Modul Ga 2017 - Rev
Modul Ga 2017 - Rev
Modul Ga 2017 - Rev
DAFTAR ISI :
1. PENDAHULUAN
BAHTERA MASYARAKAT
AFFAIR
1. PENDAHULUAN
Divisi General Affair atau Bagian Umum merupakan suatu bagian dalam
perusahaan yang bertugas untuk mendukung perusahaan dalam menjalankan
operasionalnya dengan mengurusi segala urusan rumah tangga perusahaan.
Sebagai sebuah supporting unit yang berperan memberikan pelayanan- pelayanan
kepada unit-unit kerja lain dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin
kantor oleh karena itu Tugas General Affair dalam suatu perusahaan sangat kompleks
karenanya biasa disebut "Job Matrix" yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang
GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan.
Didirikan dan beroperasi sejak tahun 2002, PT. BPR Bahtera Masyarakat sebagai
salah satu tumbuh dan berkembang dengan pesat, ditandai dengan semakin besarnya
angka asset perusahaan, semakin banyak jumlah karyawan, berkembangnya organisasi
perusahaan dengan pembukaan kantor-kantor cabang, telah membawa dampak
semakin kompleks nya ruang lingkup kerja general Affair sehingga menuntut peran
General Affair untuk semakin baik dan cakap, untuk mensupport perusahaan agar
berjalan dengan sempurna atau menghasilkan performance yang optimal.
General Affair bukan hanya departemen pelengkap dalam sebuah organisasi.
General Affair menjadi penggerak internal dalam pelayanan terhadap customer dan
perubahan organisasi yang berbudaya. General Affair adalah Change Agent (Agen
Perubahan) dan penggerak dalam mobilitas Perusahaan yang sangat penting. Peran
General Affair merupakan kunci sukses pendukung Perusahaan dalam mencapai
visinya.
Modul General Affair ini disusun untuk dapat digunakan sebagai panduan bagi
karyawan di Divisi General Affair khususnya serta bagi seluruh stake holder di BPR
Bahtera Masyarakat selaku Costumer dari General Affair untuk mengenal sistem kerja
General Affair yang lebih professional. Modul ini juga akan mengenalkan mengenai
strategi, sikap kerja dan cara berpikir (mindset) yang dibangun di Divisi General Affair
dengan harapan dapat membangun sebuah Divisi General Affair yang dapat
berkontribusi terhadap kemajuan BPR Bahtera Masyarakat.
dan pengetahuan kerja yang professional alam pengelolaannya. Koordinasi antar fungsi
di General Affair, pengawasan dan evaluasi yang baik secara terus menerus diperlukan
untuk menciptakan lingkup pekerjaan General Affair menjadi lebih berkualitas.
Adapun ruang lingkup kerja General Affair di lingkungan BPR Bahtera Masyarakat
adalah sebagai berikut :
Yaitu lingkup kerja general Affair di perusahaan BPR Bahtera Masyarakat yang
melaksanakan pengajuan pembayaran ke atas biaya operasional maupun biaya
modal yang telah dikeluarkan atas pembelian barang.
Dalam stuktur organisasi di atas, kedudukan General Affair adalah sama dengan divisi-divisi
lainnya. Kedudukan tersebut bertanggung jawab dalam satu jalur instruksi.
Pada awalnya, fungsi General Affair di PT. BPR Bahtera Masyarakat menjadi bagian
dari Human Resources (HR), namun seiring dengan perkembangan perusahaan yang
menuntut dilakukannya pengembangan organisasi perusahaan yang lebih professional,
fungsi General Affair terpisah dengan fungsi Human Resources, PT. Bahtera Masyarakat
memiliki Manager General Affair yang secara structural dan fungsional bertanggungjawab
langsung kepada Direktur Utama.
Pemisahan fungsi General Affair dari fungsi Human resources tidak terlepas dari
tujuan perusahaan untuk menggerakan fungsi-fungsi dalam organisasi untuk lebih fokus
terhadap tujuannya. Peran dan fungsi General Affair lebih fokus terhadap pelayanan kepada
internal maupun ekternal stake holder, sedangkan fungsi Human Resources lebih focus
menjalankan sistem dan strategi mengembangkan sumber daya manusia.Di dalam struktur
organisasi divisi General Affair sendiri terdapat pemisahan-pemisahan tugas dan jabatan
yang disesuaikan dengan lingkup kerja pelayanan General Affair di PT. BPR Bahtera
Masyarakat dengan memperhatikan hal-hal berikut :
1. Kejelasan batas dan wewenang atau otorisasi yang dimilik
2. Kejelasan atas fungsi tugas dan koordinasi pekerjaan
3. Kejelasan atas pertanggungjawaban pekerjaan, siapa atasan, rekan kerja dan
bawahan.
Berikut adalah struktur organisasi Divisi General Affair yang dibuat berdasarkan
fungsi-fungsi pelayanan di PT. BPR Bahtera Masyarakat :
GA Staff Driver
House Keeping & &
Mesengger Security
Seiring dengan perkembangan BPR Bahtera Masyarakat yang semakin besar baik
secara pertumbuhan asset dan jumlah karyawannya, telah mambawa konsekuensi logis
berupa semakin komplesknya permintaan dari stakeholder untuk dapat dilayani oleh
Divisi General Affair. Berikut adalah costumer dari Divisi General Affair :
Internal Costumer :
- Atasan
- Rekan Kerja
- Bawahan
- Seluruh Karyawan yang bekerja di BPR Bahtera Masyarakat
Ekternal Costumer :
- Penyedia Barang/jasa, Supplier, distributor dan lain-lain
- Pemerintahan : Kelurahan, Pemerintah daerah, kementerian, aparat kepolisian
dan lain-lain
- Tamu Perusahaan
Sebagai sebuah organisasi PT. BPR Bahtera Masyarakat telah menetapkan Visi
dan Misi yang merupakan perencanaan ke depan yang jelas dalam mencapai tujuan.
