SIKLUS PENGGAJIAN DAN UPAH

PROSEDUR PENGGAJIAN DAN UPAH ; PROSEDUR LEMBUR

Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan
kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian dan
pengupahan itu penting karena alasan berikut:
o Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan pengupahan
atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaju dan upah harus dibayarkan secara akurat dan
tepat waktu.
o Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.
o Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaru
yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari
pendapatan dikeluarkan untuk membayarkan gaji dan upah serta beban yang berkaitan
dengan gaji dan upah.

Aktivitas Siklus Penggajian dan pengupahan:

o Pembaharuan file induk penggajian
o Pembaharuan tariff dan pemotongan pajak
o Validasi data waktu kehadiran
o Mempersiapkan penggajian
o Membayar gaji
o Menghitung kompensasi dan pajak yang dibayar
o Mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan:

o Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
o Kartu jam hadir
o Kartu jam kerja
o Daftar gaji dan daftar upah
o Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
o Surat pernyataan gaji dan upah
o Amplop gaji dan upah
o Bukti kas keluar
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan penguphan menurut
Mulyadi (2001:386):

o Setiap oramg yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama.
o Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan
upah, tambahan keluarga harus didaftarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
o Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasikan fungsi kepegawaian.
o Kartu jam hadir diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
o Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

Prosedur dan tata cara pembayaran uang lembur

o Pembayaran uang lembur didasarkan pada daftar hadir lembur
o Uang lembur akan dibayarkan sebulan sekali paling cepat pada awal bulan berikutnya.
o Permintaan pembayaran uang lembur dapat diajukna untik beberapa bulan sekaligus.

Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam lembur:

o Daftar pembayaran penghitungan uang lembur
o Surat perintah kerja lembur
o Daftar hadir kerja
o Daftar hadir lembur
o Surat setoran pajak (SSP)
Keterangan flowchart penggajian:

o Karyawan
Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke
PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke
PSDM/HCD.
Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama
dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.
o PSDM/HCD
Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi,
rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.
PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi
beserta dengan uang.

o Bagian Keuangan
Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji
yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan
penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

o Pimpinan
Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip
gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua
diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga
menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.
Keterangan flowchart lembur:

o Manajer
Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.
 Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan yang divalidasi
sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi yang dikembalikan ke bagian
keuangan sebanyak 2 rangkap.
Manajer menerima Laporan penggajian lembur karyawan yang divalidasi lalu
dijadikan arsip.
o Bagian Keuangan
Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji lembur 3
rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan lembar ketiga sebagai arsip.
Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar pembuatan
laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar kedua diberikan ke karyawan beserta
dengan uang.

o PSDM/HCD
Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu merekapnya
sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar pertama untuk bagian keuangan,
lembar kedua sebagai arsip.

o Karyawan
Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan lembar pertama
diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua sebagai arsip.
Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah divalidasi beserta
uang dari Bagian Keuangan.
SISTEM INFORMASI AKUNTASI SIKLUS PENJUALAN

A. Proses bisnis dalam sebuah kegiatan penjualan antara lain meliputi:

1. Konsumen memesan barang
2. Perusahaan mengirim barang yang dipesan kekonsumen
3. Perusahaan mengirim tagihan kekonsumen
4. Perusahaan menerima pelunasan kas dari konsumen
Tidak semua perusahaan memiliki proses bisnis yang sama. Karakteristik barang atau jasa yang
dijual serta pilihan kegiatan usaha mempengaruhi proses bisnis perusahaan tersebut. Sebagai
contoh, jika perusahaan memilih untuk menjual perusahaan secara tunai, maka perusahaan
akan langsung menerima uang bersamaan pada saat menyerahkan barang ke konsumen.

Kasus butik pesona

Butik pesona menjual busana pesta maupun busana kantor berdasarkan pesanan pelanggan.
Butik pesona juga memajang beberapa busana hasil karya perancang butik pesona, Lana
Anggun. Jadi, apabila pelanggan tertarik dengan busana yang dipajang dan busana tersebut
sesuai dengan ukuran pelanggan. Maka pelanggan dapat langsung membeli busana tertsebut
secara tunai.

