BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Telaah Pustaka

1. Rekam
Medis

a. Pengertian Rekam Medis

Dalam permenkes no 269/Menkes/Per/III/tahun

2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas

yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien. Menurut

(Rustiyanto, 2009), rekam medis yang bermutu akan

meliputi berbagai hal berikut :

1) Akurat, menggambarkan proses dan hasil akhir

pelayanan yang diukur secara benar

2) Lengkap, mencakup seluruh kekhusussan pasien dan

sistem yang dibutuhkan dalam analisis hasil ukuran

3) Terpercaya, dapat digunakan dalam berbagai

kepentingan

4) Valid atau sah sesuai dengan gambaran proses atau

produk hasil akhir yang diukur

14
 1
5

5) Tepat waktu, dikaitkan dengan episode pelayanan yang

terjadi

6) Dapat digunakan untuk kajian, analisis dan pengambilan

keputusan

7) Seragam, batasan sebutan tentang elemen data

yang dibakukan dan konsisten penggunaannya di

dalam maupun luar organisasi

8) Dapat dibandingkan dengan standar yang disepakati

dan diterapkan

9) Terjamin kerahasiannya

10) Mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar

yang berwenang.Rumah sakit bertanggung jawab

untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam

medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan

ataupun memalsukan data yang ada dalam rekam

medis, atau dipergunakan oleh orang yang

semestinya tidak diberi izin.

b. Tujuan dibuatnya Rekam Medis

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk

menunjang tercapainya tertib administrasi dimana hal

ini merupakan langkah dalam peningkatam

pelayanan
 kesehatan di bidang pelayanan kesehatan. Tanpa didukung

suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan

benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan

berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan

tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

menentukan upaya pelayanan kesehatan di ruamh sakit

(Rustiyanto, 2009).

c. Kegunaan Rekam Medis

Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun

2008 rekam medis dapat digunakan sebagai :

1) Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien

2) Alat bukti dalam proses penegakan hukum,

disiplin kedokteran dan kedokteran gigi,

penegakan etika kedokteran dan etika kedokteran

gigi

3) Keperluan pendidikan dan penelitian

4) Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan

5) Data statistik kesehatan

Menurut Depkes RI tahun 2006 kegunaan rekam

medis dapat dilihat dari berbagai aspek antara

lain :
a) Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai

administrasi, karena isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggungjawab sebagai

tenaga medis dan perawat dalam mencapai

tujuan pelayanan kesehatan.

b) Aspek Medis

Dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada

pasien.

c) Aspek Hukum

Menyangkut masalah adanya jaminan kepastian

hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha

menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda

bukti untuk menegakkan keadilan

d) Aspek Keuangan

Isi Rekam Medis dapat dijadikan sebagai

bahan untuk menetapkan biaya pembayaran

pelayanan. Tanpa adanya bukti catatan

tindakan/pelayanan,
 maka pembayaran tidak dapat dipertanggung

jawabkan.

e) Aspek Penelitian

Berkas Rekam medis mempunyai nilai penelitian,

karena isinya menyangkut data/ informasi yang

dapat digunakan sebagai aspek penelitian.

f) Aspek Pendidikan

Berkas rekam medis mempunyai nilai

pendidikan, karena isinya menyangkut

data/informasi tentang kronologis dari pelayanan

medik yang diberikan pada pasien.

g) Aspek Dokumentasi

Isi rekam medis menjadi sumber ingatan yang

harus didokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan

pertanggungjawabkan dan laporan sarana

kesehatan. Menurut Konsil Kedokteran Indonesia

tahun 2008 manfaat rekam medis adalah :

(1)Pengobatan Pasien

Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan

petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis

 penyakit serta merencanakan pengobatan,

perawatan, dan tindakan medis yang harus

diberikan kepada pasien.

(2)Peningkatan Kualitas Pelayanan

Membuat rekam medis bagi penyelenggaraan

praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap

akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk

melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian

kesehatan masyarakat yang optimal.

(3)Pendidikan dan Penelitian

Rekam medis yang merupakan informasi

perkembangan kronologis penyakit, pelayanan

medis, pengobatan, dan tindakan medis,

bermanfaat untuk bahan informasi bagi

perkembangan pengajaran dan penelitian di

bidang profesi kedokteran dan kedokteran

gigi.

(4)Pembiayaan

Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk

dan bahan untuk menetapkan pembiayaan

dalam pelayanan kesehatan pada sarana

kesehatan.
 Catatan tersebut bisa sebagai bukti pembiayaan

kepada pasien.

(5)Statistik Kesehatan

Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan

statistik kesehatan, khususnya untuk

mempelajari perkembangan kesehatan

masyarakat dan untuk menentukan jumlah

penderita pada penyakit- penyakit tertentu.

(6)Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin, dan Etik

Rekam medis merupakan alat bukti tertulis

utama, sehingga bermanfaat dalam

penyelesaian masalah hukum, disiplin dan

etik.

d. Isi Rekam Medis

Menurut Permenkes no 269/menkes/Per/III/2008

rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan

dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan yang

dilakukan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien selama dirawat

dipelayanan kesehatan yang dilakukan di unit rawat jalan,

rawat inap dan gawat darurat. Oleh karena itu, dalam

pengisian berkas rekam medis harus diisi langsung oleh

dokter, dokter gigi,

dan tenaga kesehatan lainnya seperti perawat dan bidan

serta fisioterapi yang meliputi anamnesis, pemeriksaan

yang dilakukan, diagnosis, terapi yang diberikan serta

rencana terapi selanjutnya. Pengisian berkas rekam

medis harus dilakukan segera pada saat pemeriksaan,

ini dikarenakan sering tertundanya dokter, dokter gigi dan

tenaga kesehatan lainnya yang menunda dalam pengisian

berkas rekam medis sehingga kemungkinan bisa terjadi

hal-hal yang tidak tertulis/ didokumentasikan dalam

berkas rekam medis karena ketidaktelitian. Selain itu

perlu juga memberi jam pemeriksaan serta tanda

tangan dokter, dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya

guna mengesahkan kebenaran pengisian berkas rekam

medis (Phillips, 2006) Isi Rekam Medis Pasien Rawat

Jalan.

Data pasien rawat jalan yang dimasukkan dalam

rekam medis sekurang-kurangnya antara lain :

1) Identitas Pasien

2) Tanggal dan waktu

3) Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat

penyakit)

4) Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana Penatalaksanaan

7) Pengobatan dan atau tindakan

8) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

9) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan

odontogram klinik

10) Persetujuan tindakan bila perlu

Isi Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Data Pasien rawat inap yang dimasukkan dalam rekam

medis sekurang-kurangnya antara lain :

1) Identitas Pasien

2) Tanggal dan waktu

3) Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat

penyakit)

4) Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5) Diagnosis

6) Rencana penatalaksanaan

7) Pengobatan dan atau tindakan

8) Persetujuan tindakan bila perlu

9) Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

10) Ringkasan pulang

11) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau

tenaga kesehatan tertentu yang memberikan

pelayanan kesehatan

12) Pelayanan lain yang telah diberikan oleh

tenaga kesehatan tertentu dan

13) Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan

odontogram klinik.

Isi Rekam medis Pasien Gawat DaruratData

Untuk pasien gawat darurat yang harus dimasukkan

dalam reka medis sekurang-kurangna antara lain :

1) Identitas Pasien

2) Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan

3) Identitas pengantar pasien

4) Tanggal dan waktu

5) Hasil anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan, riwayat

penyakit)

6) Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

7) Diagnosis

8) Pengobatan dan atau tindakan

 9) Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan

pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut

10) Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau

tenaga kesehatan tertentu yang memberikan

pelayanan kesehatan

11) Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien

yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan

kesehatan lain

12) Pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien Khusus isi rekam medis pasien akibat

bencana maka

ditambahkan :

1) Jenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan

2) Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana massal

dan Identitas orang yang menemukan pasien

2. Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan dan

Pendistribusian Berkas Rekam Medis di Pelayanana

Kesehatan

Keterlambatan penyediaan dan pendistribusian berkas

rekam medis akan mengakibatkan ketidakoptimalan dokter,

dokter gigi dan tenaga kesehatan lainnya untuk

memberikan pelayanan sehingga akan mengakibatkan

kepuasan pasien
menurun. Pendistribusian berkas rekam medis dengan cepat

dan tepat dapat menentukan tindakan dan diagnosa kepada

pasien dan kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke

poliklinik dapat menjadi indikator mutu pelayanan di rumah

sakit (Azwar, 2004)

