STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR
(SOP)
PENGAWASAN

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA
FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
YOGYAKARTA
PERIODE 2016-2017
 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAWASAN

DPM KM FPB UMY PERIODE 2016 - 2017

A. Pendahuluan
DPM KM FPB UMY merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya
menjalankan amanah besar Keluarga Mahasiswa Fakultas Pendidikan Bahasa Universitas
Muhammadiyah Yogyakarta. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus
dilakukan langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan kinerja agar dapat menjaga
amanah tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang
dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik
sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah
“Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan
melaksanakan kegiatan yang membawa nama Keluarga Mahasiswa Fakultas Pendidikan
Bahasa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi
tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh DPM KM FPB UMY untuk jangka waktu satu
periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang
efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah
kepengurusan.

C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas pengawasan.
2. Mengawasi kinerja BEM KM FPB UMY dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
tindih pelaksanaan tugas.

1|Standar Operasional Prosedur DPM KM UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

D. Fungsi
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pelaksanaan
tugas organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan
administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi

2|Standar Operasional Prosedur DPM KM UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

BAB I
MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang
baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan
pola kerja dari manajemen itu sendiri. Berbicara tentang manajemen, tentu terdapat
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja
organisasi. Demikian juga dengan DPM KM FPB UMY, hal tersebut didefinisikan
sebagai berikut:

A. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi
maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya dengan baik.
B. Pelaksana
Pelaksana tugas dan wewenang masing masing pengurus diatur dalam job
description yang tersusun di AD / ART KM FPB UMY Periode 2016 – 2017.
C. Alur koordinasi proposal kegiatan BEM KM FPB UMY

BEM KM KOMISI C DPM KM

DPM
FPB menyerahkan FPB UMY
KM mengantar
UMY (PJ PENGAWASAN)
FPB
UMY
mengacu
mengacu

BEM KM LEMBARAN menyerah

FPB UMY dikembalikan PENGESAHAN kan

SOP
PENGAWASAN

3|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

D. Alur Koordinasi Laporan Pertanggung Jawaban

DPM
KM FPB
BEM KM UMY KOMISI C
FPB UMY menyerahkan mengantar DPM KM FPB
UMY

mengacu
mengacu
BEM KM LEMBARAN
FPB UMY dikembalikan PENGESAHAN menyerah
kan

SOP
PENGAWASAN

4|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

BAB II
PROSEDUR KEGIATAN

A. Pendahuluan
Kegiatan atau program kerja dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur
dan mengevalusi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Pada saat
pelaksanaan kegiatan atau program kerja, hasil rapat tidak hanya diketahui oleh
kepanitiaan yang terlibat saja, melainkan juga harus diketahui oleh seluruh pengurus
BEM KM FPB UMY dan DPM KM FPB UMY.

B. Pelaksanaan Kegiatan
1. Rapat koordinasi (RAKOR) merupakan rapat yang dihadiri oleh DPM KM FPB
dan BEM KM FPB yang merupakan salah satu bagian dari fungsi komisi
pengawasan DPM terhadap BEM.
2. Agenda Rakor:
 Evaluasi program kerja yang telah terlaksana dan pembahasan program
kerja yang akan dilaksanakan dalam 1 bulan ke depan (time schedule
kegiatan disetiap kepengurusan BEM KM FPB)
 Rekomendasi – rekomendasi berdasarkan aspirasi mahasiswa.
3. DPM KM FPB wajib membuat rekapan absensi dan notulensi rakor yang dibuat
oleh sekretaris komisi.
4. Komisi C segera mengarsipkan hasil rakor untuk direkap sebagai dokumentasi
DPM KM FPB.
5. Reporting Monitoring and Evaluating (REMONEV) dilaksanakan oleh DPM KM
FPB UMY setiap 3 bulan sekali, terkait laporan pertanggungjawaban program
kerja BEM KM FPB UMY.
6. Pengawasan BEM KM FPB dan pihak terkait bisa dilakukan di luar acara
RAKOR dan REMONEV
7. Pra kegiatan :
 Terdapat 2 s/d 3 anggota DPM KM FPB yang didelegasikan untuk
mengikuti rapat kepanitaan diawal, ditengah, dan diakhir kegiatan.

