Materi Tertib Administrasi
Materi Tertib Administrasi
Materi Tertib Administrasi
A. KETENTUAN UMUM
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) adalah
serangkaian aturan mengenahi penyelenggaraan organisasi dengan administrasi meliputi
tertib kesekretariatan, atribut organisasi yang berlaku dan dilaksanakan secara menyeluruh.
B. TUJUAN
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
bertujuan sebagi berikut:
1. Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksana
administrasi di semua tingkatan kepengurusan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).
2. Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di semua
tingkatan pengurus Oranisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).
3. Menegakkan wibawa dan disiplin kepengurusan serta menumbuhkan keadaan dan
kegiatan berorganisasi di kalangan organisasi pada umumnya dan khususnya pada
Organisasi Siswa Intra Sekolah.
1. SURAT MENYURAT
a. Fungsi
Surat menurut pedoman penyelenggaraan adaministrasi ini adalah sarana komunikasi
timbal balik yang mengandung pesan resmi organisasi yang tertulis yang khusus di
perlukan untuk kepentingan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3
Subang.
b. Sistematika
Sistematika surat Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3 Subang
adalah sebgai berikut:
1) Nomor surat ditulis Nomor
2) Lampiran surat ditulis Lampiran
3) Perihal surat, ditulis Perihal
4) Alamat surat, Kepada, Yth, Dst
5) Kata pembukaan surat, Assalamualaikum Wr. Wb., Dengan hormat.
6) Kalimat pengantar, Salam silatur rahmi. Dst
7) Maksud surat di sesuaikan dengan kebutuhan
8) Kata penutup Surat Wassalamualaikum Wr. Wb.
9) Tempat dan tanggal pembuatan surat
10) Jabatan pengurus serta pejabat pembuat surat
c. Jenis Surat
Surat resmi Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA Negeri 3 Subang
dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:
1) Surat Umum, yaitu jenis surat biasa yang rutin di terbitkan sebagai sarana
komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi.
2) Surat Khusus, yaitu jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi
produk normative organisasi dan landasan pijak organisasi.
d. Teknis pembuatan
1) Untuk pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus di copy atau
salinannya sebagai file Arsip
2) Dalam pembuatan surat resmi yang harus diperhatikan adalah kode/sandi yang
terkandung pada nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi di
tandai dengan ”Garis Miring”
3) Kode penulisan Nomor Surat
Kode Nomor (Nomor Urut Surat Keluar)
Kode Surat Organisasi ditulis dengan (OSIS SMANGAS)
Apabila terdapat Kepanitiaan Kegiatan maka sebelum kode harus ada kode
kegiatan ditambah kata (Pan. Kegiatan)
2. Buku Notulen
a. Buku notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
b. Buku notulen juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
c. Buku notulen, memuat antara lain:
(1). nama pertemuan;
(2). hari, tanggal pertemuan;
(3). waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
(4). tempat pertemuan;
(5). jumlah undangan dan jumlah peserta;
(6). nama dan jabatan yang memimpin;
(7). nama dan jabatan notulis;
(8). kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
(9). keputusan-keputusan yang diambil;
(10). rekomendasi (jika ada).
3. Buku Tamu
a. Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan
berkeperluan dengan organisasi.
b. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1). nomor urut;
(2). hari, tanggal, waktu;
(3). nama lengkap tamu;
(4). organisasi/institusi tamu;
(5). jabatan/status tamu;
(6). alamat;
(7). keperluan;
(8). Tanda tangan tamu.
6. Buku Keuangan
a. Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran
anggaran organisasi.
b. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(1). nomor urut;
(2). tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)
(3). uraian sumber pemasukan
(4). uraian penggunaan dana
(5). Debit
(6). Kredit
(7). Jumlah
7. Buku Agenda
a. Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk
mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.
b. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
(1). Buku agenda surat keluar;
(2). Buku agenda surat masuk
c. Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(1). nomor urut;
(2). nomor indeks surat;
(3). nomor surat;
(4). tanggal surat;
(5). tujuan surat;
(6). isi/perihal surat;
(7). keterangan.
d. Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(1). nomor urut
(2). nomor indeks surat
(3). tanggal surat diterima
(4). Pengirim
(5). isi/perihal surat
(6). tanggal surat
(7). Terusan
(8). catatan disposisi
(9). keterangan
8. Pengarsipan
a. Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
b. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
c. Kegunaan arsip antara lain:
(1). pembuktian/pembukuan;
(2). korespondensi;
(3). penyusunan sejarah;
(4). penyusunan data statistik;
(5). dokumentasi.
d. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip
surat sesuai dengan kode indeks
e. Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau
diterimanya surat masuk
f. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan,
harus dipisahkan antar-periode
g. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya
PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
1). Bagan Struktur Organisasi
2). Papan Agenda kegiatan
3). Papan Pengumuman
4). Tabel Program Kerja Tahunan
5). Papan Daftar Pengurus
2. PENYUSUNAN PROPOSAL
a. Pengertian
Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti
usulan
Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan
b. Jenis Proposal
1) Proposal Proyek :
Untuk Rencana Proyek
(biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi
Ada Rencana Kerjanya
2) Proposal Kegiatan :
Untuk rencana kegiatan
Tematis
Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal PKS, Proposal LDKS, Proposal Kegiatan Osis lainnya.
Penjelasan:
1) Halaman Sampul/ Cover
Berisi :
Judul kegiatan
Lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
Penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan
2) Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup
Prinsip “ Why”
3) Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
Atau kalau tujuan lebih dari satu urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan sebelumnya.
Prinsip “Why”
4) Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh
Kegiatan: acara Maulid Nabi SAW
Tema : Meneladani Akhlak Nabi SAW
Bentuk kegiatannya :
o Kunjungan/ Visitasi ke Panti Asuhan
o Pengajian bersama anak – anak panti asuhan
o Pembagian baju-baju dan alat tulis kepada anak-anak panti asuhan
Prinsip” What”
5) Peserta/ Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita
rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
Prinsip “ Who ”
6) Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau komunitas yang hendak
melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu(mengacu pada latar belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat
yang dapat dihubungi
Prinsip” Who”
8) Susunan Panitia
Isinya susunan panitia yang sudah dibentuk
Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja
sama
Susunan yang umum : Penanggung Jawab, Panitia Pengarah, Panitia Pelaksana, Ketua
Pelaksana, Bendahara, Sekretaris dan Seksi-seksi.
Prinsip “who”
9) Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal secara
keseluruhan
Pakai sistem penyusunan anggaran yang sederhana saja asal rapi,jelas dan rinci.
Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yang terlampir
di proposal( mark upnya yang realistis). Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kekurangan
dana yang tidak mungkin ditutupi oleh dana pribadi panitia.
10) Penutup
Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar
tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh ketua pelaksana / ketua panitia dan mengetahui penanggung jawab
kegiatan
Catatan:
Penyusunan proposal kegiatan yang baik disusun secara bersama –sama melalui curah gagasan
dari seluruh panitia.
Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar dalam membuat konsep proposal
Terima kasih dan selamat berkarya!
3. PROGRAM KERJA
4. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
a. Pengertian
• Laporan pertanggungjawaban bertujuan menjabarkan secara rinci proses pelaksanaan kegiatan,
mulai dari sebelum digelar, saat berlangsung, dan setelah kegiatan selesai. Laporan ini juga dapat
menggambarkan masalah yang dihadapi oleh seluruh panitia pelaksana kegiatan dan pada
akhirnya dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang.
• Selain sebagai bahan evaluasi, LPJ juga bertujuan untuk mengukur kemampuan tim pelaksana
kegiatan dalam mempertanggungjawabkan hasil kerja masing-masing pihak yang terlibat serta
apapun yang menyangkut keuangan, termasuk pemasukan dan pengeluaran dalam pelaksanaan
kegiatan.
• Laporan pertanggungjawaban Program Osis adalah suatu bentuk dokumen yang memuat
rangkaian atau susunan laporan yang telah tersusun dan dilaksanakan oleh anggota Osis sesuai dengan
tupoksi atau bagiannya masing masing.
• Penyusunan sama dengan laporan kegiatan .
NR