PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

RSU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH CIREBON

 BAB I

PENDAHULUAN

Pelayanan kesehatan adalah upaya yang diselenggarakan oleh suatu organisasi untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan, mencegah dan menyembuhkan penyakit serta
memulihkan kesehatan individu, keluarga, kelompok, dan masyarakat

Pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap
pemakai jasa pelayanan kesehatan sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata penduduk, serta yang
penyelenggaraannya sesuai dengan kode etik dan standar pelayanan profesi yang telah ditetapkan

Pelayanan intensif adalah salah satu bagian dari pelayanan rumah sakit dengan staf dan peralatan
khusus yang ditujukan untuk memberikan perawatan dan terapi kepada pasien-pasien yang
menderita penyakit atau penyulit-penyulit yang mengancam jiwa atau potensial mengancam jiwa.

Pelayanan di Instalasi intensif menyediakan sarana, prasarana khusus untuk menunjang fungsi-fungsi
vital dengan menggunakan keterampilan staf medik perawat dan staf lain yang berpengalaman
dalam mengelola keadaan –keadaan tersebut.

Dalam menjalankan pelayanan di Instalasi Intensif dibutuhkan pedoman pengorganisasian yang

merupakan pedoman bagi semua pihak yang berkaitan dengan Instalasi Intensif dalam tata cara
organisasi di Instalasi Intensif Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon

Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka disusunlah pedoman pengorganisasian Instalasi Intensif
Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon.
 BAB II

GAMBARAN UMUM RS

A. SEJARAH
Rumah Sakit mempunyai fungsi utama untuk menyediakan dan menyelenggarakan upaya
kesehatan bersifat penyembuhan dan pemulihan pasien.
Rumah sakit juga memberikan pelayanan langsung untuk pemeriksaan, pengobatan,
perawatan, tindakan medis, diagnostik dan penunjang medis. Dengan keberadaan Rumah Sakit
yang ada di Kabupaten Cirebon khususnya di Wilayah Timur Kabupaten Cirebon masih belum
memadai karena dari sekian Rumah Sakit yang ada di rasa masih belum optimal.
Rumah Sakit Tiar Medika beralamat di Jalan KH. Wahid Hasyim No. 08 Desa
Mertapadawetan Kecamatan Astanajapura Kabupaten Cirebon 45181. Rumah Sakit ini didirikan
oleh HM. Anwar Asmali untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang tinggal di Cirebon bagian
Timur yang merasa kesulitan jika akan ke rumah sakit karena jarak yang jauh. Pendiri juga
berharap Rumah Sakit Tiar Medika akan menjadi penanda bakti juangnya kepada negeri dan
dapat menjadi wahana pendidikan.
Pembangunan rumah sakit ini dimulai sejak tanggal 4 Juli 2010 dan akhirnya diresmikan
pada tanggal 31 Januari 2013 oleh Wakil Bupati Cirebon bapak H. Ason Sukasa.
Sejak tanggal 22 April 2014 Rumah Sakit Tiar Medika telah diakuisisi oleh Universitas
Muhammadiyah Cirebon dan pada tanggal 28 April 2016 Rumah sakit Tiar Medika berganti nama
menjadi RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon berdasarkan SK 503/001.27/BPPT dan
503/001.28/BPPT sekaligus juga naik kelas yang awalnya kelas D menjadi kelas C, dan niat baik
pendiri akan dikembangkan lagi serta berharap dapat memberikan manfaat yang lebih untuk
masyarakat atas keberadaan rumah sakit ini. Rumah Sakit yang beralamatkan di Jalan KH. Wahid
Hasyim No. 08 Desa Mertapadawetan Kecamatan Astanajapura Kabupaten Cirebon 45181 ini
mengalami kemajuan baik dari fasilitas kesehatan maupun jumlah pasien

B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah Cirebon merupakan rumah sakit umum dengan
kapasitas 122 tempat tidur

Dalam mengemban fungsi tersebut diatas, Rumah Sakit Umum Universitas Muhammadiyah
Cirebon mempunyai tugas pokok Rumah Sakit mempunyai tugas melaksanakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna.