Mutu adalah totalitas dari wujud serta ciri dari

suatu barang atau jasa yang dihasilkan, yang didalamnya

terkandung sekaligus pengertian akan adanya rasa aman

dan atau terpenuhinya kebutuhan para pengguna jasa

yang dihasilkan tersebut (Azwar, 1996)

Menurut Azwar tahun 1996 faktor yang mempengaruhi

mutu pelayanan kesehatan ada tiga yaitu

a. Unsur Masukan (input)

Yang dimaksud dengan unsur input adalah semua

hal yang dibutuhkan untuk terselenggaranya pelayanan

kesehatan. Unsur input tersebut adalah SDM (Sumber

daya manusia), sarana dan prasarana.

1) Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia merupakan sumber daya

terpenting dalam suatu sistem kesehatan dimana

bertanggung jawab dan mampu berkarya secara optimal

untuk mencapai tujuan organisasi.

Sumber Daya yang dimaksud meliputi :

a) Jumlah Petugas Penyimpanan

Menurut Wursanto (1989), petugas

penyimpanan rekam medis bertugas menerima,

menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi

serta melayani permintaan rekam medis pada waktu

yang dibutuhkan dan jumlah petugas yang

diperlukan dibagian penyimpanan tergantung beban

kerja yang dilaksanakan.

b) Pendidikan

Sesuai dengan kepmenkes RI nomor

377/menkes/SK/III/2007 yang menjelaskan bahwa

kualifikasi petugas rekam medis salah satunya

adalah lulusan D3 rekam medis.

c) Pelatihan

Sesuai dengan kepmenkes nomor

377/menkes/SK/III/2007 tentang standar profesi

perekam medis, bahwa ada 2 kategori

kompetensi
 yang harus dimiliki perekam medis dan informasi

kesehatan. Kategori tersebut adalah kompetensi

pokok dan kompetensi pendukung, yang kedua-

duanya harus dimiliki oleh seorang perekam

medis dan informasi kesehatan untuk menjalankan

tugas di sarana pelayanan kesehatan. Kompetensi

perekam medis dan informasi kesehatan

merupakan pengetahuan, ketrampilan dan perilaku

yang harus dimiliki oleh seorang profesi perekam

medis dan informasi kesehatan dalam

melakukan tanggungjawab diberbagai tatanan

pelayanan kesehatan. Kompetensi pokok

merupakan kompetensi mutlak yang harus

dimiliki oleh profesi perekam medis sedangkan

kompetensi pendukung merupakan kemampuan

yang harus dimiliki sebagai pengembangan

pengetahuan dan ketrampilan dasar untuk

mendukung tugas.

2) Sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana yang mendukung di

Instalasi Rekam medis menurut Depkes (2006)

yaitu:
a) Terminal PC Client

b) LAN system

c) Kertas tracer

d) Kartu nomor urut poli

e) Berkas rekam medis rawat jalan

f) Formulir Pendaftaran pasien baru

g) Kartu

Pasien

Prasarana :

a) Peraturan menteri kesehatan RI nomor

: 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam

medis

b) Petunjuk teknis sistem administrasi pasien

di masing-masing rumah sakit

c) Petunjuk teknis prosedur dan penyelenggaraan

rekam medis.

Menurut Antikasari (2006) sarana untuk

menyimpan berkas rekam medis :

a) Folder atau map : alat yang digunakan untuk

menyimpan berkas

b) Guide : petunjuk penyimpanan berkas

c) Filing cabinet untuk menempatkan atau menyimpan

folder dan guid e

d) Rak arsip

e) Kotak kartu kendali

Beberapa kebijakan yang berhubungan dengan

penyediaan rekam medis :

a) Sistem Penyimpanan

Menurut Depkes RI (2006) ada dua cara

penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis,

yaitu :

(1)Sentralisasi :

Sentralisasi diartikan penyimpanan rekam

medis seorang pasien dalam kesatuan baik

catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun

catatan-catatatn selama pasien di rawat inap.

(2)Desentralisasi :

Desentralisasi diartikan cara penyimpanan

rekam medis seorang pasien terjadi

pemisahan antara rekam medis poliklinik

dengan rekam medis pasien rawat inap.

Rekam medis poliklinik

 disimpan disatu tempat, sedangkan rekam

medis pasien rawat inap disimpan di bagian

pencatatan medis.

b) Distribusi Berkas Rekam Medis

Menurut Antikasari (2006), distribusi

mempunyai arti pembagian (barang-barang) dan

penyatuan.

Distribusi memiliki 2 arti, yaitu :

(1)Penyaluran ( pembagian, pengiriman) kepada

beberapa orang atau ke beberapa tempat

(2)Pembagian barang keperluan sehari-hari

(terutama dalam masa darurat) oleh pemerintah

kepada pegawai negeri, penduduk.

c) Sistem Pengeluaran

(1)Sistem Pengeluaran Berkas Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1997) pengeluaran

rekam medis dilakukan berdasarkan beberapa

ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat

penyimpanan antara lain :

 (a) Tidak satupun rekam medis boleh keluar

dari ruang rekam medis, tanpa tanda

keluar atau kartu permintaan. Permintaan

ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang

di luar rekam medis, tetapi juga bagi

petugas rekam medis sendiri.

(b) Seseorang yang meminjam rekam medis

berkewajiban untuk mengembalikan

dalam keadaan baik dan tepat waktu, oleh

karena itu harus dibuat ketentuan berapa

lama rekam medis diperbolehkan tidak

berada di rak penyimpanan.

(c) Rekam medis tidak dibenarkan diambil

keluar dari rumah sakit kecuali atas

perintah pengadilan.

b. Unsur Proses

Unsur Proses adalah semua tindakan yang

dilakukan, dimulai dari pasien mendaftar di bagian

pendaftaran hingga berkas rekam medis tersedia di

poliklinik. Proses dimulai saat pasien mendaftar di

bagian pendaftaran, kemudian

 petugas mengentry nomor pasien yang tercetak dalam kartu

pasien, secara otomatis tracer tercetak dan nomor

urut poliklinik tercetak, kemudian petugas filing dapat

mengakses data pasien yang berobat serta menyiapkan

berkas rekam medis pasien kemudian petugas

mengarahkan pasien menunggu di poliklinik dan

petugas distribusi mendsitribusikam berkas rekam

medis sesuai poliklinik yang dituju. Sesuai dengan

permenkes nomor 129/menkes/SK/II/2008 waktu

yang diperlukan dalam penyediaan berkas rekam medis

≤10 menit untuk rawat jalan sedangkan ≤ 15 menit untuk

penyediaan berkas rekam medis Untuk rawat inap.

c. Ouput

Disini mengenai lama waktu pasien menunggu berkas

rekam medis sampai di poliklinik tujuan. Sesuai dengan

SPO di Rumah Sakit Umum Daerah Kota

Yogyakarta dimana lama waktu berkas rekam medis

dari pendafatran sampai di poliklinik di tetapkan ≤25 menit,

sehingga jika lama waktu penyediaan dan

pendistribusian berkas rekam medis ≥25 menit maka di

dapatkan hasil terlambat.

B. Penelitian Terdahulu

1. Hutami (2005) dengan judul “ Tinjauan Pendistribusian Berkas

Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Soeradji

Tirtonegoro Klaten”. Tujuan penelitiannya adalah mengetahui

sistem dan prosedur pendistribusian berkas rekam medis

di bagian rawat jalan.

Hasil Penelitiannya adalah prosedur penyimpanan dan

peminjaman yang berlaku di RSUD Dr. Soeradji Tirtonegoro

Klaten dalam pelaksanaanya belum berjalan dengan baik,

natara lain adanya kesalahan pendistribusian berkas rekam

medis rawat jalan ke poliklinik sehingga mutu pelayanan rekam

medis menurun.

a. Persamaannya dalam hal metode penelitian yang

menggunakan deskriptif kualitatif, rancangan penelitian

cross sectional . Teknik pengumpulan data (observasi,

wawancara dan studi dokumentasi)

b. Perbedaanya dalm hal subyek penelitian (petugas

penyimpanan, petugas pendaftaran, petugas distribusi,

perawat dan dokter- petugas distribusi, waktu dan

tempat, lokasi ( RSUD Dr Soeradji Tirtonegoro- RSUD

Jogja)
2. Anggranias (2008) dengan judul “ Pendistribusian Berkas

Rekam Medis dari Filling ke Tempat Penerimaan Pasien

Rawat Jalan di RS PKU Muhammadiyah”. Tujuan

penelitian untuk mengetahui persentase keterlambatan

pendistribusian berkas rekam medis dari filing ke tempat

penerimaan pasien rawat jalan serta mengetahui faktor-

faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi

berkas rekam medis ke tempat penerimaan pasien.

