TUGAS ONLINE REKAM MEDIS

TATA CARA PEMUSNAHAN

ARSIP REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH :

MULI NUR FATIMAH

2013-31-280

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

ILMU-ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

PERMINATAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

JAKARTA
 2014

TATA CARA PEMUSNAHAN ARSIP REKAM MEDIS

A. JADUAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS

Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu
ditetapkan jadual Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :

1. UMUM

No. Kelompok Aktif In-aktif

Rawat Rawat Rawat Rawat
Inap jalan inap
jalan
1 Umum 5 Tahun 5 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
2 Mata 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
3 Jiwa 10 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun
4 Orthopaedi 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
5 Kusta 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
6 Ketergantungan obat 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
7 Jantung 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
8 Paru 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu

3. KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadi

4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum
yang ada, antara lain untuk :

 Riset dan edukasi

 Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

 Untuk kepentingan tertentu

  Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

 Mata

 Perkosaan

 HIV

 Penyesuaian kelamin

 Pasien orang asing

 Kasus adopsi

 Bayi Tabung

 Cangkok Organ

 Plastik Rekontruksi

5. Retensi berdasarkan diagnosa

 Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite

Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum
dengan pertimbangan nilai guna.
 INDIKATOR NILAI GUNA

Primer :

- Adminstrsi

- Hukum

- Keuangan

- IPTEK

Sekunder :
 - Pembuktian

- Sejarah

B. TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES PEMUSNAHAN

1. ALUR PROSES

C. TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM INAKTIF

a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

b.Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif

c. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir

kunjungan
D. TATA CARA PENILAIAN

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun
inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :

1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2) Nilai guna :

a) Primer :

 Administrasi
 Hukum
 Keuangan
 Iptek

b). Sekunder :

 Pembuktian
 Sejarah

c. Lembar rekam medis yang dipilah :

1) Ringkasan masuk dan keluar

2) Resume

3) Lembar operasi

4) Identifikasi bayi
 5) Lembar persetujuan

6) Lembar kematian

d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif

e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan

f. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam

Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
tenaga lain yang terkait.

E. TATA CARA PEMUSNAHAN

a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK
Direktur RS
b.Tim pembuat pertelaan
c. Pelaksanaan pemusnahan :
2. Dibakar :
- menggunakan incinerator
- dibakar biasa
3. Dicacah, dibuat bubur
4. Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan
Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit
e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2 dikirim
kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur
Rumah Sakit.
PERATURAN TERKAIT DALAM PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR

269/MENKES/PER/III/2008 TENTANG REKAM MEDIS

PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN

2012 TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN
2009 TENTANG KEARSIPAN

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN PEMERINTAH TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-

UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :

Ayat 5. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Ayat 17 Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip,
dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Ayat 18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.

Ayat 37. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap
suatu jenis arsip.

Paragraf 5

Penyusutan Arsip

Pasal 52

Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip
berdasarkan JRA.

Pasal 53

(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD
wajib memiliki JRA.

(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat
persetujuan Kepala ANRI.

(3) Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan
swasta, organisasi politik, dan organisasi Kemasyarakatan harus memiliki JRA.

(4) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi
swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan setelah
mendapat pertimbangan Kepala ANRI.
 Pasal 54

(1) Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.

(2) Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

Pasal 55

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penetapan JRA dan pedoman retensi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 53 dan Pasal 54 diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Pasal 56

Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi kegiatan:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

Pasal 65

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b, menjadi tanggung jawab
pimpinan pencipta arsip.

(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang:

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

(3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2),
retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip.

Pasal 66

Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:

a. pembentukan panitia penilai arsip;

b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2)
huruf a;

c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;

d. penilaian oleh panitia penilai arsip;

e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan

g. pelaksanaaan pemusnahan :

1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;

2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan
dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Pasal 68

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara
setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.

Pasal 69

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di
bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari gubernur.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat
daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.

Pasal 70

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi
sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah provinsi.
 Pasal 71

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi
di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari bupati/walikota.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja
perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.

Pasal 72

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota.

Pasal 73

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri
setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

 b. persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat,
fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.

Pasal 74

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh rektor atau sebutan lain yang sejenis, setelah
mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Pasal 75

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.
 Pasal 76

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah
mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.

Pasal 77

Ketentuan mengenai pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65, Pasal 66, Pasal
67, Pasal 73, Pasal 74, Pasal 75, dan Pasal 76 berlaku secara mutatis mutandis bagi perusahaan
atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau
bantuan luar negeri.

Pasal 78

(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.

(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang
menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan;

d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;

g. berita acara pemusnahan arsip; dan

h. daftar arsip yang dimusnahkan.

(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital.

(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

SUMBER DATA

1. http://arsipilmu04936.blogspot.com/2012_01_01_archive.html 12/12/2010

2. http://ad4805mr.wordpress.com/2010/01/07/tata-cara-pemusnahan-arsip-rekam-medis/

3. http://diemazcaeem.blogspot.com/2010/12/tata-cara-pemusnahan-retensi-arsip.html

4. http://www.ilunifk83.com/t257-rekam-medis Mar 13, 2010

5. http://id.shvoong.com/medicine-and-health/epidemiology-public-health/1881033-retensi-
rekam-medis-bab/

6. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR

269/MENKES/PER/III/2008 TENTANG REKAM MEDIS

7. PERATURAN PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 28 TAHUN 2012

TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN