No. Ref.

009/MPHG/Max One/S/SH/IV/16

Jakarta, 15 April 2016

Kepada Yth :
Bp. Fang

Perihal : Proposal untuk Manajemen Hotel

Dengan hormat,

Pertama-tama kami mengucapkan banyak terimakasih untuk kesempatan yang diberikan kepada
kami didalam memperkenalkan Milestone Pacific Hotel Group (MPHG), perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa manajemen perhotelan di Indonesia.

Dibawah ini kami akan menjelaskan tentang jasa/servis yang kami akan berikan untuk Hotel Bapak,
sebagai berikut :

I. JASA KONSULTASI TEKNIS

Jasa Konsultasi MPHG terdiri dari tiga tahap:

 Tahap Pertama adalah Jasa Konsultasi untuk Perencanaan dan Peninjauan Lapangan.
 Tahap Kedua adalah Jasa Konsultasi selama proses pembangunan hotel.
 Tahap Ketiga adalah Jasa Konsultasi pada proses pengerjaan akhir, serah terima hingga
pembukaan hotel untuk publik.

1. Tahap Pertama – Perencanaan dan Peninjauan Lapangan

MPHG akan bekerja erat dengan Pemilik, Konsultan Proyek, Arsitek dan Manajemen
Proyek agar seluruh persyaratan operasional hotel terpenuhi sehingga proyek akan
menjadi effisien dan menguntungkan.

Tahap ini dimulai dengan peninjauan lapangan dan analisa tipe hotel yang hendak
dibangun dengan mempertimbangkan factor lokasi dan kebutuhan pasar. Disamping
itu akan dikerjakan juga studi mengenai segmentasi pasar dan kebutuhannya.

Berdasarkan dari hasil studi diatas maka Departemen Konsultasi Teknis akan
merancang gambaran umum arsitektur hotel dan rekomendasi yang meliputi jumlah
kamar, variasi dan komposisi kamar, fasilitas dan outlet yang dapat dibangun, serta
merek yang seharusnya digunakan untuk hotel tersebut. Departemen Konsultasi
Teknis juga merekomendasi ukuran dan ruang yang diperuntukkan kantor-kantor
manajemen, kegiatan operasional selain kamar dan restaurant, serta ukuran dan
ruang untuk restaurant, ruang serbaguna dan bar.
Desain dari pihak Arsitek akan dicek berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh
Departemen Konsultasi Teknis. Konsultasi mengenai lokasi perkantoran dan fasilitas
 kerja akan diberikan untuk mencapai produktivitas yang optimum dan effisien dalam
operasional.

Departemen Konsultasi Teknis juga akan menilai lay out dari perancang interior agar
sesuai dengan lajur pekerjaan, persyaratan operasi dan harmoni.
Desain mengenai mesin mesin mekanik dan listrik juga akan divelauasi agar sesuai
dengan kapasitas, jenis dan kualitas yang sesuai dengan persyaratan yang
dibutuhkan.

Rencana anggaran untuk pra-pembukaan juga akan dibuat dan dipresentasikan oleh
pihak operator kepada pemilik. Rencana anggaran ini meliputi biaya untuk
merancang system manajemen, jadwlal perekrutan pegawai dan staff manajemen
serta pelatihan. Anggaran ini juga akan membicarakan mengenai biaya untuk iklan,
aktivitas publisitas dan total biaya yang diperlukan untuk membuka hotel. Total
biaya ini akan disusutkan dan dibebankan dalam anggaran tahunan selama operasi 5
tahun.

Departemen Konsultasi Teknis juga akan membuat rencana anggaran operasional

untuk tahun pertama dan proyeksi 10 tahun ke depan agar pihak pemilik dan
pembangun dapat mengevaluasi nilai dari investasi.
Daftar mengenai Furnitur dan Perlengkapan Operasi juga akan dimasukkan ke dalam
rencana anggaran.

MPHG juga akan memberikan saran dan rekomendasi kepada Pemilik dalam rangka
menyeleksi Konsultan Dapur dan Binatu.
Seluruh daftar kegiatan diatas akan membantu pihak Pemilik mengetahui total biaya
yang dibutuhkan proyek hotel.

