Politique de gestion des températures sur le terrain

MSF‐OCB MISSION  MSF‐OCB 
Titre de la politique  Politique de gestion des températures sur le terrain 
Propriétaire  Département Logistique 
Auteur  Coordination des opérations logistiques 
Champ d’application  Toutes les missions MSF‐OCB 
Statut  Version Finale 
Date de validation  Juin 2011 
Validé par  Equipe de Direction OCB 
Date de révision  Juin 2014 

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Contexte 
 
La  nature  des  activités  médicales  de  MSF  implique  l’utilisation  d’un  grand  nombre  de 
produits  thermosensibles  (vaccins,  médicaments,  poches  de  sang,  réactifs  de  laboratoire, 
nourriture, etc.) qui doivent être maintenus dans leur gamme de températures durant leur 
stockage et leur transport. 
Le risque premier – en cas de variation incontrôlée – est une dégradation puis une perte du 
principe  actif  de  ces  produits.  De  plus,  les  contextes  d’intervention  de  MSF  sont 
régulièrement situés dans des zones dont le climat est humide, très chaud ou plus rarement 
très froid. Ce climat a un impact négatif indéniable sur les conditions de travail et de séjour 
du  personnel  ou  des  patients.  Enfin,  MSF  a  de  plus  en  plus  recours  des  équipements 
sensibles  à  des  taux  d’hygrométrie  élevés  qui  –  s’ils  ne  sont  pas  installés  dans  des  salles 
spécialement équipées – sont exposés à des risques de panne récurrente.  
Pour  réguler  les  températures,  mais  aussi  l’humidité  de  l’air  et  ses  mouvements,  plusieurs 
solutions plus ou moins sophistiquées sont proposées sur le terrain. 
 
 
Objectifs 
 
La gestion des températures sur les projets répond à un double objectif : 
 
garantir  la  qualité  des  produits  qui  sont  sensibles  aux  températures  et  à 
l’humidité ; 
offrir  des  conditions  satisfaisantes  de  travail  et  d’hébergement  à  la  fois  pour  le 
personnel de MSF mais aussi pour les bénéficiaires des programmes. 
 
Cette  gestion  s’appuie  sur des  solutions  fiables  et  dimensionnées  en  fonction  du  contexte 
(climat,  sources  d’énergies,  etc.)  ainsi  que  des  besoins  des  programmes.  Elle  répond  aux 
principes suivants : 
 
une assurance qualité préalablement définie 
une traçabilité continue des températures 
des consommations énergétiques contrôlées  
 
 
Définitions 
 
Les  activités  de  gestion  des  températures chez  MSF  visent  à  assurer  la  mise  en  place,  la 
maintenance,  le  suivi  et  le  renouvellement  des  équipements  et  des  installations  de 
chauffage,  ventilation,  climatisation  et  réfrigération  (HVACR)1  des  infrastructures  (bureaux, 
maisons,  sites  et  structures  sanitaires)  et  des  véhicules  MSF.  Ces  activités  font  partie 
intégrante de la gestion de la chaîne du froid qui rassemble tous les moyens permettant de 
garantir une température constante des produits médicaux non thermorésistants comme les 
vaccins,  sérums,  test,  etc.  tout  au  long  de  leur  approvisionnement,  leur  stockage  et  leur 
distribution.   
La gestion de la chaîne du froid s’applique à deux niveaux :  
 
les matériels de production de froid2 (chaîne de froid active) ; 
les matériels de conservation du froid3  (chaîne de froid passive). 

1
 Heating, Ventilation, Air Conditioning, and Refrigeration 
2
 Réfrigérateurs, congélateurs 

2
 
Dans  des  contextes  à  climat  froid,  on  parlera  alors  de  chaîne  du  chaud  selon  le  même 
principe de conservation d’une température constante.   
 
NB  les services de ventilation qui sont développés à des fins médicales (ex. contrôle des 
infections nosocomiales dans des structures de prise en charge de la tuberculose) ne sont pas 
compris  dans  cette  définition  mais  sont  intégrés  dans  des  politiques  du  Département 
Médical. 
 
 
Principes de gestion 
 
Principes de qualité  
 
Les  solutions  techniques  visant  à  réguler  les  températures  et  l’humidité  des  structures  de 
santé  (hôpitaux,  centres  de  santés,  etc.)  sont  d’abord  envisagées  sur  base  de  critères 
qualitatifs définis par le Département Médical, avant de considérer d’autres critères comme 
leur  disponibilité  ou  leur  coût.  Celle  dédiées  aux  structures  de  travail  non  médicales 
(bureaux, ateliers, entrepôts, logements, etc.) sont quant à elles davantage orientées par des 
perspectives de confort et de bien‐être défini par le Département des Ressources Humaines. 
 La  qualité  des  températures  est  assurée  en  premier  lieu  par  la mise  en  place  de  solutions 
techniques  naturelles  (exposition  d’un  local  au  soleil,  aération  et  ombrage  naturels, 
matériaux  de  construction  à  faible  conductivité  thermique,  etc.),  qui  sont combinées  avec 
des  équipements  régulateurs  de  température  et  d’humidité  quand  les  solutions  naturelles 
ne sont pas satisfaisantes.   
 
