Komunikasi Bisnis
Komunikasi Bisnis
Komunikasi Bisnis
Perencanaan rapat bisnis diperlukan untuk mencapai rapat bisnis yang efektif. Ada beberapa
ciri tentang bagaimana sebuah agenda rapat bisnis menjadi baik, antara lain:
Beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan sebagai panitia penyelenggara rapat
bisnis.
1. Undangan
Diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung (misal: seminggu) dan dilengkapi
dengan bahan – bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian
undangan rapat bisnis secara mendadak dan tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang
akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
Waktu menunjukan tanggal, bulan dan jam rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan tempat
pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci.
4. Pembawa Acara
Diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus
memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.
Memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misal : maksud dan tujuan, jumlah peserta
dan bidang fungsional.
6. Jumlah Peserta
Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan,
bahan – bahan rapat, akomodasi dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis
tersebut.
Perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan.
Sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat rapat bisnis tersebut.
9. Narasumber
Tergantung pada keputusan pihak manajemen internal dan tentunya profesional dan ahli di
bidangnya.
Waktu untuk istirahat, sholat dan makan siang atau makan malam.
13. Akomodasi
Narasumber (presenter)
Peserta (participants)
Fasilitas pendukung yang disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan
posisi tempat duduk (layout). Menurut Dobson, terdapat empat macam pengaturan posisi
tempat duduk untukpenyelenggaraan rapat bisnis, antara lain :
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan
penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan – pertanyaan seperti : apa yang
diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu anda dalam menetapkan
masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan, dan judul suatu laporan.
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan
yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan laporan bisnis,
perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang
ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akana menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikannya , pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini
bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat mengenai
sasarannya.
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan
berdasarkan rencana kerja yang rinci untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai
dasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan.
Tahap ke empat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari
sumber – sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin anda mempunyai
data di dalam ingatan anda. Namun, anda mungkin perlu juga mencari data data tambahan
dengan melakukan penelitian sekunder dan penelitian primer.
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun untuk
laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diproleh dari
berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran anda
haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau
memanipulasi fakta yang relevan.
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati hati, anda dapat mengorganisasikan
hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, anda
perlu tau tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan
kerangka.