2. Tahap Dua – Jasa Konsultasi Selama Proses Pembangunan Hotel

Tim Konsultasi Teknis akan bertemu secara teratur dengan Manajer Proyek dan
memberikan saran serta rekomendasi untuk jadwal penyelesaian proyek dan
pembelian material.

Kunjungan dan peninjauan lapangan secara teratur akan dilakukan beserta

pengawasan atas tindak lanjut dari perencanaan proyek.
Memberikan saran dan rekomendasi untuk pembelian material seperti furniture dan
perlengkapan hotel.

Menyiapkan jadwal serah terima proyek.

Merencanakan jadwal pengiriman dan pemasangan furniture dan perlengkapan

hotel untuk pembukaan.

Merancang bangun system manajemen dan merekrut staff eksekutif hotel.

Menyiapkan Buku Panduan dan Petunjuk Pengoperasian Hotel.

Menyiapkan Rencana Pemasaran dan Kegiatan Penjualan Pra-Pembukaan

3. Tahap Tiga - Jasa Konsultasi pada Proses Pengerjaan Akhir, Serah Terima hingga
Pembukaan Hotel untuk Publik.

Mobilisasi pemindahan Kantor ke dalam hotel.

Membantu perekrutan karyawan sesuai dengan jadwal perekrutan.

 Melaksanakan Program Pelatihan dan Orientasi.

Mengadakan Test dan Penilaian untuk menilai apakah hotel sudah bisa dioperasikan
atau tidak.

Membantu Menyelenggarakan kegiatan pra-pembukaan Sales Blitz, dan Publikasi.

Menjalankan Program Pemasaran.

Menyelenggarakan Uji Coba Pembukaan

Membantu Menyelenggarakan Pembukaan Hotel

II. JASA MANAJEMEN HOTEL

Jasa Manajemen Hotel adalah suatu bentuk jasa pengelolaan hotel yang diberikan oleh
MPHG kepada Pemilik Hotel. Berbekal pengalaman dan keahlian, jasa manajemen hotel yang
diberikan MPHG akan meningkatkan keuntungan dan nilai dari hotel yang dipercayakan
untuk dikelola.
Dari keterangan bapak yang diberikan kepada kami, kami menyarankan untuk Hotel yang
dipercayakan kepada MPHG yang berlokasi di Ambon, Maluku, menggunakan merek
dibawah ini :

Jasa Manajemen Hotel yang disediakan oleh MPHG adalah sebagai berikut:

A. RENCANA USAHA DAN PEMASARAN

Dibawah pengawasan dan pengarahan yang ketat, tim manajemen hotel akan
menyiapkan rencana Usaha dan Pemasaran yang akan dipresentasikan kepada
Pemilik untuk disetujui.

B. MANAJEMEN PENDAPATAN

Manajamen Pendapatan dalam hal pengelolan dan penjualan kamar serta

mengoptimalisasikan pendapatan dari departemen-departemen Hotel selain kamar
seperti Departemen Makanan dan Minuman. Pertemuan reguler dengan staff
manajemen hotel dan pelatihan karyawan akan menjadi alat untuk menyukseskan
manajemen pendapatan.

C. MANAJEMEN LABA KOTOR USAHA

Dengan menyediakan tenaga ahli dibidang pengontrolan dan pelaporan biaya,

MPHG akan membuat biaya operasional menjadi lebih terkontrol dengan rapi dan
effisien untuk memaksimalkan Laba Kotor Usaha.
D. PROSEDUR DAN KEBIJAKAN

Merancang dan membangun bersama tim manajemen hotel kebijakan dan prosedur
yang effektif dan berorientasi pada jasa pelayanan untuk mencapai konsistensi di
bidang manajerial dan jasa pelayanan.

E. AUDIT OPERASIONAL

MPHG akan melaksanakan Audit Operasional secara berkala dan berfokus pada
peningkatan produktivitas karyawan, penghematan biaya, dan pencapaian kepuasan
tamu dari waktu ke waktu.

F. AUDIT KUALITAS PELAYANAN

MPHG akan menetapkan standar kualitas dan melaksanakan Audit Kualitas

Pelayanan secara berkala untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan dari
standar kualitas. Hasil dari audit ini akan diberikan kepada tim manajemen hotel
untuk ditindak lanjuti dan dijadikan bahan acuan untuk audit yang akan datang.
Audit ini dilaksanakan tiga kali setahun.

G. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

MPHG memahami dan mengakui bahwa kepemimpinan dalam diri karyawan,

motivasi karyawan serta kepuasan kerja memainkan peranan kunci dalam mencapai
kepuasan pelanggan. Oleh karena itu MPHG akan menyelenggarakan pelatihan
karyawan baik di tingkat bawah maupun tingkat menengah. Jasa manajemen yang
lain di bidang ini adalah membuat Buku Pedoman Karyawan yang disesuaikan
dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia serta
mengimplementasikannya dengan bekerja sama dengan serikat kerja.

H. MANAJEMEN BAGIAN UMUM

Memberikan saran kepada tim manajemen hotel mengenai manajemen keuangan

serta mengontrol :
 Penambahan atau Perluasan Bangunan
 Renovasi Bangunan
 Asuransi Bangunan
 Membantu mendapatkan lisensi

I. PEMASARAN, PENJUALAN DAN PUBLIKASI

 Membantu pembuatan dan desain brosur dan data hotel

 Membantu perencanaan media dan menyeleksi perusahaan iklan
 Kantor Penjualan di Jakarta akan berkoordinasi dengan Sales dari masing-
masing hotel, untuk mempromosikan hotel dan resor. Kegiatan Sales Blitz akan
diselenggarakan di kota kota besar.
 Hotel akan diwakili oleh staff penjualan melalui tim penjualan dari MPHG dalam
menghadiri Bursa Wisata baik lokal maupun di dunia.
 MPHG akan menyelenggarakan pelatihan kepada staff penjualan untuk
meningkatkan kemampuan penjualan hotel.
 MPHG akan berkoordinasi dengan hotel dalam hal publikasi untuk acara atau
kegiatan yang diselenggarakan oleh hotel.
 Tim MPHG akan melakukan kunjungan untuk inspeksi lokasi maupun untuk kualifikasi
produk termasuk “Setting Up”, dan semua biaya perjalanan dan akomodasi akan
ditanggung oleh pihak Pemilik.

Untuk jasa/servis tersebut diatas Jika bapak berkenan untuk bekerjasama dengan kami dalam
pengelolaan hotel tersebut maka kami berikan nilai kontrak sebagai berikut:

I. Jasa Bantuan Teknis termasuk didalamnya proses Pre-Opening adalah sebesar Rp.
2.500.000,- / kamar (dua juta lima ratus ribu rupiah per kamar) dengan skema
pembayaran sebagai berikut :

Jumlah Kamar : 125 Kamar

Total Imbalan : Rp. 312.500.000,-
(Terbilang : tiga ratus dua belas juta lima ratus ribu
rupiah)
Tidak termasuk PPN 10%

Cara Pembayaran : 50% dibayarkan setelah Perjanjian ini ditandatangani,

yaitu pada bulan pertama.
50% dibayarkan pada bulan keenam.

II. Jasa Manajemen Hotel dibayarkan setelah Hotel beroperasi :

1. Jasa Manajemen Dasar sebesar 2% dari total pendapatan hotel, dibayarkan

setiap bulan.
2. Jasa Insentif Manajemen sebesar 5% dari total Laba Kotor Operasional,
dibayarkan setiap bulan.
3. Jasa Royalti sebesar 0% dari total pendapatan hotel, dibayarkan setiap bulan.
4. Biaya Pemasaran sebesar 0% dari total pendapatan hotel, dibayarkan setiap
bulan.

Biaya biaya tersebut (Manajemen Dasar dan Insentif) di bayar kan oleh setiap hotel
secara terpisah sesuai dengan pendapatan hotel masing-masing.

NOTE:

 Semua biaya tersebut diatas belum termasuk 10% Ppn yang harus dibayarkan sesuai dengan
peraturan perpajakan di Indonesia.
 Biaya perjalanan, makan dan akomodasi ditanggung oleh pihak pemilik.
Kami berharap semoga proposal ini sesuai dengan harapan Bapak dan apabila ada hal-hal lain yang
akan ditanyakan, kami dengan senang hati akan menjawabnya.

Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan banyak terima kasih.

Hormat Kami, Menyetujui,

MILESTONE PACIFIC HOTEL GROUP

Samudra Hendra
Chief Mission Officer

Tembusan : Arsip