KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT. Tuhan sekalian alam. Nikmat-Nya yang
begitu “deras” mengalir mengantarkan manusia pada “hilir” kesadaran bahwa kasih yang dia
limpahkan bersifat universal menembus “belukar” sekat suku, agama, ras antar golongan juga
adil kepada kita bersama sehingga penulis bisa menyelesaikan penelitian ini yang berjudul
“Prosedur Penyimpanan Arsip di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Mandailing Natal”. Sholawat beriringan salam ucapkan kepada Nabi Muhammad Saw. yang
telah memberi kesempatan pada kita untuk dapat menikmati dunia yang penuh dengan keilmuan
pengetahuan yang kita rasakan saat sekarang ini.
Penulis juga banyak berterima kasih pada Ibu Novebri, M.Pd. pengampu mata kuliah
Manajemen Kearsipan yang telah memberi kesempatan pada penulis untuk membuat penelitian
ini. Dan akhirnya, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penelitian ini terdapat
kekurangan dan kesalahan yang tidak disengaja.
Oleh karena itu, saran dan perbaikan yang membangun penelitian ini sangat diharapkan
dari pembaca untuk kesempurnaan hasil penelitian ini. Semoga hasil penelitian ini bermanfaat
bagi dunia pendidikan khususnya dan pembaca pada umumnya.

Panyabungan, 25 Desember 2021

Penyusun

Nanda Faridah
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat pesat

mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas
dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang. Pengelolaan informasi
menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi manajemen dan
kondisi yang sedang berkembang dengan cepat. Oleh karena itu, organisasi dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem dan prosedur kearsipan yang sesuai
dengan kebijakan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Meskipun kearsipan
berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak
kantor-kantor pemerintahan maupun swasta yang belum melaksanakan penataan dengan
baik.

Misalnya dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk di gudang sehingga cepat

rusak dan sulit ditemukan kembali apabila diperlukan. Hal ini akibat kearsipan dianggap
kurang penting terutama bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi
dan peranan arsip itu sendiri sehingga arsip tidak terpelihara dan terawat dengan
semestinya (Laksmi: 2008). Penyimpanan arsip merupakan suatu hal yang mutlak
dilakukan karena bahan yang digunakan untuk membuat arsip terdiri dari beberapa
komponen yang mengandung zat asam yang membuat bahan arsip menjadi rusak, rentan
dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip penuh dengan lubang. Selain itu,
bahan arsip yang kebanyakan terbuat dari kertas yang mudah terbakar, mudah basah jika
terkena air, mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab (Anggraeni:
2011).

Oleh karena itu, penyimpanan arsip harus dilakukan dengan sebaik mungkin
mengingat bahan arsip yang kebanyakan terbuat dati kertas sangat rentan terhadap
berbagai macam faktor kerusakan. Selain itu, penyimpanan arsip dilakukan agar arsip
tidak tercecer dimana-mana dan para petugas dengan mudah biasa menemukan kembali
arsip. Pengertian Arsip yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan yaitu : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan
Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kemajuan suatu organisasi memerlukan dukungan manajemen yang tepat.

Untuk mengelola manajemen memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber
data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman kegiatan atau transaksi mulai
dari kegiatan sampai akhir kegiatan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan.
Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk keperluan intern (yaitu penggunaan data dan
dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern
(pelayanan kepada masyarakat dan langganan). Data yang berbentuk arsip diolah untuk
digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan
sangat tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam
dalam arsip (Sedarmanyanti: 2015).

Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga adalah rekaman dari
kegiatan lembaga itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Data diolah menjadi
informasi secara manual maupun komputer. Informasi digunakan oleh para pimpinan
untuk mengambil keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan
yang terekam pada arsip. Walau sudah dikelola oleh komputer, arsipnya harus tetap
disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam
kancah perkembangan peralatan tekhnologi yang semakin canggih dewasa ini. Dari latar
belakang diatas maka peneliti mengangkat judul penelitian ini adalah Prosedur
Penyimpanan Arsip di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Mandailing Natal.

B. Rumusan Masalah

Dalam penelitian ini yang menjadi rumusan masalah adalah :

1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di kantor BKD Kab. Mandailing Natal ?

2. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip di kantor BKD Kab. Mandailing Natal ?

C. Tujuan Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti memiliki tujuan yaitu :

1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsi di kantor BKD Kab. Mandailing Natal.

2. Untuk mengetahui prosedur penyimpanan arsip di kantor BKD Kab. Mandailing

Natal.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai sebuah rujukan yang lebih konkrit dan
menambah wacana apabila nantinya berkecimpung dalam perkantoran, khususnya
dalam mengelola dan menyimpan arsip.

