Temuan Audit 8
Temuan Audit 8
Temuan Audit 8
“TEMUAN AUDIT”
Oleh :
KELOMPOK 8
Temuan audit bisa memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran. Misalnya,
temuan-temuan tersebut dapat menggambarkan:
Walaupun sebutannya bisa bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, konsep
dasarnya bersifat universal. Apapun nama yang diberikan, suatu temuan audit
menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan, atau
sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan.
1.2 Standar For The Profesional Practice of Internal Auditing (SPPIA)
1.3 Pendekatan untuk Mengontruksi Temuan dan Tingkat Signifikansi Temuan Audit
1. Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis. Auditor internal
harus mempertimbangkan keadaan-keadaan yang ada pada saat kelemahan terjadi.
Keputusan manajemen didasarkan pada fakta-fakta yang tersedia saat ini. Auditor
internal seharusnya tidak mengkritik suatu kebijakan hanya karena mereka tidak
setuju atau karena mereka memiliki informasi baru yang tidak tersedia bagi
pengambil keputusan. Auditor internal seharusnya tidak mengganti pertimbangan
audit dengan pertimbangan manajemen.
2. Auditor, bukan klien, harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti. Jika sebuah
temuan audit belum ditemukan secara mendalam untuk memuaskan seseorang yang
objektif dan wajar, maka temuan ini tidak bisa dilaporkan.
3. Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak
mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100 persen.
4. Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit. Mereka harus memeriksa
dengan teliti untuk menemukan alasan-alasan yang mengandung kesalahan. Auditor
internal, seperti halnya pendukung pernyataan lainnya, akan tergoda untuk
merasionalkan interpretasi untuk mendukung temuan mereka. Setelah menghabiskan
banyak waktu dan tenaga, auditor cenderung melindungi dan mempertahankan
temuan mereka menghadapi pertanyaan-pertanyaan sempurna yang logis. Akan
tetapi, temuan-temuan tersebut mungkin tidak dapat dipertahankan dengan
berjalannya waktu atau bila dihadapkam pada pertanyaan-pertanyaan yang lengkap.
Menambah Logis
Dalam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai (adding value) memiliki
makna baru dan lebih jelas. Definisi terbaru mengenai audit internal secara khusus
menyebutkan penambahan nilai. Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai
berisiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. Salah satu cara auditor internal
menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang
mereka berikan jelas berdampak positif bagi organisasi. Auditor internal tidak hanya
harus yakin bahwa pekerjaan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tujuan
dan kesuksesan organisasi, mereka juga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami
dan dinilai oleh yang lain.
Temuan audit yang wajar dapat menghasilkan perbaikan dalam jumlah dolar atau
rupiah yang besar, atau meningkatkan jasa, atau memperbaiki struktur dan proses
organisasi. Auditor internal akan meningkatkan citra mereka sebagai penambah nilai,
bukan sebagai pemakan sumber daya. Di sepanjang tahapan temuan-temuan audit,
penting bagi auditor internal untuk tetap fokus menyediakan aktivitas-aktivitas dan jasa-
jasa bernilai tinggi.
Auditor internal harus mempertimbangkan tingkat kerusakan yang bisa atau telah
disebabkan oleh suatu kondisi kelemahan sebelum mengkomunikasikannya dengan
manajemen. Untuk kebanyakan tujuan, temuan-temuan audit bisa diklasifikasikan
menjadi tidak signifikan, kecil, atau besar.
1. Temuan-temuan Tidak Signifikan
Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings) adalah semacam
kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi yang tidak memerlukan tindakan
formal. Dalam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini kedalam laporan audit
formal akan menjadi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan
yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak
dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar. Hal ini juga
akan semakin mengukuhkan citra auditor internal sebagai seorang yanghanya
memerhatikan hal-hal kecil.
Masalah-masalah yang tidak signifikan seharusnya tidak disembunyikan atau
dilewatkan. Tindakan yang dapat dilakukan adalah:
a. Mendiskusikan masalah tersebut dengan orang yang bertanggung jawab
b. Melihat apakah situasi tersebut telah diperbaiki
c. Mencatat hal tersebut dalam kertas kerja
d. Tidak memasukan penyimpangan kecil tersebut kedalam laporan internal audit
resmi.
Misalnya, tidak diambilnya beberapa diskon pembelian acak oleh pegawai utang
usaha dapat dianggap kesalahan yang tidak signifikan.
