Manuel

REPUBLIQUE DU BENIN
Fraternité – Justice - Travail

*-*-*-*
MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES
*-*-*-*
SECRETARIAT GENERAL DU MINISTERE
*-*-*-*
DIRECTION DE L’INFORMATIQUE ET DU PRE-ARCHIVAGE
Manuel de procédures administratives

et techniques
Octobre 2016
Version
1.0
TABLE DES MATIERES
Table des matières ii

Sigles et acronymes Iv
Mots de bienvenue Vi
Préambule viii
INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES 1
1. CONTENU, OBJECTIFS ET PRESENTATION DU MANUEL 2
1.1. CONTENU DU MANUEL 3

1.2. OBJECTIFS DU MANUEL 3
1.3. PRESENTATION DU MANUEL 3
2. ATTRIBUTIONS, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DIP 5
2.1. ATTRIBUTIONS DE LA DIP 6

2.2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES SERVICES ET PERSONNES RATTACHEES AU DIP 7
2.3. ORGANISATION DES SERVICES 7
2.4. ORGANISATION DES PERSONNES RATTACHEES 10
2.5. L’ORGANIGRAMME DE LA DIP 13
3. SERVICE SECRETARIAT 15
3.1. PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER 16

3.2. PROCEDURE DE GESTION DE L’AGENDA DU DIRECTEUR 25
3.3. PROCEDURE DE GESTION DES REUNIONS 26
3.4. PROCEDURE DE GESTION DE L’ACCUEIL PHYSIQUE OU TELEPHONIQUE 26
4. SERVICE GESTION DES PROJETS INFORMATIQUES (SGPI) 28
4.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET DE MISE A JOUR DES DOCUMENTS DE STRATEGIE INFORMATIQUE 29

4.2. PROCEDURE DE STRUCTURATION DES PROJETS INFORMATIQUES 33
4.3. PROCEDURE DE PLANIFICATION ET DE SUIVI-EVALUATION DES PROJETS INFORMATIQUES 34
4.4. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT D’APPLICATIONS 35
5. SERVICE EXPLOITATION ET BASES DE DONNEES (SEBD) 43
5.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET D’ACTUALISATION DE LA POLITIQUE DE SUIVI DE L’EXPLOITATION DES APPLICATIONS 44

5.2. PROCEDURE D’ELABORATION ET D’ACTUALISATION DE LA POLITIQUE D’ANIMATIONS DES PORTAILS WEB (INTERNET ET
INTRANET) 45
5.3. PROCEDURE D’ELABORATION ET ACTUALISATION DE LA POLITIQUE DE SAUVEGARDE ET DE RESTAURATION DES DONNEES
45
5.4. PROCEDURE D’EXPLOITATION DES APPLICATIONS 46
5.5. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT DES SOUS SITES 51
5.6. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT DES BASES DE DONNEES 53
5.7. PROCEDURE D’ADMINISTRATION DES BASES DE DONNEES 54
5.8. PROCEDURE DE SAUVEGARDE ET DE RESTAURATION 57
6. SERVICE MAINTENANCE ET RESEAU(SMR) 59
6.1. PROCEDURE DE GESTION DU CENTRE DE SUPPORT 60

6.2. PROCEDURE DE GESTION DES DATACENTER DU MEF 66
6.3. PROCEDURE DE GESTION DU RESEAU INFORMATIQUE 70
7. SERVICE ORGANISATION ET METHODES 75
ii
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1.0
TABLE DES MATIERES
7.1. PROCEDURE D’EVALUATION DES ACTIVITES (PROCEDURES, LETTRE DE MISSION) 76

7.2. PROCEDURE D’EVALUATION DES PERFORMANCES DES SERVICES DE LA DIP 78
7.3. PROCEDURE D’ELABORATION DU PROJET D’ARRETE PORTANT ATTRIBUTION, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT (AOF)
DE LA DIP 79
7.4. PROCEDURE DE TEST D’UNE APPLICATION 80
7.5. PROCEDURE DE FORMATION 81
7.6. PROCEDURE DE GESTION DE LA QUALITE 85
7.7. PROCEDURE D’AUDIT DES SYSTEMES D’INFORMATION 88
8. SERVICE PRE ARCHIVAGE ET GESTION DES SAVOIRS 92
8.1. PROCEDURE D’ENTREE DES ARCHIVES AU DEPOT DE PRE-ARCHIVAGE 93

8.2. PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ARCHIVES 94
8.3. PROCEDURE DE COMMUNICATION DES ARCHIVES 96
8.4. PROCEDURE D’ELIMINATION DES ARCHIVES 97
8.5. PROCEDURE DE VERSEMENT DES ARCHIVES 98
8.6. PROCEDURE : COORDINATION DE LA GESTION DES ARCHIVES 100
9. SERVICE RELATIONS AVEC LES USAGERS (SRU) 102
9.1. PROCEDURE DE RENSEIGNEMENT AUX USAGERS/CLIENTS (PHYSIQUE, TELEPHONIQUE OU AUTRES) 103

9.2. PROCEDURE DE GESTION DES REQUETES DES USAGERS/CLIENTS 103
9.3. PROCEDURE DE REALISATION DES ENQUETES DE SATISFACTION DES USAGERS/CLIENTS 105
9.4. PROCEDURE D’ELABORATION DES RAPPORTS SUR LES PLAINTES ET SUGGESTIONS DES USAGERS/CLIENTS 105
10. SUIVI DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE DES SYSTEMES D’INFORMATION 107
10.1. PROCEDURE DE CONDUITE DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE 108

10.2. PROCEDURE DE GESTION DES LICENCES LOGICIELLES 110
10.3. PROCEDURE DE PARTICIPATION AUX SALONS ET SEMINAIRES 113
11. SECURITE DES SYSTEMES D’INFORMATION 115
11.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET MISE A JOUR DES DOCUMENTS DE REFERENCE DE LA SECURITE DU SI 116
11.2. PROCEDURE DE REALISATION ET DE PUBLICATION DES AVIS DE SECURITE ET DES RAPPORTS DE VULNERABILITE DU SYSTEME
D’INFORMATION 117
11.3. PROCEDURE D’ELABORATION DE LA CARTOGRAPHIE DES RISQUES LIES A LA SECURITE DU SI DU MEF 118
11.4. PROCEDURE D’ELABORATION D’UN DOSSIER SECURITE RELATIVE A CHAQUE PROJET INFORMATIQUE DU MEF 118
11.5. PROCEDURE DE GESTION DES INCIDENTS LIES A LA SECURITE DES SI 120
11.6. PROCEDURE DE REALISATION DES AUTO-EVALUATIONS REGULIERES DE SECURITE DE TOUS LES SYSTEMES
D’INFORMATIONS DU MINISTERE 120
11.7. PROCEDURE DE REALISATION DES AUDITS EXTERNES DES SYSTEMES INFORMATIQUES 123
12. CELLULE CHARGEE DES RESSOURCES 124
12.1. PROCEDURE DE GESTION DU BUDGET DE LA DIRECTION 125

12.2. PROCEDURE DE GESTION DU MATERIEL DE LA DIRECTION 135
12.3. PROCEDURE DE GESTION DU PERSONNEL 137
CONCLUSION AU MANUEL DE PROCEDURES 142
iii
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1.0
SIGLES ET ACRONYMES
MEF Ministère de l’Economie et des Finances

DIP Direction de l’informatique et du Pré-archivage
SGPI Service Gestion des Projets Informatiques
SEBD Service Exploitation et Base de Données
SMR Service Maintenance et Réseaux
SOM Service Organisation et Méthodes
SPAGS Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs
SRU Service des Relations avec les Usagers
SGM Secrétariat Général du Ministère
SVTSI Suivi de la Veille Technologique des Systèmes d’Information
RSSI Responsable à la Sécurité des Systèmes d’Information
CCGR Cellule Chargée de la Gestion des Ressources
URST Unités Régionales de Support Technique
DGL Division Génie Logiciel
DSPI Division Suivi des Projets Informatiques
DRD Division Recherche et Développement
DE Division Exploitation
DAGD Division Administration et Gestion des Données
DDSI Division Déploiement et Sauvegarde Informatique
DCW Division Communication et Web
DR Division Réseaux
DMST Division Maintenance et Support Technique
DS Division Système
DC Directeur de Cabinet
DGRCA Division Gestion des Risques et Continuité des Activités
DO Division Organisation
DSDF Division Sources Documentaires et Formations
DANVSI Division Audit, Normes et Vérification des Systèmes d’Information
DPA Division du Pré-Archivage
DGS Division de la Gestion des Savoirs
iv
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1.0
SIGLES ET ACRONYMES
DSSI Division Stratégie du Système d’Information

DARPSL Division Accueil, Renseignement et Prestation de Service en Ligne
DRST Division des Relations avec les Structures Techniques
CM Chargé du Matériel
CRFP Chargé des Ressources Financières et du Personnel
UDST Unités Départementales de Support Technique
RSVTSI Responsable du Suivi de la Veille Technologique des Systèmes d’Information
SI Système d’Information
PSSI Politique de Sécurité des Systèmes d’Information
SA Secrétariat Administratif
PGSSI Politique Générale de la Sécurité des Systèmes d’Information
PEDS Procédure d’Elaboration de Dossier de Sécurité
PGISI Procédure de Gestion des Incidents de Sécurité Informatique
TDIS Tableau Des Indicateurs de Sécurité
PESI Plan d’Evolution du Système d’Information
TDR Termes De Référence
SGM Secrétariat Général du Ministère
PSSI Plan de Sécurité du Système d’Information
PTA Plan de Travail Annuel
DCF Délégué du Contrôleur Financier
POP Plan d’Opérationnalisation du Projet
DPP Direction de la Programmation et de la Prospective
PV Procès-Verbal
DGML Direction Générale du Matériel et de la Logistique
SIGRH Système Intégré de Gestion des Ressources Humaines
DAF Direction de l’Administration et des Finances
v
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1.0
MOTS DE BIENVENUE
Le Ministère de l'Economie et des Finances s'est engagé

dans un processus de modernisation globale et spécifique.
A ce titre chacun des ministres, tout en tissant la nouvelle
corde au bout de l'ancienne, dans un élan de bâtisseur n'a
de cesse de parfaire l'édifice en chantier. Dans cet élan
infatigable, la dynamique s'est répliquée au niveau de
chacune de ses structures et les responsables s'attèlent à
la tâche.
Certaines structures ont franchi de manière significative les étapes majeures

de référence. C'est par exemple le cas de la Caisse Autonome
d’Amortissement (CAA) et du Contrôle Financier (CF) qui ont été certifiés
conformes et aux normes ISO 9001.
Une direction centrale comme la Direction de l'Informatique et du Pré-

archivage, maillon essentiel de la chaîne essentielle des mécanismes de
communication du ministère ne pouvait pas rester en marge de ce progrès
managérial. Ainsi, elle a programmé et réalisé grâce à la forte contribution de
ses propres cadres et l’appui d’un consultant, l'activité d'élaboration du
manuel des procédures pour tous ses services.
En se fondant sur ses attributions et missions essentielles et fort des

expériences pratiques, le présent manuel décrit quarante-neuf (49)
procédures réparties par processus et par service. C'est en d'autres termes
un bréviaire pour la responsabilisation des cadres et la formalisation des
méthodes, règles et processus.
La spécificité de la Direction, les exigences du domaine d'action et la

compétence matérielle de la direction ont largement été pris en compte dans
la formalisation des présentes procédures. Il s'ensuit qu'elles s'adapteront
aux aléas de l'évolution technologique, à tout le moins, parce que flexibles et
le cas échéant, s'accommoderaient de nouveaux rajouts.
Il reste à souhaiter que cette formalisation des procédures s'accompagne

d'une professionnalisation requise de tous les agents de la direction à divers
niveaux de responsabilité.
C'est le lieu d'avoir une pensée pour tous les premiers responsables qui ont
eu à travailler d'arrache-pied pour faire grandir la direction.
A tous les cadres et agents qui m'ont accompagnée avec abnégation,

engagement et perspicacité j'adresse toutes mes vives félicitations.
vi
Version
1.0
MOTS DE BIENVENUE
A tous les lecteurs du présent manuel, je souhaite une bonne

compréhension et me dispose à le parfaire avec leur éventuelle observation.
Pour moi, un pas essentiel vient d'être franchi, gage de défis majeurs pour
demain.
Clarisse YAYI AFFEDJOU
vii
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1.0
PREAMBULE
Le présent manuel de procédures vise à clarifier les relations de travail entre les
différents services de la DIP. Il est également destiné à l’usage des autres structures du
Ministère qui entretiennent des relations de travail avec la Direction.
Le manuel de procédures est un document descriptif qui permet une meilleure

compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de leur gestion.
Le manuel de procédures de la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage (DIP)

est fondé sur les documents suivants :
le décret n°2016-292 du 17 mai 2016 fixant la structure type des Ministères ;

le décret n°2016-421 du 20 juillet 2016 portant attributions, organisation et
fonctionnement du Ministère de l'Economie et des Finances ;
l’arrêté n°2009-017/MEF/DC/SGM du 20 janvier 2009 portant attributions,
organisation et fonctionnement du Secrétariat Général du Ministère de l'Economie
et des Finances ;
l’arrêté n°2016- du 02 décembre 2016 portant attributions, organisation et
fonctionnement de la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage.
Les propositions de modifications et d’amendements au présent manuel de
procédures peuvent être soumises à la DIP. Les amendements ou modifications apportés
au présent manuel devront être le fruit d’un consensus entre tous les acteurs de la DIP.
viii
Version
1.0
INTRODUCTION
INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES
Le Ministère de l’Economie et des Finances a pour mission de proposer

et de mettre en œuvre la politique économique et financière du
Gouvernement et de l’Etat. Pour ce faire, il s’appuie sur l’ensemble de ses
Directions Centrales, Techniques ainsi que toute autre structure relevant de
son dispositif organisationnel. Chacune de ces structures accompagne la
mise en œuvre de la mission globale du MEF à travers des attributions
spécifiques, mais également à travers des attributions transversales et
communes relatives à l’administration générale. Et pour être efficace, toute
structure doit mettre en œuvre sa mission de façon professionnelle et
suivant des procédures rigoureuses, clairement définies et partagées par
tous les acteurs.
Pendant longtemps, la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage

du MEF est restée dépourvu d’un outil de référence à la fois opérationnel et
pédagogique pour la conduite de ces opérations.
Le manuel de procédures est un outil de gestion, un élément

d’appréciation de la performance d’une institution. En sa qualité de
référentiel en matière procédurale, le manuel de procédures pose les balises
pour une meilleure harmonisation des pratiques quotidiennes, répertorie les
principales tâches exécutées, et les ordonnances de façon rationnelle et
cohérente en vue d’assurer une organisation efficace et efficiente du travail.
Le manuel de procédures constitue pour toute structure le concentré de son
organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs.
Initié à l’attention de tout le personnel, le manuel de procédures vise à

identifier clairement les principales tâches qui leur incombent et par
conséquent à fixer la limite de leurs responsabilités.
Le présent document se subdivise en trois (3) parties. La première

partie sera consacrée à l’organisation du manuel. La deuxième partie mettra
en exergue les éléments de la présentation de la Direction. Enfin, la
troisième partie présentera les procédures administratives et techniques de
la DIP.
1
1. CONTENU, OBJECTIFS
ET PRESENTATION DU
MANUEL
2
Version
1.0
PREMIERE PARTIE
ORGANISATION DU MANUEL
1.1. CONTENU DU MANUEL
Le présent manuel décrit l'organisation, les procédures de gestion

administrative et technique de la DIP. La mise en place des procédures
formalisées répond aux objectifs ci-après.
1.2. OBJECTIFS DU MANUEL
Les objectifs du manuel de procédures sont entre autres :
 fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère

administratif, technique et financier conforme aux principes de gestion
généralement admis, à la législation béninoise ;
 responsabiliser davantage le personnel dans l'accomplissement des
tâches respectives par une définition précise des postes et des
attributions afférentes ;
 rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par
l'optimisation des circuits d'information (circulation des documents) ;
 mettre en œuvre un contrôle interne efficace ;
 sauvegarder les actifs de la DIP par des procédures de contrôle interne
performantes ;
 former le personnel ;
 favoriser l'assimilation rapide des techniques spécifiques de
l'entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de
travail, ce qui se traduit par un gain de temps considérable
notamment lors des passations de service ou lors de la phase
d'intérim.
1.3. PRESENTATION DU MANUEL
Celui-ci est structuré de manière à en faciliter l’exploitation et la mise à jour

afin de l’adapter à l’évolution tant de l’organisation de la DIP que des
procédures formalisées.
3
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1.0
PREMIERE PARTIE
ORGANISATION DU MANUEL
Mise à jour du manuel

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place.
S’il n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas
la mise à jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel
sera maintenue par le Secrétariat Général du Ministère pour permettre la
mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une mise à jour est
opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
o des changements dans la structure ou les activités du Ministère
suivant les décisions du Gouvernement ;
o des changements rendus nécessaires par l’application des textes et
décrets concernant les lois et règles en vigueur en République du
Bénin.
o le constat de l’inefficacité d’une procédure en cours d’application
soulevée par les utilisateurs internes ou des
bénéficiaires/usagers
Responsabilité de la mise à jour du manuel

La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures
incombe à la DIP. Elle décide en outre des copies à mettre à la disposition du
personnel. La décision de modification des procédures existantes est prise
sur son initiative.
Méthodologie de mise à jour

Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée,
le Directeur en collaboration avec le Service Organisation et Méthodes
convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les agents
susceptibles d’être concernés par ces modifications.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et
des solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi
indiquant les éléments suivants :
o les procédures devant être modifiées ;
o les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
o les principes des modifications à apporter ;
o le service chargé de la rédaction des nouvelles procédures avec
quelques cadres à inclure dans le manuel.
4
2. ATTRIBUTIONS,
ORGANISATION ET
FONCTIONNEMENT DE LA
DIP
5
Version
1.0
DEUXIEME PARTIE
PRESENTATION DE LA DIP
2.1. ATTRIBUTIONS DE LA DIP

La Direction de l'Informatique et du Pré-archivage (DIP) assure, en relation
avec toutes les structures du Ministère la conception, la mise en œuvre, la
coordination et le suivi-évaluation d’actions intégrées visant à :
 organiser et coordonner les activités informatiques de toutes les

structures du Ministère ;
 assurer la fluidité et l’accessibilité de l’information ;
 garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde
des documents administratifs et autres productions intellectuelles ;
 faciliter les relations entre les directions techniques et les
usagers/clients pour un service public efficace et efficient ;
 proposer la politique informatique du Ministère et veiller à sa mise en
œuvre ;
 piloter la mise en œuvre du schéma directeur informatique du
Ministère (Plan d’Evolution du Système d’Information) ;
 concevoir et réaliser des applications spécifiques pour toutes les
structures relevant du Ministère ou d’autres Institutions de l’Etat ;
 aligner les technologies de l’information avec les objectifs stratégiques
du Ministère ;
 évaluer l'organisation et les procédures du Ministère et proposer le cas
échéant, les solutions optimales de réorganisation et de
modernisation ;
 proposer la politique archivistique et de gestion des savoirs et veiller à
sa mise en œuvre ;
 garantir la mémoire du Ministère par le développement et la
préservation de son patrimoine archivistique et documentaire ;
 définir les normes et standards en matière de classement, de
description, de conservation, d’élaboration de référentiels, d’outils de
gestion des documents, quels que soient leurs supports matériels et
d’instruments de dématérialisation ;
 faciliter les relations entre les directions techniques et les
usagers/clients de manière à donner une satisfaction maximale à ces
derniers ;
 dynamiser le Standard Central du Ministère.
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1.0
DEUXIEME PARTIE
2.2. ORGANISATION ET FONCT IONNEMENT DES SERVICES

