pour afficher en premier
les commandes les plus récentes.
• Sauvegarder une interrogation avec un dossier.
• Modifier les longueurs de champ pour les colonnes dans un dossier.
• Déplacer les champs que vous utilisez rarement ou occasionnellement vers la droite pour
éviter aux employés chargés de la saisie des données d'avoir à les parcourir inutilement à
l'aide de la touche de tabulation.

Vous pouvez utiliser la responsabilité Administrateur système (System Administrator) pour
administrer les dossiers. Vous pouvez avoir des dossiers spécifiques par défaut pour des
responsabilités ou utilisateurs différents. Définissez l'option de profil Dossiers: Autoriser la

personnalisation (Folders: Allow Customization) pour autoriser ou empêcher la personnalisation
des dossiers.
Remarque : Faites attention au positionnement des champs dépendants dans les cas suivants :
• Champs contenant des valeurs par défaut
• Champs contenant des contrôles pour des champs ultérieurs

Quiz
Réponse : 2


Contenu du chapitre
Etats

Etats
Liste des employés (Employee Listing)
Utilisez cet état pour créer une liste d'employés répondant aux critères que vous spécifiez.
Liste des conditions de paiement (Payment Terms Listing)
Utilisez la liste des conditions de paiement pour consulter une liste complète des conditions de
paiement que vous avez définies dans la fenêtre Conditions de paiement (Payment Terms).
Liste des codes TVA (Tax Names Listing)
Utilisez la liste des codes TVA pour consulter les informations sur les taux et les comptes pour
les codes TVA que vous avez définis dans la fenêtre Codes TVA (Tax Names).
Liste des règles de récupération de la taxe (Tax Recovery Rules Listing)
Utilisez la liste des règles de récupération de la TVA pour consulter toutes les règles de
récupération de la TVA et les taux que vous avez définis dans la fenêtre Règles de récupération
de la TVA (Tax Recovery Rules). L'état liste tous les taux pour chaque règle fiscale.
Liste des acheteurs (Buyer Listing)
La liste des acheteurs affiche le nom de l'acheteur, la catégorie d'achat par défaut, le lieu de
livraison et les dates de validité de tous les acheteurs ou d'un ensemble sélectionné d'acheteurs.
Vous pouvez aussi utiliser l'état pour isoler les acheteurs qui sont affectés à une catégorie
d'articles d'approvisionnement.
Liste des options Financials/Purchasing (Financials/Purchasing Options Listing)
Utilisez cet état pour consulter le jeu d'options définies pour le système dans les fenêtres
Options Financials (Financials Options) et Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Cet état affiche également vos options de numérotation des réceptions dans la fenêtre Options
de réception (Receiving Options) pour chaque organisation logistique.

Etats

Etats (suite)
Liste des lieux (Location Listing)
La liste des lieux affiche les lieux et adresses des organisations internes. Oracle Purchasing
permet de spécifier les lieux que vous voulez consulter : de livraison, facturation, bureau,
réception et internes. Utilisez cet état pour isoler des lieux qui n'existent que par rapport à une
fonction particulière, tels que les lieux où la réception est autorisée. Ce document peut être
utilisé en tant que ressource lors de la saisie des lieux de réception des commandes.
Liste des codes qualité (Quality Code Listing)
La liste des codes qualité affiche les codes qualité de contrôle. Vous pouvez utiliser cette liste
pour affecter des codes qualité lors des contrôles.
Liste des notes standard (Standard Notes Listing)
La liste des notes standard affiche vos notes standard et leurs dates de début et de fin.
Liste des classes d'unités de mesure (Unit of Measure Class Listing)
La liste des classes d'unités de mesure affiche les classes de mesure que vous avez définies.
Une classe d'unités de mesure est un regroupement d'unités de mesure communes. Par exemple,
la mesure de distance standard est le mètre. Les unités de distance sont affectées à la classe
Distance. Les unités affectées à une classe peuvent être consultées dans l'état Liste des unités
de mesure (Units of Measure Listing).
Liste des unités de mesure (Unit of Measure Listing)
La liste des unités de mesure affiche les conversions d'unité que vous avez définies dans la
fenêtre Conversions unités de mesure (Unit of Measure Conversions). Une unité de mesure est
affectée à une classe.