2. Bagi tempat yang diteliti

Sebagai bahan evaluasi dan masukan bagi dalam menyimpan arsip tersebut dan
mengelola arsip supaya lebih terarah dan sistematis, khususnya bagi orang-orang
yang menjadi arsiparis.

3. Peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi dan bahan pertimbangan apabila melakukan penelitian

terkait dengan prosedur penyimpanan arsip.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem merupakan sekelompok bagian yang saling terkait dan salingbergantung

yang beroperasi secara berurutan dan menurut rencanayang telah ditentukan, dalam
rangka mencapai tujuan tertentu. (Rasti: 2015). Sistem adalah sekelompok unsur yang
 erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu
(Sutabri: 2013). Dengan demikian sistem adalah sekelompok unsur yang saling
bergantung dan beroperasi secara berurutan yang erat hubungannya satu dengan yang,lain
untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada
penyimpanan warkat yang disusun menurut urutan tertentu agar warkat yang sudah
disimpan dapat ditemukan dengan cepat bila sewaktu-waktu diperlukan (Barthos: 2013).

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informas dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Sugiarto: 2014). Dengan demikian,
peneliti dapat menyimpulkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau kumpulan
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang disimpan secara
sistematis.

B. Jenis Arsip

Arsip memiliki jenis yang berbeda. Arsip sangat beragam, tidak hanya berupa lembaran
kertas dan tulisan. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip dikenal sebagai surat atau
dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Beberapa jenis arsip sebagai berikut
(Sugiarto: 2014) :

1. Arsip menurut subyek atau isinya

a.) Arsip kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya.

b.) Arsip keuangan, contoh; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, surat perintah membayar.

c.) Arsip pemasaran, contoh; surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
 d.) Arsip pendidikan, contoh; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor,
transkip mahasiswa, dan sebagainya.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik

a.) Surat, contoh; naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat
keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, table, dan sebagainya.

b.) File digital

c.) Pita rekaman

d.) Mikrofilm

e.) Disket

f.) Compact disk (CD)

3. Arsip menurut fungsinya

a.) Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Adapun arsip dinamis digolongkan menjadi 2
jenis,yaitu:

1.) Arsip aktif: Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus
menerus, yang diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.

2.) Arsip inaktif: Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi telah menurun.

b.) Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.

4. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya

 a.) Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah, Arnas Pusat di Jakarta, Pusat
Arsip dalam perusahaan.

b.) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan
lembaga pemerintah Arnas Daerah di Ibukota Propinsi, arsip di workstation atau
unit kerja dalm kantor perusahaan.

5. Arsip menurut keasliannya

a.) Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan
printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang aslli, yang merupakan dokumen
utama.

b.) Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya, yang dalam proses
pembuatannya bersama denga dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain
selaian penerima dokumen asli

c.) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan
dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d.) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi begian dari suatu dokumen asli.

C. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap

(caption) dari warkat yang disimpan berupa huruf maupun angka yang disusun menurut
urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka.
Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama, sistem
geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem
numeric, sistem kronologis, dan sistem subjek numerik (sistem subjek dengan kode
nomor) (Martini: 2015).

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

 Sistem ini merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan
abjad dari kata tangkap dokumen bersangkutan. Nama bias terdiri dari nama orang
dan nama badan. Nama orang terdiri dari nama tunggal. Nama badan terdiri dari
nama pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi. Untuk memahami sistem
abjad ini terdapat beberapa istilah yang perlu diketahui, antara lain:

a. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama atau judul terhadap beberapa unit.

b. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama atau judul.

c. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda
pengenal.

d. Mengkode (kodefikasi) adalah kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah
diindeks. Kode diambil dari huruf pertama dari nama atau judul yand sudah
diindeks.

e. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama atau
judul yang sudah diindeks.

2. Sistem kronologis/Tanggal (Cronological Filling System)

Sistem ini adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan
waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Penyimpanan sistem ini biasanya
mempergunakan map ordner. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan buku
agenda, karena susunannya sama-sama kronologis. Karena itu, pencarian warkat
harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat itu diterima
melalui buku agenda. Dalam sistem ini arsip-arsip disimpan menurut tanggal, yang
digunakan pada umumnya adalah tanggal yang tertera pada surat. Tahun, bulan dan
tanggal dijadikan sebagain kode. Dengan ketentuan tahun sebagai subjek, bulan
sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder.

3. Sistem Geografis (Geographical Filling System)

 Sistem ini adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat atau wilayah atau daerah tertentu. Sistem ini
sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat.

