CHAPTER 18

Accounts And Classes Of Transactions In The Acquisition And Payment Cycle

Tujuan dalam audit dari siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun
yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa dan pencairan kas untuk akuisisi tsb disajikan
secara wajar sesuai dengan standar akuntansi. Ada beberapa kelas transaksi, diantaranya :
- Akuisisi barang dan jasa
- Cash disburesments
- Purchase returns and allowances and purchase discounts
Business Functions
1. Processing Purchase Orders
Processing Requisition
Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang.
Purchase Order
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Dokumen ini
berisi mengenai deskripsi, qty, informasi mengenai barang dan jasa. Perusahaan sering
mengirimkan PO elektronik ke vebdor yang memiliki ​electronic data interchange.
2. Receiving Goods And Services
Penerimaan oleh perusahaan atas barang dan jasa dari vendor merupakal ​critical point
Karena ketika pertama kali perusahaan mengakui akuisisi da kewajikan terkait pada
catatan mereka. Receiving report berupa kertas atau dokumen elektronik yang dsiapkan
pada saat barang diterima. Dokumen ini mencakup deskripsi, qty, tanggal penerimaan,
dan data relevan lainnya.
3. Recognizing the Liability
Pengakuan yang tepat atas tanggung jawab utuk penerimaan barang dan jasa
membutuhkan pencatatan yang cepat dan akurat. Pencatatan awal mempengaruhi laporan
keuangan dan actual cash disbursement, oleh karean itu perusahaan harus berhati hati
untuk mencatat semua transaksi akuisisi. Adapun dokumen dan catatan umum pada tahap
ini meliputi :
Vendor invoice
Adalah dokumen yang dterima dari vendor dan menunjukkan jumlah utang untuk
akuisisi. Dokumen ini menunjukkan deskripsi dan qty jasa yang diterima, harga
(termasuk ongkos angkut), ketentuan diskon, tanggal tagihan dan jumlah total.
Debit Memo
Adalah dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah
terutang kepada vendor karena barang dikembalikan atau tunjangan yang diberikan.
Voucher
Biasanya digunakan oleh organisasi untuk membuat catatn resmi mengenai pencatatan
dan pengendalian akuisisi, terutama dengan melakukan pemberian nomot urut pada
setiap transaksi akuisisi. Voucher termasuk cover sheet atau folder yang digunakan untuk
dokumen atau dokumen relevan lainnya sperti PO, copy packing slip, receiving report
dan vendor ivoice.
Acqusitions Transaction File
File computer yang mencakup semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem
akuntansi untuk suatu periode, seperti hari, minggu, bulan,klasifikasi, deskripsi dan qty
barang dan jasa yang dibeli.
Acquisition Journal or Listing
Sering disebut juga jurnal pembelian, sering disebut sebagai jurnal pembelian, dihasilkan
dari file transaksi akuisisi dan biasanya mencakup nama vendor, tgl, jumlah, dan
klasifikasi untuk setiap transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, inventaris atau
utilitas.
Accounts Payable Master File
Mencatat akuisisi, pengeluaran uang tunai, dan pengembalian akuisisi dan transaksi
allowances untuk setiap tempat. Total saldo individu dalam master file sama dengan total
saldo akun yang harus dibayar dalam buku besar.
Accounts Payable Trial balance
Mencakup jumlah utang kepada masing masing vendor atau untuk faktur pembayaran
atau voucher pada suatu titik waktu.
Vendor Statements
Adalah dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor yang menunjukkan saldo awal,
akuisisi, pengembaliandan allowances.

Processing and Recording Cash Disburesments

Check
Biasanya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Cek
biasanya disiapkan dalam format multi copy, dimana yang asli dikirimkan ke pembayar.
Setelah check ditanda tangani oleh pihak yang berwenang, hal tsb merupakan asset.
Cash Disbursments Transactio File
Merupakan file computer termasuk semua transaksi cash disbursement yang diproses
dengan menggunakan accounting system untuk suatu periode.
Cash Disbursment Journal or Listing
Adalah daftar atau laporan yang dihasilkand dari file transaksi cash disbursement yang
mencakup semua transaksi untuk periode kapan pun. Transaksi yang sama, termasuk
semua informasi yang relevan, termasuk dalam AP master file dan buku besar.

Methodology for Designing Test Of Controls And Subtantive Tests Of Transactions

Tests of controls and substantive tests of transactions untuk akuisisi dan pembayaran
dibagi menjadi 2 area :
1. Pengujian akuisisi, menyakut 3 dari 4 fungsi bisnis yang dibahas sebelumnya dalam
bab ini : memperoses PO, receiving goods and services, dan mengakui kewajiban.
2. Menguji pembayaran, menyangkut 3 dari 4 fungsi, memproses dan mencatat cash
disbursements.
Understand Internal Control
Auditor meningkatkan pemahaman internal control untuk akuisisi dan siklus pembayaran
sebagai bagian dai prosedur penilain risiko dengan mempelajari flowcharts klien,
mereview internal control questionnaires, dan performing walkthrough test untuk akuisisi
dan transaksi cash disbursement.
Asses planned Control Risk
1. Authorization of Purchases
Otorisasi yang tepat untuk akuisisi memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh
adalah untuk tujuan perusahaan dan untuk menghindari akuisisi yang berlebihan atau
tidak perlu. Contoh asuransi company diperuntukan hanya untuk 1 orang dengan
kelas yang tinggi. Namun orang tsb ingin melakukan negosisasi agar keluarganya
dapat dicover dengan menurunkan level asuransi (terjadi farud).
2. Separation of Asset Custody from Other Functions
Kebanyakan perusahaan memiliki receiving department yang memulai receiving
report sebagai bukti penerimaan dan pemeriksaan barang. Untuk mencegah pencurian
dan kehilangan, barang barang harus dikontrtol secara fisik sejak diterima sampai
barang digunakan atau dibuang.
3. Timely Recording and Idependent Review of Transations
Dibeberapa perusahaan, pencatatan utang untuk akuisisi dibuat berdasarkan
penerimaan barang dan jasa. Pencatatan ditangguhkan sampai vendor invoice
diterima. Dalam beberapa kasus, AP department memiliki tanggung jawab untuk
memverifikasi kesesuaian akuisisi. Hal ini dilakukan dengan membandingkan rincian
PO, receiving report, vendors invoice untuk menentukan deskripsi, harga, qty, terms,
freight. Biasanya departemen utang memverifikasi ekstensi, footings, dan distribusi
akun. Control penting dalam AP dan teknologi informasi departemen dengan syarat
bahwa personel yang mecatat akuisisi tidak memiliki akses ke cash, marketable
securities, dan asset lainnya.
4. Authorization of Payments
Control terpenting pada cash disbursements meliputi :
- Penandatanganan cek oleh individu dengan otoritas yang tepat
- Pemisahan tanggunng jawab untuk menandatangani cek dan pihak yang
melakukan fungsi hutang dagang
- Pemeriksaan secara hati hati pada dokumen pendukung oleh penandatangan
cek pada saat cek ditandatangani.
Cek harus diberi prenumbered untuk membuatnya lebih mudah dalam perhitungan.
Kebenaran dari banyaknya asset, kewajiban, dan pengeluaran tergantung pada pencatatan
transaksi yang benar dalam jurnal akuisisi, terutama terkait dengan empat tujuan :
1. Pengambilan rekamann untuk barang dan jasa yang diterima, konsisten dengan
kepentingan terbaik dari klien (occurrence). Control yang memadai mencegah
pencatatan akuisisi yang melakukan transaksi penipuapan asset atau hal utama yang
yang mengguntungkan manajemen atau karyawan lain daripada entitas yang diaudit.
Dalam beberapa kasus, transaksi yang tidak jelas, seperti perolehan barang pribadi
yang tidak dikorbankan oleh karyawan. Dalam kasus lain, transaksi yang lebih sulit
untuk dievaluasi, seperti pembayran keanggotaan petugas negara asing untuk
manajeman dan keluarga mereka.
2. Existing Acquisitions Are Recorded (completeness). Kegagalan untuk mencatat
perolehan barang dan jasa yang diterima mengecilkan hutang dagang dan dapat
mengakibatkan penuranan laba bersih dan ekuitas bersih. Mungkin sulit utuk
beberapa auditor melakuka test of detail balances untuk menentukan apakah ada
transaksi yang tidak tercatat, sehingga auditor harus mengandalkan control dan
substantive test of transactions. Biasanya memakan waktu yang cukup lama sehingga
secara signifikan dapat mengurangi biaya audit.
3. Acquisitions Are Accurately Recorded (Compeleteness)
Luas ​test of details atas akun neraca dan beban tergantung pada evaluasi auditor
mengenai keefektifan pengendalian internal, keakuratan transaksi akuisisi yang
dicatat.Pengujian yang terinci atas persediaan dapat dikurangi secara signifikan
apabila auditor yakin bahwa catatan perpetual memang akurat dan biasanya diuji
sebagai bagian dari pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi
akuisisi.
4. Acquisitions Are Correctly Claasified (Classification)
Test of details dapat dikurangi jika auditor yakin bahwa pengendalian internal sudah
memadai untuk memberikan kepastian yang layak menyangkut klasifikasi yang benar
dalam jurnal akuisisi. Karena relative mengabiskan waktu bagi auditor untuk
mendokumentasikan pengujian atas akuisisi aktiva tetap demi tujuan keakuratan dan
klasifikasi.
Methodology For Designing Test of Details Of Balances For AP
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Utang Usaha (Tahap I)
Focus yang diberikan banyak perusahaan pada perbaikan aktivitas manajemen mata
rantai suplainya telah menimbulkan banyak perubahan dalam rancangan system yang
digunakan untuk mengawali serta mencatat aktifitas akuisisi dan pembayaran. Usaha
untuk merampingkan proses pembelian barang dan jasa telah mengubah semua aspek
siklus akuntansi dan pembayaran bagi banyak perusahaan. Pengaturan system tersebut
dapat menjadi kompleks. Auditor harus memahami sifat perubahan system tersebut utuk
mengidentifikasi apakah risiko bisnis klien dan pengendalian manajemen yang terkait
mempengaruhi kemungkinan salah saji yang material dalam utang usaha.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap
I)
Seperti halnya Piutang usaha, utang usaha seringkali saldonya berjumlah besar dan terdiri
dari sejumlah besar saldo vendor serta relative mahal untuk mengaudit akun tersebut.
Karena alasan itu auditor umumnya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi yang
 relative tinggi untuk utang usaha. Auditor sering menilai risiko inheren dengan jumlah
sedang atau tinggi.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan Pengujian
pengendalian dan pengujian Substantif atas Transaksi (tahap I dan II)
Setelah menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan risiko inheren , auditor menilai
risiko pengendalian berdasarkan pemahaman terhadap pengendalian internal. Pengujian
sustantif bergantung pada keefektifan relative pengendalian internal yang berhubungan
dengan utang usaha. Setelah menilai risiko pengendalian, auditor merancang dan
melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substrantif atas transaksi akuisisis
dan pengeluaran kas.
4. Merancang dan Melaksanakan Prosedur analitis (tahap III)
Tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan apakah saldo
utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secaraa layak. Nilai realisasi
tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Penekanan yang penting dalam audit atas
kewajiban dan aktiva. ketika memverifikasi aktiva auditor menekankan lebih saji melalui
verifikasi dengan konfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen
pendukung.auditor tidak boleh mengabaikan kemungkinan aktiva mengalami kurang saji
tetapi lebih memperhatikan lebih saji. Karena lebih saji ekuitas pemilik dapat terjadi baik
dari lebih saji aktiva atau kurang saji kewajiban, merupakan hal yang alami bagi akuntan
public untuk menekankan kedua salah saji tersebut.

