Pengelolaan MICE - Kelas XII - Wini Suciani

Pengelolaan MICE – Kelas XII
TOPIK 1:
Proposal
PENGANTAR
Proposal merupakan tahap awal dalam melakukan kegiatan penyelenggaraan pameran

ataupun acara tertentu. Proposal ini digunakan sebagai acuan kegiatan tersebut dan sebagai
pertimbangan pada saat pengambilan sebuah keputusan Proposal yang disusun memiliki
tujuan untuk mendapatkan dukungan, perizinan berbagai pihak terkait, bisnis, proyek
penelitian, dan lain sebagainya. Proposal kegiatan atau acara pada umumnya akan
diserahkan kepada calon donator atau sponsor untuk mendapatkan bantuan modal
penyelenggaraan acara. Proposal yang dibuat dan diserahkan kepada calon sponsor disebut
dengan proposal sponsorship.
Modul ini merupakan bahan ajar yang membahas tentang Materi Susunan Acara
MICE pada mata pelajaran Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition kelas
XI dengan ruang lingkup materi sebagai berikut:
a. Tujuan Proposal
b. Manfaat Proposal Kegiatan
c. Bagian Isi Proposal
d. Persiapan Bidding Proposal
e. Penetapan Strategi Penawaran
A. KOMPETENSI DASAR
3.17 Menganalisis Proposal Pameran

4.17 Menyusun Proposal Pameran
B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Menjelaskan proposal pameran 1. Melalui pengamatan video yang

2. Menjabarkan tujuan proposal pameran ditayangkan, peserta didik dapat
3. Menyiapkan proposal pameran menjelaskan pengertian proposal pameran
4. Menganalisis proposal pameran dengan cermat.
5. Mengatur proposal pameran 2. Peserta didik dapat menjabarkan tujuan
6. Menyusun proposal pameran proposal pameran wisata dengan percaya
diri.
3. Melalui diskusi dan menggali informasi,
peserta didik dapat meyiapkan proposal
pameran.
4. Peserta didik dapat menganalisis proposal
pameran.
5. Melalui penugasan, peserta didik dapat
mengatur proposal pameran dengan
percaya diri.
6. Peserta didik dapat menyusun proposal
pameran dengan percaya diri.
Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 1

D. AKTIVITAS PEMBELAJARAN
Bacalah dengan cermat rumusan tujuan pembelajaran dari kegiatan belajar ini. Tujuan
tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang
diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan
ajar ini :
a. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Kerjakan tugas dan
jawablah pertanyaan tes. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas menguasai hasil
belajar yang diharapkan.
b. Jika dalam proses memahami materi merasa kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman atau konsultasikan dengan guru
c. Setelah menuntaskan semua kegiatan dalam bahan ajar ini. Pelajarilah bahan
ajar selanjutnya
d. Tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya apabila tidak
menguasai materi kegiatan belajar sebelumnya.

E. URAIAN MATERI
1. Tujuan Proposal
Proses pembuatan proposal terbentuk dari suatu hal yang belum terjadi schingga proposal
harus dibuat dengan sebaik mungkin agar mampu meyakinkan seseorang, instansi, maupun
perusahaan untuk mencapai tujuan atau maksud yang diharapkan oleh pembuat proposal.
Berikut ini merupakan tujuan dari pembuatan proposal:
1. Sebagai bentuk penawaran atau permintaan bantuan kepada pihak lain.
2. Penawaran suatu kegiatan yang berkaitan dengan pihak tertentu.
3. Sebagai sebuah persetujuan untuk pekerjaan penelitian yang legal.
4. Permohonan bantuan dana kepada pihak lain.
5. Sebagai sarana untuk memberikan masukan atau usulan terhadap sebuah masalah
2. Manfaat Proposal Kegiatan

Proposal disusun berdasarkan kegiatan yang akan diselenggarakan. Kegiatan dalam
pengusulan proposal bisa berupa proposal kegiatan, proposal penelitian. dan proposal
usaha. Manfaat penulisan proposal kegiatan antara lain:
1. Proposal Kegiatan
Merupakan proposal untuk melaksanakan kegiatan tertentu baik dalam sekolah, kampus
maupun publik. Proposal ini disusun untuk pengajuan perizinan bahkan sampai dengan
permohonan pendanaan. Dalam proposal kegiatan ini berisi pengusulan, ide kegiatan,
konsep kegiatan sekaligus sebagai panduan kegiatan. Adapun kegunaan dan proposal
kegiatan yaitu
a. sebagai sarana berita atau data bagi pihak terkait
b. membantu panitia dalam mencari bantuan dan dukungan,
c. meyakinkan pihak sponsor untuk memberikan pendanaan;
d. sebagai konsep dasar untuk menjelaskan proses kegiatan, dan
e. media untuk menjelaskan tentang isi kegiatan kepada pihak terkait
2. Proposal Usaha
Proposal usaha biasanya digunakan untuk mengajukan izin dan mendirikan usaha baik untuk
perorangan, organisasi atau sebuah perusahaan. Isi dari proposal usaha antara lain profil
usaha, estimasi keuntungan dan kerugian dari usaha yang diusulkan dan rincian pendanaan.
Fungsi dari penulisan proposal usaha antara lain :
a. sebagai sarana awal bagi pengusaha untuk mengembangkan dan mengenalkan
usaha
b. sebagai alat informasi dan media penunjang bagi mitra bisnis,
c. sebagai media informasi tentang sumber finansial serta dokumen evaluasi finansial,
dan
d. sebagai media analisis aspek usaha yang dijalankan
3. Proposal Proyek
Proposal ini biasanya berisi pengajuan untuk rencana kerja dan informasi teknis dan
biasanya berisi tender dari instansi pemerintah maupun Tujuan dari proposal proyek, yaitu:
a. sebagai pedoman pada saat melakukan pekerjaan:
b. sebagai media informasi yang lebih meyakinkan, danswasta.
c. sebagai gambaran rencana kerja dan langkah kerja selama melaksanakan proyek