Tetapi tidak berarti kesalahan yang klerikal yang bersifat acak tidak pernah
dilaporkan. Jika kesalahan-kesalahan tersebut merupakan gejala-gejala dari masalah
yang lebih besar, mungkin harus ada pelaporan. Kesalah tersebut mungkin
mengidentifikasikan pelatihan karyawan yang kurang, pengawasan yang lemah, atau
instruksi tertulis yang tidak jelas. Pada kasus-kasus ini kelemahan kontrol lah yang
menjadi temuan audit. kesalah acak adalah murni membuktikan adanya kelemahan
dan membutuhkan perhatian manajemen.
2. Temuan-temuan Kecil
Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan semata-
mata kesalah manusiawi yang bersifat acak. Jika tidak diperbaiki, maka akan berlanjut
sehingga merugikan dan walaupun tidak menggangu tujuan operasi organisasi, namun
cukup signifikan untuk diperhatikan oleh manajemen. Beberapa temuan kecil lebihh
baik dilaporkan dalam surat kepada manajemen (Management Letter).
Misalnya, seorang pegawai yang telah mencampuradukkan kas kecil pribadi
dengan milik organisasi melanggar aturan organisasi dan pratik bisnis yang baik.
Tentu hal ini harus dilaporkan dan diperbaiki, jika tidak maka akan terus berlanjut
atau menyebar.
3. Temuan-temuan Besar
Temuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan mengahalangi
tujuan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. Misalnya, salah satu
tujuan utama departemen utang usaha adalah hanya membayar utang usaha yang
benar-benar sah. Sistem kontrol yang lemah yang bisa atau akan mengakibatkan
kesalahan pembayaran yang akan mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi
departemen mencapai tujuan utamanya. Oleh karen aitu, hal ini merupakan temuan
audit yang besar dan harus dilaporkan.
Memisahkan temuan audit yang besar dan kecil tidaklah mudah. Dibutuhkan
pertimbangan audit yang baik untuk mebedakan keduanya. Namun jika tolak ukur
yang baru saja dijabarkan bisa diterapkan secara wajar, maka auditor internal harus
mampu mengklasifikasi temuan-temuannya. Dan karena melibatkan pertimbangan
audit, keputusan akhir mengenai apakah sebuah temuan harus diklasifikasikan sebagai
temuan besar atau kecil merupakan tanggung jawab auditor internal, bukan
manajemen.
Auditor internal bukanlah orang yang maha tahu dan mereka tidak bisa
diharapkan untuk mengetahui semua hal tentang operasi yang sedang diaudit.
Pengetahuan tentang temuan audit yang dapat dilaporkan merupakan masalah lain,
karena auditor internal mempertentangkan kelayakan status quo. Mereka mencari sistem
atau transaksi yang tidak memenuhi standar operasi yang berlaku. Tetapi auditor internal
bisa mengharapkan adanya tantangan dan mereka harus mengetahui lebih banyak tentang
temuan-temuan audit mereka. Fakta-fakta yang ditemukan auditor internal haruslah
meyakinkan, kriterianya harus dapat diterima, dan logika yang digunakan juga harus
meyakinkan.
Pembaca laporan harus diberikan informasi umum yang memadai agar dapat
memahami sepenuhnya alasan-alasan mengapa auditor yakin bahwa temuan-temuan
tersebut harus dilaporkan. Latar belakang juga dapat mengidentifikasi orang-orang yang
berperan, hubungan organisasi, bahkan tujuan dan sasaran yang menjadi perhatian. Hal
tersebut harus bisa menjelaskan secara umum lingkungan yang melingkupi operasi dan
situasi yang menyebabkan auditor melaporkan temuan tersebut.
1. Kriteria
Tidak memahami saran atau tujuan operasi bagaikan menilai patung dengan
mata tertutup. Mungkin saja dilakukan penilaian atas bagian yang dipegang, namun
konteksnya tidak tepat. Dalam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus
dengan jelas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, serta bagian lainnya.
Standar terkait erat dengan prosedur dan praktik. Prosedur merupakan intruksi
manajemen yang umumnya tertulis, sementara praktik merupakan cara segala
sesuatunya dilakukan, baik benar maupun salah. Prosedur yang lemah dapat
mengakibatkan kondisi yang tidak memuaskan atau praktik-praktik yang lemah dapat
melanggar prosedur yang memadai. Dalam membuat temuan-temuan audit, auditor
internal harus berupaya ntuk menentukan praktik dan prosedur apa saja yang
diterapkan atau yang seharusnya.
Adanya prosedur yang salah atau tidak adanya prosedur yang layak bisa
menjadi alasan mengapa dibutuhkan tindak perbaikan. Dibutuhkan keahlian yang
memadai untuk menulis hal ini tanpa menimbulkan kesalahpahaman bagi pembaca.
Hanya hal-hal penting yang seharusnya dilaporkan, hindari rincian-rincian yang tidak
perlu. Misalnya saja auditor tidak menemukan adanya prosedur operasi tertulis
sebagai perbandingan kondisi yang terjadi, tetapi praktik operasi melanggar praktik
bisnis yang baik. Karyawan hanya menghabiskan setengah hari untuk pekerjaan
mereka. Pengawasan lemah dan penggunaan meteran tidak diperiksa. Auditor
membuat standar mereka sendiri berdasarkan prosedur administratif yang dapat
diterima dan informasi yang dikumpulkan dari organisasi lain pada bidang yang sama.
Audit yang mereka lakukan kemudian didedikasikan untuk menunjukkan akibat-
akibat prosedur yang tidak memadai dan merekomendasikan cara-cara untuk
memperbaikinya.
2. Kondisi
Klien bisa saja tidak menyetujui kesimpulan dan interpretasi audit, namun
jangan pernah ada perbedaan dengan fakta-fakta yang mendasari kesimpulan. Suatu
temuan bisa dianggap tidak layak apabila klien dengan valid menyatakan bahwa
auditor internal tidak mendapatkan fakta dengan benar. Hal ini menjadi tidak relevan.
Jadi, kondisi-kondisi tersebut harus dibahasa di awal dengan orang-orang yang
mengetahui fakta-fakta tersebut. Setiap pertentangan tentang fakta-fakta harus
dipecahkan sebelum temuan-temuan dilaporkan. Auditor internal harus
mempertahankan reputasinya dalam hal akurasi dan berbuat sesuai pengamatannya
sehingga jika auditor berpendapat seperti ini atau itu, maka hal tersebut pasti benar.
3. Penyebab
Penyebab menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada,
mengapa sasaran tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi. Identifikasi penyebab
merupakan hal penting untuk memperbaikinya. Setiap temuan audit dapat ditelusuri
penyimpangannya dari apa yang diharapkan. Masalah dapat diatasi hanya jika
penyimpangan ini diidentifikasi dan penyebabnya diketahui.
a. Kumpulkan fakta-fakta.
b. Identifikasi masalah.
c. Jelaskan hal-hal utama dari masalah.
d. Uji penyebab-penyebab yang mungkin.
e. Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan.
f. Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan dan secara tentatif pilih
yang terbaik.
g. Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah
dipilih.
h. Pertimbangan “bagaimana seandainya”.
i. Apakah terdapat kondisi-kondisimitigasi.
j. Rekomendasikan kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benar-benar
telah dilakukan.
4. Dampak
Dampak menjawab pertanyaan “lalu kenapa”. Anggaplah semua fakta telah
disajikan, lalu kenapa/ siapa atau apa yang dirugikan, seberapa buruk? Apa
konsekuensinya? Akibat-akibat yang merugikan haruslah signifikan, bukan hanya
penyimpangan dari prosedur. Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk
meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak
diinginkan jika dibiarkan terus terjadi akan berakibat buruk dan memamakan biaya
yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah
tersebut.
5. Kesimpulan
6. Rekomendasi
Kami yakin bahwa bentuk laporan ini lebih disukai untuk seperangkat
rekomendasi audit yang kelihatanya menekankan klien dan meempatkan auditor
sebagai atasan, makhluk maha tahu yang mengeluarkan pernyataan yang dipahat di
batu granit. Misalnya:
Tampilan 8-1
Catatan Aktivitas Audit Internal tentang Temuan Audit
Contoh 1
Tanggapan Manajemen
Auditor:_____________________________________________________Tanggal:__________
Tindak lanjut tindakan perbaikan:
Auditor:_____________________________________________________Tanggal:___________
Hasil-hasil tindakan perbaikan (dievaluasi pada audit selanjutnya)
Penyelia Audit:_______________________________________________Tanggal:___________
Tampilan 8-3
Abstraksi Temuan
Kondisi Uang muka perjalanan melebihi jumlah maksimum yang ditetapkan. Kami
menenmukan bahwa 133 dari 175 akun melebihi uang muka maksimum yang
diperbolehkan sebesar $2.500. saldo yang berlebihan ini berkisar dari $2.640 hingga
$4.750. total kelebihan sebesar $300.000.