Hasil penelitiannya adalah prosentase keterlambatan

pendistribusian berkas rekam medis yang terdistribusi lebih

dari 5 menit ke tempat penerimaan pasien rawat jalan sebesar

10,5% dan beberapa faktor yang mempengaruhi

keterlambatan distribusi rekam medis ke tempat penerimaan

pasien yaitu tidak terdapat prosedur tetap pendistribusian

berkas rekam medis, berkas rekam medis tidak

ditemukan, salah penyebutan permintaan oleh petugas

tempat penerimaan pasien, permintaan berkas rekam medis

banyak serta sumber daya manusia. Perbedaanya adalah

hal subyek penelitiann (petugas filing ,

petugas pendaftaran, perawat dan dokter serta petugas penyedia

dan distribusi)
 a. Persamaannya dalam hal mpenelitian yang menggunakan

deskriptif kualitatif etode rancangandan kuantitatif,

rancangan penelitian cross sectional , teknik

pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan

studi dokumentasi.

b. Perbedaannya dalam hal subyek penelitian (petugas

penyimpanan, petugas pendaftaran, petugas distribusi,

perawat dan dokter - petugas distribusi, waktu dan

tempat, lokasi (RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta -

RSUD Jogja)

3. Priyono (2011) dengan judul “ Penyediaan Berkas Rekam

Medis Rawat Jalan Lama ke klinik Penyakit Dalam

berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di Rumah Sakit

Jogja”. Bertujuan untuk mengetahui rata-rata waktu

penyediaan berkas rekam medis dan prosentase keterlamatan

penyediaan berkas rekam medis ke klinik dalam antara

Standar Pelayanan Minimal (SPM) dengan pelaksanaan,

proses penyediaan berkas rekam medis serta faktor-faktor

yang mempengaruhi keterlambatan dalam penyediaan

berkas rekam medis ke klinik penyakit dalam.

 Metode yang digunakan deskriktif kualitatif dengan

rancangan cross sectional . Teknik pengumpulan data

diperoleh dengan cara wawancara, observasi dan studi

dokumentasi. Uji validitas data menggunakan triangulasi

sumber.

Hasil penelitiannya yaitu rata-rata waktu untuk

penyediaan berkas rekam medis ke klinik penyakit dalam di

Rumah sakit Jogja adalah 28,39 menit, dan prosentase

keterlambatan penyediaan berkas rekam medis dengan

standar pelayanan minimal 15 menit diperoleh 85,90% dan

ketepatan 14,10%. Tingginya angka keterlambatan berkas

rekam medis tersebut disebabkan oleh faktor-faktor tidak

diketemukannya berkas rekam medis di dalam rak

penyimpanan, sarana dan fasilitas fisik ruangan penyimpanan

serta sumber daya manusia.

Persamaan penelitian ini dengan priyono adalah sama-

sama menggunakan penelitian deskriptif kualitatif. Kesamaan

yang lain yaitu sama-sama mengkaji tentang waktu penyediaan

berkas rekam medis rawat jalan sampai ke poliklinik

berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM). Selain itu

cara pengumpulan penelitian ini dan penelitian priyono juga

sama yaitu dengan wawancara, observasi dan studi

dokumentasi.
 Perbedaanya dengan penelitian ini sangat jelas

terletak pada judul, tujuan dan lokasi. Selain itu,

penelitian priyono menggunakan triangulasi sumber untuk

mengkaji keabsahan datanya sedangkan pada penelitian ini

menggunakan triangulasi teknik.

