MENGIDENTIFIKASI DAN MERANCANG DOKUMEN DAN CATATAN

UNTUK SPT KEUANGAN, PENGELUARAN, KONVERSI DAN

PENERIMAAN

DISUSUN OLEH

1. EBI AISA FITRIANANDA 18111005

2. ERIKA SULISTIYANI 18111006
3. MONALISA 18111016
4. SEPTY YONDA 18111021

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI KESUMA NEGARA BLITAR

AKUNTANSI PAGI
TAHUN AJARAN 2019

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT. Shalawat serta salam selalu
tercurahkan kepada Rasulullah SAW. Berkat rahmat-Nya kami mampu meyelesaikan tugas
kelompok guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi mengenai siklus-siklus
sistem akuntansi dalam perusahaan Kimia Farma.
Tugas ini disusun agar kami dapat mengevaluasi siklus-siklus sistem informasi dalam suatu
perusahaan. Tugas ini kami sajikan berdasarkan pembelajaran yang sudah kami lakukan dalam
berbagai informasi dan referensi dari buku maupun internet. Perusahaan yang kami pilih adalah
Apotek Kimia Farma karena menurut kami Kimia Farma memilki sistem yang memenuhi tugas
kami.
Semoga tugas ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas. Kami sadar bahwa makalah
ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Untuk itu, kepada dosen pembimbing
kami meminta masukannya demi perbaikan pembuatan tugas kami dimasa yang akan datang dan
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca.

Blitar, 15 Oktober 2019

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Sampul ......................................................................................................................... i

Kata Pengantar ........................................................................................................................... ii

Daftar Isi ................................................................................................................................... iii

BAB I Pendahuluan

A. Latar Belakang ................................................................................................................1

B. Rumusan Masalah ...........................................................................................................1
C. Tujuan .............................................................................................................................1

BAB II Pembahasan

A. Siklus Pengolahan Transaksi Keuangan .........................................................................2

B. Siklus Pengolahan Transaksi Pengeluaran ......................................................................4
C. Siklus Pengolahan Transaksi Konversi ...........................................................................7
D. Siklus Pengolahan Transaksi Penerimaan.......................................................................9

BAB III Penutup

A. Kesimpulan ..................................................................................................................11
B. Saran..............................................................................................................................11

Daftar Pustakaka .......................................................................................................................12

iii
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Seiring dengan berkembangnya teknologi mengakibatkan segala sesuatu diatur dengan
menggunakan teknologi. Segala cara yang dulu dilakukan dengan manual dan membutuhkan
waktu yang banyak sekarang dengan adanya teknologi yang semakin canggih membuat semua
pekerjaan membutuhkan waktu yang relatif singkat dan memberikan kemudahan terhadap
perusahaan.
Sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang sangat penting dalam mengukur
tindakan dan hasil kinerja serta untuk mendefinisikan penghargaan yang akan diterima oleh
setiap individu yang apabila kinerja mereka bagus dan stabil. Dan didalam setiap perusahaan
pasti akan terjadi siklus transaksi keuangan, siklus transaksi pengeluaran, siklus transaksi
konversi dan siklus transaksi penerimaan yang mencakup aktivitas bisnis dalam penyerahan
barang atau jasa kepada pelanggan, penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang atau
jasa tersebut sehingga perusahaan melakukan berbagai pencatatan tersebut demi terjaganya
sistem pengendalian perusahaan agar tetap stabil.

B. Rumusan masalah
Bagaimana cara merancang formulir atau dokumen dan media pencatatan yang digunakan
dalam sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan?

C. Tujuan
1. Mengetahui siklus pengolahan transaksi keuangan.
2. Mengetahui siklus pengolahan transaksi pengeluaran.
3. Mengetahui siklus pengolahan transaksi konversi.
4. Mengetahui siklus pengolahan transaksi penerimaan.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. SIKLUS PENGOLAHAN TRANSAKSI KEUANGAN

a. Sistem Transaksi Keuangan Kimia Farma
PT Kimia Farma merupakan perusahaan farmasi yang berada dibawah naungan
pemerintah. PT Kimia Farma merupakan perusahaan BUMN. Sistem buku besar dan
pelaporannya sudah sangat canggih. Semua menggunakan komputer dan berbasis online. PT
Kimia Farma menggunakan sistem komputerisasi mulai dari penjualan, pengeluaran, dan
yang lainnya. Ada saling keterkaitan antara toko Kimia Farma yang satu dengan yang lainnya.
Pada saat membutuhkan informasi dari cabang lain maka dengan mudah pegawai bisa
mendapatkan informasi melalui online, namunterkadang pegawai juga menggunakan telepon
guna mendapatkan informasinya dari cabang lainnya.
Semua transaksi yang terjadi tercatat di komputer dan dimasukkan kedalam buku besar
yang ada di komputer. Terutama pada saat ada ada penjualan, pegawai akan mencatatnya di
komputer. Struk pembelian obat oleh customer adalah rangkap dua. Satu untuk diberikan
kepada perusahaan dan yang satunya adalah untuk disimpan oleh Kimia Farma sebagai
dokumen untuk nanti merekap semua transaksi penjualan.
Namun, meskipun sudah mempunyai teknologi yang canggih, masih ada beberapa
kegiatan yang ditulis secara manual. Tentunya kegiatan tersebut adalah kegiatan yang tidak
terjadi secara rutin, mungkin seminggu hanya 1 atau 2 kali saja terjadi. Akan tetapi kegiatan
tersebut nantinya akan tetap dicatat dan direkap di komputer menjadi satu bagian dalam
database yang sama dengan transaksi yang lainnya.
Transaksi yang terjadi selama satu hari itu nantinya akan direkap pada malam harinya.
Seluruhnya direkap kemudian membuat dokumennya. Setelah malam harinya direkap, pada
pagi hari berikutnya pegawai menyerorkan uangnya ke bank. Namun, dalam menyetorkan ke
bank, pegawai yang menyetorkannya adalah berubah-ubah. Tidak ada prosedur yang esensial
dalam penyetorannya, tergantung pegawai yang mana yang sedang tidka sibuk maka pegawai
itulah yang menyetorkannya ke bank.
b. Ancaman dan Pengendalian
1. Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General Report
Hal ini bisa diatasi dengan beberapa pengendalian antara lain :
 Cek validasi untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk setiap
nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal

2
  Cek bentuk data untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah jurnal
berisi data numeric
 Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit
dalam sebuah jurnal
 Uji kelengkapan untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah dicatat.
 Uji pengulangan data untuk mencocokkan nomor rekening dengan nama
rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima
posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop
verivication.
c. Contoh form transaksi :

3
B. SIKLUS PENGOLAHAN TRANSAKSI PENGELUARAN
Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data
yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.
a. Sistem pengeluaran kimia farma meliputi:
1. Pengadaan barang
Sistem pengadaan barang di Apotik Kimia Farma dilakukan menggunakan prinsip
Pareto, yaitu teknik pengendalian persedian farmasi berdasarkan nilai jualnya atau
sistem yang memperioritaskan penyediaan barang-barang yang laku. Jadi barang
dipesan berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang tersebut dicari konsumen.
2. Pemesanan
Pemesanan di Kimia Farma dilakukan by system. Jadi sistem akan secara otomatis
mencatat sisa barang yang tersedia berdasarkan penjualan. Jumlah yang dipesan
berdasarkan pada perkiraan kebutuhan sebelumnya, dan barang yang telah
diklasifikasikan berdasarkan pareto kemudian dilakukan pemesanan menggunakan
Bon Permintaan Barang Apotik yang dikirim secara online ke BM.
3. Penerimaan perbekalan farmasi
Setiap barang pesanan yang datang ke Apotik Kimia Farma diterima oleh petugas
untuk diperiksa kesesuaian barang yang tertera pada faktur. Pengecekan dilakukan
terhadap jenis barang, jumlah barang, tanggal kedaluarsa obat, serta kondisi fisik
barang. Jika barang yang datang sesuai dengan yang tertera pada faktur maka petugas
apotik akan membubuhkan stampel Kimi Farma disertai paraf dan nomor urut
penerimaan pada faktur. Tetapi jika barang yang diterima tidak sesuai pesanan atau
terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian
barang dan mengembalikan barang tersebut ke distributor yang bersangkutan untuk
kemudian ditukar dengan barang Tetapi jika barang yang diterima tidak sesuai
pesanan atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian akan membuat nota
pengembalian barang dan mengembalikan barang tersebut ke distributor yang
bersangkutan untuk kemudian ditukar dengan barang yang sesuai.
4. Penyimpanan
Apotik Kimia Farma tidak mempunyai gudang khusus untuk menyimpan barang.
Stock barang dari PBF disimpan dalam gudang BM, setelah itu baru didistribusikan
ke apotek-apotek pelayanan. Dalam apotek kimia farma, stok barang dalam jumlah
banyak disimpan di rak-rak lemari tertentu. Penyimpanan dapat dilakukan di etalase
atau rak penyimpanan maupun di ruang peracikan. Obat-obat bebas, alat kesehatan

4
 dan perbekalan farmasi lainnya di swalayan ditata secara rapi, mudah terlihat dan
diambil oleh konsumen.
b. Ancaman dan Pengendalian
Ancaman Pengendalian
Kekurangan dan kelebihan persediaan Menggunakan uji petik, khusus untuk
mengontrol barang dengan pareto yang tinggi
dan barang dengan nilai jual yang tinggi
Menerima barang yang tidak dipesan Mencocokkan barang yang datang dengan
daftar barang yang tertera dalam faktur
Kehilangan barang Perhitungan fisik secara periodik dan
rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas
Kekurangan persediaan Melakukan perhitungan pareto berdasarkan
histori penjualan 3 bulan sebelumnya untuk
memprediksi kemungkinan jumlah obat yang
terjual

c. Pengolahan transaksi dibagi menjadi dua

1. Sistem manual
Dalam sistem manual mencakup dua prosedur yaitu prosedur pembelian kredit dan
prosedur pengeluaran kas.
2. Sistem teknologi (komputer)
Dalam sistem teknolgi (komputer) mencakup lima prosedur yaitu prosedur
permintaan pembelian, prosedur pemesanan barang, prosedur penerimaan barang,
prosedur pencatatan utang dan prosedur pengeluaran kas.
d. Aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran dengan menggunakan sistem teknologi
(komputer)
1. Prosedur permintaan barang
Aktivitas yang siklus pengeluaran yang pertama kali digunakan adalah permintaan
barang tujuannya adalah untuk mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan
akan dibutuhkan dan berapa banyak barang yang dibeli. Permintaan barang ini
kadang juga dibuat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang
menyampaikan informasi tentang back order.
2. Prosedur pemesanan barang
Dalam prosedur ini biasanya dilakukan oleh petugas pembeliaan atau karyawan
pembelian dalam departemen pembelian. Keputusan penting dalam tahap ini adalah
5
 pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas barang dan kualitas
pengiriman.
3. Prosedur penerimaan barang
Siklus ketiga yang juga tidak kalah pentingnya adalah menerima dan menyimpan
barang yang dipesan. Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa semua penerimaan
bahan baku, perlengkapan dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasikan kemudian
untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.
4. Prosedur pencatatan utang
Selanjutnya yaitu proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Yang
bertanggung jawab dalam hal ini adalah direktur departemen hutang dagang yang
bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuannya untuk mencatat
kewajiban membayar kepada pemasok.
5. Prosedur pengeluaran kas
Yang terakhir adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Dilakukan oleh kasir
yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuannya untuk menjamin
bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang
benar.
e. Contoh form transaksi pengeluaran :

6
C. SIKLUS PENGOLAHAN TRANSAKSI KONVERSI
Siklus konversi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan info terkait
yang terus menerus berhubungan dengan pembuatan produk.
a. Analisis sistem siklus pengolahan transaksi konversi apotik kimia farma
Siklus produksi yang kami jelaskan disini hanya lingkup kios tersebut, tidak
membahas Kimia Farma secara menyeluruh. Desain produk sebuah apotek biasanya
terkait dengan cost yang akan dihabiskan selama proses produksi. Desain produk juga
mencakup persiapan tata cara operasi produksi maupun penyiapan bahan baku yaitu
obat-obatan khusus. Produksi yang dilakukan Kimia Farma harus berdasarkan resep
dokter. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan yang tidak diinginkan dan sesuai
prosedur. Kimia Farma menetapakan kualifikasi untuk meracik obat di tiap kiosnya.
Para apoteker yang akan meracik haruslah orang yang kompeten dalam bidang
farmasi. Selain itu, asisten apoteker harus selalu siaga dan siap di setiap kios milik
Kimia Farma.
b. Ancaman dan pengendalian
Proses/Aktivitas Ancaman Prosedur yang dapat
diterapkan
Desain produk Desain produk yang kurang Perbaikan dalam pencatatan
baik, kesalahan dalam cost sehingga menghasilkan
petunjuk pembuatan obat perencanaan cost yang
akurat, pelatihan pada
tenaga farmasi dan
kualifikasi yang ketat
Perencanaan dan Kelebihan produksi atau Sistem perencanaan
penjadwalan kekurangan produksi, produksi yang lebih baik,
kekurangan bahan baku perbaikan dan pengecekan
investasi yang tidak optimal dalam sistem komputer agar
dalam aktiva tetap pelaporan akurat
Operasi produksi Pencurian dan perusakan
persediaan dan aktiva tetap,
kerusakan aktiva tetap
dalam hal ini mesin untuk
proses produksi
Akuntansi biaya Kesalahan pencatatan dan

7
 memasukkan data
mengakibatkan data biaya
yang tidak akurat
Ancaman umum

c. Contoh form transaki konversi

8
D. SIKLUS PENGOLAHAN TRANSAKSI PENERIMAAN
a. Analisis sistem siklus pengolahan transaksi penerimaan
Penjualan atau pelayanan di apotek Kimia Farma meliputi pelayanan resep tunai, resep
kredit, UPDS, obat bebas dan Alkes. Tugas bagian penjualan meliputi menjaga dan
memeriksa persediaan barang, melayani konsumen dalam hal ketersediaan obat,
pembayaran atau informasi tentang obat-obatan. Selain itu, meminta barang atau obat
racikan yang akan dijual kepada pelanggan serta memberikan informasi terkait obat-
obatan, dosis obat, efek samping dan lain-lain kepada konsumen.
Penerimaan pendapatan apotek Kimia Farma berasal dari penjualan obat dengan resep
dokter dan tanpa resep dokter, atau dari penjualan secara tunai lainnya. Hasil
penjualan diperiksa kesesuainnya dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar
Penjualan Harian (LIPH) baik tunai maupun kredit, LIPH akan ditandatangani oleh
APA. Bagian Keuangan setiap hari akan menerima hasil penjualan tunai dari bagian
keuangan apotek yang diketahui oleh pengawas disertai dengan bukti setoran.
b. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Apotek Kimia Farma
Aktivitas bisnis siklus pendapatan di dalam apotik Kimia Farma terdiri atas empat
kegiatan utama, yaitu :
1. Entri Pesanan Penjualan
a. Penerimaan resep atau penjualan bebas
b. Pengecekan persediaan
c. Pembayaran tunai atau kredit
d. Peracikan obat dan pengemasan
e. Penyerahan obata dan informasi
2. Pengantaran Obat (Delivery Service)
a. Pengambilan obat
b. Pengepakan obat
3. Penagihan
a. Penagihan langsung ketika barang dikirimkan
b. Pengiriman tagihan kepada pelanggan
4. Pengumpulan kas
a. Penanganan kiriman uang dari pelanggan
b. Depositokan kiriman uang tersebut ke bank
c. Ancaman dan Pengendalian
1. Entri pesanan penjualan (sales order entry)

9
 Ancaman/kendali dan pengendalian dalam tahap entri pesanan penjualan, antara
lain:
a. Pesanan pelanggan tidak lengkap atau akurat
b. Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan atau kriteria kredit buruk
c. Keabsahan pesanan
d. Kehabisan persediaan, biaya gudang dan pengurangan harga
2. Pengiriman (shipping)
Ancaman/kendala dan pengendaliaan dalam tahap pengiriman, antara lain:
a. Kesalahan pengiriman
3. Penagihan (billing)
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap penagihan dan piutang usaha,
antara lain:
a. Kegagalan untuk menagih pelanggan
b. Kesalahan dalam penagihan
4. Penerimaan kas (cash collection)
Prosedur pengendaliaan yang efektif adalah pegawai yang memiliki akses secara
fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat transaksi apapun
yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus pasangan tugas berikut harus
dipisahkan :
a. Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran
b. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit
c. Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan
d. Contoh form transaksi penerimaan :

10
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem informasi akuntansi Apotek Kimia Farma menjadi lebih baik karena BM
membantu mengatur aktiva tetap sehingga apoteker bisa lebih fokus ke bidang pelayanan.
Secara keseluruhan, sistem buku besar dan pelaporan pada Kimi Farma. Mulai dari transaksi
yang dicatat tepat waktu, pegawai yang berkompeten dibidangnya, pemisahan antara
penjualan obat biasa dan sikotropika, pemisahan antara pembelian dari supplier dan
penjualan oleh customer, merekap transaksi pada hari yang sama sehingga tidak terjadi
penumpukan rekapan dan pastinya akan lebih akurat.
Dalam pelaporannya pun juga terstruktur, mengingat PT Kimia Farma adalah
perusahaan BUMN di bawah kementrian kesehatan. Pelaporannya pun dibuat seakurat
mungkin, setiap hari ada rekapan kemudian pada akhir bulan membuat laporan. Ada laporan
harian dan juga bulanan untuk mempermudah dalam membuat laporan keuangan
triwulannya.
B. Saran
Sebaiknya kimia farma harus dapat melakukan inofasi baru agar tidak kalah saing
dengan apotik lain. Misalnya dengan menyediakan sarana pembelian secara online. Selain
itu juga melengkapi setiap apotik dengan klinik. Pengecekan juga harus dilakukan secara
berkala untuk sistem komputer maupun aset tetap untuk produksi milik perusahaan.
Selain itu juga dalam proses pencatatan semua transaksi dilakukan dengan teknologi
berbasis komputer dan juga transaksi dilakukan oleh satu orang saja agar lebih akurat.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga
Belas. Jakarta: Salemba Empat
www.kimiafarma.co.id
http://www.kimiafarma.co.id/bisnis/industri-farmasi/pabrik.html
http://anwarsaya.blokspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-informasi.html?m=1

12