Untuk menyelenggarakan tugas pokok pada pasal 3 Rumah Sakit mempunyai fungsi;
1. Pelayanan Medis
2. Pelayanan Penunjang Medis
3. Pelayanan Keperawatan
4. Pelayanan Rujukan
5. Pengelolaan Administrasi Umum dan Keuangan
6. Pelaksanaan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan SDM
7. Pelaksanaan Pemeliharaan dan Pengembangan Sarana RS
 BAB III

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS

Visi :

Menjadi Rumah Sakit unggulan yang Islami, dikelola secara professional dan mandiri

Misi :

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang islami ,cepat, tepat dengan biaya .bermutu
dan memuaskan konsumen.
2. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan SDM yang berkemampuan menanamkan
kepercayaan kepada masyarakat dengan penuh kramahan ,kompeten, kredebilitas yang
menjamin rasa keamanan pada pasien
3. Mengembangkan dan memenuhi segala kebutuhan sarana dan prasarana pelayanan rumah
sakit yang bermutu ,efisiemn dan efektif
4. Menyelenggarakan pengelolaan rumah sakit berbasis kemandirian
Falsafah:
1. Pelayanan yang berfokus pada pelanggan
2. Kerjasama tim
3. Bekerja dengan kreatif dan innovatif
4. Bekerja dengan efektif namun efisien.
Nilai dasar :

1. Kejujuran dalam bekerja

2. Etos kerja dengan karakter lebah
3. Kepekaan terhadap sesama
4. Tanggung jawab pada pekerjaan
5. Disiplin tinggi dalam bekerja dan bersikap
Tujuan

1. Tercapainya mutu pelayanan rumah sakit yang sesuai dengan standar pelayana kesehatan
2. Tercapainya pelayanan rumah sakit yang optimal
3. Tercapainya sumber daya manusia yang professional dan berkualitas
4. Terpenuhi kebutuhan sarana dan prasarana sesuai kualitas dan kuantitas
5. Tercapainya pengelolaan rumah sakit yang mandiri dalam pengembangannya .
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI
 BAB V

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN REKAM MEDIS

Visi :

Memberikan pelayanan prima dengan teknologi modern

Misi :

Menyediakan pelayanan prima yang berfokus pada pelanggan, berkualitas, bermutu dan
terstandarisasi dengan teknologi yang terdepan.

Falsafah :

Menciptakan pelayanan yang berkualitas dan Islami

Tujuan :

1. Memberikan pelayanan paripurna dan efektif kepada semua pasien

2. Mengembangkan standart dan pedoman rekam medis
3. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan profesionalisme staf rekam medis
 BAB VI

STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

(ADA DI SOTK)

\\
 BAB VII

URAIAN JABATAN

Uraian Tugas Kepala Bidang Rekam Medis

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN Seorang yang diberi tugas dan wewenang dalam mengatur serta
mengendalikan kegiatan pelayanan pada unit masing masing.

TUJUAN Pelaksanaan kegiatan rekam medis berjalan sesuai prosedur

KEBIJAKAN 1. SK Direktur
2. Undang – undang RI Nomor : 44 209, tentang Rumah Sakit;
3. Undang – undang RI Nomor : 36 209, tentang Kesehatan;
4. Surat Tugas Rektor Universitas Muhammadiyah Cirebon No.
030/VII-STP/UMC-R/I/2017 tentang Pengangkatan Pejabat
Struktural di lingkungan Universitas Muhammadiyah Cirebon

URAIAN 1. Bertanggunjawab kepada Wadir Pelayanan Medis dan Direktur

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon.
2. Menyelenggarakan pencatatan data medik sesuai dengan
ketentuan dan prosedur (SOP) di bidang Rekam Medik.
3. Melakukan penerbitan laporan rumah sakit, dokumen dan
informasi untuk kepentingan pasien, keluarga maupun pihak
berwajib.
4. Melaksanakan ketentuan penerimaan dan pelepasan pasien
rawat inap dan rawat jalan.
5. Melakukan pencatatan dan penyimpanan data medik secara
tertib administrasi.
6. Menyusun sisdur permintaan dan penggunaan data dari
urusan pencatatan medik.
7. Memberikan laporan medik per bagian (Rawat Inap, Rawat
Jalan, dan Sarana Penunjang Umum) secara berkala (setiap
minggunya), dengan akurat dan tepat waktu kepada Wakil
Direktur Pelayana Medik/Kabag. Pelayanan Medik RSU UMC.
 Uraian Tugas Kepala Bidang Rekam Medis

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
1. Memberikan bantuan jasa informasi medik RSU UMC.
2. Menyusun sisdur klaim (Jasa Raharja dan Asuransi) untuk
pasien RSU UMC.
3. Menyiapkan semua kebutuhan dan perangkat yang diperlukan
untuk menunjang kelancaran kerja urusan pencatatan medis.
4. Menyelenggarakan serta melaksanakan kebijakan dan
ketentuan perusahaan dan peraturan pemerintah serta sistem
dan prosedur di bidang keperawatan (Pelayanan dan Etika
Keperawatan), Medik (medik, penunjang dan rekam medik).
5. Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan SDM di bidang
keperawatan dan medik.
6. Meningkatkan pendapatan dan pengendalian biaya di rumah
sakit, dengan melaksanakan program-program rumah sakit.
7. Bertanggung jawab dalam pembuatan SOP dan sistem yang
akan menggerakkan semua bagian medis di rumah sakit.
8. Memiliki wewenang penuh dalam mengendalikan dan
memerintah koordinator divisi-divisi yang menjadi
bawahannya, agar bekerja sesuai aturan dan SOP yang ada.
9. Bertanggung jawab terhadap kualitas produk dan pelayanan
baik terhadap Wakil Direktur Pelayanan maupun terhadap
konsumen langsung.
10. Bertanggung jawab terhadap kinerja, hasil kerja dan kualitas
kerja yang menjadi bawahannya.
11. Melakukan fungsi pengawasan (supervise) terhadap sistem,
kebijakan dan SOP yang ada pada wilayah kerjanya sehingga
dapat tetap berjalan dengan baik atau melakukan perombakan
dan perubahan (fungsi inovasi) jika kebijakan, SOP, sistem yang
ada sudah tidak berfungsi maksimal melalui rapat direksi.
12. Membuat laporan periodik.
13. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan perencanaan kegiatan
dan anggaran pelayanan dan pengendalian mutu rekam medis
14. Menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan pelayanan
pendaftaran/ administrasi pasien rawat jalan dan rawat inap.

Uraian Tugas Kepala Bidang Rekam Medis

 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi

15. Mengkoordinasikan pemantauan dan penilaian mutu

pelayanan rekam medis.
16. Menyelenggarakan kegiatan pengawasan dan pengendalian
atas perencanaan kebutuhan pelayanan rekam medis.
17. Menyelenggarakan kegiatan korespondensi unit rekam medis.
18. Mengelola sumber daya agar dapat berfungsi secara efektif
dan efisien.
19. Menghimpun dan memberikan petunjuk pelaksanaan tugas
bawahan di lingkungannya.
20. Memberikan saran-saran dan pertimbangan mengenai
langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu diambil
dibidang tugasnya.
21. Menyusun petunjuk teknis rekam medis.
22. Menyusun program dan kegiatan sub. bidang rekam medis
sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.
23. Melaksanakan pengumpulan, analisa dan informasi data rekam
medis.
24. Melaksanakan evaluasi dan menyusun laporan hasil
pelaksanaan kegiatan sub. bidang rekam medis.
25. Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan.

BAGIAN TERKAIT - Manajemen

- Rawat Inap/rawat Jalan
- IGD
- Penunjang medis
 Uraian Tugas Penanggungjawab Casemix

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

PROSEDUR TETAP Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN Sistem casemix adalah pengelompokan diagnosis penyakit yang dikaitkan
dengan biaya perawatan dan dimasukan ke dalam group-group

Sistem pembayaran pelayanan kesehatan secara paket dimana tarif ditentukan

sebelum pelayanan diberikan
Petugas casemix rumah sakit adalah petugas yang melakukan verifikasi
Internal kualitas dan kuantitas kegiatan pemberkasan klaim BPJS, sebelum
diberikan ke pihak BPJS.

TUJUAN Agar pelaksanakan pemberkasan pasien bpjs, tatalaksana sesuai ketentuan

bpjs sampai proses pengklaiman

KEBIJAKAN 1. SK Direktur
2. Peraturan
Menteri Kesehatan Nomor 59 Tahun 2014 tentang Standar Tarif
Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan
Kesehatan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 12 Tahun 2016 tentang perubahan atas Peraturan
Menteri Kesehatan Nomor 59 Tahun 2014 tentang Standar Tarif
Pelayanan Kesehatan dalam Penyelenggaraan Program Jaminan
Kesehatan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan

PROSEDUR 1. Melaksanakan tugas dan bekerja sesuai ketentuan dan aturan

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Bertanggungjawab kepada kepala bidang rekam medis rsu
universitas muhammadiyah cirebon
3. Melaksanakan kegiatan verifikasi berkas meliputi kualitas dan
kuantitas berkas rekam medis
4. Melengkapi kekurangan berkas pengajuan klaim BPJS
5. Menindaklanjut berkas konfirmasi dari pihak BPJS

Uraian Tugas Penanggungjawab Casemix

 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

PROSEDUR TETAP Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
6. Melaksanakan tugas pengendalian mutu dan biaya pasien BPJS
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang

BAGIAN TERKAIT - Rawat inap/rawat jalan

- Komite medik
- Keuangan

Koresponden dan Pelaporan

 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN seorang petugas yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikan
komputer, kemampuan melaksanakan korespondensi dan pelaporan

TUJUAN Suatu kegiatan unuk melakukan pengolahan data sehingga menjadi

sumber informasi yang bertujuan untuk meningkatkan mutu pelayanan
di RSU Universitas Muhamadiyah Cirebon

KEBIJAKAN 1. Undang-undang RI nomor ; 44 209, tentang Rumah Sakit;

2. Undang-undang RI Permenkes nomor 55 tahun 2013 tentang
penyelenggaraan Rekam Medis
3. Permenkes RI nomor 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis
4. Permenkes RI nomor 1171/Menkes/PER/VI/2011 tahun 2011
tentang SIRS

URAIAN 1. Melaksanakan tugas dan bekerja sesuai ketentuan dan aturan

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Bertanggungjawab kepada kepala bidang rekam medis rsu
universitas muhammadiyah cirebon
3. Menyelenggarakan kegiatan pencatatan dan pelaporan sesuai
dengan ketentuan dan prosedur
4. Melaksanakan kegiatan indexing pasien rawat inap dan rawat
jalan
5. Melengkapi berkas rekam medis yang belum diisi oleh perawat
(identitas pasien, diagnosa akhir pasien, tanggal keluar pasien)
6. Membantu petugas filing melakukan assembling berkas pasien
umum
7. Menginput sensus harian rawat inap
8. Melakukan kebutuhan korespondensi
- Menerima surat masuk untuk kebutuhan data pasien
- Membuat visum pasien sesuai dengan ketentuan dan prosedur
rumah sakit
- Memberikan bantuan pelayanan pembuatan surat keterangan
(surat sehat, surat sakit, keterangan dirawat, dll)
- Melayani kebutuhan persyaratan asuransi (jasaraharja, asuransi
Koresponden dan Pelaporan
 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi

swasta dll)
- Mengisi buku laporan surat masuk dan keluar
9. Membuat laporan rutin rumah sakit (SIRS online, surveilan rumah
sakit)
10.Melaksanakan tugas tambahan dari kepala bidang rekam medis

BAGIAN TERKAIT - IRNA

- Casemix
 Pelaksana Administrasi Pendaftaran Poliklinik

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN seorang petugas yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikan
komputer, kemampuan melaksanakan pendaftran pasien poli klinik

TUJUAN Memberikan pelayanan terhadap pasien untuk melakukan pendaftaran

ke poliklinik sesuai poliklinik yang di tuju

KEBIJAKAN 1. Undang-undang RI nomor ; 44 209, tentang Rumah Sakit;

2. Undang-undang RI nomor : 36 209, tentang Kesehatan

3. Undang-undang RI Permenkes nomor 55 tahun 2013 tentang

penyelenggaraan Rekam Medi

URAIAN 1. Melaksanakan tugas dan bekerja sesuai ketentuan dan aturan

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Bertanggungjawab kepada kepala bidang rekam medis rsu
universitas muhammadiyah cirebon
3. Melaksanakan kegiatan pelayanan pendaftran pasien baru dan
lama dipoliklinik sesuai dengan ketentuan dan prosedur
4. Menerima pendaftaran pasien melalui telepon dan menulis
dibuku pending pendaftaran
5. Menerima pendaftaran pasien dengan pembayaran BPJS
- Melakukan pendaftaran pasien baru dan lama sesuai
prosedur
Meminta persyaratan BPJS (kartu BPJS, KTP, KK, rujukan dari faskes

Pelaksana Administrasi Pendaftaran Poliklinik

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1
URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018
Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
pertama atau resume surat pulang dari RSU
- UMC)
- Melakukan pengecekan validasi kartu untuk pasien baru
- Menginput data pasien di SIMRS dan membuat SEP
- Mencetak SEP dan meminta tandatangan pasien
- Apabila saat pengecekan validasi kartu atau saat
pencetakan SEP mengalami gangguan, konsultasikan
dengan verifikator BPJS
6. Mengisi berkas rekam medis poliklinik dan melengkapi syarat
BPJS (formulir RJTL, SEP dan persyaratan lainnya)
7. Mendistribusikan berkas rekam medis yang sudah ada ke
poliklinik tujuan
8. Mengecek inputan pasien di SIMRS dan SEP
9. Melaporkan pasien yang batal datang ke bagian terkait IT,
menghapus SEP batal datang, mengisi formulir batal datang
10. Memberikan berkas rekam medis yang berkunjung dengan
pembayaran umum dan berkas yang batal datang
11. Mempersiapkan berkas rekam medis pasien rutin yang akan
berobat besok untuk membantu mempermudah petugas filing
saat pelayanan
12. Melaksanakan kegiatan lain yang diberikan oleh kepala bidang
rekam medis

Pelaksana Administrasi Pendaftaran Poliklinik

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
BAGIAN TERKAIT - Poliklinik
- IGD
- Rawat Inap
 Pelaksana kodefikasi (Koder)

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN seorang petugas yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikan
komputer, kemampuan melaksanakan kodefikasi diagnosa pasien

TUJUAN Kodefikasi penyakit bertujuan untuk menyeragamkan nama dan

golongan penyakit,cidera,gejala dan faktor yang mempengaruhi
kesehatan.

KEBIJAKAN 1. Undang-undang RI nomor ; 44 209, tentang Rumah Sakit;

 2. Undang-undang RI nomor : 36 209, tentang Kesehatan

3.Undang-undang RI Permenkes nomor 55 tahun 2013 tentang

penyelenggaraan Rekam Medis

URAIAN 1. Melaksanakan tugas dan bekerja sesuai ketentuan dan aturan

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Bertanggungjawab kepada kepala bidang rekam medis rsu
universitas muhammadiyah cirebon
3. Melaksanakan kodefikasi diagnosa sesuai dengan prosedur ICD
10 dan ICD 9
4. Menerima rekam medis pasien pulang dari perawat (rawat
inap), dan berkas dari bagian keuangan untuk pasien rawat jalan

Mencatat berkas rekam medis rawat inap yang diterima dari perawat
dan mencatat dari keuangan untuk rawat jalan,

Pelaksana kodefikasi (Koder)

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
1. dilaporkan bagian terkait filing
2. Melakukan assembling berkas rekam medis dan penyusunan
persyaratan berkas klaim BPJS
3. Mengembalikan rekam medis pada perawat yang masih kurang
lengkap pengisian
4. Mengisi formulir RJTL/RITL dan kodefikasi manual untuk pasien
BPJS
5. Menginput diagnosa di aplikasi E-Claim yang tersedia di SIMRS
6. Melakukan koordinasi dengan verifikator internal dalam
pengkodingan
 7. Melengkapi data penunjang pasien sesuai dengan biling atau
tindakan yang dilakukan (hasil laboratorium, radiologi, USG, EKG
dll)
8. Mengecek lembar SEP pasien dengan memperhatikan tanggal
pelayanan, jenis perawatan rajal/ranap, untuk menghindari
kesalahan penginputan
9. Mencetak hasil grouper pasien yang sudah final koding susun
sesuai berkas
10. Menghitung jumlah berkas klaim BPJS sesuaikan dengan jumlah
inputan E-Claim
11. Mengecek inputan tindakan keperawatan dengan mengecek
laporan bulanan pasien VK dan pasien operasi

Pelaksana kodefikasi (Koder)

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi

12. Memastikan pasien BPJS sudah terinput di E-Claim

berkoordinasi dengan bagian terkait IT
13. Melakukan kroscek pasien bayi BPJS dengan perawat
perinatologi
14. Melaksanakan proses pengklaiman akhir dengan merekap
grouping pasien BPJS keseluruhan, menyesuaikan jumlah berkas
15. Melakukan penarikan TXT E-Claim sesuai pelayanan
mengirimkan data TXT ke bagian terkait BPJS kesehatan
16. Melaksanakan kegiatan pengklaiman, melakukan perbaikan
data inputan yang masih ada kesalahan input, perbaikan
diagnosa yang tidak sesuai dengan aturan BPJS
17. Melaksanakan kegiatan pengklaiman BPJS bersama dengan
verifikator internal RSU UMC
18. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang
rekam medis
BAGIAN TERKAIT - Poliklinik
- IGD
- Rawat Inap

Petugas Filing

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN seorang petugas yang memiliki kemampuan dalam bidang
dokumentasi, pengarsipan.

TUJUAN Sebagai perlindungan terhadap berkas rekam medis baik dari segi
penyimpanan dan kerahasiaan berkas rekam medis

KEBIJAKAN 1. Undang-undang RI nomor ; 44 209, tentang Rumah Sakit;

2. Undang-undang RI nomor : 36 209, tentang Kesehatan

3.Undang-undang RI Permenkes nomor 55 tahun 2013 tentang

penyelenggaraan Rekam Medi

URAIAN 1. Melaksanakan tugas dan bekerja sesuai ketentuan dan aturan

RSU Universitas Muhammadiyah Cirebon
2. Bertanggungjawab kepada kepala bidang rekam medis rsu
universitas muhammadiyah cirebon
3. Bertanggungjawab atas kerusakan dan kehilangan berkas rekam
medis pasien
4. Melaksanankan pengelolaan berkas rekam medis sesuai aturan
dan prosedur
5. Menerima berkas rekam medis pasien BPJS dari koder dan
menerima berkas rekam medis pasien umum dari bagian
pendaftaran
 Petugas Filing

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
6. Menerima berkas rekam medis pasien rawat inap umum dari
bagian pelaporan
7. Melakukan kroscek diregister pasien masuk dan keluar,
malakukan pencatatan berkas yang belum kembali ke bagian
filing
8. Membantu pelayanan pendaftaran pasien dengan mencari
berkas rekam medis pasien lama yang akan berkunjung hari ini
9. Melakukan kegiatan filing, mengecek berkas apabila masih
terdapat berkas klaim kembalikan kepada koder, apabila masih
belum lengkap pendokumentasian kembalikan pada yang
terkait perawat untuk dilengkapi
10. Melakukan pengarsipan penyimpanan berkas yang sudah dirakit
sesuai dengan prosedur penyimpanan berkas
11. Melakukan pencatatan dan pelaporan keluar masuk berkas
rekam medis
12. Melaksanakan pengendalian rekam medis
- Mengganti sampul berkas rekam medis yang sudah rusak
- Merapikan dan menyusun berkas rekam medis bila
menemukan data pasien yang ganda koordinasikan dengan
bagian terkait IT
- Melakukan kegiatan pengecekan berkala untuk memeriksa
penyimpanan berkas yang salah, berkas yang hilang atau
ganda

Petugas Filing
 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
13. Membantu petugas verifikator dalam kebutuhan pengecekan
berkas rekam medis
14. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan kepala bagian
rekam medis

BAGIAN TERKAIT - Poliklinik

- IGD
- Rawat Inap
- Keuangan

Petugas administrasi pendaftaran IGD dan rawat inap

 No. Dokumen No Revisi Hal
0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN seorang petugas yang memiliki kemampuan mengoperasikan
komputer, kemampuan berkomunikasi.

TUJUAN Memberikan pelayanan terhadap pasien untuk melakukan pendaftaran

di unit gawat darurat RSU Universitas Muhamadiyah Cirebon

KEBIJAKAN 1. Undang-undang RI nomor ; 44 209, tentang Rumah Sakit;

2. Undang-undang RI nomor : 36 209, tentang Kesehatan

3.Undang-undang RI Permenkes nomor 55 tahun 2013 tentang

penyelenggaraan Rekam Medis

URAIAN - prosedur
- Meminta persyaratan BPJS (kartu BPJS, KTP, KK, rujukan
dari faskes pertama atau resume surat pulang dari RSU
UMC)
- Melakukan pengecekan validasi kartu untuk pasien baru
- Menginput data pasien di SIMRS dan membuat SEP
- Mencetak SEP dan meminta tandatangan pasien
- Apabila saat pengecekan validasi kartu atau saat
pencetakan SEP mengalami gangguan, konsultasikan
dengan verifikator BPJS

Petugas administrasi pendaftaran IGD dan rawat inap

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1
URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018
Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
1. Meminta berkas rekam medis ke bagian arsip untuk pasien
lama
2. Mengisi berkas rekam medis dan melengkapi syarat BPJS
(formulir RITL, SEP dan persyaratan lainnya)
3. Memberikan berkas rekam medis ke bagian terkait perawat
IGD
4. Mengecek inputan pasien di SIMRS dan SEP
5. Melaporkan pasien yang batal datang ke bagian terkait IT,
menghapus SEP batal datang, mengisi formulir batal datang
6. Memberikan berkas rekam medis yang berkunjung dengan
pembayaran umum dan berkas yang batal datang
7. Mendaftarkan pasien rawat inap
- Menerima surat perintah rawat inap dari poliklinik/dokter
jaga IGD
- Melengkapi form persetujuan rawat inap
- Konfirmasi ruangan rawat inap
- Mendaftarkan pasien dari poliklinik dengan mengshare
dari pendaftaran poliklinik ke IGD
8. Melakukan pencatatan untuk pasien yang bermasalah
administratif dibuku pendingan dan bertanggungjawab
untuk tindak lanjut
9. Melakukan tugas lain dari kepala bidang rekam medis

Petugas administrasi pendaftaran IGD dan rawat inap

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

URAIAN TUGAS Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
BAGIAN TERKAIT - Poliklinik
- IGD
- Rawat Inap
 Uraian Tugas Assembling

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

PROSEDUR TETAP Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN Assembling adalah proses perakitan dan penelitian kelengkapan

dokumen Rekam Medis

TUJUAN Sebagai acuan bagi petugas bagian Rekam Medis dalam melakukan
analisa dan assembling rekam medis pasien rawat inap, agar terdapat
keseragaman dalam pelaksanaannya dan menghasilkan rekam medis
 yang memiliki susunan. Kuantitas dan kualitas yang baik dan dapat
dipertanggung jawabkan.

KEBIJAKAN 1. Setiap rekam medis pasien rawat inap harus dianalisa dan disusun
dahulu sebelum diproses lebih lanjut.
2. Setiap proses analisa mengacu kepada pedoman yang telah
ditentukan.

PROSEDUR 1. Menerima status pasien pulang dari bagian adminitrasi

2. Petugas assembling rekam medis memeriksa hal-hal pokok yang
menyangkut kuantitas dan kualitas dan lembaran rekam medis
3. Merakit, menyusun, merapihkan formulir-formulir rekam medis
sesuai dengan urutannya.
4. Bila ditemukan status pasien yang sudah pulang belum terisi
lengkap oleh dokter atau perawat maka :
a. Petugas assembling rekam medis mencatat kekurangan dan
kelengkapan data rekam medis pasien kemudian ditempelkan
pada halaman depan data rekam medis pasien.
Petugas assembling rekam medis menyerahkan kembali data
rekam medis pasien yang tidak lengkap kepada instalasi rawat inap
maupun instalasi gawat darurat untuk dilengkapi secara

Uraian Tugas Assembling

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

PROSEDUR TETAP Ditetapkan, 02 Januari 2016

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
b. benar dan jelas.

5. Petugas assembling rekam medis menyerahkan data rekam medis

pasien ke petugas koding untuk dilakukan proses pengkodingan
berdasarkan ICD-10.

BAGIAN TERKAIT - Instalasi rawat inap/rawat jalan

- Casemix
- Keuangan
 Uraian Tugas Inventarisir Ruangan

No. Dokumen No Revisi Hal

0 1

PROSEDUR TETAP Ditetapkan, 1 Juni 2018

Tanggal Terbit Direktur

1 Juni 2018
dr. As’ad Suyudi
PENGERTIAN Seorang yang bertugas melakukan pengecekan dan pelaporan
inventaris ruangan

TUJUAN Terciptanya suasana kerja yang kondusif dengan pemeliharaan dan

penyediaan fasilitas yang dibutuhkan

KEBIJAKAN SK Direktur

PROSEDUR 1. Melakukan pencatatan inventaris apa saja yang ada di ruangan

unit Rekam Medis
2. Melakukan penghitungan kebutuhan di unit rekam medis.
3. Melakukan pengecekan inventaris di ruangan unit rekam medis
BAGIAN TERKAIT -unit Rekam Medis
-petugas inventarisir ruangan
 BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN UNIT REKAM DOKTER

MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi
dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :
 Unit rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi
yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam
medis.
Hubungan Ekstern:
 Unit Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan
dan pihak lain.
 Unit Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan
Pemerintah.
 BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan
kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat
disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam
mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis RSU. Universitas
Muhammadiyah Cirebon adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RSU. UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH CIREBON

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL

Ka. Unit Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman Kerja
minimal 5 tahun )

Staf Admission/pendaftaran UGD dan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 11

poliklinik (Pelatihan Customer Service)

Staf Indeks Kode Penyakit rawat inap DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2
dan rawat jalan
(Pelatihan ICD 10)

Staf Penyimpanan dan Distribusi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2

Berkas RM
(Pelatihan Rekam Medis)

Staf Pelaporan Rumah Sakit DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1

(Pelatihan Pelaporan RS)
Staf Assembling DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Rekam Medis)

Jumlah 18

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar
sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan
calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah
pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RSU. Universitas Muhammadiyah Cirebon sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu
calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari
luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di
Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RSU. Universitas Muhammadiyah Cirebon (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat memperoleh
karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan

Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah
sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara
khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini
menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis.
Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
 5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi
(tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,
register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran
maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :
1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi
soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang
sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
 2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis,
pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap
kepuasan pelanggan.
10. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
11. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi
(tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian,
register handi cap.
12. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
13. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
 - Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran
maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.
14. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :
5. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi
soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang
sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.
6. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi / tindakan.
7. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).
8. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis,
pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap
 BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan
dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai
untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari
kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang
selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi
kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan
peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai
terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk
menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang
dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta
kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan
pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap
mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan
dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar
bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B.Sasaran ( < 1 tahun )
 Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian
besar sebagai berikut :
1.Penilaian Staf Pelaksana
2.Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi / Sederajat
3.Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1
Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja
operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu
mendapat persetujuan direksi.
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional)

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1
 3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan
Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai
dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
4. Kepuasan pemakai hasil kerja
Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil
kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilaian Pendengar Jelas Lugas Tepat Waktu Nilai

Yang baik
Sangat Baik Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang- Selalu 4
kadang
ukup Selalu Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Selalu Kadang-kadang Kadang- Kadang- 2
kadang kadang
Buruk Kadang- Kadang-kadang Kadang- Kadang- 1
kadang kadang kadang

2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang
berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikiran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang- 3
kadang
Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2
Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra / nama baik
perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusahaan perusahaan
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Selalu Kadang-kadang Kadang- 3
kadang
Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang- 2
 kadang
Buruk Kadang-kadang Sesekali Sesekali 1

4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
 Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran & Tata Nilai

tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1

4. Si kap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan berperilaku Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan &
bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.
 Penilaian Memberikan Nilai
Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2
Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan

dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan
ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
 S3 Manajemen Rumah Sakit.

Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Umum
Universitas Muhammadiyah Cirebon, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan
dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.
 BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum
orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang
meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS Ka. RM
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSU
60
I UMC
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja 60
Sosialisasi pedoman kerja 60
II Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai
III 60
dengan nama dan jabatan
 Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &
Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60
Penerimaan pasien rawat jalan 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
Penerimaan pasien TTKP 60
I Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 60
jam
Penerimaan pasien perusahaan 60
rekanan
Menyiapkan berka RM pasien baru 60
Entry data pasien ke dalam komputer 60
II
Pencatatan data/registrasi pasien rawat 60
jalan
III
Pencatatan data/registrasi pasien rawat 60
inap
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60

Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT Pj. Manaj. RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam 60
medis
Assembling berkas RM rawat jalan 60
I Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, 60
kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, 60
anak, kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj. RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat 20
I
inap dan penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
II Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60
Pengisian formulir asuransi, visum et repertum 20
III
dan form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis

HARI MATERI WAKTU PENGARAH

E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN Pj. Manaj. RM
BERKAS REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15
I
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM 15
II Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran 40
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40
 BAB XII
RAPAT

XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Selasa minggu pertama setiap bulan
Jam : 13.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi
pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan
kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan
diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission & Registrasi
pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan
kepada pimpinan

BAB XIII
PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
 Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter

Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan
tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang
berkaitan di RS. “x”, antara lain:
 - Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian
Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x” secara umum yang
harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KODE PERIODE JADWAL LAPORAN

LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2a Triwulan Tanggal 15

Inap RS
Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat RL2b Triwulan Tanggal 15
Jalan RS
Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut
Rawat InapRumah Sakit

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut
Rawat Jalan Rumah Sakit

Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut

Data Individual Morbiditas Pasien Triwulan Tanggal 25 Bulan Sampling

Rawat Inap

- Pasien Umum
RL2.1
- Pasien Obstetri
RL2.2
- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati
RL2.3

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah RL.3 Tahunan per 31 Tanggal 15 Januari

Sakit Desember

Data Individual Ketenagaan Rumah RL4a Tahunan per 31 Tanggal 15 Januari

Sakit Desember

Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per 31 Tanggal 15 Januari
Desember

Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan Berikut