4. Proposal Penelitian
Proposal yang berisi topik masalah, latar belakang, ruang lingkup, metode penelitian, waktu,
dan tempat penelitian Proposal jenis ini biasanya digunakan oleh akademisi dalam meneliti
suatu permasalahan. Berikut ini manfaat dari proposal penelitian, yaitu:
a. sebagai pedoman bagi sebuah penelitian atau pengkajian kasus formal
b. gambaran singkat pada proses dan alur penelitian, dan
c. sebagai sarana untuk mengajukan bantuan dana penelitian
3. Bagian Isi Proposal

Pentingnya proposal ini maka perlu memperhatikan poin-poin penting dalam mengajukan
proposal ini. Berikut merupakan isi dari proposal pameran sederhana yang terdiri dari:
1. Pendahuluan
2. Nama kegiatan pameran
3. Waktu pelaksanaan
4. Tempat Pameran:
5. Tema Pameran
6. Tujuan dilaksanakan pameran
7. Susunan kepanitiaan:
8. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
9. Susunan acara dan
10. Penutup.
Salah satu tujuan dari pembuatan proposal kegiatan yaitu kegiatan pameran di mana tujuan
utamanya yaitu untuk menarik sponsor, adapun detail yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan proposal untuk sponsorship, yaitu:
1. Latar Belakang, berisi alasan pentingnya kegiatan dan manfaat dan kegiatan event
yang akan dilaksanakan atau dicapai. Dalam latar belakang ini terdiri atas
pendahuluan, isi dan penutup dengan susunan dari umum menuju khusus
2. Tujuan Kegiatan memberikan jawaban dari untuk apa kegiatan ini dilaksanakan dan
secara spesifik tujuan kegiatan ini dikupas
3. Nama dan Tema Kegiatan, berisi konsep acara secara umum yang dijabarkan secara
spesifik
4. Bentuk Kegiatan, berisi tentang kegiatan yang ada dalam acara tersebut.
5. Sasaran dan Target Kegiatan, berisi perkiraan jumlah peserta yang hadir dan tokoh
siapa saja yang akan hadir.
6. Waktu dan Lokasi Acara, berisi waktu pelaksanaan dengan memilih lokasi yang
strategis dan dikenal banyak orang
7. Kepanitiaan penyelenggara, berisi daftar panitia yang terlibat dalam kegiatan
tersebut
8. Susunan Acara, berisi jadwal dan rundown acara yang akan dilaksanakan
9. Rencana Anggaran berisi estimasi biaya yang diperlukan dalam kegiatan tersebut.
Biasanya untuk Estimasi biaya ini dilampirkan
10. Penutup, berisi penegasan, kesimpulan, dan harapan serta ucapan terima kasih.
11. Lampiran-lampiran, berisi mengenai ketentuan sponsorship, seperti tentang batas
akhir penyerahan materi sponsorship, dan sebagainya.

4. Persiapan Bidding Proposal

Bidding adalah dokumen berkas yang berisi permohonan resmi dalam rangka mengusulkan
pengadaan suatu acara, konvensi atau konferensi. Biasanya dokumen tersebut berisi
penawaran untuk menjadi tuan rumah penyelenggaraan konferensi
1. Aspek Bidding
Aspek bidding yang berisi tanda tangan dan pengesahan dari pimpinan tertinggi dari calon
penyelenggara konvensi maupun seminar serta di dalamnya memuat persetujuan dari
persetujuan pemerintah daerah, industri pariwisata, serta instansi swasta pendukung
a. Aspek Organisasi ada perancangan, koordinator lapangan, manajer yang memiliki
kerja sama yang sinergi dengan pihak yang berkaitan untuk mendukung kelancaran
kegiatan di lapangan.
b. Aspek Teknis aksesibilitas yang yang lengkap dan nyaman mudah untuk ditempuh
serta amenities
c. Aspek Transportasi moda transportasi yang nyaman sesuai dengan jumlah peserta
d. Aspek Finansial: aspek harga dalam kewajaran misalnya untuk biaya sewa
akomodasi, transportasi, tiket masuk objek, gala dinner, dan lain sebagainya
2. Isi dari Bidding Dokumen

Isi dari bidding dokumen adalah sebagai berikut
a. Surat pengantar formal
b. Perkiraan biaya penyelenggaraan
c. Tempat penyelenggaraan
d. Akomodasi
e. Aksesibilitas
f. Convention Venue.
g. Garis besar program
3. Menyiapkan Dokumen Penawaran (Bid Document) dengan Kemasan yang Menarik

Berikut adalah cara menyiapkan penawaran dengan kemasan yang menarik
a. a Surat pengantar dari organisasi yang akan mensponsorinya.
b. Pesan dari pejabat pemerintah yang membidangi dan ada hubungan dengan
penyelenggaraan pameran tersebut
c. Informasi mengenai sarana dan fasilitas konvensi dan pameran bila diperlukan
d. General information, seperti way of life, jumlah penduduk, iklim cuaca, mata uang,
bahasa, dan lain-lain
e. Perkiraan biaya penyelenggaraan konvensi, bila diperlukan
f. Program yang siap disajikan kepada para peserta termasuk powe accompany
4. Faktor-Faktor yang Mendukung Tercapainya Sebuah Bidding

