Pedoman Pengelolaan Sarana Dan Prasarana STAI As-Sunnah Tahun 2016
Pedoman Pengelolaan Sarana Dan Prasarana STAI As-Sunnah Tahun 2016
Pedoman Pengelolaan Sarana Dan Prasarana STAI As-Sunnah Tahun 2016
Tentang
Bismillahirrahmanirrahim
MEMUTUSKAN
Ketua
1
organisasi
2
dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya
kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga
sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan
tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan
dengan sarana dan prasarana kantor.
Administrasi sarana dan prasarana sangat
diperlukan, karena apabila tidak ada administrasi sarana
dan prasarana maka sarana dan prasarana tidak akan efektif
dan kinerja tidak akan berjalan dengan baik
Dalam mengelola sarana dan prasarana dilakukan
dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan
prasarana.
1. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan
sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda,
maka
pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu
sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang
lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut
harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana
dan prasarana, antara lain:
a. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
b. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan
prasarana yang dibutuhkan.
c. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana
dengan biaya yang tersedia.
d. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam
kegiatan operasional.
e. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana.
f. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
g. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan
prosedur yang berlaku.
Dalam pengadaan sarana dan prasarana, maka ada seksi
perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:
1) Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik
mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan
kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor
fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor
standarisasi dan normalisasi.
2) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah
yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
3) Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-
alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan
barang-barang tertentu yang sama.
4) Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan
menggunakan kemampuannya.
5) Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk
penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
6) Pembelian benda perbekalan. Beberapa
pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau
barang-barang ialah:
7) Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru
dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari
benda-benda yang merupakan kelebihan.
8) Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan
membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan
dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama
diantara produsen dengan baik.
9) Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas
benda-benda, keadaan pasar dan harga.
10) Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai
perkembangan baru atas barang-barang, dan cara
yang telah disempurnakan mengenai cara
pengepakan.
11) Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-
barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
12) Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang
perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun
udara.
2. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh
satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan penyimpanan barang antara lain:
1) Agar barang tidak cepat rusak.
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan
apabila barang tersebut dicari.
4) Memudahkan dalam analisis barang.
b. Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor
dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut
ini:
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang
diperlukan.
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang
ditentukan.
3) Sifat barang yang disimpan.
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
5) Prosedur dan tata kerja.
6) Biaya yang disediakan.
7) Tenaga yang diperlukan.
8) Jangka waktu penyimpanan.
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi
(jenis, berat, merk, dan satuan barang).
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih.
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup
ventilasi.
4) Barang disimpan di tempat yang memadai.
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang
telah ditentukan agar mudah dicari.
6) Barang yang disimpan harus terhindar dari
sengatan matahari atau siraman air.
7) Barang disimpan di ruangan yang dapat
dikunci.
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung
dan dicatat dalam buku persediaan.
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih
cepat sebaiknya diletakkan di bagian
terdepan, sebaliknya barang yang
dikeluarkan lebih lama disimpan lebih
dalam.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk
mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain:
a. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau
suhu/cuaca.
b. Agar barang tidak mudah hilang.
c. Agar barang tidak kadaluarsa.
d. Agar barang tidak mudah susut.
e. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan
bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat
dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1) Pemeliharaan berdasarkan waktu
a) Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan
setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan
yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas
barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin
tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang
tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya
tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
b) Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka
waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu
sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan
berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan
prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus
menangani pemeliharaan barang.
c) Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1) Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan
setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan
bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat
dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui
sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang
menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar
alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk
mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat
dilakukan secara berkala.
4. Inventaris
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor
memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang
berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan
kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana
kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang
dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan
sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana .
inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja
berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan
tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan
prasarana antara lain:
1) Agar peralatan tidak mudah hilang.
2) Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan
pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
3) Memudahkan dalam pengecekan barang.
4) Memudahkan dalam pengawasan.
5) Memudahkan ketika mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang.