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moins deux personnes doivent être impliquées dans le processus de récon-

ciliation bancaire :
• au mieux, les réconciliations bancaires ne doivent pas être effectuées par
une personne impliquée dans les processus de suivi/enregistrement des
encaissements et des décaissements ;
• les réconciliations bancaires doivent être systématiquement contrôlées
par une personne différente de celle qui les effectue. Les contrôles
effectués sur les réconciliations bancaires doivent être formalisés ;
• au mieux, les réconciliations bancaires doivent être approuvées par le
Directeur Financier.

v Moyens de règlement

• Transferts bancaires électronique

Y Dans le cas où la société utilise les transferts bancaires comme

moyen de règlement des fournisseurs, existe-t-il une procédure enca-
drant ce mode de fonctionnement ?
Y Existe-t-il une procédure permettant de tracer, d’identifier et de
gérer les virements bancaires électroniques rejetés par le système ou
logiciel utilisé ?
Y Une solution/application logicielle spécifique a-t-elle été mise en
place pour procéder aux virements bancaires électroniques ?
Y Si une telle solution a été implémentée, est-elle installée sur un
poste informatique spécifique ?
Y Le poste informatique utilisé pour procéder aux virements
bancaires électroniques est-il gardé éteint quand il n’est pas utilisé ?
Y L’accès à ce poste informatique est-il restreint aux seules
personnes dûment autorisées à procéder aux règlements fournisseurs
par virements bancaires électroniques ?
Y L’accès à ce poste informatique est-il sécurisé par des mots de
passe individuels et changés régulièrement ?

254 I Contrôle interne

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE254 (P01 ,NOIR)

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Y Les personnes habilitées à procéder aux règlements fournisseurs

par virements bancaires électroniques, sont-elles sensibilisées à
l’importance de garder ce mot de passe confidentiel et de manière
sécurisée ?
Risques :
• politique de règlements électroniques encadrée par une procédure peu
sécurisante et des principes de sécurité mal établis ;
• risques de fraude et de détournements (accès, données, … non sécurisés).
Bonnes pratiques suggérées : si les règlements fournisseurs par vire-
ments électroniques sont autorisés en pratique, un contrat doit formelle-
ment être passé avec la banque afin d’autoriser de telles pratiques.
Un tel contrat doit nécessairement prévoir des clauses sur la sécurité, la
confidentialité et la traçabilité des informations échangées et des transac-
tions réalisées.
Afin de s’assurer du correct encadrement des transactions réalisées et des
données transmises par virement bancaire électronique, une procédure sur
les contrôles à effectuer doit être formalisée, communiquée et appliquées.
Cette procédure doit notamment prévoir :
• nomination de personnes autorisées à saisir des coordonnées bancaires
fournisseurs, à réaliser des transactions par virement bancaire électro-
nique et dédiées au contrôle des transactions et données transmises, en
tenant compte du principe de séparation des fonctions ;
• accès à la solution logicielle utilisée limité aux profils préalablement
définis et gestion de mots de passe sécurisés ;
• typologie des transactions autorisées par virement bancaire électronique ;
• description du mode opératoire ;
• liste des contrôles permettant de s’assurer que les transmissions de
données sont sécurisées et conformes aux factures approuvées pour
paiement et programmées ;
• liste des documents support requis permettant de s’assurer que les tran-
sactions sont correctement réalisées et en toute sécurité ; ces documents

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 255

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE255 (P01 ,NOIR)

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doivent être gardés avec les factures originales au Département

Fournisseurs ;
• afin de prévenir tout risque d’erreur et de perte d’information, une
procédure doit permettre de recenser la liste des erreurs possibles
d’opérations, des rapports d’incident existants et doit décrire le mode
opératoire à suivre pour la récupération des données éventuellement
égarées.

