II.8.

Personalia

Sikap karyawan yang baik, ramah dan cepat melayani pembeli, mengenal
pasien di daerah sekeliling apotek sebanyak mungkin dapat membangkitkan kesan
baik, sehingga peran karyawan sangat penting dalam laba yang diinginkan atau
direncakan. Untuk mendapatkan karyawan yang baik di dalam apotek, perlu
dilakukan kegiatan-kegiatan :
a. Mengadakan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan
b. Mendorong para karyawan untuk bekerja lebih giat
c. Memberi dan menempatkan mereka sesuai dengan pendidikannya
d. Merekrut calon karyawan dan mendidik sebagai calon pengganti yang tua.
II.9. Fungsi dan Pembagian Tugas

Di dalam sebuah apotek perlu adanya job description (uraian tugas),

sehingga setiap pegawai yang bekerja mengetahui apa tugas dan tanggung
jawabnya. Pembagian tugas di dalam apotek adalah sebagai berikut :

II.9.1 Apoteker
Tugas apoteker :
1. Memimpin seluruh kegiatan apotek.
2. Mengatur, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi :
a) Administrasi kefarmasian
b) Administrasi keuangan
c) Administrasi penjualan
d) Administrasi barang dagangan atau inventaris
e) Administrasi personalia
f) Administrasi bidang umum
3. Membayar pajak yang berhubungan dengan perapotekan.
4. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang
optimal sesuai dengan rencana kerja.
Tanggung jawab Apoteker : apoteker bertanggung jawab terhadap kelangsungan
hidup apotek yang dipimpinnya dan bertanggung jawab kepada pemilik modal.
II.9.2 Koordinator Kepala
Tugas Koordinator Kepala yaitu :
1. Mengkoordinir dan mengawasi kerja bawahannya termasuk mengatur daftar
giliran dinas, pembagian tugas dan tanggung jawab (narkotika, pelayanan dokter
dan kartu stock di lemari masing-masing)
2. Secara aktif berusaha sesuai dengan bidang tugasnya untuk meningkatkan atau
mengembangkan hasil usaha apotek.
3. Mengatur dan mengawasi penyimpanan dan kelengkapan obat sesuai dengan
teknis farmasi terutama di ruang peracikan.
4. Memelihara buku harga dan kalkulasi harga obat yang akan dijual sesuai dengan
kebijaksanaan harga yang telah ditentukan.
5. Membina serta memberi petunjuk soal teknis farmasi kepada bawahannya,
terutama pemberian informasi kepada pasien.
6. Bersama-sama dengan tata usaha mengatur dan mengawasi data-data administrasi
untuk penyusunan laporan managerial dan laporan pertanggungjawabannya.
7. Mempertimbangkan usul-usul yang diterima dari bawahannya serta meneruskan
atau mengajukan saran-saran untuk perbaikan pelayanan dan kemajuan apotek
kepada pemimpin apotek.
8. Mengatur dan mengawasi pengamanan uang penghasilan tunai setiap hari.
9. Mengusulkan penambahan pegawai baru, penempatan, kenaikan pangkat,
peremajaan bagi karyawan bawahannya kepada pemimpin apotek.
10. Memeriksa kembali :
a. Resep-resep yang telah dilayani
b. Laporan-laporan obat yang harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek
(APA).

Tanggung jawab Koordinator Kepala : Koordinator Kepala ber-tanggung

jawab penuh kepada pemimpin apotek (Apoteker Pengelola Apotek) atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai asisten Kepala.

II.9.3. Tenaga teknis kefarmasian

Tugas tenaga teknis kefarmasian adalah :
1. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya, yaitu :
a. Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima resep dari pasien
sampai menyerahkan obat yang diperlukan)
b. Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembeli), memelihara
buku harga sehingga selalu benar dan rapi
c. Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
d. Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggal, digulung kemudian
disimpan
e. Memelihara kebersihan ruang peracikan, lemari obat, gudang dan rak obat
2. Dalam hal darurat, dapat menggantikan pekerjaan sebagai kasir, penjual obat
bebas dan juru resep.
Tenaga teknis kefarmasian bertanggung jawab kepada asisten kepala
sesuai dengan tugasnya, artinya bertanggung jawab atas kebenaran segala tugas
yang diselesaikannya, tidak boleh ada kesalahan, kekeliruan, kekurangan,
kehilangan dan kerusakan. (Anief.M,2003)