E T P E R S O N N E S R A T T A C H E E S A U DIP
La Direction de l’Informatique et du Pré-archivage comprend :
 le Secrétariat ;
 le Service Gestion des Projets Informatiques ;
 le Service Exploitation et Base de Données ;
 le Service Maintenance et Réseaux ;
 le Service Organisation et Méthodes ;
 le Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs ;
 le Service des Relations avec les Usagers.
2.3. ORGANISATION DES SERV ICES
Secrétariat
Le Secrétariat de la DIP est chargé de :
 la réception, l’ouverture et l’enregistrement du courrier à l’arrivée ;
 la saisie, la mise en forme, l’enregistrement et de l’expédition du
courrier au départ ;
 la rédaction des projets de correspondances administratives
élémentaires ;
 la réception de l’information des usagers ;
 la gestion du téléphone et du fac-similé ;
 la préparation des rencontres et des réunions ;
 la conservation des imprimés et des tampons ;
 le classement et l’archivage numérique des courriers ;
 le suivi de la circulation de l’information ;
 la gestion de l’agenda du Directeur.
Service Gestion des Projets Informatiques

Le Service Gestion des Projets Informatiques est chargé de :
 structurer et planifier tous les projets à caractère informatique ;
 gérer le portefeuille des projets informatiques ;
 veiller à la qualité des logiciels ;
 animer les ateliers de conception et de développement des logiciels.
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1.0
DEUXIEME PARTIE
Service Exploitation et Bases de Données

Le Service Exploitation et Bases de Données est chargé de :
 élaborer et mettre en œuvre les procédures de suivi de
l’exploitation des applications ;
 concevoir, implanter et administrer les bases de données, les
entrepôts de données et les bus applicatifs ;
 veiller à l’élaboration et au suivi des tableaux de bord et des
différents états (statistiques et financiers) au profit du
décisionnel ;
 assurer la gestion et le suivi de l’exploitation du portail web
institutionnel et du portail intranet du Ministère de l'Economie et
des Finances.
Service Maintenance et Réseaux

Le Service Maintenance et Réseaux est chargé de :
 concevoir et mettre en place le réseau informatique global et les
interconnexions de toutes les structures du Ministère ;
 superviser et mettre à jour le réseau informatique global du MEF ;
 concevoir, mettre en place et administrer les «DATACENTERS» du
MEF ;
 assurer la bonne installation et le fonctionnement de tous les
serveurs et des systèmes de stockage de données du MEF ;
 proposer la politique de maintenance des équipements
informatiques du MEF ;
 maintenir les différents équipements informatiques du MEF ;
 assurer le bon fonctionnement de la connexion Internet ;
 assurer la mise en œuvre des interconnexions entre les
structures.
Service Organisation et Méthodes

Le Service Organisation et Méthodes est chargé de :
 produire le projet de manuel de procédures de la Direction de
l’Informatique et du Pré-archivage ;
 veiller à la formation aux nouvelles applications développées en
collaboration avec les structures concernées ;
 proposer et mettre en œuvre la politique de formation des cadres de la
direction ;
8
Version
1.0
DEUXIEME PARTIE
 assurer la gestion électronique des documents en liaison avec le

Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs ;
 définir une charte d’audit des systèmes d’information.
Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs

Le Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs est chargé de :
 proposer la politique archivistique et de gestion des savoirs et veiller à
sa mise en œuvre ;
 collecter, traiter, gérer, conserver, communiquer et mettre en valeur
les archives et les savoirs du Ministère ;
 garantir la mémoire du Ministère par le développement et la
préservation de son patrimoine archivistique et documentaire ;
 garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde
des documents administratifs et autres productions intellectuelles ;
 définir les normes et standards en matière de classement, de
description, de conservation, d’élaboration de référentiels, d’outils de
gestion des documents, quels que soient leurs supports matériel et
d’instruments de dématérialisation ;
 assurer la sécurisation formelle, l’authentification, la sauvegarde, la
conservation et la communication des documents administratifs ;
 coordonner et superviser les activités des correspondants-archives et
du personnel scientifique et technique en charge du domaine dans les
directions centrales, techniques, structures déconcentrées ainsi que
dans les structures sous la tutelle du Ministère et exercer un contrôle
scientifique et technique sur la gestion des archives ;
 œuvrer à la prise en compte effective de la fonction archives dans les
activités administratives par la sensibilisation et la formation des
producteurs de documents ;
 assurer, au travers de la veille informationnelle, la collecte, le
traitement et la conservation des documents publiés par le Ministère
ou tous autres documents issus des activités du Ministère et
véhiculant des connaissances ;
 superviser tous projets initiés par le Ministère dans les domaines des
archives et des savoirs ;
 faire appliquer les décisions du Conseil des Archives du MEF ;
 verser les archives définitives à la Direction des Archives Nationales.
9
Version
1.0
DEUXIEME PARTIE
Service des Relations avec les Usagers

Le Service des Relations avec les Usagers est chargé de :
 accueillir, renseigner et orienter les usagers/clients et les citoyens ;
 collecter et fournir aux usagers/clients des informations fiables sur le
traitement de leurs dossiers et apporter des solutions immédiates aux
préoccupations ne nécessitant pas de recherches particulières ou de
recours aux services techniques ou aux supérieurs hiérarchiques ;
 mettre à la disposition des usagers/clients et des citoyens des
documents et des formulaires utiles à leurs requêtes ;
 contribuer à l’organisation au besoin, de campagnes de prestations de
service accéléré et à l’amélioration des processus de prestation des
services fournis aux fins d’apurer le stock des dossiers des
usagers/clients en instance ;
 tenir une statistique permanente des usagers/clients et des services
fournis ;
 émettre des avis ou faire des recommandations sur toute question
relevant de sa compétence, dans le cadre de l’amélioration continue de
la qualité des prestations aux usagers/clients, aux citoyens et autres
contribuables ;
 mettre en place une banque de données des usagers/clients de
l’administration publique et assurer le service en ligne ;
 produire un rapport annuel sur les plaintes et suggestions des usagers
et formuler des propositions en vue de l’amélioration des prestations
des différentes structures du Ministère ;
 coordonner et appuyer le réseau des points focaux SRU sectoriels
chargés du suivi du niveau de traitement des doléances des usagers
au niveau de leurs structures respectives.
2.4. ORGANISATION DES PERS ONNES RATTACHEES
Les personnes directement rattachées au Directeur de l’Informatique et du

Pré-archivage (DIP) sont :
 un Responsable du Suivi de la Veille Technologique des Systèmes

d’Information (RSVTSI) chargé de :
 rechercher des sources d’information correspondantes aux objectifs du

Système d’Information (SI) ;
 mener des réflexions sur la pertinence et la crédibilité des sources
d’information utilisées et s’assurer de leur fiabilité ;
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1.0
DEUXIEME PARTIE
 mettre à disposition de façon systématique les techniques les plus

récentes pour l’amélioration du SI ;
 mettre en œuvre des techniques d'acquisition, de stockage et d'analyse
d'information et sa distribution automatique aux différents acteurs du
SI conformément à leur domaine de compétences ;
 identifier les meilleures pratiques, l'état de l'art et les innovations
utiles à la prise des décisions stratégiques.
 un Responsable de Sécurité des Systèmes d’Information

(R.S.S.I.) chargé de :
 veiller à la mise en place et au respect de la Politique de Sécurité des

Systèmes d’Information (PSSI) du Ministère ;
 élaborer les procédures de sécurité relatives à chaque projet
informatique dans toutes les structures du Ministère ;
 réaliser des veilles de sécurité, élaborer et transmettre régulièrement
au DIP les avis de sécurité et les rapports de vulnérabilités du Système
d’Information ;
 veiller en collaboration avec le Service Organisation et Méthodes à la
réalisation des audits réguliers de sécurité de tous les Systèmes
d’Information du Ministère ;
 faire conformer le Système d’Information du Ministère aux
spécifications techniques des différents standards en matière de
sécurité et de qualité de service ;
 organiser avec les ‘‘ Correspondants Sécurité ’’ désignés de toutes les
structures informatiques du Ministère, la confidentialité de leur
Système d’Information aux exigences de la RSSI ;
 veiller à la sécurité des données et à la mise en place d’un plan de
continuité et/ou de reprise des systèmes informatiques du Ministère
en cas de sinistre.
 une Cellule chargée de la Gestion des Ressources (CGR) chargée

de :
 élaborer et exécuter le budget de fonctionnement de la Direction de
l’Informatique et du Pré-archivage (DIP) ;
 liquider les différentes dépenses de fonctionnement ; suivre l’exécution
du budget ;
 tenir correctement les documents comptables ;
11
Version
1.0
DEUXIEME PARTIE
 gérer le mobilier, les équipements, le matériel et les fournitures de

bureau ;
 gérer les avantages du personnel ; approvisionner la DIP en matériels,
mobiliers et fournitures de bureau ; tenir la comptabilité des
matières ;
 gérer le personnel ; exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le
Directeur de l’Informatique et du Pré-archivage.
 des Unités Régionales de Support Technique (U.R.S.T) chargées

de :
 mener les travaux d'études et de développement des structures
déconcentrées du MEF ;
 assurer l'exploitation des applications spécifiques ; identifier les
besoins des structures (applications, progiciels, matériels) ;
 exercer un rôle de conseil en matière de politique des technologies de
l'information et de la communication ;
 gérer les ressources informatiques de son unité ;
 participer à une rencontre mensuelle dans le cadre d'une concertation
périodique avec le Directeur de l'Informatique et du Pré-archivage et
les Chefs de Services.
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1.0
DEUXIEME PARTIE
2.5. L’ O R G A N I G R A M M E DE LA DIP
DIRECTEUR
RSVTSI
SECRETARIAT
RSSI CGR
UDST
CM CRFP
SGPI SEBD SMR SOM SPAGS SRU
DGL DE DR DO DPA DARPS

L
DSPI DAGD DMST DSDF DGS DRST
DDSI DS DANVSI
DRD
DCW
DGRCA
13
DESCRIPTION DES
PROCEDURES PAR
SERVICE
14
3. SERVICE SECRETARIAT
 Procédure 1 : Gestion du courrier

 Procédure 2 : Gestion de l’agenda du directeur
 Procédure 3 : Gestion des réunions
 Procédure 4 : Gestion de l’accueil physique ou téléphonique
15
Version
1.0
TROISIEME PARTIE : LES PROCEDURES
SECRETARIAT
3.1. PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER
A. TRAITEMENT DU COURRIER ARRIVEE
ETAPE 1 : ENREGISTREMENT DU COURRIER
ENTREE Dossier ou courrier-arrivée

RECEPTEUR Agent courrier-arrivée SA/DIP
SORTIE Dossier ou courrier-arrivée enregistré
DESTINATAIRE Chef SA/DIP
DELAI DE TRAITEMENT : 10 Minutes
DESCRIPTION DES TACHES
L’agent courrier-arrivée
 accueille et écoute l’usager ;
 réceptionne le courrier (urgent, confidentiel-à caractère secret- et
ordinaire) ;
 vérifie son contenu ;
 mentionne les pièces manquantes à compléter (ne décharge pas dans
ce cas) ;
 décharge le courrier dans le cahier de transmission de l’agent porteur
du courrier ;
 agrafe le dossier reçu, si nécessaire ;
 enregistre le courrier dans le registre créé à cet effet ;
 affecte un numéro d’ordre au courrier enregistré ;
 appose sur le courrier reçu le cachet courrier-arrivée de la Direction ;
 classe le courrier ordinaire dans une chemise à sangle ;
 range le courrier urgent (instructions des Autorités) dans une chemise
à sangle spéciale;
 transmet immédiatement le courrier urgent au Chef du Secrétariat ;
 transmet le courrier non urgent au Chef du Secrétariat le matin à
11h30mn et le soir à 17h30mn.
16
Version
1.0
SECRETARIAT
ETAPE 2 : CONTROLE DES COURRIERS ENREGISTRES
ENTREE Courrier-arrivée enregistré

RECEPTEUR Chef SA
SORTIE Courrier-arrivée enregistré et contrôlé
DESTINATAIRE Agent courrier-arrivée SA
Le Chef du Secrétariat Administratif/DIP :

 reçoit le courrier urgent enregistré ;
 vérifie en même temps le courrier urgent et le remet à l’agent chargé
du courrier-arrivée pour dépôt à la Direction;
 reçoit le courrier ordinaire à 11h30mn en fin de matinée et à
17h30mn en fin de soirée ;
 retourne le courrier ordinaire, après vérification, à l’agent courrier-
arrivée SA/DIP pour transmission au Directeur.
ETAPE 3 : TRANSMISSION AU DIP
ENTREE Courrier-arrivée enregistré

RECEPTEUR Agent courrier-arrivée du SA
SORTIE Courrier-arrivée enregistré, contrôlé, transmis au
DIP
DESTINATAIRE DIP
DELAI DE TRAITEMENT : Séance tenante
L’Agent courrier-arrivée:
 reçoit le courrier arrivée (urgent) à transmettre au Directeur ;
 achemine immédiatement le courrier-arrivé (urgent) au CSA et à son
tour au Directeur.
17
Version
1.0
SECRETARIAT
ETAPE 4 : AFFECTATION DU COURRIER PAR LE DIP
ENTREE Courrier-arrivée enregistré, contrôlé et transmis

RECEPTEUR DIP
SORTIE Courrier-arrivée annoté et affecté
DESTINATAIRE Agent courrier-arrivée du SA
DELAI DE TRAITEMENT : 24 Heures pour le courrier ordinaire
Le Directeur :
 reçoit le courrier urgent à tout moment de la journée ;
 étudie, annote, affecte le courrier urgent et le remet à l’agent courrier-
arrivée du SA pour distribution immédiate ;
 reçoit le courrier ordinaire en fin de matinée et en fin de soirée ;
 étudie, annote et affecte le courrier ordinaire ;
 retourne le courrier traité à l’Agent courrier-arrivée pour transmission
au Chef de Service concerné, en début d’après-midi et le matin du
jour ouvrable suivant, selon le cas.
ETAPE 5 : TRANSMISSION DU COURRIER AU C/SA
ENTREE Courrier-arrivée annoté

RECEPTEUR Agent courrier-arrivée SA
SORTIE Courrier-arrivée annoté, affecté et transmis au Chef
de Service
DESTINATAIRE Chef de Service
L’agent courrier-arrivée :
 reçoit le courrier affecté par le Directeur ;
 s’assure que le courrier envoyé au Directeur est annoté ;
 transmet le courrier annoté par le Directeur au Chef de Service
concerné.
18
Version
1.0
SECRETARIAT
B. TRAITEMENT DU COURRIER DEPART
ETAPE 1 : PARAPHE OU SIGNATURE DU COURRIER DEPART
ENTREE Courrier à signer ou à parapher par le DIP

RECEPTEUR Agent courrier-départ SA/DIP
SORTIE Courrier signé ou paraphé
DESTINATAIRE Agents courrier-arrivée/SA toutes structures
spécifiées et autres usagers
L’agent chargé du courrier-départ DIP :

 achemine les divers dossiers et courriers aux bureaux du DIP, du
SGM du DC ou du MEF;
 récupère tous les dossiers et projets parafés ou signés par le DIP, le
SGM le DC ou le MEF;
 vérifie la matérialité des signatures et paraphes ;
 procède à l’inscription des numéros d’ordre sur les dossiers et
courriers à expédier ;
 s’assure de la présence effective et du nombre requis des pièces en
souche ;
 appose le cachet du signataire sur les dossiers et courriers ;
 procède à l’enregistrement des dossiers et courriers à expédier.
ETAPE 2 : DISTRIBUTION DU COURRIER DEPART
ENTREE Courrier signé ou paraphé

RECEPTEUR Agent de liaison SA/DIP
SORTIE Courrier distribué
DESTINATAIRE Agents courrier-arrivée/SA toutes structures
spécifiées et autres usagers
DELAI DE TRAITEMENT : 1h30 Minutes
19
Version
1.0
SECRETARIAT
L’agent de liaison SA/DIP :

 inscrit dans le registre ou cahier de transmission les références des
dossiers ou courriers ;
 assure la ventilation des dossiers et courriers à expédier ;
 sollicite en cas de nécessité un moyen de déplacement pour la
ventilation des dossiers et courriers.
C. SAISIE DES DOCUMENTS
ETAPE 1 : SPECIFICATION DE LA CONSIGNE
ENTREE Documents à saisir

RECEPTEUR Le CSA
SORTIE Projet de document envoyé à la saisie
DESTINATAIRE Agent de saisie
DELAI DE TRAITEMENT : Séance tenante (ou peut être différée)
Le CSA :
 réceptionne le document à saisir en version physique ou
électronique ;
 s’assure du fond du document (ce que le rédacteur a voulu signifier)
 donne la forme administrative au document ;
 envoie le projet corrigé à la saisie
ETAPE 2 : SAISIE A PROPREMENT PARLER
ENTREE Projet de document à saisir

RECEPTEUR Agent de saisie
SORTIE Projet de document saisi
DESTINATAIRE Le CSA
DELAI DE TRAITEMENT : 1 heure (ou peut être différé)
20
Version
1.0
SECRETARIAT
L’agent de saisie :
 réceptionne et vérifie le nombre de projets de document à saisir ;
 procède à la saisie des projets reçus ;
 relit les projets saisis ;
 met les projets saisis dans différents parafeurs en fonction du
signataire (DIP, DC, SGM, MEF, etc.) ;
 envoie le ou les parafeur(s) contenant les projets saisis au CSA pour
lecture et corrections éventuelles;
 reçoit les projets relus contenant les corrections à faire ;
 procède aux corrections éventuelles ;
 retourne les parafeurs avec les projets corrigés à l’initiateur du
document ;
 fait parafer le Chef du Service de l’initiateur du document ;
 fait parafer les différents projets de document par le C/SA au besoin.
ETAPE 3 : PARAPHE DES DOCUMENTS SAISIS
ENTREE Projet de document saisi

RECEPTEUR Agent courrier-départ SA
SORTIE Projets saisis parafés et/ou signés
DESTINATAIRE DIP
L’Agent courrier-départ :
 réceptionne le parafeur contenant les projets saisis et les pièces en
souche;
 achemine le parafeur dans le bureau du DIP pour paraphe ou
signature.
21
Version
1.0
SECRETARIAT
ETAPE 4 : SIGNATURE DES DOCUMENTS
ENTREE Projets saisis parafés et/ou signés

RECEPTEUR DIP
SORTIE Projets paraphés ou documents signés
DESTINATAIRE Agent courrier-départ SA
DELAI DE TRAITEMENT : 24 Heures
Le DIP :
 réceptionne le parafeur contenant les projets saisis et pièces en
souche;
 vérifie les éléments du dossier ;
 procède à certaines corrections au besoin ;
 paraphe les projets à la signature de l’autorité supérieure après prise
en compte des corrections éventuelles;
 appose sa signature sur le document dont il est le signataire ;
 retourne les différents parapheurs à l’Agent courrier-départ.
ETAPE 5 : DISTRIBUTION DES DOCUMENTS ET DECHARGE
ENTREE Projets paraphés ou documents signés

RECEPTEUR Agent courrier-départ SA
SORTIE Décharge du destinataire
DESTINATAIRE Divers destinataires
L’Agent courrier-départ :
 réceptionne le parapheur contenant les documents signés ou le projet
paraphé et les pièces en souche ;
En fonction des destinataires, plusieurs cas peuvent se présenter :
22
Version
1.0
SECRETARIAT
Cas d’un projet à la

Cas des documentts Cas d'un projet à la
signature du DC ou du
signés par le DIP
SGM signature du Ministre
inscrit le numéro et la transmet le parapheur transmet le parapheur

date sur le document à la secrétaire du DC à la secrétaire
signé ou du SGM particulière du Ministre
vérifie l’attribution du
appose le cachet DIP de vérifie l’attribution du
numéro et de la date et
façon lisible à côté de la numéro et de la date et
l’apposition du cachet
signature du Directeur l’apposition du cachet
retire le parapheur
procède à la photocopie retire le parafeur après
après signature des
du courrier à signature des
documents
transmettre et classe documents
celle-ci dans un chrono
créé à cet effet veille aux pièces à
veille aux pièces à
joindre aux
joindre aux
veille aux pièces à correspondances
correspondances
joindre aux
correspondances ; apprête le pli à
apprête le pli à transmettre au
transmettre au destinataire
apprête le pli à
transmettre au destinataire
destinataire assure la ventilation du
courrier
assure la ventilation du assure la ventilation du
courrier courrier
23
Version
1.0
SECRETARIAT
D. TRAITEMENT DES DOSSIERS A CLASSER
ENTREE Dossiers-mère (l’original) ou photocopies à classer

RECEPTEUR Agent SA
SORTIE Dossiers-mère (l’original) ou photocopies classés
DESTINATAIRE C/SA
L’agent SA :
 vérifie l’authenticité des documents ;
 perfore le courrier dans le sens de la longueur sur le bord gauche (voir
instrument conçu à cet effet) ;
 dispose de façon chronologique dans le classeur (chrono) ;
 range le chrono dans le meuble de rangement ;
 rend compte au C/SA de l’achèvement de la tâche.
E. RECHERCHE DOCUMENTAIRE
ETAPE 1 : ANNOTATION D’UNE DEMANDE DE RECHERCHE
ENTREE Demande de courrier classé.