v Excédents et financements

• Besoins de financement

Y Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excé-

dentaire, la trésorerie a-t-elle reçu des instructions écrites approuvées
par la Direction pour l’utilisation de ces excédents ?
Y Si la situation nette de trésorerie de la société est en position excé-
dentaire, des règles d’utilisation des excédents ont elles été définies et
formalisées au sein d’une procédure : type d’investissements auto-
risés, seuils et limites d’utilisation… ?
Risques : risque de manque d’encadrement des opérations d’investisse-
ments financiers : pas de délégation de pouvoir formelle accordée au tréso-
rier pour engager la société, pas de procédure en vigueur pour encadrer
les opérations, potentiel manque d’implication de la Direction de la société
sur ce type d’opérations.
Dans le cas où la société appartient à un Groupe, potentiel manque de
coordination entre le management local et la Direction Corporate Tréso-
rerie pour l’optimisation de la trésorerie du Groupe.
Bonnes pratiques suggérées : encadrer les opérations de placement de
trésorerie et anticiper tout risque de manque de contrôle des opérations
réalisées par :
• sensibilisation et responsabilisation du trésorier par des délégations de
pouvoirs et des procédures formalisées (typologie des opérations, seuils
et limites d’engagement…) ;

256 I Contrôle interne

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE256 (P01 ,NOIR)

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• définition des règles et obligation d’un suivi formalisé et régulier des

performances pour impliquer efficacement la Direction locale, en vue
également de l’optimisation des performances ;
• définition des outils de placement et des institutions financières auto-
risées pour ce type d’opération à engager la société ;
• dans le cas où la société appartient à un Groupe, s’assurer au préalable
que la Direction Corporate Trésorerie autorise ce type de pratique et lui
en rendre compte régulièrement pour une bonne coordination des opéra-
tions et une meilleure utilisation possible des synergies ;
• un tel cadre de fonctionnement doit surtout permettre de limiter tout
débordement et empêcher tout trésorier de travailler pour son propre
compte.

v Expositions au risque de change

Y La politique de change est-elle formalisée au sein d’une

procédure ?
Y Cette procédure décrit-elle la politique éventuelle de couverture
du risque de change ?
Y Dans le cas où la société appartient à un Groupe, cette procédure
autorise-t-elle toute filiale à couvrir ses transactions import et export ?
Y Dans le cas où la société appartient à un Groupe, cette procédure
requiert-elle, au-delà d’un certain seuil, l’approbation par la Direc-
tion Corporate Trésorerie de toute couverture de transaction import
et export ?
Risques : être exposé à un fort risque de change (surtout dans le cas où la
monnaie de transaction courante de la société est flottante) :
• pas de politique précise sur la couverture des expositions au risque de
change,
• existence d’une politique et de procédures mais mal comprises et pas
suivies,

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 257

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE257 (P01 ,NOIR)

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• utilisation d’outils/de produits de couverture mal maîtrisés ou non auto-

risés dans le cas où la société appartient à un Groupe.
Bonnes pratiques suggérées : l’exposition au risque de change doit être
suivie et anticipée :
• définir une politique de couverture du change et des règles de fonction-
nement et de contrôle du correct encadrement des opérations de change,
• définir des outils de couverture du risque de change,
• dans le cas où la société appartient à un Groupe, s’assurer au préalable
que la Direction Corporate Trésorerie a défini une politique de couver-
ture Groupe et la suivre.

VII.4 Processus publication et remontées des informations

comptables et financières : exemples de points de contrôle,
risques et bonnes pratiques

Comme pour le processus Trésorerie, cette partie présente uniquement des

exemples de points de contrôle, risques et bonnes pratiques afin d’éviter
d’être trop détaillée au sein de ce livre.
Nous avons sélectionné certains thèmes qui nous semblent particulière-
ment importants dans ce processus tels que les Comités de comptes, la
Direction de l’Audit Interne, la ségrégation des fonctions, l’ajustement et
le passage des comptes statutaires locaux aux comptes retraités Groupe et
les états de reporting au niveau corporate.
Afin de traiter l’exhaustivité des risques liés au processus Publication et
Remontées des Informations Comptables et Financières, d’autres points de
contrôles devraient également être détaillés et notamment associés aux
sous processus suivants : Sarbanes-Oxley Act, le Comité d’Audit, le
système comptable et plan de comptes, les enregistrements comptables, le
processus de clôture mensuelle des comptes, les transactions interentre-
prises, le sous-processus de clôture annuelle des comptes…

258 I Contrôle interne

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE258 (P01 ,NOIR)

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v Généralités & organisation

• Comités des comptes

Y Existe-t-il un Comité des Comptes au sein du Groupe ?