Penggunaan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo sama dengan yang diterapkan
untuk memverifikasi piutang usaha, karena tujuan itu juga dapat diterapkan pada
kewajiban dengan tiga modifikasi kecil:
- Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Nilai realisasi hanya dapat
diterapkan pada aktiva.
- Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterpkan pada kewajiban.
Untuk aktiva auditor menggunakan hak klien atas penggunaan dan pelepasan aktiva.
suntuk kewajiban auditor memperhatikan kewajiban klien atas pembayaran kewajiban.
- Untuk kewajiban, penekanan diberikan pada pencarian kurang saji dan bukan lebih saji.

Out of Period Liabilty Tests

Karena menekankan pada kurang saji dalam akun kewajiban, pengujian kewajiban setelah
periode (out-of-period liabilities test) merupakan hal yang penting bagi utang usaha. Luas
pengujian untuk mengungkapkan utang usaha yang belum tercatat, sering disebut pencarian
utang usaha yang belum tercatat, sangat tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan
materialitas saldo akun yang potensial. Prosedur audit yang sama digunakan untuk
mengungkapkan utang yang belum tercatat dapat diterpkan pada tujuan keakuratan.
1. Memeriksa dokumentasi yang mendasari pengeluaran kas selanjutnya, auditor memeriksa
dokumen pendukung menyangkut pengeluaran kas setelah tanggal neraca guna
menentukan apakah pengeluaran kas dilakukan untuk kewajiban periode berjalan. Jika
 memang untuk kewajiban periode berjalan, auditor harus menelusurinya ke neraca saldo
utang usaha untuk memastikan bahwa pembayaran tersebut telah dilakukan.
2. Memeriksa dokumentasi yang mendasari untuk tagihan yang belum dibayar beberapa
minggu setelah akhir tahun, auditor melaksanakan prosedur ini dengan cara yang sama
seperti sebelumnya dan untuk tujuan yang sama.prosedur ini berbeda karena dilakukan
untuk kewajiban yang belum dibayar mendekati akhir pekerjaan lapangan audit bukan
untuk kewajiban yang telah dibayar.
3. Menelusuri laporan penerimaan yang dikeluarkan sebelum akhir taun ke vaktur vendor
terkait, semua barang dagang yang diterima sebelum akhir taun periode akuntansi harus
dicantumkan sebagai utang usaha.
4. Menelusuri laporan vendor yang menunjukan saldo yang jatuh tempo ke neraca saldo
utang usaha, jika klien menyimpan file laporan vendor, auditor dapat menelusuri setiap
laporan yang memiliki saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca ke listing untuk
memastikan bahwa hal itu telah dicantumkan sebagai utang usaha.
5. Mengirim konfirmasi ke vendor dengan siapa klien melakukan bisnis, walaupun
penggunaan konfirmasi untuk utang usaha kurang begitu umum ketimbang untuk piutang
usaha, auditor kadang-kadang menggunakannya untuk menguji vendor yang dihapus dari
daftar utang usaha, transaksi yang dihilangkan dan saldo akun yang salah saji.