RECEPTEUR C/SA
SORTIE Demande annotée
DESTINATAIRE Agent SA
Le C/SA :
 juge de la pertinence de la sollicitation ;
 vérifie la présence du courrier recherché dans le registre ;
 annote la demande ;
 affecte la demande à l’agent SA.
24
Version
1.0
SECRETARIAT
ETAPE 2 : REMISE DE LA COPIE DEMANDEE
ENTREE Demande annotée

RECEPTEUR Agent SA
SORTIE Copie du courrier demandé
DESTINATAIRE Initiateur de la demande
DELAI DE TRAITEMENT : 2 Heures
L’agent SA
 réceptionne la demande annotée ;
 traite la demande si avis favorable :
o identifie le chrono du classement ;
o sort le courrier et le photocopie ;
o remet la photocopie au demandeur;
 retourne le courrier à sa place
3.2. PROCEDURE DE GESTION DE L ’AGENDA DU DIRECTEUR
L’agenda physique du Directeur est suivi par le C/SA qui en fait un similaire
et/ou électronique afin de rappeler à ce dernier, ses rendez-vous, trente (30)
mn au moins à l’avance. La mise à jour de l’agenda se fait au jour le jour.
ENTREE Divers rendez- vous du Directeur

RECEPTEUR C/SA
SORTIE Honorer les divers rendez-vous
DESTINATAIRE DIP
DELAI DE TRAITEMENT : Au fur et à mesure
Le C/SA :
 inscrit les divers rendez-vous du Directeur dans un agenda ;
 rappelle au Directeur ses rendez-vous journaliers et ce, 30mn à
l’avance ;
 met à jour l‘agenda régulièrement.
25
Version
1.0
SECRETARIAT
3.3. PROCEDURE DE GESTION DES REUNIONS
ENTREE Diverses réunions de la Direction

RECEPTEUR C/SA
SORTIE Faire honorer les diverses réunions de la Direction
DESTINATAIRE DIP et divers agents de la Direction
DELAI DE TRAITEMENT : 5 jours
Le C/SA :
 fait la réservation de la salle de réunion ;
 indique le lieu de la réunion (étiquette sur la porte) ;
 établit les convocations ;
 planifie les moments des réunions afin d’éviter le chevauchement des
dates et heures ;
 détermine le jour de l’expédition des convocations (72heures de la
date de la rencontre au maximum afin d’éviter les oublis) ;
 élabore le budget de la réunion, s’il y a lieu ;
 prépare la documentation, s’il y a lieu.
3.4. PROCEDURE DE GESTION DE L’ACCUEIL PHYSIQUE OU

TELEPHONIQUE
L’accueil physique et/ou téléphonique est assurée principalement par l’Agent

chargé de l’accueil du Secrétariat ou le C/SA ou tout autre agent du
Secrétariat.
ENTREE Accueil de l’usager physique ou au téléphone

RECEPTEUR L’agent du SA
SORTIE Satisfaire l’usager physique ou au téléphone
DESTINATAIRE L’usager
26
Version
1.0
SECRETARIAT
L’Agent du SA :
Pour l'usager physique Pour l'usager au téléphone
salue l’usager, avec un sourire qui décroche le téléphone avec souplesse

met ce dernier en confiance et prend contact avec l’usager
s’informe de l’objet de l’appel de ce

s’informe de l’objet de sa visite dernier au cas où celui qu’il
demande est indisponible
installe le visiteur dans la salle promet de rendre compte à l’agent ou

d’attente promet un éventuel rappel
introduit le visiteur au Directeur remercie l’usager pour son appel
remercie l’usager de sa visite, à son

honore le rappel promis à l’usager
départ
balance la ligne à l’agent demandé

s’il est disponible
27
4. SERVICE GESTION DES
PROJETS
INFORMATIQUES (SGPI)
 Procédure 1 : Elaboration et mise à jour des documents de stratégie

informatique
 Procédure 2 : Structuration des projets informatiques
 Procédure 3 : Planification, suivi-évaluation des projets
informatiques
 Procédure 4 : Développement d’applications
28
Version
1.0
SERVICE GESTION DES PROJETS INFORMATIQUES
4.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET DE MISE A JOUR DES

DOCUMENTS DE STRATEGIE INFORMATIQUE
ETAPE 1 : ELABORATION DU RAPPORT D’OPPORTUNITE GLOBALE

DU SDI
ENTREE Instruction DIP ou décision d’élaboration de SDI

Contrat d’assistance
RECEPTEUR C/SGPI et Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Rapport d’opportunité globale du SDI
DESTINATAIRE DIP
DELAI DE TRAITEMENT : 08 JOURS
Le Chef Service Gestion des Projets Informatiques :

 identifie les faits marquants ;
 étudie et évalue la perception de l’informatique au sein de la structure
par les utilisateurs, les informaticiens ;
 détermine les choix qui auraient pu être effectués pour permettre un
meilleur essor ;
 capitalise les succès ;
 rédige le rapport d’opportunité globale du SDI.
ETAPE 2 : ANALYSE ET CADRAGE DE LA REALISATION DU SDI
ENTREE Rapport d’opportunité globale du SDI

RECEPTEUR C/DSPI et Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Cahier des charges pour l’élaboration du SDI
DESTINATAIRE Chef Service Gestion des Projets Informatiques
29
Version
1.0
L’équipe dédiée sous la supervision du chef :
 fixe des objectifs au SDI ;

 estime les gains attendus (amélioration des coûts, meilleure gestion des
RH, visibilité de la structure et des utilisateurs, etc.) ;
 présente un état des lieux représentatif du SI (ex : bilan des
investissements, organisation interne, méthodes de travail) sans être
trop détaillé ;
 détermine un périmètre de travail et une méthode de travail et de
conduite du changement en fonction ;
 de l’environnement de l’entreprise ;
 de la disponibilité des acteurs et de la sensibilité des différentes
entités de l’entreprise au thème du SDI ;
 prépare un groupe de travail interne, avec les rôles et responsabilités
ETAPE 3 : ELABORATION DU SDI
ENTREE Cahier des charges pour l’élaboration du SDI

Rapport de suivi de la Stratégie des SI,
SDI précédent, Tous les cinq (05) ans
SORTIE Cahier des charges pour l’élaboration du SDI
DESTINATAIRE DIP
L’équipe dédiée sous la supervision du chef d’équipe:

 propose une démarche de communication et de réflexion avec les
différents utilisateurs ;
 propose une démarche d’analyse technique et technologique ;
 propose une démarche organisationnelle et fonctionnelle : les
besoins doivent être rattachés à des projets, des projets à
l’organisation ;
30
Version
1.0
 fait valider chacune des démarches proposées ;

 détermine les grands axes stratégiques ;
 rattache les axes stratégiques à des objectifs opérationnels ;
 propose une démarche budgétaire ;
 collecte l’ensemble des projets qui répondent aux démarches
validées ;
 rédige le SDI ;
 fait valider le SDI ;
 transmet le SDI au DIP.
ETAPE 4 : ELABORATION DU PLAN INITIAL DU SDI
ENTREE SDI élaboré

SORTIE Plan Initial du SDI
DESTINATAIRE DIP

 propose les critères de priorisation des projets du SDI ;
 élabore la liste des projets prioritaires ;
 propose une démarche budgétaire ;
 rédige le Plan initial du SDI ;
 fait valider le Plan initial du SDI ;
 transmet le Plan initial à la DIP.
31
Version
1.0
ETAPE 5 : SUIVI DE LA STRATEGIE DES SYSTEMES

D'INFORMATION
ENTREE SDI élaboré,

Plan initial du SDI
SORTIE Rapport de suivi de la stratégie des systèmes
d'information
DESTINATAIRE DIP
L’équipe dédiée sous la supervision du chef d’équipe :

 évalue les degrés de réalisation des projets ;
 fait le listing des projets en cours de réalisation ;
 fait le listing des projets réalisés ;
 fait le listing des projets à réaliser.
Etape 6 : Elaboration du Plan d’Evolution du SI
ENTREE Documents de stratégie des systèmes d’information,

(SDI, Plan Initial, Rapport de suivi), Deux (02) ans
après le démarrage (mise en œuvre) du SDI
SORTIE Plan d’évolution du SI
DESTINATAIRE DIP
L’équipe dédiée sous la supervision du chef:

 réalise les travaux préparatoires ;
 invite les acteurs (structures concernées par les projets) ;
 fait tenir des réunions (COPIL, CMOSPI, structures concernées).
32
Version
1.0
4.2. PROCEDURE DE STRUCTURATION DES PR OJETS

INFORMATIQUES
ETAPE 1 : CADRAGE DU PROJET
ENTREE Besoins des utilisateurs en termes d’applications ou

d’informatisation
RECEPTEUR C/DGL et Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Document de cadrage du projet
DESTINATAIRE DIP

 évoque les raisons à l'origine du projet ;
 définit les objectifs finaux ;
 fait ressortir les indicateurs clés ;
 estime les ressources nécessaires ;
 rédige les termes de réception.
ETAPE 2 : LOTISSEMENT DU PROJET
ENTREE Document de cadrage du projet

RECEPTEUR C/ DGL et Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Document de lotissement du projet
DESTINATAIRE DIP

 découpe le projet en lot/modules cohérents;
 estime les délais d'exécution de chaque lot/module ;
 estime les ressources nécessaires à chaque module.
33
Version
1.0
ETAPE 3 : DEFINITION DES JALONS1 ET LIVRABLES
ENTREE Document de lotissement du projet

SORTIE Document des jalons et livrables
DESTINATAIRE DIP

 définit les jalons d'entrée et de sortie ;
 définit les jalons interphases et les livrables associés ;
 définit les jalons contractuels et les livrables associés ;
 définit les jeux d'essai/tests ;
 estime la durée de chaque phase et du projet global.
4.3. PROCEDURE DE PLANIFICATION ET DE SUIVI-

EVALUATION DES PROJE TS INFORMATIQUES
ETAPE 1 : PLANIFICATION DES PROJETS INFORMATIQUES
ENTREE Besoins des utilisateurs en termes d’applications


ou d’informatisation,
 Plan de structuration
SORTIE Planning des projets informatiques
DESTINATAIRE DIP

 découpe les modules en tâches ;
 fixe les objectifs spécifiques ;
1
Jalon = point de passage entre deux étapes clés du projet
34
Version
1.0
 ordonnance les tâches (Diagrammes) ;

 produit le calendrier d'exécution des tâches.
ETAPE 2 : SUIVI DES PROJETS INFORMATIQUES
ENTREE Planning des projets informatiques,


Documents de structuration du projet

SORTIE Rapport de suivi-évaluation des projets
informatiques
DESTINATAIRE DIP
DELAI DE TRAITEMENT : 05 JOURS + durée du projet (PM)

 suit l’exécution du projet ;
 contrôle les procédures de modification du projet s’il y a lieu (cf.
SOM, SGPI) ;
 contrôle les échéanciers ;
 contrôle les coûts (Réf. CGR) ;
 contrôle la qualité d’exécution (Réf. SOM) ;
 suit et contrôle les risques (Réf. SOM, SGPI, SEBD);
 gère les parties prenantes ;
 établit les rapports d’avancement.
4.4. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT D ’APPLICATIONS
ETAPE 1 : SPECIFICATION DES BESOINS
ENTREE Besoins des utilisateurs en termes d’applications ou

d’informatisation
RECEPTEUR C/ DGL
SORTIE  Document de spécification des besoins,
 TDR de recrutement d’un consultant au besoin
DESTINATAIRE DIP
Structure demandeur
35
Version
1.0
Le Chef service Gestion des Projets Informatiques :

 collecte les besoins fonctionnels ;
 collecte les besoins non fonctionnels ;
 rédige au besoin les TDR de recrutement d’un cabinet ;
 rédige le document de spécifications des besoins ;
 fait valider le document par le service demandeur.
ETAPE 2 : EVALUATION DES CONTRAINTES ET DEFINITION DES

RESPONSABILITES
ENTREE Document de spécification des besoins

RECEPTEUR C/ DGL
SORTIE Rapport de spécification des contraintes et des
responsabilités
DESTINATAIRE DIP
Structure demandeur

 évalue les coûts (Budget alloué, Moyens matériels et logiciels à
mettre à disposition) ;
 estime les délais (Date de livraison, échéances intermédiaires) ;
 évalue les autres contraintes (normes techniques, clauses
juridiques, etc.) ;
 prépare le projet de définition des responsabilités (Maîtrise
d’Ouvrage (MO), Maîtrise d’œuvre (ME), équipe projet, etc.) ;
 fait valider le projet de définition des responsabilités ;
 rédige le rapport de spécification.
36
Version
1.0
ETAPE 3 : REDACTION DES CAHIERS DES CHARGES

INFORMATIQUES
ENTREE Document de spécification des besoins,

TDR de recrutement d’un consultant au besoin
Rapport d’évaluation des contraintes des contraintes
et des responsabilités
RECEPTEUR C/ DGL, Chef de l’équipe dédiée, C/DFSD
SORTIE Cahier des charges informatiques
DESTINATAIRE DIP

 présente le contexte (stratégie, enjeux, domaine, etc.) ;
 fixe les objectifs (résultats que le projet doit atteindre) ;
 décrit l’existant (environnement logiciel et matériel du logiciel,
autres systèmes) ;
 évalue les critères d’acceptabilité du produit ;
 rédige le cahier des charges informatiques ;
 Fait valider le cahier des charges informatiques.
Au cas où c’est un consultant qui a la charge des travaux, le Chef service

Gestion des Projets Informatiques:
 organise la séance de validation du cahier des charges
informatiques ;
 réceptionne le cahier de charges informatiques dans les délais.
37
Version
1.0
ETAPE 4 : ELABORATION DE DOCUMENT DE SPECIFICATIONS

(FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES)
ENTREE 
Cahier des charges informatiques,

TDR de recrutement d’un consultant au besoin

Dossier de sécurité de l’application (Réf. RSSI)

Plan d’Assurance Qualité (Réf. SOM)
RECEPTEUR 
C/DRD

C/DMST

Chef de l’équipe dédiée
SORTIE 
Document de spécifications (fonctionnelles et
techniques)
DESTINATAIRE  DIP

 réalise les diagrammes nécessaires ;
 propose et décrit le patron de conception ;
 propose et décrit l’architecture de l’application ;
 rédige le document de spécifications ;
 fait valider le document de spécifications.
Au cas où c’est un consultant qui a la charge des travaux, le Chef SGPI :

 organise la séance de validation du document de spécifications ;
 réceptionne le document dans les délais
ETAPE 5 : ELABORATION DE CHARTE GRAPHIQUE ET MAQUETTE
ENTREE  Cahier des charges informatiques,

 TDR de recrutement d’un consultant au besoin
 Document de spécifications (fonctionnelles et
techniques)
RECEPTEUR  C/DRD, Chef de l’équipe dédiée, C/DFSD
SORTIE  Charte graphique et maquette validées
DESTINATAIRE  SGPI
38
Version
1.0

 propose une charte graphique (les logos, les couleurs, les images,
etc.);
 propose une maquette du menu de l’application ;
 propose une maquette de quelques IHM.
Au cas où c’est un consultant qui a la charge des travaux, le Chef service
Gestion des Projets Informatiques :
 organise la séance de validation de la charte graphique et de la
maquette ;
 réceptionne la charte graphique et la maquette dans les délais.
ETAPE 6 : REALISATION DE L’OSSATURE DU MODULE
ENTREE Document de spécifications (fonctionnelles et

techniques)
Base de Données,
Chaîne de connexion (Réf. SEBD),
Serveur de développement (Réf. SMR)
RECEPTEUR C/DRD, Chef de l’équipe dédiée (Designer)
SORTIE Ossature des modules (fichier)
DESTINATAIRE SGPI

 développe les classes des modules ;
 dégage et développe les interfaces nécessaires ;
 constitue les packages (ossature)
39
Version
1.0
ETAPE 7 : IMPLEMENTATION DE LA LOGIQUE METIER

(DEVELOPPEMENT)

techniques)
Ossature des modules
RECEPTEUR C/DRD, Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Application implémentée et hébergée dans le
Datacenter,
Manuel de déploiement du module,
Guide de l’utilisateur (Réf. SOM, SEBD, RSSI, SMR))
DESTINATAIRE SGPI

L’équipe dédiée sous la supervision du chef :
 développe les méthodes des modules (module par module) ;
 archive chaque version des modules (chaque module est archivé) ;
 fait héberger les modules dans le Datacenter.
ETAPE 8 : DEMONSTRATIONS SUCCESSIVES (CF. SOM)
ETAPE 9 : IMPLEMENTATION DE LA LOGIQUE METIER

(DEVELOPPEMENT)

techniques)
Modules implémentés
SORTIE Modules validés,
Procès-verbal (PV)de réception
DESTINATAIRE DIP
40
Version
1.0

 organise une séance de validation des modules implémentés ;
 réceptionne les modules ;
 rédige le PV de réception.
ETAPE 10: MAINTENANCE CORRECTIVE ET EVOLUTIVE DE

L’APPLICATION
ENTREE Cahier des charges informatiques

Document de spécifications (fonctionnelles et
techniques)
Code source
Ticket incident
Document de veille technologique
Instruction DIP (Réf. SMR, Chargé de la veille
technologique), Périodicité six (06) mois
SORTIE Rapport de maintenance,
Nouvelle version de l’application
DESTINATAIRE DIP

 réécrit le patron de conception au besoin ;
 réécrit l’architecture de l’application au besoin ;
 prend en compte les corrections au besoin (nouvelle version de
l’application disponible) ;
 rédige le rapport de maintenance.
41
Version
1.0
ETAPE 11: MISE A JOUR DE CERTAINS DOCUMENTS DE

L'APPLICATION AU BESOIN
ENTREE Documents à mettre à jour,

Rapport de maintenance
RECEPTEUR C/DGL, Chef de l’équipe dédiée (Designer), C/DFSD
SORTIE Documents mis à jour
DESTINATAIRE DIP

 détermine les mises à jour à apporter ;
 modifie la charte graphique ;
 modifie la maquette du menu de l’application ;
 propose une nouvelle maquette de quelques IHM ;
 met à jour les diagrammes nécessaires ;
 met à jour les documents concernés.
42
5. SERVICE EXPLOITATION
ET BASES DE DONNEES
(SEBD)
 Procédure 1 : Elaboration et actualisation de la politique de

suivi de l’exploitation des applications
 Procédure 2 : Elaboration et actualisation de la politique
d’animations des portails web (internet et intranet)
 Procédure 3 : Elaboration et actualisation de la politique de
sauvegarde et de restauration des données
 Procédure 4 : Exploitation des applications
 Procédure 5 : Développement des sous sites
 Procédure 6 : Développement des bases de données
 Procédure 7 : Administration des bases de données
 Procédure 8 : Sauvegardes et restauration
43
Version
1.0
SERVICE EXPLOITATION ET BASES DE DONNEES
5.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET D’ACTUALISATION DE

LA POLITIQUE DE SUIV I DE L’EXPLOITATION DES
APPLICATIONS
ENTREE Cartographie des applications du ministère (par

structure et par type)
 Contrat d’assistance
 Documentation technique (Réf. SOM)
RECEPTEUR C/DE
SORTIE Document de politique de suivi de l’exploitation des
applications élaboré
DESTINATAIRE  C/SEBD
 C/SOM
A. Cas des applications B. Cas des applications acquises

développées en interne
Le C/DE : Le C/DE :
 Répertorie les applications  répertorie les applications par
par structure structure
 définit la criticité de  définit la criticité de chaque
chaque application application
 identifie les pôles de  identifie les pôles de compétence
compétence (Réf. SGPI) (Réf. SGPI)
 réunit les documents  réunit les documents techniques
techniques  réunit les contrats d’assistance
 définit le degré d’assistance selon
les structures et les types
d’application
44
Version
1.0
5.2. PROCEDURE D’ELABORATION ET D’ACTUALISATION DE

LA POLITIQUE D’ANIMATIONS DES PORTAILS WEB
(INTERNET ET INTRANET)
ENTREE Cartographie des applications du ministère (par

structure et par type)
 Contrat d’assistance
RECEPTEUR C/DE
SORTIE Document de politique d’animations des portails
élaboré
 C/SOM
Le chef Service Exploitation et Base de Données:

 définit et actualise la liste des rédacteurs web ;
 définit par structure, les types de contenus à mettre en ligne (textes,
images, vidéos) et leurs tailles limites ;
 définit la fréquence de rafraîchissement des informations et du
graphisme ;
 analyse et définit les outils essentiels de développement de
l’interaction avec les internautes (forum, réseaux sociaux, newsletters,
mailings).
5.3. PROCEDURE D ’ELABORATION ET ACTUALISATION DE LA

POLITIQUE DE SAUVEGARDE ET DE RESTAURATION DES
DONNEES
ENTREE Cartographie des bases de données

RECEPTEUR C/DAGD
SORTIE Document de politique de sauvegarde et de
restauration des données élaborées
 C/SOM
DELAI DE TRAITEMENT : 01 JOUR
45
Version
1.0

A. Pour les bases de données B. Pour les bases de données
développées en interne acquises
Le Chef Division Administration et Le Chef Division Administration et

Gestion des Données : Gestion des Données :
 répertorie les bases de données  répertorie les bases de données
par structure ; par structure ;
 définit la criticité de chaque  définit la criticité de chaque base
base de données ; de données ;
 réunit les documents  réunit les documents
techniques ; techniques ;
 évalue la volumétrie ;  évalue la volumétrie ;
 définit le mode de sauvegarde ;  définit le mode de sauvegarde ;
 définit le matériel de stockage  définit le matériel de stockage en
en fonction de la volumétrie ; fonction de la volumétrie ;
 définit la fréquence de  définit la fréquence de
sauvegarde ; sauvegarde ;
 choisit des outils de  choisit les outils de sauvegarde ;
sauvegarde ;  définit la durée de rétention des
 définit la durée de rétention sauvegardes ;
des sauvegardes ;  élabore le plan de restauration ;
 élabore le plan de  choisit les outils de
restauration ; restauration ;
 choisit les outils de  choisit la technique de
restauration ; restauration ;
 choisit la technique de  réunit les contrats d’assistance.
restauration.
5.4. PROCEDURE D’EXPLOITATION DES APPLICATIONS

A. DEPLOIEMENT D'UNE APPLICATION
ETAPE 1 : APPLICATION CLIENT SERVEUR
ENTREE Sources d’installation

RECEPTEUR C/DDSI
SORTIE Application déployée
DESTINATAIRE C/SEBD
DELAI DE TRAITEMENT : 02 HEURES
46
Version
1.0
Le C/DDSI :
 effectue des tests de connectivité à travers le réseau pour s'assurer du

bon fonctionnement du réseau ;
 copie les différents fichiers de l'application sur le serveur ;
 accède au serveur depuis le poste de l'utilisateur ;
 installe l'application ;
 paramètre et fait des tests d'accès avec le compte de l’utilisateur.
ETAPE 2 : APPLICATION WEB
ENTREE Sources d’installation

RECEPTEUR C/DDSI
SORTIE Application déployée
DESTINATAIRE C/SEBD
DELAI DE TRAITEMENT : 01 HEURE

Le C/DDSI :
 effectue des tests de connectivité à travers le réseau pour s'assurer du

bon fonctionnement du réseau ;
 copie les différents fichiers de l'application sur le serveur ;
 met à disposition de l'utilisateur, l'URL de l'application ;
 lance l'URL depuis le poste de l'utilisateur via le navigateur.
B. SUIVI DE L’EXPLOITATION
ENTREE  Document de politique de suivi d’exploitation

 Application développée
RECEPTEUR C/DE
SORTIE Suivi réalisé
 Utilisateur
DELAI DE TRAITEMENT : VARIABLE
47
Version
1.0

Le C/DE :
 suit le bon fonctionnement des applications ;

 traite les tickets reçus du support technique SMR ;
 diagnostique et résout.
C. ELABORATION DE TABLEAUX DE BORD
ENTREE Besoins exprimés

RECEPTEUR C/DE
SORTIE Tableau de bord
DESTINATAIRE C/SEBD
Le C/DE :
 Recueille les besoins ;

 Identifie des sources de données ;
 Décrit les états ;
 Élabore les états statistiques.
D. ADMINISTRATION DES PORTAILS WEB (INTERNET ET INTRANET)
ENTREE Information validée à publier

RECEPTEUR C/DCW
SORTIE Information publiée sur le portail
 Public
Le C/DCW :
 numérise le document papier si l’information n’est pas numérique ;

 ouvre l’interface d’administration du site ;
48
Version
1.0
 rédige l’article contenant l’information ;

 fait valider et publie l’information.
E. MODERATION DES INTERNAUTES ET SUIVI DE L’ANIMATION DES

PORTAILS WEB (INTERNET ET INTRANET)
ENTREE Document de politique d’animations des portails web

(internet et intranet)
RECEPTEUR C/DCW
SORTIE Messages modérés
DESTINATAIRE C/SEBD
Le C/DCW :
 prend connaissance des messages ;

 identifie les auteurs des messages ;
 vérifie les sources des écrits ;
 répond aux questions si nécessaire ;
 supprime les spams et expressions indésirables et avertit ou supprime
leurs auteurs.
F. DEVELOPPEMENT D’AUDIENCE
ENTREE Document de politique d’animations des portails web

(internet et intranet)
RECEPTEUR C/DCW
SORTIE Rapport de développement d’audience
DESTINATAIRE  DIP
 Public
 C/SEBD
49
Version
1.0
 met en œuvre une stratégie de communication (les fonctionnalités de

newsletters, fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux,
publicités, annonces, etc.) définie dans le document de politique ;
 élabore le rapport de développement d’audience.
G. SUIVI D’AUDIENCE
ENTREE  Les portails web (internet et intranet)

 Rapport de développement d’audience
RECEPTEUR C/DCW
SORTIE Rapport de suivi d’audience
 C/SEBD
Le C/DCW :
 analyse les statistiques de visite;

 identifie les points d’intérêts pour les visiteurs ;
 produit un contenu éditorial en conséquence ;
 évalue la stratégie de communication mise en place au niveau des
portails web (internet et intranet) ;
 rédige le rapport de suivi d’audience.
H. GESTION DES RELATIONS AVEC L’HEBERGEUR DU SITE
ENTREE Contrat d’hébergement du site web

RECEPTEUR C/DCW
SORTIE Rapport périodique
DESTINATAIRE  RAF
 C/SEBD
50
Version
1.0
Le C/DCW :
 gère l’abonnement des portails web (internet et intranet) chez

l’hébergeur ;
 s’informe des nouvelles offres;
 gère le serveur chez l’hébergeur
- création, modification et suppression de comptes ;

- création, modification et suppression de sous domaines ;
- analyse des journaux des différents services (PHP, Apache,
MySQL, etc.) ;
- mise à jour des versions des services (PHP, Apache, MySQL,
etc.) ;
- mises à jour des outils administration.
5.5. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT DES SO US SITES
A. MISE EN PLACE DE LA CHARTE GRAPHIQUE ET REALISATION DE

LA MAQUETTE (REF. SGPI)
ENTREE Manuel de procédures

 Cahier des charges
 TDR
RECEPTEUR  C/SGPI
 Chef de l’équipe dédiée
SORTIE Charte graphique et maquette
DESTINATAIRE C/SEBD
L’équipe dédiée sous la supervision:
 définit la charte graphique ;

 met en place la charte graphique ;
 valide la charte graphique ;
 développe la maquette ;
 valide la charte graphique et la maquette.
51
Version
1.0
B. DEFINITION DE L’ARCHITECTURE, DE L’ARBORESCENCE ET DES

RUBRIQUES (REF. SGPI)
ENTREE Charte graphique et maquette disponible

SORTIE  Architecture
 Arborescence et rubriques définies et validées
DESTINATAIRE C/SEBD
 conçoit l’architecture ;
 définit les rubriques et leur arborescence ;
 valide l’architecture et l’arborescence des rubriques.
C. CONSTRUCTION DES PAGES ET MISE EN FORME DES CONTENUS

(REF. SGPI)
ENTREE Architecture
 Arborescence et rubriques définies
SORTIE  Pages construites
 Contenus validés
DESTINATAIRE C/SEBD
 définit et valide le contenu à mettre en ligne (textes, images et autres

médias) ;
 construit les pages ;
 alimente les pages avec les contenus initiaux ;
 met en forme les contenus ;
 référence le sous site.
52
Version
1.0
5.6. PROCEDURE DE DEVELOPPEMENT DES BASES DE

DONNEES
A. CONCEPTION DU MODELE DE DONNEES (Cf. SGPI)
ENTREE Manuel de procédures

 Cahier des charges
 Termes de référence
SORTIE  Document de conception
 Structure bénéficiaire
 choisit le langage ou la méthode de conception (Réf. Cellule de Veille

Technologique) ;
 libelle le besoin (règles ou concepts) ;
 valide les règles ou concepts ;
 conçoit les différents diagrammes ;
 documente la conception des diagrammes ;
 élabore le document de conception qui regroupera :
- cahier de charge initial + manuel de procédures + termes de
référence ;
- les règles ou concepts ;
- les différents diagrammes documentés.
B. VALIDATION DU MODELE DE DONNEES
ENTREE Document de conception

RECEPTEUR C /DAGD
SORTIE Document de conception validé
 C/SGPI
 Structure bénéficiaire
53
Version
1.0
Le C/DAGD :
 valide les règles et concepts ;

 valide les différents diagrammes ;
 fait valider le document de conception par les différents services.
C. IMPLEMENTATION DU MODELE DE DONNEES
ENTREE Document de conception

 Ressources matérielles et logicielles
RECEPTEUR  C/DAGD
SORTIE  Document de conception
 C/SGPI
Le C/DAGD :
 écrit le script de création de la base de données ;

 choisit le SGBD ;
 crée un schéma dans le SGBD ;
 attribue les rôles adéquats au schéma créé ;
 exécute le script de création du modèle de données.
5.7. PROCEDURE D’ADMINISTRATION DES B ASES DE

DONNEES
A. INSTALLATION DU SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES
(SGBD)
ENTREE Ressources matérielles et logicielles

RECEPTEUR C/DAGD
SORTIE SGBD installé
DESTINATAIRE C/SEBD
54
Version
1.0
Le C/DAGD :
 identifie la version et la release exacte du SGBD et le SE compatible ;

 lit la documentation de l’éditeur afin d’identifier la liste des prérequis ;
 planifie l’installation ;
 contrôle les ressources ;
 paramètre les paquets ;
 paramètre le noyau ;
 crée les répertoires ;
 paramètre l’environnement de l’utilisateur ;
 installe les composants choisis ;
 paramètre l’environnement de l’utilisateur pour qu’il accède aux
composants installés.
B. INSTALLATION DES OUTILS D’ADMINISTRATION
ENTREE SGBD installé

RECEPTEUR C/DAGD
SORTIE Outils installés
DESTINATAIRE C/SEBD
Le C/DAGD :
 lit la documentation de l’éditeur afin d’identifier la liste des outils

d’administration et identifier les versions et release compatibles ;
 installe les outils en mode de commande ;
 installe les outils en mode graphique (client lourd et client léger).
C. CREATION ET GESTION DES PROFILS
ENTREE SGBD installé

RECEPTEUR C/DAGD
SORTIE Profils utilisateurs créés
DESTINATAIRE C/SEBD
55
Version
1.0
Le C/DAGD :
 veille :
- à la composition et à la complexité ;
- à l’ancienneté et à l’expiration ;
- à l’’historique ;
- au verrouillage de compte.
 crée les profils en tenant compte du paramétrage de mot de passe tout
en limitant les ressources.
D. CREATION ET GESTION DES UTILISATEURS
ENTREE Profil créé

RECEPTEUR C/DAGD
SORTIE Utilisateurs créés selon des rôles définis, document de
gestion des utilisateurs
DESTINATAIRE C/SEBD
Le C/DAGD :
 liste les utilisateurs finaux ;

 liste les applications ;
 liste les administrateurs ;
 crée des rôles pour regrouper un ensemble d’utilisateurs ayant des
besoins identiques vis-à-vis du système ;
 octroie des privilèges système à des rôles ;
 suit des privilèges et rôles ;
 élabore le document de gestion des utilisateurs.
56
Version
1.0
5.8. PROCEDURE DE SAUVEGARDE ET DE RESTAURATION
A. SAUVEGARDE DE DONNEES
ENTREE  Document de politique de sauvegarde et de

restauration
 PSSI
 Données à sauvegarder
 C/DSI
SORTIE Sauvegarde disponible
 C/SMR
 Structures bénéficiaires
Le C/DSI
 sauvegarde les données conformément à la politique retenue ;

 notifie à tous les acteurs de la chaîne de sauvegarde.
B. RESTAURATION DE DONNEES

restauration
 Données sauvegardées
 PSSI
 C/DSI
 C/DS
SORTIE  Sauvegarde restauration
 Logs de restauration
DESTINATAIRE C/SEBD
57
Version
1.0
Le C/DSI :
 restaure les données conformément à la politique retenue ;

 notifie aux structures bénéficiaires ;
 exploite les logs de restauration.
C. GESTION DES SAUVEGARDES

restauration
 Sauvegardes
 PSSI
 C/DSI
 C/DS
 RSSI
SORTIE Sauvegardes délocalisées
DESTINATAIRE DIP
Structures bénéficiaires
Le C/DSI :
 copie les sauvegardes sur des disques externes et sur des bandes
magnétiques ;
 garde les copies hors du site de production dans un environnement
approprié ;
 teste périodiquement les sauvegardes pour s’assurer de leur
validité ;
 dispose d’un site distant pour la réplication des données ;
 réplique les données ;
 notifie à la DIP.
58
6. SERVICE MAINTENANCE
ET RESEAU(SMR)
 Procédure 1 : Gestion du centre de support

 Procédure 2 : Gestion des datacenter du MEF
 Procédure 3 : Gestion du réseau informatique
59
Version
1.0
SERVICE MAINTENANCE ET RESEAU
6.1. PROCEDURE DE GESTION DU CENTRE DE SUPPORT
A. GESTION D’ASSISTANCE AUX UTILISATEURS ET DE

MAINTENANCE
ETAPE 1 : ELABORATION DES DOCUMENTS DE GESTION DU

CENTRE DE SUPPORT
ENTREE Instructions DIP et PSSI

RECEPTEUR  C/DMST
 RSSI
SORTIE  Documents de gestion du centre de support
(journal d’accès au Datacenter,
 Référentiel de matériel informatique,
 Planning annuel de maintenance),
 Fiche de demande d’assistance (plainte, appel,
courrier, mail, fiche d’appréciation du niveau de
satisfaction, matrice des indicateurs de
supervision, etc.)
DESTINATAIRE  C/SMR
 Toutes structures informatiques du MEF
Le C/DMST :
 recueille des informations relatives à la gestion du centre de support ;
 inscrit ces informations dans chacun des documents de gestion du
centre de support ;
 fait amender chaque document par tous les services de la DIP ;
 fait valider chaque document ;
 compile les documents en un document global ;
 vulgarise le document global
60
Version
1.0
ETAPE 2 : MISE A JOUR DES DOCUMENTS DE GESTION DU

CENTRE DE SUPPORT
ENTREE Documents de gestion du centre support et

(Périodicité ISO 27001 ou Instruction DIP)
 RSSI
SORTIE  Documents de gestion du centre de support
(journal d’accès au Datacenter
 Référentiel de matériel informatique, planning
annuel de maintenance)
 Fiche de demande d’assistance (plainte, appel,
courrier, mail, fiche d’appréciation du niveau de
satisfaction, matrice des indicateurs de
supervision, etc.)
Le C/DMST :
 recueille de nouvelles informations relatives à la gestion du centre de
support ;
 inscrit ces nouvelles informations dans le document de gestion du
centre support ;
 fait amender le nouveau document de gestion du centre de support ;
 fait valider le nouveau document de gestion du centre de support ;
 vulgarise le document de gestion du centre de support.
ETAPE 3 : ASSISTANCE AUX UTILISATEURS
ENTREE Fiche de demande d’assistance (plainte, appel,

courrier, mail)
RECEPTEUR C/DMST
SORTIE Fiche d’appréciation du niveau de satisfaction
 Toutes structures du MEF
61
Version
1.0
Le C/DMST :
 reçoit la demande d’assistance (incident, question, plainte, etc.) ;

 analyse la demande d'assistance ;
 classifie la demande d’assistance par priorité ;
 enregistre la demande ;
 crée le ticket d'assistance dans le logiciel d'assistance ;
 assiste en ligne ;
 affecte le ticket à un technicien de niveau 1 si assistance en ligne
non concluant
- prépare l’intervention ;
- intervient ;
 affecte le ticket à un technicien de niveau 2 si le problème
dépasse les compétences du technicien de niveau 1
- prépare l’intervention ;
- intervient ;
 affecte le ticket à une compétence externe si le problème n’a
toujours pas pu être résolu au niveau du technicien de niveau 2
- Suit l’intervention ;
- Reçoit le rapport de la prestation externe ;
 documente les résultats de l’intervention ;
 clôture du ticket.
ETAPE 4 : MAINTENANCE PREVENTIVE
ENTREE Planning annuel de maintenance

RECEPTEUR C/DMST
SORTIE Rapport de maintenance
62
Version
1.0
Le C/DMST :
 crée un ticket pour la maintenance

 affecte le ticket au chef d’équipe
 conçoit les équipes
 prépare l’intervention
 intervient
 documente les résultats de l’intervention
 clôture le ticket
ETAPE 5 : ANALYSE DU NIVEAU DE SATISFACTION DES

UTILISATEURS
ENTREE Fiche d’appréciation du niveau de satisfaction et

Rapports de maintenance
RECEPTEUR C/DMST
SORTIE Rapport d’analyse du niveau de satisfaction des
utilisateurs
Le C/DMST :
 consulte la base du logiciel de gestion de parc informatique ;

 édite les états statistiques de satisfaction des utilisateurs ;
 rédige le rapport d’analyse.
63
Version
1.0
A- SUPERVISION DES EQUIPEMENTS ET SERVICES DU SYSTEME

D’INFORMATION DU MEF
ENTREE Matrice des indicateurs de supervision

RECEPTEUR C/DMST
SORTIE Rapport de supervision
DESTINATAIRE C/SMR

Le C/DMST :
 configure les indicateurs de supervision ;

 vérifie les indicateurs de supervision ;
 analyse les valeurs des indicateurs de supervision ;
 produit le rapport de supervision.
B- GESTION DES INCIDENTS
ENTREE Rapport de supervision ou Alerte et PGISI ou

Anciens rapports de gestion d’incident
 RSSI
SORTIE Rapport de gestion d’incident
 Tous les gestionnaires de systèmes d’informations
concernés

Le C/DMST :
 identifie l’incident ;
 enregistre l’incident dans le système de gestion des incidents ;
 classifie les incidents par priorité ;
 met en place le plan de continuité d’activités (réf. PSSI)
 crée un ticket pour cet incident ;
 affecte le ticket à un technicien de niveau 1 ;
64
Version
1.0
- prépare de l’intervention
- intervient
 affecte lu ticket à un technicien de niveau 2 si le problème dépasse les
compétences du technicien de niveau 1
- prépare l’intervention
- intervient
 affecte le ticket à une compétence externe si le problème n’a toujours
pas pu être résolu au niveau du technicien de niveau 2
- suit de l’intervention
- reçoit le rapport de la prestation externe
 documente les résultats de l’intervention ;
 arrête le plan de continuité d’activités (Réf. PSSI) ;
 met en place le plan de reprise d’activités (Réf. PSSI) ;
- rédige le rapport de gestion de l’incident ;
- clôture du ticket.
C- PROPOSITION DES CARACTERISTIQUES DE MATERIELS

INFORMATIQUES REFERENCES OU NON AUX STRUCTURES POUR
ACQUISITION
ENTREE Référentiel de matériel informatique et demande de

la structure
RECEPTEUR C/DMST
SORTIE Fiche des matériels informatiques proposés
 Structure demandeur

Le C/DMST :
 analyse la demande ;
 consulte u référentiel des matériels informatiques ;
 choisit le matériel informatique s’il existe dans le référentiel ;
 recherche les informations relatives aux matériels informatiques sur
internet s’il n’existe pas dans le référentiel (Réf. Veille technologique) ;
 met à jour le référentiel (Réf. Veille technologique) ;
65
Version
1.0
 propose le courrier réponse.
6.2. PROCEDURE DE GESTION DES DATACENTER DU MEF

DATACENTER
ENTREE  Instruction DIP
 PSSI
RECEPTEUR  C/DS
 RSSI
SORTIE Document de gestion du Datacenter (la matrice de
la disponibilité des ressources, la fiche
d’hébergement des serveurs ou service, la fiche de
gestion des composants, le document
d’administration des serveurs et services, etc.)
 Le Chef de l’équipe Datacenter, tout gestionnaire
des systèmes d’information

Le C/DS :
 recueille les informations relatives à la gestion du Datacenter ;
 inscrit les informations dans chaque document de gestion du
Datacenter ;
 amende chaque document ;
 valide chaque document ;
 compile les documents en un document global ;
 vulgarise le document global.
66
Version
1.0
ETAPE 2 : MISE A JOUR DES DOCUMENTS DE GESTION DU

DATACENTER
ENTREE  Périodicité ISO 27001 ou Instruction DIP et
Document de gestion du Datacenter
 PSSI
RECEPTEUR  C/DS
 RSSI
SORTIE Document de gestion du Datacenter mis à jour (La
matrice de la disponibilité des ressources, la fiche
d’hébergement des serveurs ou service, la fiche de
gestion des composants, le document
d’administration des serveurs et services, etc.)

Le C/DS :
 recueille de nouvelles informations relatives à la gestion du

Datacenter ;
 inscrit les nouvelles informations dans chaque document de gestion
du Datacenter ;
 amende chaque nouveau document ;
 fait valider chaque nouveau document ;
 compile les nouveaux documents en un document global ;
 vulgarise le document global.
67
Version
1.0
ETAPE 3 : GESTION DE L’HEBERGEMENT DES SERVEURS,

SERVICES DU DATACENTER
ENTREE Requête d’hébergement et matrice de la disponibilité
des ressources du Datacenter et la fiche
d’hébergement des serveurs ou service dans le
Datacenter
RECEPTEUR C/DS
SORTIE Notification d’hébergement (Paramètres d’accès,
spécifications techniques, etc.)

Le C/DS :
 analyse la demande ;
 consulte la matrice de disponibilité des ressources ;
 met en place l’environnement selon les besoins notifiés dans la
requête ;
 installe les OS et services selon les besoins notifiés dans la requête ;
 Prend en compte des exigences de sécurité selon la PSSI (Réf. PJ et
PSSSLT) ;
 documente les configurations ;
 notifie l’hébergement à la structure demandeur.
ETAPE 4 : ADMINISTRATION DES SERVEURS DU DATACENTER

ENTREE Document d’administration des serveurs et services
du Datacenter et tous les jours
RECEPTEUR C/DS
SORTIE Rapport d’administration des serveurs et services du
Datacenter
DESTINATAIRE C/SMR

Le C/DS :
 vérifie les performances des serveurs ;
68
Version
1.0
 traite les requêtes liées aux performances des serveurs ;

 configure et mettre à jour les nouveaux serveurs et services ;
 sauvegarde le système et restaurer les serveurs selon la PSSI (Réf.
PSR) ;
 fait appuyer les utilisateurs et les structures sur les problèmes d’accès
aux serveurs et services ;
 fait prévenir les anomalies et les pannes de fonctionnement des
serveurs ;
 met en place et contrôler les procédures de sécurité (droits d’accès,
mots de passe etc.) selon les exigences de la PSSI ;
 analyse les log des serveurs et services du Datacenter ;
 rédige le rapport d’administration.
ETAPE 5 : GESTION DES COMPOSANTS DU DATACENTER

ENTREE Fiche de gestion des composants du Datacenter et
PSSI et tous les jours SORTIE : Rapport de l’état des
composants du Datacenter
RECEPTEUR C/DS
SORTIE Rapport de l’état des composants du Datacenter
DESTINATAIRE C/SMR

Le C/DS :
 vérifie l’état des composants du Datacenter ;
 prend des mesures (tension, intensité, puissance, température,
humidité, etc.) au niveau des composants du Datacenter ;
 documente les informations relatives à la prise de mesure des
composants du Datacenter ;
 rédige le rapport de l’état des composants du Datacenter.
69
Version
1.0
6.3. PROCEDURE DE GESTION DU RESEAU INFORMATIQUE

RESEAU (architecture, planning de mise en œuvre, fiche de
demande de connexion internet, plan d’adressage, plan de
routage, convention de nommage, matrice de performances du
réseau, etc.)
ENTREE Instruction DIP et PSSI

RECEPTEUR  C/DS
 RSSI
SORTIE Documents de gestion du réseau informatique
 Tout gestionnaire du système d’information du
MEF

Le C/DR :
 analyse les flux d’informations ;
 identifie les flux d’informations ;
 prend en compte des exigences de la PSSI ;
 identifie les informations nécessaires à l’élaboration du document ;
 fait amender et valider le document de gestion du réseau
informatique par tout gestionnaire du système d’information du MEF ;
 vulgarise le document de gestion du réseau informatique.
70
Version
1.0
ETAPE 2 : MISE A JOUR DES DOCUMENTS RELATIFS A LA

GESTION DU RESEAU (architecture, planning de mise en
œuvre, fiche de demande de connexion internet, plan
d’adressage, plan de routage, convention de nommage, matrice
de performances du réseau)
ENTREE Documents de gestion du réseau informatique et

PSSI ou périodicité ISO 27001
RECEPTEUR  C/DR
 RSSI
SORTIE Document de gestion du réseau informatique mis à
jour
 Tout gestionnaire du système d’information du
MEF

Le C/DR :
 prend connaissance des rapports d’audit du réseau informatique
antérieur s’il y a lieu ;
 analyse les flux d’informations entre les structures du MEF ;
 Identifie les nouveaux flux ;
 recueille les informations sur les nouveaux changements du
document ;
 prend en compte les exigences de la PSSI ;
 inscrit les nouvelles informations dans le document de gestion du
réseau informatique ;
 fait amender puis valider le nouveau document de gestion du réseau
informatique par les gestionnaires des SI ;
 fait vulgariser le nouveau document de gestion du réseau
informatique.
71
Version
1.0
ETAPE 3 : EXTENSION DU RESEAU INFORMATIQUE
ENTREE PTA ou architecture cible du réseau informatique

et planning de mise en œuvre et plan de routage,
convention de nommage
 Plan d’adressage
 PSSI
 Plan qualité (Réf. SOM)
RECEPTEUR  C/DR
 RSSI
SORTIE Rapport de l’extension du réseau informatique
 Toutes les structures

Le C/DR :
 fait visiter le site au prestataire ;

 élabore les termes de référence de l’extension du réseau informatique ;
 choisit un prestataire pour la réalisation des travaux au besoin ;
 suit les travaux ;
 teste et certifie le réseau ;
 fait la réception des travaux ;
 rédige le rapport d’extension du réseau informatique.
ETAPE 4 : FOURNITURE DE LA CONNEXION INTERNET
ENTREE Fiche de demande de connexion et courrier de la

demande de connexion internet ou Instruction
DIP et PSSI
RECEPTEUR  C/DR
SORTIE Rapport de fourniture de connexion internet
 Toutes les structures
72
Version
1.0

Le C/DR
 analyse la demande de connexion internet ;
 vérifie l’interconnexion de la structure avec la DIP ;
 met en place l’interconnexion si elle n’existe pas ;
 paramètre la fourniture de connexion internet ;
 prend en compte les mesures de sécurité (Réf. PSSI) ;
 teste la connexion sur site ;
 envoie les paramètres de connexion à la structure demandeur ;
 élabore le rapport de fourniture de connexion internet.
ETAPE 5 : ADMINISTRATION DU RESEAU

ENTREE Matrice de performances du réseau et PSSI tous les
jours
RECEPTEUR  C/DR
SORTIE Rapport d’administration du réseau informatique
 Cellules informatiques des autres structures
Le C/DR :
 vérifie les performances du réseau (tenir compte de la matrice de

performances du réseau) ;
 traite les requêtes liées aux performances du réseau ;
 configure et mettre à jour le matériel à intégrer au réseau ;
 sauvegarde la configuration des équipements réseau ;
 appuyer les utilisateurs sur un problème lié au réseau ;
 prévient les anomalies et les pannes de fonctionnement du réseau ;
 met en place et contrôle les procédures de sécurité (droits d’accès,
mots de passe etc.) selon les exigences de la PSSI ;
 rédige le rapport d’administration du réseau informatique
73
Version
1.0
ETAPE 6 : GESTION DE LA BANDE PASSANTE DE LA

CONNEXION INTERNET
ENTREE Instruction DIP ou Rapports de fourniture de la
connexion internet et tous les trois mois
RECEPTEUR  C/DR
 RSSI
SORTIE Rapport de gestion de la bande passante
 Toutes structures bénéficiaires de la connexion
internet

Le C/DR :
 vérifie le fonctionnement des outils de gestion de la bande passante ;

 identifie les flux entrants ou sortants ;
 élabore les règles de gestion de bande passante ;
 fait valider les règles de gestion de bande passante ;
 configure les équipements de gestion de bande passante ;
 applique les règles de gestion de bande passante dans le réseau ;
 rédige le rapport de gestion de la bande passante.
74
7. SERVICE ORGANISATION
ET METHODES
 Procédure 1 : évaluation des activités (procédures, lettres de
mission)
 Procédure 2 : évaluation des performances des services de la
DIP
 Procédure 3 : élaboration du projet d’AOF de la DIP
 Procédure 4 : test d’une application
 Procédure 5 : Formation
 Procédure 6 : gestion de la qualité
 Procédure 7 : audit
75
Version
1.0
SERVICE ORGANISATION ET METHODES
7.1. PROCEDURE D’EVALUATION DES ACTIV ITES

(PROCEDURES, LETTRE DE MISSION)
A- EVALUATION DES PROCEDURES

ETAPE 1 : ELABORATION DES CANEVAS D’EVALUATION
ENTREE : Manuel de procédure

SORTIE : Canevas d’évaluation
RECEPTEUR : C/DO
DESTINATAIRE : C/SOM, toutes les structures du MEF

Le C/DO :
 Identifie les rubriques à évaluer ;
 Définit le barème de l’évaluation ;
 Fait valider le canevas par les structures destinataires et par le
DIP;
 Diffuse le canevas validé auprès des autres services et
destinataires.
ETAPE2 : EVALUATION DES PROCEDURES

ENTREE :  Manuel de procédures
 Canevas d’évaluation
SORTIE : Rapport de l’évaluation
RECEPTEUR : C/DO
DESTINATAIRE : C/SOM

Le C/DO :
 met en place l’équipe d’évaluation des procédures ;
76
Version
1.0
 identifie les procédures à évaluer ;

 cible les acteurs principaux exécutant les procédures ;
 élabore le questionnaire d’évaluation ;
 s’assure de la distribution des questionnaires ;
 fait le point des questionnaires retournés ;
 dépouille les questionnaires ;
 rédige le rapport d’évaluation ;
 fait valider le rapport par le DIP et intègre les éventuelles
observations ;
 diffuse le rapport à l’intérieur du ministère.
B- EVALUATION DES LETTRES DE MISSION
ENTREE :  Correspondance de la DPP demandant l’évaluation

de la lettre de mission
 Instructions DIP
SORTIE : Fiche d’évaluation de la lettre de mission
RECEPTEUR : C/DO
DESTINATAIRE : C/SOM, DPP

Le C/DO :
 fait un point des objectifs à atteindre par service ;
 demande à chaque service de fournir les pourcentages d’atteinte
des résultats et en justifier les facteurs favorables ou bloquants ;
 fait un récapitulatif des observations des différents services tout en
ressortant les niveaux d’exécution des tâches importantes ;
 dresse le tableau de bord tout en ressortant les différents
indicateurs, leur périodicité ainsi que leur niveau d’exécution ;
 soumet le projet de la fiche d’évaluation aux différents chefs
services et au DIP ;
 prend en compte les amendements et finalise la fiche d’évaluation ;
 Fait envoyer la fiche d’évaluation à la DPP via le secrétariat.
77
Version
1.0
7.2. PROCEDURE D’EVALUATION DES PERFORMANCES DES

S E R V I C E S D E L A DIP
A- CREATION DE LA BASE DE DONNEES DES BESOINS

D’ASSISTANCE
Cf. SGPI, SEBD
B- MISE A JOUR DE LA BASE DE DONNEES DES BESOINS

D’ASSISTANCE
ENTREE : Demandes d’assistance ou Point hebdomadaire des

interventions
SORTIE :  Base de Données mises à jour (MAJ)
 Rapport de consolidation des besoins d’assistance
RECEPTEUR : C/DO

Le C/DO :
 collecte les demandes d’assistance ;

 saisit les données dans la base de données ;
 édite les états statistiques ;
 rédige le rapport de consolidation ;
 soumet le rapport à la hiérarchie.
C- EVALUATION DES BESOINS D’ASSISTANCE
ENTREE :  Rapport consolidé des besoins d’assistance

 Instruction DIP
 Base de Données (BDD)
SORTIE : Rapport d’évaluation
RECEPTEUR : C/DO
78
Version
1.0

Le C/DO :
 analyse les rapports consolidés des besoins d’assistance d’une période ;

 fait l’inventaire des demandes d’assistance ;
 identifie les difficultés rencontrées par les services de la DIP ;
 rédige le rapport d’évaluation des besoins d’assistance ;
 soumet le rapport au DIP pour appréciation.
7.3. PROCEDURE D’ELABORATION DU PROJET D ’ARRETE

PORTANT ATTRIBUTION, ORGANISATION ET
F O N C T I O N N E M E N T (AOF) D E L A DIP
ENTREE :  Instructions DIP

 Décret portant AOF du MEF
 Arrêté AOF DIP en vigueur
 Notes d’organisation des Services
 Manuel de procédures de la DIP
 Rapport d’évaluation des procédures de la DIP
SORTIE : Rapport d’évaluation
RECEPTEUR : C/DO
DESTINATAIRE : C/SOM, SGM, DPP

Le C/DO :
 collecte les documents réglementaires que sont : le décret portant

AOF du MEF, l’AOF en vigueur, les notes d’organisation des
Services, le manuel de procédures de la DIP, le rapport d’évaluation
des procédures de la DIP et divers documents complémentaires ;
 analyse les documents ;
 rédige le projet d’AOF ;
 le partage avec les autres chefs de service pour observation
79
Version
1.0
 prend en compte les amendements ;

 organise des réunions de validation en interne sous la direction du
DIP ;
 fait envoyer le projet d’AOF au SGM et au DPP.
7.4. PROCEDURE DE TEST D’UNE APPLICATION
ETAPE 1 : ELABORATION DU CAHIER DE RECETTES

ENTREE :  Nouvelle application à tester
 Documents de conception de l’application
SORTIE : Cahier de recettes
RECEPTEUR : C/DFSD
Le chef de l’équipe dédiée
DESTINATAIRE : C/SOM, C/SGPI

Le chef de l’équipe dédiée :
 définit la portée et la limite des tests ;

 recense les acteurs et les méthodes de test ;
 définit l’environnement de test ;
 rédige le cahier de recette ;
 fait valider le cahier de recette par le DIP.
ETAPE 2 : EXECUTION DES TESTS APPLICATIFS
ENTREE :  Application à tester

 Documents de conception
 Cahier de recettes, les jeux de données
 Les scénarii de test
SORTIE : Rapport de test
RECEPTEUR : C/DFSD, le chef de l’équipe dédiée
DESTINATAIRE : C/SOM, C/SGPI
80
Version
1.0
Le chef de l’équipe dédiée :

 fait ressortir les exigences issues des documents de conception ;
 sélectionne les chemins à tester ;
 fait le choix des outils de test ;
 applique les outils de test ;
 rédige le rapport de test.
7.5. PROCEDURE DE FORMATION
A- ELABORATION DE LA POLITIQUE DE FORMATION
ENTREE :  Instructions DIP, SDI, PESI,

 TDR de recrutement d’un consultant au besoin,
périodicité (tous les 3 ans)
SORTIE : Manuel de politique de formation
RECEPTEUR : C/DFSD
Le C/DFSD :
 propose les objectifs de la politique ;

 propose le choix des orientations de formation sur les trois années ;
 rédige le projet de politique de formation ;
 fait l’inventaire des moyens humains, matériels et financiers pour
la mise en œuvre de la politique ;
 fait valider le projet de politique de formation par l’ensemble des
services sous la supervision du DIP ;
Au cas où un consultant est désigné pour l’élaboration de la politique de

formation, le C/DFSD :
 propose le cahier de charges du consultant ;

 fait valider le cahier de charges par les autres services puis par le
DIP ;
81
Version
1.0
 suit les travaux du consultant conformément au cahier de charges ;

 réceptionne le projet de politique de formation rédigé par le
consultant ;
 fait valider le projet de politique de formation par la Direction.
B- ELABORATION DE LA FORMATION QUALIFIANTE

ETAPE 1 : PLAN DE FORMATION
ENTREE :  Manuel de politique de formation

 Instruction DIP, PTA
 Périodicité (tous les ans)
SORTIE : Plan de formation
RECEPTEUR : C/DFSD
Le C/DFSD :
 recueille les besoins de formation par service ;

 analyse les besoins de formation conformément à la politique de
formation et/ou au plan de formation triennal du ministère;
 hiérarchise les besoins de formations suivant les priorités ;
 évalue l’incidence financière ;
 propose un arbitrage ;
 rédige le projet de plan de formation ;
 organise la présentation dudit plan ;
 fait valider le plan de formation par les autres services de la
direction sous la supervision effective du DIP.
ETAPE 2 : FORMATION PROPREMENT DITE
ENTREE :  Instruction DIP

 Plan de formation
SORTIE : Plan de formation
RECEPTEUR : C/DFSD
82
Version
1.0
Le C/DFSD :
 identifie la formation programmée ;

 participe à l’élaboration des TDR ;
 suit le processus de recrutement du consultant (si c’est un
consultant externe qui est chargé de la formation)
 identifie le formateur si c’est un formateur interne
 prépare la logistique ;
 envoie un courrier d’invitation aux participants ;
 veille à la réception à temps des modules de formation ainsi que de
tout document devant servir à la formation
 suit le déroulement de la formation ;
 veille à l’élaboration du rapport de formation ;
 rend compte au DIP.
ETAPE 3 : EVALUATION DU PLAN DE FORMATION
ENTREE :  Instruction DIP

 Plan de formation
 Rapport de formation (tous les ans)
SORTIE : Rapport d’évaluation du plan de formation
RECEPTEUR : C/DFSD
Le C/DFSD :
 analyse les rapports de formation ;

 analyse les fiches d’évaluation des participants ;
 quantifie et apprécie les indicateurs de formation au regard des
objectifs du plan de formation d’une part et des termes de référence
d’autre part ;
 vérifie les effets de formation sur l’atteinte des objectifs de la DIP ;
 rédige le rapport d’évaluation.
83
Version
1.0
C- FORMATION SUR UNE APPLICATION DEVELOPPEE
ETAPE 1 : ELABORATION D’UN GUIDE DES UTILISATEURS

ENTREE : Application installée
SORTIE : Guide de l’utilisateur
RECEPTEUR : C/DFSD
DESTINATAIRE :  C/SOM
 Utilisateur de l’application
 Autre structure bénéficiaire

Le C/DFSD :
 installe l’application développée sur un PC (Cf. SEBD) ;

 s’approprie de l’application développée ;
 fait les captures d’écran ;
 décrit les captures d’écran ;
 rédige le projet de guide de l’utilisateur ;
 fait valider le projet de guide de l’utilisateur par les concepteurs
puis par le DIP
 met à disposition des utilisateurs ou bénéficiaires, le guide élaboré.
ETAPE 2 : FORMATION PROPREMENT DITE

ENTREE :  Application installée
 Guide de l’utilisateur
SORTIE : Rapport de formation
RECEPTEUR : C/DFSD
DELAI DE TRAITEMENT : Variable

Le C/DFSD :
 élabore les TDR de formation ;
84
Version
1.0
 élabore un chronogramme de formation ;

 identifie le ou les formateurs ;
 prépare la logistique ;
 envoie un courrier aux structures pour désignation des
participants ;
 suit le déroulement de la formation ;
 rédige le rapport de fin de formation.
7.6. PROCEDURE DE GESTION DE LA QUALITE
A. ELABORATION DUMANUEL QUALITE
ENTREE :  Manuel de procédures

(périodicité chaque 2 ans)
SORTIE : Manuel qualité
RECEPTEUR : C/DANVSI

Le C/DANVSI :
 définit la structure du Manuel (présentation et domaine
d’application, objectifs qualité) ;
 collecte les informations (réunions et entretiens) ;
 décrit les règles d’organisation et de fonctionnement ;
 identifie les différents processus et leur enchaînement ;
 rédige le projet de Manuel qualité ;
 organise une revue pour approbation du contenu du projet de
manuel qualité ;
 finalise le Manuel qualité ;
 diffuse le Manuel qualité.
Au cas où le consultant aura la charge de l’élaboration du manuel qualité :
 participe à l’élaboration du cahier de charge du consultant ;

 fait valider le cahier de charges ;
 participe au processus de recrutement du consultant ;
85
Version
1.0
 suit les travaux du consultant conformément au cahier de charges ;

 réceptionne le projet de Manuel qualité ;
 fait valider le projet de Manuel de qualité.
B. ELABORATION DE LA POLITIQUE D’ASSURANCE QUALITE
ENTREE :  Manuel qualité

SORTIE : Politique d’Assurance qualité

Le C/DANVSI :
 définit les objectifs de la Politique d’Assurance Qualité ;

 collecte les informations pertinentes ;
 hiérarchise les informations collectées ;
 identifie les différents processus et leur enchainement ;
 rédige le projet de Politique d’Assurance Qualité ;
 organise une revue pour approbation des autres services et de la
hiérarchie ;
 finalise la Politique d’Assurance Qualité ;
 diffuse la Politique d’Assurance Qualité au sein du Ministère.
Au cas où le consultant aura la charge de l’élaboration de la Politique

d’Assurance Qualité:

 fait valider le Cahier de Charges ;
 suit les travaux du consultant conformément au Cahier de
Charges ;
 réceptionne le projet de Politique d’Assurance Qualité.
86
Version
1.0
 fait valider le projet de Politique d’Assurance Qualité.
C. ELABORATION DU PLAN QUALITE LOGICIELLE/RESEAU

 Politique d’Assurance qualité
SORTIE : Plan qualité

Le C/DANVSI :
 fixe le cadre du projet ;

 analyse le contexte ;
 décrit les produits et services ;
 élabore la démarche de développement ;
 détermine les activités et les moyens ;
 organise le projet ;
 dimensionne le projet (chiffrage, planification) ;
 prépare l’après projet ;
 présente le projet auprès des collègues et intègre les différentes
observations ;
 fait valider le projet par le Directeur.
Au cas où le consultant aura la charge de l’élaboration du Plan Qualité :

 fait valider le Cahier de Charges ;
 Suit les travaux du consultant conformément au Cahier de
Charges ;
 Réceptionne le projet de Plan Qualité ;
 Fait valider le projet de Plan Qualité.
87
Version
1.0
D. EVALUATION DE LA QUALITE LOGICIELLE/RESEAU
ENTREE :  Politique d’Assurance qualité

 Plan qualité
SORTIE : Plan d’évaluation

Le C/DANVSI :
 définit un ensemble de caractéristiques mesurables du

logiciel/réseau ;
 définit des méthodes d'évaluation ;
 définit des outils d'évaluation (analyseurs, jeux de tests) ;
 évalue le logiciel/réseau par la mise en œuvre de ces méthodes et
l'utilisation de ces outils ;
 rédige le rapport d’évaluation.
7.7. PROCEDURE D’AUDIT DES SYSTEMES D’INFORMATION
A. ELABORATION DE LACHARTE D’AUDIT

 Périodicité chaque 2 ans
SORTIE : Charte d’audit

Le C/DANVSI :
 définit le but et les objectifs de l’audit interne ;
88
Version
1.0
 définit les champs d’action et les conditions d’exercice de l’audit

interne ;
 définit les règles de conduite des auditeurs ;
 définit le rôle du comité d’audit et sa composition ;
 décrit les compétences et les responsabilités de tous les organes
intervenant dans la réalisation de l’audit interne ;
 rédige la Charte d’audit ;
 fait valider la Charte d’audit.
B. ELABORATION DUPLAN ANNUEL D’AUDIT INTERNE
ENTREE :  Charte d’audit

 Manuel qualité
 Périodicité tous les ans
SORTIE : Plan annuel d’audit interne

Le C/DANVSI :
 identifie les objectifs et les risques encourus ;

 délimite l’univers de l’audit ;
 définit les missions ;
 définit les besoins en ressources ;
 discute avec les parties prenantes ;
 rédige le plan annuel d’audit interne et le diffuse en interne pour
amendement ;
 fait valider le plan par la hiérarchie ;
 diffuse le plan au sein des services.
89
Version
1.0
C. LE PLAN D’AUDIT
ENTREE :  Plan annuel d’audit

 Manuel qualité
 Charte d’audit
SORTIE : Plan d’audit
RECEPTEUR :  C/DANVSI
DESTINATAIRE : DIP

Le Chef de l’équipe dédiée :
 définit les objectifs de l’audit ;

 détermine le domaine d’application de l’audit ;
 identifie les services à auditer ;
 identifie le responsable d’audit et les auditeurs ;
 identifie les documents de référence ;
 spécifie la date, la durée et le lieu de l’audit ;
 rédige le plan d’audit.
Délai de traitement : 5 jours
D. AUDIT D’UNE APPLICATION, RESEAU, PROJET INFORMATIQUE
ENTREE : Plan annuel d’audit


Manuel de procédures

Manuel qualité

Plan d’audit

Charte d’audit

Instruction DIP

PSSI

SORTIE : Rapport d’audit
RECEPTEUR :  C/DANVSI
DESTINATAIRE :  C/SOM
 Structure auditée
90
Version
1.0

Le Chef de l’équipe dédiée
 élabore le planning d’audit ;

 envoie un courrier précisant la période d’audit et son
chronogramme ;
 prépare le dossier technique (documents de conception, guide
d’utilisateur, documents réseau, documents projet) ;
 organise une réunion de démarrage d’audit avec les différents
acteurs impliqués ;
 déroule l’audit avec l’équipe dédiée;
 fait une réunion de restitution avec la hiérarchie de la structure
auditée et prodigue des conseils et recommandations ;
 rédige le Rapport d’audit ;
 fait valider le Rapport ;
 envoie un exemplaire du Rapport à la structure auditée pour
amendement ;
 prend en compte les amendements dans le Rapport d’audit et le
finaliser ;
 envoie un exemplaire du Rapport final et un récapitulatif des
recommandations à la hiérarchie de la structure auditée.
91
8. SERVICE PRE
ARCHIVAGE ET GESTION
DES SAVOIRS
 Procédure 1 : Entrée des archives au dépôt de pré-archivage
 Procédure 2 : Traitement des archives
 Procédure 3 : Communication des archives
 Procédure 4 : Elimination des archives
 Procédure 5 : Versement des archives
 Procédure 6 : Coordination de la gestion des archives
92
Version
1.0
SERVICE PRE ARCHIVAGE ET GESTION DES SAVOIRS
8.1. PROCEDURE D’ENTREE DES ARCHIVES AU DEPOT DE

PRE-ARCHIVAGE
ETAPE 1 : TRAITEMENT DE DEMANDE DE TRANSFERT DE

DOCUMENTS D’ARCHIVES
ENTREE  Demande de transfert de documents d’archives

 Bordereau de transfert
 Echéancier de conservation des archives et textes
réglementaires
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Accord de transfert des archives et programmation
de l’opération de transfert
DESTINATAIRE Structure demandeur

Le C/SPAGS :
 reçoit la demande de transfert des archives et l’affecte à l’agent chargé

de la collecte des archives qui la traite ;
 se rapproche du Correspondant-archives de la structure et contrôle la
conformité du bordereau de transfert avec les documents préparés
pour le transfert ;
 s’assure qu’il existe de l’espace pouvant abriter les documents
d’archives à transférer et propose un avis au C/SPAGS (cet avis est
favorable si toutes les conditions sont réunies pour opérer le transfert);
 entérine la proposition ;
 saisit la structure concernée par le truchement de la DIP pour lui
notifier l’accord de transfert ;
 fait signer en trois exemplaires le bordereau de transfert par le
responsable de la structure concernée.
93
Version
1.0
ETAPE 2 : LE TRANSFERT DES ARCHIVES
ENTREE Accord de transfert des archives

 Bordereau de transfert des archives
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Réception et prise en charge des archives
DESTINATAIRE C/SPAGS
Le C/SPAGS :
 transmet un exemplaire du bordereau de transfert à la structure

concernée contre décharge et les deux autres exemplaires sont
conservés au SPAGS ;
 met à jour le registre des transferts et le classeur fonds d’archives du
Service.
8.2. PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ARCHIVES
ETAPE 1 : TRAITEMENT PHYSIQUE
DOCUMENTS Plan de classement

 Echéancier de conservation
 Réglementation nationale en vigueur et normes
ENTREE Fonds d’archives
RECEPTEUR C/DP
SORTIE Fonds d’archives traité et accessible
DESTINATAIRE  C/SPAGS

Le C/DP :
 trie les documents ;
94
Version
1.0
 apporte une appréciation technique sur les documents à conserver ;

 enregistre et fait l’inventaire des documents ;
 procède à l’estimation de la volumétrie des archives à traiter ;
 détermine les besoins en matériels et fournitures nécessaires ;
 met à disposition les matériels et fournitures nécessaires ;
 procède à la sélection et au tri des documents selon leur
provenance ;
 met en ordre (classement) les documents suivant un plan de
classement ;
 analyse les documents ;
 procède à la constitution des articles ou unités de conservation
(conditionnement des dossiers constitués) et à leur cotation
(attribution de cote ou d’identifiant) ;
 procède au rangement des articles sur les rayonnages ;
 procède à la rédaction d’instruments de recherche pour permettre
l’accès aux documents traités ;
 rédige le rapport des travaux de traitement ;
 transmet le rapport de traitement à la hiérarchie.
ETAPE 2 : TRAITEMENT INFORMATIQUE
Dans le cas d’une première expérience d’informatisation des archives
DOCUMENTS  Plan de classement

 Echéancier de conservation
 Réglementation nationale en vigueur et normes
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Fonds d’archives traité et accessible
Le C/SPAGS :
 choisit un logiciel documentaire ;

 veille à l’acquisition du logiciel ;
95
Version
1.0
 implémente le logiciel ;
 fait créer la base de données pour le signalement des documents
d’archives traités ;
 numérise les documents et met en place d’un système de gestion
électronique des documents.
En cas d’existence de dispositif d’informatisation
 met à jour la base de données existante sur la base du manuel

d’utilisation du dispositif.
8.3. PROCEDURE DE COMMUNICATION DES ARCHIVES
DOCUMENTS  Demande de consultation

 Instruments de recherche et réglementation en
vigueur
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Traitement de la demande et réponse au demandeur
DELAI DE TRAITEMENT : 48 HEURES
Le C/SPAGS instruit le C/DP qui :
 consulte l’inventaire général des archives dans la base de données ou

l’instrument de recherche papier ;
 recherche les documents sollicités ;
 prend note des cotes correspondantes des documents recherchés et
dont la trace est retrouvée ;
 se dirige vers les rayons et les boîtes d’archives concernés ;
 sort les documents trouvés et vérifie leur état matériel ;
 fait consulter sur place ou les transmet par un bordereau signé du
C/SPAGS à la structure ayant fait la demande ;
 fait signer l’emprunteur sur la fiche « fantôme » ;
 renseigne le registre de communication ;
 fixe un délai de 48 heures pour le retour des documents empruntés ;
96
Version
1.0
 veille au retour des documents empruntés et les réintègre ;

 effectue une relance si les documents empruntés ne sont pas
restitués dans les délais ;
 informe la hiérarchie en cas de non restitution des documents
empruntés sans demande explicite de prorogation de l’emprunteur,
après deux relances.
8.4. PROCEDURE D’ELIMINATION DES ARCHIVES
ETAPE 1 : IDENTIFICATION DES DOCUMENTS D’ARCHIVES

ELIMINABLES
ENTREE Echéancier de conservation des archives et textes

réglementaires
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Listing des documents proposés à l’élimination

 Bordereau d’élimination et procès-verbal
d’élimination
DESTINATAIRE Conseil des Archives du MEF

Le C/SPAGS :
 fait lister par ses collaborateurs les documents éliminables

conformément à l’échéancier de conservation et la réglementation en
vigueur ;
 remplit le formulaire « avis de destruction de documents » ;
 fait valider par le DIP.
 fait signer l’avis de destruction au DIP ;
 transmet l’avis au service producteur(ou initiateur) pour réaction ;
Le DIP :
 transmet la liste des documents d’archives éliminables au Conseil des

Archives du Ministère pour approbation ;
Le Ministre de l’Economie et des Finances, Président du Conseil des Archives

du ministère :
97
Version
1.0
 demande le visa de destruction des documents d’archives au Directeur

des Archives Nationales.
ETAPE 2 : EXECUTION DE L’OPERATION D’ELIMINATION DES

DOCUMENTS D’ARCHIVES
ENTREE Visa d’élimination des documents d’archives

RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Elimination des documents d’archives
 Listing des documents proposés à l’élimination
 Bordereau d’élimination et procès-verbal
d’élimination des documents d’archives

Le C/SPAGS :
 organise le transport des documents d’archives éliminables vers le site

de leur destruction ;
 fait détruire de manière écologique (broyage…) et dans la
confidentialité ;
 fait archiver le bordereau et le procès-verbal d’élimination.
NB : Pour la destruction des copies en surplus, des documents éphémères,

des documents d’information et de corbeille, leur destruction a lieu sans
recours à la Direction des Archives Nationales mais est sanctionnée par un
procès-verbal de destruction.
La destruction peut avoir lieu selon l’un des modes suivants : broyage,
déchiquetage et incinération.
8.5. PROCEDURE DE VERSEMENT DES ARCHIV ES
NB : L’entrée des archives à la Direction des Archives Nationales se

concrétise par un versement. Cette opération administrative et matérielle
consiste à verser les archives dont le délai d’utilité administrative a expiré
mais qui sont revêtues d’un intérêt historique ou patrimonial.
98
Version
1.0
Le versement qui suppose le transfert de responsabilité de la structure

productrice des documents, est effectué annuellement.
ETAPE 1 : PREPARATION DU VERSEMENT DE DOCUMENTS

D’ARCHIVES
ENTREE Lettre de demande de versement d’archives

 Liste des documents d’archives à verser
 Echéancier de conservation des archives et textes
réglementaires
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Notification d’accord de versement des archives et
programmation de l’opération de versement
DESTINATAIRE Direction des Archives Nationales
Le C/SPAGS :
 reçoit la notification de l’accord de versement des archives de la part

de la direction des Archives Nationales ;
 affecte la notification à l’agent chargé du versement des archives qui la
traite et opérationnalise le versement ;
 fait signer le bordereau de versement en trois exemplaires
conjointement par la DIP et la Direction des Archives Nationales ;
 prend un exemplaire du bordereau de versement qui sera conservé au
SPAGS.
ETAPE 2 : LE VERSEMENT DES ARCHIVES
ENTREE Notification d’accord de versement des archives et

programmation de l’opération de versement et
bordereau de versement des archives
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Bordereau de Versement des archives
DESTINATAIRE Direction des Archives Nationales
99
Version
1.0

Le C/SPAGS :
 s’assure que la logistique et la main d’œuvre sont disponibles ;

 procède à l’acheminement sécurisé des archives vers la Direction des
Archives Nationales ;
 conserve les deux autres exemplaires au SPAGS ;
 met à jour le registre des versements et le classeur fonds d’archives du
Service.
8.6. PROCEDURE : COORDINATION DE LA GESTION

DES ARCHIVES
Afin d’assurer un archivage de qualité et la mise en place de bonnes

pratiques de gestion des archives, une coopération active est nécessaire
entre les services producteurs, les correspondants archives et le Service de
Pré-Archivage et de Gestion des Savoirs.
Pour la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion des archives, il

appartient à chaque structure du ministère de désigner un correspondant-
archives qui fonctionnera en étroite collaboration avec le Service de Pré-
Archivage et de Gestion des Savoirs.
ENTREE  Instructions DIP

 Périodicité (tous les trois ans)
RECEPTEUR C/SPAGS
SORTIE Charte d’archivage
DESTINATAIRE Structures du MEF
Le C /SPAGS :
 met en place et à jour l’échéancier de conservation (tableau de gestion
des archives) ;
 assure la collecte et le traitement des archives ;
 encadre la création des documents administratifs ;
 organise les versements et les éliminations de documents ;
100
Version
1.0
 aide et assiste les services producteurs de documents dans la gestion

et l’archivage de leurs documents en réalisant les outils de gestion des
archives et en les formant aux pratiques archivistiques ;
 contrôle et valide les bordereaux de transfert et d’élimination de
documents réalisés par les services producteurs documents ;
 assure la communication et la bonne conservation des documents
transférés.
101
9. SERVICE RELATIONS
AVEC LES USAGERS
(SRU)
 Procédure 1 : Renseignement aux usagers/clients (physique,
téléphonique ou autres)
 Procédure 2 : Gestion des requêtes des usagers/clients
 Procédure 3 : Réalisation des enquêtes de satisfaction des
usagers/clients
 Procédure 4 : Elaboration des rapports sur les plaintes et
suggestions des usagers/clients
102
Version
1.0
SERVICE RELATIONS AVEC LES USAGERS
9.1. PROCEDURE DE RENSEIGNEMENT AUX

USAGERS/CLIENTS (PHYSIQUE, TELEPHONIQUE OU
AUTRES)
ENTREE Demande d’information, l’annuaire téléphonique, le

CN@,...
RECEPTEUR C/DARPSL
SORTIE Usager/client renseigné, fiche de renseignement
remplie
DESTINATAIRE Usager/client
Le C/DARPSL :
 reçoit et accueille l'usager/client;

 écoute l’usager/client ;
 note les préoccupations de l’usager/client ;
 renseigne l’usager/client en lui donnant des informations
appropriées ;
 oriente l’usager/client pour plus d’informations vers les structures ou
services compétents (pour certains renseignements sollicités).
9.2. PROCEDURE DE GESTION DES REQUETES DES

