Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

LAPORAN

WORKSHOP IT MASTER PLAN DAN IT GOVERNANCE

1. Dasar
Surat tugas nomor ST-30/II/2012

2. Peserta dari PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero)

1. Pascalis Djoko Subroto
2. Wisnuaji Gagat Priambada, S.Kom

3. Waktu dan Tempat

Hari : Kamis-Jumat

Tanggal : 1 – 2 Maret 2012

Waktu : 08.00 – Selesai

Tempat : Gedung Kementerian BUMN Lantai 17

Jl.Merdeka Selatan No 13 Jakarta

4. Pemberi Materi
- Wahyudi, PT. Pertamina
- Rizal Akbar, CISA, IT Strategic Planning PT. Telkom Indonesia
- Taufik S N Purba, CISA, Senior Officer Technology Planning PT. Telkom
Indonesia
- Achmad Tholcah, PMO ICTMP PT. Semen Gresik
- Sa’ad Noor, Kepala Bagian SIM Divisi SISTEKFO PT Industri Telekomunikasi
Indonesia (Persero)

5. Tujuan

Dengan sharing knowledge oleh pembicara, diharapkan peserta dapat:

a. Memahami aspek-aspek yang harus terangkum dalam Master Plan TI.

b. Memahami dan dapat menyusun Master Plan TI.

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 1

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

c. Memahami secara teori mengenai IT Governance

d. Dapat menerapkan IT Governance di perusahaan masing-masing.

6. Materi Seminar
a. Enterprise Architecture / ICT Master Plan Development oleh Wahyudi
dari PT. Pertamina
1) Strategi pengembangan ICT harus sejalan dengan strategi pengembangan
bisnis perusahaan.
2) Rencana strategi ICT dituangkan dalam ICT Master Plan dan Enterprise
Architecture (EA).
3) EA merupakan panduan dalam perencanaan atau pengembangan Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) yang terintegrasi yang mampu mendukung
visi, misi, strategi, dan proses bisnis PERTAMINA secara efektif dan efisien
4) High Level IT Investment Plan digunakan untuk mengidentifikasikan
estimasi biaya Investasi TI (one-time) dan Operasional TI (on-going) dalam
mengakuisisi dan menjalankan solusi terintegrasi.
5) IT Investment Plan dikembangkan dengan pendekatan top-down dan
memberikan gambaran spending plan secara high-level.
6) Berawal dari rekomendasi Industry Analyst terhadap rata-rata besaran
anggaran TI bagi Industri Oil & Gas (1.80%-2.72% dari revenue), kondisi
realisasi di PERTAMINA saat ini masih berbeda terlalu jauh (<0.5% dari
revenue). Dan untuk menghindarkan terjadinya lonjakan IT Investment
(Spending), maka usulan anggaran yang diajukan pun (0.5%) adalah
merupakan pendekatan kompromi terbaik antara ‘mencapai besaran
seharusnya’ dengan ‘mengatur lonjakan anggaran’.
7) Data/Information Architecture bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan
informasi/data yang bernilai manfaat bagi bisnis Pertamina serta
mengidentifikasikan dan mendefinisikan arsitektur informasi yang
dibutuhkan oleh bisnis arsitektur. Data/Information Architecture terdiri dari:
a) Business Data Model, yang menggambarkan hubungan antar fungsi-
fungsi utama yang ada di Pertamina. 2. Logical Data Model, adalah:
 Value Tree
 Entity Relationship Diagram (ERD)

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 2

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

8) Komponen ICT Master Plan:

Bab I. ICT Strategic Initiatives

I.A. Business Context
I.B. Business Architecture
Bab II. ICT Architecture Charter
II.A. Information/Data Architecture
II.B. Application Architecture II.C. Technology Architecture
Bab III. Shared Services Organization Charter
Bab IV. ICT Initiatives Roadmap
IV.A. Transition Plan
IV.B. ICT Initiatives Roadmap & Investment Plan
Bab V. Governance Model and Structure

b. Developing IT, oleh Rizal Akbar, CISA, dan Taufik S N Purba, CISA dari
PT. Telkom Indonesia
1) Proses penyusunan Master Plan TI