Kriteria Kebijakan perusahaan adalah memberikan dana uang muka perjalanan ke pegawai
yang diotorisasi untuk melakukan perjalanan dinas. Uang muka tidak boleh melebihi
beban yang diantisipasi untuk periode 45 hari. Tarif normal per diem adalah $50
Jadi, maksimum untuk 45 hari adalah $2.250. jumlah tambahan hingga $250 bisa
diberikan untuk kelebihan jarak dalam mil yang diestimasikan bila pegawai
menggunakan mobilnya sendiri.
Penyebab Prosedur perusahaan tidak membutuhkan pembenaran khusus untuk uang muka
perjalanan dalam jumlah besar. Bagian Akuntansi Fiskal terutama mengandalkan
pada penyelia pegawai untuk memastikan bahwa uang muka tidak melebihi
kebutuhan. Ketidakkonsistenan dapat terjadi karena peermohonan uang muka
disetujui oleh penyelia yang berebeda, dan tidak satu pun dari mereka mengikuti
aturan yang sama.
Dampak: Pegawai dapat mengakumulasi uang muka dalam jumlah yang besar padahal tidak
dibutuhkan. Akumulasi ini dapat merugikan posisi kas perusahaan. Lagi pula
penagihan menjadi sulit bila pegawai yang memiliki uang muka dalam jumlah besar
keluar dari perusahaan. Bagian Akuntansi Fiskal saat ini sedang dalam proses untuk
berupaya menagih lebih dari $15.000 dari para pegawai yang tidak lagi bekerja di
perusahaan.
Tanggapan Manajemen: Bagian akuntansi akan membandingkan klaim perjalanan dengan muang muka yang
masih ada untuk menentukan pegawai yang menerima uang muka melebih
kebutuhan. Para pegawai tersebut akan ditanya alasannya atas kelebihan uang muka
yang diberikan kepada mereka atau mengurangi uang muka hingga ke jumlah yang
sama dengan beban-beban sesungguhnya. Penyelia akan diberikan instruksi khusus
mengenai jumlah uang muka yang berhak mereka setujui.
______________________________________________________
Manajer Audit
Beberapa organisasi mengeluarkan suatu memorandum untuk
setiap temuan audit yang signifikan untuk melaporkan kondisi,
kriteria, sebab, dampak, dan tanggapan manajemen. “Abstraksi
Temuan,” yang direproduksi di Tampilan 8-3, misalnya, diadaptasi dari
laporan badan pemerintah atas audit kontraktor. Memorandum ini
didistribusikan secara luas di badan tersebut. Para pendukung laporan
menyebutkan bahwa laporan ini memberikan banyak manfaat:
1. Manajer senior diberikan sarana pembelajaran yang cepat terhadap
masalah saat ini dan tindakan yang diambil atau diperlukan untuk
memecahkannya
2. Manajer lapangan tetap menerima informasi mengenai masalah-
masalah yang kemungkinan mempengaruhi mereka; jadi audit
internal bisa mencapai beberapa daerah dengan mengeluarkan
sumber daya yang sama
3. Laporan abstraksi dianalisis secara periodik untuk menemukan
trennya. Saat dibawa ke manajemen senior, keseluruhan tindakan
bisa diambil untuk memulihkan tren yang merugikan. Masalah yang
relatif kecil di satu bagian bisa menjadi serius bila menyebar di
banyak bagian
4. Kedisiplinan dalam menyiapkan laporan abstraksi sebelum ditulis
membantu auditor internal lebih memperhatikan setiap kekurangan
dalam pengembangan temuan audit mereka. Kehati-hatian dalam
menyiapkan abstraksi memudahkan penyiapan laporan audit final
5. Penelaahan terpusat untuk abstraksi membantu menjaga program
jaminan mutu yang dirancang untuk meningkatkan audit internal
Daftar Pustaka
Sawyer. Lawrence B, Mortimer A. Dittenhofer, dkk. 2006. Internal Auditing Buku 1
Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
http://www.scribd.com/doc/139481325/Temuan-Audit-Audit-Findings
http://ffirmann.wordpress.com/2010/01/09/temuan-audit/