Mengingat pentingnya pengetahuan tentang analisis jabatan, tentu Anda

harus memahami benar apa itu analisis jabatan. Untuk itu, saya minta Anda
dapat menjelaskan apa yang dimaksud dengan analisis jabatan. Selanjutnya
di dalam materi Inisiasi sudah dikatakan bahwa analisis jabatan merupakan
dasar dari aktivitas Manajemen SDM, dapatkah Anda jelaskan apa yang
menjadi hasil dari analisis jabatan dan bagaimana menggunakan hasil
analisis jabatan tersebut pada proses seleksi dan penempatan?

Selamat berdiskusi.
Assalamualaikum Wr. Wb.

Berikut pendapat saya mengenai diskusi diatas.

Apa yang dimaksud dengan analisis jabatan?

Analisis jabatan menurut Drs. Moekijat merupakan hal yang penting dalam manajemen
kepegawaian karena hasilnya bisa digunakan hampir dalam semua program
kepegawaian. Sedangkan menurut Serdamayanti merupakan suatu cara sistematis
yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang pekerjaan
dan kebutuhan tenaga manusia, beserta konteks pekerjaan yang dikerjakan.

Oleh karena itu analisis jabatan dapat didefinisikan sebagai proses pengumpulan
informasi terhadap posisi tertentu dalam sebuah organisasi serta pengidentifikasian
keterampilan, tugas, dan pengetahuan yang perlu dikuasai SDM untuk melakukan
pekerjaan tertentu dalam organisasi. Oleh karena itu analisis jabatan ini sangat penting
dalam mengidentifikasi kebutuhan departemen SDM dalam mengisi posisi tertentu di
organisasi yang kompeten di bidangnya. Dengan penempatan karyawan di tempat
yang tepat menghasilkan efisiensi yang lebih tinggi dan kenaikan produktivitas dalam
mencapai tujuan organisasi.

Jelaskan apa yang menjadi hasil dari analisis jabatan.

Hasil dari analisis jabatan dapat berfungsi sebagai berikut:

• Perencanaan organisasi dan tenaga kerja.
Analisis jabatan berguna dalam perencanaan organisasi dan tenaga kerja. Hal
tersebut terjadi karena dalam melakukan identifikasi kebutuhan tenaga kerja
dan koordinasi tenaga kerja serta membagi tugas dan tanggung jawab harus
dilakukan secara aktual.
• Sarana proses rekrutmen dalam analisis jabatan.
Dalam hal ini, organisasi dapat memasukkan persyaratan khusus untuk setiap
pekerjaan. Dengan begitu, hal tersebut memberikan gambaran untuk
melakukan perekrutan, training, penempatan, mutasi, dan promosi. Tujuan
lainnya juga untuk menyesuaikan persyaratan tersebut dengan bakat dan
kemampuan.
 • Penempatan posisi tenaga kerja
Untuk mencapai tujuan secara optimal, maka organisasi harus menempatkan
tenaga kerjanya di posisi yang tepat. Organisasi memerlukan adanya kesesuaian
antara keterampilan dan kemampuan yang mereka miliki dengan posisi yang
mereka miliki. Kesesuaian tersebut dapat membuat kinerja dari pegawai pun
menjadi lebih baik.
• Untuk melakukan promosi jabatan pegawai
Promosi jabatan biasanya organisasi lakukan juga untuk mengasah kemampuan
dari pegawainya. Melalui kegiatan tersebut, maka organisasi dapat memilih
seseorang yang dirasa mampu untuk meningkatkan skill-nya.
• Pembenahan sebuah organisasi
Dalam sebuah organisasi yang baru, pasti terdapat beberapa kekurangan.
Melalui analisis ini, maka dapat analisis berikut bisa menjadi sarana
pembenahan bagi suatu organisasi. Oleh karena itu, hal tersebut dapat menjadi
keuntungan bagi organisasi dalam menetapkan kebijakan baru.
• Mengetahui kinerja karyawan
Aktivitas bisnis sangat bergantung terhadap kinerja pegawai yang ada dalam
organisasi. Melalui analisis ini, organisasi mampu melihat hasil dari kinerja
karyawan.
Bagaimana menggunakan hasil analisis jabatan tersebut pada proses seleksi
dan penempatan?