Berikut adalah faktor-faktor yang mendukung tercapainya sebuah bidding
a. Memperhatikan kualitas dan objek atau daya tarik wisata
b. Memahami kelebihan dan kekurangan dari kota atau negara pesaing
5. Penetapan Strategi Penawaran (Bidding)

Ada tujuh poin penting strategi penawaran strategi yang harus dipahami oleh perencanaan
konvensi, antara lain :
1. Source and Quality the Opportunity (Sumber Daya dan Peluang)

Berikut adalah kemampuan sumber daya dan peluang dalam penetapan strategi
penawaran.
a. Peluang yang akurat
b. Pameran dagang
c. Melakukan pendekatan dengan calon pembeli potensial.
d. Membuat catatan kebutuhan.
e. Jawaban dari iklan surat langsung
f. Database dari organisasi konvensi, pameran dan lain-lain
g. Melakukan kerja sama bersama jenis usaha yang bergerak di industri MICE seperti
akomodasi, transportasi, katering, PCO, dan sebagainya.
h. Mempunyai keterampilan dalam komunikasi untuk penawaran dan pemasaran
2. Skala Prioritas Utama Terhadap Pengaruh Ekonomi (Prioritize Leads According to
Potential and Economic Impact)
Berikut adalah skala prioritas utama terhadap pengaruh ekonomi.

a. Melakukan pengecekan di daerah lokal
b. Industri yang berkaitan
c. Mengidentifikasi calon pembeli lokal potensial d. Memperhitungkan jumlah peserta atau
perwakilan
e. Melengkapi fasilitas untuk kebutuhan acara Menganalisis pengaruh ekonomi global
g. Profil dan status bisnis
3. Rekrut Tenaga Local (Recruit Local Support)
Panitia lokal dan kantor perwakilan penyelenggaraan konvensi (PCO, MP. dan BPW)
merupakan hal yang penting Penjelasan tentang keuntungan (explain the benefits)
a. Martabat.
b. Fokus.
c. Penghasilan atau pendapatan
4. Kelengkapan Dokumen
Kelengkapan dokumennya antara lain sebagai berikut
a. Penentuan tanggal kegiatan
b. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan
c. Durasi waktu
d. Gambaran peserta
e. Sponsorship.
f. Susunan kepanitiaan
g. Anggaran biaya
h. Perlengkapan akomodasi dan venue
i. Transportasi.
j. Penyusunan acara bagi para pendamping
k. Penyusunan acara wisata sebelum sesudah acara
5. Identifikasi Kunci Keberhasilan Penawaran

Kemampuan yang diperlukan untuk mengidentifikasi berikut
a. Citra organisasi perusahaan yang baik
b. Mengidentifikasi hambatan pelaksanaan
c. Menyadari akan situasi politik
d. Memahami kebudayaan lokal
e. Mampu menggambarkan ide produk atau Tujuan kunjungan

6. Identifikasi Kompetitor
Adapun identifikasi kompetitor adalah sebagai berikut
a. Mengidentifikasi keunggulan pesaing.
b. Melakukan riset mengenai penawaran sebelumnya.
c. Mengetahui kelebihan dan kelemahan pesaing.
7. Penetapan Lokasi Penyelenggaraan

Untuk menetapkan lokasi penyelenggaraan perlu syarat-syarat berikut ini
a. Daya tarik yang dimiliki oleh lokasi kunjungan
b. Penghitungan biaya transportasi
c. Aksesibilitas:
d. Kelengkapan akomodasi, venue, dan moda
e. Keterampilan staf.
f. Petugas keamanan
g. Keadaan iklim dan lingkungan.

F. LATIHAN/TUGAS/KASUS
LATIHAN
Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!
1. Bandingkan kemudian jelaskan perbedaan anatara proposal dengan penawaran (Bid)?
2. Jelaskan isi dari proposal!
3. Jabarkan mengenai manfaat dari proposal!
4. Analisis kemudian uraikan apa saja yang harus diperhatikan dalam persiapan bidding!
5. Uraikan tujuh point kunci startegi dalam penawaran!
TUGAS PROYEK
Kerjakanlah tugas berikut secara berkelompok! Buatlah sebuah proposal pameran secara
seksama dengan memperhatikan setiap detail yang harus ada dalam sebuah proposal!

TOPIK 2:
SUMBER DAYA UNTUK
PEMASANGAN/
PEMBONGKARAN PAMERAN
PENGANTAR
Gambar 1.1 Pemasangan Partisi Pameran

Sumber :
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.partisipameran.com%2F2018%2F06%2Fpartisi-
pameran-bekasisewa-stand.
Berdasarkan gambar diatas coba amatilah sumber daya untuk pemasangan atau
pembongkaran pameran kemudian apa saja yang dibutuhkan. Dalam Topik ini terdapat beberapa
materi yang akan kita pelajari yaitu sebagai berikut :
a. Penentuan Pemasangan Stand
b. Stand Pameran Berdasarkan Struktur Rangkaian
c. Sumber daya untuk pemasangan/pembongkaran Pameran
d. Peran Kontraktor Pameran
e. Jenis Stand Pemeran
f. Jenis Stand Berdasarkan Desain Konstruksi
A. KOMPETENSI DASAR
3.16 Mengevaluasi sumber daya untuk pemasangan/ pembongkaran pameran