GA/2017
Divisi General Affair sebagai bagian dari organisasi BPR Bahtera Masyarakat juga
memiliki Visi, Misi dan value sebagai kerangka tujuan yang harus direalisasikan dengan
tindakan.
Jika Visi dari BPR Bahtera Masyarakat adalah : Menjadi bank yang ramah dan
selalu membantu masyarakat dalam meningkatkan taraf hidup masyarakat terutama di
sektor UMKM dan Misi nya adalah : Menyediakan layanan perbankan dengan fokus
utama di sektor UMKM yang didukung dengan pelayanan yang terbaik dan terpercaya,
maka Visi dan Misi dari Divisi General Affair yang dirumuskan harus sejalan dan
bersinergi dengan visi dan misi perusahaan. Oleh karena itu Visi dan Misi dari Divisi
Geral Affair dirumuskan sebagai berikut :
Visi : Menginspirasi dan Membantu Setiap karyawan dalam Mencapai Tujuannya
dalam bekerja di BPR Bahtera Masyarakat
Misi : Divisi General Affair Senatiasa memberikan dukungan layanan terbaik dalam
hal pengembangan, penyediaan, sarana dan prasarana pelayanan yang
mendukung aktivitas karyawan, dan mengutamakan costumer sebagai fokus
utama dengan didukung oleh sikap professional, kreatif, total action sebagai
strategi yang berkualitas dan bersinergi
Value : PRIDE (Passion, Reliable, Integrity, Dynamic, Excellent)
Untuk mencapai visi dan misi, maka diterapkan strategi yang memungkinkan
bahwa semua proses dan hasil bisa terukur, jelas dan siap dilaksanakan berdasarkan
perspektif berikut:
- Perspektif Finansial
Mengambarkan apa yang harus dicapai dari sisi pengeluaran keuangan (cost).
- Perspektif Pelanggan / Costumer
Menggambarkan apa yang harus dihasilkan dari pelanggan, seperti proses
pengadaan yang tepat dan cepat, pelayanan yang ramah.
- Perspektif Internal / Bisnis Proses
Menggambarkan kondisi pencapaian dari proses internal organisasi yag
dilakukan untuk menunjang keberhasilan pencapaian costumer, dan
menekankan pada pemenuhan terhadap regulasi.
- Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Menggambarkan komponen-komponen yang harus dimiliki oleh organisasi agar
mampu melaksanakan proses yang ada di perspektif internal (proses bisnis).
GA/2017
Dalam perencanaan General affair, deskripsi kerja yang baik, lengkap dan benar
dapat membantu pimpinan General Affair dalam menentukan berapa jumlah dan
kualifikasi sumber daya manusia yang dibutuhkan, dan informasi lainnya dalam
perencanaan SDM dalam perusahaan. Dalam proses rekrutmen dan seleksi, deskripsi
kerja dapat dimanfaatkan sebagai senjata atau tools dalam proses pembuatan lowongan
iklan, proses wawancara dan proses seleksi. Dalam proses training & development,
peranan deskripsi kerja juga dibutuhkan.
Dalam deskripsi kerja, tercantum sederetan kompetensi yang harus dimiliki oleh
pemegang jabatan serta tugas dan tanggung jawab. Deskripsi kerja menjadi dasar bagi
perencanaan training-training dan bagi program penilaian kinerja karyawan. Lingkup
pekerjaan, tugas dan tanggung jawab akan menjadi bahan penilaian. Penyusunan
deskripsi kerja di divisi General affair harus dilakukan dengan cermat dan akurat dengan
melalui analisis pekerjaan (job analysis).
Deskripsi kerja mengatur hal-hal berikut :
- Hasil Kerja (Output)
- Tolok ukur keberhasilan (key performance indicator)
- Kompetensi masing-masing pekerjaan
- Wewenang dan tanggung jawab
Berikut adalah Deskripsi Kerja (Job Description) dari masing-masing fungsi di Divisi
General Affair :
III. Kewenangan
- Memberikan persetujuan atas rekomendasi sub ordinat fungsi-fungsi di Divisi
General Affair sesuai dengan Standard Operating Prochedure (SOP) dan Internal
Memorandum (IM) yang berlaku.
- Memberikan rekomendasi kepada manajemen perihal spesifikasi teknis, harga dan
perubahan SOP menyesuaikan dengan kondisi internal perusahaan.
IV. Kualifikasi
GA/2017
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki Sikap Kepemimpinan yang tinggi (Leadership)
III. Kewenangan
Memberikan persetujuan : Tidak ada
Tanpa persetujuan atasan berwenang untuk :
GA/2017
IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki Sikap Kepemimpinan yang tinggi (Leadership)
III. Kewenangan
Persetujuan : tidak ada
Rekomendasi : merekomendasikan tata waktu rencana perbaikan dan pelaksanaanya
Merekomendasikan penggantian unit jika tidak bisa diperbaiki
IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
- Memiliki keahlian elektrikal dan mekanikal
III. Kewenangan
Persetujuan : tidak ada
Rekomendasi : merekomendasikan waktu pembayaran sesuai dengan ketentuan dalam
dokumen pembelian untuk menghindari penalty dan lain-lain
Merekomendasikan jumlah dan spesifikasi alat tulis kantor yang harus
diadakan.