Dokumen dan catatan penjualan tunai butik pesona

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai dibutik pesona adalah faktur
penjualan tunai. Faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3, lembar pertama untuk konsumen,
lembar kedua untuk jurnal penerimaan kas, dan lembar ketiga untuk arsip dibagian Front
Officesebagai bukti penyerahan barang kekonsumen.
Proses bisnis penjualan tunai butik pesona

Proses bisnis dalam penjualan tunai pada butik pesona diawali pada saat konsumen memilih
baju yang mereka sukai. Selanjutnya, karyawan Front Office akan mengisi faktur penjualan
tunai sebanyak 3 lembar. Berikutnya kasir akan menerima pelunasan, menandatangani faktur
sebagai bukti penerimaan uang, serta membubuhkan cap lunas.
Dokumen dalam penjualan berdasarkan pesanan
Dokumen yang dipakai dalam transaksi pesanan busana oleh pelanggan adalah sebagai berikut:
1. Nota pesan (dalam perusahaan dagang sering disebut dengan istilah surat
order penjualan). Nota pesan berguna untuk merekam pesanan pelanggan dan
sekaligus berfungsi sebagai bukti penerimaan uang muka dari pelanggan.
2. Lembar rancangan busana. Lembar rancangan dibuat rangkap 3. Lembar pertama
dikirim kebagian produksi, lembar ke dua diberikan kepada konsumen pada saat
konsumen memesan busana, dan lembar ketiga diarsip oleh bagian Front
Office. Bagi Front Office, lembar rancangan ini berfungsi untuk memantau
rancangan yang telah dibuat, sedang dibuat, maupun yang telah selesai dibuat.
3. Tagihan. Tagihan ini dibuat rangkap 3. Lembar poertama diberikan kepada
konsumen pada saat konsumen melunasi sisa tagihan, lembar kedua diarsip oleh
bagian kasir sebagai bukti penerimaan kas dari pelanggan, dan lembar ketiga diarsip
oleh bagian Front Office.
4. Surat jalan (khusus, jika busana jadi harus dikirim kepelanggan). Surat jalan
digunakan jika butik pesona harus mengirim barang kekonsumen dengan
menggunakan kurir. Surat jalan ini akan dibuat rangkap 3. Lembar pertama dan dua
akan diserahkan kekurir. Selanjutnya, lembar pertama akan dikembalikan ke butik
pesona setelah konsumen menerima barangdan mendatangi lembar pertama
tersebut. Lembar kedua akan diserahkan kepada konsumen bersamaan dengan
busana yang dikirim. Lembar ketiga diarsip oleh bagian Front Office sebagai
informasi bahwa ada busana yang sedang dikirim via kurir.

B. Catatan dalam siklus penjualan berdasarkan pesanan

Dalam penjualan berdasarkan pesanan, terdapat dua kejadian utama.

 Saat konsumen memesan baju dan menyerahkan uang muka

 Saat konsumen mengambil baju yang dipesan dan melunasi harga baju tersebut.
Kedua kejadian tersebut akan direkam kedalam satu workhset, memudahkan kita untuk
melacak pesanan konsumen yang belum terselesaikan (yang masih menggantung).

Proses bisnis penjualan berdasarkan pesanan.

Proses bisnis dalam siklus penjualan busana butik pesona adalah seebagai berikut:
1. Bagian font office menerima pesanan dari pelanggan. Pesanan dari pelanggan
selanjutnya direkam kedalam nota pesan.
2. Pelanggan membawa nota pesan ke kasir untuk membayar uang muka.
3. Setelah membayar uang muak, pelanggan akan menyerahkan nota pesan
keperancang busana. Perancang busana akan membuat skesta rancangan busana
dengan mempertimbangkan masukan dan harapan konsumen.
4. Bagian front office mengirimkan rancangan busana kebagian produksi, untuk
ditindaklanjuti.
5. Setelah busana selesai dibuat oleh bagian produksi, busana dikirimkan kebagian
front office.
6. Pada saat pelanggan datang untuk mengambilbusana yang mereka pesan, front
office akan membuat tagihan untuk pelanggan.
7. Pelanggan membawa tagihan kekasir dan pelanggan melunasi tagihan tersebut.
8. Pelanggan menyerahkan tagihan yang telah dilunasi kepada front office, dan front
office menyerhkan busana kepada pelanggan.

Resiko dan pengendalian penjualan

Yang dimaksud dengan risiko dalam siklus penjualan adalah tidak tercapainya tujuan sistem
informasi akuntansi.Perusahaan membangun sistem inormasi Akuntansidalam siklus penjualan
dengan harapan agar:

1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat waktu.
2. Konsumen membayar tepat waktu .
3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan (atau
bahkan pelanggan)untuk mencuri kas maupun persediaan perusahaan.
Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:

1. Menerima uang palsu dari pelanggan

2. Kasir menggelapkan kas yang diterima dari pelanggan.
3. Perusahaan kehabisan stok,sehingga tidak bisa melayani pelanggan atau terlambat
daam melayani pelanggan,yang berakibat perusahaan berisiko kehilangan penjualan
atau bahkan kehilangan pelanggan.
4. Lalai mengirim barang ke konsumen.
5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelnggan(sala kirim
produk).
6. Salah kirim jumlah produk.
7. Mengirim produk yang kualitasnya tidaknya tidak bagus.
8. Mengirim produk ke konsumen yang salah.
9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di faktur yang salah,atau karena
jenis produk difaktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke alamat yang salah).
10. Lalai tidak menagih konsumen.
11. Data konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal tidak dikehendaki (misalnya ke
tangan pesaing)
12. Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus,atau karena kerusakan
hardware (misal hardisk nya rusak).
13. Lapping.

Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk meminimalkan risiko-risiko
tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk dapat mengawasi mutasi persediaan.

2. Setiap kali menerima pesanan dari pelanggan (baik melalui telepon, fax ataupun
email) , perusahaaan perlu membuat surat order penjualan dan salah satu surat order
penjualan tersebut perlu dikirim kembali ke konsumen yang memesan.
3. Perusahaan perlu mengarsip surat order penjualan berdasarkan tanggal janji
pengiriman.
4. Perusahaaan perlu mengarsip faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.
5. Jika perusahaan melayani retur, arsip faktur per tanggal jatuh tempo harus
dilengkapi dengan nota retur terkait, sehingga bagian piutang memiliki informasi
mengenai besarnya piutang masing – masing konsumen.
6. Jika perusahaan belum menggunakan aplikasi akuntansi-akuntansi dalam membuat
faktur, maka setelah faktur dibuat, perlu ada orang lain yang mengecek kebenaran
penghitungan dalam faktur tersebut sehingga faktur yang diterima oleh konsumen
sudah benar.
7. Perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan tugas antara bagian yang
bertanggung jawab menanggani penjualan (karyawan bagian penjualan dan
karyawan bagian pengiriman barang), bagian yang bertanggung jawab menyimpan
persediaan (karyawan bagian gudang barang jadi), bagian yang bertanggung jawab
menyimpan kas(kasir),serta bagian yang bertanggung jawab mencatat data
keuangan(bagaian piutang). Pemisahan tugas ini perlu untuk meminimalkan peluang
kecurangan.
8. Dokumen bernomor urut cetak.
9. Jika perusahaan menggunakan komputer untuk merekam data keuangan,maka
perusahaan perlu melakukan backup data secara rutin.
10. Jika menggunakan komputer perusahaan dapat menggunakan pasword untuk setiap
karyawan yang berwenang mengakses data.
11. Untuk meminimalkan resiko terkena virus, perusahaan perlu menetapkan aturan
bahwa komputer kantor hanya boleh digunakan untuk kegiatan kantor.

C. Informasi yang dihasilkan dalam siklus penjualan

Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang relevan dan tepat
waktu.secara umum, sistem informasi penjulan diharapkan dapat menghasilkan informasi
berupa:

1. Saldo Piutang Setiap Konsumen. Informasi ini berguna untuk melakukan

penagihan.
2. Tabel Umur Piutang. Informasi ini berguna untuk menganalisis piutang perusahaan
,berupa besarnya piutang yang macet (sudah lewat tanggal jatuh tempo dan
belum di lunasi) dibandingkan dengan piutang yang lancar.
3. Piutang yang Hampir Jatuh Tempo . Informasi ini berguna untuk melakukan
penagihan dan memprediksi penerimaan kas perusahaan.
4. Total Penjualan Setiap Bulan. Informasi ini berguna untuk melihat kinerja penjualan
perusahaan dari bulan ke bulan.
5. Penjualan Setiap Lini Produk. Informasi penjualan setiap lini produk berguna untuk
membandingkan penjualan antar lini produk.
6. Penjualan Setiap Wilayah. Informasi ini berguna untuk membandingkan penjualan
antar wilayah.
7. Penjualan Setiap Lini Produk untuk Setiap Wilayah. Gabungan informasi penjualan
setiap lini produk dan setiap wilayah ini akan sangat berguna untuk mengetahui
selera pasar disetiap wilayah.
Dokumen dala m Siklus Produksi
Bill of Material. Bill of Material atau sering juga disebut BOM merupakan satu dokumen
yang memuat informasi mengenai bahan baku (material) apa saja yang diperlukan untuk
membuat satu produk tertentu. Dokumen ini juga memuat informasi mengenai jumlah setiap
jenis bahan baku tersebut. Jadi, dokumen ini berisi formula standar untuk membuat satu
produk tertentu.

Route Sheet. Route Sheet merupakan satu dokumen yang memuat informasi mengenai
tahapan apa yang harus ditempuh untuk menyelesaikan satu batch tertentu. Tahapan apa ini
memuat detail mesin yang harus digunakan dan berapa lama mesin tersebut mesti
dioperasikan.
Job Ticket. Job Ticket merupakan satu dokumen yang berfungsi untuk merekam berapa jam
yang dibutuhkan seorang karyawan untuk menyelesaikan satu pekerjaan tertentu. Misalkan
CV Kriya Selaras yang bergerak dalam pembuatan mebel pesanan menggunakan job ticket.
Misalkan lagi, salah satu tukang pelitur CV Kriya Selaras adalah Bapak Suyadi. Berikut
informasi yang akan termuat dalam sebuah job ticket.
Pada hari Jumat, tanggal 28 Desember 2012, dari jam 08.00 hingga 12.00, Bapak Suyadi
memplitur sebuah meja polos ukuran 80 cm x 80 cm.
Job Ticket ini berguna untuk menghitung upah Bapak Suyadi (dan karyawan lain) serta
menghitung ongkos pembuatan (atau istilah akuntansinya harga pokok penjualan atau kos
penjualan) setiap mebel.

Rencana (Jadwal) Produksi. Rencana atau jadwal produksi dibuat dengan mengacu pada
rencana penjualan dari departemen penjualan atau pemasaran. Rencana produksi memuat
lebih dari sekadar apa yang dibuat dan berapa banyak. Rencana produksi dapat dibuat detail
hingga mesin mana harus mengerjakan apa pada tanggal berapa. Rencana yang detail berguna
untuk memastikan tidak ada karyawan dan mesin yang menganggur ...............

Move Ticket. Move ticket (Mutasi Barang dalam Proses) merupakan satu dokumen yang
berfungsi untuk merekam perpindahan barang dalam proses dari satu sub departemen
produksi ke sub departemen produksi yang lain.

Work Order. Work order atau surat perintah kerja berfungsi sebagai perintah bagi lantai
produksi untuk mulai memproduksi barang tertentu.