4.16 Melakukan pengecekan sumber daya untuk pemasangan dan pembongkaran
pameran

1. Menjelaskan pemasangan dan pelepasan 1. Melalui pengamatan video peserta didik
parlemen pameran dapat menjelaskan pemasangan dan
2. Mengemukakan pengaturan kebutuhan pelepasan parlemen pameran
sumber daya 2. Melalui mengamati video peserta didik
3. Menentukan sumber daya untuk dapat mengemukakan pengaturan

pemasangan/pembongkaran pameran kebutuhan suber daya

4. Menganalisis pemasangan dan 3. Melaui diskusi dan menggali informasi
pembongkaran pameran peserta didik dapat menentukan sumber
5. Mengatur sumber daya untuk pemasangan daya untuk pemasangan/pelepasan
dan pembongkaran pameran pameran
6. Melakukan pengecekan sumber daya 4. Melalui diskusi dan menggali informasi
untuk pemasangan dan pembongkaran peserta didik dapat menganalisis
pameran pemasangan dan pembongkaran
pameran
5. Melalui penugasa peserta didik dapat
mengatur sumber daya untuk
pemasangan dan pembongkaran
pameran
6. Melalui penugasan peserta didik dapat
melakukan pengecekan sumber daya
untuk pemasangan dan pembongkaran
pameran
ajar ini :
ajar selanjutnya

E. URAIAN MATERI
A. PENENTUAN PEMASANGAN STAND
Dalam menentukan pemasangan stand, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan
agar mendapatkan efek maksimal dari stand pameran. Berikut ini adalah bagian yang
diperhatikan seperti:
1. Ukuran
Hal yang utama yang perlu diperhatikan yaitu mempertimbangkan ukuran stand yang ingin
dibuat. Stand pameran biasanya memiliki ukuran 3m x 3m. 4m x 3m atau 4m x 4m,
walaupun hal tersebut nantinya akan sangat dipengaruhi oleh ukuran tempat pameran.
Peserta pameran yang memiliki anggaran lebih biasanya dapat menyewa ruang untuk 2
sampai 3 stand pameran, memberikan efek yang signifikan dan kemungkinan dekorasi
yang lebih beragam. Selain ukuran, lokasi stand pameran juga menjadi kunci. Pada
umumnya, booth pameran terletak di sepanjang lorong ruangan dan akan dipisahkan
dengan stand lain dengan tirai. Sementara itu. stand yang ada di persimpangan
menawarkan visibilitas (keadaan yang dapat dilihat dan diamati), karena bisa menjadi
display dua sisi, Peserta pameran bisa memilih di mana pun lokasi stand yang akan
dibangun namun harus membuat dekorasi stand berbeda dengan yang lain agar bisa
menarik perhatian pengunjung pameran
2. Perencanaan
Ruangan pameran biasanya akan dilengkapi dengan perusahaan jasa penyewaan dan
dekorasi stand. Perusahaan tersebut bisa membantu peserta pameran untuk melakukan
pemasangan stand dan penyewaan berbagai alat seperti meja, kursi karpet dan
pencahayaan Biasanya para eksibitor mendapatkan katalog tentang tema acara, warna
yang ditawarkan, gaya, kain hingga pilihan pencahayaan. Selain itu, biasanya perusahaan
dekorasi juga menyediakan ahli pasar dan memberikan masukan desain stand pameran
yang seperti apa yang akan menarik perhatian konsumen potensial. Apabila peserta
pameran sudah mempunyai gambaran mengenai stand yang mereka inginkan maka bisa
didiskusikan bersama perusahaan jasa penyewaan stand.
B. STAND PAMERAN BERDASARKAN STRUKTUR RANGKAIAN

1. Stand Bongkar Pasang Khusus (Knockdown Booth)
Knockdown booth atau yang lebih dikenal dengan stand bongkar pasang merupakan stand
yang dapat dipakai berulang kali karena dapat disimpan kembali setelah digunakan. Stand
jenis ini memiliki elemen desain tetap misalnya rak, meja konter, knockdown backdrop
yang termasuk aset perusahaan dan akan selalu dipakai di setiap acara.
Gambar 1.2 Knockdown Booth

2. Booth Partisi
Booth partisi merupakan stand yang dibuat dengan, rangkaian pan standar seperti partisi
dengan frame (shell scheme R8/Maxima). Sistem partisi standar ini menggunakan
knockdoor, namun peruntukannya saja yang berhede yaitu untuk booth atau stand pameran
yang bersifat massal atau banyak Bentuknya yang sederhana dengan sewa yang terjangkau
menjadi salah satu kelebihan dan booth ini. Namun jika ingin membuat stand menjadi lebih
menarik bisa menggunakan model terbaru dengan biaya tambahan.
Gambar 1.3
Sumber : https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fxposer.co.id%2Fdetail-
product-booth-pameran--partisi-r8-35.
3. Booth Spesial Desain

Spesial desain booth merupakan konsep booth yang paling series digunakan oleh ethibitor
yang mengikuti pameran Konstruksi ini merupakan konstruksi dengan konsep yang paling
memenuhi segala kebutuhan peserta suatu pameran Hingga saat ini penggunaan konsep
spesial desain masih sangat banyak diterapkan oleh perusahaan perusahaan saat mengikuti
sebuah pameran atau exhibition Karena konsep inilah yang paling cocok bagi sebuas
perusahaan untuk menarik minat pengunjung atau peserta lain di sebuah pameran atau
exhibition.
Gambar 1.4
Sumber :
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fid.pinterest.com%2Fpin%2F45183
7775093005716%2F&psig=AOvVaw2dEV98zAl9Ev96