USAGERS/CLIENTS
ETAPE 1 : ENREGISTREMENT DES REQUETES DES

USAGERS/CLIENTS
ENTREE Requêtes ou doléances des usagers/clients

RECEPTEUR C/DARPSL
SORTIE Récépissé, Référence de dossier communiquée
DESTINATAIRE C/SRU
DELAI DE TRAITEMENT : SEANCE TENANTE
103
Version
1.0
Le C/DARPSL :
 reçoit et écoute l'usager;

 réceptionne le dossier de l’usager ou sa requête ;
 vérifie la présence des pièces versées au dossier et les notifie à
l’usager;
 enregistre le dossier de l’usager ou sa requête;
 délivre un récépissé à l’usager ;
 communique les références du dossier à l’usager/client s’il s’agit d’un
accueil téléphonique.
ETAPE 2 : TRAITEMENT ET SUIVI D’UNE REQUETE
ENTREE Récépissé
 Référence de dossier communiquée
RECEPTEUR C/DRST
SORTIE Réponse fournie

Fiche de suivi des requêtes

DESTINATAIRE 
C/SRU
Usager/client


Le C/DRST :
 étudie la requête ;
 traite la requête en relation avec la ou les structure(s) concernée(s) ;
 suit le traitement du dossier dans le circuit ;
 informe l’usager/client de l’évolution ou de l’aboutissement de son
dossier ;
 remplit la fiche de suivi des requêtes.
104
Version
1.0
9.3. PROCEDURE DE REALISATION DES ENQUETES DE

SATISFACTION DES USAGERS/CLIENTS
ENTREE Instruction DIP

 PTA
RECEPTEUR C/SRU
SORTIE Rapport de l’enquête
DESTINATAIRE DIP, DPP, Le Public (Réf. INSAE)

Le C/SRU :
 veille à la conception des imprimés spécifiques avec les questionnaires

adéquats suivant l’échantillonnage ciblé et le degré de sondage visé ;
 met à la disposition des structures sectorielles avec pour acteurs relais
les points focaux SRU;
 supervise et recueille les fiches renseignées en fin de journée ;
 procède au dépouillement et élabore le rapport d’enquête ;
 rend compte au DIP.
9.4. PROCEDURE D’ELABORATION DES RAPPORTS SUR LES

PLAINTES ET SUGGESTI ONS DES USAGERS /CLIENTS
ENTREE Instruction DIP

 PTA
RECEPTEUR C/SRU
SORTIE Rapport des plaintes et suggestions des
usagers/clients
DESTINATAIRE DIP
105
Version
1.0

Le C/SRU :
 Envoie une correspondance aux structures aux fins de recueillir leur

rapport sectoriel sur les plaintes dès le début du mois de novembre ;
 dépouille les rapports sectoriels dès réception;
 exploite les diverses plaintes recueillies à travers les canaux (borne,
boite à suggestion, les registres de plaintes….)
 élabore le rapport des plaintes et suggestions ;
 transmet le rapport des plaintes et suggestions à la DIP.
106
10. SUIVI DE LA VEILLE
TECHNOLOGIQUE DES
SYSTEMES
D’INFORMATION
 Procédure 1 : Conduite de la veille technologique
 Procédure 2 : Gestion des licences logicielles
 Procédure 3 : Participation aux salons et séminaires
107
Version
1.0
SUIVI DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE DES
SYSTEMES D’ INFORMATION
10.1. PROCEDURE DE CONDUITE DE LA VEILL E

TECHNOLOGIQUE
ETAPE 1 : ELABORATION DU REFERENTIEL DE LA VEILLE

TECHNOLOGIQUE
ENTREE PSSI
Instruction DIP, périodicité (3 mois)
RECEPTEUR Responsable Veille Technologique des SI (Le RVTSI)
SORTIE Référentiel
 SGM
 Toutes structures informatiques

Le RVTSI:
 élabore les TDR ;
 recrute au besoin un cabinet/consultant ;
- élabore le document d’orientation de la veille technologique
(objectifs stratégiques, périmètre, répertoire des sources
d’informations, répertoire des outils de veille, public cible,
etc.) ;
- élabore les canevas d’analyse des informations recueillies
par domaine du SI (Réseau – système – application – bases
de données – web – matériel – OS) et par niveau de criticité
(très élevé – élevé – moyen – faible) ;
- élabore les canevas de diffusion ;
- finalise le référentiel ;
 fait valider le référentiel ;
 diffuse le référentiel.
108
Version
1.0
ETAPE 2 : MISE A JOUR DU REFERENTIEL DE LA VEILLE

TECHNOLOGIQUE
ENTREE Le référentiel de la veille technologique


 PSSI
 Instruction DIP, périodicité (6 mois)
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Référentiel actualisé de la veille technologique
 SGM

Le RVTSI:
 met à jour le document d’orientation de la veille technologique
(objectifs stratégiques, périmètre, répertoire des sources
d’informations, répertoire des outils de veille, public cible, etc.) ;
 met à jour les canevas d’analyse des informations recueillies par
domaine du SI (Réseau – système – application – bases de
données – web – matériel – OS) et par niveau de criticité (très
élevé – élevé – moyen – faible) ;
 met à jour les canevas de diffusion ;
 finalise le référentiel ;
 fait valider le référentiel ;
 diffuse la nouvelle version du référentiel.
ETAPE 3 : REALISATION DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE
ENTREE Référentiel de la veille actualisé


Rapports de participation aux événements

professionnels au besoin, périodicité (mensuelle)
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Bulletins d’information
DESTINATAIRE Tous gestionnaires de systèmes d’informations
109
Version
1.0
Le RVTSI:
 paramètre les outils de veille ;
 consulte au besoin les rapports de participation aux événements
professionnels ;
 traite les informations suivant les canevas définis ;
 publie immédiatement les alertes de niveau très élevé et élevé ;
 réalise le bulletin d’information (compilation mensuelle des
informations recueillies) ;
 fait valider le bulletin ;
 diffuse le bulletin.
10.2. PROCEDURE DE GESTION DES LICENCES LOGICIELLES
ETAPE 1 : ELABORATION D’UN REPERTOIRE DES LICENCES

LOGICIELLES
ENTREE  Référentiel de la veille technologique

RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Répertoire des licences
 Tous gestionnaires de systèmes d’informations
DELAI DE TRAITEMENT : PM

Le RVTSI :
 recense les acquisitions de licences au sein de toutes les
structures du MEF (type de licence, éditeur, quantité, délai
d’expiration, mode de renouvellement, personnes responsables,
etc.) ;
 finalise le répertoire des licences logicielles ;
 fait valider le répertoire ;
 transmet à la DIP.
110
Version
1.0
ETAPE 2 : MISE A JOUR DU REPERTOIRE DES LICENCES

LOGICIELLES
ENTREE Répertoire des licences

Référentiel de la veille technologique
Instruction de la DIP
Chaque nouvelle acquisition, périodicité (annuelle)
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Répertoire des licences actualisé

Le RVTSI:
 reçoit les notifications de nouvelles acquisitions ;
 reçoit les documents contractuels ;
 actualise le répertoire ;
 transmet le répertoire à la DIP et aux structures informatiques.
ETAPE 3 : GESTION DES ACQUISITIONS DE LICENCES LOGICIELLES
ENTREE  Répertoire des licences,

 Référentiel de la veille technologique,
 Chaque nouvelle commande trimestrielle
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Mémo des informations nécessaires aux acquisitions
 Tous gestionnaires des SI
 Responsables des acquisitions
111
Version
1.0

Le RVTSI:
 élabore un mémo contenant les informations nécessaires pour
une acquisition optimale (numéro client, version, etc.) ;
 fait valider le mémo ;
 diffuse le mémo à tous gestionnaires de systèmes d’informations
et aux instances chargées des acquisitions.
ETAPE 4 : CONTROLE DU RENOUVELLEMENT DES LICENCES

LOGICIELLES
ENTREE Référentiel de la veille technologique,

 Mémo des informations
 Répertoire des licences, périodicité (03 mois)
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Notification d’expiration de licence
 Responsables concernés

Le RVTSI:
 consulte le répertoire des licences ;
 identifie les licences éligibles au renouvellement ;
 rédige une note sur l’expiration des licences ;
 transmet la note à la DIP pour notification aux responsables
concernés.
112
Version
1.0
10.3. PROCEDURE DE PARTICIPATION AUX SALONS ET

SEMINAIRES
ETAPE1 : ELABORATION DU REPERTOIRE DES SALONS ET

SEMINAIRES
ENTREE Référentiel de la veille technologique,

 Instruction DIP, périodicité (au plus tard le 30
juin de chaque année)
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Répertoire des salons et séminaires
DESTINATAIRE DIP

Le RVTSI :
 recense les événements professionnels pertinents au Bénin et à
l’étranger ;
 classe les événements par thématique, date, lieu, participants, etc.
 finalise le répertoire ;
 fait valider le répertoire ;
 inscrit le budget afférent au PTA de l’année suivante ;
 transmet le répertoire à la DIP.
ETAPE 2 : MISE A JOUR DU REPERTOIRE DES SALONS ET

SEMINAIRES
ENTREE Répertoire des salons et séminaires,
 Instruction DIP
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Répertoire des salons et séminaires actualisé
DESTINATAIRE DIP
113
Version
1.0

Le RVTSI :
 identifie de nouveaux événements professionnels au Bénin et à
l’étranger ou reçoit un courrier de notification d’événements ;
 classe par thématique, date, lieu, participants, etc.
 met à jour le répertoire ;
 identifie le cas échéant les sources de financement ;
 transmet le répertoire des salons et séminaires actualisé à la
DIP.
ETAPE 3 : ORGANISATION PRATIQUE DES SALONS ET SEMINAIRES
ENTREE Répertoire des salons et séminaires

PTA
RECEPTEUR RVTSI
SORTIE Rapports de participation aux événements
professionnels
DESTINATAIRE DIP

Le RVTSI :
 envoie une note à la DIP pour présenter l’événement et informer
les participants ;
 suit, en lien avec le service financier, l’aboutissement des
formalités nécessaires ;
 analyse le cas échéant les communications à présenter lors de
l’événement concerné ;
 reçoit le rapport de participation à l’événement ;
 organise la restitution au CODIR de la DIP ;
 transmet le rapport à la DIP ;
 archive le rapport.
114
11. SECURITE DES
SYSTEMES
D’INFORMATION
 Procédure 1: Elaboration et mise à jour des documents de
référence de la sécurité du SI
 Procédure 2 : réalisations et publication des avis de sécurité et
des rapports de vulnérabilités du système d’informations
 Procédure 3 : élaboration de la cartographie des risques lies a
la sécurité du si du MEF
 Procédure 4 : élaboration d’un dossier sécurité relative à
chaque projet informatique du ministère
 Procédure 5 : gestion des incidents lies a la sécurité des SI
 Procédure 6 : réalisations des auto-évaluations régulières de
sécurité de tous les systèmes d’informations du ministère
 Procédure 7 : réalisations des auto-évaluations régulières de
sécurité de tous les systèmes d’informations du ministère
 Procédure 8 : réalisations des audits externes des systèmes
informatiques
115
Version
1.0
SECUTITE DES SYSTEMES D’ INFORMATION
11.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET MISE A JOUR DES

DOCUMENTS DE REFEREN CE DE LA SECURITE DU SI
ETAPE 1 : ELABORATION D’UN CALENDRIER

D’ELABORATION/MISE A JOUR DES DOCUMENTS
ENTREE Périodicité défini par le Référentiel ISO 27001

SORTIE Calendrier élaboré
RECEPTEUR RSSI
DELAI DE TRAITEMENT : 10JOURS

Le RSSI :
 élabore la liste des documents de référence de la sécurité du SI ;

 identifie l’échéance d’élaboration ou de mise à jour ;
 élabore le chronogramme ;
 fait valider le chronogramme par les services de la DIP ;
 inscrit l’activité y afférente dans le PTA ;
 fait diffuser au sein du ministère.
ETAPE 2 : REALISATION DE LA MISSION D’ELABORATION/MISE A

JOUR DES DOCUMENTS
ENTREE Calendrier d’élaboration/mise à jour des documents

SORTIE  PGSSI
 Politique et Procédure élaborée
RECEPTEUR RSSI
116
Version
1.0
Le RSSI :
 élabore les TDR de la mission d’élaboration/mise à jour des

documents;
 fait valider les termes de référence ;
 participe au processus de recrutement d’un consultant ;
 suit les travaux du consultant conformément au cahier de
charges ;
 organise l’amendement du rapport par les différents services et le
DIP
 organise la validation du document et en assure la diffusion.
11.2. PROCEDURE DE REALISATION ET DE PUBLICATION DES

AVIS DE SECURITE ET DES RAPP ORTS DE
VULNERABILITE DU SYS TEME D’INFORMATION
ENTREE PSSI/périodicité déterminée par ISO 27001

SORTIE Avis de sécurité
RECEPTEUR DIP
Sous la supervision du DIP, le RSSI
 identifie les groupes de destinataires et définit des canaux de

diffusion ;
 identifie des sources d’informations/alertes sur la sécurité ;
 configure des sondes de recueil d’information ;
 trie et classe de l’information par domaine du SI (Réseau – système
– application – bases de données – web – matériel – OS) et par
niveau de criticité (très élevé – élevé – moyen – faible) ;
 publie immédiatement des alertes de niveau très élevé et
élevé ;
117
Version
1.0
 compile et publie hebdomadairement des alertes de niveau

moyen et faible ;
 propose au DIP un projet d’avis de sécurité à destination de
tous gestionnaires de SI
11.3. PROCEDURE D’ELABORATION DE LA CARTOGRAPHIE

D E S R I S Q U E S L I E S A L A S E C U R I T E D U S I D U MEF
ENTREE Modèle de cartographie des risques

Rapports des incidents de sécurité
Guide d’auto-évaluation
SORTIE Cartographie des risques/recommandations
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
Le RSSI
 réceptionne les rapports des incidents de sécurité ;

 réceptionne les rapports d’auto-évaluation des SI ;
 réceptionne des rapports d’audit externe ;
 actualise la grille des risques au regard des informations contenues
dans les rapports ci-dessus ;
 élabore des recommandations découlant des vulnérabilités ;
 transmet la grille et les recommandations à la DIP.
11.4. PROCEDURE D’ELABORATION D ’UN DOSSIER SECURITE

R E L A T I V E A C H A Q U E P R O J E T I N F O R M A T I Q U E D U MEF
ENTREE PSSI-PEDS/nouveau projet informatique

SORTIE Dossier sécurité
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE Responsables des projets informatiques
118
Version
1.0
Le RSSI
 réceptionne les cahiers de charge ou autre document descriptif du
nouveau projet ;
 identifie des ressources fonctionnelles du projet (technique, acteurs
et rôles) ;
 identifie des contraintes de sécurité en termes de disponibilité (D),
confidentialité (C), intégrité (I), et de non-répudiation (P) pour
chaque type de ressources ;
 identifie les données à manipuler ;
 classifie les données suivant les contraintes de sécurité DCIP ;
 identifie les fonctions clés du système cible (authentification des
utilisateurs, saisie des données, validation, administration métier,
administration technique, sauvegarde, etc.) ;
 définit pour chaque fonction les données, les ressources, les
exigences et moyens de sécurité adéquats ;
 sélectionne des composants sensibles du système cible (données, les
traitements, les équipements, les logiciels, les procédures, la
documentation, etc.) ;
 analyse des risques susceptibles d’impacter les composants
sensibles ;
 estime l’impact de chaque risque suivant une échelle (inacceptable,
perturbant, admissible, sans conséquence)
 propose des mesures de sécurité permettant de mitiger les risques ;
 évalue les risques résiduels ;
 identifie les exigences légales et règlementaires liées au projet ;
 fait valider le dossier sécurité par le chef projet métier et le chef
projet informatique ;
 fait diffuser le dossier sécurité aux parties prenantes.
119
Version
1.0
11.5. PROCEDURE DE GESTION DES INCIDENTS LIES A LA

S E C U R I T E D E S SI
ENTREE PSSI-PEDS/nouveau projet informatique

SORTIE Systèmes de monitoring/PSSI-PGISI
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
Le RSSI :
 Reçoit une alerte ou détecte un incident de sécurité ;
 déclare l’incident dans le canevas approprié ;
 affecte l’incident à l’équipe technique appropriée en fonction de la
nature de l’incident ;
 suit la prise en charge et la résolution de l’incident ;
 réceptionne le rapport de traitement de l’incident ;
 transmet le rapport à la DIP pour instructions.
11.6. PROCEDURE DE REALISATION DES AUTO -EVALUATIONS

REGULIERES DE SECURI TE DE TOUS LES SYSTE MES
D’INFORMATIONS DU MINISTERE
ETAPE 1 : ELABORATION DE LA FEUILLE DE ROUTE DE

L’EVALUATION
ENTREE  PSSI périodicité définie par la norme ISO 27001

 Instruction DIP
 Systèmes de monitoring
SORTIE Feuille de route de l’évaluation
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
120
Version
1.0
Le RSSI :
 précise la justification de l’évaluation ;
 identifie clairement le ou les systèmes concernés ;
 élabore la liste de tous les acteurs concernés par l’évaluation ;
 élabore le planning de l’évaluation ;
 identifie les outils à utiliser ;
 identifie les risques d’interruption de service et propose les plans
de continuité adéquats ;
 finalise la feuille de route ;
 transmet la feuille de route au DIP.
ETAPE 2 : VERIFICATION DE LA CONFORMITE DES SYSTEMES

AVEC LES EXIGENCES LEGALES
ENTREE  PSSIpériodicité définie par la norme ISO 27001

 Instruction DIP
SORTIE Rapport de conformité de système
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
Le RSSI :
 identifie des textes règlementaires et législatifs relatifs aux SI ;

 identifie au sein du SI, tous les types de traitements spécifiés
dans ces textes ;
 fait des interviews avec les responsables des traitements sur la
pratique réelle ;
 confirme les failles règlementaires par une exécution en réel sur
les systèmes ;
 rédige le rapport de conformité.
121
Version
1.0
ETAPE 3 : VERIFICATION DE LA CONFORMITE TECHNIQUE DES

SYSTEMES AUX EXIGENCES DE SECURITE
ENTREE  PSSI périodicité définie par la norme ISO 27001

 Instruction DIP
SORTIE Rapport de conformité technique de système
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
Le RSSI :
 identifie les mesures techniques relatives aux SI ;
 identifie les outils d’audit ;
 élabore ou prend en compte le cas échéant du dossier de sécurité
relatif au système concerné ;
 fait des interviews avec les responsables des traitements sur la
pratique réelle ;
 fait tester chaque composant suivant les exigences de sécurité
préétablies ;
 élabore des recommandations pour la mise en conformité du
système ;
 élabore du rapport de conformité ;
 veille à l’amendement et la validation par les autres services ;
 transmet le rapport à la DIP.
ETAPE 4 : SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA PSSI
ENTREE  PSSI-TDIS périodicité définie par la norme ISO

27001
 Instruction DIP
SORTIE Rapport de suivi de la mise en œuvre de la PSSI
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP
122
Version
1.0
Le RSSI :
 envoie le questionnaire d’auto-évaluation à tous les gestionnaires
de SI ;
 réceptionne des questionnaires remplis ;
 fait la consolidation des réponses ;
 fait des interviews si nécessaire avec certains acteurs clés ;
 remplit le tableau des indicateurs de sécurité ;
 élabore des recommandations ;
 élabore le rapport de suivi et de la mise en œuvre de la PSSI ;
 veille à l’amendement et la validation par les autres services ;
 transmet le rapport à la DIP.
11.7. PROCEDURE DE REALISATION DES AUDI TS EXTERNES

DES SYSTEMES INFORMA TIQUES
ENTREE PSSI périodicité définie par la norme ISO 27001