Ö Conservation  des  produits  sensibles :  les  solutions  techniques  envisagées  pour 
réguler  les  températures  des  produits  thermosensibles  doivent  assurer  de  manière 
permanente leur conservation dans les gammes de température et des niveaux d’humidité 
fixées  par  les  départements  concernés  de  MSF.  La  conservation  des  produits  est  assurée 
tout  au  long  de  la  chaîne  de  froid,  depuis  l’acquisition  du  produit  jusqu’à  sa  destination 
finale. 
 
Ö Conditions  de  travail  :  quand  cela  est  nécessaire,  MSF  souhaite  garantir  une 
température  ambiante  appropriée  dans  les  infrastructures  et  véhicules  utilisés  par 
l’organisation afin d’offrir des conditions de travail et d’hébergement qui soient acceptables 
pour  le  personnel  MSF  ainsi  que  pour  les  patients.  Les  solutions  envisagées  doivent  tenir 
compte des réglementations internes à l’organisation ainsi que des législations nationales en 
matière de bien‐être au travail.  L’air conditionné n’est généralement installé que dans des 
zones d’intervention qui connaissent des pics de températures extrêmes ou – dans certains 
cas  –  pour  répondre  à  des  contraintes  sécuritaires    (ex.  obligation  de  garder  les  fenêtres 
ouvertes).  
 
Ö Dimensionnement  des  équipements  et  des  espaces :  une  analyse  des  besoins  en 
matière  de  produits  et  d’espaces  à  température  contrôlée  (nature  des  produits, 
quantité/volume, gammes de températures prescrites) est conduite afin de définir l’espace 
nécessaire au stockage des produits thermosensibles. Cette analyse ‐ qui porte à la fois sur le 
dimensionnement  des  zones  de  stock  (ex.  pharmacie)  et  des  équipements  régulateurs  de 

3
 Glacières, porte‐vaccins 

3
froid  (ex.  réfrigérateur)  ‐  tient  compte  des  pics  d’activités  et  de  l’expansion  futurs  des 
activités ainsi que des contraintes de conservation (propreté, ventilation, etc.). 
L’identification des besoins en espaces réfrigérés et en produits thermosensibles est réalisée 
de manière planifiée par les départements concernés. 
 
Ö Fiabilité  des  équipements  et  installations HVACR:  les  équipes  doivent  pouvoir 
s’appuyer sur des installations et des équipements de qualité qui répondent aux pré‐requis 
minimums  de  MSF.  Les  équipements  HVACR  destinés  aux  programmes  médicaux  sont 
considérés comme critiques. Ce sont des équipements professionnels conçus à cet effet qui 
peuvent être réparés et remplacés rapidement en cas de panne. 
Le  choix  des  équipements  est  orienté  par  la  recherche  d’autonomie  de  fonctionnement 
selon trois éléments principaux : 
 
la fiabilité des équipements (production de froid, isolation, robustesse, etc.) et 
de  leur  installation  avec  des  mesures  de  protection  adaptées  contre  les 
variations de tension, foudre, incendie, etc. ; 
la  capacité  de  maintenir  et  réparer  localement  ces  équipements  (entretien 
facile, remplacement de pièces détachées disponibles, etc.) ; 
leur  niveau  de  consommation  en  énergie  et  les  possibilités  d’alimentation 
locale (électricité, carburant, gaz). 
 
Les installations visant à réguler la température des infrastructures de santé et des produits 
médicaux  doivent  pouvoir  fonctionner  en  toute  indépendance  des  réseaux  locaux  et 
nationaux  d’alimentation  électrique.  Du  personnel  MSF  est  formé  spécifiquement  à 
l’entretien de ces équipements sur base d’une maintenance préventive (ex. dégivrage d’un 
réfrigérateur),  alors  que  leur  réparation  est  réalisée  par  une  entreprise  spécialisée.  Les 
utilisateurs  de  ces  équipements  sont  formés  à  leur  bonne  utilisation  (ex :  positionnement 
des accumulateurs de froid dans les glacières, agencement des vaccins dans les frigos, etc.). 
Les équipements régulateurs de température dédiés aux programmes médicaux (ex. zone de 
stockage  de  médicaments,  bloc  chirurgical,  etc.)  doivent  pouvoir  être  remplacés 
immédiatement en cas de casse, panne, vol, etc. 
 
Ö Un transport adapté :   en  marge  du  contrôle  effectué  par  les  outils  de  traçabilité, 
une attention particulière est apportée tout au long de la chaîne de froid pour s’assurer que 
les  moyens  de  transport  de  produits  réfrigérés  et  leur  positionnement  durant  le  trajet 
(containers en bateau, soutes d’avion, etc.) sont adaptés : 
 
aux contraintes de conservation des produits transportés ; 
aux contraintes climatiques des zones concernées par le routing envisagé. 
 