4. Winarni (2013) dengan judul “ Penyediaan Berkas Rekam

Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar

Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU Muhammadiyah

Yog yakarta “. Bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan

penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan

berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta

Hasil Penelitiannya yaitu rata-rata kecepatan dalam

penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan adalah

14,

52 menit dan prosentase keterlambatan 76,76% tepat

waktu 23,23% dan faktor-faktor yang mempengaruhi

adalah faktor machine (alat), man ( manusia), method

( cara), environment

( lingkungan )Metode yang digunakan deskriptif kualitatif

dengan rancangan cross sectional. Data diperoleh dengan

cara observasi dan wawancara. Uji validitas data

meggunakan triangulasi sumber.

 Persamaan penelitian ini dengan winarni (2013) yaitu

sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif.

Kesamaan yang lain yaitu sama-sama mengkaji tentang

penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan

berdasarkan Standar Pelayanan Minimal (SPM).

Perbedaan dengan penelitian ini adalah beda judul, tujuan

dan lokasi.

5. Penelitian Tuti (2013) dengan judul “Faktor-faktor

Penyebab Keterlambatan Penyediaan Berkas Rekam Medis

di Poliklinik PKU Muhammadiyah Yogyakarta”. Tujuan

penelitian ini adalah untuk mengetahui persentase

keterlambatan berkas rekam medis di poliklinik RS PKU

Muhammadiyah Yogyakarta serta mengidentifikasi faktor-

faktor yang menyebabkan keterlambatan penyediaan

berkas rekam medis dipoliklinik.

Hasil Penelitiannya adalah Persentase keterlambatan

penyediaan berkas rekam medis dari pendaftaran ke

poliklinik kurang dari 15 menit adalah 53% dan lebih dari 15

menit adalah 47%. Masih terdapat berkas rekam medis

yang didistribusikan lebih dari standar waktu yang telah

ditetapkan yaitu selama 15 menit. Pada penelitian ini

didapatkan waktu pendistribusian

 berkas rekam medis tercepat adalah 2 menit, sedangkan waktu

terlama dalam pendistribusian adalah 10 jam, sedangkan rata-

rata waktu keterlambatan berkas rekam medis sampai

di poliklinik yaitu 20 menit.

a. Persamaannya dalam hal metode penelitian yang

menggunakan mrancangan penelitian kualitatif dan

kuantitatif cross sectional , teknik pengumpulan data

dengan

observasi, wawancara dan studi dokumentasi serta tools

pada wawancara dan observasi

b. Perbedaannya dalam hal subyek penelitian (petugas

penyimpanan, petugas pendaftaran, petugas distribusi,

perawat dan dokter - petugas distribusi, waktu dan

tempat, lokasi (RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta -

RSUD Jogja)

6. Janu (2013) dengan judul “Faktor-faktor Penyebab

Keterlambatan Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pasien

Rawat Jalan dari Bagian Filing RS Panti Wilasa Citarum

Semarang”. Tujuan penelitiannya adalah untuk mengetahui

gambaran kejadian terlambat dokumen rekam medis pasien di

filing Rumah Sakit Panti Wilasa Ciatrum Semarang

 Hasil penelitiannya keterlambatan penyediaan dokumen

rekam medis terhadap seluruh dokumen yang ada di ruang

filing dihasilkan rata-rata dokumen misfile rak file adalah

173 dokumen/rak dari 16 rak file yang ada. Kejadin misfile

yang terjadi pada RS Panti wilasa citarum diakibatkan faktor

manusia

diantaranya adalah jumlah kunjungan yang tidak sebanding

dengan jumlah petugas yang ada sehingga beban kerja

yang ditanggung petugas cukup tinggi, untuk beberapa

petugas masih kurang berpengalaman karena masih baru.

Money (keuangan) diantaranya adalah kurang tercukupinya

dana untuk pengadaan sarana pendukung penyimpanan

misalnya pengadaan rak file .