4. Sistem Subjek (Subject Filling System)

Sistem ini adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen yang bersangkutan atau pokok masalah, sistem ini sering dianggap sistem
yang paling sukar penanganannya, karena petugas arsip harus menentukan terlebih
dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap
harinya. Tepat digunakan pada azas sentralisasi, karena arsip yang terkumpul dari
banyak macam subjek atau masalah.

5. Sistem nomor (numerical filling system)

Sistem ini adalah sistem penyimpanan yang penyimpanan warkatnya berdasarkan

kode nomor sebagai pengganti nama orang atau badan, dan bukan berdasarkan nomor
yang tercantum dalam surat melainkan nomor kode penyimpanan. Dalam
pelaksanannya diperlukan alat bantu, yaitu kartu indeks, kartu kecil yang berisi
nomor dan nama yang disusun menurut abjad. Sistem penyimpanan dengan nomor
cocok digunakan untuk perusahaan yang pengelolaan dokumennya berdasarkan
nomor, seperti asuransi (nomor polis), bank (nomor rekening), lembaga pendidikan
(nomor induk siswa).

D. Prosedur Penyimpanan

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan

sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat (Amsyah: 2013). Langkah-langkah
penyimpanan yaitu : (Sugiarto dan Wahyono: 2015);

1. Pemeriksaan

Memastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum.

2. Mengindeks
 Setelah mendapatkan kepastian untuk menyimpan dokumen, maka langkah
berikutnya adalah mengindeks.

3. Memberi Tanda

Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan sistem
penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode.

4. Menyortir

Untuk menghindari kesalahan pelekatan yang dapat berakibat fatal, maka sebelum
melakukan peletakan kedalam tempat penyimpanan sebaiknya dilakukan
pengelompokkan dokumen berdasarkan indeks yanh sudah ditentukan

5. Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai

dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis dan Lokasi Penelitian
1. Jenis Penelitian
Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang berjenis teori dasar. Metode teori
dasar merupakan penelitian yang dilakukan untuk menemukan suatu teori atau
menguatkan teori yang sudah ada dengan mengkaji prinsip dan kaidah dasar yang ada
lalu dibuat kesimpulan dasar yang membentuk prinsip dasar dari suatu teori
(Sugiyono: 2017).
Dalam melakukan metode ini, peneliti perlu memilah mana fenomena yang dapat
dikatakan fenomena inti dan mana yang bukan untuk dapat diambil dan dibentuk
suatu teori. Pengumpulan data metode teori dasar ini dilakukan dengan observasi,
wawancara, dan dokumentasi untuk memperkuat informasi (Nugrahani: 2014).
Penelitian teori dasar ini digunakan dalam penelitian ini untuk membuktikan
kebenaran mengenai prosedur penyimpanan arsip di kantor Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Mandailing Natal.
2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Provinsi Sumatera Utara, Kabupaten Mandailing Natal
di Kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD), komplek perkantoran paya loting.
Peneliti memilih tempat ini karena menurut peneliti kantor ini lebih mudah
mendapatkan informasi mengenai rumusan masalah penelitian ini. Dan lokasi ini
mudah dijangkau dan membutuhkan biaya yang sedikit dan waktu yang tidak lama.
B. Informan Penelitian
Informan penelitian adalah orang-orang yang dapat memberikan informasi.
Informan penelitian adalah sesuatu baik orang, benda ataupun lembaga (organisasi), yang
sifat keadaanya diteliti (Heriyanto: 2013).
Dalam penelitian ini peneliti mengambil informan ada tiga orang yaitu: satu dari
pengelola surat masuk, dan dua lagi dari pegawai bidang sekretaris. Alasan peneliti
memilih orang tersebut sebagai informan peneliti karena pada saat peneliti terjun
kelapangan hanya 3 orang ini yang bisa memberikan informasi secara detail kepada
peneliti mengenai masalah yang diteliti.
C. Teknik Pengumpulan data
 1. Wawancara
Wawancara yaitu dialog yang dilakukan oleh pewawancara untuk memperoleh
informasi dari terwawancara (Arikunto: 2010). Dalam hal ini peneliti mengadakan
tanya jawab secara langsung mengenai masalah yang diteliti dengan informan
penelitian. Wawancara ini dilakukan untuk mengetahui prosedur penyimpanan arsip
di BKD.

