Gestion Documentaire

PROCEDUREGENERALE GestionDocumentaire
PO GN 2009 04 29
PO GN 2009 04 29 Version 1
Procdure gnrale Gestion Documentaire

Fonction et Nom CHADELAS Mathieu REDACTION Manager S. Jarrix, S . Perez VERIFICATION
APPROBATION
Date Signature
29/04/2009
7/07/2009 approuv
Equipe mettrice : Equipe management Destinataires : Toutes les personnes intervenant sur le projet Robusta
TABLEAUDESMISESAJOUR
DATE 29/04//2009 Cration du document MODIFICATIONS
VERSION 1
I.OBJECTIFS
Cette procdure dfinit la gestion des procdures, instructions de travail, modes opratoires, enregistrements et documents divers du projet tudiant Robusta. Elle prcise les rgles et responsabilits de cration et de gestion de ces documents, de faon ce quils soient : Distribus tous les acteurs concerns Mis jour de faon uniforme en tout point de diverses composantes Disponibles pour consultation, tout moment
II. DEFINITIONS PARTICULIERES ACTEURS ABREVIATIONS
Procdure : une procdure est un document qui dfinit, pour une action donne, ce qui doit tre fait, qui sont les acteurs (non nominatif : composante) et les responsables de ces oprations (non nominatif : responsable des composantes), comment sont effectues ces oprations, laide de quels moyens, et de quels documents. Une procdure concerne gnralement plusieurs services, composantes ou activits. Rapport tudiant : Document crit par un ou plusieurs tudiants pour rsumer leurs actions pendant leur stage ou projet. Procs verbal : Compte rendu de runion. Spcification : Document qui dfinie les spcifications des systmes en termes dobjectifs et de besoins. Rfrentiel contractuel entre les diffrentes composantes du projet. Elle dfinit exactement la mission. Exemple : le cahier des charges. Manuel et instructions Une instruction de travail est gnralement interne un service. Elle dcrit, de faon plus prcise que la procdure, un ensemble dinstructions respecter pour raliser une opration donne. Les manuels sintressent au fonctionnement du matriel. Il dcrit les tapes suivre pour mettre en marche et utiliser de manire optimale le matriel ncessaire lexcution des instructions de travail. Exemple : une datasheet. Enregistrements : Ce sont des documents pr-imprims (tableau,) qui servent de preuves pour le relev des rsultats de mesure, des rsultats de contrle, des valeurs Exemple : un bilan de masse. Documents divers : Ce sont tous les documents autres que ceux cits prcdemment et ncessaires au bon fonctionnement du projet Robusta. Intgration et Essai : Cette section contient tous les documents relatifs aux tests et lintgration.
III. CONTENU DEROULEMENT DE LA PROCEDURE

1. CODIFICATIONDESDOCUMENTS Les documents doivent tre cods comme suit : AA BB YYYY MM DD
Typededocument:AA PO:Procdure MI:Manueletinstructions EN:Enregistrement PV:ProcsverbalCompterendu DD:DocumentDivers DM:Demandemodification FA:FicheAnomalie GO:Gestiondeprojet,Organisation EI:IntgrationetEssai RP:Rapport SP:Spcification DT:Documenttype
Equipeconcerne:BB GN:Gnral CS:CNES EA:ESA GE:Genso IE:IES MA:Management CC:Cartecontrleur CR:Carteradiocommunication CP:cartepuissance CE:carteexprience MK:Mcanique SS:Stationsol
Datedudocument:YYYY MM DD YYYY:Anne MM:mois DD:jour

Exemple : Un document de Gestion de Projet crit le 01/01/2008 par le Management pour toutes les composantes sera codifie GO GR 2008 01 01
PO GN Automn2009 04 29 e Procdure gnrale Gestion Documentaire

2. HARMONISATION DES DOCUMENTS Pour chaque type de document, une page de garde suivi de la page de rfrence est disponible sous format WORD sur le site de Robusta : http://www.ies.univ-montp2.fr/robusta/
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Version 1
3. REALISATION DUN DOCUMENT Les documents sont crs ou modifis pour rpondre un besoin rel (dcrire un processus, rpondre une exigence rglementaire,). La cration ou la modification dun document peut tre ralise par toute personne du projet ayant les comptences requises, en accord avec les personnes concernes par ce document. Il sagit tout dabord de dfinir lobjectif du document. Dans le cas dune procdure ou dun manuel les diffrentes tapes effectuer doivent tre formalises sous forme de texte ou de schma. Le document doit tre codifi en accord avec le Management avant de rentrer dans un cycle de validation : le document doit tre vrifi, puis approuv par les personnes comptentes. Le document doit ensuite tre diffus sous forme papier aux diffrents intresss, puis archiv au niveau du Management de projet.
Le numro de version doit toujours apparatre sur le document, ainsi que la date de la dernire mise jour. Le numro de classification doit tre valid par lquipe management avant la publication du document. La trame : Groupe den tte : Sous la bannire, le titre dois tre rinsr. La case en haut droite correspond au code de classification (voir document traitant cette partie). La case en bas droite contient le numro de version. Remplissage de la partie rfrence : Colonne rdaction : Colonne vrification : cette section. Cette partie concerne lcrivain du document.
Le membre de lquipe vrifiant le document doit remplir

Colonne Approbation :
Le chef de projet doit complter ces cases.
Ligne Emetteur et destinataire : Ces deux lignes sont remplir avec le nom des quipes concernes. Tableau de mise jour : Ce tableau regroupe un rcapitulatif sur les diffrentes versions officielles existantes du document.
4. GESTION DES DOCUMENTS Tous les documents sont consultables sous versions informatique et papier au Service Management. Cependant, chaque service dispose des dernires versions papiers des documents le concernant. La gestion du systme documentaire est supervise par le responsable management du projet. Cest lui et son quipe qui mettent les documents en ligne sur le site web. Toute nouvelle version dun document devra annuler et remplacer la version prcdente, et ce pour tous les services concerns. Les versions antrieures des documents sont conserves par le Management.
Procdure gnrale Gestion Documentaire CAS DES DOCUMENTS CREES EN INTERNE: QUI QUOI
Rdaction des documents selon le modle
DOCUMENTS
Trame document type
Personnes comptentes dans le domaine concern
Vrification Personne comptente
OUI
Approbation
Identification par : -Titre - Code
Personne en charge du systme documentaire
Diffusion aux personnes concernes et archivage des versions primes
Classement
Rdacteur
NON
Vrification priodique et rvision si besoin
Procdure gnrale Gestion Documentaire CAS DES DOCUMENTS EXTERNES : QUI QUOI
DOCUMENTS
Documents externes Document cart du systme documentaire
Analyse de la pertinence
NON
OUI
Identification par : -Titre - Code
Diffusion aux personnes concernes et archivage des versions primes
Classement
Veille et mise jour

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II. DEFINITIONS PARTICULIERES ACTEURS ABREVIATIONS

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III. CONTENU DEROULEMENT DE LA PROCEDURE

Datedudocument:YYYY MM DD YYYY:Anne MM:mois DD:jour

PO GN Automn2009 04 29 e Procdure gnrale Gestion Documentaire

Le membre de lquipe vrifiant le document doit remplir

Procdure gnrale Gestion Documentaire

Le chef de projet doit complter ces cases.

Personnes comptentes dans le domaine concern

Vrification Personne comptente

Identification par : -Titre - Code

Personne en charge du systme documentaire

Diffusion aux personnes concernes et archivage des versions primes

Vrification priodique et rvision si besoin

Documents externes Document cart du systme documentaire

Identification par : -Titre - Code

Diffusion aux personnes concernes et archivage des versions primes

Veille et mise jour

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