II.9.4 Tata Usaha (Keuangan)

Tugas Kepala Tata Usaha, yaitu :

1) Mengkoordinir dan mengawasi kerja.
2) Membuat laporan harian, diantaranya :
a) Pencatatan penjualan kartu kredit (kartu titan).
b) Pencatatan pembelian (kartu hutang) dicocokkan dengan buku penerimaan
barang.
c) Pencatatan hasil penjualan, tagihan dan pengeluaran setiap hari.
3) Dinas luar mengurus pajak, izin-izin, dan asuransi.
4) Membuat laporan bulanan.
5) Membuat laporan tahunan tutup buku (neraca dan perhitungan rugi laba).
6) Surat menyurat.
Kepala tata usaha bertanggung jawab kepada apoteker pengelola apotek.
II.9.5 Pemegang Kas (Kasir)

Tugas kasir adalah :

a. Mencatat penerimaan uang setelah dihitung terlebih dahulu, begitu pula dengan
pengeluaran uang, yang harus dilengkapi pendukung berupa kwitansi dan nota
yang sudah diparaf oleh pengelola apotek dan pejabat yang ditunjuk.
b. Menyetorkan dan mengambil uang, baik dari kasir besar atau bank.
Tanggung jawab Kasir : Kasir bertanggungjawab atas kebenaran jumlah
uang yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab langsung kepada
pengelola apotek.

2.10 Kegiatan Apotek

 Untuk mencapai tujuan yang maksimal di dalam suatu apotek harus
dilakukan pengolahan yang baik, meliputi :

1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pencampuran, penyimpanan, penyaluran dan

penyerahan obat atau bahan obat.
2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya
3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi lainnya, yaitu :
a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi diberikan baik kepada
dokter dan tenaga-tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat.
b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya sautu
obat dan perbekalan lainnya.

2.11 Kegiatan Teknis farmasi

2.11.1 Pengadaan Barang (Pembelian)

Berhasil tidaknya tujuan usaha tergantung kepada kebijaksanaan

pembelian. Pembelian harus menyesuaikan dengan hasil penjualan sehingga ada
keseimbangan antara penjualan dan pembelian. Selain itu harus sesuai dan cukup
ekonomis dilihat dari segi penggunaan dana yang tersedia.
Dalam melakukan pembelian harus memperhitungkan faktor-faktor :
1. Waktu pembelian
Hal yang paling utama untuk menentukan waktu pembelian yaitu keadaan
persediaan barang, oleh karena itu sebelum persediaan habis pembelian harus
sudah dilakukan

2. Lokasi apotek
Apotek yang terletak di kota-kota besar yang terdapat banyak PBF sangat
mudah untuk melakukan pembelian, dibandingkan dengan lokasi apotek di daerah
terpencil, sehingga pembelian dapat dilakukan pada saat barang hampir habis.
3. Frekuensi dan Volume Pembelian
Makin kecil volume barang yang dibeli, maka makin tinggi frekuensinya
dalam melakukan pembelian, sehingga akan memperbanyak pekerjaan barang
masuk dari pembeli, baik kontan maupun kredit. Pembelian harus berencana,
disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan di apotek tersebut. Jenis obat yang
diperlukan dapat dilihat dari buku defecta, baik dari bagian penerimaan resep atau
obat bebas maupun dari petugas gudang.
a) Prosedur Pembelian meliputi :
(1) Persiapan
Yaitu pengumpulan data obat-obat yang dipesan, data tersebut diperoleh
dari buku defecta, racikan maupun gudang.
(2) Pemesanan
Untuk setiap pemesanan sebaiknya disiapkan minimal rangkap dua, satu
untuk supplier yang dilampirkan dengan faktur pada waktu mengirim barang, dan
yang satu untuk mengontrol kiriman barang yang kita pesan.
(3) Penerimaan
Petugas penerima barang harus mencocokkan dengan faktur dan surat
pesanan. Apabila ada tanggal kadaluarsa dicatat dalam buku tersendiri.
(4) Penyimpanan
Barang/obat disimpan ditempat yang aman, tidak terkena sinar matahari
langsung. Untuk narkotika didalam lemari khusus dan obat-obat yang mudah
rusak pada suhu ruang sebaliknya disimpan didalam lemari es.
(5) Pencatatan
Dari faktur disalin dalam buku penerimaan barang yang mencakup nama
supplier, nama obat, banyaknya, harga satuan, potongan harga, nomor urut dan
harga. Setiap haari dijumlah, sehingga diketahui banyaknya hutang. Faktur-faktur
kemudian diserahkan kepada tata usaha untuk diperiksa, lalu dibundel untuk
menunggu waktu jatuh tempo.
(6) Pembayaran
Barang yang sudah diterima dibayar pada saat jatuh tempo. Setelah faktur
dikumpulkan lalu masing-masing dibuatkan bukti kas keluar serta cheque / giro,
kemudian diserahkan kepada kasir besar untuk ditandatagani oleh pimpinan
sebelum dibayarkan kepada supplier.

b) Sistem Pengadaan Barang (Pembelian)

• Pembelian tetap (Stable Purchase Level)

Merupakan pembelian dalam jumlah yang tetap dengan menggunakan
sistem kontrak. Distributor mengirim barang tiap bulan dalam jumlah yang tetap.
Kerugiannya adalah stock barang akan menumpuk bola omzet penjualan
menurun.

• Stock tetap (Stable Inventory Level)

Merupakan pembelian dalam jumlah terbatas. Pembelian ini dilakukann
hanya untuk menjaga stock digudang tetap. Kerugiannya adalah apabila omzet
 penjualan meningkat, ada kemungkinan permintaan tidak dapat terpenuhi. Hal ini
dilakukan bila dana terbatas dan PBF berada dalam satu kota.

Pembelian dan stock fleksibel (Flexible Purchase and Inventory Level)

Merupakan pembelian dengan jumlah yang tidak tetap, disesuaikan dengan
kebutuhan tergantung situasi dan kondisi. Pengawasan stock obat atau barang
melalui kartu stock sangat penting, dengan demikian dapat diketahui persediaan
yang telah habis dan yang kurang laku.

Pembelian juga dapat dilakukan dengan cara :

(1) Hand to Mouth Buying
Yaitu pembeliaan dalam jumlah terbatas sesuai dengan kebutuhan, hal ini
dilakukan bila dana terbatas dan P.B.F. berada dalam satu kota.
(2) Pembeliaan secara spekulasi
Pembeliaan ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan,
dengan harapan akan ada kenaikan harga dalam waktu dekat atau karena adanya
diskon atau bonus.
(3) Pembelian berencana

Pembelian berencana sangat berkaitan dengan pengendalian persediaan

barang, pembelian berencana dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu:

− Membandingkan jumlah pembelian dengan penjualan tiap bulan.

− Dengan melihat kartu stock untuk mengontrol mutasi obat dan persediaan lain.
− Economic Order Quality (EQQ)

2.11.2 Penyimpanan Barang

Obat atau barang dagangan yang sudah dibeli tidak semuanya langsung
dijual, oleh karena itu harus disimpan dalam gudang terlebih dahulu dengan
tujuan antara lain :
1) Tidak dapat terkena sinar matahari langsung.
2) Cukup almari, kuat dan dapat dikunci dengan baik.
3) Tersedia rak yang cukup baik.
4) Merupakan ruang tersendiri dalam komplek apotek.
 Obat yang disimpan dalam gudang tidak diletakkan begitu saja, tetapi
disimpan menurut golongannya, yaitu :

1) Bahan baku disusun secara abjad dan dipisahkan antara serbuk, setengah padat,
bentuk cairan yang mudah menguap agar disendirikan.
2) Obat jadi disusun menurut abjad, menurut pabrik atau menurut persediaannya.
3) Sera, vaksin dan obat-obatan uang mudah rusak atau mudah meleleh disimpan di
kamar atau disimpan di lemari es.
4) Obat-obat narkotika disimpan di lemari khusus sesuai dengan persyaratan
5) Obat-obat psikotropika (OKT) sebaiknya disimpan tersendiri.

Akhir-akhir ini sudah menjadi mode digunakannya lemari obat berbentuk

rumah lebah, dan berkotak-kotak. Selain menghemat ruang, tempat kerja pun
menjadi rapih dan bersih. Rak-rak obat dapat terbuat dari kayu dan besi.
Penyusunan obat dipakai sistem FIFO (First in First Out), artinya obat-
obatan yang masuk terlebih dahulu ke gudang, terlebih dahulu keluarnya. Jadi
yang terlebih dahulu masuk diletakkan di depan sedangkan yang terakhir masuk
diletakkan dibelakang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan obat
yaitu :
1.Pencatatan tanggal kadaluarsa setiap macam obat terutama obat antibiotika,
sebaiknya dicatat dalam buku tersendiri
2.Untuk persediaan obat yang telah menipis jumlahnya perlu dicatat dalam buku
defecta, yang nantinya diberitahukan kepada bagian yang bertanggungjawab
dalam hal pembelian. (Wijayanti.N,1990)
2.11.3 Pelayanan Kefarmasian (Penjualan)
Dalam melakukan pelayanan suatu apotek seharusnya mempunyai motto:

1. Pembeli adalah raja, yang harus dilayani sebaik mungkin.

2. Pembeli yang membawa resep dokter ke apotek harus diusahakan semaksimal
mungkin sehingga mau menebus obatnya di apotek tersebut, dengan kata lain
yang masuk keluarnya harus obat.
3. Pembeli apapun di apotek harus diusahakan agar mereka menjadi pembeli apotek
tersebut.
Sebuah apotek perlu memperhatikan hal-hal yang dapat menarik para
pembeli obat, antara lain dengan ruang tunggu yang diatur dengan baik,
menyenangkan, penerangan yang cukup pada malam hari, pelayanan yang ramah,
baik dan cepat. Pelayanan di apotek meliputi pelayanan resep dan non resep.
a. Pelayanan non Resep
Obat-obat bebas membutuhkan penataan di lemari etalase secara
farmakologis atau berdasarkan khasiat obat. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan adalah :
a) Harga harus bersaing dengan toko-toko obat di sekitarnya, kurang lebih 10% -
15% dari harga pembelian.

b) Penyetokan dilakukan dengan cara stock tetap yang sering disebut moeder
stock, yaitu obat tertentu harganya tetap.

b. Pelayanan Resep
Resep obat adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, dokter
hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi penderita
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Apotek wajib melayani resep
dokter, dokter gigi dan dokter hewan. Pelayanan resep sepenuhnya atas tanggung
jawab apoteker pengelola apotek. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat
yang ditulis dalam resep, apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk
pemilihan obat alternatif.

Apoteker wajib memberi informasi yang berkaitan dengan penggunaan

obat yang diserahkan kepada pasien. Informasi meliputi cara penggunaan obat,
dosis dan frekuensi pemakaian, lamanya obat digunakan indikasi, kontra indikasi,
kemungkinan efek samping dan hal-hal lain yang diperhatikan pasien. Apabila
apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang
tidak tepat, harus diberitahukan kepada dokter penulis resep. Bila karena
pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya, dokter wajib membubuhkan
tanda tangan atas resep. Salinan resep harus ditanda tangani oleh apoteker.

Pelayanan resep didahului proses skrining resep yang meliputi

pemeriksaan kelengkapan resep, keabsahan dan tinjauan kerasionalan obat. Resep
yang lengkap harus ada nama, alamat dan nomor ijin praktek dokter, tempat dan
tanggal resep, tanda R pada bagian kiri untuk tiap penulisan resep, nama obat dan
jumlahnya, kadang-kadang cara pembuatan atau keterangan lain (iter, prn, cito)
yang dibutuhkan, aturan pakai, nama pasien, serta tanda tangan atau paraf dokter.
 Tinjauan kerasionalan obat meliputi pemeriksaan dosis, frekuensi
pemberian, adanya polifarmasi, interaksi obat, karakteristik penderita atau kondisi
penyakit yang menyebabkan pasien menjadi kontra indikasi dengan obat yang
diberikan.

Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan

memberi etiket pada wadah. Pada waktu menyiapkan obat harus melakukan
perhitungan dosis, jumlah obat dan penulisan etiket yang benar. Sebelum obat
diserahkan kepada penderita perlu dilakukan pemeriksaan akhir dari resep
meliputi tanggal, kebenaran jumlah obat dan cara pemakaian. Penyerahan obat
disertai pemberian informasi dan konseling untuk penderita beberapa penyakit
tertentu. (Mulyani Bunyamin.I, 2007)

Resep merupakan sarana pengubung antara dokter sebagai pemeriksa /

pendekteksi penyakit, penderita dengan apoteker sebagai pengelola Apotek.
Sehingga memerlukan pengetahuan khusus sesuai dengan prosedur yang berlaku,
maka dokter sebagai penulis resep harus mendalami peraturan perundang
undangan tentang obat-obatan (S.P Men Kes RI No. 193/Keb/BVII/71.

Apabila dalam suatu resep terdapat kekeliruan atau penu-lisan resep yang
tidak tetap sehingga dapat membahayakan pasien, maka apoteker harus
memberitahukan kepada dokter penulis resep dan jika tidak dapat dihubungi
penyerahan obat dapat ditunda.

Agar dalam melayani lebih maksimal, sebaiknya seorang Tenaga teknis

kefarmasian jangan mengerjakan lebih dari 100 resep setiap hari dinasnya yang
biasanya berkisar antara 6-7 jam. Penjualan obat melalui resep dapat dilakukan
dengan alur sebagai berikut :

1. Pasien membawa resep diserahkan kepada Apoteker / AA

2. Apoteker / AA
1) Mengontrol apakah resepnya syah dan lengkap
2) Mengontrol apakah dosis sesuai atau belum
3) Mengontrol harga obatnya

2.11.4 Pengelolaan Apotek (UU RI No. 22.1997)

a. Produksi
 Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau
bukan tanaman, baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan
perubahan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi, sampai
menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan ketergantungan. Penyalahgunaan dan
peredaran gelap narkotika, serta menjamin ketersediaan obat narkotika untuk
kepentingan pelayanan kesehatan atau pengembangan ilmu pengetahuan.
Untuk keperluan ketersediaan narkotika setiap tahun, Menteri
Kesehatan memberikan izin khusus untuk memproduksi narkotika kepada Apotek
yang telah memiliki izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku dan melakukan pengendalian tersendiri dalam pelaksanaan pengawasan
terhadap proses produksi, bahan baku narkotika dan hasil akhir dari proses
produksi narkotika.
b. Peredaran
Setiap kegiatan dalam rangka peredaran narkotika wajib
dilengkapi dengan dokumen yang syah. Peredaran narkotika meliputi setiap
kegiatan atau serangkaian kegiatan penyerahan narkotika baik dalam rangka
perdagangan, bukan perdagangan, pemindah tangan untuk kepentingan pelayanan
kesehatan dan pengetahuan. Narkotika dalam bentuk obat jadi hanya dapat
diedarkan setelah terdaftar pada Departemen Kesehatan.
Penyerahan narkotika hanya dapat dilakukan oleh apotek,
rumah sakit dan dokter. Penyerahan narkotika kepada pasien hanya dapat
dilakukan berdasarkan resep dokter. Resep yang mengandung narkotika harus
dipisahkan dan disimpan tersendiri dari resep yang lain.
c. Penyimpanan
Setiap apotek harus mempunyai tempat khsus untuk
menyimpan obat-obatan yang mengandung narkotika. Tempat khusus tersebut
seluruhnya harus terbuat dari bahan kayu atau bahan lain yang kuat serta
dilengkapi dengan kunci pengaman.
Untuk obat-obatan lainnya, sistem penyimpanannya disusun
berdasarkan abjad dari nama obat tersebut ataupun berdasarkan nama pabrik obat
yang memproduksi obat-obatan tersebut, sedangkan obat-obatan lainnya yang
memerlukan perlakuan khusus pada proses penyimpanannya seperti pada tempat
yang bersuhu dingin haruslah disimpan dalam lemari es yang khusus menyimpan
obat-obatan jenis ini. Obat yang disimpan pada tempat penyimpanan sebaiknya