Contenu du chapitre
Options de profil (obligatoires)

Options de profil (obligatoires)
La description ci-après porte sur des options de profil clés. Voir les manuels utilisateur du
produit pour obtenir une liste plus détaillée.
PO: Activer le diagnostic pour le traitement simultané (PO: Set Debug Concurrent ON)
Cette option de profil est utilisée généralement par le personnel du support technique pour
rechercher des problèmes dans la fenêtre Importation des demandes d'approvisionnement
(ReqImport). Sa valeur par défaut est Non (No), mais l'utilisateur peut afficher et modifier cette
option de profil. Elle peut aussi être mise à jour aux niveaux de l'utilisateur, de la responsabilité,
de l'application et du site.
PO: Activer diagnostic pour workflow (PO: Set Debug Workflow On)
Cette option de profil est utilisée généralement par le personnel du support technique pour
rechercher des problèmes dans les traitements du workflow d'Oracle Purchasing. Sa valeur par
défaut est Non (No), mais l'utilisateur peut afficher et modifier cette option de profil. Elle peut
aussi être mise à jour aux niveaux de l'utilisateur, de la responsabilité, de l'application et du site.

PO: Mode de traitement du workflow (PO:Workflow Processing Mode)
Affecte les performances des traitements du workflow d'approbation d'Oracle Purchasing :
• En ligne (Online) - termine le processus complet du workflow d'approbation avant de vous

laisser passer à l'activité suivante, mais fournit un statut mis à jour (pour les commandes)
dès qu'il a terminé.
• En arrière-plan (Background) - permet de passer à l'activité suivante pendant que le
processus d'approbation s'exécute en arrière-plan. Lorsque cette option de profil correspond
à En arrière-plan (Background), vous devez exécuter la fonction Moteur Workflow en
arrière-plan, (Workflow Background Engine) à laquelle vous accédez via la responsabilité
Administrateur système (System Administrator). Il est conseillé de configurer ce processus
pour qu'il s'exécute fréquemment, si vous l'utilisez pour les approbations selon le mode en
arrière-plan.

PO: Enregistrer la sortie serveur dans un fichier (PO: Write Server Output to File)
Indiquez Oui (Yes) ou Non (No) pour permettre de consigner les données du journal dans un
fichier plat ou dans le journal détaillé du gestionnaire de traitements simultanés standard,
consultable à l'aide du bouton Voir journal (View Log) de la fenêtre de lancement de traitement
lors de l'exécution du programme Interface coopérative des documents d'achat (Purchasing
Documents Open Interface).
Auditrace: Activer (Audit Trail: Activate)
Si vous voulez effectuer un suivi des changements apportés à vos données par les utilisateurs
de l'application, vous configurez Auditrace (AuditTrail) pour les tables appropriées. Définir
Auditrace (AuditTrail) pour votre site implique la définition de groupes à auditer, c'est-à-dire
des groupes de tables et de colonnes pour lesquels vous avez l'intention de lancer le suivi des
modifications. Vous configurez alors Installations à auditer (Audit Installations) de façon à
informer Auditrace (AuditTrail) des ID Oracle que vous souhaitez auditer. Enfin, vous exécutez
l'état Tables de mise à jour Auditrace (AuditTrail Update Tables) qui permet d'activer vos
définitions Auditrace (AuditTrail).
Pays par défaut (Default Country)
Origine par défaut du champ Pays (Country) de toutes les zones d'adresse, utilisée pour les
formats d'adresse flexibles, les structures bancaires flexibles et les routines de validation des
numéros d'identification intracommunautaire et fiscale.

Options de profil (recommandées)

Options de profil (recommandées)
Dossiers: Autoriser la personnalisation (Folders: Allow Customization)
L'administrateur système contrôle si vous pouvez créer ou personnaliser la présentation d'une
définition de dossier dans le bloc dossier.
MO: Unité opérationnelle (MO: Operating Unit)
Détermine l'unité opérationnelle associée à votre responsabilité.
Imprimante (Printer)
Vous pouvez sélectionner l'imprimante pour imprimer vos états.
HR: Type d'utilisateur (HR: User Type)
Utilisez cette option de profil pour limiter l'accès au champ lors du partage de HR et de Paye.
Nom du livre GL (GL Ledger Name)
Indiquez votre livre. Cette option associe également un livre à une responsabilité.

