(PDF) Contoh SOP Penerimaan Barang
(PDF) Contoh SOP Penerimaan Barang
(PDF) Contoh SOP Penerimaan Barang
1. Definisi
Proses pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi, dan garansi / masa purna
jual barang dari rekanan dibandingkan dengan spesifikasi barang dalam kontrak. Menerima
dan menyimpan barang yang sudah sesuai ke gudang.
2. Tujuan
Memastikan barang yang diterima dan yang akan disimpan ke gudang adalah barang yang
sudah sesuai dengan dengan spesifikasi barang dalam kontrak.
3. Pelaksana
Penanggung jawab dari pekerjaan ini adalah Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan UPT
Logistik ITB. Pihak lain yang terkait dalam aktivitas ini adalah Penyedia Barang, dan Sub
Bagian Gudang.
4. Kebijakan
4.1 Waktu Pelaksanaan
Proses bisnis ini dilaksanakan ketika barang yang dikirim oleh penyedia barang sampai
di UPT Logistik. Selanjutnya diperiksa dan disimpan dalam gudang.
4.2 Input/Output
Input :
Kontrak (dari Sub Bagian Kontrak)
Surat Jalan (dari penyedia barang)
Output :
Berita acara pemeriksaan barang
Berita acara penerimaan barang
Berita acara kemajuan pekerjaan untuk pembayaran
Berita acara pemeriksaan pekerjaan
Bukti Serah terima barang
4.3 Standar Waktu Pelaksanaan
Seluruh proses dilakukan selama 1 hari segera setelah barang tiba.
5. Prosedur
Proses bisnis ini dilakukan oleh Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia
Pemeriksa / Penerima Barang, yang bersifat independen dan insidental. Panitia Pemeriksa /
Penerima Barang dibentuk dan disahkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan bekerja hingga
penyedia barang telah mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
Adapun prosedur-prosedurnya dapat dilihat sebagai berikut :
b. Proses Pengendalian Barang Dengan Status Barang Yang Tidak Melalui Penyimpanan di
Gudang Sebelum Didistribusikan ke Unit.
- Setelah bagian Gudang menerima barang sesuai Daftar Penyerahan Barang Untuk
Gudang, selanjutnya bagian Gudang harus memasukkan seluruh data barang tersebut
satu per satu ke dalam sistem pencatatan stock barang di Gudang. Sistem pencatatan
stock barang di Gudang berupa pencatatan secara manual dan dengan sistem on line.
Dimana sistem pencatatan secara on line sudah disiapkan oleh bagian Sistem Informasi,
sedangkan pencatatan stock barang secara manual dilakukan sendiri.
- Mengingat barang-barang yang diterima oleh bagian gudang, tidak melalui proses
penyimpanan di gudang, maka langkah selanjutnya bagian gudang harus berkoordinasi
dengan bagian Distribusi perihal penitipan barang-barang tersebut ke masing-masing unit
yang bertindak selaku user dari barang-barang dimaksud. Dimana status user dari
barang sudah harus diketahui oleh bagian Distribusi, dari Bill of Quantity definitif (yang
disampaikan Panitia / Pejabat Pengadaan Barang kepada bagian Distribusi sebelum
kontrak pengadaan barang tersebut selesai diproses), atau apabila kontrak sudah selesai
diproses, maka bagian Distribusi berpedoman pada Bill of Quantity dalam kontrak untuk
mengetahui status user dari barang bersangkutan.
- Apabila sudah ada kejelasan mengenai status user dari barang tersebut, selanjutnya
bagian Gudang harus mempersiapkan Daftar Penitipan Barang yang akan ditandatangani
oleh bagian Gudang, bagian Distribusi dan perwakilan unit (user).
- Berbekal Daftar Penitipan Barang, maka bagian Gudang dan bagian Distribusi harus
mendampingi rekanan penyedia barang untuk menitipkan barang pada unit (user) yang
ditunjuk pada Bill of Quantity. Selanjutnya unit (user) menerima barang dengan status
dititipkan tersebut, ditandai dengan penandatanganan Daftar Penitipan oleh bagian
Gudang, bagian Distribusi dan perwakilan unit (user).
- Daftar Penitipan Barang harus disimpan oleh bagian Toko (Asli), bagian Distribusi (Copy
1) dan unit / user (Copy 2).
- Setelah bagian Distribusi menerima petintah pengiriman barang, selanjutnya Bagian
Gudang dan bagian Distribusi menandatangani Daftar Pengeluaran Barang dan Tanda
Terima Barang.
- Dengan ditandatanganinya Daftar Pengeluaran Barang dan Tanda Terima Barang, maka
status barang yang dititipkan telah menjadi barang keluar. Agar status ini diketahui oleh
unit / user yang dititipkan barang, maka bagian Gudang harus menyampaikan surat
pemberitahuan perubahan status barang kepada unit / user bersangutan.
- Langkah selanjutnya, bagian Gudang harus menyimpan data perubahan status barang
dalam 1 (satu) file yang terdiri dari : Daftar Penitipan Barang, Daftar Pengeluaran Barang,
Tanda Terima Barang dan surat pemberitahuan perubahan status barang.
- Langkah terakhir, bagian Gudang harus menyesuaikan data pengeluaran barang dengan
sistem pencatatan stock barang. Penyesuaian data stock barang harus dilakukan pada
sistem pencatatan barang secara manual dan sistem on line.
Flowchart
Flowchart berikut ini menunjukkan alur pemeriksaan, penerimaan, dan penyimpanan barang di
UPT Logistik.
Proses
Data (Input/Output)
Proses/Operasi Manual
Dokumen
Aliran Tahapan
Penghubung (connector)
No : 6 STANDARD OPERATING PROCEDURE
Halaman 11 dari 11 Judul : Pemeriksaan, Penerimaan, dan
Revisi : Penyimpanan Barang