Y Le Comité des Comptes a-t-il participé à la mise en place de procé-
dures et des revues relatives à la production et à la publication des
états financiers du Groupe ?
Y Le Comité des Comptes est-il impliqué dans les revues et contrôles
pour s’assurer de la fiabilité et de l’intégrité des états financiers
produits et publiés ?
Risques : pas d’organe central ayant une supervision globale du processus
de production des états financiers consolidés.
+ Pas de procédures et contrôles formalisés pour s’assurer de l’homogé-
néité des états financiers.
+ Non-conformité aux nouvelles réglementations financières, notam-
ment avec le Sarbanes-Oxley Act, pouvant entraîner des sanctions finan-
cières (jusqu’à 5 Millions de dollars US) et pénales (jusqu’à 20 ans
d’emprisonnement), telles que décrites dans le Section 906 du Sarbanes-
Oxley Act.
Bonnes pratiques suggérées : le Comité des Comptes doit assister les
responsables opérationnels de la Direction Financière en charge de la défi-
nition des processus et des procédures pour s’assurer de l’homogénéité, de
l’exhaustivité et les délais impartis pour la production et la remontée des
états financiers aux bornes du Groupe.
+ Le Comité des Comptes doit s’assurer que l’ensemble des informa-
tions requises pour la publication des états financiers aux autorités bour-
sières compétentes soit enregistrées selon les normes comptables en
vigueur dans le Groupe, dûment justifiées, formalisées, répertoriées et
transmises au Corporate dans les délais impartis pour revue et traitements
appropriés s’il y a lieu.
+ Le Comité des Comptes doit être également impliqué dans la revue et
la Supervision des communiqués de presse à caractère financier, de

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 259

PSW32-INSERT GRAPHIQUES-C5.04.03-P5.04.00-13/5/2008 15H6--L:/TRAVAUX2/MAXIMA/CONTROLE/TEXTE.866-PAGE259 (P01 ,NOIR)

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l’information à destination des actionnaires pour s’assurer de l’intégrité et

de la cohérence des informations publiées à destination du public.
+ Dans le cadre du Sarbanes-Oxley Act, le Comité des Comptes doit
initier une revue et une évaluation de l’efficacité des procédures relatives à
la production et à la publication des états financiers, dans le 90 jours précé-
dant la publication des documents de références 10-K, 20F, ou 10-Q pour
les documents références des sociétés publiant leurs comptes sur une
fréquence trimestrielle.
+ Dans le cadre de la Loi de Sécurité Financière, le Comité des Comptes
(ou organe équivalent) est amené à évaluer et à apprécier l’efficacité des
procédures relatives à la production et à la publication des états finan-
ciers. Cette appréciation sera formalisée dans un rapport du Président ou
du Président Conseil de Surveillance ; rapport qui sera revu et commenté
par les commissaires aux comptes s’il y a lieu.

• Direction de l’Audit Interne

Y Existe-t-il une Direction de l’Audit Interne au sein du Groupe ?

Y Le rôle de la Direction de l’Audit Interne est-il soutenu et encou-
ragé par la Direction Générale ?
Y Les membres du Comité Exécutif reçoivent-ils régulièrement les
rapports et conclusions des travaux d’audit concernant les sujets
importants ou à risques, ainsi que le rapport de suivi de mise en œuvre
des actions correctrices ?
Y Les recommandations d’audit sont-elles exprimées avec une
proposition de plan d’actions discutés et acceptés des audités ?
Y Les recommandations sont-elles suivies pour s’assurer de leur
bonne application dans les délais impartis ?
Y Existe-t-il au sein de la Direction de l’Audit Interne un processus
de mises à jour des informations concernant le fonctionnement,
l’organisation et le business des activités du Groupe, tels que nomina-
tions, programmes d’investissements, plans marketing, changement
de périmètres de responsabilités et d’organisation ?