Cutoff Test
(cutoff tests) utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat beberapa
hari sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan pada periode yang benar. Lima pengujian
audit kewajiban setelah periode yang baru saja kita bahas semuanya ,merupakan pengujian pisah
batas untuk akuisisi tapi menekankan pada kurang saji.

Relationship of Cutoff to Physical Observation of Inventory

Dalam menentukan bahwa cutoff hutang dagang benar, penting bahwa tes cutoff dikoordinasi
dengan pengamatan fisik inventory. Contoh asumsikan bahwa akuisisi inventory sebesar $
400.000 diterima pada sore hari pada 31 desember setelah pengecekan fisik selesai. Sebaliknya,
jika akuisisi dikecualikan dari persedian dan hutang, terdapat salah saji dalam neraca, tetapi
laporan laba rugi benar. Satu satunya cara auditor untuk mengetahui jenis salah saji yang telah
terjadi adalah mengkoordinasikan uji cutoff dengan pengamatan inventory. Pada waktu itu
auditor harus meninjau prosedur departemen prosedur di departemen penerimaan utuk
menentukan bahwa semua inventory yang diterima telah dihitung dan auditor harus mencatat
dalam dokumentasi audit nomor teakhir laporan penerimaan invertory termasuk perhitungan
fisik. Para auditor harus menelusuri nomor dokumen laporan penerimaan ke pencatatan AP
untuk memverifikasi kebenaran termasuk atau tidak termasuk.
Inventory in Transit
Perbedaan dalam perjalanan, menyangkut utang usaha, auditor harus membedakan antara
akuisisi persediaan atas dasar FOB destination dan atas dasar FOB origin. Untuk FOB
destination, hak akan berpindah ke pembeli ketika persediaan diterima, sehingga hanya
persediaan yang diterima pada atau sebelum tanggal neraca yang harus dimasukan dalam
persediaan dan utang usaha pada akhir tahun. Jika akuisisi dilakukan atas dasar FOB
origin,perusahaan harus mencatat persediaan dan utang yang terkait pada periode berjalan jika
pengiriman dilakukan pada atau setelah tanggal neraca.

Distinction Between invoice and Vendors Statements

Auditor mendapatkan bukti yang sangat andal tentang transaksi individu ketika memeriksa
vendor statement dan dokumen pendukung terkait seperti ​receiving report dan ​PO. Dokumen
yang lebih baik digunakan untuk verifikasi kebenaran AP yaitu vendors statement lebih unggul
untuk memverifikasi hutang yang dibayarkan karena mencakup saldo akhir. Auditor dapat
membandingkan vendors invoice yang ada dengan daftar klien yang masih belum ditemukan,
yang merupakan fokus utama dalam AP.
Dokumen yang lebih baik untuk melakukan pengujian untuk memverifikasi test of controls dan
substantive tests of transactions yaitu ​vendor invoice lebih unggul untuk meverifikasi transaksi
karena auditor memverifikasi transaksi individual dan dan faktur menunjukkan rincian akuisisi.
Difference Between Vendor’s Statements and Confirmations.
Perbedaan antara faktur vendor dan laporan vendor, auditor harus membedakan antara faktur
vendor dengan laporan keuangan ketika memverivikasi jumlah yang terutang kepada vendor.
Auditor akan memperoleh bukti yang sangat handal mengenai setiap transaksi ketika mereka
memeriksa faktur faktur vendor dan dokumen pendukung terkait setiap laporan penerimaan dan
pesanan pembelian.
Perbedaan antara laporan vendor dan konfirmasi perbedaan yang paling penting terletak pada
sumber informasinya. Laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga yang independen)
tetapi berada ditangan klien pada saat auditor memeriksanya. Hal ini memberikan klien
kesempatan untuk mengubah laporan vendor untuk menyimpan laporantertentu dari auditor.