Instruction DIP
Systèmes de monitoring
SORTIE Rapport de conformité technique de système
RECEPTEUR RSSI
DESTINATAIRE DIP, structures bénéficiaires
Le RSSI :
 élabore le cahier de charge de l’audit ;
 participe au processus de recrutement du cabinet/expert pour la
réalisation de l’audit ;
 organise une réunion de lancement de l’audit ;
 met à disposition de l’auditeur toute la documentation (PSSI,
politiques, procédures, rapports, etc.) sur la sécurité des SI ;
 envoie un courrier à toutes les structures du Ministère avec le
calendrier des rencontres avec l’auditeur ;
 organise une réunion de pré-validation du rapport de l’audit ;
 réceptionne le rapport final ;
 transmet à la DIP la version finale du rapport.
Délai de traitement : 90 jours
123
12. CELLULE CHARGEE DES
RESSOURCES
 Procédure 1 : gestion du budget de la direction
 La procédure 2 : gestion du matériel de la direction
 Procédure 3 : gestion du personnel
124
Version
1.0
CELLULE CHARGEE DES RESSOURCES
12.1. PROCEDURE DE GESTION DU BUDGET DE LA DIRECTION
A- BUDGET DE FONCTIONNEMENT : ELABORATION ET

EXECUTION
a- ELABORATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT
ETAPE 1 : BUDGET PROGRAMME
ENTREE Instruction DAF


 Instruction DPP
 Canevas
RECEPTEUR Cellule de gestion des ressources
SORTIE Budget programme élaboré
 DPP
Le Chef Cellule de gestion des ressources :
 recueille les besoins d’activité au niveau des services de la DIP ;

 compile les activités ;
 remplit le canevas pour en décharger le draft de budget programme ;
 fait valider le draft de budget programme ;
 élabore le bordereau de transmission ;
 fait signer le bordereau de transmission ;
 envoie le draft de budget programme à la DPP ;
 participe à l’atelier de montage du budget programme organisé par la
DPP.
125
Version
1.0
ETAPE 2 : PLAN DE TRAVAIL ANNUEL (PTA)
ENTREE Budget programme


 Instruction DPP
SORTIE PTA élaboré
DESTINATAIRE DAF
 identifie les tâches correspondantes aux différentes activités du budget

programme ;
 remplit le canevas de PTA ;
 fait valider le projet de PTA ;
 fait signer le bordereau de transmission ;
 envoie le projet de PTA à la DPP ;
 participe à l’atelier de montage du PTA organisé par la DPP.
b- EXECUTION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT
ETAPE 1 : REMPLISSAGE DE LA FICHE D’ENGAGEMENT
ENTREE PTA
Instruction DPP
SORTIE Fiche d’engagement signée
DESTINATAIRE DIP
126
Version
1.0
 identifie trois (03) fournisseurs potentiels ;

 élabore les lettres de consultations ;
 effectue la consultation restreinte ;
 réceptionne des offres issues de la consultation restreinte ;
 analyse les offres ;
 sélectionne le moins disant ;
 remplit la fiche d’engagement
 fait signer la fiche d’engagement.
ETAPE 2 : ENGAGEMENT PROPREMENT DIT
ENTREE Fiche d’engagement signée


PTA

Dossier du prestataire

SORTIE Bon de commande (dépense engagée)
DESTINATAIRE  DAF
 Prestataire
 transmet le dossier au DAF ;

 suit le dossier transmis ;
 traite jusqu’à édition du bon de commande (Réf. DAF).
ETAPE 3 : RECEPTION DE LA COMMANDE
ENTREE Bon de commande


 Lettre du fournisseur annonçant la réception ou
la livraison
SORTIE PV de réception ou bordereau de livraison
DESTINATAIRE DIP
127
Version
1.0
 élabore la lettre de réception ;

 fait signer la lettre de réception ;
 envoie la lettre au DAF et au DCF ;
 réceptionne l’objet de la dépense ;
 reçoit le bordereau de livraison ou le PV de réception du fournisseur ;
 estampille l’objet de la dépense ;
 met à jour l’application de gestion de stock.
ETAPE 4 : LIQUIDATION PROPREMENT DITE
ENTREE PV ou bordereau de livraison

 Factures signées du fournisseur
SORTIE Factures certifiées
DESTINATAIRE DAF
 réceptionne la facture en trois exemplaires ;

 contrôle les factures ;
 appose au verso des factures le cachet de certification de service fait ;
 fait certifier les factures par la DIP ;
 envoie les factures certifiées au DAF.
ETAPE 5 : ELABORATION DU RAPPORT D’EXECUTION
ENTREE PTA
 Instruction DPP, périodicité
 Canevas
SORTIE Rapport d’exécution
DESTINATAIRE DIP
DPP
128
Version
1.0
 fait tirer la situation d’exécution du budget à l’échéance indiquée ;

 fait le point d’exécution physique des activités avec les services de la
DIP ;
 analyse les données reçues et élabore le rapport d’exécution (remplit le
canevas reçu de la DPP) ;
 fait valider le rapport par la DIP ;
 élabore le bordereau de transmission au DPP ;
 fait signer le bordereau par la DIP ;
 envoie le rapport (canevas rempli) au DPP.
B- BUDGET D’INVESTISSEMENT : ELABORATION ET EXECUTION
a- ELABORATION DU PLAN D’OPERATIONNALISATION DU PROJET

(POP)
ENTREE Budget programme,

 Instruction DPP, périodicité
 Canevas
SORTIE POP élaboré
 DPP
 DAF
 DCF
 recueille les besoins d’activité au niveau des services de la DIP ;

 compile les activités ;
 remplit le canevas pour en décharger le projet de POP ;
 fait valider le projet de POP par la DIP ;
 fait signer le bordereau de transmission et le projet de POP ;
 envoie le projet de POP au DPP et au DCF pour signature.
129
Version
1.0
b- EXECUTION DU POP
ETAPE 1 : REMPLISSAGE DE LA FICHE D’ENGAGEMENT
ENTREE POP
Instruction DIP
SORTIE Fiche d’engagement signé
DESTINATAIRE DIP

 remplit la fiche d’engagement ;
 fait signer la fiche d’engagement.
ETAPE 2 : ENGAGEMENT PROPREMENT DIT
ENTREE Fiche d’engagement signé


POP

Dossier du prestataire

SORTIE Bon de commande (dépense engagée)
DESTINATAIRE  DAF
 Prestataire
 transmet le dossier au DAF ;
130
Version
1.0
 suit le dossier transmis ;

 traite jusqu’à édition du bon de commande (Référence DAF).
ENTREE Bon de commande

Lettre du fournisseur annonçant la réception ou
la livraison
DESTINATAIRE DIP
 élabore la lettre de réception ;

 fait signer la lettre de réception ;
 envoie la lettre de réception au DAF et au DCF ;
 réceptionne les travaux objet de la dépense ;
 reçoit le bordereau de livraison ou le PV de réception du fournisseur.

Factures signés du fournisseur
RECEPTEUR  Cellule de gestion des ressources
DESTINATAIRE DAF

 envoie les factures certifiées au DAF.
131
Version
1.0
ENTREE POP

Instruction DPP, périodicité

Canevas

 DPP
 fait tirer la situation d’exécution du budget d’investissement à

l’échéance indiquée ;
 fait le point d’exécution physique des activités avec les services de la
DIP ;
 analyse les données reçues et élabore le rapport d’exécution (remplit le
canevas reçu de la DPP) ;
 fait valider le rapport par la DIP ;
 élabore le bordereau de transmission au DPP ;
 fait signer le bordereau par la DIP ;
 envoie le rapport (canevas rempli) au DPP.
C- AUTRES BUDGETS
ETAPE 1 : REMPLISSAGE DU BON CLASSIQUE
ENTREE Accord du Ministre


Appel de fonds

Feuille de route

SORTIE Bon de commande classique signé
DESTINATAIRE DIP
132
Version
1.0

 remplit du bon classique ;
 fait signer le bon classique.
ENTREE Bon de commande,


 Lettre du fournisseur annonçant la réception ou
la livraison
DESTINATAIRE DIP pour la structure concernée
 réceptionne les travaux objet de la dépense ;

 reçoit le bordereau de livraison ou le PV de réception du fournisseur ;
 estampille l’objet de la dépense au besoin ;
 met à jour l’application de gestion du stock au besoin.
133
Version
1.0

 Factures signées du fournisseur
DESTINATAIRE Régisseur

 envoie des factures au régisseur pour paiement.
ENTREE Feuille de route

 Instruction DIP
DESTINATAIRE DIP

 fait le point d’exécution en tenant compte de la feuille de route ;
 analyse le point d’exécution ;
 élabore le rapport d’exécution ;
 fait valider le rapport d’exécution par la DIP.
134
Version
1.0
12.2. PROCEDURE DE GESTION DU MATERIEL DE LA

DIRECTION
ETAPE 1 : RECEPTION DES MATERIELS DES L’ACQUISITION (Cf.

Réception de la commande au niveau du budget de fonctionnement)
ETAPE 2 : MISE A DISPOSITION DU MATERIEL AUX UTILISATEURS
ENTREE Demande de matériel

SORTIE Fiche de sortie du matériel
DESTINATAIRE Les utilisateurs
 réceptionne la demande des utilisateurs ;

 vérifie la disponibilité en stock du matériel ;
 fait valider la sortie du matériel par le DIP ;
 saisit la sortie du matériel dans l’application au cas où le DIP donne
un avis favorable ;
 édite le bon de sortie ;
 met à disposition le matériel aux utilisateurs.
ETAPE 3 : GESTION DU MATERIEL A REFORMER

ENTREE Point des matériels à reformer
SORTIE Point validé des matériels à reformer
 DGML
 recueille le point des matériels à reformer par service ;
135
Version
1.0
 compile l’ensemble des matériels à reformer pour en dégager un point

global ;
 envoie le point global au DIP pour validation ;
 dégage du point global les matériels informatiques à reformer pour
réinitialisation (Réf. SMR, RSSI) ;
 élabore un bordereau d’envoie vers la DGML (réf. Secrétariat) ;
 envoie du bordereau à la signature du DIP (réf. Secrétariat);
 envoie le point global de matériels à reformer à la DGML (réf.
Secrétariat);
 met à jour l’application de gestion de stock.
ETAPE 4 : INVENTAIRE PHYSIQUE DU MATERIEL
ENTREE Les bons de sortie


 Les fiches d’entrée de stock
 La situation du stock, périodicité (tous les ans)
 Instruction DIP
SORTIE Rapport d’inventaire
DESTINATAIRE DIP
 fait le point des matériels éligibles au contrôle au niveau des

utilisateurs ;
 fait le point des entrées et sorties du matériel au cours de la période ;
 fait le comptage physique du matériel en magasin ;
 organise les équipes d’inventaire (pour le contrôle au niveau des
utilisateurs) ;
 remplit les fiches d’inventaire ;
 rédige le rapport d’inventaire ;
 fait valider le rapport ;
 envoie le rapport d’inventaire au DIP.
136
Version
1.0
12.3. PROCEDURE DE GESTION DU PERSONNEL
A- SUIVI DE LA CARRIERE DES AGENTS
ETAPE 1 : CREATION DU DOSSIER DE CHAQUE AGENT
ENTREE Instruction DIP

SORTIE Rapport de création des dossiers des agents
DESTINATAIRE DIP
 invite chaque agent à fournir tous les actes de carrière ;

 réceptionne les actes par service de la DIP ;
 fait la synthèse des dossiers réceptionnés ;
 crée le dossier de chaque agent ;
 numérise le dossier de chaque agent ;
 enregistre les dossiers dans SIGRH ;
 rédige le rapport de création des dossiers ;
 envoie le rapport au DIP.
ETAPE 2 : MISE A JOUR DU DOSSIER DE CHAQUE AGENT
ENTREE Nouveaux actes (actes de carrière, décrets ou


arrêtés de nomination, notes d’affectation),
 Les dossiers des agents
SORTIE  Dossiers mis à jour
 Rapport de mise à jour
DESTINATAIRE DIP
 fait la mise à jour des dossiers physiques ;
137
Version
1.0
 met à jour les dossiers dans SIGRH ;

 rédige le rapport de mise à jour des dossiers (tous les trois mois);
 envoie le rapport de mise à jour au DIP.
B- GESTION DES CONGES ET AUTORISATION D’ABSENCE
ETAPE 1 : GESTION DES CONGES
ENTREE Titre de congé

 Demande de congé
 Instruction DIP
SORTIE Note d’autorisation de congé
DESTINATAIRE Agent concerné
 se connecte à SIGRH ;
 édite le planning de congé des agents de la DIP ;
 analyse la demande de congé ;
 établit la note d’autorisation de congé si avis favorable (Réf.
Secrétariat);
 fait signer la note d’autorisation de congé par le DIP (Réf. Secrétariat) ;
 envoie la note d’autorisation de congé à l’agent concerné (Réf.
Secrétariat).
ETAPE 2 : GESTION DES AUTORISATIONS D’ABSENCE
ENTREE Demande d’autorisation d’absence

 Instruction DIP
SORTIE Note d’autorisation d’absence
DESTINATAIRE Agent concerné
138
Version
1.0
 se connecte à SIGRH ;
 édite le point des autorisations d’absence de l’agent concerné ;
 analyse la demande d’autorisation ;
 établit la note d’autorisation d’absence si avis favorable (Réf.
Secrétariat);
 fait signer la note d’autorisation d’absence par le DIP (Réf.
Secrétariat) ;
 envoie la note d’autorisation d’absence à l’agent concerné (Réf.
Secrétariat).
C- GESTION DES PRESENCES
ENTREE Les bornes biométriques


 Registre au besoin, périodicité (chaque semaine),
point des congés,
 Point des autorisations d’absence
SORTIE Rapport de présence
 Tous les services
 se connecte au serveur des bornes biométriques ;

 édite le point de présence des agents de la DIP ;
 analyse le point de présence ;
 rédige le rapport de présence ;
 envoie le rapport au DIP et aux différents chefs de service.
139
Version
1.0
D- GESTION DES AFFECTATIONS
ENTREE  Titres
d’affectation
 Instruction DIP
 Besoins en personnel des services de la DIP
SORTIE Note d’affectation
DESTINATAIRE  Agents concernés
 Chefs de service concernés
 analyse les documents en entrée;

 propose le plan d’affectation ;
 fait valider le plan par le DIP ;
 fait établir la note d’affectation ;
 fait signer la note d’affectation par le DIP ;
 envoie la note d’affectation aux chefs de service et aux agents
concernés.
E- GESTION DES STAGIAIRES
ETAPE 1: GESTION DES DEMANDES DE STAGE
ENTREE Courrier de demande de stage envoyé par la DAF

RECEPTEUR DIP
SORTIE Courrier réponse à la DAF
DESTINATAIRE DAF
 réceptionne le dossier du stagiaire affecté par le DIP ;

 étudie le dossier ;
 donne une appréciation sur le dossier du stagiaire ;
140
Version
1.0
 fait valider l’appréciation par le DIP ;

 élabore le courrier réponse de la DIP à la DAF (Réf. Secrétariat) ;
 fait signer le courrier réponse par le DIP (Réf. Secrétariat);
 envoie le courrier réponse à la DAF (Réf. Secrétariat).
ETAPE 2 : GESTION DU DEROULEMENT DU STAGE
ENTREE Note d’autorisation de stage

SORTIE Attestation de stage
DESTINATAIRE DAF
 propose le calendrier de passage dans les différents services de la DIP

avec indication du service d’accueil ;
 suit le déroulement du stage ;
 élabore l’attestation de stage (Réf. Secrétariat) ;
 fait signer l’attestation de stage par le DIP (Réf. Secrétariat) ;
 met l’attestation de stage à disposition du stagiaire.
141
Version
1.0
CONCLUSION
CONCLUSION AU MANUEL DE PROCEDURES
En somme, la facilité d’accès à une information est l’une des

conditions de succès du système. Le manuel de procédures est donc un outil
de développement indispensable pour la Direction de l’Informatique et du Pré
archivage du Ministère de l’Economie et des Finances. Il doit nous permettre
d’asseoir une gestion saine et efficace s’il est bien appliqué et régulièrement
mis à jour. A travers les procédures administratives et techniques des
différents services décrites, il importe donc que chaque acteur s’approprie
du mécanisme.
Le manuel est un outil de formation, notamment pour les personnes

nouvellement recrutées ou promues tout comme les intérimaires, qui y
trouvent les réponses aux questions qu’ils se posent et peuvent facilement
s’imprégner de leurs nouvelles responsabilités . Ce qui constitue un gain de
temps énorme dans la réalisation efficace des objectifs.
142

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REPUBLIQUE DU BENIN

Fraternité – Justice - Travail

Manuel de procédures administratives

TABLE DES MATIERES

Table des matières ii

1. CONTENU, OBJECTIFS ET PRESENTATION DU MANUEL 2

1.1. CONTENU DU MANUEL 3

2. ATTRIBUTIONS, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DIP 5

2.1. ATTRIBUTIONS DE LA DIP 6

3.1. PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER 16

4. SERVICE GESTION DES PROJETS INFORMATIQUES (SGPI) 28

4.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET DE MISE A JOUR DES DOCUMENTS DE STRATEGIE INFORMATIQUE 29

5. SERVICE EXPLOITATION ET BASES DE DONNEES (SEBD) 43

5.1. PROCEDURE D’ELABORATION ET D’ACTUALISATION DE LA POLITIQUE DE SUIVI DE L’EXPLOITATION DES APPLICATIONS 44

6. SERVICE MAINTENANCE ET RESEAU(SMR) 59

6.1. PROCEDURE DE GESTION DU CENTRE DE SUPPORT 60

7. SERVICE ORGANISATION ET METHODES 75

TABLE DES MATIERES

7.1. PROCEDURE D’EVALUATION DES ACTIVITES (PROCEDURES, LETTRE DE MISSION) 76

8. SERVICE PRE ARCHIVAGE ET GESTION DES SAVOIRS 92

8.1. PROCEDURE D’ENTREE DES ARCHIVES AU DEPOT DE PRE-ARCHIVAGE 93

9. SERVICE RELATIONS AVEC LES USAGERS (SRU) 102

9.1. PROCEDURE DE RENSEIGNEMENT AUX USAGERS/CLIENTS (PHYSIQUE, TELEPHONIQUE OU AUTRES) 103

10. SUIVI DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE DES SYSTEMES D’INFORMATION 107

10.1. PROCEDURE DE CONDUITE DE LA VEILLE TECHNOLOGIQUE 108

11. SECURITE DES SYSTEMES D’INFORMATION 115

12. CELLULE CHARGEE DES RESSOURCES 124

12.1. PROCEDURE DE GESTION DU BUDGET DE LA DIRECTION 125

MEF Ministère de l’Economie et des Finances

DSSI Division Stratégie du Système d’Information

Le Ministère de l'Economie et des Finances s'est engagé

Certaines structures ont franchi de manière significative les étapes majeures

Une direction centrale comme la Direction de l'Informatique et du Pré-

En se fondant sur ses attributions et missions essentielles et fort des

La spécificité de la Direction, les exigences du domaine d'action et la

Il reste à souhaiter que cette formalisation des procédures s'accompagne

A tous les cadres et agents qui m'ont accompagnée avec abnégation,

A tous les lecteurs du présent manuel, je souhaite une bonne

Clarisse YAYI AFFEDJOU

Le manuel de procédures est un document descriptif qui permet une meilleure

Le manuel de procédures de la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage (DIP)

le décret n°2016-292 du 17 mai 2016 fixant la structure type des Ministères ;

INTRODUCTION AU MANUEL DE PROCEDURES

Le Ministère de l’Economie et des Finances a pour mission de proposer

Pendant longtemps, la Direction de l’Informatique et du Pré-archivage

Le manuel de procédures est un outil de gestion, un élément

Initié à l’attention de tout le personnel, le manuel de procédures vise à

Le présent document se subdivise en trois (3) parties. La première

1.1. CONTENU DU MANUEL

Le présent manuel décrit l'organisation, les procédures de gestion

1.2. OBJECTIFS DU MANUEL

Les objectifs du manuel de procédures sont entre autres :

 fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère

1.3. PRESENTATION DU MANUEL

Celui-ci est structuré de manière à en faciliter l’exploitation et la mise à jour

Mise à jour du manuel

Responsabilité de la mise à jour du manuel

Méthodologie de mise à jour

2.1. ATTRIBUTIONS DE LA DIP

 organiser et coordonner les activités informatiques de toutes les