260 I Contrôle interne

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Y Existe-t-il un programme de formation spécifique et approprié au

sein de la Direction de l’Audit Interne ?
Y Le programme de formation comprend-il des besoins en forma-
tion tant sur les techniques d’audit que sur des sujets business et
opérationnels du Groupe ?
Risques :
+ non-conformité avec les réglementations du NYSE, pour les sociétés
qui y sont cotées ;
+ mauvaise adaptation des ressources et moyens mis à la disposition des
auditeurs pour effectuer leur revue de manière efficace et constructive au
sein du Groupe ;
+ les revues d’audit ne collent pas assez aux préoccupations des opéra-
tionnels et ne participent pas à promouvoir le rôle participatif de création
de valeur au sein du Groupe.
Bonnes pratiques suggérées : les Groupes d’envergure internationale
doivent disposer d’un organe assurant la fonction d’Audit Interne, soit par
une Direction existante, soit par la sous-traitance à une société autre que
son commissaire aux comptes, afin de respecter les bonnes pratiques de
Corporate Gouvernance.
+ La Direction de l’Audit Interne devrait être rattachée à la Présidence
du Groupe afin d’assurer son indépendance d’action vis-à-vis des opéra-
tionnels du Groupe.
+ Les réglementations américaines du NYSE ont formalisé les disposi-
tions relatives à la mission et au fonctionnement d’une Direction d’Audit
Interne au sein des Groupes cotés.
+ La Direction de l’Audit Interne doit s’assurer notamment :
– de la qualité et de la bonne formation de ses équipes,
– de l’indépendance du rôle de l’Audit Interne, avec la suggestion de
reporter à la Présidence,

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 261

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– de l’implication des principaux responsables opérationnels dans le mise

en place des recommandations d’audit formulées dans leur domaine de
compétence et de responsabilités,
– de la bonne et régulière information des sujets importants et critiques
issus des revues d’Audit aux membres du Comité Exécutif.

v Processus comptable

• Ségrégation des fonctions

Y Existe-t-il une liste formalisée et mise à jour des délégations de

fonctions octroyées au sein de la société, mentionnant notamment les
postes, le champ de responsabilités et les limitations pour exercer les
différentes opérations comptables ?
Y Les principales fonctions comptables sont-elle correctement ségré-
guées (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, gestion des
banques et trésorerie, comptabilité générale) ?
Y Existe-t-il une définition de fonction et description de poste
détaillées pour chaque personne au sein de la direction comptabilité ?
Y Les fonctions de maintien de la comptabilité générale sont-elles
bien distinctes et séparées des comptabilités auxiliaires ?
Y Existe-t-il des procédures formalisées pour chaque fonction et
chaque tâche à effectuer lors des clôtures mensuelles et clôtures
annuelles ?
Y Les procédures concernant les clôtures mensuelles ou annuelles
sont-elles spécifiquement détaillées pour le respect des règles de ratta-
chement des charges à l’exercice (cut-off) ?
Y Les documents comptables sont-ils correctement classés et archivés
dans de bonnes conditions de conservation et de confidentialité ?
Y L’accès aux documents et informations financières et comptables
est-il limité uniquement aux personnes dûment autorisées ?
Risques : les délégations de fonctions ne sont pas en vigueur au sein du
département comptabilité, pouvant entraîner des risques de manipulations

262 I Contrôle interne

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dans l’enregistrement des opérations comptables et affecter l’ensemble de

l’intégrité des états financiers produits.
Bonnes pratiques suggérées : les règles de ségrégation de fonctions
doivent permettre de réduire le nombre d’erreurs (intentionnelle ou non
intentionnelle) dans la saisie des opérations comptables, contribuant à la
production des états financiers fiables et exhaustifs.
+ Les règles de ségrégation de fonctions doivent être mises en place,
notamment :
– pour favoriser une organisation claire et un fonctionnement efficace des
départements comptabilité et finance,
– pour responsabiliser les personnes en charge, avec des descriptions de
postes et une limitation des responsabilités,
– pour éviter le cumul de fonctions ayant reçus des délégations de
pouvoirs internes et externes.
+ Bien que des délégations de pouvoirs internes n’aient pas de valeur
légale, elles peuvent cependant limiter l’exposition du Président (manda-
taire social) en cas de litiges.

v États financiers & reporting

• Ajustement et passage des comptes statutaires locaux

aux comptes retraités Groupe

Y Existe-t-il un système de reporting spécifique et déployé au sein du

Groupe ?
Y Existe-t-il une procédure spécifique concernant les informations à
saisir et à reporter dans le système de reporting ?
Y Le système de reporting est-il fourni avec la documentation appro-
priée aux opérationnels en charge de son utilisation ?

Y La documentation est-elle largement diffuse au sein du départe-

ment comptabilité, notamment aux personnes impliquées dans le
processus de reporting ?

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 263

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Y Le déploiement du système de reporting a-t-il été accompagné

d’une formation appropriée au sein des filiales ?
Y Le Groupe a-t-il défini des procédures et des contrôles types appli-
cables pour le processus de reporting ?
Y Existe-t-il des procédures spécifiques détaillant la nature des ajus-
tements comptables à opérer pour retraiter des comptes statutaires
locaux au format de comptes consolidés Groupe ?
Y Les retraitements comptables opérés sont-ils dûment formalisés,
documentés et justifiés (règles d’amortissements, règles de
provisions…) ?
Y Les procédures et documentations relatives aux retraitements
comptables prévoient-elles la formalisation d’une table de passage
pour matérialiser et justifier les retraitements entre les comptes statu-
taires et les comptes consolidés ?
Y Un état de synthèse des retraitements est-il systématique fourni
dans les liasses de reporting ?
Y Les écritures de retraitement sont-elle identifiables dans le
système de reporting et effectivement tracées ?
Y Les retraitements sont-ils revus et approuvés de manière forma-
lisée par le responsable du département comptabilité ?
Risques :
+ les ajustements ne sont pas tracés, analysées pour s’assurer de la perti-
nence des comptes retraités ;
+ les ajustements ne sont pas justifiés ; risques de manipulation des états
financiers ayant impact que l’intégrité des comptes publiés ;
+ des irrégularités sur les comptes ayant un impact matériel peut
entraîner les pénalités financières et pénales dans la cadre du Sarbanes
Oxley Act (Section 906).
Bonnes pratiques suggérées : tout retraitement des comptes doit être
systématiquement documenté, justifié et tracé.

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+ Un état de synthèse des retraitements entre comptes statutaires et

comptes consolidés doit être formalisé et transmis lors du processus de
reporting, afin de permettre l’analyse et l’appréciation de l’impact sur les
comptes.
+ Les comptes locaux doivent être rapprochés des états comptables exis-
tants (balance générale, balances auxiliaires…).
+ Les procédures Groupe doivent spécifier les informations requises
dans le processus de reporting mensuel des comptes, ainsi que la procé-
dure d’utilisation du système de reporting.
+ Les procédures Groupe relatives aux processus de reporting doivent
également assurer la correcte ségrégation des fonctions dans le processus
de production des comptes, de retraitement, de remontée des comptes
retraitées.

• États de reporting au niveau corporate

Y Dans l’hypothèse de retraitement ayant un impact matériel, le

Corporate informe-t-il les entités des ajustements à opérer ?
Y Les ajustements et écritures comptables sont-ils systématiquement
effectués par les entités responsables de l’intégrité et de l’exhaustivité
de leurs états financiers ?
Risques :
+ les états financiers reportés et publiés ne sont pas fiables et ne reflètent
pas la réalité de la situation économique ;
+ les retraitements sont effectués par le Corporate, sans consultation et
validation préalable des entités, ayant la responsabilité de l’intégrité des
comptes dans leur périmètre ;
+ les ajustements ne sont pas justifiés : risques de manipulation des états
financiers ayant impact que l’intégrité des comptes publiés ;
+ l’application du Sarbanes-Oxley Act implique des risques de sanctions
financières et pénales (Section 906) en cas de processus de remontée et de
publication des états financiers faible, entraînant la production de comptes
non fiables.

Questionnaires, référentiels de risques et bonnes pratiques, modes opératoires I 265

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