Material ( bahan) diantaranya terdapatnya dua jenis rak file

yaitu rak roll o’pak dan rak biasa dimana banyak rak biasa

yang tinggi sectionnya lebih rendah dibanding tinggi

dokumen sendiri, masih banyak dokumen rekam medis

yang belum menggunakan map sehingga sulit membedakan

jenis pasien dan melihat nomor rekam medisnya.

a. Persamaannya dalam hal metode penelitian yang

menggunakan deskriptif kualitatif dan kuantitatif,

dengan
 rancangan penelitian cross sectional , eknik

pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan

studi dokumentasi.

b. Perbedaannya dalam hal subyek penelitian (petugas

penyimpanan, petugas pendaftaran, petugas distribusi,

perawat dan dokter - petugas distribusi, waktu dan

tempat, lokasi (RS Panti Wilasa Citarum Semarang -

RSUD Jogja).

C. Landasan Teori

Penyediaan dan pendistribusian rekam medis dengan

cepat dan tepat sangat diperlukan guna untuk berlangsungnya

pemberian pelayanan kesehatan yang optimal sehingga kepuasan

pasien akan pelayanan juga tercapai, hal ini tentunya perlu

koordinasi ataupun kerjasama yang kuat antar unit unit di

pelayanan kesehatan guna tercapainya penyediaan dan

pendistribusian yang cepat dan tepat dalam pelayanan

kesehatan.
 Penyediaan dan pendistribusian berkas rekam
medis
1. Input :
a. Sumber Daya Manusia
1) Jumlah Sumber Daya Manusia
Kebijakan 2) Pendidikan Waktu
Pelaksanaan 3) Pelatihan Penyediaan
tentang rekam b. Sarana dan Prasarana dan
medis 1) Komputer dan Printer pendistribu
- Kepmenkes no 2) Rekam medis
129/menkes/SK 3) Tracer sian rekam
/II/2008 4) Rak Penyimpanan medis
- Permenkes no 5) Telepon
269/ 6) Keranjang pengangkut rekam
Menkes/Per/III/ medis
tahun 2008
- Standar c. Kebijakan/ Prosedur
Operasional 1) Standar Prosedur Operasional
mengenai penyediaan rekam
Prosedur medis
2) Kebijakan tentang peminjaman
berkas rekam medis
3) Kebijakan mengenai
pengambilan berkas rekam
medis

d. Manajemen
1) Pengelolaan berkas rekam
medis di filing
2) Mengatur jadwal kerja petugas
3) Mengatur Pertemuan antar
Petugas
2. Proses
a. Standar Operasional Prosedur
b. Kepmenkes no
129/menkes/SK/II/2008
3. Output
a. Lama waktu tunggu
b. Rata-rata waktu
c. Ketepatan waktu

Gambar 1 Landasan Teori Penyediaan dan Pendistribusian Berkas Rekam

Medis di Poliklinik Rumah Sakit Umum Daerah Kota Yogyakarta
 D. Kerangka Konsep

Berdasarkan kajian teori dan permasalahan yang diuraikan

diatas, maka dapat disusun kerangka konsep sebagai berikut :

INPUT PROSES OUTPUT

1. Sumber daya manusia Kebijakan Rumah - Lama waktu
Jumlahsumber manusia daya Sakit tunggu
Implementasi Standar - Rata-rata
Pendidikan
Operasional Prosedur waktu yang
Pelatihan
Implementasi dibutuhkan
Sarana dan Prasarana - Ketepatan
2. a.Komputer dan Printer Kepmenkesno
129/menkes/SK/II waktu
Rekam Medis /2008
Tracer
Rak penyimpanan
Telepon
Keranjang pengangkut rekam
medis
Kebijakan/Prosedur
StandarProsedur Operasional
mengenai penyediaan rekam medis
Kebijakantentang peminjaman
berkas rekam medis
Kebijakan mengenai pengambilan
berkas rekam medis
Manajemen
Pengelolaanberkas rekam medis di
filing
Mengatur jadwal kerja petugas
Mengatur Pertemuan antar Petugas

Gambar 2 Kerangka Konsep Penelitian

E. Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana hasil menganalisa dalam penyediaan dan

pendistribusian berkas rekam medis sampai di poliklinik Rumah

Sakit Umum Daerah Kota Yogyakarta

2. Apa saja faktor-faktor apa yang menyebabkan

ketidaktepatan waktu penyediaan dan pendistribusian

berkas rekam medis sampai di poliklinik ditinjaun dari

faktor input , proses dan

output

F. Hipotesis

Waktu penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Daerah Kota Yogyakarta tidak tepat waktu.