Gambar Wawancara

2. Observasi

Observasi, yaitu kegiatan pemuatan perhatian sepenuhnya terhadap sesuatu objek

dengan menggunakan seluruh alat indra. Observasi merupakan instrumen
pengumpulan data yang digunakan untuk mengamati tingkah laku individu ataupun
proses terjadinya suatu kegiatan yang dapat diamati langsung dalam situasi yang
sebenarnya (Arikunto: 2010). Dalam observasi ini peneliti langsung terjun ke
lapangan untuk melihat secara pasti bagaimana prosedur penyimpanan arsip di kantor
BKD.

3. Dokumentasi

Tidak kalah penting dan metode-metode lain, adalah metode dokumentasi, yaitu
mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku,
surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda, dan sebagainya. Dibandingkan
dengan metode lain, maka metode ini tidak begitu sulit, dalam arti apabila ada
kekeliruan sumber datanya masih tetap, belum berubah.
 BAB IV

Hasil dan Pembahasan

A. Sistem Penyimpanan Arsip di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten

Mandailing Natal

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan peneliti, bahwa di kantor BKD
yang diarsipkan itu adalah surat-surat. Surat merupakan sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Pada instansi
perkantoran, surat berfungsi sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan
gagasan serta alat atau bukti tertulis untuk segala kebutuhan. Dengan adanya aktifitas
persuratan tersebut dibutuhkan pencatatan untuk merekap semua surat baik surat yang
diterima dan surat yang telah dikeluarkan. Dalam proses manual, pencatatan surat
dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan diberi nomor berurutan. Buku agenda
merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh
instansi. Di kantor BKD menggunakan buku agenda dengan jenis agenda kembar. Buku
Agenda Kembar ialah dua buah buku yang masing-masing dikhususkan untuk pencatatan
surat masuk atau surat keluar saja.
Gambar Buku Agenda Masuk

Gambar Isi Buku Agenda Masuk

Gambar Buku Agenda Keluar

Gambar Isi Buku Agenda Keluar

Data surat yang dicatat dalam buku agenda meliputi nomor urut, tanggal penerimaan,
nama pengirim, keterangan singkat isi surat, lampiran, atribut surat dan sebagainya. Buku agenda
akan membantu mengorganisir dan merapikan kegiatan persuratan pada instansi. Namun
penggunaan buku agenda tersebut masih mempunyai kekurangan yaitu pencarian data surat yang
masih manual. Dengan pencatatan melalui buku agenda, Anda akan kesulitan untuk mencari
surat dalam jumlah banyak dan dalam kurun waktu yang lama. Belum lagi waktu yang
dibutuhkan untuk pencocokan data pada hasil pencatatan buku agenda dan surat fisiknya.
Disamping menggunakan buku agenda di kantor BKD Juda ada lembar disposisinya. Yang
dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang
dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

Gambar Lembar Disposisi

Setelah arsip-arsip tersebut diterima oleh pengelola surat masuk dan surat keluar, maka arsip-
arsip tersebut akan diberikan pada bidang masing-masing. Jadi masing-masing bidang yang akan
menyimpan arsip-arsip tersebut sesuai dengan bidangnya. Di dalam kantor BKD sistem
penyimpanan arsip menggunakan sistem kronologis. Sistem kronologis adalah sistem
penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke
luar. Penyimpanan sistem ini di kantor BKD mempergunakan map ordner. Map Ordner adalah
map besar yang memiliki warna sangat banyak dengan bahan karton tebal yang berfungsi
menyimpan arsip penting (merupakan bagian dari peralatan kearsipan). Map ini memiliki bentuk
seperti buku besar tetapi di dalamnya hanya ada sebuah penjepit besi. Ada dua sisi yaitu depan
dan belakang yang fungsinya untuk menahan dan menutup dokumen. Hubungan penyimpanan
sangat erat dengan buku agenda, karena susunannya sama-sama kronologis. Karena itu,
pencarian warkat harus didahului dengan pencarian informasi mengenai waktu surat itu diterima
melalui buku agenda.
Gambar Map Ordner

Dalam sistem ini arsip-arsip disimpan menurut tahun, yang digunakan pada umumnya adalah
tanggal yang tertera pada surat. Tahun, bulan dan tanggal dijadikan sebagain kode. Dengan
ketentuan tahun sebagai subjek, bulan sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai
nama file. Arsip-arsip ini akan disimpan selama nilai guna arsip berlaku. Berdasarkan informasi
yang didapatkan peneliti, salah satu sumber informasi mengatakan bahwa masa nilai guna arsip
disana selama 1 tahun. Setelah habis masa nilai gunanya arsip-arsip ini akan dimusnahkan. Cara
pemusnahan arsip di kantor BKD tidak menggunakan mesin cacah ataupun dibakar, tetapi
dengan memasukkan arsip yang habis nilai gunanya kedalam gudang kantor.

B. Prosedur Penyimpanan Arsip Di Kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Kabupaten Mandailing Natal

Prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan kantor BKD tidak sesuai dengan teori yang
didapatkan peneliti dalam kajian teori yaitu menurut Amsyah : 2013, karena kantor BKD
menggunakan sistem kronologis tidak perlu mengindeks dan langsung membuat tahun surat
sebagai subjek arsip atau kode arsip dalam map ordner. Jadi prosedur penyimpanan arsip di
kantor BKD sebagai berikut :

1. Pemeriksaan

Memastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum. Maksudnya sudah
dimasukkan kedalam buku agenda dan sudah diberi lembar disposisinya, kalau sudah diproses
langsung ke tahap selanjutnya.

2. Memberi Tanda

Setelah diproses dengan tepat dan sesuai dengan sistem penyimpanan, maka dilakukan
pemberian kode. Yaitu tahun sebagai subjek, bulan sebagai guide, dan tanggal sebagai nama file.

3. Menyortir
Untuk menghindari kesalahan pelekatan yang dapat berakibat fatal, maka sebelum melakukan
peletakan kedalam tempat penyimpanan sebaiknya dilakukan pengelompokkan dokumen
berdasarkan subjek yang sudah ditentukan

4. Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang digunakan.

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dalam kantor BKD yang diarsipkan itu adalah surat-surat. Surat merupakan
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak kepada pihak
lain. Dengan adanya aktifitas persuratan tersebut dibutuhkan pencatatan untuk merekap
semua surat baik surat yang diterima dan surat yang telah dikeluarkan. Dalam proses
manual, pencatatan surat dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan diberi
nomor berurutan. Buku agenda merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang
dikirim maupun yang diterima oleh instansi. Di kantor BKD menggunakan buku agenda
dengan jenis agenda kembar. Buku Agenda Kembar ialah dua buah buku yang masing-
masing dikhususkan untuk pencatatan surat masuk atau surat keluar saja.

Disamping menggunakan buku agenda di kantor BKD Juda ada lembar

disposisinya. Yang dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar yang disediakan
oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan. Di
dalam kantor BKD sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem kronologis. Sistem
kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu
surat diterima atau surat dikirim ke luar. Penyimpanan sistem ini di kantor BKD
mempergunakan map ordner. Prosedur penyimpanan arsip dikantor BKD dimulai
dengan pemeriksaan, memberi tanda, menyortir, dan menyimpan.

B. Saran

Berdasarkan penelitian serta kesimpulan yang telah peneliti lakukan, peneliti

memberikan beberapa saran kepada Kantor Kepegawaian Daerah Kabupaten Mandailing
Natal antara lain :

1. BKD harus sering melakukan kajian tentang sistem penyimpanan arsip, agar
dapat meminimalisir apabila terdapat hambatan yang terjadi dalam
penyimpanan.
 2. Penempatan karyawan yang memiliki keterampilan dalam pengarsipan,
khususnya tenaga arsiparis diharapkan untuk lebih teliti. Perlu dilakukan
training untuk pengarsipan. Mengingat pentingnya arsip sebagai alat bukti
vital suatu dokumen agar pengarsipan bisa dilakukan sesuai sistem yang
berlaku.

DAFTAR PUSTAKA

Anggraeni, Nila. 2011. Analisis Prosedur dan Sistem Kearsipan Dalam Penyimpanan dan
Penemuan Kembali Arsip di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Batu. Malang: Politeknik Negeri
Malang

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT Rineka
Cipta.

Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Heriyanto, Aan Prabowo. 2013. Analisis Pemanfaatan Buku Elektronik Oleh Pemustaka di
Perpustakaan SMAN 1 Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol.2 (2): 1-9.

Laksmi, Fuad, Gani, dkk, 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penalu.
Martini, Tini. 2015. Filling Manajemen. Bandung: Modul Politeknik LP3I Bandung.

Nugrahani, Farida. 2014. Metode Penelitian Kualitatif. Surakarta: Balai Pustaka.

Rasto. 2015. Manajemen Perkantoran. Bandung: Penerbit Alfabeta.

Sedarmanyanti. 2015. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern Edisi Revisi.
Bandung: CV Mandar Maju.

Sutarbi, Tata. 2013. Konsep Sistem Informasi. Solo: Andi.

Sugiarto, Agus. 2014. Managemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Sugiarto, Agus dan Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis
Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Sugiyono, 2017. Metodelogi Penelitian kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: CV. Alfabeta
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan.