Laporan Residensi : Unit Rekam Medis Rumah Sakit

Avicenna
I. UNIT REKAM MEDIK

Keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit sangat penting. Hal ini karena
sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna sebagai landasan untuk
menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan
kepuasan pasien yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan
selanjutnya.
Selain itu, unit rekam medik juga dapat membantu mahasiswa yang sedang belajar
atau meneliti tentang keadaan pelayanan suatu rumah sakit. Gambarannya dapat dilihat pada
data-data rekam medis. Kelengkapan dari pengisisan rekam medik sangat penting sebagai
bukti ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan medical error.
Standar tentang pelayanan dan operasional unit rekam medik diatur dalam
PERMENKES No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, KMK No. 377 Tahun 2007
tentang Standar Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Kepmenkes No. 129 Tahun 2008
tentang SPM Rumah Sakit, Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Data RS
Tahun 2005, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan, PORMIKI Tahun 2008, Kep Dirjen
Yanmed 78/1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di RS, dan SE Dirjen Yanmed
HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Tahun 1995.

2. Organisasi dan Manajemen Unit Rekam Medik RS. AVICENNA

a. Visi Unit Rekam Medik
Visi unit Rekam Medik RS. AVICENNA yaitu :
“Menjadi pusat pusat informasi kesehatan yang cepat , tepat dan berkualitas ”

Analisis:

Uji Check List Pernyataan Visi Unit Rekam Medik

RS. Avicenna Tahun 2018

No. Pernyataan Uji Ya Tidak

1 Apakah pernyataan visi memberikan gambaran yg jelas dari
√
kondisi ideal organisasi di masa datang ?
2 Apakah pernyataan visi memiliki pengaruh & menantang ? √
3 Apakah pernyataan visi bersifat singkat & mudah dimengerti
√
?
 4 Apakah pernyataan visi bersifat menarik bagi karyawan,
√
Pelanggan, & stakeholders ?
5 Apakah pernyataan visi bersifat tetap sepanjang waktu,
√
selaluUp to date ?
Sumber: Data Primer 2018

Dari hasil analisis visi unit rekam medis di atas, dapat disimpulkan bahwa
pernyataan visi telah memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi ideal organisasi di
masa datang.
Visi rekam medis RS Avicenna juga memiliki pengaruh dan menantang, singkat,
serta mudah dimengerti, sehingga menimbulkan kesan menarik bagi karyawan, pelanggan,
dan stakeholders. Visi ini juga selalu up to date, sehingga dapat digunakan sepanjang waktu.

b. Misi Unit Rekam Medik

Misi unit Rekam Medik RS. Avicenna yaitu :
1. Menyediakan layanan informasi kesehatan yang profesional
2. Mendukung pengembangan tehnologi sistem informsai kesehatan yang tepat guna
3. Berperan serta dalam bidang penelitian dan pendidikan

Analisis:

Tabel
Uji Check List Pernyataan Misi Unit REKAM MEDIK
RS. Avicenna 2018

No. Pernyataan Uji Ya Tidak

1 Apakah pernyataan misi menyatakan secara jelas tentang
√
manfaat kehadiran organisasi ?
2 Apakah pernyataan misi telah jelas sehingga semua karyawan
dalam organisasi dapat melihat bagaimana mereka dapat √
berkontribusi ?
3 Dapatkah misi itu bertahan terhadap perubahan-perubahan
√
dalam administrasi ?
4 Apakah pernyataan misi itu mampu menjawab pertanyaan
tentang : siapa kita, apa & untuk siapa kita melakukan itu, & √
mengapa itu penting ?
5 Apakah pernyataan misi itu mampu memberikan jawaban
terhadap alasan mengapa kita membelanjakan dana pada √
usaha-usaha organisasi, program atau sub program ?
Sumber: Data Primer 2018
 Dari hasil analisis di atas, dapat dilihat bahwa, pernyataan misi telah menyatakan
secara jelas tentang manfaat kehadiran organisasi, sehingga semua karyawan dapat melihat
bagaimana mereka dapat berkontribusi.
Pernyataan misi ini juga mampu bertahan terhadap perubahan-perubahan dalam
administrasi, mampu menjawab pertanyaan tentang siapa kita, apa dan untuk siapa kita
melakukan itu, serta mengapa itu penting.
Selain itu, pernyatan misi tersebut mampu memberikan jawaban terhadap alasan
mengapa kita membelanjakan dana pada usaha-usaha organisasi, program atau sub program.

