REPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC OF CAMEROON

PAIX-TRAVAIL-PATRIE PEACE-WORK-FATHERLAND
……….. … ……………….

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT MINISTRY OF HIGHER EDUCATION

SUPERIEUR …………………….
…………..
UNIVERSITE DE DOUALA UNIVERSITY OF DOUALA
……………… ………………….

INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE

BP : 8698 Douala-Tel. (237) 33.40.74.85-33 4 0 24 82
DEPARTEMENT: ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE
(OGA)

THEME
AMELIORATION DU SYSTEME
D’ARCHIVAGE ET DE CLASSSEMENT
DANS UNE ENTREPRISE : CAS DE LA SAD
Stage effectué du 09 Mars Au 09 Mai 2021 en vue de l’obtention du Diplôme Universitaire de
Technologie en Organisation et Gestion Administrative

Rédigé par:
Nelly Gabriella NTJAM

SOUS L’encadrement :

Académique de : Professionnel de :
Mr DJOUDA DJIAKO Hervé Mme Ceres MOUKOKO

Année académique 2021/2022

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 1

 A

NOS TRES
CHERS PARENTS

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM i

 SOMMAIRE

SOMMAIRE ........................................................................................................................................... ii
REMERCIEMENTS............................................................................................................................. iii
LISTE DES TABLEAUX ..................................................................................................................... iv
AVANT-PROPOS .................................................................................................................................. v
RESUME ................................................................................................................................................ vi
ABSTRACT .......................................................................................................................................... vii
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE SAD ........................................................ 2
CHAPITRE 2 : ETUDE DE L’EXISTANT ........................................................................................ 6
CHAPITRE 3 : ELEMENTS THEORIQUES ET LIMITES DU CLASSEMENT ET DU
SYSTEME D’ARCHIVAGE A LA SAD .......................................................................................... 11
CHAPITRE 4 : SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DU CLASSEMENT ET DE
L’ARCHIVAGE .................................................................................................................................. 14
CONCLUSION .................................................................................................................................... 17
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES .......................................................................................... 17
TABLE DES MATIERES .................................................................................................................. 17

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM ii

 REMERCIEMENTS

Nos remerciements s’adressent tout d’abord, à Mr DJOUDA, notre encadreur

académique, pour le suivi du travail ;
Nos remerciements s’adressent également à Mme Ceres MOUKOKO, notre encadreur
professionnel, pour son soutien, ses conseils, sa confiance et son orientation tout au long de ce
travail ;
Nous remercions également, Dr BEYEME, notre chef de département ainsi que tous les
professeurs qui nous ont soutenu durant tout notre parcourt ;
Nous remercions nos parents, qui ne cessent de veiller sur notre avenir et qui mettent
tout en œuvre, pour que nous réussissions dans tous ce que nous entreprenons.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM iii

 LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Questionnaire........................................................................................................ 7
Tableau 2 : Activités du service juridique .............................................................................. 7
Tableau 3 : Activités du service comptable et financier....................................................... 7
Tableau 4 : Activités du service commercial et marketing ................................................... 8
Tableau 5 : Activités du service de l’administration générale ............................................. 8

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM iv

 AVANT-PROPOS

Par arrêté présidentiel N° 008/CAB/PR du 19 janvier 1993, l’Institut Universitaire de

Technologie (IUT) est créé et constitue la nième école sous la tutelle de l’Université de Douala.
Située au campus 2 de l’université de Douala à NDONG-BONG, l’IUT offre un cadre d’étude
agréable, moderne, technologique, sécurisée et qualifiée. Elle forme ses étudiants aux nécessités
du management professionnel. Elle est structurée en trois cycles d’étude. Elle a pour mission
de former des techniciens supérieurs en proposant à ses apprenants une formation
professionnelle dans plusieurs domaines donnant à chacun d’entre eux un profil répondant aux
besoins exprimés par la multitude d’entreprises. Son admission se fait sur Concours ; et est
ouvert à tout jeune titulaire d’un baccalauréat Camerounais ou étranger.
Compte tenu de la diversité de formation donc dispose l’IUT de Douala, ce dernier offre
plusieurs cycles d’étude :
Un cycle DUT : d’une durée de deux (02) ans au terme duquel l’apprenant reçoit un
Diplôme Universitaire de Technologie ;

Un cycle BTS : d’une durée de deux (02) ans au terme duquel l’apprenant reçoit un
Brevet de Technicien Supérieur ;

Un cycle LICENCE de technologie : d’une durée d’un (01) an au terme duquel

l’apprenant reçoit une Licence Technologique.

L’Institut Universitaire de Technologie de Douala dans son programme de formation

veut que chaque apprenant du cycle de DUT suive une formation en alternance qui pourrait se
concrétiser en un recrutement. Le but de cette formation étant d’améliorer la qualité du capital
humain au sein des entreprises camerounaises ceci afin de les rendre efficaces, intelligentes,
compétitives et offensives. Ainsi nous effectuons un stage académique de 02 mois au sein de la
Société d’Aménagement de Douala (SAD) avec pour thème de rapport de stage : Amélioration
du processus d’archivage et de classement.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM v

 RESUME

Dans le cadre de notre formation nous avons effectué un stage académique au sein de la
Société d’Aménagement de Douala (SAD). Un stage qui a eu pour but, nous familiariser avec
le monde professionnel, augmenter nos connaissances sur la gestion administrative et nous
permettre de mettre en pratique tous les savoirs acquis au cours de notre formation. Nous avons
eu pour objectifs également développer certaines qualités requises sur le plan
socioprofessionnel tels que le travail, la discipline, la recherche, le dynamisme, la patience, le
courage et l’excellence. Etre bien encadré et avoir de bons conseils de la part de nos supérieurs
faisaient également partis de nos préoccupations. Cependant, une étude approfondie a été menée
grâce à des questionnaires et des observations, au sein de la société d’aménagement de Douala,
tout le long de notre séjour. Ce qui nous a permis de connaitre son activité, ses services, son
fonctionnement, son importance, ses failles et ses manquements. Grace à ces différents
éléments, nous avons pu rédiger convenablement notre rapport et dénicher le problème du
mauvais suivi du classement et de l’archivage. Nous avons donc mis sur pieds notre projet,
portant sur l’amélioration du processus d’archivage et de classement. Ce projet a pour mission
principale permettre à l’entreprise d’avoir de meilleurs rendements en augmentant la
performance de ses employés sur le plan administratif. Dans les écrits ci-dessous nous vous
présenterons l’ensemble des éléments liés à notre rapport.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM vi

 ABSTRACT

As part of our training, we did an academic internship at the Douala Development

Company (SAD). The aim of this internship was to familiarise us with the professional world,
to increase our knowledge of administrative management and to enable us to put into practice
all the knowledge acquired during our training. We also aimed to develop certain socio-
professional qualities such as work, discipline, research, dynamism, patience, courage and
excellence. Being well supervised and having good advice from our superiors were also part
of our concerns. However, an in-depth study was conducted through questionnaires and
observations within the Douala Development Company throughout our stay. This allowed us
to know its activity, its services, its functioning, its importance, its flaws and shortcomings.
Thanks to these different elements, we were able to write our report properly and find out
the problem of poor follow-up of the filing and archiving. We therefore set up our project to
improve the archiving and filing process. The main purpose of this project is to enable the
company to achieve better results by increasing the administrative performance of its
employees. In the writings below, we will present you all the elements related to our report.

Keywords: Filing- Archiving- Administrative management

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM vii

 INTRODUCTION

La Gestion administrative est incontournable dans une entreprise, quel que soit son
domaine d’activité. Elle est l’ensemble des taches courantes et répétitives dans les services,
pouvant permettre à une entreprise d’atteindre les objectifs qu’elle s’est fixée. Nous avons
effectué deux mois de stage académique au sein de la Société d’Aménagement de Douala
(SAD), qui est une société anonyme au capital social de 36 000 000 FCFA, avec à sa tête un
Président du conseil d’administration et un Directeur général. Elle a pour principale activité
l’aménagement des zones urbaines et péri-urbaines et est de type commercial. La bonne gestion
des documents c’est la bonne gestion du patrimoine de la société. Grâce à l’étude menée au sein
de la SAD, nous avons ressorti le problème auquel elle fait le plus face sur le plan administratif
qui est, le mauvais suivi du classement et de l’archivage. Quelles sont les limites du classement
et du système d’archivage de la SAD ? Pour répondre à cette question, nous avons reparti notre
rédaction sous forme de chapitre. Nous avons au chapitre 1 la présentation de l’entreprise, au
chapitre 2 l’étude de l’existant, au chapitre 3 éléments théoriques et limites du classement et du
système d’archivage et au chapitre 4 les suggestions pour l’amélioration du classement et du
système d’archivage.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 1

 CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
SAD

Au cours de ce chapitre il est question pour nous de parler de la structure, son historique
et son organisation hiérarchique.

1.1.DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE
La société d’Aménagement de Douala (SAD) est née en 1998 à la suite de l’accord cadre
du 05 Mai 1995 signé entre la Puissance publique (Ministère de l’urbanisme et de l’habitat, (ex-
MINUH), la communauté urbaine de Douala (CUD)), d’une part, la collectivité coutumière du
Canton Bakoko à Douala IIIe, d’autre part. Elle est située à Bonapriso-Douala, 289 rue koloko
(Entrée lycée Mongo Joseph). La SAD a pour Directeur General, Mr Manfred MBASSA, pour
président du conseil d’administration le super Maire de Douala Dr Roger Victor MBASSA
DINE. Cette société a pour principales activités, l’immobilier et l’aménagement foncier. De
manière plus détaillée la SAD a pour mission d’aplanir la vie des citoyens à travers de
nombreuses actions telles que :
 L’aménagement des routes en convenance avec le modèle des constructions ;
 L’achat ou l’acquisition de nouveaux espaces pour une rénovation ;
 Commercialisation des concessions selon, les accords avec les clients.

1.2. FONCTIONS DE L’ENTREPRISE

Il s’agit d’une structure fonctionnelle. Ci-dessous nous vous donnerons les différentes
directions et services qu’elle comporte :
 Direction Générale : prise de décision pour l’entreprise et le personnel ; la
transmission des infos utiles pour l’entreprise et son personnel ; se rassurer de la bonne marche
de chaque direction et de service ;
 Direction Technique : coordination des travaux de prestation sur les différents
sites ainsi que les travaux d’aménagement à effectuer. Cette direction comporte deux services
à savoir :
Service des travaux : chargé du contrôle et suivi des travaux d’aménagement sur les sites ;
Bureau d’étude : chargé de l’étude de différents projets immobiliers, il s’assure de la
concordance des données cadastrales sur le site, étudies et monte mes marchés.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 2

  Direction commerciale : coordonne les ventes ou commercialisation des
différents produits. Il comporte également des services, qui sont :
- Service marketing : chargé de la communication de l’entreprise, son image et
les stratégies de vente ;
- Service de l’administration des ventes et de immatriculations : s’assure de la
construction des dossiers techniques pour signature au cadastre ainsi que leur
suivi auprès des différentes administrations de l’Etat ;
 Direction administrative et financière : elle a pour fonction d’administrer le
personnel, la gestion des finances de l’entreprise, coordonner la bonne marche des procédures
administratives et comptables, rechercher et gérer les capitaux. Les services de cette direction
sont les suivants :
- Service juridique : qui a pour fonction la gestion et le suivi du contentieux et
du précontentieux, suivi des contrats entre les partenaires, les clients, les
prestataires et l’entreprise ;
- Service comptabilité et finances : est chargé d’enregistrer les données
comptables, le paiement des fournisseurs, des divers prestataires et du personnel
de l’entreprise ;
- Bureau de l’administration générale : chargé de l’administration et la
coordination du personnel, veille sur les différentes relations extérieures avec les
partenaires de l’entreprise ;
- Service des moyens généraux : s’assure de la logistique interne, du matériel et
des fournitures.

Organigramme de l’entreprise (annexe 1)

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 3

 1.3. FICHE D’IDENTIFICATION

Dénomination sociale Société d’Aménagement de Douala

Siège social Bonapriso-Douala, 289 rue koloko

Boite postale 4747 Douala Cameroun

Site Internet www.sadcameroun.cm

Email [email protected]
Téléphone +237 233 43 11 43
Capital social 36 000 000

Forme juridique Société Anonyme

Secteur d’activité Commercial

Les terrains aménagés en zone urbaine ou
péri-urbaine ; les logements tels que les
Produits logements individuels (villa, duplex) et les
logements collectifs (immeubles) en état
futur d’achèvement ; les terrains nus.
 BWANG BAKOKO (Douala 3ème)
 CITE DU CINQUENTENAIRE
(Bali)
 BONAMATOUMBE (Douala 4ème)
 SODIKO (Douala 4ème)
Implantations  MBANGA JAPOMA (Douala 3ème)
 YAPAKI BAKOKO (Moungo)
 NKOLBISSON (Yaoundé)
 NSIMALEN (Yaoundé)
 MISSOLE 1
Finance Immo Afrique (commercialisation
Partenaires des produits de la SAD en Afrique)

 CUD

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 4

  Crédit Foncier du Cameroun
 MAETUR
 ENEO
 CAMWATER
Actionnaires  SIC
 Groupes d’actionnaires privés
 La collectivité villageoise Canton
Bakoko

Ici nous avons présenté la structure de la SAD, son fonctionnement ce qui nous permet
de faire une étude dans le prochain point.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 5

 CHAPITRE 2 : ETUDE DE L’EXISTANT

Dans ce chapitre il est question pour nous de ressortir toutes les tâches effectuées au
sein de la société et à travers cela ressortir le problème majeur que rencontre cette dernière dans
l’exécution de son travail.

2.1.TRAVAUX EFFECTUES

Au cours de notre stage nous avons eu à effectuer certaines tâches à savoir :

 Classement des dossiers administratifs liés au personnel en ordre alphabétique ;

 Classement des Dossiers de l’administration générale en ordre chronologique ;
 Création d’un tableau Excel pour enregistrer tous les dossiers de l’administration
générale ;

 Photocopies de plusieurs documents administratifs ;

 Transmission des documents dans d’autres services ;
 Nous avons par ailleurs réalisé une petite enquête pour déterminer quelle est
l’activité administrative dans les principaux services de l’entreprise. Nous avons
utilisé un questionnaire qui avait pour but principal connaitre la façon dont ces
derniers organisent et conservent leurs dossiers.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 6

Tableau 1 : Questionnaire

QUESTIONNAIRE

1) Quel est le rôle de votre service au sein de la société ?

2) Quels sont les documents dont vous avez besoin pour l’exécution de vos tâches ?

3) Comment conserver vous ces documents ?

4) Quels matériels utilisez-vous ?

Tableau 2 : Activités du service juridique

Données collectées
Questions
Service juridique
1 C’est la courroie de transmission entre l’entreprise et le conseil juridique.
2 Les documents traités sont le précontentieux de la SAD ; le contentieux ou affaires
pendantes ; les contrats de prestation de service.

3 Un classement chronologique est effectué à l’arrivée de chaque document auquel est

attribué directement un matricule ; les documents sont archivés de manière manuelle
dans les boites à archives, les chronos et de manière numérique dans les classeurs
Excel en fonction de l’avancée de leur traitement.
4 Les matériels utilisés sont les boites à archives, les chemises simples, les chemises à
sangles, les Chronos, la corbeille, l’ordinateur.

Tableau 3 : Activités du service comptable et financier

Données collectées
Questions
Service comptable et financier
1 C’est le service chargé d’enregistrer les données comptables, le paiement des
fournisseurs, des divers prestataires et du personnel de l’entreprise.
2 Il gère les factures de paiement, les reçus, les courriers.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 7

 3 Ils effectuent un classement chronologique et archivent manuellement leurs
documents sans aucune procédure.
4 Les matériels utilisés sont chronos, les chemises, les boites à archives, la corbeille,
l’ordinateur.

Tableau 4 : Activités du service commercial et marketing

Données collectées
Questions
Service Commercial & Marketing
1 Il se charge de la vente des produits de l’entreprise et de son image.
2 Les documents traités ici sont les contrats d’achat de terrain ; les demandes d’achat ;
les Courriers des clients et des prestataires ; les Reçus ; les affiches ; les flyers ; les
prospectus.
3 Ils sont rangés dans des chronos et archivés dans des boites à archives par thème.
4 Les matériels de rangement utilisés sont les Chronos, les boites à archives, les
chemises, la corbeille, l’ordinateur.

Tableau 5 : Activités du service de l’administration générale

Données collectées
Questions
L’administration générale
Service de l’administration du personnel
1 Le service chargé de l’administration et la coordination du personnel.
2 Les documents traités ici sont les dossiers administratifs du personnel : les
documents retrouvés ici sont leurs identifiants tant sur le plan personnel que sur le
plan professionnel à savoir l’acte de naissance, la CNI, la situation familiale, la
carrière professionnelle, les congés ; les dossiers administratifs de la SAD ; les
dossiers de formation ; les dossiers de stage.
3 Les modes de classement utilisés ici sont le classement Chronologique ; le
classement thématique et le classement alphabétique.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 8

 La technique d’archivage est manuelle et numérique : concernant le manuel c’est
sans procédure; pour le numérique des tableaux Excel sont créés pour enregistrer les
documents avec des matricules.
4 Les matériels qu’on utilise dans ce service pour le classement et l’archivage sont les
chronos, les boites à archives, les chemises simples, les chemises à sangle, la
corbeille.
Service des relations externes
1 Le service qui veille sur les différentes relations extérieures avec les partenaires de
l’entreprise.
2 Les documents traités ici sont les documents de l’administration générale (assurance,
Impôts) ; les acquisitions ; les conventions.
3 Ici les chronos sont indexés par les thèmes des affaires traités sans aucune procédure
de classement ; on utilise l’archivage manuelle en fonction des documents déjà
traités peu importe la nature ils sont juste rangés.
4 Ici Les matériels utilisés sont les chemises simples, à sangles, les chronos, la
corbeille, les boites à archives, ordinateur ;
Service des moyens généraux
1 Il gère le courrier interne et externe de l’entreprise, la réception des clients, le
matériel administratif.
2 Uniquement les courriers.
3 Ici un classement n’est pas effectué il y’a juste un rangement des courriers dans la
corbeille qui sont à la fin de la journée acheminée chez le directeur général. Ils ont
plutôt en leur possession un registre ou ils enregistrent tous les courriers arrivés et
départs.
4 Corbeilles ; registres

2.2. IDENTIFICATION DU PROBLEME

A travers toutes les tâches effectuées en particulier la collecte de données, nous avons
pu en déduire que l’entreprise n’applique pas un bon suivi au niveau du classement et de
l’archivage ce qui cause une mauvaise conservation des documents. L’absence du personnel
compétent pour ce domaine est également un désavantage pour cette structure.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 9

 L’étude menée au sein de l’entreprise, nous a permis de faire une analyse sur le
fonctionnement de la SAD et de ressortir le problème qu’elle rencontre le plus. Dans le chapitre
suivant nous vous montrerons pourquoi ils ont un problème au niveau du classement et de
l’archivage.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 10

 CHAPITRE 3 : ELEMENTS THEORIQUES ET LIMITES DU
CLASSEMENT ET DU SYSTEME D’ARCHIVAGE A LA SAD

Dans le chapitre précédent, nous avons ressorti le problème que rencontre cette
entreprise. Dans celui-ci il est question pour nous d’expliquer le problème en détails.

3.1 ELEMENTS THEORIQUES

Ce point nous permet d’expliquer et de justifier les problèmes détectés en ressortant
certaines notions et explications liées au classement et à l’archivage.

3.1.1 Le Classement
Parlant du classement : il s’agit d’un ensemble des tâches et processus qui vont
permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche des documents au sein d’une
entreprise. Et nous pouvons rajouter en disant que les documents classés doivent être
constamment mis à jour ce qui évite une perte de documents, un retard dans les affaires ou une
surcharge.
Les conditions d’un bon classement sont :

 Efficacité (optimiser les temps de recherche ; réduire les manipulations) ;

 Sécurité (protéger des indiscrétions ; protéger de la destruction) ;
 Qualité (faciliter le repérage)

Les différents types de classement qui existent sont :

 Classement alphabétique
 Classement numérique
 Classement alphanumérique
 Classement chronologique
 Classement thématique
 Classement géographique
 Classement décimal

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 11

 3.1.2 L’Archivage
En ce qui concerne l’archivage : c’est un ensemble des techniques et moyens employés
pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction
éventuelle.
A travers cette définition nous pouvons en déduire que l’archivage et le classement sont
deux notions étroitement liées, le classement est une partie de l’archivage. L’archivage est
comme un ensemble de techniques établies pour le suivi des documents. A ce niveau on cherche
à connaitre la nature des documents, leur durée de vie, le mode de classement approprié pour
les protéger, le matériel adéquat.
Le processus d’archivage des documents est le suivant : identification et
authentification ; stockage ; Conservation ; élimination en cas d’inutilité ou archivage définit
afin de constituer le patrimoine et la mémoire de l’entreprise.
Ce sont ces ensembles de procédures qui permettent à l’entreprise de faire face à ses
obligations de conservation pour les durées légales, mais aussi d’assurer l’intégrité physique
des documents archivés, leur disponibilité, leur accessibilité, leur traçabilité ou leur
confidentialité.
Sinon effectuer un bon classement ou appliquer de bonnes techniques d’archivage au
sein d’une entreprise ne signifie pas toujours respecter toutes les règles du cours, mais de
disposer d’un processus aisé, précis et propre à l’entreprise. Nous ne saurons omettre que
disposer d’un matériel de classement et d’archivage efficace est également un atout.

3.2 ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT

Nous avons jugé que la SAD a des difficultés au niveau du classement et de l’archivage.
Tout d’abord, parce que certes ils appliquent ces derniers mais d’une manière désinvolte. Un
classement n’est plus un classement lorsqu’on retrouve un désordre au niveau des documents,
certains services tels que le service de l’administration du personnel et le service juridique, ont
opté pour la création des tableaux Excel ce qui leur permet d’enregistrer les noms des différents
documents qu’ils traitent, avec les matricules et de voir leur avancé. Mais le reste des services
ne le font pas du coup, le matériel qui est censé être un matériel de classement pour les dossiers
qui sont toujours en cours de traitement se retrouvent également, avec des dossiers déjà bouclés.
L’archivage quant à lui n’est plus considéré comme tel, lorsque les documents ne sont pas
réellement protégés.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 12

 Ensuite, Nous avons remarqué que les documents sont difficilement mis à jour dans la
plupart des services, ils se retrouvent mélangés après la fouille ce qui crée la perte de certains
dossiers et par conséquent, une perte de temps au niveau du travail.
Par la suite, l’archivage des documents s’il est bien appliqué, évite de se retrouver avec
des dossiers déjà traités ou des dossiers en pause sur la table de bureau en même temps que de
nouveaux dossiers, comme nous avons pu le remarquer dans le service commercial où les
documents sont superposés sur la table de travail dans la corbeille, ce qui touche l’état d’esprit
du travailleur et le ralentit. Par conséquent certains clients se plaignent du mauvais suivi de
leurs dossiers ;
Enfin, le matériel de classement qu’ils ont en leur possession n’est pas suffisant pour
tous les documents qu’ils traitent, parce que tous les documents quel que soit leur nature sont
rangés et parfois même surchargés dans des boites de classement.
Nous avons ressorti ici les différents éléments qui justifiaient notre analyse par la suite
il sera question pour nous de donner des solutions par rapport à ce problème.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 13

 CHAPITRE 4 : SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DU
CLASSEMENT ET DE L’ARCHIVAGE

Dans ce chapitre, il est question pour nous de faire des propositions solides pour
améliorer le processus d’archivage et de classement.

4.1 PROCESSUS D’ARCHIVAGE

Pour améliorer la gestion des archives au sein des différents services, il serait
souhaitable d’appliquer les recommandations suivantes. Il faudrait :
 Eviter de mélanger les documents qui ne sont pas de même nature
 Choisissez pour vos archives un lieu de rangement qui soit ni trop humide, ni trop
froid, ni trop chaud, ni trop éclairé ;
 Il faut s’assurer d’une bonne ventilation ou d’une aération régulière ainsi que d’un
dépoussiérage régulier du local ;
 S’assurer que les rayonnages de stockage des documents soient en métal
inoxydable ;
 Conditionner les archives dans du matériel adapté. Il ne faut pas utiliser de
trombones, ni d’épingles, ni de scotch, ni d’élastiques, ni de pochettes plastiques
pour la confection des dossiers ;
 Conditionner les dossiers dans des boites solides qui les protègeront de la
poussière ;
 Eviter d’entreposer de la nourriture ou des boissons à proximité de vos archives ;
 Eviter d’exposer un document original en permanence à la lumière (artificielle ou
naturelle) ;
 Nettoyez et inspectez régulièrement les espaces de stockage.

Nous pouvons rajouter à ces conseils que plus le temps passe plus on innove. Alors
pourquoi demeurer uniquement dans un archivage manuel pourtant il y’a des possibilités
d’effectuer un archivage numérique ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer
l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les couts d’exploitation et diminue
les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 14

 Pour appliquer cet archivage nous vous conseillons de scanner vos archives et de les
conserver sous forme de dossiers dans votre machine et votre disque dur.

NB : Il est important de suivre des formations sur l’archivage des documents. Nous vous
inviterons à l’une de ses formations au sein de l’Institut Universitaire de Technologie.

4.2PROCESSUS DE CLASSEMENT
Nous allons vous présenter les différents modes et procédés de classement que vous
pouvez adopter, les dossiers contenants qui vont avec et les mobiliers.

4.2.1 Modes et procédés de classement

Les modes de classement c’est l’ordre selon lequel les dossiers contenus sont classés
dans les contenants.
 Le classement Chronologique : qui consiste à classer les documents en fonction de
leur date de réception et de leur date d’émission. Ce classement peut être fait en année,
en mois et en jour. Nous vous conseillons de le faire en mois c’est plus aisé et rapide ;
 Le classement alphabétique : Il se fait par ordre des lettres de l’alphabet ;
 Le classement thématique : qui consiste à classer les dossiers par thème par exemple :
les documents concernant les attestations de stage sont tous dans un même contenant.
Les procédés de rangement c’est la manière dont les documents classés seront disposés
sur les meubles.
 Classement debout : ici les dossiers sont rangés les uns à côté des autres, sur un
rayonnage, le dos tourné vers l’extérieur. L’Indexage est porté sur le dos.
 Classement horizontal : ici les documents sont posés les uns sur les autres, le coté du
pli vers l’extérieure.
 Classement vertical ordinaire : ici les dossiers ou les documents sont classés
verticalement, les uns derrière les autres, les dossiers reposant sur leur dos.
Ici nous vous proposons celui à visibilité oblique qui est celui où les étiquettes se voient
obliquement.
Remarque : Chaque direction devrait avoir une assistante de direction qui se chargera
de toutes les tâches administratives que les employés ont du mal à gérer.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 15

 4.2.2 Tableau de bord
En fonction des modes de classement que nous vous avons suggéré, nous vous
proposons les dossiers contenants et meubles adéquats. Le tout sous forme de tableau de bord :
Modes de Procédés Dossiers contenant Mobilier
classement de classement Types Prix Types Prix
Chronologique Debout Classeurs à levier 2800 FCFA Colonne rotative 20 000 FCFA
(figure 1) (figure 4)
Alphabétique Dossiers à sangles Armoires à
1000 FCFA 45 000 FCFA
Horizontal ou à rabats tiroirs
(figure 2) (figure 5)
Thématique Vertical Hamacs Trieur
2000 FCFA
ordinaire (figure 3) accordéon 8000 FCFA
(Figure 6)

NB : voir annexe 2 pour figures

A travers ces suggestions, nous avons pour objectif permettre à l’entreprise d’adopter
un meilleur système d’archivage et de classement. Ceci permet à l’entreprise d’éviter les pertes
de temps inutiles et de préserver son patrimoine.

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 16

 CONCLUSION

En définitif, il était question pour nous de ressortir les limites du classement et du

système d’archivage de la SAD. Ces limites nous ont permis de faire des propositions tels que
les types de classement à adopter et les conseils d’archivage. Ce stage académique nous a
permis d’avoir une petite expérience dans le monde du travail, d’acquérir certaines qualités
professionnelles et de voir l’importance de notre filière en société. Une société ne peut
fonctionner sans gestion administrative car, cette dernière est le centre des activités d’une
entreprise d’où la nécessité d’avoir en son sein, des assistantes de direction qui sont
compétentes dans le domaine.
Nous avons eu la chance de travailler avec des personnes compétentes et ouvertes pour
nous expliquer le travail et possédant les qualités requises pour assurer un travail efficace et
rigoureux. Cela nous a permis d’obtenir une certaine autonomie dans le travail, de prendre des
initiatives et ainsi d’évoluer dans un climat de confiance.
Nous ressortons de là satisfaits par le peu que nous avons appris et avec l’enthousiasme
d’en apprendre encore plus. Nous terminons notre propos par cette pensée sur le travail
administratif :

« Un environnement sain pour une réflexion aisée et un bon rendement »

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 17

 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES

Sites :

www.i manuel.fr

www.arcalys.com

dictionnary.tn

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 18

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 19
(Annexe 2)

Classeur à levier (figure 1) Dossier à sangles (figure 2)

Chemise à rabats (figure 2)

Colonne rotative (figure 3) Hamac (figure 4)

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 20

 Armoire à tiroirs (figure 5) Trieur accordéon (figure 6)

Rédigé par Nelly Gabriella NTJAM 21

 TABLE DES MATIERES
SOMMAIRE ........................................................................................................................................... ii
REMERCIEMENTS............................................................................................................................. iii
LISTE DES TABLEAUX ..................................................................................................................... iv
AVANT-PROPOS .................................................................................................................................. v
RESUME ................................................................................................................................................ vi
ABSTRACT .......................................................................................................................................... vii
CHAPITRE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE SAD ........................................................ 2
1.1. DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE ................................................................................ 2
1.2. FONCTIONS DE L’ENTREPRISE .................................................................................... 2
1.3. FICHE D’IDENTIFICATION ............................................................................................. 4
CHAPITRE 2 : ETUDE DE L’EXISTANT ........................................................................................ 6
2.1. TRAVAUX EFFECTUES .................................................................................................... 6
2.2. IDENTIFICATION DU PROBLEME ................................................................................ 9
CHAPITRE 3 : ELEMENTS THEORIQUES ET LIMITES DU CLASSEMENT ET DU
SYSTEME D’ARCHIVAGE A LA SAD .......................................................................................... 11
3.1 ELEMENTS THEORIQUES ............................................................................................. 11
3.1.1 Le Classement ..................................................................................................................... 11
3.1.2 L’Archivage ........................................................................................................................ 12
3.2 ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT ....................................................................... 12
CHAPITRE 4 : SUGGESTIONS POUR L’AMELIORATION DU CLASSEMENT ET DE
L’ARCHIVAGE .................................................................................................................................. 14
4.1 PROCESSUS D’ARCHIVAGE ......................................................................................... 14
4.2 PROCESSUS DE CLASSEMENT .................................................................................... 15
4.2.1 Modes et procédés de classement ...................................................................................... 15
4.2.2 Tableau de bord.................................................................................................................. 16
CONCLUSION .................................................................................................................................... 17
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES .......................................................................................... 17
TABLE DES MATIERES .................................................................................................................. 17

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