No.

Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 47

10. PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN

10.1 Umum
LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan menetapkan, mendokumentasikan,
menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang mampu mendukung
dan menunjukkan pencapaian yang konsisten dengan persyaratan dalam
Pedoman ini. Selain memenuhi persyaratan Klausul 4 sampai dengan Klausul
9, LSP P1 SMK Negeri 1Sijunjung menerapkan sistem manajemen sesuai
persyaratan Klausul 10.2 Pedoman ini
10.2 Persyaratan Umum Sistem Manajemen
10.2.1 Umum
10.2.1.1 LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan menetapkan,
mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem
manajemen yang mampu mendukung dan menunjukkan secara
konsisten pemenuhan persyaratan Pedoman ini.
10.2.1.2 Pimpinan LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan
menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan dan sasaran
untuk kegiatannya.
10.2.1.3 Pimpinan LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan
menunjukkan bukti komitmennya dalam pengembangan dan
penerapan sistem manajemen sesuai persyaratan Pedoman
ini. Pimpinan LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan bahwa
kebijakan dipahami, diterapkan dan dipelihara pada semua
tingkat organisasi LSP.
10.2.1.4 Pimpinan LSP SMK Negeri 1 Sijunjung memastikan menunjuk
salah satu anggota pimpinan, terlepas dari tanggung jawab
lainnya, untuk diberikan kewenangan dan tanggung jawab yang
mencakup:
 No. Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 48

a. memastikan bahwa proses dan aturan yang diperlukan

untuk sistem manajemen ditetapkan, diterapkan dan
dipelihara;
b. melaporkan kepada jajaran pimpinan LSP SMK Negeri 1
Sijunjung mengenai kinerja sistem pengelolaan dan
kebutuhan untuk peningkatannya.

10.2.2 Dokumentasi Sistem Manajemen

Persyaratan yang diterapkan dalam Pedoman ini didokumentasikan.
LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menjamin bahwa dokumen sistem
manajemen tersedia untuk semua personil yang relevan.

10.3 Pengendalian Dokumen

LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur untuk mengendalikan
dokumen (internal dan eksternal) yang terkait dengan pemenuhan Pedoman
ini. Prosedur menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk:
a. menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan;
b. memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen
diidentifikasi;
c. memastikan bahwa versi yang tepat dari dokumen yang berlaku tersedia di
tempat di mana dokumen tersebut digunakan;
d. memastikan bahwa dokumen terpelihara agar dapat dibaca dan mudah
diidentifikasi;
e. memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi dan
dikendalikan distribusinya;
f. mencegah penggunaan dokumen kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi
yang tepat apabila dokumen lama dipertahankan untuk tujuan apapun.

10.4 Pengendalian Rekaman

 No. Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 49

LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur untuk membatasi

pengendalian yang diperlukan dalam pengenalan, penyimpanan, perlindungan,
pengambilan, waktu penyimpanan dan penghapusan rekaman yang terkait
dengan pemenuhan Pedoman ini. LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan
prosedur mempertahankan rekaman untuk jangka waktu yang konsisten
dengan kontrak dan kewajiban hukum. Akses kepada rekaman dilaksanakan
secara konsisten dengan aturan kerahasiaan.

10.5 Kaji Ulang Manajemen

10.5.1. Umum
LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur untuk melakukan
kaji ulang sistem manajemen pada interval yang direncanakan, untuk
memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas, termasuk
kebijakan dan sasaran yang terkait dengan pemenuhan Pedoman ini.
Kaji ulang dilakukan minimal sekali dalam satu tahun dan
didokumentasikan.
10.5.2. Masukan untuk Kaji Ulang
Masukan untuk kaji ulang manajemen mencakup informasi antara lain:
a. hasil-hasil audit internal dan audit eksternal, bila ada;
b. umpan balik dari pemohon, pemegang sertifikat, dan para pihak
berkepentingan, untuk memenuhi Pedoman ini;
c. pemeliharaan ketidakberpihakan;
d. status tindakan pencegahan dan perbaikan;
e. tindak lanjut dari kaji ulang manajemen sebelumnya;
f. pemenuhan tujuan dan sasaran LSP;
g. perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen;
h. banding dan keluhan.
10.5.3. Keluaran kaji ulang
Keluaran kaji ulang manajemen minimal mencakup keputusan dan
tindakan sebagai berikut:
 No. Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 50