3. Falsafah Unit REKAM MEDIK

Falsafah unit Rekam Medik RS. Avicenna, yaitu :
“Pelayanan rekam medis merupakan pelayanan informasi karena dalam rekam medis
tercermin berbagai rekaman atau menyangkut catatan seseorang pasien yang di jadikan
dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan serta tindakan
medis lainnya maupun aspek ALFRED-C
( Administrasi,Legal,Financial,Research,Education,Documentation dan Communication)”

Analisis:
Dari hasil pengamatan selama residensi , didapatkan bahwa rata-rata semua staf di
unit rekam medis melakukan tugasnya dengan professional dan banyak membantu bagi
mahasiswa yang melakukan penelitian atau pembelajaran tentang unit ini. Budaya kerja yang
ada telah mencerminkan bahwa falsafah ini dijalankan dengan baik.

4 . Motto Unit REKAM MEDIK

Motto unit masih mengikut pada motto rumah sakit, yaitu “Tulus melayani”, berarti
semua pihak yang bekerja dalam lingkup rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan
tanpa mengutamakan mengharapkan imbalan jasa dari pasien dan tidak diskriminasi.

5. Tujuan Unit REKAM MEDIK

a.Terciptanya sumber daya manusia handal yang tulus dalam mengintegrasikan
pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
b. Terwujudnya upaya pemeliharaan kesehatan paripurna yang menyeluruh terintegrasi
dan berkesinambungan.
c. Terciptanya suasana akademik yang mendukung pendidikan, penelitian, dan
pemeliharaan kesehatan yang bermutu dan aman.
d. Terbinanya tim kerjasama professional yang solid dengan perbaikan mutu kinerja
berkesinambungan.
e. Terselenggaranya jejaring rumah sakit yang mengemban tugas pendidikan, penelitian,
dan pemeliharaan kesehatan.
6. Struktur Organisasi Unit Rekam Medik

Kepala Instalasi Rekam Medik

Pendaftara Pendaftran Assembling Coding/In Pelaporan Penyimpanan

n rawat gawat dexing /Analisis
jalan darurat dan
rawat inap

Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di unit rekam medis tersebar di
enam bagian area kerja, yaitu pendaftaranrawat jalan,pendaftaran gawat darurat dan rawat
inap , assembling dan analisis, koding dan indeksing, pelaporan/analisis serta penyimpanan.
Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari
pekerjaan itu sendiri.

7. Tupoksi Unit REKAM MEDIK

Rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis, karena hal ini merupakan bukti
tentang proses pelayanan medis kepada pasien.

Unit kerja rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi seperti di bawah ini:
a. Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan
b. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
c. Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalah pelayanan
rekam medis
d. Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi
klinik sudah cukup dalam asuhan pasien.
e. Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu
f. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.

Selain itu, unit rekam medis mempunyai tanggung jawab dalam menjalankan tugas
dan fungsinya, yaitu:
a. Menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan tersedia jika
diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien
b. Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks,
penyimpanan rekam medis, dan tersedianya rekam medis dari semua pasien.
c. Mengajukan usul-usul kepada Direktur RS tentang perubahan dalam isi ukuran
rekam medis.
 d. Membina hubungan kerja sama, baik dengan unit lain yang berhubungan langsung
dengan pasien, maupun penasehat hokum dalam hal hubungan-hubungan keluar dan
pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar rumah sakit.

Adapun wewenang dari unit rekam medis dalam menjalankan tugas dan fungsinya,
adalah:
a. Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisisan data klinis
b. Menolak berkas rekam medik yang tidak memenuhi standar
c. Menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan rekam medik yang tidak
memuaskan.

Dalam menjalankan tugasnya, kepala unit rekam medis wajib menerapkan koordinasi,
integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern unit, maupun dengan unit-unit
terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Analisis:

Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi , dapat disimpulkan bahwa apa
yang dikerjakan oleh staf rekam medis sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas
pokok, fungsi, tanggung jawab, dan wewenang di atas. Namun, ada beberapa point dari tugas
unit rekam medik yang seharusnya menjadi tanggung jawab, bukan tugas, seperti menghadiri
rapat.

Petugas di unit rekam medik dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur
yang telah ditetapkan. Namun, untuk pelaporan rekam medis kepada pihak rumah sakit masih
belum tepat waktu. Hal ini dikarenakan data-data dari unit lain yang terkait masih sering
terlambat dimasukkan ke unit rekam medis.

8 . Uraian Tugas
Setiap bagian di unit rekam medik mempunyai tugas dan peranannya masing-masing.
Di antaranya:

a. Kepala Instalasi
 Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medik
 Memberi pengarahan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik
 Memberi bimbingan pelaksanaan tugas staf Rekam Medik
 Memimpin rapat tingkat unit
 Penilaian pelaksanaan tugas staf
 Perencanaan pengembangan SDM unit
b. Bagian Produksi dan Filling
 Pengadaan berkas rekam medik
 Merakit berkas rekam medik
  Menyimpan berkas rekam medik
 Menyusun berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan
 Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik
c. Bagian Assembling dan Analisis
 Merapikan form rekam medik sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan
 Menganalisis kelengakapan status pasien yang terdapat di form rekam medik.
 Jika belum lengkap, maka dikembalikan ke dokter atau perawat bersangkutan
untuk dilengkapi dengan batas waktu toleransi 2-7 hari.
d. Bagian Koding dan Indeksing
 Mengkode penyakit, operasi, sebab kematian sesuai ICD-10
 Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit
 Meranking 10 penyakit terbanyak
e. Bagian Pelaporan
 Sensus harian di tiap unit RS
 Melaporkan RL 2a per bulan ke Dinkes
 Mengambil RP setiap 3 bulan dan melaporkannya per bulan ( ganti)
Analisis :

Setiap orang telah menjalankan tugas dan peranannya ini dengan baik, namun untuk
pelaporan, masih sering mengalami keterlambatan. Hal ini dikarenakan masih ada
keterlambatan data dari unit lain.

9 . Deskripsi Kegiatan
Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, unit rekam medik memiliki kegiatan yang
saling berhubungan dan harus dilakukan secara rutin dan berurutan

Analisis:
Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang dilakukan di unit rekam medis RS
Avicenna. Semuanya berjalan baik dan optimal, kecuali pelaporan. Seringkali pelaporan
kepada pihak terkait terlambat dilakukan, karena keterlambatan dalam pemasukkan data yang
dilakukan oleh unit lain yang berhubungan langsung dengan pasien, seperti Rawat Jalan,
Rawat Inap, IRD, dan OK.

Spesifikasi SDM Unit Rekam Medik

Sumber daya manusia yang sesuai dan berkompeten sangat berpengaruh pada kinerja
dan hasil kegiatan.

Jumlah Pegawai dan Peranannya

Di bawah ini merupakan data jumlah staf unit rekam medik berdasarkan tugas, peranan,
dan latar belakang pendidikannya :
 Tabel
Staf Unit Rekam Medik berdasarkan Tugas atau Peranannya
RS Avicenna Tahun 2018

No Jabatan Status Pendidikan Jumlah

1 Kepala Instalasi PNS S2 (MARS) 1

2 Bag. Produksi & Filling Kontrak D3 (A.Md.Kom) 1

Bag. Assembling &

3 Analisis Magang S1 (S.Kom) 1

Bag. Koding & S1 (SKM) dan D3

4 Indeksing Kontrak (A.Md. Kom) 2

5 Bag. Pelaporan Magang D3 (A.Md. PK) 2

Sumber: Data Sekunder RS. Avicenna, 2018

Analisis:
Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan sebagian besar staf
bukan dari spesifikasi rekam medis. Hanya 2 staf di bidang pelaporan yang berlatarbelakang
pendidikan rekam medis. Bahkan kepala instalasi pun tidak punya latar belakang pendidikan
rekam medis.
Jumlah staf pada bagian produksi dan filling serta bagian assembling dan
analisis masih kurang. Namun, karena masih baru dalam beroperasi, maka kekurangan ini
masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga belum terlalu terbebani dengan beban kerja
yang tidak sesuai denngan jumlah SDM. Karena, dengan status operasional RS UNHAS yang
masih baru, maka jumlah kunjungan pasien pun belum terlalu banyak.
Sedangkan untuk masalah ketidaksesuaian latar belakang pendidikan dengan
standar kualifikasi staf rekam medis tersebut, menurut penulis tidak terlalu menjadi masalah.
Selain karena status operasionalnya yang masih baru sehingga masih dalam tahap
pembenahan-pembenahan, para staf juga cepat belajar dan beradaptasi.

Waktu Kerja
Shift kerja di unit rekam medik RS UNHAS terbagi dua, yaitu shift pagi (08.00-
16.00) dan shift sore (13.00-21.00). Dari segi kedisiplinan, semua staf rekam medik biasanya
masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.

Kinerja Unit Rekam Medik

3.3.1 Indikator
Kinerja unit rekam medik RS UNHAS dapat diukur dengan melihat indikator berikut
ini :
  Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah pelayanan (100%)
 Waktu penyediaan dokumen rekam medik untuk pelayanan Rawat Inap, Rawat Jalan, IRD,
radiologi, dan OK (± 10-15 menit)
 Kedisiplinan (berdasarkan shift)

3.3.2 Hasil Observasi dan Analisis

Dari hasil observasi, didapatkan bahwa waktu penyediaan dokumen rekam medik
untuk pelayanan di unit lain yang terkait pelayanan langsung terhadap pasien, adalah sekitar
10-15 menit sejak perawat meminta dokumen rekam medik hingga staf rekam medik selesai
menyiapkannya. Atau dengan kata lain telah sesuai standar yang ditetapkan.
Sedangkan untuk kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah pelayanan,
didapatkan bahwa masih ada dokumen yang tidak lengkap, salah satunya pada
bagian informed concent. Tindak lanjut yang dilakukan oleh staf rekam medik untuk
mengatasi masalah ini adalah dengan menghubungi kembali dokter atau perawat
bersangkutan untuk melengkapinya. Waktu yang diberikan biasanya adalah 2-7 hari. Namun
jika ketidaklengkapan itu harus melibatkan kembali pasien, maka harus ditunggu sampai
pasien tersebut datang kembali ke rumah sakit untuk konsultasi atau kontrol lanjutan.
Dari segi kedisiplinan, semua staf rekam medik biasanya masuk tepat waktu sesuai
jadwal shiftnya.

3.4 Deskripsi Fisik dan Bangunan Unit REKAM MEDIK

3.4.1 Letak Unit REKAM MEDIK
Kestrategisan letak unit rekam medic sangat penting dan berpengaruh pada
keoptimalan kerja unit lain yang terkait langsung dengan rekam medik.
Menurut SK Direktur Jenderal Pelayanan Medik Nomor YM.00.03.2.11296, lokasi
unit rekam medic harus memiliki lokasi sedemikian rupa sehingga pengambilan dan
distribusi rekam medis.

Analisis:
Lokasi rekam medis di RS UNHAS terletak di dekat lobi dan diapit oleh ruang CSSD
dan ru[ang Panel. Menurut saya, kondisi ini masih cukup strategis untuk memudahkan
mobilita[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[
[[[[[s staf dalam pengambilan dan distribusi rekam medis ke unit-unit terkait, seperti ruang
 Rawat Inap, OK, dan Rawat Jalan. Hal ini karena, ruangan rekam medis terletak di bagian
belakang unit-unit tersebut dan jaraknya cukup dekat.

3.4.2 Denah Ruangan Unit REKAM MEDIK

Dari denah, dapat dilihat bahwa ruangan unit rekam medik RS UNHAS belum memenuhi
standar kelengkapan, seperti yang tercantum di dalam pedoman penyelenggaraan Rumah
Sakit. Unit rekam medik hanya terdiri dari satu ruangan saja, tidak memiliki gudang, serta
ruang pimpinan dan ruang staf tidak dipisah.
Sedangkan untuk standar kelengkapan sarana prasarana ruangan, sudah cukup lengkap.

3.4.3 Keadaan Fisik Unit REKAM MEDIK

Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204
Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit.
A. Ruang Bangunan
Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004, unit
rekam medik termasuk zona dengan risiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang
sesuai adalah sebagai berikut:
1. Permukaan dinding harus rata dan berwarna terang
2. Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap air, berwarna terang,
dan pertemuan antara lantai dengan dinding harus berbentuk konus.
3. Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah
dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.
4. Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter, dan ambang bawah jendela
minimal 1,00 meter dari lantai.
5. Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi
alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan
penghawaan mekanis (exhauster).
6. Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai.
Analisis:
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang operasi di
RS UNHAS telah memenuhi semua standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruang
operasi mulai dari dinding, lantai, ventilasi, dan lain-lain.

B. Kualitas Udara, Pencahayaan, Suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan

Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah
tidak berbau (terutana bebas dari H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter)
berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuran 8 jam atau 24 jam tidak
melebihi 150 μg/m3, dan tidak mengandung debu asbes. Selain itu, konsentrasi maksimum
indeks angka kumannya harus sekitar 200-500 Mikro-organisme per m2 Udara (CFU/m3).
 Indeks pencahayaan untuk unit rekam medik minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 °C,
tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan
8 jam.
Analisis:
Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu,
tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar,
sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas
dan fungsinya.

C. Alur Pasien, Petugas, dan Peralatan

Standar Depkes RI 2007
1. Alur Pasien
Pintu masuk pasien dan petugas berbeda
2. Alur petugas
Pintu masuk dan keluar petugas melalui satu pintu
3. Alur peralatan
Pintu keluar masuknya peralatan penunjang pelayanan medis ke unit rekam medis melalui
satu pintu.
Analisis:
Kenyataan yang ada di Unit rekam medik RS. UNHAS, standar ini telah dijalankan dengan
baik, sehingga berpengaruh positif terhadap kelancaran pemberian pelayanan terhadap
pasien.

3.4.4 Sarana dan Prasarana Unit REKAM MEDIK

Sebagai bagian dari penunjang pelayanan medis, unit rekam medik tidak memiliki
peralatan medik, namun hanya memiliki peralatan-peralatan umum yang dapat menunjang
proses pelayanan rekam medik. Berikut ini adalah inventaris peralatan serta sarana dan
prasarana yang terdapat di ruangan unit rekam medik.

Tabel 3.4
Inventaris Sarana Prasarana Unit Rekam Medik RS UNHAS
Tahun 2011

No. Peralatan Fungsi Jumlah Kondisi

1. Komputer + PC Operasional unit 2 set Baik

2. Printer Operasional unit 1 buah Baik
Penyimpanan form
3. Lemari kayu RM yang belum 2 buah Baik
digunakan
 Penyimpanan arsip
4. Lemari besi data bulanan yang 1 buah Baik
telah direkap
Lemari-rak Penyimpanan berkas
5. 3 buah Baik
berkas RM RM pasien
6. Kursi Operasional unit 6 buah Baik
7. Meja Operasional unit 7 buah Baik
Untuk istirahat dan staf
8. Tempat tidur 1 buah Baik
yang lembur
Pendukung operasional
9. AC 1 buah Baik
unit
Penyimpanan kertas
10. Meja resep 2 buah Baik
resep
11. Tempat sampah - 1 buah Baik
Kertas dan ATK Operasional unit dan
Disesuaikan
12. penunjang didistribusikan ke unit Lengkap
kebutuhan
kegiatan unit yang membutuhkan
Sumber: Data Sekunder, 2011
Analisis:
Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan,
sehingga dapat memperlancar kegiatan di unit rekam medik.

3.5 Kebijakan Unit Rekam Medik

Tabel 3.5
Kebijakan Unit Rekam Medik RS UNHAS Tahun 2011

STANDAR PARAMETER

ST. I FALSAFAH DAN TUJUAN:

P1 Rekam Medik Untuk Setiap Pasien :

- Ada rekam medik untuk setiap pasien, tidak ganda sesuai buku
pedoman rekam medik Depkes

- Ada buku pedoman rekam medik

- Ada SK komite / panitia rekam medik

St. II ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

P1 Unit Kerja Rekam Medik

 - Ada struktur organisasi unit rekam medik

- Ada uraian tugas

- Kepala unit rekam medik minimal memiliki ijasah D III Rekam

Medik

- Ada SK pengangkatan Ka. Unit Rekam Medik

- Semua staf Rekam Medik telah mengikuti pelatihan Rekam Medik

minimal 30 jam (ada sertefikat)

- Ada program kerja unit Rekam Medik

- Ada jadwal kegiatan dan bukti pelaksanaan kegiatan

(penerimaan/pencatatan data pelayanan, pengolahan data pelaporan,
penyimpanan dan pengambilan kembali)

- Ada laporan tahunan

P2 Laporan Berkala:

- Ada laporan berkala yang disampaikan kepada pihak terkait.

- Ada SK Direktur tentang pedoman pelaporan Rekam Medik

P3 Fungsi Komite / Panitia Rekam Medik

- Ada SK panitia Rekam Medik

- Ada uraian tugas, program kerja, dan jadwal kegiatan

- Ada bukti pelaksanaan kegiatan : undangan, absensi, notulen rapat

- Ada laporan pelaksanaan laporan kegiatan

St. III STAF DAN PIMPINAN

P1 SDM :

- Ada job spesificaton junis petugas Rekam Medik

- Ada analisis kebutuhan tenaga dan kualifikasi tenaga

- Semua staf sudah mengikuti pelatihan Rekam Medik ( ada bukti

sertfikat )

- Ada uraian tugas setiap staf Rrekam Medik

- Ada SK penempatan staf di Rekam Medik

- Ada evaluasi terhadap jumlah dan kualifikasi staf

St. IV FASILITAS DAN PERALATAN

 P1 Ruang Kerja :

- Ada ruang kerja Rekam Medik yang memiliki standar ekonomis

(pendaftaran, pengolahan, penyimpanan, ruang staf)

- Ada denah ruangan

- Ada rambu – rambu penunjuk arah

- Ada daftar peralatan Rekam Medik dan uraian penggunaannya

P2 Penyimpanan Rekam Medik

- Ada kebijakan tentang sistem keamanan & kerahasiaan Rekam

Medik

- Tempat penyimpanan Rekam Medik Aktif

- Tempat penyimpanan Rekam Medik non aktif

(keamanan,kerahasiaan terjamin)

- Ada Prosedur penghapusan dokumen

- Ada berita acara penghapusan dokumen

- Ada SK Direktur : Tim Penghapusan Dokumen

St. V KEBIJAKAN DAN PROSEDUR

P1 Sistem Identifikasi, Indeks Induk, Sistem Dokumentasi

- Ada kebijakan tentang sistem identifikasi, kartu indeks utama

pasien, dan sistem dokumentasi

- Ada SK Direktur tentang pemberlakuan sistem tersebut

- Ada petunjuk pelaksanaan

- Ada buku pedoman Rekam Medik

- Ada evaluasi dan Tindak lanjut

P2 Semua Pasien Mempunyai Rekam Medik Dengan Satu Nomor

- Ada kebijakan sistem penomoran register pasien

- Tidak ada kejadian nomor ganda U/satu pasien, atau satu

nomor U/lebih dari satu pasien

- Ada sistem identifikasi bayi baru lahir: cap kaki bayi kanan kiri,
cap ibu jari tangan ibu bayi, pemberian gelang nama kepada bayi

- Ada SOP identifikasi bayi baru lahir

 - Ada evaluasi berkala

P3 Inform Concent

-Ada kebijakan tertulis/ instruksi direktur tentang keharusan dokter

memberikan penjelasan kepada pasein dan penanggung jawab pasien
sbelum meminta persetujuan tindakan medik

