BAB 5

PERANCANGAN
 Sub Topik
5.1 Pengenalan Perancangan
5.2 Objektif Organisasi
5.3 Kaitan Tingkat Pengurusan dan
Perancangan
5.4 Alat-alat Perancangan
 Objektif
a) Memahami definisi perancangan, jenis-jenis
perancangan dan kepentingan perancangan.
b) Memahami Visi, Misi dan Objektif, jenis-jenis
objektif dan kepentingan objektif.
c) Menganalisis tingkat pengurusan dan
perancangan.
d) Memahami definisi dan kegunaan alat-alat
perancangan.
 5.1
PENGENALAN PERANCANGAN
 DEFINISI PERANCANGAN

• Proses di mana pengurus menentukan matlamat

yang ingin dicapai dan menentukan tindakan
yang paling sesuai untuk diambil di semua
peringkat organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.

• “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu

apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan
dengan mula melaksanakan programnya
sekarang.”
 JENIS-JENIS PERANCANGAN

1. Perancangan Jangka Panjang

(Strategik)
2. Perancangan Jangka
Sederhana (Taktikal)
3. Perancangan Jangka Pendek
(Operasian)
 1. Perancangan Jangka Panjang
(Strategik)
• Perancangan menyeluruh bagi mencapai
matlamat organisasi.
• Melibatkan proses pembuatan keputusan
berkenaan matlamat jangka panjang
organisasi.
• Tempoh masa melebihi tiga tahun.
• Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
• Risiko yang tinggi kerana melibatkan
perancangan keseluruhan.
• Memerlukan kemahiran konseptual yang
tinggi.
 2. Perancangan Jangka Sederhana
(Taktikal)
• Perancangan yang direkabentuk bagi
melaksanakan perancangan strategik.
• Diterjemahkan daripada perancangan jangka
panjang oleh pengurus peringkat
pertengahan.
• Tempoh lebih singkat berbanding
perancangan strategik iaitu antara satu
hingga tiga tahun.
• Meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti
perancangan jualan, perancangan sumber
manusia dll.
 3. Perancangan Jangka Pendek
(Operasian)
• Perancangan terperinci yang dilakukan oleh
pengurus peringkat bawahan.
• Jangka masa paling pendek kurang daripada
satu tahun.
• Penekanan pada tugas-tugas rutin.
• Dilakukan secara berulang-ulang contohnya
kerja harian, mingguan, bulanan.
• Berkaitan aktiviti pengeluaran.
KEPENTINGAN
PERANCANGAN
1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi

• Membantu pengurus menentukan matlamat,

kumpulan kerja dan membangunkan
strategi yang menyeluruh bagi mencapai
matlamat.
• Pengurus juga dapat mengagih dan
mengguna sumber dengan lebih efektif dan
efisien.
• Membantu mengenalpasti operasi yang
diperlukan serta bagaimana ia
mempengaruhi organisasi.
• Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan
visi, misi, objektif, rancangan operasi,
keperluan kewangan, keperluan sumber
manusia bagi mencapai matlamat
organisasi.
2. Tanda aras untuk mencapai objektif

• Perancangan membolehkan penetapan

tanda aras yang hendak dicapai.
• Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-
ciri produk, perkhidmatan atau proses yang
terbaik berbanding pesaing sebagai satu
standard atau piawai untuk meningkatkan
prestasi organisasi.
3. Bertindak kepada persekitaran yang
dinamik

• Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan

masalah/ancaman yang dihadapi oleh
perniagaan pada masa sekarang dan masa
depan
• Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera -
memastikan operasi organisasi berjalan lancar
– menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran
dan risiko.
4. Sebagai Alat Kawalan
Pengurus

• Dengan perancangan satu sistem kawalan

dapat diwujudkan.
• Pengurus dapat memastikan pencapaian
organisasi selaras dengan perancangan.
• Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari
semasa ke semasa.
5.2
VISI

OBJEKTIF
ORGANISASI MISI

OBJEKTIF
 Visi
•Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan
sesebuah organisasi.
•Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.

•Ciri-Ciri Visi:
Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila
Misi
• Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.

• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang

umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai
kepercayaan dan falsafah pengurusan.
• Membentuk identiti dan imej organisasi.
• Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli
organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama –
dapat memfokus usaha.
• Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai
kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus
berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha
pekerja bawahannya.
Objektif
• Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba
dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk
daripada misi.
• Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih
khusus berbanding misi organisasi – dimensi
masa lebih jelas.
• Setiap bahagian atau unit akan menetapkan
objektif masing-masing selari dengan misi
organisasi.
• Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai,
Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh
masa.

’’’SMART”’
1. Spesifik
• Objektif yang ditetapkan mestilah khusus dan
jelas.
• Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-
bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh
menyumbang kepada prestasi syarikat.(prestasi
kewangan, perkhidmatan dan kepuasan
pelanggan dan inovasi)
• Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi
syarikat
• Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik
kepada melahirkan pelajar cemerlang.
2. Boleh Diukur
• Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk
kuantitatif .
• Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
• Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh
satu tahun.
• Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran
jualan yang tinggi dalam tempoh satu tahun.
 3. Boleh Dicapai
• Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh
dicapai.
• Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
• Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
• Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan
organisasi.

• Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu

mengambilkira keupayaan menghasilkan
barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki
oleh organisasi.
4. Dikaitkan Dengan Ganjaran

• Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan

ganjaran
• Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
• Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan
akan cuba dicapai dengan sebaik mungkin bagi
mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.

• Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-

lain.
5. Mempunyai Tempoh Masa

• Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had

masa bila ia perlu dicapai.
• Tempoh masa diperlukan bagi mengukur
pencapaian organisasi semasa proses kawalan –
membolehkan penilaian dilakukan.
• Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan
terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa
yang sepatutnya – akan menjejaskan pencapaian
organisasi.

• Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai

peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam
tempoh 3 tahun.
JENIS-JENIS OBJEKTIF

ORGANISASI

INDIVIDU JABATAN

UNIT
1. Objektif Organisasi
• Objektif keseluruhan firma.
• Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan
atasan.
• Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

2. Objektif Jabatan
• Objektif sesuatu jabatan.
• Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi
3. Objektif Subunit
• Objektif bagi unit-unit kecil di dalam
jabatan.
• Penting untuk menyokong objektif jabatan
dan seterusnya objektif organisasi.

4. Objektif Individu
• Objektif setiap pekerja dalam organisasi.
• Berbentuk peribadi.
• Dibuat berpandukan objektif organisasi,
jabatan atau unit untuk kepentingan
sendiri.
Contoh: Kenaikan pangkat, pergerakan
gaji, anugerah cemerlang.
Kepentingan Objektif
1. Motivasi
• Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja
dalam mencapai matlamat sesebuah organisasi.
• Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui
tugas yang perlu dilakukan.
• Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai
matlamat yang telah ditetapkan.
• Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka
sedar sumbangan mereka penting untuk
memastikan pencapaian matlamat organisasi.
2. Piawaian

• Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai

kemajuan kerja agar tindakan pembetulan
dapat diambil jika perlu.
• Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.
3. Rasional
• Melalui perancangan, pengurus mengetahui apa
tindakan yang perlu diambil oleh organisasi
mengikut kesesuaian tanpa dipengaruhi oleh
emosi
• Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi
dalaman, peranan, struktur dan juga
perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus
kepada hasil yang hendak dicapai.
• Keputusan organisasi mestilah selari dengan
perancangan.
4. Keberkesanan kos

• Memastikan sumber-sumber digunakan dengan

cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan
pembaziran dalam organisasi.
• Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat
diperbetulkan.
4. Keformalan

• Akan memberitahu pekerja secara rasmi apa

yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat
yang ditetapkan.
• Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka
dan bekerja sama secara berkumpulan.
• Memastikan struktur yang bersistematik untuk
mencapai matlamat organisasi.
 KAITAN TINGKAT PENGURUSAN
DENGAN PERANCANGAN

• Perancangan strategik, operasi dan taktikal

masing-masing dilaksanakan oleh pengurus
peringkat atasan, pertengahan dan bawahan.
 Pengurus
Perancangan Strategik
Atasan

Pengurus Perancangan Taktikal

Pertengahan

Pengurus Perancangan Operasian

Bawahan

Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.

 1. Pengurusan Atasan – Perancangan
Strategik
• Pengurusan atasan melakukan perancangan
strategik (jangka panjang).
• Merujuk kepada rancangan keseluruhan
organisasi.
• Pengurus perlu mempunyai kemahiran
konseptual yang tinggi berbanding pengurus
peringkat lain.
• Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman
dan luaran seperti ekonomi, teknologi,
kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan
sebagainya.
 2. Pengurusan Pertengahan –
Perancangan Taktikal

• Pengurus pertengahan menyediakan

perancangan taktikal (jangka sederhana).
• Menyokong perancangan jangka panjang yang
dibuat oleh pengurus atasan.
• Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat
akan menggunakan sumber-sumber yang ada
bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.
3. Pengurusan Bawahan – Perancangan
Operasian

• Pengurus bawahan akan menyediakan

perancangan operasian (jangka pendek)
• Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan
perancangan yang dibuat oleh pengurus
peringkat atasan dan pertengahan.
• Mengawal operasi harian.
ALAT-ALAT PERANCANGAN

Belanjawan

Carta PERT/CPM TPM

Carta
Gantt
1. Belanjawan
• Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan
sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu
aktiviti, projek atau program.
• Merupakan alat pengurusan yang penting bagi
tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad
untuk pelbagai kegunaan.
• Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi
keutamaan serta mengawal tindakan dan keputusan.
2. Titik Pulang Modal (TPM)

• Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat

melepasi kos berubah dan kos tetap dan membuat
keuntungan
(Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)
• Membantu pengurus memahami hubungkait
antara volum jualan, kos dan keuntungan dalam
organisasi.
• Analisis boleh dilakukan secara grafik atau
matematik.
• Membolehkan pengurus menentukan titik pulang
modal iaitu tahap volum jualan di mana jumlah
hasil menyamai jumlah kos [TR = TC].
• Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi
atau untung tetapi hanya mendapat pulangan
modal
[TR – TC = 0].
• TPM penting bagi membolehkan organisasi
mengetahui tahap keuntungan pada volum jualan
• TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit)
atau volum jualan mengikut formula berikut:

TPM (unit) = KT
H - KB

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

• Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan

grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan
di antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis
jumlah kos (JK).
 Contoh…
• Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10
seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran
antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu.
Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam
masa seminggu
• Jawapan:
TPM (unit) = KT
H – KB

» RM3000
RM10-RM7
=1000 unit

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

= 1000 x RM10
= RM10 000
 Titik Pulang Modal

Hasil, Kos
Jumlah Hasil

Jumlah Kos
B
TPM
p

Kos Tetap
A

Volum jualan
q
 3. Carta Gantt

• Memberi gambaran tentang perancangan tahap

kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di
dalam sesuatu projek berdasarkan tarikh/masa
penyempurnaan yang telah ditetapkan.
• Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan
dan paling anjal.
• Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.
 Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian

MINGGU/ Minggu Minggu Minggu 3 Minggu 4

AKTIVITI 1 2

Melakar

Menggunting

Menjahit

Membungkus
 4. Carta PERT/CPM

• Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-

aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu
projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek
dapat disiapkan boleh diketahui.
• Analisis PERT/CPM adalah teknik yang digunakan oleh
pengurus bagi melicinkan pengurusan projek.
• Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran yang
melibatkan satu tindakan yang rumit yang mesti
dilaksanakan mengikut urutan tertentu.
• Analisis PERT/CPM membantu mengenalpasti dan
mengawal pelbagai tindakan yang berasingan yang perlu
dilaksanakan bagi menyempurnakan sesuatu projek.
• PERT/CPM digunakan dalam projek-projek industri bagi
membolehkan masa aktiviti diketahui dengan tepat.
• PERT/CPM digunakan untuk membantu pengurus
mengenalpasti aktiviti-aktiviti penting/kritikal yang telah
dijadualkan dalam sesuatu projek.
 Lakaran Carta PERT/CPM

Aktiviti Aktiviti Terdahulu Masa

A Tiada 4

B Tiada 8

C A 6

D B,C 3

E D 4
 Lakaran Carta PERT/CPM

3 D3
B8
1 C6 4 E4 5 Tamat

A4
2
Mula
TAMAT