Argumen Pejabat Yang Paling Bertanggungjawab

Pejabat paling bertanggung dijawab dikasus bab 4 tersebut ialah :

1. Manajemen SDM dan;
2. Direktur Produksi

Mengapa dikatakan manajemen SDM dan direktur Produksi yang paling bertanggung jawab disini?
Dikarenakan masalah utama yang dihadapi oleh PT Indojewel ialah banyaknya terjadi kegagalan produk
dan pemborosan dalam proses produksi yang menyebabkan naiknya harga pokok produksi tanpa
peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan.
Setelah diadakannya pertemuan antara Manajer SDM, Direktur Akuntansi, Direktur Produksi,
Direksi, Direktur Utama, Direktur Pemasaran beserta perwakilan dari KAP & Management Consultant
Rawiatmaja & Partner ternyata masalahnya terjadi pada proses produksi dimana banyak produk yang
gagal tidak sesuai dengan standar dari perusahaan serta banyak barang yang rusak dalam proses.
Munculnya masalah pada proses produksi dikarenakan adanya penambahan mesin baru yang
memiliki teknologi lebih maju dari sebelumnya. Setelah dilakukannya audit ditemukan masalah pada
karyawan yang kurang ahli dalam pengoperasiannya. Dilakukan juga survei kepada karyawan dengan
kuisoner, 80% karyawan menjawab waktu pelatihan yang diberikan untuk pengoperasian mesin baru
tersebut sangat singkat.
Kurangnya pelatihan-pelatihan yang diadakan PT Indojewel kepada karyawan bagian
produksi/pengoperasian mesin membuat banyaknya produk gagal dn ini yang menjadi permasalahan
utama. Dari hasil temuan yang didapat maka solusi yang ditawar ialah adanya penambahan waktu
pelatihan untuk karyawan pada bagian produksi, adanya praktek langsung didepan karyawan yang harus
dilakukan sewaktu palatihan dan harus adanya laporan review mengenai hasil dari pelatihan beserta
menambah anggaran pelatihan yang sudah ada.
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERAL PT INDOJEWEL
Medan, 17 September 2019
No : 01/KAP/IX/2019
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Internal

Kepada
Yth, Direktur PT Indojewel
di Medan,
Kami telah melakukan audit atas Program Pelatihan Karyawan yang telah dilakukan
PT Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk
memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya
kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya
mencakup bidang Program Pelatihan Karyawan yang dilakukan oleh PT Indojewel. Audit
tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomis (kehematan), efisiensi (daya guna), dan
efektivitas (hasil guna). Program pelatihan karyawan yang dilakukan dan memberikan
saran perbaikan atas ketidakmampuan program tersebut di dalam meningkatkan
keterampilan karyawan yang menyebabkan terjadinya kegagalan produksi dan kelemahan
program tersebut, sehingga diharapkan di masa yang akan datang perusahaan dapat dicapai
perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih
ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi
: Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang
telah terjalin dengan baik ini.
Auditor Internal

Kelompok 3
 BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG

PT Indojewel didirikan tanggal 31 Oktober 1992 oleh para pendiri yang terdiri atas :
1. Tn. Kevin Suparno
2. Tn. Cecep Mulyadi
3. Nn. Sandra Gultom
4. Tn. Steve Handayana
5. Tn. Syam Nugroho
PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan
emas.Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam
rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri. Perusahaan
mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan
terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh
divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan
pemerintah. Menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi
sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar untuk membeli
peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam
satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan. Pelatihan karyawan yang dilakukan PT.
Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan
anggaran yang tersedia.
Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
2. Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
3. Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
4. Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana
5. Manajer Sumber Daya Manusia : Tn. Syam Nugroho
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk :
1. Menilai tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru.
2. Menilai program pelatihan karyawan yang dilaksanakan belum mampu
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan dari Program Pelatihan
Karyawan yang ditemukan oleh auditor.
 BAB II
KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi:

1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya,

tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai
dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan
mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang
dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut.
Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana
untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program

pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu
singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun
dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan
didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar
650,75 miliar.

4. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada
dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil
pelatihan yang telah dilakukan.

5. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti
pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan
kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi

pelatihan yang diberikan.
 c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah
mengikuti pelatihan.

d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan
tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan
dalam pelatihan tersebut.

6. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses
pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan
produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

7. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5%
dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:

1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan
disosialisasikan ke seluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk :

a) Meningkatkan keterampilan karyawan.

b) Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c) Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d) Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja

dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik

bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan

pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi :

a) Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan

sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan.

b) Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik

pelatihan yang tepat.
 c) Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk
mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d) Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil

dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untukk menyediakan informasi

sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.

Penyebab:

1. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan
sehingga diketahui bahwa perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik
dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus
terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan
identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh
para karyawan.

2. Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang

membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya anggaran yang
disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.

3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang
penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4. Pelatihan yang dilakukan hanyalah bersifat pelatihan klasikal di kelas pelatihan.

Setelah dilakukan konfirmasi kepada manajer SDM, diperoleh informasi bahwa
tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik
lapangan sebab pada kenyataannya, perusahaan hanya menganggarkan biaya
pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun
sebelumnya.

Akibat:

1. Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang

mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam
mengoperasikan mesin baru
 2. Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga volume atau output
produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan

3. Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan kualitas produk yang
dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan

4. Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian produk oleh

pelanggan

Pejabat yang bertanggungjawab:

1. Direktur Produksi

2. Manajer SDM
 DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

1. Karyawan tidak Tujuan pelatihan dan perusahaan tidak memiliki Banyaknya produk gagal
memiliki kemampuan pengembangan rencana pelatihan periodik dalam proses produksi
yang memadai untuk karyawan harus dan menentukan program sehingga volume atau
mengoperasikan dirumuskan dengan jelas pelatihan berdasarkan output produksi menjadi
mesin baru. dan disosialisasikan permintaan manajer lini lebih kecil yang mengarah
keseluruh manajer lini. yang harus terealisasi pada kenaikan harga pokok
Tujuan pelatihan adalah dalam waktu singkat tanpa produksi tanpa peningkatan
untuk: melalui identifikasi untuk kualitas terhadap produk
a. meningkatkan menentukan identifikasi yang dihasilkan
keterampilan untuk menentukan
karyawan. pelatihan apa yang
b. Menurunkan sesungguhnya dibutuhkan
kegagalan oleh para karyawan.
produk sampai
pada tingkat 2,5
%
c. Menurunkan
pemborosan
penggunaan
sumber daya.
2. Perusahaan hanya Pengelolaan pelatihan Program pelatihan disusun Ketidaktuntasan program
menganggarkan biaya karyawan harus berdasarkan permintaan pengelolaan pelatihan
pelatihan sebesar didukung anggaran yang dari departemen yang karyawan hingga tahap
0,25% selama satu memadai. membutuhkan pelatihan akhir yang mengarah pada
tahun dari laba bersih tersebut dan disesuaikan ketidaksempurnaan
setelah pajak tahun dengan besarnya anggaran keterampilan dan kemahiran
sebelumnya. yang disetujui oleh Direktur karyawan dalam
Akuntansi dan Keuangan. mengoperasikan mesin
baru.

3. Dana tidak Pengelolaan pelatihan Program pelatihan yang Tidak tersedia cukup dana
mencukupi untuk karyawan harus dilakukan disesuaikan untuk melanjutkan
 melakukan program didukung dengan dengan besarnya anggaran pelatihansampai pada
Pelatihan Karyawan anggaran yang memadai yang disetujui oleh Direktur praktik pelatihan sehingga
Akuntansi dan Keuangan pelatihan yang dilakukan
hanya merupakan pelatihan
klasikal di kelas