- Ada format Inform Concent

- Ada Juknis penggunaan Inform Concent

P4 Pengisian Rekam Medik

- Rekam Medik diisi dengan lengkap dan benar

- Ada SK Direktur tentang batasan waktu 2x24 jam Rekam Medik

harus kembali ke ruangan rekam medik (rawat inap) dann pada hari
yang sama (pelayanan rawat jalan)

- Ada bukti serah terima rekam medis dari petugas ruangan/poli ke

petugas rekam medik

P5 Penggunaan Kode ICD, Simbol dan Tanda Khusus:

- Ada buku pedoman rekam medis Dep Kes

- Ada protap penggunaan kode ICD

- Ada sampel dokumen RM yang terisi lengkap

- Ada evaluasi dan tindak lanjut

ST. VI PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN

P1 Program Pelatihan

- Ada program pelatihan dan ada program orientasi staf baru

ST. VII EVALUASI DAN PENGENDALIAN MUTU

P1 Monitoring dan Evaluasi

- Ada program monitoring dan evaluasi pelaksanaan rekam medik

- Ada laporan evaluasi dan ada tindak lanjut

P2 Analisis Indikator Klinis

- Ada analisis pencapaian indikator klinis

- Ada evaluasi dan tindak lanjut

Sumber: Data Sekunder Unit Rekam Medik RS UNHAS 2011

 Analisis:
Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS
UNHAS masih dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.

3.6 Penutup
1. Kesimpulan
Deskripsi bangunan dan fisik dan spesifikasi SDM belum sesuai standar penyelenggaraan
unit rekam medik, namun kinerja unitnya sudah cukup bagus.
2. Saran
Perlu penambahan ruangan untuk kepala instalasi dan gudang, serta dibutuhkan penambahan
SDM dengan latar belakang pendidikan rekam medik.
Diposting oleh Noer Wardhani di 08.52
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Label: Laporan, Rekam Medis, Residensi, RS UNHAS

2 komentar:
1.

Indrhayani Astri1 Mei 2013 04.35

terima kasih postingannya kak... postingannya bermanfaat buat nyelesaiin

tugas rekam medis ku... :) izin copas yah... :D
Balas

2.

Noer Wardhani6 Juni 2013 10.10

okok.. senang bisa membantu :)
Balas

Posting Lebih BaruPosting LamaBeranda

Langganan: Posting Komentar (Atom)

Widget Animasi

Tik Tok

_Just The Way I Am_

Noer Wardhani
Penikmat Buku - Potret - Senja - IndieSong - Quote - KDraShow - MeTime
Lihat profil lengkapku

Another Pages
 Instagram : @noerwardhani
 Twitter : @Noer_Wardhani
 FB : Noer Wardhani
 My Lunatic Wonderland
 It'z Me Noer_SW
 Kompasiana

Arsip Blog
 ▼ 2012 (26)
o ► Desember (1)
o ► November (4)
o ► Oktober (1)
o ▼ April (20)
 Penyakit KUSTA

 Kesehatan dan Keselamatan Kerja

 12 Program KIA
 Siklus Menstruasi
 Indikator Anemia Gizi
 Laporan Residensi I : Unit IPSRS Hasanuddin Univer...
 Laporan Residensi I : Unit Rekam Medis Hasanuddin ...
 Analisis ABC dan VEN
 Keaktifan POSKESDES di Sulawesi Selatan
 Manajemen Perencanaan Penyelesaian Permasalahan Ke...
 Simulasi Planning of Action
 Simulasi Evaluasi Kinerja
 Analisis Masalah : Metode Fishbone
 Analisis Masalah Dampak Lingkungan
 PROTEIN
 KARBOHIDRAT
 Metode Pengendalian Pencemaran Lingkungan
 PRINCIPLE OF WATER QUALITY “AIR SEBAGAI SDA & KARA...
 Indeks Pembangunan Manusia

 Welcome ... (!)

Come From ... (?)

Daftar Tamu

Be My Friend (?)

Twitter Update

Pengikut
Tema PT Keren Sekali. Diberdayakan oleh Blogger.