a. peningkatan efektivitas sistem manajemen dan proses-prosesnya;

b. peningkatan pelayanan jasa sertifikasi terkait dengan pemenuhan
Pedoman ini;
c. kebutuhan sumberdaya.

10.6 Audit Internal

10.6.1 LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur audit internal untuk
melakukan verifikasi bahwa LSP SMK Negeri 1 Sijunjung telah
memenuhi persyaratan Pedoman ini, dan sistem manajemen secara
efektif telah diterapkan dan dipelihara.
10.6.2 LSP SMK Negeri 1 Sijunjung merencanakan program audit internal,
dengan mempertimbangkan pentingnya proses dan bidang/area yang
akan diaudit, serta hasil audit sebelumnya.
10.6.3 LSP SMK Negeri 1 Sijunjung melakukan audit internal minimal satu kali
satu tahun. Frekuensi audit internal dapat dikurangi jika telah dipastikan
bahwa sistem manajemen terus diterapkan secara efektif dan stabil
sesuai Pedoman ini.
10.6.4 LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menjamin bahwa:
a. audit internal dilakukan oleh personil yang kompeten, mempunyai
pengetahuan mengenai proses sertifikasi, audit dan persyaratan
Pedoman ini;
b. para personil yang melakukan audit tidak mengaudit pekerjaan
mereka sendiri;
c. personil yang bertanggung jawab terhadap bidang yang diaudit,
diberikan informasi hasil audit;
d. setiap tindakan yang dihasilkan dari audit internal dilaksanakan
dengan cara dan waktu yang tepat;
e. setiap peluang untuk perbaikan diidentifikasi.

10.7 Tindakan Perbaikan

 No. Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 51

LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur untuk identifikasi dan

manajemen ketidaksesuaian dalam kegiatan-kegiatannya. LSP SMK Negeri 1
Sijunjung mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. Tindakan
perbaikan sesuai dengan dampak dari masalah yang dihadapi. Prosedur
menetapkan persyaratan sebagai berikut:
a. mengidentifikasi ketidaksesuaian;
b. menentukan penyebab ketidaksesuaian;
c. memperbaiki ketidaksesuaian;
d. mengkaji kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian
tidak terulang;
e. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan pada waktu
yang tepat;
f. merekam hasil tindakan yang diambil;
g. meninjau efektivitas tindakan korektif.

10.8 Tindakan Pencegahan

LSP SMK Negeri 1 Sijunjung menetapkan prosedur untuk mengambil tindakan
pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian potensial.
Tindakan pencegahan disesuaikan untuk menanggulangi munculnya dampak
kemungkinan masalah potensial. Prosedur tindakan pencegahan menetapkan
persyaratan sebagai berikut:
a. mengenali ketidaksesuaianpotensial dan penyebabnya;
b. melakukan evaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian;
c. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;
d. merekam hasil tindakan yang diambil;
e. meninjau efektivitas tindakan pencegahan yang diambil.
 No. Dokumen : PM/LSP-SMKN1SJJ/I/2019

PANDUAN MUTU Edisi / Revisi : 01/00

LSP PERSYARATAN SISTEM Berlaku Sejak : 22 April 2019

SMKN 1
SIJUNJUNG MANAJEMEN Halaman : 52

Dibuat Tgl.15 April 2019 Diperiksa Tgl. 16 April 2019 Disetujui Tgl.17 April 2019
Oleh : Oleh : Oleh :

Afrizal,S.Pd Dra. Yenny Desmarionita AddurorulMuntatsiroh,S.Pd

Bagian Administrasi Bagian Mutu Ketua LSP