Le choix d’un routing est orienté par la rapidité du transport et l’optimisation des tournées 
alors que le choix des moyens de transport est prioritairement orienté par leur capacité de 
conservation  et  non  par  leur  coût.  Une  réduction  des  manipulations  (ex.  chargement  en 
LIFO4)  permet  également  d’assurer  la  qualité  de  la  chaîne  de  froid.  Les  équipements  de 
transport  frigorifique  (ex.  glacières)  sont  équipés  d’un  emballage  isotherme  de  qualité  et 
adapté au transport de produits réfrigérés. 
 
 
 
 

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 Last In First Out 

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 Principe de traçabilité  
 
Ö Un protocole de gestion des températures : ce protocole précise les responsabilités 
et  procédures  applicables  à  une  mission  ou  un  projet  afin  de  suivre  et  contrôler  les 
températures des produits thermosensibles pendant leurs phases de stockage, de transport 
et  de  distribution.  L’historique  des  températures  des  produits  thermosensibles  est  retracé 
régulièrement depuis la fabrication du produit jusqu’à sa réception à destination finale. 
 
NB   Seul le Département Médical est autorisé à accepter une donation de ce type 
de produits de la part de partenaire extérieur à MSF (ex. Ministère de la Santé, UNICEF, etc.) 
sur base des historiques de conservation.  
 
Un relevé des températures et le suivi des écarts de températures sont réalisés de manière 
systématique  avec  des  équipements  adaptés  (ex. thermomètres  professionnels,  cartes  de 
contrôle 3M, freeze tag, etc.). Les colis affectés à une chaine du froid sont toujours identifiés 
comme tel avec un étiquetage spécifique et visible qui précise la gamme de température du 
produit concerné ainsi que le mode de conservation à appliquer5. 
Les  anomalies  dans  le  suivi  des  températures  sont  signalées  le  plus  rapidement  possible  à 
l’équipe  de  coordination  mission  qui  déterminera  la  marche  à  suivre  pour  les  produits 
concernés (demande d’analyse, réutilisation, destruction, etc.). 
 
Des consommations énergétiques contrôlées 
 
Si  cela  n’affecte  pas  la  qualité  de  conservation  souhaitée  ni  le  bon  déroulement  des 
opérations, des efforts en matière de réduction des consommations d’énergie sont entrepris 
pour  réduire  les  coûts  et  l’impact  environnemental  sur  le  terrain.  Ces  efforts  sont 
prioritairement orientés vers:  
 
Ö la rationalisation des équipements HVACR et de leur consommation énergétique ; 
Ö le recours à des solutions naturelles de régulation des températures et de ventilation; 
Ö le recours à des énergies propres et renouvelables.  
 
 
Rôles et responsabilités 
 
Les utilisateurs :   
Ö connaître  et  appliquer  les  règles  de  bonne  pratique  relatives  à  l’utilisation  des 
équipements de régulation des températures ; 
Ö signaler  tout  mauvais  fonctionnement  de  ces  équipements  au  Département 
Logistique dans les plus brefs délais (panne, écarts de températures, etc.) ; 
 
Le Département Médical : 
Ö identifier les besoins en produit médical thermosensible: type de produits, quantités 
et températures prescrites ; 
Ö définir  les  besoins  de  régulation  des  températures  destinés  à  des  services  médicaux 
(pharmacie, salle d’opération, etc.) ; 
Ö s’assurer  que  les  dispositifs  de  régulation  de  températures  soient  effectifs  avant  de 
passer  une  commande  de  produits  médicaux  thermosensibles,  ou  avant  de 
commencer un service médical soumis à contrôle de température ; 

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 Ex. « DO NOT FREEZE », « KEEP FROZEN », « KEEP COOL », etc. 

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 Ö contrôler  la  qualité  des  dispositifs  de  régulation  de  température  tout  au  long  de  la 
chaîne  de  froid  (produits  médicaux)  et  durant  les  horaires  de  services  (structures 
médicales). 
 
Le Département Logistique : 
Ö garantir la stabilité des températures des produits thermosensibles dans les gammes 
de température tout au long de leur approvisionnement (stockage, transport) jusqu’à 
destination finale ainsi que celle des structures MSF selon les normes de conservation 
et les conditions de travail prescrites par les départements concernés ; 
Ö notifier  toute  éventuelle  rupture  de  chaîne  de  froid  et  anomalie  auprès  du 
Département Médical ; 
Ö informer et former les acteurs qui interviennent sur une chaîne de froid ainsi que les 
utilisateurs d’équipements régulateurs de température ; 
Ö identifier  les  besoins  en  stockage  et  transport  de  produits  thermosensibles  non‐
médicaux  (ex :  nourriture  des  équipes):  type  de  produits,  quantités  et  températures 
prescrites ; 
Ö s’assurer  de  la  mise  en  place,  de  l’entretien  et  du  renouvellement  des  équipements 
régulateurs  de  températures  ainsi  que  de  la  gestion  des  contrats  relatifs  à  un 
prestataire extérieur à MSF qui fournirait certains de ces services. 
 
Le Département des RH : 
Ö identifier  les  besoins  en  espaces  de  travail  (bureaux,  maisons,  entrepôts,  etc.)  qui 
nécessitent une régulation de température ;