Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran
OLEH:
DIMES AKBAR PERDANA 07011181419059
MUHAMMAD YANUAR 07011181419051
MUHAMMAD IZNUR 07011181419005
NOOR IRMA SOLEHA 07011281419072
MARINI FARIDA SARI 07011181419007
WIDYA SETIAWAN 07011181419043
DOSEN PEMBIMBING:
DRS. GATOT BUDIARTO, MS
NIP. 195806091984031002
Puji syukur penulis haturkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala
rahmat dan berkat-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik.Makalah
ini merupakan hasil tertulis dari observasi penulis di Sub Bagian Pendidikan, Fakultas Ilmu
Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya Kampus Indralaya tahun 2017.
Makalah ini dibuat untuk lebih memahami tentang tugas pokok dan fungsi, beban kerja
pegawai, aliran kerja pegawai, dan proses kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara di Sub Bagian Pendidikan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sriwijaya Kampus Indralaya.
Pada kesempatan ini penulis selaku mahasiswa menyampaikan ucapan terima kasih
kepada Bapak Drs. Gatot Budiarto, Ms selaku Dosen Mata Kuliah Administrasi Perkantoran
di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya, karena telah arahan,
bimbingan dan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada Ibu Mini, selaku pegawai pengadministrasi akademik jurusan Ilmu
Administrasi Negara di Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sriwijaya yang telah berbagi informasi dan pengalaman dalam melaksanakan
tugasnya, serta membantu dalam proses penyelesaian makalah ini.
Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini, baik dari segi
isi maupun penulisan. Oleh karena itu, penulis juga mengharapkan kritik dan saran dari
semua pembaca, agar makalah ini menjadi lebih baik lagi. Semoga makalah ini bermanfaat
bagi semua pihak.
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
PEMBAHASAN
II.1. BEBAN KERJA
Salah satu tujuan dari pembuatan bagan beban kerja ialah untuk membantu
menyederhanakan proses kerja. Adanya bagan beban kerja dapat membantu mengidentifikasi
area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Adapun contoh dari bagan beban kerja
dapat dilihat sebagai berikut:
Penyimpanan
Pergerakan
Penundaan
Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing-masing
aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, di mana alur aktivitas digambarkan dengan
menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui. Ketika
bagan beban kerja (work-load chart) dan bagan aliran kerja (work-flow chart) digabungkan,
hendaknya bagan ini disiapkan untuk memperjelas alur kerja yang paling optimal.
Gambar 2.4 mengilustrasikan layout alur kerja yang kurang optimal, dan setelah
dimodifikasi, Gambar 2.5 menggambarkan layout yang paling optimal dari aktivitas legalisir
ijazah dan transkip nilai.
7 6
2
MAHASISWA BAGIAN HUMAS
AKADEMIK
1
10 9
Tabel 2.5.Bagan layout kerja yang optimal
7 6
2
1
MAHASISWA BAGIAN
AKADEMIK
Pada Tabel 2.4 bagan kerja yang tidak optimal dapat di jelaskan bahwa pertama-tama
mahasiswa menyerahkan berkas berupa ijazah dan ranskip nilai ke bagian akademik. Setelah itu
bagian akademik akan melakukan pemberkasan berupa pemberian nomor surat. Kemudian pada
bagian Kasubag Akademik, berkas di crosscheck lagi kelengkapannya, bila di rasa sudah lengkap
maka kasubag akademik akan memberikan parafnya, hal ini berupa disposisi kepada Dekan dan PD1
kalau berkas sudah lengkap. Lalu setelah berkas selesai pada bagian kasubag akademik berkas akan
naik ke atas ke bagian administrasi surat. Pada bagian ini berkas masuk akan di catat. Setelah itu
berkas akan diberikan kepada masing-masing pejabat yang bersangkutan, dalam hal ini acc untuk
ijazah ada pada Dekan dan acc untuk transkip nilai ada pada WD1. Kemudian setelah berkas selesai di
tanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan berkas akan di kembalikan lagi pada bagian
administrasi persuratan untuk di catat kembali. Lalu bila sudah selesai berkas akan turun ke bagian
humas untuk di berikan cap fakultas. Akhirnya berkas di kembalikan lagi kepada bagian akademik
untuk di arsipkan kembali dan sudah bisa di ambil oleh mahasiswa.
Pada Tabel 2.4 bagan kerja yang tidak optimal dapat di jelaskan bahwa pertama-tama
mahasiswa menyerahkan berkas berupa ijazah dan ranskip nilai ke bagian akademik. Setelah itu
bagian akademik akan melakukan pemberkasan berupa pemberian nomor surat. Kemudian pada
bagian Kasubag Akademik, berkas di crosscheck lagi kelengkapannya, bila di rasa sudah lengkap
maka kasubag akademik akan memberikan parafnya, hal ini berupa disposisi kepada Dekan dan PD1
kalau berkas sudah lengkap. Lalu setelah berkas selesai pada bagian kasubag akademik berkas akan
naik ke atas ke bagian administrasi surat. Pada bagian ini berkas masuk akan di catat. Setelah itu
berkas akan diberikan kepada masing-masing pejabat yang bersangkutan, dalam hal ini acc untuk
ijazah ada pada Dekan dan acc untuk transkip nilai ada pada WD1. Kemudian setelah berkas selesai di
tanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan berkas akan di kembalikan lagi pada bagian
administrasi persuratan untuk di catat kembali. Akhirnya berkas di kembalikan lagi kepada bagian
akademik untuk di arsipkan kembali dan sudah bisa di ambil oleh mahasiswa. Pada bagian ini di
berbeda dari bagian seblumnya dimana bagian Humas di hilangkan karena dianggap hanya
memperpanjang rentetan proses dalam legalisir ijazah, hal ini bukan tanpa alasan, karena kami sempat
bertanya kepada mbak mini selaku objek yg kami amati ia mengatakan bahwa tugas humas hanya
memberikan cap fakultas sebagai legalitasnya, sementara di bagian akademik pun tersedia cap
fakultas untuk leagalitasnya.
pemberka
TTD Berkas
san
( Transkip nilai )
Pencatatan
surat keluar
Berkas
Pemberia
selesai di
n cap
legalisir
Pengajuan
Revisi dan
dikembalikan ke Turun ke Humas untuk
Bagian Akademik diberi cap Fakultas
No Aktivitas Bagian Humas Kasubag Sekretaris Wakil Dekan Kelengkapan Waktu Output
Akademik Akademik Pimpinan Dekan 1
1 Melakukan Fotocopy 5 Berkas
Pemberkasan, Transkip menit permohonan
berupa nilai dan diberikan
pemberian Ijazah nomor untuk
Nomor pada selanjutnya
berkas diberikan ke
kasubag
akademik
2 Verifikasi Berkas 5 Berkas di Apabila
kelengkapan permohonan menit paraf untuk berkas tidak
berkas selanjutnya lengkap akan
naik ke di
sekretaris kembalikan
pimpinan
3 Pencatatan surat Berkas yang 5 Berkas Dalam hal
masuk dan sudah di menit diberikan ke ini ijazah di
pemisahan paraf pejabat yang berikan ke
berkas sesuai kasubag bersangkutan pada Dekan
pejabat yang dan transkip
bersangkutan ke WD1
4 Pemberian Berkas 1-3 Berkas di Waktunya
Tanda-tangan Fotocopy hari tanda tangani tergantung
transkip nilai pejabat yang
bersangkuta
n
Keterangan Simbol :
3 Melmbangkan keputusan