Siklus Penggajian Dan Upah
Siklus Penggajian Dan Upah
Siklus Penggajian Dan Upah
Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan
pengupahan itu penting karena alasan berikut:
o Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan
atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaju dan upah harus dibayarkan secara akurat dan
tepat waktu.
o Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
o Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaru
yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari
pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan
dengan gaji dan upah.
o Setiap oramg yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama.
o Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan
upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
o Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.
o Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
o Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
o Karyawan
Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke
PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke
PSDM/HCD.
Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama
dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.
o PSDM/HCD
Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi,
rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.
PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi
beserta dengan uang.
o Bagian Keuangan
Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji
yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan
penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.
o Pimpinan
Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip
gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua
diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga
menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.
Keterangan flowchart lembur:
o Manajer
Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.
Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi
sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian
keuangan sebanyak 2 rangkap.
Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu
dijadikan arsip.
o Bagian Keuangan
Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3
rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.
Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan
laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta
dengan uang.
o PSDM/HCD
Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya
sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan,
lembar kedua sebagai arsip.
o Karyawan
Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama
diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.
Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta
uang dari Bagian Keuangan.
SISTEM INFORMASI AKUNTASI SIKLUS PENJUALAN
Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai dibutik pesona adalah faktur
penjualan tunai. Faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3, lembar pertama untuk konsumen,
lembar kedua untuk jurnal penerimaan kas, dan lembar ketiga untuk arsip dibagian Front
Officesebagai bukti penyerahan barang kekonsumen.
Proses bisnis penjualan tunai butik pesona
Proses bisnis dalam penjualan tunai pada butik pesona diawali pada saat konsumen memilih
baju yang mereka sukai. Selanjutnya, karyawan Front Office akan mengisi faktur penjualan
tunai sebanyak 3 lembar. Berikutnya kasir akan menerima pelunasan, menandatangani faktur
sebagai bukti penerimaan uang, serta membubuhkan cap lunas.
Dokumen dalam penjualan berdasarkan pesanan
Dokumen yang dipakai dalam transaksi pesanan busana oleh pelanggan adalah sebagai berikut:
1. Nota pesan (dalam perusahaan dagang sering disebut dengan istilah surat
order penjualan). Nota pesan berguna untuk merekam pesanan pelanggan dan
sekaligus berfungsi sebagai bukti penerimaan uang muka dari pelanggan.
2. Lembar rancangan busana. Lembar rancangan dibuat rangkap 3. Lembar pertama
dikirim kebagian produksi, lembar ke dua diberikan kepada konsumen pada saat
konsumen memesan busana, dan lembar ketiga diarsip oleh bagian Front
Office. Bagi Front Office, lembar rancangan ini berfungsi untuk memantau
rancangan yang telah dibuat, sedang dibuat, maupun yang telah selesai dibuat.
3. Tagihan. Tagihan ini dibuat rangkap 3. Lembar poertama diberikan kepada
konsumen pada saat konsumen melunasi sisa tagihan, lembar kedua diarsip oleh
bagian kasir sebagai bukti penerimaan kas dari pelanggan, dan lembar ketiga diarsip
oleh bagian Front Office.
4. Surat jalan (khusus, jika busana jadi harus dikirim kepelanggan). Surat jalan
digunakan jika butik pesona harus mengirim barang kekonsumen dengan
menggunakan kurir. Surat jalan ini akan dibuat rangkap 3. Lembar pertama dan dua
akan diserahkan kekurir. Selanjutnya, lembar pertama akan dikembalikan ke butik
pesona setelah konsumen menerima barangdan mendatangi lembar pertama
tersebut. Lembar kedua akan diserahkan kepada konsumen bersamaan dengan
busana yang dikirim. Lembar ketiga diarsip oleh bagian Front Office sebagai
informasi bahwa ada busana yang sedang dikirim via kurir.
Proses bisnis dalam siklus penjualan busana butik pesona adalah seebagai berikut:
1. Bagian font office menerima pesanan dari pelanggan. Pesanan dari pelanggan
selanjutnya direkam kedalam nota pesan.
2. Pelanggan membawa nota pesan ke kasir untuk membayar uang muka.
3. Setelah membayar uang muak, pelanggan akan menyerahkan nota pesan
keperancang busana. Perancang busana akan membuat skesta rancangan busana
dengan mempertimbangkan masukan dan harapan konsumen.
4. Bagian front office mengirimkan rancangan busana kebagian produksi, untuk
ditindaklanjuti.
5. Setelah busana selesai dibuat oleh bagian produksi, busana dikirimkan kebagian
front office.
6. Pada saat pelanggan datang untuk mengambilbusana yang mereka pesan, front
office akan membuat tagihan untuk pelanggan.
7. Pelanggan membawa tagihan kekasir dan pelanggan melunasi tagihan tersebut.
8. Pelanggan menyerahkan tagihan yang telah dilunasi kepada front office, dan front
office menyerhkan busana kepada pelanggan.
Yang dimaksud dengan risiko dalam siklus penjualan adalah tidak tercapainya tujuan sistem
informasi akuntansi.Perusahaan membangun sistem inormasi Akuntansidalam siklus penjualan
dengan harapan agar:
1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat waktu.
2. Konsumen membayar tepat waktu .
3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan (atau
bahkan pelanggan)untuk mencuri kas maupun persediaan perusahaan.
Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:
Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk meminimalkan risiko-risiko
tersebut diatas adalah sebagai berikut:
Route Sheet. Route Sheet merupakan satu dokumen yang memuat informasi mengenai
tahapan apa yang harus ditempuh untuk menyelesaikan satu batch tertentu. Tahapan apa ini
memuat detail mesin yang harus digunakan dan berapa lama mesin tersebut mesti
dioperasikan.
Job Ticket. Job Ticket merupakan satu dokumen yang berfungsi untuk merekam berapa jam
yang dibutuhkan seorang karyawan untuk menyelesaikan satu pekerjaan tertentu. Misalkan
CV Kriya Selaras yang bergerak dalam pembuatan mebel pesanan menggunakan job ticket.
Misalkan lagi, salah satu tukang pelitur CV Kriya Selaras adalah Bapak Suyadi. Berikut
informasi yang akan termuat dalam sebuah job ticket.
Pada hari Jumat, tanggal 28 Desember 2012, dari jam 08.00 hingga 12.00, Bapak Suyadi
memplitur sebuah meja polos ukuran 80 cm x 80 cm.
Job Ticket ini berguna untuk menghitung upah Bapak Suyadi (dan karyawan lain) serta
menghitung ongkos pembuatan (atau istilah akuntansinya harga pokok penjualan atau kos
penjualan) setiap mebel.
Rencana (Jadwal) Produksi. Rencana atau jadwal produksi dibuat dengan mengacu pada
rencana penjualan dari departemen penjualan atau pemasaran. Rencana produksi memuat
lebih dari sekadar apa yang dibuat dan berapa banyak. Rencana produksi dapat dibuat detail
hingga mesin mana harus mengerjakan apa pada tanggal berapa. Rencana yang detail berguna
untuk memastikan tidak ada karyawan dan mesin yang menganggur ...............
Move Ticket. Move ticket (Mutasi Barang dalam Proses) merupakan satu dokumen yang
berfungsi untuk merekam perpindahan barang dalam proses dari satu sub departemen
produksi ke sub departemen produksi yang lain.
Work Order. Work order atau surat perintah kerja berfungsi sebagai perintah bagi lantai
produksi untuk mulai memproduksi barang tertentu.