4. Pertanggungjawaban Laporan biaya kualitas Belum tersedia suatu sistem Tidak ada informasi sebagai
atas Program harus terdokumentasi review dan pelaporan yang umpan balik dalam
Pelatihan Karyawan untuk menyediakan terdokumentasi tentang peningkatkan kualitas
tidak dapat dilakukan informasi sebagai penilaian efektivitas dan produk yang dihasilkan atas
umpan balik dalam efisiensi pelaksanaan pelatihan keterampilan
meningkatkan kualitas pelatihan karyawan
proses dan produk yang
dihasilkan
5. Biaya kegagalan Tujuan pelatihan dan Perusahaan tidak memiliki Banyaknya produk gagal
produk yang terjadi pengembangan rencana pelatihan periodik dalam proses produksi
pada tahun 2008 karyawan harus dan menentukan program sehingga volume atau output
Mencapai Rp 825,25 dirumuskan dengan jelas pelatihan berdasarkan produksi menjadi lebih kecil
juta. dan disosialisasikan ke permintaan manajer lini yang mengarah pada
seluruh manajer lini yang harus terealisasi kenaikan harga pokok
untuk dalam waktu singkat tanpa produksi tanpa peningkatan
Menurunkan kegagalan melalui identifikasi untuk kualitas terhadap produk
produk menentukan identifikasi yang dihasilkan
untuk menentukan
pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan
oleh para karyawan.
6. Pengembalian produk Tujuan pelatihan dan Perusahaan tidak memiliki Menurunnya volume
oleh pelanggan yang pengembangan rencana pelatihan periodik penjualan akibat besarnya
terjadi selama tahun karyawan harus dan menentukan program pengembalian produk oleh
2008 sebesar 7,5% dirumuskan dengan jelas pelatihan berdasarkan pelanggan
dan disosialisasikan ke permintaan manajer lini
seluruh manajer lini yang harus terealisasi
untuk dalam waktu singkat tanpa
Menurunkan kegagalan melalui identifikasi untuk
produk menentukan identifikasi
untuk menentukan
 pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan
oleh para karyawan.
7. Mesin baru yang Pengelolaan pelatihan Perusahaan hanya Dari hasil kuesioner yang
digunakan perusahaan karyawan harus menganggarkan biaya disebarkan kepada
telah dilengkapi didukung anggaran yang pelatihan sebesar 0,25% karyawan yang telah
manual memadai. selama satu tahun dari laba mengikuti pelatihan tahun
penggunaannya, bersih setelah pajak tahun 2008 diperoleh temuan
tetapi untuk sebelumnya. Untuk tahun sebagai berikut:
memahami manual 2008 biaya pelatihan
a. Sebesar 35% dari
tersebut dan mampu didasarkan pada laba bersih
peserta menjawab
menggunakan sesuai setelah pajak tahun 2007
bahwa materi
dengan standar yang mencapai Rp. 650,75
pelatihan sesuai
manual tersebut perlu miliar.
dengan kebutuhan
dilakukan pelatihan
untuk meningkatka
intensif, dengan
keterampilan.
mempraktikannya di
b. Sebesar 12,5%
lokasi mesin tersebut
peserta menjawab
dioperasikan.
metode pelatihan
Sementara pelatihan
sesuai dengan
yang telah dilakukan
materi pelatihan
adalah pelatihan
yang diberikan.
klasikal di kelas
untuk memahami c. Hanya sebesar 35%
petunjuk (manual) menjawab
tersebut. Konfirmasi keterampilannya
kepada manajer SDM meningkat setelah
diperoleh informasi mengikuti
tidak tersedia cukup pelatihan.
dana untuk
melanjutkan pelatihan
sampai pada praktik
lapangan.
8. Penurunan produk Tujuan pelatihan dan Kurang terampilnya Pengembalian produk oleh
gagal menjadi 18% pengembangan karyawan dalam pelanggan yang terjadi
karyawan harus mengoperasikan mesin baru selama tahun 2008 sebesar
dirumuskan dengan jelas (Sebesar 80% peserta 7,5% dari total penjualan
dan disosialisasikan menjawab waktu pelatihan Rp. 7,5 triliun.
keseluruh manajer lini. terlalu singkat dan tidak
Tujuan pelatihan adalah cukup waktu bagi mereka
untuk: untuk memahami materi
a. meningkatkan yang diberikan dalam
keterampilan pelatihan tersebut).
karyawan.
b. Menurunkan
kegagalan
produk sampai
pada tingkat 2,5
%
c. Menurunkan
pemborosan
penggunaan
sumber daya.
Menurunkan kecelakaan
kerja karyawan serta
meningkatkan motivasi
kerja dan kebanggan
karyawan terhadap
pekerjaan.
 BAB III
REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dikelompokkan menjadi 2
(dua), yaitu :

1. Kelemahan yang terjadi karena program pelatihan karyawan belum mampu

meningkatkan keterampilan karyawan di dalam memproduksi barang
2. Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil program pelatihan
karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang dihasilkan
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi
atau langkah perbaikan yang dapat diambil oleh manajemen untuk memperbaiki
kelemahan tersebut.
Rekomendasi :
1. Perusahaan harus memberikan anggaran yang memadai untuk program pelatihan
karyawan agar program tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga peningkatan
keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan yang
diharapkan.
2. Perusahaan harus menyusun rencana pelatihan dan pengembangan karyawan secara
periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Perusahaan harus membuat penilaian keberhasilan atas Program Pelatihan
Karyawan sebagai evaluasi bagi Perusahaan itu sendiri.
4. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik
bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas peningkatan
kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang signifikan atas
kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan
terjadi akibat yang lebih buruk pada Produksi Perusahaan di masa yang akan datang.
 BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya
meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT Indojewel untuk periode tahun
2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian
manajemen Program Pelatihan Karyawan yang telah dilaksanakan oleh perusahaan, dan
aktivitas yang dilakukan oleh karyawan itu sendiri di dalam memproduksi barang produksi
perusahaan.