C. SUMBER DAYA UNTUK PEMASANGAN/ PEMBONGKARAN PAMERAN
Dalam penyelenggaraan pameran pemuatan stand beserta peralatan ekshibisi serta hiasan
pajangan akan menjadi responsibilitas peserta. Pada saat pemasukan dan pengeluaran
barang baru diketahui serta dicatat olch panitia pameran Apabila pada saat perombakan
peralatan stand pada batas waktu yang telah disepakati masih terdapat peralatan pameran
yang belum dipindahkan atau tertinggal, maka seluruh dampak yang terjadi akan ditanggung
oleh peserta
1. Faktor Keamanan dan Keselamatan saat Pemasangan/Pembongkaran
a. Peralatan dan barang stand yang ditampilkan di pameran merupakan tanggung
jawab peserta
b. Pihak penyelenggara atau pengelola pameran akan memfasilitasi petugas keamanan
selama acara diadakan sampai dengan penutupan
c. Para peserta diharapkan agar menyimpan barang penting berharga di lokasi yang
aman
d. Pihak penyelenggara pameran tidak akan bertanggung jawab apabila terjadi
kecelakaan atau hal-hal yang merugikan yang merupakan keteledoran dan peserta
e. jika force majeure terjadi yang menyebabkan penundaan acara pameran makan
seluruh pihak tidak mempunyai hak untuk menuntut ganti rugi melainkan biaya yang
telah dikeluarkan akan dikembalikan. Force majeure adalah sebuah peristiwa di luar
kapasitas manusia serta tidak bisa dihindari yang mengakibatkan sebuah acara harus
ditunda atau bahkan dihentikan
2. Sumber Daya dalam Memasang ataupun Melepaskan Stand

a. Sumber Daya Pembangunan Stand
Pada pemasangan dan pelepasan stand, diperlukan kejelian dalam melaksanakan tugas.
Untuk petugas pemasangan maupun pelepasan stand menjadi tanggung jawab supervisor.
Berikut ini uraian tugasnya:
1. Menghitung dan mengajukan kebutuhan material di lapangan.
2. Mengawasi kualitas pekerjaan di lapangan saat pemasangan maupun pelepasan
serta memperhatikan spesifikasi material yang disyaratkan
3. Ikut mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pemakaian bahan.
4. Mengawasi dan tanggung jawab terhadap perhitungan volume yang telah datang di
lokasi stan
5. Menghitung jumlah karyawan yang terlibat serta menghitung kebutuhan upah
karyawan yang terlibat
6. Mengawasi target kinerja sesuai jadwal pemasangan atau pelepasan stand
7. Memberikan pengarahan kepada pekerja yang berada di lapangan mengenai kondisi
atau situasi teknis
Keahlian yang dibutuhkan
1. Ahli dalam membuat dan menerjemahkan gambar kerja.
2. Menguasai Microsoft Office
3. Menguasai penghitungan anggaran biaya.
4. Mampu mengawasi mutu, waktu, dan biaya yang diperlukan.
b. Sumber Daya Pemasangan atau Pelepasan pada Bangunan Interior dan Ekterior
Pekerjaan interior persiapan
1) Menjelaskan ke karyawan tentang titik elevasi awal dan garis sikuan.

2) Mengecek ketinggian desain dengan material

3) Mengecek jumlah besi dan jenis besi yang digunakan pada bangunan eksterior.
4) Mengecek kerapian pemasangan engsel, slot jendela, dan gagang pintu. 5) Mengecek
kerapian dalam pemasangan
Pekerjaan eksterior:
1) Memeriksa parameter ukuran pada ruang eksterior pada pameran tentang rangka luar
kapasitas, dan daya tampung pengunjung
2) Mengecek spesifikasi bahan yang digunakan
3) Mengecek kerapian pemasangan stand eksterior
Pekerjaan imtalasi air

1) Menyiapkan kebutuhan saluran air bersih dan saluran pembuangan limbah
2) Mengecek kesesuaian diameter pipa dengan gambar kerja dan stand yang didirikan
3) Memastikan dengan sangat cermat semua penyambungan pipa terutama yang
tertanam untuk tidak ada kebocoran sama sekali.
4) Mengecek kesesuaian letak dan jumlah titik air bersih dengan gambar kerja.
5) Memastikan semua fungsi air berjalan dengan baik
c. Sumber Daya Work on Progress

Pekerjaan Instalasi Listrik
a) Memastikan jumlah dan letak titik-titik lampu, sakelar, stopkontak antenna tv, jalur
telepon, MCB, dan meteran listrik agar sesuai dengan gambar kerja
b) Mengecek tipe dan ukuran kabel yang digunakan
c) Mengecek kerapian pemasangan instalasi kabel agar memudahkan bila ada kerusakan
jaringan d) Memastikan bahwa penanaman pipa listrik dilakukan sebelum melakukan
plesteran e) Memastikan semua fungsi listrik berjalan dengan baik
Pekerjaan Lantai
a) Mengecek level lantai keramik terhadap patokan (benchmark) awal
b) Mengecek kesesuaian tipe dan ukuran keramik dengan gambar
c) Memastikan tiap sudut siku ruangan
Pekerjaan Pengecatan Stan kerja

a) Mengecek bahwa dinding dihaluskan hingga tidak bergelombang
b) Mengecek bahwa kayu dihaluskan hingga tidak bergelombang
c) Mengecek banyaknya lapisan pengecatan
d) Memastikan kerapian dan kebersihan finishing akhir pengecatan
d. Sumber Daya Work Review

1) Mengecek kerapian dan spesifikasi bahan pemasangan stand,
2) Memastikan kelancaran kerja
3) Mengecek daya tampung parkir dan ruang pameran
D. PERAN KONTRAKTOR PAMERAN

Kontraktor pameran mempunyai peranan yang penting dalam menunjang keberlangsungan
suatu penyelenggaraan pameran Hal tersebut dilihat dari peran aktif kontraktor pameran
dalam mengomunikasikan apa yang ingin disampaikan oleh perusahaan (seller) kepada
pengunjung buyer) melalui stand yang akan digunakan dalam pameran. Dengan bantuan
dari kontraktor pameran, stand yang akan digunakan bisa dibuat semenank mungkin sesuai

permintaan perusahaan sehingga membuat pengunjung pameran tertarik untuk datang

melihat produk yang ditampilkan dan ditawarkan oleh perusahaan. Dengan kata lain bahwa
kontraktor pameran berperan sebagai penerjemah dari ide dan konsep dari perusahaan
peserta pameran yang ingin dituangkan yang berhubungan dengan karakteristik dan tema
produk dan jasa yang ingin ditampilkan. Seiring semakin seringnya diadakan kegiatan
pameran di Indonesia baik dan skala kecil sampai skala besar maka membuka peluang
untuk membuka usaha di bidang kontraktor pameran.
E. JENIS STAND BERDASARKAN TAMPILAN

1. Stand 2D
Stand 2d biasanya menggunakan banner atau backdrop, tidak ada ruang yang terdiri dari
panjang, lebar, dan tinggi Banner atau backdrop yang dipilih bisa berupa spanduk luar,
sanding x banner, stand banner yang dapat ditarik, dan sebagainya.
2. Stand 3D
Sebagian besar stand yang digunakan pada acara atau pameran merupakan stand 3D Untuk
membuat stand 3D komponen minimal yang dapat digunakan yaitu backdrop, meja, dan
penutup lantai Jika stand 2D tidak memiliki dimensi panjang lebar, maupun tinggi, maka
stand 3D adalah sebaliknya yang mana dalam pembuatannya memerlukan ukuran panjang
lebar dan tinggi
Gambar 1.5 Stand 3D

Sumber : https://id.pinterest.com/pin/9922061658075243/
3. Stage Stand
Stage stand merupakan stand yang ketinggian panggung melebihi ketinggian lantai minimal
2 tingkat anak tangga. Panggung atau level ini dapat berfungsi sebagai tempat aktivitas
promosi maupun hiburan untuk menarik konsumen Biasanya stage booth ini dilengkapi
dengan komponen-komponen lainnya seperti back drop, wing, dan tenda penutup
tergantung dari kebutuhannya
F. JENIS STAND BERDASARKAN DESAIN KONSTRUKSI
1. Tension Fabric Display

Tension fabric display juga dikenal dengan istilah membran Konstruksi ini berupa kain besar
dan dilengkapi dengan tiang aluminium di kedua sisinya sebagai penyangga Membran ini
umumnya bergambar desain perwakilan perusahaan dan menjadi latar belakang pada stand
yang dapat dilengkapi dengan stand pada bagian atasnya

Gamber 1.6 Tension Fabric Display

Sumber : https://www.artalksdisplay.com/8ft-straight-tension-fabric-display-
graphic-replacement/
2. Pop Up
Pop up display juga disebut juga dengan istilah pull up display atau portable display.
Hampir sama seperti membran pop-up display juga berfungsi sebagai backdrop pada
stand pameran. Namun, secara grafis, pop-up terdiri dari beberapa panel yang
digantung secara vertikal dan kemudian disatukan untuk membentuk grafis lebih
besar, bukan satu rangkaian utuh.
Gambar 1.6 Pop Up Display

Sumber : https://www.wherethetradebuys.co.uk/products/display/pop-up-displays
3. Hybrid
Desain konstruksi hybrid merupakan tampilan modem dengan menggunakan sistem
fleksibilitas yang mudah digunakan Sistem hybrid ini didominasi dengan logam, dye
cut panel. lampu LED. podium grafis, dan dilengkapi dengan meja konter.

Gambar 1.7 Hybris Display

Sumber : https://www.indiamart.com/proddetail/island-hybrid-displays-
19791322030.html
LATIHAN
1. Uraikan peran kontraktor pameran dalam pemasangan dan pembongkaran stand
pameran
2. Uraikan Jenis Stand Berdasarkan Tampilan!
3. Apa yang dimaksud dengan Force Majeureu dan Berikan contohya!
4. Bandingkan perbedaan stand 2D dan Stand 3D kemudian uraikan hasil perbandingan
tersebut
5. Simpulkan jenis stand berdasarkan desian konstruksi!
TUGAS
Pilihlah salah satu jenis stand pameran kemudian buatlah maket stand pameran tersebut
dari bahan-bahan yang ada disekitarmu.

TOPIK 3:
LOADING DAN
UNLOADING
PENGANTAR
Hal pertama ketika hendak mengawasi pembangunan stand pameran adalah pemahaman
akan Layout. Layout dibagi menjadi 2, yaitu
• Site Plan (lay out makro) adalah rencana tata letak tempat diselenggarakannya pameran
berdasarkan hubungan dan pencapaian dengan bangunan yang sudah ada, apabila pameran
diadakan pada lebih dari satu bangunan.
• Floor plan (lay out mikro) : rencana tata tetak sejumlah stand pameran di dalam tempat
penyelanggaraan pameran (di dalam hall).
Gambar 1.7 Floorplan SIAL Interfood 2017

Sumber: http://sialinterfood.com
Setelah floorplan diamati maka harus dipasti Progress pekerjaan diperiksa sesuai dengan
floorplan. Pengawasan akan progres pekerjaan dilakukan berdasarkan floorplan. Kemudian barang
yang akan di masukan diperiksa dokumen pengiriman barangnya dan disesuaikan penempatannya
dengan floorplan yang tersedia.
Yang dimaksud dokumen pengiriman barang meliputi berikut ini namun tidak terbatas pada:

1. Packing list
2. Airway bill
3. Bill of Lading
Barang ditempatkan sesuai dengan floorplan dan ketentuan yang berlaku. Pengawasan
terhadap penempatan barang pameran, dilakukan, pengawasan penempatan barang pameran bisa
menggunkan lembar periksa yang ada. Anda hanya menjadi pengawas loading, yang memastikan
barang yang digunakan setiap exhibitor dalam standnya sesuai dengan yang telah di laporkan.
Biasanya ada prosedur yang harus ditaati oleh exhibitor ketik melakukan loading atau unloading
A. KOMPETENSI DASAR
3.18 Menganalisis kegiatan loading dan unloading

4.18 Melakukan kegiatan loading dan unloading
1. Menjelaskan jenis-jenis layouts dalam Melalui kegiatan diskusi dan menggali

MICE informasi:
2. Menerangkan dokumen-dokumen yang 1. Peserta didik dapat menjelaskan
diperlukan di kegiatan Loading dan jenis-jenis layouts dalam MICE
Unloading dalam MICE dengan benar
3. Menganalisis prosedur kegiatan 2. Peserta didik dapat menerangkan
Loading dan Unloading dalam MICE dokumen-dokumen yang diperlukan
4. Menganalisis prosedur pengawasan di kegiatan Loading dan Unloading
kegiatan Loading dan Unloading dalam dalam MICE dengan benar
3. Peserta didik dapat menganalisis
MICE
prosedur kegiatan Loading dan
5. Membuat rancangan kegiatan Loading
Unloading dalam MICE dengan
dan Unloading sederhana
percaya diri
6. Melakukan kegiatan Loading dan
4. Peserta didik dapat menganalisis
Unloading prosedur pengawasan kegiatan
Loading dan Unloading dalam MICE
5. Peserta didik dapat Membuat
rancangan kegiatan Loading dan
Unloading sederhana
6. Peserta didik dapat Melakukan
kegiatan Loading dan Unloading
ajar ini :

ajar selanjutnya
E. URAIAN MATERI
A. LOADING DAN UNLOADING

Load-in/loading merupakan kegiatan memust barang atau memuat perencanaan untuk
pengiriman barang-barang yang dibutuhkan secara aman, pemasangan installation)
peralatan yang akan dibutuhkan, misalnya pemasangan listrik, tata cahaya, tata suara,
audio visual yang akan digunakan dalam kegiatan MICE. Saat ini banyak teknologi tinggi
yang digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE sehingga perlu bagi penyelenggara
mengetahui dengan pasti mengenai pengiriman dan pemasangan yang aman. Sedangkan
load out/unloading merupakan kegiatan membongkar barang. Dalam kegiatan unloading
diperlukan strategi perencanaan untuk membongkar peralatan yang telah digunakan.
Meski begitu masih banyak EO yang membongkar tidak sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan. karena mereka merasa kegiatan telah berlalu sehingga hal tersebut sudah tidak
penting lagi. Padahal kegiatan unloading juga merupakan kegiatan yang penting karena
berhubungan dengan status alat selanjutnya Harapannya peralatan yang telah
dipergunakan ada dalam kondisi baik sehingga dapat digunakan kembali pada saat ada
kegiatan selanjutnya. Apabila peralatan yang digunakan merupakan peralatan yang disewa
dari supplier. biasanya terdapat perjanjian yang berisi tentang kondisi peralatan yang telah
dipakai Pada penyelenggaraan MICE ada beberapa hal yang harus dilakukan dalam proses
loading dan unloading antara lain:
1. Memeriksa floor plan denah penataan ruangan)
2. Pemasangan stand booth
3. Melakukan pengawasan pada proses pemasukan barang oleh peserta
4. Melakukan pengawasan dalam penempatan barang oleh peserta
5. Melakukan pengawasan dalam pembongkaran stand booth ketika acara telah berakhir
kebersihan peralatan
B. PROSES MEMUAT (LOADING)

Berikut ini adalah urutan proses loading
1. Periksa kondisi kendaraan dan barang yang akan dimuat, pastikan dalam keadaan
baik
2. Cek pengontrolan suhu sebelum barang diangkut
3. Gunakan pallet untuk barang yang diangkut
4. Periksa invoice, surat jalan dan telly sheet pada saat penyerahan barang ke ekspedisi
5. Periksa dengan teliti atas kondisi barang dan invoice permintaan.
6. Jika kondisi barang dan jumlah barang sudah sesuai dengan invoice maka barang bisa
langsung di kirim
7. Setelah pemberangkatan, semua record diserahkan pada bagian distribusi
8. Bagian distribusi atau pengiriman bertanggung jawab terhadap kondisi barang dan
kendaraan yang digunakan untuk mengangkut dan perusahaan menuju ke distribusi.

C. PROSES BONGKAR (UNLOADING)

Berikut ini proses unloading
1. Cek dan sesuaikan antara dokumen pengiriman (invoice, surat jalan, packing list, dan
lain-lain dengan barang yang diterima
2. Jika dokumen yang diterima lengkap maka baru bisa bongkar barang
3. Periksa barang secara kualitas dan kuantitas barang
4. Segera laporkan ke pimpinan dan pengirim jika ada ketidaksesuaian
5. Selama proses unloading pastikan kondisi barang yang diangkut baik
D. DOKUMEN LOADING DAN UNLOADING

Adapun dokumen-dokumen loading dan unloading yang harus dilengkapi adalah sebagai
berikut
1. Surat jalan
1. 2 Daftar isian perhitungan (tally sheet).
2. Faktur (invoice)
3. Form pengecekan suhu mobil
E PERAN DAN TANGGUNG JAWAB FORWARDER

Peran dan tanggung jawab yang diemban untuk forwarder adalah sebagai berikut
1. Forwarder akan bekerja sesuai dengan permintaan konsumen yang menginginkan
barangnya untuk diangkut
2. Untuk mengangkut produk muatan ke lokasi lain, seorang forwarder tidak perlu
untuk mempunyai alat angkut sendiri.
3. Forwarder bertugas sebagai perantara antara pengirim (shipper), pengangkut
(carrier), dan penerima barang (consignee).
Berdasarkan penjelasan yang telah dijabarkan di atas maka freight forwarder adalah usaha
per seorang maupun badan hukum yang menjalankan keinginan pelanggan untuk
melakukan pengiriman barang (muatan/carpo) dari satu orang atau lebih di muna barang
atau muatan yang ada dikumpulkan dari satu tempat atau beberapa, tempat, hingga tiba
menuju tujuan akhir yaitu penerima barang dengan menggunakan satu atau beberapa moda
transportasi tanpa harus memiliki sarana angkutan sendiri
F. FUNGSI OPERASIONAL FREIGHT FORWARDER

Forwarder merupakan sarana bagi para pelanggan atau pemilik barang untuk mendapatkan
masukan mengenai hal yang berkaitan dengan sistem pengiriman dan pengangkutan barang
Berikut hal-hal mengenai, sistem operasional freight forwarder
1. Tata cara pengepakan atau pengemasan barang
2. Negara tujuan barang beserta meninjau peraturan-peraturan setempat dan luar
tentang pemasukan barang
3. Mengenai jalur dan rute angkutan barang yang terbaik dan tercepat
4. Pengaturan dokumen dan pemantauan barang selama proses pengiriman barang
Dalam menjalankan tugas operasional dalam pengiriman dan pengangkutan burang.

fonurder barus bekerja sama dengan pihak atau bidang usaha yang berkaitan agar barang
bisa tiba kepada pemilik dengan tepat waktu dan tidak mengalami kerusakan pada barang

LATIHAN
1. Uraikan yang dimaksud loading dan unloading!
2. Bagaimana proses loading dan unloading dalam penyelenggaraan MICE!
3. Bagaimana ruang lingkup kerja seorang forwarder!
4. Uraikan pihak-pihak yang bekerja sama dengan freight forwarding!
5. Uraikan kegiatan operasional perusahaan freight forwarding!
TUGAS
Kerjakan tugas berikut secara berkelompok! Buatlah seminar tentang Pariwisata Cianjur
pada Masa Pandemi Covid 19!

Pengelolaan MICE - Kelas XII - Wini Suciani

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan MICE - Kelas XII - Wini Suciani

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan MICE - Kelas XII - Wini Suciani

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan MICE – Kelas XII

Proposal merupakan tahap awal dalam melakukan kegiatan penyelenggaraan pameran

3.17 Menganalisis Proposal Pameran

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Menjelaskan proposal pameran 1. Melalui pengamatan video yang

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 1

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 2

2. Manfaat Proposal Kegiatan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 3

3. Bagian Isi Proposal

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 4

4. Persiapan Bidding Proposal

2. Isi dari Bidding Dokumen

3. Menyiapkan Dokumen Penawaran (Bid Document) dengan Kemasan yang Menarik

4. Faktor-Faktor yang Mendukung Tercapainya Sebuah Bidding

5. Penetapan Strategi Penawaran (Bidding)

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 5

Berikut adalah skala prioritas utama terhadap pengaruh ekonomi.

5. Identifikasi Kunci Keberhasilan Penawaran

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 6

7. Penetapan Lokasi Penyelenggaraan

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 7

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 8

Gambar 1.1 Pemasangan Partisi Pameran

3.16 Mengevaluasi sumber daya untuk pemasangan/ pembongkaran pameran

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 9

pemasangan/pembongkaran pameran kebutuhan suber daya

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 10

A. PENENTUAN PEMASANGAN STAND

B. STAND PAMERAN BERDASARKAN STRUKTUR RANGKAIAN

Gambar 1.2 Knockdown Booth

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 11

3. Booth Spesial Desain

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 12

C. SUMBER DAYA UNTUK PEMASANGAN/ PEMBONGKARAN PAMERAN

2. Sumber Daya dalam Memasang ataupun Melepaskan Stand

1) Menjelaskan ke karyawan tentang titik elevasi awal dan garis sikuan.

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 13

Pekerjaan imtalasi air

c. Sumber Daya Work on Progress

Pekerjaan Pengecatan Stan kerja

d. Sumber Daya Work Review

D. PERAN KONTRAKTOR PAMERAN

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 14

permintaan perusahaan sehingga membuat pengunjung pameran tertarik untuk datang

E. JENIS STAND BERDASARKAN TAMPILAN

Gambar 1.5 Stand 3D

F. JENIS STAND BERDASARKAN DESAIN KONSTRUKSI

1. Tension Fabric Display

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 15

Gamber 1.6 Tension Fabric Display

Gambar 1.6 Pop Up Display

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 16

Gambar 1.7 Hybris Display

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 17

Gambar 1.7 Floorplan SIAL Interfood 2017

Modul Kolaborasi ⃒ SMKN 1 Pacet © 2020 18

3.18 Menganalisis kegiatan loading dan unloading

B. INDIKATOR PENCAPAIAN C. TUJUAN PEMBELAJARAN