ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

BIDANG PERENCANAAN, PENGEMBANGAN, DAN PENGENDALIAN MUTU PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARATUR BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA KESEHATAN

Disusun oleh: Fadilla Nuraini Noor Raidah Malikhah

Tim Program Pengalaman Lapangan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Jakarta 2013

KATA PENGANTAR Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT atas keberkahan yang telah diberikan kepada kami hingga dapat menyelesaikan tugas akhir kami dalam Program Pengalaman Lapangan (PPL) di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Aparatur, yaitu Analisis Kebutuhan Pelatihan Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu. Analisis Kebutuhan Pelatihan ini kami susun untuk memberikan gambaran pelatihan yang dibutuhkan di Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu, Pusdiklat Aparatur Badan PPSDM Kesehatan. Analisis Kebutuhan Pelatihan disusun berdasarkan pengamatan, wawancara, informasi dan data-data yang kami peroleh. Semoga Analisis Kebutuhan Pelatihan ini bermanfaat untuk siapapun yang membacanya, khususnya untuk Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu, Pusdiklat Aparatur. Kesempurnaan hanyalah milik Alloh SWT, kesalahan milik manusia. Demikian pula dengan kami yang banyak kekurangan dalam laporan AKP ini. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca.

Jakarta, 19 November 2013

DAFTAR ISI

Judul Kata Pengantar ................................................................................................................ 2 Daftar Isi ......................................................................................................................... 3 Bab I. Pendahuluan ......................................................................................................... 4 Bab II. Analisis Kebutuhan Pelatihan ............................................................................. 5 Bab III. Metode Pelaksanaan Analisis Kebutuhan Pelatihan.......................................... 8 Bab IV. Hasil dan Pembahasan Analisis Kebutuhan Pelatihan ...................................... 10 Bab V. Penutup ............................................................................................................... 28 Daftar Pustaka ................................................................................................................. 30 Lampiran ......................................................................................................................... 31

BAB I PENDAHULUAN Penilaian kebutuhan pelatihan merupakan tahap yang paling penting dalam proses pelatihan. Dari penilaian inilah seluruh proses akan mengalir. Jika organisasi tidak secara akurat menentukan kebutuhannya, proses pelatihan akan diarahkan secara tidak tepat. Tahap penilaian (assessment phase) berguna sebaga fondasi bagi keseluruhan upaya pelatihan. Baik tahap pelatihan maupun tahap evaluasi sangat tergantung pada masukan-masukan dari tahap penilaian. Apabila tahap penilaian tidak dilaksanakan dengan teliti, maka program pelatihan secara keseluruhan akan memiliki imbas kecil dalam upaya pencapaian tujuan organisasi/lembaga. Pertimbangan siapa yang harus dilatih, jenis latihan apa yang mereka butuhkan, dan bagaimana pelatihan dilaksanakan, akan menguntungkan organisasi haruslah dimasukkan dalam penilaian. Keputusan menyelenggarakan pelatihan haruslah berpedoman pada data terbaik yang tersedia, yang dihimpun dengan melakukan suatu penilaian kebutuhan-kebutuhan (needs assessment). Penilaian kebutuhan-kebutuhan mendiagnosis masalah-masalah saat ini dan tantangan-tantangan di masa mendatang yang akan dihadapi melalui pelatihan dan pengembangan. Organisasi-organisasi yang menerapkan program-program pelatihan tanpa mengadakan penilaian-penilaian kebutuhan pelatihan kemungkinan akan melakukan kesalahankesalahan. Sebagian besar program pelatihan dimaksudkan untuk mengoreksi kekurangan-kekurangan kinerja. Kekurangan kinerja (performance deficiency) berkenaan dengan ketidakcocokan antara perilaku aktual dengan perilaku yang diharapkan. Jika seorang keryawan tidak berprestasi pada tingkat yang diharapkan, terjadi penyimpangan pelaksanaan. Program-program pelatihan biasanya diusulkan sebagai solusi bagi penyimpangan seperti itu. Walaupun begitu, semua penyimpangan pelaksanaan tidaklah selalu disebabkan oleh pelatihan yang tidak memadai. Masalah-masalah kinerja dapat disebabkan oleh kurangnya kemampuan, upaya, pengetahuan kerja, dan struktur tugas dan organisasional. Kebutuhan pelatihan diindikasikan jika kekurangan kinerja disebabkan oleh pengetahuan kerja atau kecakapan-kecakapan yang tidak memadai.

BAB II ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN A. Definisi Analisis Kebutuhan Pelatihan Analisis kebutuhan pelatihan (AKP) atau training needs analysis (TNA) adalah suatu proses yang sistematis dalam mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja standar dan kinerja nyata yang penyelesaiannya melalui diklat (Diklat Sebagai Suatu Sistem, 2003). Pada dasarnya AKP/TNA ini merupakan suatu proses untuk mengumpulkan dan menganalisa berbagai data untuk mengidentifikasi hal-hal yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Analisis kebutuhan pelatihan digunakan untuk mengukur kebutuhan diklat suatu organisasi. Prinsip utama dari TNA adalah menganalisis kesenjangan, yang merupakan penilaian terhadap kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dimiliki saat ini (current competencies) oleh orang-orang atau karyawan dalam organisasi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi. (Sihombing, 2013). B. Langkah-langkah Analisis Kebutuhan Pelatihan Penentuan kebutuhan-kebutuhan pelatihan memerlukan tiga tipe analisis dan sumbersumber data yang dipakai dalam penilaian kebutuhan pelatihan, yakni: a. Analisis organisasional Tujuan dan sasaran organisasional Persediaan personalia Persediaan keahlian Indeks-indeks iklim organisasional Indeks-indeks efisiensi Perubahan-perubahan dalam sistem atau subsistem Permintaan-permintaan manajemen Sistem perencanaan kerja Survei pelanggan/data kepuasan b. Analisis operasional/tugas Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Standar-standar kinerja Pelaksanaan pekerjaan Pengambilan sampel kerja Telaah literatur tentang pekerjaan Mengajukan pertanyaan tentang pekerjaan Analisis masalah-masalah operasi Catatan-catatan kerja c. Analisis individu/personal 5

Data penilaian kinerja Wawancara Kuesioner-kuesioner Tes-tes kemampuan, keahlian, pengetahuan, dan lain-lain Survei-survei sikap karyawan atau pelanggan Kemajuan pelatihan Skala-skala penilaian Pusat-pusat penilaian

C. Proses Analisis Kebutuhan Dalam melakukan analisis kebutuhan pelatihan, diperlukan berbagai tahapan kegiatan yang sistematis untuk mendapatkan data yang benar-benar valid. Pada umumnya tahapan ini meliputi: identifikasi kesenjangan, pengumpulan data tentang kesenjangan itu, solusi dengan pelatihan, dan penetapan program pelatihan. Proses analisis kebutuhan pelatihan menurut Tovey dan Lawlor dalam Heryadie (2010: 48), sebagaimana dipaparkan dalam gambar berikut:

Sumber: Tovey dan Lawlor (2004) dalam Heryadie (2010: 49) Gambar 1. Proses Analisis Kebutuhan Pelatihan

Gambar (proses analisis kebutuhan pelatihan) di atas secara lebih rinci akan dijelaskan sebagai berikut: a. Identifikasi masalah-masalah kinerja organisasi

b.

c.

d.

e.

f.

Kegiatan analisis kebutuhan pelatihan diawali dengan melakukan identifikasi tentang halhal yang berkenaan dengan kinerja organisasi bersangkutan. Berbagai permasalahan dapat digali dari laporan/dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Perlu diingat bahwa analisis kebutuhan pelatihan dilakukan karena ada masalah yang menghambat kinerja organisasi, dan apakah masalah itu berkenaan dengan kurangnya kompetensi yang dapat dipecahkan oleh penyelenggaraan pelatihan. Pertanyaan yang umum diajukan dalam tahapan ini antara lain: 1) Bagaimana citra organisasi tersebut di mata para pelanggan atau masyarakat?; 2) Bagaimana kinerja aktual sekarang dibandingkan dengan standar yang sudah ditetapkan?; 3) Adakah keluhan, kritik, atau kecaman yang dilontarkan para pelanggan atau masyarakat pengguna jasa organisasi tersebut?; 4) Kepada siapa atau kelompok mana masalah-masalah ini dapat ditanyakan/dikonfirmasikan lebih lanjut?; Merencanakan analisis kebutuhan pelatihan Setelah mendapatkan informasi tentang masalah-masalah yang dihadapi organisasi tersebut, langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan analisis kebutuhan pelatihan dengan tahapan: 1) menentukan tujuan; 2) menentukan responden; 3) menentukan tugas aatau langkah utama; 4)merinci langkah-lagnkah itu menjadi kegiatan yang detail dan operasional; 5) menentukan ketersediaan sumber daya manusia; 6) menentukan sumber daya yang diperlukan; dan 7) menentukan jadwal pelaksanaan berdasarkan SDM dan sumber daya yang ada; Memilih dan mendesain teknik pengumpulan data Setelah tahap perencanaan sebagaimana tersebut pada butir b di atas selesai, langkah berikutnya adalah menentukan teknik pengumpulan data, misalnya: 1) survey dengan kuesioner yang didesain berdasarkan standar kompetensi yang harus dimiliki; 2) diskusi kelompok terfokus dengan maksud untuk memperoleh data yang lebih komprehensif dan mendalam tentang kesenjangan kompetensi yang ada pada organisasi; Mengumpulkan data Setelah instrumen siap, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data baik dari kuesioner maupun diskusi kelompok terfokus yang dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data sebaiknya telah diuji coba terlebih dahulu, sehingga data yang diperoleh memiliki tingkat validitas tinggi yang pada akhirnya berkontribusi optimal terhadap hasil kegiatan (analisis kebutuhan diklat); Analisis data Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis data untuk mengetahui apakah benar terdapat kesenjangan kompetensi yang memerlukan intervensi pelatihan. Melaporkan hasil analisis kebutuhan pelatihan Hasil akhir dari kegiatan analisis kebutuhan pelatihan dilaporkan kepada pimpinan organisasi untuk diambil kebijakan. Laporan hasil hendaknya disertai dengan rekomendasi berikut alternatif-alternatif yang paling mungkin dapat dilaksanakan, disertai dengan pertimbangan operasional. 7

BAB III METODE PELAKSANAAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN A. Tujuan Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan pelatihan ini dilakukan untuk mengetahui pelatihan apa saja yang dibutuhkan oleh pegawai subbidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur BPPSDMK (Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan) berkaitan dengan tugas kerja yang dimiliki oleh mereka. B. Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data analisis kebutuhan pelatihan ini adalah metode survei dengan teknik pengambilan data melalui observasi, wawancara, penyebaran angket dan studi dokumentasi. Observasi dan studi dokumentasi dilakukan pada tahap analisis organisasi. Wawancara kami lakukan dalam mengambil data untuk kepentingan analisis tugas, sedangkan penyebaran angket dilakukan pada terakhir analisis kebutuhan, yakni analisis individu. C. Waktu dan Tempat Analisis Kebutuhan Pelatihan Analisis kebutuhan pelatihan dilaksanakan secara spesifik pada subbidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu di Pusdiklat Aparatur BPPSDM Kesehatan. AKP dilaksanakan pada tanggal 3 Oktober 3 Desember 2013. D. Prosedur Analisis Kebutuhan Pelatihan Prosedur atau langkah analisis kebutuhan pelatihan kali ini mengikuti proses analisis kebutuhan pelatihan yang dikemukakan oleh Tovey dan Lawlor. Berikut ini adalah penjelasan prosedur analisis kebutuhan pelatihan secara lebih detil. a. Identifikasi masalah-masalah kinerja organisasi Analisis kebutuhan pelatihan yang kami lakukan diawali dengan identifikasi masalahmasalah kinerja organisasi. Identifikasi tersebut dilaksanakan dengan mengamati dan mengkaji kinerja pegawai subbidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur BPPSDM Kesehatan. b. Merencanakan analisis kebutuhan pelatihan Analisis kebutuhan pelatihan yang kami laksanakan kali ini terdiri dari tiga tahap analisis, yakni: 1. Analisis organisasi, bertujuan untuk menentukan pelatihan yang sesuai dengan visi, misi, strategi organisasi serta untuk mendapatkan dukungan atasan dalam melakukan aktivitas pelatihan tersebut. Kami menggunakan teknik observasi dan studi dokumentasi untuk mengumpulkan data pada tahap ini. 2. Analisis tugas, menghasilkan gambaran kegiatan pekerjaan, meliputi tugas yang dilakukan oleh pegawai, pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan dalam 8

c.

d.

e.

f.

memenuhi tugasnya. Pada tahap analisis tugas, kami menggunakan teknik wawancara dalam mengambil data untuk keperluan analisis kebutuhan pelatihan. 3. Analisis individu, berfungsi untuk mengidentifikasi pegawai atau karyawan yang membutuhkan pelatihan. Identifikasi ini menggambarkan jika kinerja sekarang dengan kinerja yang diharapkan menunjukkan adanya suatu kebutuhan pelatihan. Pada tahap ini kami menggunakan kuesioner sebagai alat pengumpulan data. Memilih dan mendesain teknik pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam analisis kebutuhan pelatihan kali ini terdiri dari empat macam, yaitu observasi, wawancara, penyebaran angket/kuesioner, dan studi dokumentasi. Mengumpulkan data Data untuk analisis kebutuhan kami ambil/kumpulkan secara bertahap. Tahap pertama (analisis organisasi) dilakukan pada minggu pertama bulan November. Selanjutnya tahap kedua, pengambilan data untuk keperluan analisis tugas dilakukan pada minggu kedua bulan November, sedangkan tahap ketiga yakni pengumpulan data untuk analisis tugas dilaksanakan pada minggu pertama bulan Desember. Analisis data Analisis data dilakukan setelah tahap pengambilan data. Itu artinya kami melakukan tiga kali analisis data dalam analisis kebutuhan pelatihan ini karena kami melakukan tiga kali pengumpulan data untuk jenis analisis yang berbeda yang juga masih termasuk analisis kebutuhan pelatihan (analisis organisasi, analisis tugas, dan analisis individu). Melaporkan hasil analisis kebutuhan pelatihan Laporan analisis kebutuhan disusun secara lengkap pada minggu pertama bulan Desember, bersamaan dengan proses akhir tahap analisis kebutuhan pelatihan yakni analisis individu.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN A. Analisis Organisasi a. Visi dan Misi Kementerian Kesehatan Kementerian Kesehatan (Kemenkes) dalam melaksanaka tugasnya, mempunyai visi: Masyarakat Sehat Yang Mandiri dan Berkeadilan. Sedangkan misinya adalah: 1. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, melalui pemberdayaan masyarakat, termasuk swasta dan masyarakat madani 2. Melindungi kesehatan masyarakat dengan menjamin tersedianya upaya kesehatan yang paripurna, merata bermutu dan berkeadilan 3. Menjamin ketersediaan dan pemerataan sumber daya kesehatan 4. Menciptakan tata kelola kepemerintahan yang baik b. Visi dan Misi Badan PPSDM Kesehatan Visi Badan Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Kessehatan Kesehatan (BPPSDMK) adalah Penggerak Terwujudnya Pengembangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan yang Professional dalam Mewujudkan Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan. Adapun misi BPPSDMK yakni: 1. Memenuhi jumlah, jenis, dan mutu SDM Kesehatan sesuai yang direncanakan dalam mendukung penyelenggaraan pembangunan kesehatan. 2. Menyerasikan pengadaan SDM Kesehatan melalui pendidikan dan pelatihan dengan kebutuhan SDM Kesehatan dalam mendukung pembangunan kesehatan. 3. Menjamin pemerataan, pemanfaatan, dan pengembangan SDM Kesehatan dalam pelayanan kesehatan kepada masyarakat. 4. Meningkatkan pembinaan dan pengawasan mutu SDM Kesehatan. 5. Memantapkan manajemen dan dukungan kegiatan teknis serta sumber daya pengembangan dan pemberdayaan SDM Kesehatan. c. Visi dan Misi Pusdiklat Aparatur Pusdiklat Aparatur berdasarkan visi Kementerian Kesehatan dan BPPSDM Kesehatan, menetapkan visi sebagai berikut: Aparatur kesehatan kompetan dan profesional dalam penyelenggaraan pembangunan kesehatan di Indonesia. Adapun misinya adalah: 1. Meningkatkan pendidikan dan pelatihan yang bermutu untuk menghasilkan aparatur kesehatan yang kompeten dan professional dalam menyelenggarakan pembangunan kesehatan di Indonesia. 2. Meningkatkan pembinaan dan pengendalian mutu penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur kesehatan yang professional, yang ditujukan bagi institusi pendidikan dan pelatihan, tenaga pelatih dan kependidikan, maupun pendidiakn pelatihan aparatur kesehatan. 10

3. Mengembangkan sumberdaya pendidikan dan pelatihan aparatur kesehatan yang memadai jumlah dan jenisnya, teralokasi dengan benar, dan termanfaatkan secara optimal guna menjamin penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur kesehatan yang berkualitas. 4. Mengembangkan pendidikan dan pelatihan aparatur sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta meningkatkan jejaring pendidikan dan pelatihan aparatur kesehatan antar berbagai pemangku kepentingan. B. Analisis Tugas Berdasarkan Permenkes RI Nomor 1144 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Aparatur mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan kebijakan teknis dan pelaksanaan pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kesehatan di bidang pendidikan dan pelatihan aparatur. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Aparatur menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan penyusunan kebijakan teknis, rencana dan program pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kesehatan di bidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan dan manajemen kesehatan, pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional kesehatan; b. Pelaksanaan kebijakan pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kesehatan di bidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan dan manajemen kesehatan, pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional kesehatan; c. Pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan pengembangan dan pemberdayaan sumber daya manusia kesehatan di bidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan dan manajemen kesehatan, pendidikan dan pelatihan teknis dan fungsional kesehatan; dan d. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat. Bidang Perencanaan, Pengembangan dan Pengendalian Mutu mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyusunan program, pemantauan, evaluasi, dan laporan di bidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu pelatihan. Dalam melaksanakan tugas, Bidang Perencanaan, Pengembangan dan Pengendalian Mutu menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan bahan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang perencanaan dan pengembangan pendidikan dan pelatihan; dan b. Penyiapan bahan penyusunan program, pemantauan, evaluasi, dan laporan di bidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu pelatihan. Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu terdiri atas: 11

a. Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Subbidang Perencanaan dan Pengembangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi, dan pengembangan program di bidang perencanaan dan pengembangan pendidikan dan pelatihan. b. Subbidang Pengendalian Mutu Subbidang Pengendalian Mutu mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan pemantauan, evaluasi dan laporan serta pengendalian mutu pelatihan. Analisis tugas di bawah ini dikhususkan pada Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu. Dari wawancara yang dilakukan akan menghasilkan gambaran kegiatan pekerjaan, meliputi tugas yang dilakukan oleh pegawai, pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan dalam memenuhi tugasnya. Bidang Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Mutu dibagai menjadi dua subbidang yang akan kami bedakan pula hasil wawancaranya sebagai berikut: Hasil Wawancara Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Narasumber: Ibu Yetty dan Bapak Lawrence Kohwel Wawancara yang dilakukan di Subbidang Perencanaan dan Pengembangan dengan narasumber Ibu Yetty dan Bapak Lawrence Kowel. Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Pusdiklat Aparatur terdiri dari sepuluh orang. Subbidang Perencanaan dan Pengembangan atau sering disingkat menjadi renbang, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi, dan pengembangan program di bidang perencanaan dan pengembangan pendidikan dan pelatihan. Kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh pegawai subbidang perencanaan dan pengembangan dikatakan oleh Ibu Yetty selaku kasubbid renbang yaitu paham mengenai RKAL, lihai dan mahir tentang TNA, memahami program-program pelatihan yang berkaitan dengan program Kementerian Kesehatan RI, memahami akuntansi untuk bagian pembukuan, dan bahasa asing seperti bahasa inggris yang digunakan untuk kerjasama dengan mitra luar negri. Dalam penyiapan bahan penyusunan program pelatihan dilakukan beberapa tahapan dimulai dari TNA. TNA ini dapat dilakukan dengan berbagai Model, misalnya survey cepat, wawancara, observasi, kuisioner, FGD, NGT, Metacard, dll. Hasil dari proses TNA kemudian diseminarkan kepada pihak yang berkaitan seperti bidang diklat manajemen, diklat kepemimpinan, diklat teknis dan diklat fungsional, Bapelkes dan BPPT. Dalam seminar akan diputuskan pelatihan-pelatihan apa saja yang akan diselenggarakan. Kurikulum, RPP, dan modul dibuat oleh masing-masing bidang. Kendala yang sering dihadapi subbid renbang dalam menyiapkan bahan penyusunan 12

program pelatihan diantaranya ada beberapa kegiatan by accident maksudnya adalah kegiatan yang tidak direncanakan di awal tetapi karena perintah dari Kemenkes maka mau tidak mau program tersebut harus dijalankan, seperti BPJS. Kemudian kurangnya koordinasi dengan instansi terkait (Bapelkes dan BPPK) sehingga menghambat data dan informasi yang masuk ke sistem informasi kediklatan. Kendala-kendala yang berhubungan dengan anggaran, serta yang juga penting adalah kurangnya SDM (sumber daya manusia) pada subbidang renbang, SDM yang mahir dalam melakukan tugas-tugas dan memiliki kompetensi seperti yang disebutkan. Selain tugasnya dalam menyiapkan program pelatihan, renbang juga melakukan pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi di bidang perencanaan dan pengembangan pendidikan dan pelatihan. Dalam melakukan pengumpulan data dan informasi, ada 4 data yang harus dikumpulkan, yaitu data mengenai SDM/ ketenagaan, data kegiatan Bapelkes, data peserta diklat, dan data mengenai instansi terkait sarana dan prasarana. Lebih lanjut Pak Kowel menjelaskan mengenai sistem informasi kediklatan, kendala yang sering dialami dalam pengumpulan data yaitu kurang update nya informasi dari daerah (Bapelkes dan BPPK), terhambatnya penyaluran data karena sistem atau alat yang masih manual, dan juga karena masalah jaringan internet. Dengan kendala penyaluran data tersebut, mekanisme yang seharusnyap pun jadi terhambat. Setelah melakukan pengumpulan dan pengolahan data, dilanjutkan dengan penyajian data dan informasi program pelatihan. Dimulai dengan mengumpulkan 4 data seperti yang disebutkan, kemudian mengolah data tersebut dengan format yang sudah ditentukan, kemudian mem-publish atau mensosialisasikan hasil kumpulan data tersebut yang biasanya dilakukan dalam rakon. Bentuk dari hasil pengolahan data ini berupa bahan cetak dan publish di website. Dengan begitu, kompetensi yang seharusnya dimiliki pegawai subbid renbang selain yang tersebut di atas adalah memahami cara pembuatan instrumen dalam proses TNA, memahami cara pengolahan data TNA, mampu mensosialisasikan hasil TNA, dan memahami tentang jaringan (berkaitan dengan sistem informasi kediklatan). Hasil Wawancara Subbidang Pengendalian Mutu Narasumber: Ibu Neneng dan Ibu Dani Wawancara dilakukan pada hari Kamis, 14 November 2013 bersama Ibu Neneng dan Ibu Dani. Bagian pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur terdiri dari tujuh orang. Bagian pengendalian mutu atau sering disingkat menjadi dalmut, mengurusi akreditasi pelatihan dan akreditasi instansi pelatihan, monitoring dan evaluasi (monev) program pelatihan, quality control, dan evaluasi pasca pelatihan. Akreditasi pelatihan dan institusi pelatihan dilaksanakan dengan beracuan pada pada keputusan menteri kesehatan nomor 725 tahun 2003 tentang akreditasi. Monitoring dan 13

evaluasi pelatihan biasanya dilakukan di daerah. Selain memonitoring dan mengevaluasi program pelatihan, biasanya kegiatan monev juga memonitoring penggunaan anggaran pelatihan. Hampir sama dengan monev, quality control (QC) juga dilakukan dalam rangka memonitoring dan mengavaluasi pelatihan, bedanya QC ini dilaksanakan di kota atau di pusat. Sedangkan evaluasi pasca pelatihan diselenggarakan tiga bulan setelah pelatihan berlangsung. Dalam EPP, staf bagian dalmut datang ke lembaga tempat peserta pelatihan bekerja dan mengevaluasi hasil pelatihan dengan metode observasi dan wawancara kepada peserta pelatihan dan atasan atau rekan kerja peserta. Kendala yang lazim dihadapi bagian dalmut saat melakukan akreditasi, antara lain keterlambatan pengumpulan berkas akreditasi dari badan pelatihan kesehatan daerah, waktu pengajuan berkas yang tidak sesuai, dan kekurangpahaman pihak yang diakreditasi. Kekurangpahaman tersebut biasanya menyangkut pengisian form aplikasi akreditasi dan perihal melengkapi berkas akreditasi. Sebagai infromasi, akreditasi untuk pelatihan berlaku selama satu tahun dan bila ingin memperpanjang status akreditasi makan harus diadakan perpanjangan satu bulan sebelum masa status akreditasi habis. Sedangkan pada institusi/lembaga, status akreditasi berlaku hingga tiga tahun. Akreditasi online rencananya akan mulai dilaksanakan tahun 2014 mendatang untuk mempermudah proses akreditasi. Tidak jauh beda dengan kendala yang dihadapi pada kegiatan akreditasi, kendala yang ada pada kegiatan monitoring dan evaluasi pun salah satunya adalah berkas. Berkas monev seringkali dikumpulkan terlambat kepada pihak pusat atau pihak pengelola berkas monev tersebut. Selain berkas, yang jadi kendala dalam monev adalah pelatihan yang kurang dari 40 jam pelatihan (jpl). Untuk memenuhi persyaratan akreditasi, pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak daerah harus memenuhi syarat minimal 40 jpl. Namun pelatihan di derah biasanya dilaksanakan kurang dari 40 jpl. Lain lagi dengan kendala yang ditemui pada kegiatan evaluasi pasca pelatihan (EPP). Beberaapa kendala EPP adalah pelatihan yang diberikan kadang tidak sesuai dengan kebutuhan kinerja/kompetensi peserta dan pihak dalmut kadang tidak bisa memaksakan prosedur evaluasi yang ada, karena yang telah disebutkan tadi, kadang pelatihan yang diberikan tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh peserta sehingga terkesan kurang bermanfaat bagi yang bersangkutan. Kemampuan yang dibutuhkan pada bagian dalmut antara lain memahami alur akreditasi, mengelola berkas-berkas akreditasi, menjadi pengendali diklat, dan melaksanakan evaluasi diklat. Standar kompetensi untuk dalmut lazimnya dipenuhi melalui pelatihan akreditasi, pelatihan surveyor, pelatihan evaluasi pasca diklat, dan diklat mengenai kesehatan. C. Analisis Individu Analisis individu dilakukan dengan menyebarkan kuesioner/angket yang berkaitan dengan tugas kerja masing-masing subbidang (subbidang perencanaan dan pengembangan; subbidang pengendalian mutu). Berikut ini adalah hasil olah data kuesioner kedua subbidang tersebut.

14

Hasil Kuesioner Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Pusdiklat Aparatur BPPSDM Kesehatan No Deskripsi Membuat perencanaan terkait pelatihan yang dilakukan di Pusdiklat Aparatur. Membuat instrumen dalam proses TNA. Mengolah data analisis kebutuhan pelatihan. Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat di Pusdiklat Aparatur. Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK.. Membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan. Memasukkan data ke dalam database pusdiklat. Menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat. Mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPK) Melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak. Melaporkan hasil pengolahan data dari Respon den 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 15 Tidak diisi Frekuen- KepenKesulitsi Kerja tingan an Keterangan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

10

Tidak diisi

11

12

13

14

sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website. Melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data. Melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan. Melakukan komunikasi menggunakan bahasa Inggris.

3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Tidak diisi

Keterangan: Frekuensi Kerja 1 = tidak pernah 2 = jarang 3 = sering 4 = sangat sering

Kepentingan 1 = tidak penting 2 = biasa 3 = penting 4 = sangat penting

Kesulitan 1 = paling mudah 2 = mudah 3 = sulit 4 = sangat sulit

Warna Abu-abu: angka ganjil Hijau: angka genap Kuning: tidak diisi

Uraian dan Pembahasan Hasil Kuesioner Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Pusdiklat Aparatur 1) Membuat perencanaan terkait pelatihan yang dilakukan di Pusdiklat Aparatur. - Dua responden menyatakan sering membuat perencanaan terkait pelatihan sedangkan satu orang tidak mengisi kolom tersebut. - Dua responden menyatakan penting membuat perencanaan terkait pelatihan sedangkan satu orang tidak mengisi kolom tersebut. - Dua responden menyatakan sulit membuat perencanaan terkait pelatihan sedangkan satu orang tidak mengisi kolom tersebut. Berdasarkan frekuensi kerja, kepentingan dan tingkat kesulitannya, maka pembuatan perencanaan terkait pelatihan dapat dijadikan sebagai salah satu konten/materi pelatihan karena sifatnya yang sering, penting dan sulit untuk dilakukan. 2) Membuat instrument dalam proses TNA - Dua responden menyatakan jarang membuat instrument dalam proses TNA sedangkan satu orang menyatakan sering.

16

- Satu responden menyatakan penting membuat instrument dalam proses TNA, satu responden menyatakan sangat penting, dan satu orang lainnya tidak mengisi kolom tersebut. - Satu responden menyatakan sulit membuat instrument dalam proses TNA, satu responden menyatakan sangat sulit, dan satu orang lainnya tidak mengisi kolom tersebut. Dari hasil uraian di atas, terlihat bahwa kegiatan membuat instrument dalam proses TNA dapat dijadikan sebagai salah satu konten pelatihan karena aktivitas tersebut sangat penting dan sulit dilaksanakan. 3) Mengolah data analisis kebutuhan pelatihan - Dua responden menyatakan sering melakukan pengolahan data analisis kebutuhan pelatihan sedangkan satu orang lainnya menyatakan jarang melakukan. - Dua responden menyatakan penting dalam melakukan pengolahan data analisis kebutuhan pelatihan sedangkan satu orang lainnya tidak mengisi kolom tersebut. - Satu responden menyatakan sulit dalam melakukan pengolahan data analisis kebutuhan, satu responden menyatakan mudah, dan satu orang lainnya tidak mengisi kolom. Berdasarkan uraian hasil angket di atas, maka tugas mengolah data analisis kebutuhan pelatihan dapat dijadikan sebagai salah satu agenda pelatihan untuk sub bidang perencanaan dan pengembangan Pusdiklat Aparatur. 4) Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat di pusdiklat aparatur - Satu responden menyatakan tidak pernah melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat di pusdiklat aparatur, dua orang lainnya menyatakan sering. - Satu responden menyatakan tingkat kesulitan dalam melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat di pusdiklat aparatur adalah biasa, sedangkan satu menyatakan penting, dan satu orang lainnya tidak mengisi kolom tersebut. - Dua responden menyatakan mudah, sedangkan satu orang tidak mengisi kolom tersebut. Berdasarkan uraian di atas, maka tugas melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat Pusdiklat Aparatur tidak terlalu menjadi kendala bagi pegawai karena tidak sulit pelaksanaannya. 5) Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK - Satu responden menyatakan tidak pernah, satu responden menyatakan sering, dan satu responden lainnya menyatakan jarang dalam melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK. - Satu responden menyatakan biasa, satu responden menyatakan penting, dan satu responden lainnya tidak mengisi kolom melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK. - Dua responden menyatakan mudah dalam melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK sedangkan satu responden tidak mengisi kolom tersebut. 17

Berdasarkan uraian di atas, maka tugas melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK tidak terlalu menjadi kendala bagi pegawai karena mudah pelaksanaannya. 6) Membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan - Tiga responden menyatakan sering membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan. - Dua responden menyatakan penting dalam membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan, satu responden tidak mengisi. - Satu responden menyatakan sulit, satu responden menyatakan mudah dalam membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan, dan satu responden tidak mengisi. Berdasarkan frekuensi kerja, kepentingan dan tingkat kesulitannya, maka pembuatan format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan dapat dijadikan sebagai salah satu konten/materi pelatihan karena sifatnya yang sering dan penting. 7) Memasukkan data ke dalam database Pusdiklat - Satu responden menyatakan sangat sering memasukkan data ke dalam database Pusdiklat, satu responden jarang, dan satu responden menyatakan sering. - Dua responden menyatakan sering memasukkan data ke dalam database Pusdiklat, sedangkan satu responden tidak mengisi kolom. - Dua responden menyatakan mudah dalam memasukkan data ke dalam database Pusdiklat, sedangkan satu responden tidak mengisi. Merujuk pada uraian di atas, maka dapat dilihat bahwa pegawai subbidang renbang sudah sangat sering dan mudah dalam melaksanakan tugasnya memasukkan data ke dalam database sehingga tidak dibutuhkan pelatihan terkait dengan tugas ini. 8) Menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat - Satu responden menyatakan sering menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat, satu responden menyatakan jarang, dan satu responden menyatakan tidak pernah. - Dua responden menyatakan penting menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat dan satu responden tidak mengisi. - Satu responden menyatakan sangat sulit dalam menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat, satu responden menyatakan sangat sulit, sedangkan satu responden tidak mengisi. Berdasarkan hasil di atas, tugas menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat bersifat penting dan sangat sulit karena sering terlambatnya pengumpulan data sehingga proses pemasukan data terhambat, oleh karena itu dibutuhkan kerja sama yang baik dengan pihak BPPK/Bapelkes, serta dibutuhkan sarana yang menunjang seperti internet dalam melaksanakan tugas ini. 18

9) Mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPT) - Satu responden menyatakan sangat sering mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPT), satu responden menyatakan jarang, sedangkan satu responden menyatakan sering. - Dua responden menyatakan penting mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPT) dan satu responden tidak mengisi. - Satu responden menyatakan sulit dalam mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPT), satu responden menyatakan mudah, dan satu responden tidak mengisi kolom. Berdasarkan hasil di atas, proses mengolah data dari instansi dapat dijadikan salah satu konten dalam pelatihan karena sifatnya yang sangat sering dilakukan, penting, dan sulit. 10) Melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak - Dua responden menyatakan jarang melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak, satu responden menyatakan sering. - Satu responden menyatakan penting dalam melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak, satu responden menyatakan biasa, dan satu responden tidak mengisi kolom. - Dua responden menyatakan mudah dalam melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak, satu responden tidak mengisi kolom. Berdasarkan uraian di atas, maka tugas melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak tidak terlalu menjadi kendala bagi pegawai karena mudah dan jarang dalam pelaksanaannya. 11) Melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website - Dua responden menyatakan jarang melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website, satu responden menyatakan sering. - Satu responden menyatakan penting dalam melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website, satu responden menyatakan biasa, dan satu responden tidak mengisi kolom. - Satu responden menyatakan sulit dalam melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website, satu responden menyatakan mudah, dan satu responden tidak mengisi kolom. Berdasarkan uraian di atas, maka tugas melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website perlu 19

diberikan workshop terkait publish dengan web karena walaupun jarang dilakukan tetapi tugas ini bersifat penting dan dirasakan sulit oleh pegawai. 12) Melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data - Dua responden menyatakan sering, dan satu responden menyatakan jarang melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data. - Dua responden menyatakan penting dalam melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data, satu responden tidak mengisi kolom. - Dua responden menyatakan sulit dalam melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data, satu responden tidak mengisi kolom. Berdasarkan uraian di atas, melakukan rakon sering dilakukan sebagai bentuk sosialisasi hasil data, bersifat penting dan sulit sehingga dapat dijadikan agenda di Pusdiklat Aparatur. 13) Melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan - Dua responden menyatakan sering dalam melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan, satu responden menyatakan tidak pernah. - Satu responden menyatakan penting melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan, satu responden menyatakan biasa, dan satu responden tidak mengisi kolom. - Dua responden menyatakan mudah dalam melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan, dan satu responden tidak mengisi kolom. Berdasarkan uraian di atas, tugas melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan sering dilakukan, penting, dan mudah sehingga dirasa tidak dibutuhkan pelatihan terkait tugas ini. 14) Melakukan komunikasi menggunakan bahasa inggris - Tiga responden menyatakan jarang berkomunikasi menggunakan bahasa inggris. - Dua responden menyatakan penting berkomunikasi menggunakan bahasa inggris, satu responden tidak mengisi kolom. - Dua responden menyatakan sulit berkomunikasi menggunakan bahasa inggris, satu responden tidak mengisi kolom. Merujuk pada uraian di atas, komunikasi bahasa inggris atau bahasa asing dibutuhkan guna menunjang kinerja pegawai karena sifatnya yang sulit dan penting.

20

Hasil Kuesioner Subbidang Pengendalian Mutu Pusdiklat Aparatur BPPSDM Kesehatan Frekuensi Kerja Responden 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 21 Kepentingan 1 2 3 4 1 Kesulitan 2 3 4

No

Deskripsi Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi pelatihan. Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi lembaga pelatihan. Mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi.

Keterangan

Mengelola berkas-berkas akreditasi.

Melakukan monitoring dan evaluasi program pelatihan.

Mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan.

Melakukan quality control pada program pelatihan.

Melaksanakan evaluasi pasca pelatihan kepada peserta pelatihan.

Membuat instrumen monitoring dan evaluasi pelatihan.

6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5

Tidak diisi

Bukan tugasnya

10

Membuat instrumen quality control pada program pelatihan.

Tidak diisi Bukan tugasnya

11

Membuat instrumen untuk evaluasi pasca pelatihan.

Bukan tugasnya 22

12

Menjadi pengendali diklat (MOT) saat pelaksanaan pelatihan.

6 1 2 3 4 Tidak diisi karena tidak pernah Bukan tugasnya

5 6 Keterangan: Frekuensi Kerja 1 = tidak pernah 2 = jarang 3 = sering 4 = sangat sering

Kepentingan 1 = tidak penting 2 = biasa 3 = penting 4 = sangat penting

Kesulitan 1 = paling mudah 2 = mudah 3 = sulit 4 = sangat sulit

Warna Abu-abu: angka ganjil Hijau: angka genap Kuning: tidak diisi

Uraian dan Pembahasan Hasil Kuesioner Subbidang Pengendalian Mutu Pusdiklat Aparatur a. Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi pelatihan. Satu responden menyatakan jarang memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada didaerah mengenai akreditasi pelatihan, sedangkan empat responden lainnya menyatakan sering melakukannya dan satu responden lagi menunjukkan bahwa aktivitas tersebut sangat sering dilakukan. Untuk tingkat kepentingan, lima responden memilih opsi sangat penting dilakukan dan satu responden memilih opsi penting. Selanjutnya adalah tingkat kesulitan, empat responden menyatakan sulit memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi pelatihan dan dua responden lainnya memilih opsi mudah dalam memberikan pemahaman akreditasi pelatihan kepada lembaga diklat kesehatan di daerah. Berdasarkan frekuensi kerja, tingkat kepentingan dan tingkat kesulitannya, maka pegawai memerlukan intervensi berupa pelatihan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. b. Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi lembaga pelatihan.

23

 Tiga responden menyatakan sering dan dua responden menyatakan sangat sering memberikan pemahaman akreditasi lembaga pelatihan kepada lembaga diklat kesehatan di daerah. Sedangkan satu responden lainnya menyatakan jarang melakukannya. Tiga dari enam responden menyatakan penting dan tiga responden lainnya menyatakan sangat penting memberikan pemahaman akreditasi lembaga pelatihan kepada lembaga diklat kesehatan di daerah. Seluruh (enam) responden memilih opsi sulit dalam memberikan pemahaman akreditasi lembaga pelatihan kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah. Berdasarkan uraian hasil angket poin dua di atas, maka tugas memberikan pemahaman mengenai akreditasi lembaga pelatihan kepada lembaga diklat yang ada di daerah pun dapat dijadikan sebagai salah satu agenda pelatihan untuk sub bidang pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur. c. Mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi. Dua dari enam responden memilih opsi sering mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi, sedangkan empat responden lainnya memilih opsi sangat sering. Lima responden menyatakan sangat penting mengumpulkan dan mengoordinir berkasberkas diklat untuk akreditasi dan satu responden yang lainnya menyatakan penting. Empat responden menyatakan sulit mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi dan dua responden lainnya menyatakan mudah melakukannya. Merujuk pada uraian di atas, dapat kita lihat bahwa kegiatan mengumpulkan dan mengoornidir berkas-berkas diklat untuk akreditasi dapat dijadikan sebagai salah satu konten pelatihan karena aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang sangat sering dan sangat penting dilakukan tetapi masih sulit dilaksanakan. d. Mengelola berkas-berkas akreditasi. Empat responden menyatakan sangat sering mengelola berkas-berkas akreditasi sedangkan dua responden lainnya menyatakan sering. Empat dari enam responden menyatakan sangat penting mengelola berkas-berkas akreditasi dan sisanya menyatakan penting. Tiga responden memilih opsi sulit mengelola berkas-berkas akreditasi dan tiga responden lainnya memilih opsi mudah dalam mengelola berkas-berkas akreditasi. Berdasarkan frekuensi kerja, kepentingan dan tingkat kesulitannya, maka pengelolaan berkas-berkas akreditasi dapat dijadikan sebagai salah satu konten/materi pelatihan karena sifatnya yang sangat sering, sangat penting dan sulit untuk dilakukan. e. Melakukan monitoring dan evaluasi program pelatihan.

24

 Dua responden menyatakan jarang memonitoring dan mengevaluasi program pelatihan. Dua responden lainnya menyatakan sering melakukannya dan dua responden lagi menyatakan sangat sering melakukan monitoring dan evaluasi program pelatihan. Untuk tingkat kepentingan, dua responden memilih opsi biasa saja pada kegiatan monitoring dan evaluasi program pelatihan, tiga responden lain memilih opsi sangat penting melakukannya dan satu responden lagi memilih opsi penting melakukannya. Tiga responden menyatakan mudah melakukan monitoring dan evaluasi program pelatihan dan tiga lainnya menyatakan sulit melakukannya. Berdasarkan uraian di atas, maka tugas monitoring dan evaluasi program pelatihan tidak terlalu menjadi kendala bagi pegawai karena setengah dari responden menyatakan mudah melakukannya. f. Mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan. Satu responden menyatakan sangat sering mengevaluasi penggunaan dana anggaran pelatihan, dua responden menyatakan jarang dan tiga responden lainnya menyatakan sering melakukannya. Dua responden memilih opsi biasa saja pada tingkat kepentingan mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan, satu reponden memilih opsi penting dan tiga responden lainnya memilih opsi sangat penting dalam melaksanakan evaluasi anggaran dana pelatihan. Dua responden menyatakan mudah mengevaluasi dana anggaran pelatihan, tiga responden lain menyatakan sulit melakukannya dan satu responden lagi tidak mengisi bagian tingkat kesulitan evaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan. Merujuk pada uraian di atas, maka dapat kita lihat bahwa setengah dari seluruh responden masih mengalami kesulitan dalam mengevaluasi anggaran dana pelatihan. Tiga responden lainnya pun menyatakan sering bahkan satu responden menyatakan sangat sering kegiatan evaluasi anggaran dana pelatihan dan tingkat kepentingannya pun menunjukkan evaluasi tersebut sangat penting dilakukan. Oleh karena itu pelatihan evaluasi anggaran dana pelatihan perlu dijadikan sebagai salah satu agenda pelatihan untuk pegawai subbidang pengendalian mutu di masa mendatang. g. Melakukan quality control pada program pelatihan. Tiga responden menyatakan jarang melakukan quality control pada program pelatihan dan tiga responden lainnya menyatakan sering melakukan quality control pada program pelatihan. Dua responden memilih opsi biasa saja dalam melakukan quality control pada program pelatihan, dua responden lainnya memilih opsi penting dalam melakukan quality control dan sisanya (dua responden) memilih opsi sangat penting untuk melakukan quality control pada program pelatihan.

25

 Lima dari enam responden mengungkapkan mudah melakukan quality control pada program pelatihan dan satu responden lainnya menyatakan sulit melakukannya. Berdasarkan uraian di atas, maka tampak bahwa pegawai subbidang pengendalian mutu tidak terlalu membutuhkan pelatihan mengenai quality control program pelatihan karena frekuensinnya yang tidak terlalu sering dan sebagian besar menyatakan mudah melakukannya. h. Melaksanakan evaluasi pasca pelatihan kepada peserta pelatihan. Empat responden menyatakan jarang melaksanakan evaluasi pasca pelatihan dan dua responden lainnya menyatakan sering melaksanakannya. Empat responden mengungkapkan penting melakukan evaluasi pasca pelatihan dan dua responden lainnya mengungkapkan sangat penting melakukannya. Dua responden menyatakan mudah melakukan evaluasi pasca pelatihan, tiga responden menyatakan sulit melakukan evaluasi pasca pelatihan dan satu responden lainnya menyatakan sangat sulit melakukan evaluasi pasca pelatihan. Berdasarkan penjelasan di atas, pegawai masih membutuhkan pelatihan mengenai pelaksanaan evaluasi pasca pelatihan karena setengah dari seluruh responden menyatakan masih sulit melaksanakan evaluasi pasca pelatihan sedangkan kegiatan tersebut penting dilakukan. i. Membuat instrumen monitoring dan evaluasi pelatihan. Satu orang menyatakan tidak pernah membuat instrumen monitoring dan evaluasi (monev) pelatihan, dua orang menyatakan jarang membuat instrumen monev pelatihan, dua orang lainnya sering melakukannya dan satu orang lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Empat responden memilih opsi penting dalam membuat instrumen monev, satu responden memilih opsi sangat penting dalam membuat instrumen monev pelatihan dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Satu responden menyatakan sangat mudah membuat instrumen monev pelatihan, empat responden menyatakan sulit membuat instrumen monev pelatihan dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Berdasarkan uraian di atas, maka konten pembuatan instrumen monev pelatihan dapat dijadikan salah satu agenda pelatihan untuk pegawai subbidang pengendalian mutu karena sifatnya yang penting dan sebagian besar pegawai masih sulit membuat instrumen tersebut. j. Membuat instrumen quality control pada program pelatihan.

26

 Empat responden menyatakan jarang membuat instrumen quality control (QC) program pelatihan, satu responden menyatakan sering melakukannya dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Dua responden memilih opsi biasa saja dalam membuat instrumen QC program pelatihan, dua responden memilih opsi penting dalam membuat instrumen QC program pelatihan, satu responden memilih opsi sangat penting, dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Satu orang mengungkapkan mudah membuat instrumen QC program pelatihan, tiga orang mengungkapkan sulit melakukannya, satu responden tidak mengisi bagian tingkat kesulitan tanpa ada alasan yang jelas dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Merujuk pada uraian di atas, pembuatan instrumen QC tidak terlalu urgen untuk dijadikan sebagai konten pelatihan bagi pegawai subbidang pengendalian mutu karena tingkat kepentingannya yang tidak terlalu tinggi dan jarang dilakukan. k. Membuat instrumen untuk evaluasi pasca pelatihan (EPP). Dua orang menyatakan jarang membuat instrumen EPP, tiga orang menyatakan sering membuat instrumen EPP dan satu orang lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Dua responden mengungkapkan penting membuat instrumen EPP, tiga orang mengungkapkan sangat penting membuat instrumen EPP dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Lima dari enam responden menyatakan sulit membuat instrumen EPP dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Berdasarkan penjelasan di atas, maka pembuatan instrumen EPP perlu dijadikan sebagai salah satu konten pelatihan karena sifatnya yang sering dan sangat penting dilakukan serta masih banyak pegawai yang mengalami kesulitan dalam membuat instrumen EPP. l. Menjadi pengendali diklat (MOT) saat pelaksanaan pelatihan. Lima dari enam responden menyatakan tidak pernah menjadi pengendali diklat (MOT) saat pelaksanaan pelatihan dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Dua orang memilih opsi tidak penting menjadi pengendali diklat (MOT), satu orang memilih opsi biasa saja, dua orang memilih opsi penting menjadi pengendali diklat (MOT) dan satu orang lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Satu responden menyatakan mudah menjadi pengendali dikklat, tiga responden menyatakan sulit menjadi pengendali diklat, satu responden tidak mengisi bagian

27

tingkat kesulitan karena tidak pernah menjadi MOT, dan satu responden lainnya tidak mengisi poin nomor sembilan karena mengaku hal tersebut bukan tugasnya. Merujuk pada uraian di atas, maka dapat dilihat bahwa pegawai subbidang pengendalian mutu tidak begitu memerlukan keahlian menjadi pengendali diklat karena mereka tidak pernah melakukannya dan tidak terlalu penting juga untuk dilakukan.

28

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan 1) Penetapan Kebutuhan Diklat Berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan subbidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur BPPSDMK, maka pelatihan yang dibutuhkan oleh kedua bidang tersebut akan dipaparkan di bawah ini. a. Subbidang Perencanaan dan Pengembangan Pusdiklat Aparatur BPPSDMK Subbidang perencanaan dan pengembangan membutuhkan pelatihan untuk tugas kerja sebagai berikut. Membuat perencanaan terkait pelatihan yang dilakukan di Pusdiklat Aparatur. Membuat instrument dalam proses TNA Mengolah data analisis kebutuhan pelatihan Membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan Mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPT) Melaporkan hasil pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mem-publish di website Melakukan komunikasi menggunakan bahasa inggris Merujuk pada tugas kerja di atas, maka pelatihan yang direkomendasikan adalah: 1. Pelatihan dalam melaksanakan tugas terkait dengan TNA. Dimulai dengan proses pelaksanaan TNA, instrument TNA, langkah-langkah melaksanakan TNA, hingga mengolah hasil TNA dan mensosialisasikan kepada pihak-pihak terkait (Bidang Diklat di Pusdiklat aparatur, Bapelkes/BPPK). 2. Pelatihan dalam melaksanakan tugas terkait dengan sistem informasi kediklatan. Dimulai dengan membuat format hingga penyajian hasil pengolahan yaitu laporan melalui website. 3. Pelatihan terkait komunikasi dengan bahasa asing yaitu bahasa inggris guna menunjang kinerja pegawai. b. Subbidang pengendalian mutu Pusdiklat Aparatur BPPSDMK Subbidang pengendalian mutu merujuk pada analisis data hasil kuesioner membutuhkan pelatihan untuk tugas kerja sebagai berikut. Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi pelatihan. Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi lembaga pelatihan. Mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi. Mengelola berkas-berkas akreditasi. Mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan. 29

 Melaksanakan evaluasi pasca pelatihan kepada peserta pelatihan. Membuat instrumen monitoring dan evaluasi pelatihan. Membuat instrumen untuk evaluasi pasca pelatihan (EPP). Merujuk pada tugas kerja di atas, maka pelatihan yang direkomendasikan adalah: 1. Pelatihan dalam melaksanakan akreditasi program pelatihan dan lembaga pelatihan. Konten pelatihannya dapat berupa cara efektif yang dapat digunakan oleh pegawai subbidang pengendalian mutu dalam melakukan akreditasi program pelatihan dan lembaga pelatihan, mulai dari cara memberikan pemahaman kepada badan diklat kesehatan daerah, mengoordinir berkas-berkas untuk akreditasi, hingga mengelola berkas-berkas akreditasi dengan baik dan benar. 2. Pelatihan dalam mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan. 3. Pelatihan dalam melaksanakan evaluasi pasca pelatihan, mulai dari cara menyusun instrumen evaluasi pasca pelatihan, hingga tahapan pelaksanaan evaluasi pasca pelatihannya. 4. Pelatihan membuat instrumen untuk kegiatan monitoring dan evaluasi program pelatihan. 2) Penetapan Kebutuhan Non-diklat Selain kebutuhan diklat, ternyata ada kebutuhan non-diklat pegawai subbidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu, yakni tambahan sumber daya manusia khususnya pada subbidang pengendalian mutu. Hal ini dikarenakan jumlah mereka (subbidang pengendalian mutu) yang hanya tujuh orang sedangkan tugas kerja yang mereka miliki banyak. Selain itu, ada beberapa pegawai subbidang perencanaan dan pengembangan yang juga mengeluh karena pegawai teknis di subbidang ini hanya berjumlah tigas orang sedangkan tugas yang harus dilakukan sangat banyak. Oleh sebab itu dibutuhkan sumber daya manusia (pegawai teknis) yang memahami tugas dan fungsi di subbidang perencanaan dan pengembangan. B. Saran Menyelenggarakan pelatihan yang direkomendasikan di atas. Memberikan kesempatan kepada pegawai subbidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu untuk memperbaiki kinerja dengan mengikutsertakan mereka dalam diklat atau workshop. Melaksanakan mentoring atau review kinerja untuk pegawai subbidang perencanaan, pengembangan, dan pengendalian mutu sebagai bentuk evaluasi kinerja mereka.

30

DAFTAR PUSTAKA Heryadie, Baim. 2010. Mewujudkan Tujuan Pelatihan. Bogor: BPPK Ciloto Simamora, Henry. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia: Edisi kedua. Yogyakarta: STEI YKPN. Sihombing, Manotar. 2013. Beberapa Metode Analisis Kebutuhan Diklat (TNA). http://edukasi.kompasiana.com/2013/03/25/beberapa-metode-analisis-kebutuhan-diklattna-545100.html. Diakses pada Desember 2013. Sumarna, Jajang. 2013. Analisi Kebutuhan Diklat (Training Needs Analysis = AKD/TNA) sebagai Suatu Solusi Lahirnya Program Diklat. http://www.bdasukamandi.bpsdmkp.kkp.go.id/artikel/237-analisis-kebutuhan-diklattraining-need-analys-akdtna-sebagai-suatu-solusi-lahirnya-program-diklat. Diakses pada Desember 2013.

31

LAMPIRAN 1. Daftar Pertanyaan untuk Wawancara Subbidang Perencanaan & Pengembangan dan Pengendalian Mutu a) Kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh pegawai bidang perencanaan, pengembangan dan pengendalian mutu? b) Apa saja yang dilakukan dalam penyiapan bahan penyusunan program pelatihan? c) Kendala apa yang dihadapi dalam menyiapkan bahan penyusunan program pelatihan? d) Apa saja yang dilakukan dalam pengumpulan data dan informasi program pelatihan? e) Kendala apa yang dihadapi dalam mengumpulkan data dan informasi program pelatihan? f) Apa saja yang dilakukan dalam pengolahan data dan informasi program pelatihan? g) Kendala apa yang dihadapi dalam mengolah data dan informasi program pelatihan? h) Apa saja yang dilakukan dalam penyajian data dan informasi program pelatihan? i) Hambatan/tantangan apa yang dihadapi dalam menyajikan data dan informasi program pelatihan? j) Dalam bentuk apa data dan informasi program pelatihan disajikan? k) Bagaimana subbidang perencanaan dan pengembangan menganalisis kebutuhan pelatihan? l) Kebijakan teknis yang seperti apa yang dibuat oleh bidang renbang dan dalmut?

2. Kuesioner Analisis Kebutuhan Pelatihan Pengembangan Pusdiklat Aparatur, BPPSDMK

Subbidang

Perencanaan

dan

Isilah kuesioner di bawah ini dengan melingkari (O) atau menyilangkan (X) jawaban yang dipilih. Keterangan : Frekuensi kerja Kepentingan Kesulitan 1 = tidak pernah 1 = tidak berarti 1 = paling mudah 2 = jarang 2 = biasa 2 = mudah 3 = sering 3 = penting 3 = sulit 4 = sangat sering 4 = sangat penting 4 = sangat sulit No 1 2 3 Deskripsi Membuat perencanaan terkait pelatihan yang dilakukan di pusdiklat. Membuat instrumen pelatihan. Mengolah data analisis kebutuhan pelatihan. 1 1 1 Frekuensi Kerja 2 2 2 3 3 3 4 4 4 Kepentingan 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4 1 1 1 Kesulitan 2 2 2 3 3 3 4 4 4 32

4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada bidang diklat di Pusdiklat Aparatur. Melakukan sosialisasi hasil TNA kepada Bapelkes dan BPPK. Membuat format khusus untuk Bapelkes/BPPK dalam sistem informasi kediklatan. Memasukkan data ke dalam database Pusdiklat. Menghubungi pihak Bapelkes/BPPK untuk pengumpulan data peserta diklat. Mengolah data dari instansi terkait (Bapelkes dan BPPK). Melaporkan pengolahan data dari sistem informasi kediklatan kepada instansi terkait dalam bentuk bahan cetak. Melaporkan hasil pengolahan data dari sistem infromasi kediklatan kepada instansi terkait dengan mempublish di website. Melakukan rakon sebagai bentuk sosialisasi hasil data. Melakukan pembukuan yang berkaitan dengan anggaran subbidang perencanaan dan pengembangan. Melakukan komunikasi menggunakan bahasa Inggris.

1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4

1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4

1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4

33

3. Kuesioner Analisis Kebutuhan Pelatihan Subbidang Pengendalian Mutu Pusdiklat Aparatur, BPPSDMK Isilah kuesioner di bawah ini dengan melingkari (O) atau menyilangkan (X) jawaban yang dipilih. Keterangan : Frekuensi kerja Kepentingan Kesulitan 1 = tidak pernah 1 = tidak berarti 1 = paling mudah 2 = jarang 2 = biasa 2 = mudah 3 = sering 3 = penting 3 = sulit 4 = sangat sering 4 = sangat penting 4 = sangat sulit No 1 Deskripsi Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi pelatihan Memberikan pemahaman kepada lembaga diklat kesehatan yang ada di daerah mengenai akreditasi lembaga pelatihan Mengumpulkan dan mengoordinir berkas-berkas diklat untuk akreditasi Mengelola berkas-berkas akreditasi Melakukan monitoring dan evaluasi program pelatihan Mengevaluasi penggunaan anggaran dana pelatihan Melakukan quality control pada program pelatihan Melaksanakan evaluasi pasca pelatihan kepada peserta pelatihan Membuat instrumen monitoring dan evaluasi pelatihan Membuat instrumen quality control pada program pelatihan Membuat instrumen untuk evaluasi pasca pelatihan Menjadi pengendali diklat (MOT) saat pelaksanaan pelatihan 1 Frekuensi Kerja 2 3 4 Kepentingan 1 2 3 4 1 Kesulitan 2 3 4

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 34

35