5|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

 Tugas pokok delegasi:

- Mengikuti jalannya acara dengan baik
- Tidak mengganggu jalannya kegiatan.
- Memberi saran dan masukan yang membangun.
Saat Kegiatan:
 Terdapat 2 s/d 3 anggota DPM KM FPB yang diundang untuk mengawasi
kegiatan:
 Tugas pokok delegasi:
- Mengikuti jalannya kegiatan dengan baik
- Tidak mengganggu jalannya kegiatan
- Membuat berita acara kegiatan.
Pasca kegiatan:
 Terdapat 2 s/d 3 anggota DPM KM FPB yang didelegasikan untuk
mengikuti pasca atau evaluasi kegiatan BEM KM FPB
 Tugas pokok delegasi:
- Mengikuti jalannya kegiatan dengan baik
- Tidak mengganggu jalannya kegiatan
8. Setiap delegasi wajib membawa identitas DPM KM FPB
9. Setiap delegasi wajib mengemban tugas pokok, jika tidak terlaksana pihak BEM
KM FPB dihimbau melaporkan kepada ketua umum DPM KM FPB.
10. Setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh BEM KM FPB harus terlebih dahulu
dikoordinasikan dengan DPM KM FPB melalui mekanisme yang telah
disepakati.
11. DPM KM FPB UMY mendelegasikan anggotanya dalam hal ini dinaungi
oleh Komisi Pengawasan untuk menjadi Penanggung Jawab Pengawasan
disetiap kepengurusan BEM KM FPB UMY
12. Setiap penanggung jawab pengawasan wajib diikutsertakan dalam forum
resmi kepanitiaan (grup sosial media) agar kegiatan kepengawasan lebih efektif
dan kondusif.
13. Sifat kepengawasan tidak boleh menghambat kreatifitas BEM KM FPB
kecuali bertentangan dengan aturan-aturan yang berlaku.

6|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

14. Proposal kegiatan BEM KM FPB dievaluasi oleh DPM KM FPB dalam
kurun waktu 1x24 jam.
15. Penyerahan laporan pertanggungjawaban kegiatan BEM KM FPB kepada
DPM KM FPB maksimal 3 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

C. Format berita acara kegiatan :

1. Nama Kegiatan
2. Tujuan Kegiatan
3. Waktu dan Tempat Kegiatan
4. Peserta Kegiatan
5. Narasumber Kegiatan
6. Gambaran Kegiatan
7. Hambatan – Hambatan
8. Evaluasi Dan Rekomendasi.

D. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Memberi saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis
diwaktu mendatang.

E. Format Proposal Kegiatan :

1. Halaman Judul
2. Latar belakang
3. Tujuan kegiatan
4. Nama dan tema kegiatan
5. Bentuk kegiatan
6. Sasaran kegiatan
7. Penyelenggara
8. Jadwal dan lokasi kegiatan
9. Susunan acara
10. Susunan panitia
11. Anggaran dana
12. Penawaran kerjasama (sponsorship)
13. Penutup

7|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

F. Format penyusunan LPJ

1. Pendahuluan
2. Nama Kegiatan
3. Tema Kegiatan
4. Tujuan Kegiatan (Harus mencerminkan Visi dan Misi Organisasi dan
Selaras dengan Program Kerja, Visi dan Misi Fakultas)
5. Sasaran Kegiatan
6. Waktu Kegiatan
7. Tempat Kegiatan
8. Susunan Kepanitaan
9. Jadwal Kegiatan
10. Realisasi Kegiatan:
a. Jumlah peserta
b. Penjelasan tentang pemateri
c. Tingkat pencapaian output
d. Tingkat pencapaian outcome:
- Manfaat (bagaimana manfaat dari kegiatan yang telah
dilakukan)
- Hambatan ( hambatan apa saja yang terjadi sebelum, saat
dan selesai pelaksaan kegiatan)
- Usulan untuk mengatasi hambatan/saran (masukan apa saja
yang bias diberikan supaya kedepannya bias lebih baik)
11. Laporan Keuangan:
a. Pemasukan (sumber pemasukan dana dari fakultas)
b. Pengeluaran (semua bukti pengeluaran dari dana fakultas)
12. Penutup
13. Lampiran
a. Lembar pengesahan
b. Nota
c. Foto-foto Kegiatan

G. Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut, dan ucapan terima kasih.

8|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY

 Standar Operasional Prosedur
DPM KM FPB UMY 2016 – 2017

Demikian Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk dipahami dan
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan
akan diatur kemudian hari sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Yogyakarta, 23 Maret 2017

Tim Penyusun:

Ketua Komisi C Sekretaris Komisi C Staff Komisi C Staff Komisi C

DPM KM FPB UMY DPM KM FPB UMY DPM KM FPB UMY DPM KM FPB UMY

Afdhal Fikri Mirma Feyzar Al Fariq B.Dj Edwin Januardie Maya Lailatussa’idah
NIM.20150820012 NIM.20150820042 NIM.20150810110 NIM.20160820015

Mengetahui,
Ketua Umum
DPM KM FPB UMY

Nuriana Irfan
NIM.20140820013

9|Standar Operasional Prosedur DPM KM FPB UMY