ISO-9001-2015-Perancangan Analisa Risiko Pada QMS Di PT. X
ISO-9001-2015-Perancangan Analisa Risiko Pada QMS Di PT. X
ISO-9001-2015-Perancangan Analisa Risiko Pada QMS Di PT. X
Abstract: PT. X is a company engaged in the printing and packaging. This research was conducted
to get the design of risk management system risk analysis of ISO 9001: 2015 to help system in
company to be better. Risk analysis was conducted on 101 processes in 20 procedures in 9
departments and 1 non-department (QMR). Risk analysis is done by using Failure Mode and Effect
Analysis (FMEA). Risks are analyzed in RND, Marketing, and HOD that are not branched
out. Risks at branched are analysis in Production Department, PPIC, HRD-GA, and Quality
(QA). The result of risk analysis is that there are 53 risk that have high risk and become the main
priority that need to be considered. High and low risks need to be considered for the system within
the company can be increased and the risk can be reduced.
Keywords: Improvement, ISO 9001: 2015 Quality Management System, FMEA, Risk analysis
183
Mattotoran., et al. / Perancangan Analisa Risiko pada Sistem ISO 9001:2015 di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 5, No. 2, Juli 2017, pp. 181–188
184
Mattotoran, et al. / Perancangan Analisa Risiko pada Sistem ISO 9001:2015 di PT. X / Jurnal Titra, Vol 5, No. 2, Juli 2017, pp. 181-188
melakukan yang terbaik sehingga perbaikan dapat kesalahan klarifikasi keinginan pelanggan. Tindakan
berjalan lancar. rekomendasi yang diberikan berupa melakukan
• Prosedur QMR selanjutnya mengenai rapat pembuatan checklist yang tercantum deadline
tinjauan manajemen. Potensi kegagalannya batal pengerjaannya, lalu yang yang kedua membuat list
rapat tinjauan manajemen. Nilai RPN cukup besar untuk setiap job mengenai material dan spesifikasi
yaitu 64 yang menyatakan hal ini termasuk prioritas yang dibutuhkan. Selanjutnya mengenai kurangnya
dan rapat ini berhubungan dengan SMM perusahaan informasi yang didapatkan saat proses proof memiliki
apabila tidak jalan, maka tidak akan ada peningkatan tindakan rekomendasi yaitu membuat list dan
kearah yang lebih baik. Dalam hal ini tindakan yang membawanya pada proses proof agar diketahui oleh
direkomendasikan adalah perlunya komitmen pihak-pihak yang bersangkutan.
perusahaan dalam menjalankan hal ini. Prosedur • Prosedur selanjutnya terkait plotting jadwal induk
QMR sangat diperlukan bagi PT. X bukan hanya yaitu masalahnya mengenai hasil subcon banyak
pusat agar kedepan setelah SMM berjalan lancar yang reject. Dampaknya sangat besar yaitu
maka harapannya SMM ISO 9001:2015 dapat pengiriman terhambat. Tindakan rekomendasi dalam
berjalan lancar dan bukan sekedar formalitas. hal ini yaitu adanya SOP sebagai dasar pengerjaan di
• Departemen selanjutnya Marketing terkait subcon karena selama ini tidak ada metode atau
prosedur penanganan order terdapat 2 RPN yang acuan untuk mengontrol jalannya subcon. Risiko
masuk kategori. Pertama RPN sebesar 48 mengenai selanjutnya salah plotting jadwal finishing 1 dan 2,
monitoring order yaitu jumlah order berlebih tindakan rekomendasi berupa Update jadwal kirim
penyebabnya karena kurang koordinasi dengan pihak secara berkala dengan Marketing Planner. Nilai
PPIC. Kejadiannya bernilai 3 artinya mungkin terjadi RPNnya sebesar 80 yang termasuk kategori dan
namun tidak sering, dampaknya cukup besar sebesar nilainya besar. Tindakan yang perlu dilakukan jika
4, dan mengontrolnya tidak mudah. Hal ini dilihat sekilas dari nilai RPN yang sudah ada yaitu
menunjukkan perusahaan belum mengontrol dengan sebesar 64, 48, dan 80 maka tindakan
baik masalah yang ada. Tindakan rekomendasi yang rekomendasikan dapat dijabarkan sekilas sebagai
perlu dilakukan adalah Marketing membangun sense perbaikan untuk perusahaan. Tindakan
lebih dengan melakukan monitoring order secara rekomendasinya yang dirangkum adalah membuat
berkala agar masalah ini bias dikontrol. Kedua RPN list critical, untuk item yang sering digunakan perlu
yang cukup tinggi sebesar 60 yaitu tentang penulisan dibuatkan safety stock dan stock opname dilakukan
checklist tidak rinci. Tindakan rekomendasinya secara berkala dan melakukan monitoring. Hal-hal
adalah melakukan pemeriksaan dan memastikan tersebut akan dapat mengembangkan PPC dari PT.
checklist setiap mengisi form. Komplain dalam hal ini X.
akan berbahaya bagi pertumbuhan perusahaan. • Nilai RPN untuk prosedur produksi potensi yang
• Prosedur Departemen Marketing berikutnya yang masuk kategori berisiko yaitu kesalahan pengecekan
berkaitan dengan keluhan pelanggan yaitu mengenai pada standard, operator lalai dalam tugasnya untuk
salah tangkap informasi sehingga verifikasi kepada mengontrol jalannya produksi, salah cetak, dan
QC dan Produksi menjadi salah. Tindakan ketidaksesuaian terhadap hasil produksi. Tindakan
rekomendasi yaitu adanya contoh barang secara rekomendasi berupa menyediakan MAP APP
otentik agar tidak terjadi kesalahan. Departemen disemua bagian terkait, mengadakan pengecekan
Marketing dipilih karena berperan penting baik bagi ulang agar tidak terjadi kesalahan, Karu mengontrol
pusat bahkan bagi cabang sekalipun. PT. X tidak operator, memberikan informasi mengenai job desk,
memiliki Marketing namun tetap harus memahami melakukan pemeriksaan secara berkala serta
prosedur dan menghindari hal-hal seperti ini terjadi mengambil sampel sebanyak 100 lembar kertas,
seperti salah verifikasi. melakukan briefing dan pengawasan yang disiplin
• Prosedur berikutnya yaitu Departemen RND dalam pengisian checklist, dan sosialiasi acuan
mengambil 2 risiko tertinggi sebagai sampel yaitu standard terhadap pihak terkait.
salah memberikan informasi tentang spec dan hasil • Departemen QLT memiliki 3 prosedur dimana
spec dari pelanggan juga tidak bisa terpenuhi dalam terdapat 10 potensi kegagalan yang dianggap berisiko
proses proof. Tindakan yang direkomendasikan dalam dan perlu diprioritaskan. Salah satunya yang nilainya
hal ini adalah membuat list untuk setiap job cukup tinggi yaitu salah intepretasi alat ukur dengan
mengenai material dan spesifikasi yang dibutuhkan nilai RPN sebesar 60. Perusahaan dalam
lalu melakukan koordinasi dan kerjasama dengan mengidentifikasikan alat ukur tersebut belum terlalu
departemen yang terkait. RND dalam hal ini juga paham dan menguasai sehingga perlu perbaikan.
sangat dibutuhkan oleh cabang karena berhubungan Memberikan acuan yang cukup jelas agar tidak salah
spesifikasi dan kepuasan pelanggan oleh karena itu interpretasi. Potensi kegagalan lainnya kelolosan
PT. X perlu perbaikan dalam memahami prosedur ini barang cacat, informasi yang diberikan tidak rinci,
juga. 2 risiko tertinggi berikutnya adalah mengenai karantina tanpa melakukan pencekan ulang pada
RND tidak dapat memenuhi permintaan develop dan barang retur, lalai dalam pengecekan kualitas, dan
185
Mattotoran., et al. / Perancangan Analisa Risiko pada Sistem ISO 9001:2015 di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 5, No. 2, Juli 2017, pp. 181–188
salah interpretasi alat ukur. Tindakan membantu perbaikan yang tadinya tidak bisa
rekomendasinya adalah sebagai berikut setiap dikontrol akan bisa dikontrol yaitu melakukan
workstation dilakukan pengecekan QC inprocess dan pembuatan panduan pengisian form penambahan
control produksi, pembuat dan penerima karyawan dan disosialisasikan. Berlaku juga untuk
mendiskusikan FKTK, briefing secara periodik potensi kegagalan berikutnya dengan nilai RPN
prosedur karantina barang, briefing secara periodik sebesar 60 juga mengenai pengajuan karyawan
dan sosialisasi instruksi kerja, pemberian tanda dengan penyebab yang berbeda. Prosedur selanjutnya
tangan pada barang yang sudah diverifikasi, dan mengenai pelatihan karyawan yang dipegang oleh
jadwal verifikasi dilakukan bersamaan. HOD juga, mengenai pelatihan tidak berjalan sesuai
• Prosedur selanjutnya yaitu Departemen dengan jadwal sehingga akan merugikan perusahaan
Maintenance. Potensi kegagalannya yaitu perawatan ataupun karyawan tidak akan mendapatkan
dilakukan tidak sesuai jadwal, kesalahan isi kompetensi yang mereka perlukan. Nilai RPN nya
kebutuhan sparepart, kehabisan sparepart, mesin sebesar 48 artinya masih masuk dalam kategori
terlalu banyak diakali, dan serah terima dengan prioritas. Rekomendasi yang bisa diberikan
pemimpin yang tidak berjalan dengan lancar. komunikasi rutin jadwal tahunan secara berkala
Tindakan yang direkomendasikan perbaikan yang dengan media yang bisa digunkan agar jadwal latihan
mengacu pada jadwal dan kondisi mesin, update tetap berjalan sesuai.
checklist untuk meminimalisir masalah, pembuatan • Prosedur berikutnya terkait dengan pemeliharaan
jadwal dan control berkala, briefing agar user paham, lingkungan yaitu prosedur pemeliharaan lingkungan
memastikan form sudah sesuai dengan permintaan oleh HRD-GA. Nilai RPN terbesat jatuh pada potensi
sparepart yang disetujui oleh pihak Departemen kegagalan potensi hama baru yang tidak
Produksi, melakukan cek secara berkala setiap teriidentifikasi dan tidak semuaa kebutuhan
barang sparepart, mensosialisasikan standard yang peralatan terpenuhi. Pertama tidak teriidentifikasi
sudah ada dan diberikan batasan yang jelas, dan sebesar 64 poin artinya deteksinya tidak bisa
koordinasi maupun komunikasi dilakukan terus- dilakukan, dampaknya besar, dan sangat mungkin
menerus. terjadi. PT.X dalam tahap ini perlu memikirkan pihak
• Prosedur berikutnya mengenai gudang tempat pengendali hama secara internal yang memiliki
penyimpanan, penerimaan dan pengiriman barang. sertifikasi. Keuntungan akan semakin berpihak
Terdapat nilai RPN yang cukup tinggi yaitu sebesar kepada perusahaan apabila perusahaan menanggapi
80 dan 60. Pertama proses check quantity mengenai hal ini. Kedua kebutuhan peralatan yang tidak
penyimpanan yang kurang rapi dalam hal ini belum terpenuhi seharusnya dengan berpikir risiko maka
bisa dideteksi oleh perusahaan karena sistem dalam tentu akan ada jalan keluarnya yaitu PT.X diberikan
perusahaan belum berjalan sesuai dengan SMM ISO tindakan rekomendasi berupa dapat mengembangkan
9001:2015. Tahap ini PT. X masih dalam rangka penjadwalan yang lebih terstruktur agar tidak terjadi
melakukan dan melihat hasilnya. Kurang controh kesalahan yang sama.
barang sehingga barang kotor, lalu adanya barang
lama yang tidak terpakai flow nya berhenti. 3 Potensi Simpulan
itu sangat besar dampaknya dan cukup sulit untuk
dideteksi. Sistem gudang harus di perbaiki dalam Analisis risiko merupakan sebuah dasar yang
tahap ini dengan menjalankan sistem sesuai SMM digunakan dalam perancangan SMM ISO 9001:2015
ISO 9001;2015. Memikirkan risikonya dan berikut dan berada hampir dalam semua klausul ISO.
adalah tindakan rekomendasinya yaitu melakukan Analisis risiko dilakukan pada 20 prosedur dari 9
string secara berkala, mengontrol lapangan dan departemen dan 1 non departemen yang memiliki
menjalankan FIFO. potensi kegagalan. Terdapat sebanyak 53 risiko yang
• Tahap ini masih membahas mengenai gudang prioritas dari setiap departemen. 101 proses yang
yaitu prosedur distribusi barang. Dampak terbesar memiliki 156 analisa risiko dari 9 departemen dan 1
yaitu adanya deadstock, potensi kegagalannya yaitu non departemen didapatkan 53 risiko yang diberikan
stock bahan baku tidak sesuai dan salah perhitungan tindakan rekomendasi agar masalah berkurang.
untuk penyebabnya. Nilai RPN sebesar 75, oleh Contoh analisa risiko yang diambil yaitu dari
karena itu perlu stock opname. Departemen PPC terdiri dari 15 proses yang dianalisa
• Prosedur penerimaan karyawan yang terdapat risikonya pada 7 proses dengan jumlah risiko
pada HOD yaitu jika di PT. X digabung menjadi satu sebanyak 8 risiko. Terdapat 4 risiko prioritas dengan
antata HRD-GA dengan HOD hanya dipegang oleh jumlah RPN sebesar 80, 64, 48, dan 48. Tindakan
HRD. Nilai RPN 60 yaitu potensi kegagalan terkait rekomendasi dari 53 risiko yaitu secara umum adalah
kesalahan pengisian form pengajuan penambahan adanya pemantauan diawal, sosialisasi, maupun
karyawan. Dampaknya kriteria yang diinginkan tidak komitmen agar bisa berjalan dengan lancar, PT. X
didapatkan. Deteksinya 3 mungkin bisa terdeteksi, juga perlu membuat petunjuk pengisian form agar
namun adanya tindakan rekomendasi akan setiap user paham untuk perbaikan kedepan ketika
186
Mattotoran, et al. / Perancangan Analisa Risiko pada Sistem ISO 9001:2015 di PT. X / Jurnal Titra, Vol 5, No. 2, Juli 2017, pp. 181-188
187
Mattotoran., et al. / Perancangan Analisa Risiko pada Sistem ISO 9001:2015 di PT. X / Jurnal Titra, Vol. 5, No. 2, Juli 2017, pp. 181–188
188