IV. Kualifikasi
- pendidikan min S1
- pengalaman di bidang General Affair Min. 5 tahun
- Dapat bekerja di bawah tekanan dan motivasi yang tinggi
VII. Kewenangan
Persetujuan : Tidak ada
Rekomendasi :
VIII. Kualifikasi
- Pendidikan Min. SMP /Paket C
- Pengalaman / Non Pengalaman
- Bisa Bekerja dalam team
- Sopan, Elegan Jujur
- Displin dalam Kerja
XI. Kewenangan
-
GA/2017
XII. Kualifikasi
- Memiliki SIM A / SIM C
- Pendidikan Min. SMP /Paket C
- Pengalaman / Non Pengalaman
- Bisa Bekerja dalam team
- Sopan, Elegan Jujur
- Displin dalam Kerja
Salah satu kunci kesuksesan Divisi General Affair adalah terlaksananya Standard
Operating Prochedure dengan baik dan benar oleh karyawan yang terlibat di dalamnya.
SOP dapat diartikan sebagai berikut :
- Panduan hasil kerja yang diinginkan
- Proses kerja yang harus dilaksanakan
- Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci dan sistematis
- Alur kerja yang memuat proses kerja yang dipahami, kemudian diimplementasikan
secara baik dan konsisten.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil
produk dan proses pelayanan yang menghasilkan kemudahan, pelayanan dan
pengaturan yang seimbang. Tujuan dan manfaat SOP itu sendir, sebagai berikut :
- Memudahkan proses tugas dan tanggung jawab
- Memudahkan proses pemahaman staf secara sistematis dan general
- Menghindari error dalam proses kerja
- Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan atau inefisiensi proses
dalam prosedur kerja
- Memudahkan monitoring fungsi control dari setiap proses kerja
- Menghemat waktu dalam program training.
Jika diperhatikan dari fungsinya, SOP menjelaskan aturan kerja yang meliputi antar
fungsi atau antar departemen, sedang Instruksi kerja menjelaskan aturan kerja suatu
jabatan atau departemen saja.
Kegiatan General Affair yang bervariasi dan dinamis membutuhkan fungsi kontrol
dan manajemen aktivitas. Untuk mereview Aktivitas General Affair di BPR Bahtera
Masyarakat umumnya dibagi sebagai berikut :
Kegiatan harian:
briefing, checklist, log book, in out letter, follow up sesuai keperluan dan urgensi, dan
lain-lain.
Kegiatan mingguan:
meeting mingguan, review weekly focus, checklist mingguan, maintenance
mingguan, dan lain-lain.
Kegiatan bulanan:
monthly review, laporan monitoring bulanan, KPI review, checklist bulanan,
maintenance bulanan, dan lain-lain.
Untuk mereview dan memberikan penilaian atas aktifitas General affair di BPR
Bahtera Masyarakat, di bawah ini ada beberapa pertanyaan mengenai gambaran posisi
general affair di BPR Bahtera Masyarakat.. pernyataan disusun dengan memberikan
skala 1 sampai dengan 4, dengan 1 adalah skala terendah dan 4 adalah skala tertinggi.
Idealnya, seluruh usaha-usaha perencanaan, pelaksanaan dan perbaikan aktifitas
diusakahan untuk mencapai skor level tertinggi. Jika ada yang masih dalam kategori
level skor yang tidak maksimal, ini adalah indikasi bahwa divisi General Affair untuk
membuat strategi dalam mencapai performa General Affair yang profesional.
GA/2017
NO PERTANYAAN SKOR
1 2 3 4
1 Apakah GA Anda sudah mendukung culture atau
budaya perusahaan Anda?
Karena fungsi utama dari divisi General Affair adalah pelayanan maka untuk
mengukur performa kerja General Affair di BPR Bahtera Masyarakat berdasarkan tingkat
kepuasan costumer yaitu seluruh karyawan BPR Bahtera Masyarakat, maka disusun
GA/2017
Adapun kegunaan dari pengukuran tingkat kepuasan costumer ini adalah sebagai
berikut selain sebagai langkah pencegahan (preventive action) dan perbaikan (corrective
action) terhadap proses pelayanan yang telah dilakukan, kegunaan dilakukan feedback
system, sebagai berikut :
- Lebih mendekatkan diri kepada pelanggan (customer intimacy).
- Melihat peluang continuous improvement dari perspektif pelanggan terhadap
pelayanan GA itu sendiri.
- Mengukur competitive strengths dan weaknesses.
- Melihat performa internal perusahaan dan sebagai basis sistem pengukuran reward.
Salah satu tugas dari general affair adalah house keeping di antaranya
memastikan kebersihan, kerapian, dan kelengkapan fasilitas sesuai standar yang
ditetapkan perusahaan. Lingkup yang biasanya dikelola sebuah perusahaan meliputi
hal-hal, sebagai berikut.:
Area umum (public area).
Utilitas umum (public utility).
Lobi (Lobby).
Toilet dan toiletries.
Land scaping.
Berikut adalah penjabaran dari tata cara kerja yang dapat dijadikan sebagai
panduan umum dalam pelaksanaan fungsi-fungsi di divisi General Affair :
Alat pemadam api ringan (APAR) adalah suatu alat pemadam yang
dapat dibawa dan digunakan oleh satu orang, beratnya berkisar antara 1
hingga 15 kg, dan digunakan untuk memadamkan kebakaran tingkat awal.
Lama kerjanya berkisar antara 8 hingga 30 detik.
GA/2017
a) Kebakaran Kelas A
b) Kebakaran Kelas B
c) Kebakaran Kelas C
GA/2017
d) Kebakaran Kelas D
Efektif untuk jenis api kelas A, seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik. Air merupakan salah satu bahan pemadam
api yang paling berguna, sekaligus ekonomis. Semua pemadam api
berbahan air produksi memiliki aplikasi tipe yang mampu
menghasilkan arus yang terkonsentrasi, sehingga membuat operator
GA/2017
mampu melawan api dari jarak yang lebih jauh daripada nozzle
semprot biasa.
