Teknik Penyusunan

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Oleh : Drs. H. Gunarto, MM

Konsultan/Expert pada Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Sumberdaya
Pembangunan (LPPSP) Semarang
Bumi Wana Mukti A4/31 Semarang Telp/Fax 024-67105577
Email : [email protected]

1
 outline

1 Format SOP

2 Langkah-Langkah Penyusunan SOP

3 Tugas Penyusunan SOP

4 Penutup
 1. Format SOP

• Langkah sederhana (Simple Steps)

kurang dari 10 langkah
• Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
1. Format 10 langkah lebih, ditatambah
pengambilan keputusan.
SOP
• Grafik (Graphic), langkah panjang dan
Umum spesifik, disajikan dalam bentuk
gambar/foto
• Diagram Alir (Flowcharts) Liner
• Diagram Alir Bercabang : SOP
diperlukan pengambilan keputusan
yang banyak (kompleks)

2. Format SOP
Adm. • Format Diagram Alir Bercabang (Branching
Pemerintahan Flowcharts) .Menggunakan Lima Simbol
(AP ) Flowchart Format : sebutan pelaksana
dipisahkan dari uraian kegiatan
lanjutan
Lanjutan
 Lanjutan
Contoh 3a
 Lanjutan
Contoh 3b
 Lanjutan
Contoh 4
Format SOP AP – Permenpan RB 35/2012
 Format SOP
Format SOP sesuai konsep umum yang
berlaku dinyatakan bahwa : “tidak ada
format SOP yang baku (standar)”,
(yang mempengaruhi format SOP adalah
tujuan dibuatnya SOP tersebut).
 Empat Faktor Penting dalam SOP
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar
dalam penentuan format penyusunan SOP
yang akan dipakai oleh suatu organisasi
adalah:
 berapa banyak keputusan yang akan dibuat
dalam suatu prosedur;
 berapa banyak langkah dan sub langkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur;
 siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana
SOP;
 apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan
SOP ini.
 Syarat Format SOP yang Baik
Format sederhana dan
dapat menyampaikan
informasi yang dibutuhkan
Format secara tepat serta
SOP memfasilitasi implementasi
yang baik SOP secara konsisten
sesuai dengan tujuan
penyusunan SOP.
 2. Langkah-langkah Penyusunan SOP
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun
2011

1. Persiapan
2. Identifikasi Kebutuhan SOP
3. Analisis Kebutuhan SOP
4. Penulisan SOP
5. Verifikasi dan Ujicoba SOP
6. Pelaksanaan
7. Sosialisasi
8. Pelatihan dan Pemahaman
9. Monitoring dan Evaluasi
a. Persiapan
melaksanakan
dan/atau
Membentuk tim,
mengkoordinasikan
pembekalan tim
semua tahapan
penyusunan SOP

sosialisasi pada masing- menyusun rencana

masing SKPD pelaksanaan
 Lanjutan

Tim pada • Ketua: Kepala Bagian organisasi

• Sekretaris: Sekretaris yang
tingkat ditunjuk oleh Sekda
Kabupaten • Anggota: Para sekretaris OPD

Tim pada
• menyusun rancangan SOP pada
tingkat masing-masing unit kerja
OPD
b. Identifikasi Kebutuhan SOP

Identifikasi Identifikasi Hasil

OPD
OPD

OPD
kebutuhan kebutuhan identifikasi
SOP masing- SOP kebutuhan
masing OPD dilakukan SOP
dirumuskan pada masing- dirumuskan
dengan masing OPD dalam
mengacu pada dan disusun dokumen
tugas dan menurut inventarisasi
fungsi SKPD. tingkatan unit judul SOP.
kerja.
 c. Analisis Kebutuhan SOP
Dokumen inventarisasi judul
SOP dijadikan bahan analisis
kebutuhan SOP.
Hasil analisis dibuat dalam
Analisis format: nama dan kode nomor
Kebutuhan SOP yang ditetapkan dengan
SOP keputusan kepala daerah.
Format nama dan kode nomor
SOP tercantum dalam
Lampiran I Permendagri 52
tahun 2011
 Lanjutan
Hal yang perlu diperhatikan dalam analisis
kebutuhan SOP:
 prosedur kerja harus sederhana dan fleksibel;
 pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegah
duplikasi pekerjaan;
 pembagian tugas yang tepat;
 pengawasan terus-menerus dilakukan;
 penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang
sebaik-baiknya; dan
 tiap pekerjaan yang diselesaikan harus dengan
memperhatikan tujuan.
 Lanjutan

Analisis kebutuhan SOP akan

menghasilkan nama dan kode nomor
SOP
Tabel Nama SOP
dan Kode Nomor
SOP

NO. JUDUL SOP NOMOR SOP

d. Penulisan SOP

Persyaratan Penyusunan SOP

 mengacu pada peraturan perundang-

undangan;
 ditulis dengan jelas, rinci dan benar;
 memperhatikan SOP lainnya; dan
 dapat dipertanggungjawabkan.
 Lanjutan

Kriteria Kegiatan yang memerlukan SOP

kegiatannya dilaksanakan secara rutin

atau berulang-ulang;
menghasilkan output tertentu;dan
kegiatannya melibatkan sekurang-
kurangnya 2 (dua) orang/pihak.
Lanjutan
Cara Pengisian:
(1) Nomor Standar Diisi dengan nomor Standar
Operasional Prosedur Operasional Prosedur, yaitu (No
Komponen, Unit Kerja, Bagian, No
Standar Operasional Prosedur)

(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan

Standar Operasional Prosedur
(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar
Operasional Prosedur di revisi
(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku

(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang

berkompeten yang mengesahkan
(6) Nama Standar Diisi dengan nama prosedur yang
Operasional Prosedur akan distandarkan
(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-
undangan yang menjadi dasar
disusunnya Standar Operasional
Prosedur
8 Kualifikasi Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi
pelaksana pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya pada prosedur yang distandarkan
9 Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain
yang distandarkan
10 Peralatan/perl Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
engkapan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
11 Peringatan Diisi dengan:
Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan
resiko yang akan timbul ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada
diluar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan dan berbagai dampak yang
mungkin ditimbulkan.
Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya.
13 Uraian Langkah kegiatan secara rinci dan
prosedur sistematis dari prosedur yang
distandarkan
14 Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan
suatu proses/aktivitas
15 Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar
peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan

16 Waktu Diisi dengan lama waktu yang

dibutuhkan dalam melakukan suatu
proses/kegiatan
17 Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu
proses/kegiatan
18 Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan
Kepala SKPD
e. Verifikasi dan Uji Coba
Rancangan SOP yang dibuat pelaksana di
verifikasi.
Verifikasi dilakukan oleh atasan secara
berjenjang dan pejabat yang menangani
SOP.
Rancangan SOP hasil verifikasi dilakukan
ujicoba.
Ujicoba dilakukan secara mandiri oleh unit
kerja yang bersangkutan dengan disaksikan
oleh atasan secara berjenjang.
 f. Pelaksanaan
telah melalui proses verifikasi,
ujicoba dan penetapan;
adanya dukungan sarana dan
prasarana yang memadai;
sumberdaya manusia yang
Syarat memiliki kualifikasi yang sesuai;
Pelaksanaan
telah disosialisasikan dan
didistribusikan kepada seluruh
pegawai dilingkungan unit
kerja; dan
mudah diakses dan dilihat.
g. Sosialisasi

Pelaksanaan SOP harus terlebih dahulu

disosialisasikan dan didistribusikan kepada
seluruh pegawai dilingkungan unit kerja.
SOP harus diintegrasikan dengan
pengaturan-pengaturan lainnya di dalam
organisasi.
h. Pelatihan dan Pemahaman
Pelatihan dan pemahaman dilakukan
dalam bentuk rapat, bimbingan
teknis, pendampingan ataupun
pada pelaksanaan sehari-hari.
i. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring
• Monitoring dilakukan dengan cara observasi,
interview dengan pelaksana, diskusi kelompok
kerja.

Evaluasi
• Evaluasi sebagai bahan penyempurnaan SOP.
• Evaluasi dilakukan setiap akhir tahun.
• Evaluasi dilakukan oleh atasan secara berjenjang
dan koordinator serta berkoordinasi dengan Biro
Organisasi dan/atau Bagian Organisasi.
 3. Praktek Penyusunan SOP

 Langkah awal yang perlu dilakukan adalah :

 Identifikasi Kebutuhan SOP
 Analisis Kebutuhan SOP
 Penulisan SOP

Dalam penulisan SOP :

 Silakan Bp/Ibu menggunakan template Tabel SOP
yang sudah tersedia
 Lanjutan

Template Tabel SOP Excel

Template Tabel SOP Word

Contoh SOP Percepatan Pelayanan

Kemendagri