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 3

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

2) Strategi perencanaan TI

3) Penyusunan Master Plan TI dan implementasinya membutuhkan komitmen

kuat dari manajemen. Karena implementasi TI adalah tanggung jawab
bersama.
4) Penganggaran pengembangan Sistem harus ada di anggaran masing-masing
user. Karena hal tersebut akan menyebabkan user menjadi peduli dengan
pengembangan Sistem.

c. Forum Group Discussion tentang IT Master Plan

Pada forum diskusi kelompok ini PTPN XII dijadikan sebagai studi kasus. Pada
diskusi tersebut, disusun framework Master Plan TI PTPN XII sebagai berikut
Bab 1 : Business Contex
1. Visi dan Misi Korporasi dan obyektif strategis Korporasi
2. Strategi dan implikasi IT
3. Isu IT dan arahannya
Bab 2 : Indentifikasi Fungsi
1. Gap analysis
2. Roadmap IT
3. Strategi implementasi
Bab 3 : Tata kelola IT
1. Konsep Organisasi IT
2. Proses bisnis IT
3. Pemetaan kompetensi IT
Bab 4 : Spending IT
1. Prioritas

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 4

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

2. High level Spending

Dan diharapkan, pada akhir tahun implementasi Master Plan TI tersebut, dapat
dicapai implementasi dengan arsitektur sebagai berikut:

d. Penerapan Tata Kelola ICT di Semen Gresik Group oleh Achmad Tholcah
dari PT. Semen Gresik
1) Diperlukan aturan main yang konsisten dalam mengelola sumber daya -
sumber daya IT agar berkontribusi secara efektif dan efisien dalam
mendukung kegiatan/tujuan bisnis. Oleh karena itulah diperlukan IT
Governance.
2) Implementasi tata kelola TI harus TOP-DOWN, karena sangat banyak
menyinggung kebijakan. Sehingga diperlukan adanya STEERING
COMMITTEE TI.
3) Diperlukan kesamaan pandangan, paradigma dan komitmen pihak
manajemen terhadap pengembangan TI. Hal tersebut dapat dibangun dengan
melakukan pertemuan untuk menyamakan komitmen.
4) Sasaran dari IT Governance adalah Pendekatan terstruktur untuk pengelolaan
obyektif berikut:
a) Efisiensi
b) Keselarasan IT dan bisnis

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 5

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

c) Keamanan
d) Menjaga kelangsungan sistem
e) Mengelola kompleksitas
f) Kepatuhan pada aturan
5) Pendekatan ICT Governance memastikan adanya:
a) Sasaran ICT bersama
b) Adanya kendali manajemen yang baik
c) Pengawasan kinerja yang efektif
d) Menghindari outcome yang tidak diharapkan

e. Implementasi IT Governance di PT Industri Telekomunikasi Indonesia

(Persero) oleh Sa’ad Noor dari PT. INTI
1) Berikut peran-peran masing elemen perusahaan dalam pengembangan dan
tata kelola TI:
a) Direksi

Menetapkan:

 Kebijakan Strategis IT
 Kebijakan Operasional IT
 Master Plan IT
 Fundamental Technical Plan (FTP) IT

b) IT Committee
 Menentukan prioritas program strategis yang terkait implementasi
Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan;
 Menyepakati anggaran Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan

c) Bidang TI
 Melaksanakan pengelolaan Sistem dan Teknologi Informasi;
 Menyusun Master Plan Sistem dan Teknologi Informasi untuk
ditetapkan oleh Direksi;
 Menyusun Fundamental Technical Plan (FTP) Sistem dan Teknologi
Informasi untuk ditetapkan oleh Direksi;

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 6

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

d) User (Bagian/Divisi)
 Turut serta dalam tim pengembangan sistem TI yang terkait dengan
Bagiannya.
 Turut menerapkan TI semaksimal mungkin sesuai prosedur TI yang
berlaku.
e) IT Audit (internal dan eksternal perusahaan)
 Melakukan audit semua tata kelola TI.
 Melakukan audit terhadap pelaksanaan tanggung jawab setiap elemen
perusahaan dalam kaitannya dengan tata kelola TI.

2) Tata kelola TI menggunakan framework ITIL

f. Forum Group Discussion tentang IT Governance

Dalam forum diskusi kelompok ini, PTPN XII dijadikan studi kasus. Dengan
asumsi melakukan tata kelola TI menggunakan framework ITIL, diharapkan
tercipta IT Service Portofolio seperti berikut:

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 7

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

7. Saran & Rencana Tindak Lanjut

Setelah mengikuti rapat koordinasi TI tersebut, dapat dirancang rencana tindak
lanjut untuk perusahaan sebagai berikut:
a. Menyusun ulang Master Plan TI
Master Plan TI yang ada saat ini belum disahkan dan perlu direvisi terutama
terkait dalam pendefinisian proses bisnis, bisnik konteks, kapabilitas TI dalam
setiap objektif serta assessment kebutuhan yang masih kurang mendalam. Oleh
karenanya, kami mengusulkan untuk dilakukan penyusunan ulang Master Plan
TI dengan bekerja sama dengan konsultan yang memiliki kompetensi dan
pengalaman dalam bidang penyusunan Master Plan TI. Keuntungan dengan
adanya penyusunan Master Plan TI yang baik adalah:

a. Kebutuhan setiap Bagian akan kemudahan dalam operasional kerja dapat

tersentuh dengan adanya Master Plan TI ini. Karena kemudahan, efisiensi
dan efektivitas dapat dicapai dengan pengembangan TI.

b. Setiap Bagian merasa memiliki Sistem Informasi yang akan dikembangkan

karena menyangkut dengan proses bisnisnya.

c. Perusahaan memiliki sebuah kerangka proses bisnis yang diterjemahkan

dalam diagram. Sehingga untuk diterjemahkan dalam sebuah Sistem
informasi akan lebih mudah.

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 8

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

d. Program kerja pengembangan TI dapat menyentuh semua kebutuhan yang

ada di RJPP. Sehingga diharapkan semua Bagian dapat menikmati
kemudahan yang ditawarkan dengan adanya implementasi TI dalam
operasional kerjanya.

e. Dengan adanya roadmap yang jelas dalam pengembangan TI, perusahaan

dapat menghemat biaya yang disebabkan kegagalan investasi dalam suatu
proyek.

b. Melengkapi Kebijakan yang mengatur penerapan TI

Saat ini sudah terdapat beberapa kebijakan yang mengatur penerapan TI seperti:

1) SOP Penggunaan SIM Persuratan

2) SOP Penggunaan SIM Keluhan Komputer Kantor
3) SOP Pengembangan Sistem
4) Manual Penggunaan Komputer
5) Manual Penggunaan Email Resmi
6) Manual Penggunaan Anti Virus
7) Surat Edaran yang terkait penerapan TI

Kebijakan tersebut akan selalu dilengkapi dan direvisi menyesuaikan kebutuhan

yang ada. Hal tersebut juga merupakan aspek penting dalam penerapan tata
kelola TI. Tentunya penerapan kebijakan tersebut juga membutuhkan dukungan
semua user yang ada.

c. Menyelenggarakan Coffee Morning untuk membahas kesamaan

paradigma, pandangan dan komitmen dalam pengembangan TI
Pengembangan TI memerlukan pendekatan top-down karena sangat
menyangkut banyak kebijakan. Disamping itu, pengembangan TI sebenarnya
merupakan kebutuhan semua Bagian, tidak hanya Bidang TI. Sehingga
merupakan tanggung jawab bersama untuk memajukan pengembangan TI PTPN
XII. Oleh karenanya, kami berencana menyelenggaranan Coffee Morning
dengan mengundang Direksi dan Kepala Bagian. Dalam acara tersebut
rencananya juga akan mengundang pembicara dari pengurus Forum TI BUMN
yang diketuai Bp. Imam Bustomi, dimana pengurus tersebut juga berasal dari
PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 9
Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

Kementerian BUMN dan praktisi TI di BUMN-BUMN yang sudah cukup

mapan penerapan tata kelola TI-nya.
Tujuan yang diharapkan dengan adanya acara pertemuan tersebut adalah:
1) Menghasilkan kesamaan pandangan dan paradigma pengembangan TI yang
merupakan tanggung jawab bersama.
2) Dengan memiliki kesamaan pandangan tentang tata cara dan garis besar
pengembangan TI di perusahaan, diharapkan dapat dibentuk Streering
Committee IT untuk mengakomodir kebutuhan TI setiap Bagian.
3) Dengan adanya komitmen yang semakin kuat, pengembangan TI dapat
semakin terarah. Dengan terarahnya pengembangan TI, dapat
mempermudah operasional kerja semua elemen di PTPN XII. Disamping
juga dapat melakukan efisiensi.

d. Di tahun berikutnya, penganggaran pengembangan Sistem dialokasikan

pada anggaran masing-masing user (Bagian)
Hingga saat ini, penganggaran setiap pengembangan Sistem dimasukkan dalam
anggaran Bidang TI. Jika melihat dari sharing knowledge dari pembicara yang
juga berasal dari BUMN tersebut, seharusnya penganggaran harus dimasukkan
dalam anggaran user (Bagian terkait), dengan pertimbangan sebagai berikut:
1) Keberadaan sebuah Sistem sebenarnya adalah kebutuhan Bagian terkait.
Karena Sistem tersebut merupakan tools pembantu kinerja Bagian tersebut.
Sehingga sudah sewajarnya Bagian tersebut memiliki rasa inisiatif untuk
turut aktif dalam pengembangan sistem yang disupport oleh Bidang TI
sebagai tim teknisnya. Sikap pro aktif Bagian tersebuth yang dibutuhkan
dalam setiap pengembangan Sistem. Karena Bagian-lah yang memahami
proses bisnis yang ada di Bagian tersebut. Sedangkan Bidang TI akan
menerjemahkannya ke dalam alur proses otomasi. Oleh karenanya, jika
tidak ada sikap pro aktif dari Bagian (end-user), maka dapat dipastikan
pengembangan Sistem akan terhambat.
2) Pada akhirnya, Sistem yang dibangun tersebut adalah milik Bagian terkait.
Sehingga dengan memasukkan anggaran ke dalam alokasi anggaran Bagian
terkait, maka akan tumbuh pada Bagian tersebut rasa memiliki terhadap
sistem.

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 10

Laporan Workshop IT Master Plan dan IT Governance

Dari pertimbangan di atas, kami mengusulkan di tahun-tahun berikutnya

penganggaran Sistem dialokasikan pada anggaran masing-masing Bagian.

e. Menerapkan Frame Work ITIL dalam Tata Kelola TI PTPN XII

Dalam penerapan tata kelola TI, terdapat framework-framework yang dapat
mendukung hal tersebut. Baik untuk tata kelola TI maupun manajemen proyek.
Seperti COBIT, ITIL, PMBOK dan lainnya. Sudah saatnya PTPN XII juga
mulai menerapkan penggunaan framework tersebut. Pemilihan ITIL
dikarenakan framework tersebut lebih ke arah pendekatan berbasis
service/layanan. Sedangkan COBIT, pendekatan yang dilakukan lebih ke arah
berbasis strategis/objektif. Sehingga dengan kondisi TI PTPN XII saat ini, lebih
cocok menggunakan ITIL.
Untuk menunjang kemampuan penggunaan ITIL, diperlukan pelatihan untuk
menggunakan framework tersebut secara benar. Hal tersebut untuk menghindari
kesalahan dalam penggunaan framework tersebut.

PT. Perkebunan Nusantara XII (Persero) 11