Efektif untuk jenis api kelas A (seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik), kelas B (seperti kebakaran pada bensin, gas,
oli, cat, solvents, methanol, dan propane), serta kelas C (seperti
kebakaran pada komputer, panel listrik, genset, dan gardu listrik). Alat
pemadam api ringan (APAR) yang berbahan bubuk kering sangat
serba guna untuk melawan api kelas A, B, dan C, serta cocok untuk
mengatasi risiko tinggi. Selain berguna dalam mengatasi bahaya
listrik, cairan mudah terbakar, dan gas, APAR bubuk juga efektif untuk
kebakaran kendaraan.
Alat pemadam api berbahan CO2 sangat cocok untuk peralatan ber
listrik dan api kelas B. Kemampuan tingginya yang tidak merusak
serta efektif dan bersih yang sangat dikenal luas. CO2 memiliki sifat
non-konduktif dan antistatis. Oleh karena gas ini tidak berbahaya
untuk peralatan dan bahan yang halus, sangat ideal untuk lingkungan
kantor yang modern, di mana minyak, solvent dan lilin sering
digunakan. Kinerja yang tidak merusak dan sangat efektif serta bersih
sangatlah penting. Kedua model memiliki corong yang tidak
berpenghantar dan antistatis, cocok untuk situasi yang melibatkan
cairan yang mudah terbakar dan bahaya listrik.
GA/2017
Efektif untuk jenis api kelas A (seperti kebakaran pada kayu, kertas,
kain, karet, dan plastik) dan C (seperti kebakaran pada komputer,
panel listrik, genset, dan gardu listrik). Alat pemadam api ringan
otomatis yang berisi clean agent halotron. Alat pemadam api ringan
(APAR) otomatis ini menggunakan gas pendorong argon dan alat
pengukur tekanan dipasang di alat pemadam api ringan (APAR)
otomatis.
INDUSTRI 2 KG 150 m2 15 m
UMUM 2 KG 100 m2 20 m
PERUMAHAN 2 KG 250 m2 25 m
CAMPURAN 2 KG 100 m2 20 m
PARKIR 2 KG 135 m2 25 m
Misalnya, untuk setiap luas ruang 200 m2, harus disediakan satu unit
tabung alat pemadam api ringan, tabung pemadam kebakaran; APAR
tipe ABC dry chemical powder, atau multipurpose dry chemical
powder, berkapasitas 6 kg. Dengan jarak per tiap unit interval 20
meter. Ini berlaku untuk ruangan terbuka atau ruangan terusan,
misalnya koridor atau aula.
b. Hydrant
Fire hydrant adalah sebuah terminal air yang berfungsi sebagai bantuan
darurat, ketika terjadi kebakaran. Fire hydrant juga berfungsi mempermudah
proses penanggulangan, ketika bencana kebakaran melanda. Fire hydrant
merupakan sebuah fasilitas wajib bagi gedung perkantoran dan bangunan-
bangunan publik, seperti pasar tradisional dan modern, serta pertokoan.
Bahkan, lingkungan perumahan pun semestinya terdapat fasilitas fire
hydrant.
Pada umumnya terdapat tiga macam hydrant, yaitu sebagai berikut.
Hydrant kota, yaitu hydrant yang digunakan untuk keperluan persediaan
air bagi mobil pemadam kebakaran pada saat melaksanakan tugas
kebakaran, terpasang di tepi jalan kota, dan sumber airnya berasal dari
PDAM.
Hydrant pilar (halaman), yaitu hydrant yang terletak di luar atau
lingkungan bangunan, sedangkan instalasi dan peralatan serta sumber
air disediakan oleh pihak pemilik bangunan.
Hydrant gedung, yaitu hydrant yang terletak atau dipasang di dalam
bangunan sistem serta peralatannya disediakan dan dipasang oleh pihak
bangunan atau gedung tersebut.
Yang sering digunakan di area perusahaan, umumnya hiydrant pilar dan
hydrant gedung. Untuk pemasangan hydrant, biasanya kontraktor akan
memerhatikan tata cara pemasangan hydrant berdasarkan NFPA (national
fire protection association) dan SNI (standar nasional Indonesia).
Komponen utama sistem hydrant, sebagai berikut.
Tersedianya air yang cukup.
Sistem pompa yang andal, umumnya terdapat tiga jenis pompa joyke,
pompa utama, dan pompa cadangan.
Jaringan pipa yang cukup.
Selang dan noozle yang mencukup area bangunan.
c. Springkler
1. Klasifikasi Sprinkler
Sistem sprinkler terdiri dari tiga klasifikasi, sesuai dengan klasifikasi
hunian bahaya kebakaran, sebagai berikut.
GA/2017
2. Perawatan Sprinkler
Cara merawat sprinkler, sebagai berikut.
- Apakah sistem sprinkler kebakaran Anda sudah diperiksa setidaknya
empat kali dalam setahun oleh para profesional di bidangnya?
Faktanya, beberapa negara memerlukan pemeriksaan lebih sering
atas hal tersebut. Beberapa kontraktor sering menawarkan layanan
jangka panjang (paket maintenance) pada tingkat ekonomis.
- Jadwalkan pemeriksaan profesional sistem sprinkler Anda, setiap kali
ada perubahan di gedung atau penggunaan bangunan. Hal ini
termasuk perubahan untuk memasok air bangunan, perubahan pada
dinding, atau perubahan bangunan hunian.
- Memeriksa sistem Anda sendiri, memastikan bahwa semua katup
kontrol tetap dalam posisi terbuka. Jika Anda tidak yakin bagaimana
melakukan ini, mintalah tim profesional Anda, ketika dia datang untuk
meninjau sistem. Inspeksi mingguan yang direkomendasikan adalah
asosiasi penyemprot kebakaran nasional. (Hanya berlaku di Eropa).
- Secara teratur memeriksa tinggi lemari penyimpanan, furnitur, file yang
tersimpan, dan kotak yang disimpan setidaknya 18 inci di bawah
penyiram. Jika tidak, daya semprot akan terblokir.
GA/2017
2) Annunciator
Alat ini adalah bagian atau tambahan dari control panel fire alarm system
yang fungsinya sebagai monitor atau pengamat tambahan, tetapi tidak
dapat berbuat aktif seperti control panel. Biasanya, alat ini digunakan
apabila dibutuhkan pengamat tambahan di ruangan lain, seperti ruang
keamanan (security) dan lobby.
3) Manual Alarm Station
GA/2017
Alat ini bekerja apabila tombol mekanik yang dilapis oleh plastik ditekan
yang mengakibatkan mechanical contact menjadi aktif. Biasanya, alat ini
digunakan pada ruang-ruang umum atau public area sebagai alat deteksi
manual. Untuk manual alarm station, dilengkapi dengan telephone jack
untuk emergency communication.
4) Alarm Bell
Alat ini bekerja apabila main control fire alarm aktif (control panel akan
menyupplai tegangan DC 24 volt ke alarm bell). Biasanya, alat ini juga
digunakan pada ruang umum sebagai pemberi isyarat apabila terjadi
kebakaran (untuk evakuasi).
Manual Alarm Station
a. Sistem Plumbing
Plumbing adalah sistem perpipaan beserta perlengkapannya yang dipasang
di dalam bangunan atau gedung serta persil atau halaman. Plumbing
merupakan seni dan teknologi pemipaan serta peralatan untuk menyediakan
air bersih, baik dalam hal kualitas, kuantitas, maupun kontinuitas yang
memenuhi syarat dan pembuang air bekas atau air kotor dari tempat-tempat
tertentu tanpa mencemari bagian penting lainnya untuk mencapai kondisi
higienis dan kenyamanan yang diinginkan.
Sistem plumbing adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari bangunan
gedung. Oleh karena itu, perencanaan sistem plumbing haruslah dilakukan
bersamaan dan sesuai dengan tahapan-tahapan perencanaan gedung itu
sendiri, dalam rangka penyediaan air bersih, baik dari kualitas, kuantitas,
serta kontinuitas, maupun penyaluran air bekas pakai atau air kotor dari
peralatan saniter ke tempat yang ditentukan agar tidak mencemari bagian-
bagian lain dalam gedung atau lingkungan sekitarnya.
instalasi plumbing pada gedung-gedung umumnya terbagi atas empat
bagian utama yang harus dipahami dan dirawat untuk mencapai tingkat
kenyamanan penghuni, sebagai berikut.
1) Temperatur Udara
Selisih temperatur udara yang digunakan pada ruang kantor adalah
sekitar 340 celcius dari udara luar, sehingga tubuh pegawai tidak
terkejut ketika memasuki ruang kantor. Apabila di luar kantor sedang
panas dengan temperatur udara 300 C, sebaiknya temperatur diatur
pada 260 C, dan apabila temperatur di luar sebesar 140 C, sebaiknya
temperatur di dalam kantor diatur pada tingkat 180 C.
untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang
lebih besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area
kerja. Area yang luas dan lapang dengan barangbarang yang tertata
rapi merupakan syarat penting untuk mendapatkan sirkulasi udara yang
lebih baik. Dengan menempatkan barang pada lemari dan menyusunnya
dengan rapi, membuat area kerja menjadi lebih lapang dan kita lebih
bisa santai dalam bekerja. Tidak hanya itu, keberadaan partisi atau
sekat-sekat dalam ruangan sebaiknya dibatasi atau malah ditiadakan
sama sekali, sehingga ruangan menjadi lebih lapang serta interaksi
antarpegawai menjadi lebih mudah. Selain itu, area yang lapang dan
luas memudahkan kita bergerak dari satu titik ke titik yang lain. Dengan
area yang lapang ini, sirkulasi udara menjadi lebih lancar karena akan
semakin banyak udara-udara segar yang mengisi area tersebut.
4) Kebersihan Udara
Penggunaan alat yang dipasang pada beberapa bangunan perkantoran
banyak digunakan dan di desain guna membersihkan udara dari kuman,
debu, dan kotoran. Salah satunya adalah air conditioner (AC). Sebagian
besar AC, terutama model split yang dipasarkan pada saat ini telah
dilengkapi dengan alat tersebut. Cahaya ultraviolet digunakan untuk
membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk membuang debu
serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi pertimbangan yang besar
karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energi
listrik menjadi lebih efisien. Apabila udara yang sama menetap pada
ruangan yang sama, hal itu akan menjadikannya tidak bersih dan tidak
segar. Komputer juga relatif sensitif terhadap hal tersebut, sehingga
udara yang bersih dari debu dan kotoran sangat diperlukan, terutama
pada ruang pusat pemrosesan data. Perhatian yang signifikan adalah
polutan udara, seperti rokok/tembakau dan zat beracun, termasuk
asbestos, caron monoxide, dan beberapa jenis produk pembersih serta
perawatan furniture. Namun, permasalah tembakau tidak akan menjadi
perhatian karena semakin banyak perusahaan yang mulai menjalankan
area kerja bebas rokok.
Penggunaan air purifier juga ada baiknya digunakan. Air purifier
merupakan perangkat penjernih udara yang mampu memperbaiki
kualitas udara dalam ruangan. Air purifier cocok diinstal pada area kantor
yang berada di tengah perkotaan dan jalan raya yang mustahil untuk
GA/2017
Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam memilih AC, sebagai
berikut.
Daya pendinginan AC (BTU/hbritish thermal unit per hour), satuan
dari pendinginan AC adalah BTU/h (British Thermal Unit per hour).
Daya listrik (watt).
Daya kompresor AC (PK, HP atau daya kuda). Isilah PK, HP, atau
daya kuda (paard kracht/daya kuda/horse power (HP)) pada AC
sebenarnya merupakan satuan daya pada kompresor AC, bukan daya
pendingin AC. Untuk daya pendingin, AC satuannya BTU/hr.
AC Split
GA/2017
AC VRV
Merupakan AC yang mempunyai outdoor satu buah, tetapi
mempunyai indoor yang banyak (lebih dari satu). VRV (variable
refrigerant volume) merupakan sistem kerja refrigerant yang berubah-
ubah. VRV sistem adalah sebuah teknologi yang sudah dilengkapi
dengan CPU dan computer inverter dan sudah terbukti menjadi andal,
efisiensi energi, dan melampaui banyak aspek dari sistem AC lama,
seperti AC Central, AC Split, maupun AC split duct. Jadi, dengan VRV
sistem, satu outdoor bisa digunakan untuk lebih dari dua indoor AC
serta dapat mengatur jadwal dan temperatur AC yang diinginkan
secara terkomputerisasi.
AC presisi
Pada prinsipnya, AC presisi sama dengan AC biasa, tetapi biasanya
AC presisi terdiri dari dua buah AC yang dipasang berhadapan dan
bekerja secara sequencing (bergantian), tergantung berapa jam AC
tersebut di setel. AC presisi biasanya digunakan di bank-bank, untuk
pendinginan mesin sortir atau data center.
Chiller
Chiller merupkan mesin refrigerasi yang berfungsi untuk
mendinginkan air pada sisi evaporatornya. Selanjutnya, air dingin
yang dihasilkan didistribusikan ke mesin penukar kalor (AHU atau
FCU). Menurut jenis kompresornya, chiller ada tiga jenis, yaitu
reciprocating, screw, dan centrifugal. Berdasarkan cara pendinginan
kondensornya, chiller ada dua macam, yaitu air cooler (pendinginan
oleh angin) dan water cooler (pendinginannya oleh air).
cara melewat air panas pada filamen di dalam cooling tower yang
diembus oleh udara sekitar dengan blower yang suhunya lebih
rendah.
Pompa sirkulasi
Ada dua jenis pompa sirkulasi, yaitu pompa sirkulasi air dingin (chilled
water pump)berfungsi menyirkulasikan air dingin dari chiller ke koil
pendingin AHU atau FCUdan pompa sirkulasi air pendingin
(condenser water pump)pompa ini hanya untuk chiller jenis water
cooled dan berfungsi untuk menyirkulasikan air pendingin dari
kondensor chiller ke tower.
LUX adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan per satuan bidang atau
jumlah cahaya per meter kuadrat. (Lux=Lumen/A).
Menurut SNI, daya pencahayaan maksimum, sebagai berikut.
Untuk ruang kantor atau industri adalah 15 watt/m2.
Untuk rumah tak melebihi 10 watt/m2.
Ir. Hartono Poerbo, M. Arch. menyatakan bahwa kebutuhan cahaya, sebagai
berikut.
Toko 2040 watt/m2..
Hotel 1030 watt/m2..
Sekolah 15-30 watt/m2.
Rumah sakit 10-30 watt/m2.
Coba terapkan perhitungan ini pada setiap ruang di tiap ruangan kantor
Anda, kemudian jumlahkan dan perhitungkan secara rata-rata. Misalnya,
ruangan kantor Anda berukuran 36 m2, jumlah daya untuk lampu harus di
bawah 360 watt. Jika jumlahnya berlebih, sebaiknya kurangi titik lampu atau
gunakan jenis lampu hemat energy.
GA/2017
dipasang dengan pembukaan secara horizontal (terdiri lebih dari dua pintu),
maupun yang dipasang dengan sistem pembukaan pintu vertikal (biasanya
terdiri dari dua daun pintu atau lebih).
Perbedaan lain juga dapat dilihat pada cara penulisan kapasitas muatannya.
Kapasitas digerakan oleh COP (car operation panel, operation panel board),
yang di dalam kereta biasa dinyatakan dalarn kilogram (kg) atau (Ib) untuk
jenis lift barang, sedangkan untuk penumpang sering dinyatakan dalam
jumlah orang (persons) atau kombinasi keduanya. Akan tetapi, perbedaan
tersebut akan menjadi semakin tipis apabila kita bandingkan lift penumpang
dan lift barang yang terpasang dalam gedung perkantoran. Hal tersebut
disebabkan karena sebagian besar lift barang yang terpasang di dalam
gedung hunian dipersyaratkan juga untuk dapat mengangkut penumpang
atau orang.
Jenis elevator atau lift dilihat dari penggunaannya, sebagai berikut.
Lift penumpang (passenger elevator).
Lift kapsul (observation elevator atau panoramic elevator).
Lift pelayanan (service elevator atau passenger-freightelevator).
Lift pemadam kebakaran (fireman elevator).
Observation elevator adalah jenis lift penumpang yang sebagian besar pada
dindingnya atau pintunya dilengkapi dengan kaca. Dengan demikian,
memungkinkan penumpangnya dapat melihat ke arah luar. elevator jenis ini
biasanya dipasang pada pertokoan atau hotel yang memiliki pemandangan
yang bagus.
Selain berfungsi sebagai lift pada umumnya, ruangan di dalam maupun di
luar lift dapat kita manfaatkan sebagai:
Unsur hiburan dengan musik dan layar TV LCD atau LED.
Pusat informasi atau edukasi bagi para penumpang.
Hal di atas juga bisa digunakan sebagai media promosi atau iklan, baik
bagi kebutuhan internal perusahaan maupun disewa perusahaan lain.
kita harus memahami beberapa jenis lift/ elevator dan bagaimana
memahami jika suatu saat lift mendadak mati saat sedang beroperasi.
Jarang sekali dalam lift ada petunjuk dan prosedur keselamatan tentang
bagaimana dan apa yang harus dilakukan penumpang jika lift tersebut
mengalami gangguan dan mati. Tidak jarang, jika hal ini terjadi akan
menimbulkan kepanikan dan bisa menimbulkan ganguan psikologis (stres).
Oleh karena itu, edukasi terhadap penumpang mengenai keselamatan di lift
GA/2017
Hal-hal yang dilakukan penumpang jika lift berhenti atau mati, sebagai
berikut.
Jika listrik tiba-tiba mati, lampu darurat di dalamnya secara otomatis akan
segera menyala. Lampu darurat ini merupakan perlengkapan standar dari
sebuah lift yang ditenagai oleh baterai NI-Cad.
Segera cari tombol interphone atau dengan simbol.
Mintalah pertolongan pada teknisi gedung untuk mengeluarkan Anda, lalu
tunggu hingga bantuan datang.
Selama menunggu, jangan mencoba membuka pintu dan mencari jalan
keluar sendiri karena lingkungan sekitar ruang luncur lift berbahaya.
Jika lift berada di pertengahan antara 2 lantai, lift akan dijalankan secara
manual dengan tangan.
Tunggu sampai berhenti dan pintu dibukakan oleh teknisi.
Setelah pintu terbuka, keluarlah dari lift dan melangkah hati hati (pintu
akan ditutup kembali oleh teknisi setelah semua penumpang keluar).
Mereka sudah dilengkapi baju untuk pemadam kebakaran yang tahan api
dan tahan panas.
Sebaiknya PABX diletakkan jauh dari peralatan yang panas dan peralatan
elektrik yang menggunakan motor serta peralatan televisi karena akan
memengaruhi kinerja mesin.
Meletakkan genset haruslah di tanah yang rata dan stabil. Hal ini guna
menghindari terjadinya kerusakan yang fatal pada genset.
Pasanglah sambungan pipa elbow atau rain cap demi mencegah air
hujan masuk ke dalam mesin melalu pipa knalpot. Buanglah air yang
masuk ke knalpot secara rutin melalui drain plug di bagian bawah knalpot
(genset silent type).
Efisiensi
Pada beberapa perusahaan, penggunaan genset juga lebih efisien
dibandingkan dengan penggunaan listrik di saat waktu beban puncak
(WBP). Bandingkanlah efisiensi listrik saat WBP. Buatkan kartu cek atau
service Gantungkan kartu ini di sekitar area atau ruangan genset yang
mudah terlihat. Siapkan APAR sebagai standardisasi dalam ruangan
genset.
Menghitung biaya Kwh genset:
Kapasitas genset : 1.000 KVA (850kW)
Lama operasi : 1 Jam
Konsumsi solar : 150 Liter/jam
Kapasitas lube oil : 200 Liter /3000 jam Operasi
Harga genset : Rp 1.600.000.000
Penyusutan genset : 1.600.000.000 = Rp 9.132
20 x 365 x24
Biaya operasional genset per jam
BBM = 150 liter/jam x 6400 : Rp 960.000
GA/2017
Harga kurs mata uang asing Jika pembelian barang menggunakan kurs
mata uang asing, agar diperhatikan naik atau turunnya nilai tukar mata
uang. Jika terjadi, revisi HPS dapat dimungkinkan.
Jika terjadi kesalahan estimasi, revisi HPS atau nilai terlalu rendah atau
tidak ada vendor yang bersedia. Perhatikan secara detail penyusunan
HPS, jangan sampai terjadi revisi karena kesalahan dalam penyusunan
HPS.
Persyaratan kandungan lokal Beberapa kebijakan pemerintah mengenai
presentasi perlu adanya kandungan lokal juga akan memengaruhi dalam
proses HPS.
Untuk menilai harga pasar, dapat melihat kategori pencarian sumber harga,
sebagai berikut.
Pengecer/Agen : Bisa ditentukan, misalnya harga di bawah
Rp200.000 atau Rp200.000 hingga
Rp2.500.000
Distributor : Ditentukan, misalnya Rp2.500.000 s.d.
Rp5.000.000
Pabrikan : Di atas harga Rp5.000.000
Dari contoh di atas, mana suplier yang akan dipilih? Dari penawaran
harga yang dikirim CV AA, harganya paling tinggi dan tidak punya benefit
pelatihan. PT. BB dan PT. CC memiliki benefit yang sama, tetapi harga PT. BB
sedikit lebih murah. Perbedaanya hanya di proses pekerjaan atau penyediaan,
PT. BB lebih lama satu hari dari PT. CC. Jika tidak ada alasan mengenai hari,
tentunya PT. BB dapat dipilih sebagai penyedia barang.
Di
GA/2017
Sebagai data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam
penyaluran barang.
Sebagai data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (barang yang
rusak atau tua) yang dijadikan dasar untuk menetapkan penjualan,
penghapusan, atau pemusnahan.
Pencatatan inventaris di beberapa perusahaan ada yang menjadi tanggung
jawab bagian finance accounting dengan alasan bahwa semua informasi barang
berupa inance accounting. Namun, beberapa perusahaan lainnya ada yang
membagi tanggung jawab dengan bagian general affair (GA). Jika tanggung jawab
dibagi dua, biasanya GA bertanggung jawab terhadap aset barang berwujud,
seperti gedung beserta fasilitasnya, alat kerja, mesin-mesin, dan kendaraan.
Sementara itu, benda tidak berwujud seperti dokumen dan surat berharga tetap
menjadi tanggung jawab bagian finance accounting atau bagian legal.
Hal yang menjadi alasan bahwa inventaris aset juga merupakan tanggung
jawab GA adalah dikarenakan sebagian aktivitas seperti penempatan, pemindahan,
pencatatan, hingga pengawasan merupakan hal yang harus diketahui dan menjadi
tanggung jawab GA. Tim GA harus mengetahui jenis barang tersebut, lokasi, usia
barang, pihak yang menggunakan, masih berfungsi atau tidak, dan proses
pengawasannya.
Berikut ini adalah ketentuan pelaksanaan inventarisasi.
Barang-baranginventaris harus diberitanda dengan menggunakan kode-kode
barang sesuai dengan petunjuk yang terdapat dalam panduan administrasi
barang.
Memberi koding pada barang-barang yang diinventarisasikan. Saat ini, sistem
koding umumnya sudah menggunakan barcode system. Peralatan ini tidak
terlalu mahal dan sangat berguna, terutama dalam proses administrasi dan
melakukan stock opname atau inventarisasi barang.
Melakukan audit, stock opname, atau invetarisasi barang secara berkala (tiga
atau enam bulan sekali). Perhatikan hal-hal sebagai berikut.
o Buat laporan jika terjadi mutasi barang, kehilangan, atau ganti kepemilikan.
o Lakukan saran untuk penyimpanan gudang dan peletakan sesuai
fungsinya.
o Lakukan saran untuk barang yang tidak layak pakai, nilai buku telah habis,
atau barang secara fungsi sudah tidak digunakan.
Jika terjadi surplus asset, maka opsi yang ditempuh adalah melakukan
penjualan asset den cara dan tahapan sebagai berikut :
GA/2017
Penawaran Umum
Penjualan aset yang akan dialihkan melalui penawaran umum dilakukan secara
terbuka dengan pengumuman luas, misalnya melalui media cetak dan/atau
pengumuman dalam website yang bertujuan memberikan kesempatan yang
sama kepada semua pihak. Dalam pelaksanaannya, tim penjualan dapat
meminta pelaksanaan penjualan dilakukan oleh dan/ atau di hadapan pejabat
lelang yang dilakukan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku.
Penawaran Terbatas
Perusahaan juga dapat melakukan penjualan dengan sistem terbatas yang
diatur dalam keputusan direksi. Jika sebelumnya telah dilakukan penawaran
umum, barulah penjualan dengan cara penawaran terbatas dapat dilakukan
apabila memenuhi salah satu persyaratan berikut ini.
o Telah dilakukan penawaran umum sebanyak dua kali, tetapi tidak terjual.
o Terdapat keadaan tertentu yang menyebabkan aktiva tetap hanya dapat
dijual kepada beberapa pihak tertentu.
Penunjukan Langsung
Umumnya, penjualan melalui penunjukan langsung hanya dapat dilakukan
apabila memenuhi salah satu dari persyaratan sebagai berikut.
o Telah dilakukan penawaran terbatas sebanyak dua kali, tetapi tidak terjual.
Diperuntukkan bagi kepentingan umum.
o Terdapat keadaan tertentu yang menyebabkan aktiva tetap hanya dapat
dijual kepada satu pihak tertentu dan tidak memungkinkan dijual kepada
pihak lain
o Rumah atau kendaraan dinas yang dijual kepada penghuni atau pemakai
sah, apabila sudah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, program car owner
plannership atau house owner plannership (COP atau HOP).
Untuk melakukan penjualan, baik melalui penawaran umum, penawaran
terbatas, maupun penunjukan langsung, dapat dibuat ketentuannya
berdasarkan keputusan Direksi yang ditindaklanjuti dengan pembuatan
mekanisme atau standard operating procedure (SOP) penjualan aset.
Pengelolaan pengemudi (driver) menjadi bagian dari tanggung jawab general affair
(GA). Terkadang, hal ini terlihat sepele, tetapi kesuksesan pengelolaan pengemudi
sangat dibutuhkan karena berhubungan dengan beberapa aspek, sebagai berikut.
Ketepatan waktu.
Keselamatan penumpang.
Kenyamanan berkendara.
Perawatan kendaraan.
Efisiensi penggunaan bahan bakar. Sebagai GA profesional, ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam pengelolaan pengemudi.
Lakukan seleksi ketat untuk calon pengemudi dengan memerhatikan sisi
psikologis, tes, integritas, buta warna, tes konsentrasi, latarbelakang, surat
catatan kepolisian, test praktik, dan referensi perusahaan sebelumnya.
Disarankan pula mendapatkan referensikandidat dariinternal perusahaan.
Lakukan pengecekan berkala kesehatan pengemudi.
Pastikan SIM pengemudi masih berlaku dan penggunaan sebagaimana
mestinya sesuai jenis SIM.
Berikan beberapa pelatihan penting secara rutin bagi pengemudi, seperti
materi defensive safety driving, pelatihan perawatan kendaraan,
pengetahuan atau penguasaan jalan, kemampuan penggunaan P3K, etika,
dan komunikasi.
Perhatikan pakaian dan rambut, dan buat standardisasi penampilan. Buat
standar operasional dan prosedur (SOP) serta instruksi kerja (IK) secara
lengkap, baik prosedur harian maupun darurat.
Buatkan tempat khusus untuk ruang tunggu pengemudi.