Options de profil (consultation)

Options de profil (consultation)
HR: Profil de sécurité (HR: Security Profile)
Entrez le profil de sécurité correspondant à la responsabilité. Il doit être configuré au niveau
de la responsabilité, sinon le profil de sécurité par défaut Voir tout (View All) est utilisé.
L'utilisation de la sécurité standard d'HRMS vous permet uniquement de configurer un seul
profil de sécurité pour une responsabilité. Ne définissez pas ce profil pour les responsabilités
de type interentité professionnelle (centres de service, par exemple).
HR: Entité professionnelle (HR: Business Group)
Associez une entité professionnelle à une responsabilité.
Champs flexibles: Utiliser alias (Flexfields: Shorthand Entry)
Si la saisie accélérée est définie pour votre champ flexible, vous pouvez utiliser un alias pour
renseigner automatiquement les valeurs de tout ou partie des segments dans un champ flexible.
Champs flexibles: Ouvrir fenêtre champ utilisateur flexible
Contrôle si une fenêtre de champ utilisateur flexible s'ouvre automatiquement lorsque vous
accédez à un champ utilisateur flexible personnalisé.
Clés flexibles: Ouvrir la fenêtre des clés (Flexfields: Open Key Window)
Contrôle si une fenêtre de clé flexible s'ouvre automatiquement lorsque vous y accédez.

Traitement: Niveau d'accès aux états (Concurrent Report Access Level)
Détermine les privilèges d'accès pour éditer les fichiers de sortie et les fichiers journaux créés
par un programme de traitements simultanés. Un administrateur système peut affecter à cette

option de profil la valeur Utilisateur (User) ou Responsabilité (Responsibility). Par exemple,
si vous souhaitez que tous les titulaires d'une responsabilité puissent accéder à la sortie d'état
créée par un titulaire de cette responsabilité, affectez la valeur Responsabilité (Responsibility).

Options de profil (ignorées)

Options de profil (ignorées)
Affichage: Texte (Viewer: Text)
L'option de profil Affichage: Texte (Viewer: Text) a été améliorée pour vous permettre d'envoyer
une sortie d'état directement vers la fenêtre d'un navigateur. Saisissez "Navigateur" (Browser)
dans cette option de profil pour utiliser cette fonctionnalité.
Traitement: Exemplaires de l'état (Concurrent: Report Copies)
Vous pouvez définir le nombre de copies de sortie à imprimer pour chaque demande de
traitement simultané.
Générateur de comptes: Purger les données d'exécution (Account Generator: Purge Runtime Data)
La valeur Oui (Yes) garantit que les données d'Oracle Workflow qui servent à créer des
combinaisons de code pour la clé comptable flexible utilisant le générateur de comptes sont
purgées une fois que ce dernier a terminé de s'exécuter. Cette option de profil doit toujours
avoir la valeur Oui (Yes), sauf en cas de débogage du générateur de comptes. Si vous indiquez
Non (No), l'exécution du générateur de comptes entraîne le remplissage des tables du workflow
et une réduction des performances.

Synthèse


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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................ 1-1

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Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ............................................................................. 3-1

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Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs ................................................................................ 4-13

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Saisir des personnes ...................................................................................................................................... 5-27

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Approvisionnement : Identification du fournisseur ...................................................................................... 7-4

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Contenu du chapitre ...................................................................................................................................... 8-33

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de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-37

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Options de profil importantes ....................................................................................................................... 9-114

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Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................ 11-1

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Contrôler le processeur des mouvements de réception ................................................................................. 12-30

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Gérer les enregistrements de votre base de données Oracle Purchasing....................................................... 14-5

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Définir des codes express et des classes ....................................................................................................... 15-38

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Avant de commencer ce cours, vous devez disposer des connaissances suivantes :

• Connaissance approfondie d'Oracle Applications

• Expérience en matière d'approvisionnement