Penggunaan hasil analisis jabatan tersebut berguna dalam proses seleksi dan
penempatan pegawai, oleh karena itu dalam menentukan apakah seorang mampu
bekerja pada sesuatu jabatan, perlu terlebih dahulu diketahui pendidikan, keahlian,
pengalaman dan keadaan fisik yang diminta sesuatu jabatan.
Dalam rekrutmen pegawai juga perlu melakukan suatu analisa terhadap deskripsi
jabatan yang merupakan langkah pertama dari proses analisa jabatan, yaitu gambaran
yang tersedia, pernyataan yang akurat dan ringkas mengenai apa-apa yang
diharapkan akan dilakukan karyawan di dalam pekerjaanya, menggambarkan tugas-
tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan. Menurut pendapat Rivai (2004: 125),
deskripsi pekerjaan/jabatan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan
atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai perkerjaan. Dengan
adanya deskripsi jabatan diharapkan setiap karyawan yang memegang jabatan
tertentu akan mengetahui batasan tugas, wewenang tanggung jawabnya. Hal ini dapat
mencegah kemungkinan timbulnya tumpang tindih dan pekerjaan ganda antara
jabatan yang satu dengan jabatan yang lain.
Dalam rekrutmen diperlukan juga pemetaan tentang spesifikasi jabatan yang sangat
berfungsi rangka pengadaan sumber daya manusia. Menurut pendapat Sondang P.
Siagian (2002: 89), tidak jarang terjadi bahwa informasi tentang spesifikasi pekerjaan
digabung dalam lembaran informasi tentang uraian pekerjaan. Akan tetapi
sesungguhnya ada perbedaan perspektif antara kedua jenis informasi tersebut. Uraian
pekerjaan pada dasarnya menyangkut profil suatu pekerjaan sedangkan di pihak lain,
spesifikasi pekerjaaan menonjolkan karakteristik manusia yang diperlukan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Dengan adanya spesifikasi jabatan maka
didapat informasi yang berguna untuk pengadaan karyawan, khususnya di dalam
penempatan karyawan harus berpedoman pada spesifikasi jabatan.

Sekian pendapat saya mengenai diskusi diatas.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Sumber Referensi :
• Yun Iswanto dkk. 2022. BMP Modul 3 Manajemen Sumber Daya Manusia.
Tangerang Selatan: Universitas Terbuka
• Siagian P. Sondang. 2007. MPA: Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
PT. Bumi Aksara
• Hasibuan, Malayu S.P.2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi.
Jakarta: CV Haji Mas Agung

Sebelum mendapatkan hasil dari analisis jabatan ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yaitu :
Waktu yang Tepat Melakukan Analisis Jabatan
Berikut adalah waktu yang tepat untuk melakukan proses ini, yaitu:
1. Ketika organisasi dibentuk atau didirikan
Ketika Anda membentuk atau mendirikan organisasi, maka akan dibutuhkan SDM
untuk mengawali berjalannya organisasi tersebut. Walaupun pada awalnya SDM yang
dibutuhkan itu sedikit, namun Anda tetap harus melakukan analisis jabatan agar
penggerak awal organisasi memiliki kecakapan dalam melaksanakan pekerjaannya
sehingga menimbulkan perkembangan organisasi yang positif. Begitupun ketika akan
mulai merekrut pegawai baru, analisis jabatan menjadi sangat penting sebagai
penentu arah perkembangan organisasi, apakah meningkat atau menurun.
2. Jabatan baru dan perubahan pekerjaan
Perubahan struktur dan pekerjaan di masa kini memang merupakan hal yang tak
terelakkan. Banyak pekerjaan dalam organisasi yang harus mengikuti perkembangan
teknologi dan pembaruan metode serta sistem demi mencapai efisiensi tingkat tinggi.
Begitupun dinamika strategi organisasi yang mengikuti arus perubahan trend
berdasarkan hukum permintaan dan penawaran, misalnya kebijakan untuk memulai
pemasaran ke ranah sosial media yang membutuhkan social media officer. Kemudian,
dibuatlah pekerjaan/jabatan baru dalam organisasi yang kemudian ditentukan
kemampuan seperti apa yang harus dimiliki seorang pengisi jabatan tersebut nanti.
Untuk itu, analisis jabatan perlu dilakukan dengan baik agar SDM yang diterima nanti
dapat mencapai target pekerjaan yang telah ditentukan.
Tujuan Analisis Jabatan
Setelah mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan proses analisis jabatan, Anda
juga harus memahami tujuan dan metodenya agar proses tersebut dapat dilakukan
secara esensial. Tujuan analisis jabatan, menurut Sedarmayanti (2016), adalah untuk
memperoleh jawaban dari pertanyaanpertanyaan berikut:
1. Tugas fisik dan mental apa yang dikuasai dan dilakukan oleh pegawai ?
Analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan tugas apa yang harus diemban
oleh jabatan tertentu. Kemudian, Anda dapat menentukan skill apa yang harus dimiliki
oleh seorang yang akan menempati jabatan tersebut.
2. Kapan pekerjaannya harus diselesaikan? Dengan mempertimbangkan beban kerja
dari tugas yang telah ditentukan, maka Anda dapat memperhitungkan waktu
penyelesaian tugas tersebut agar tercipta kewajaran kerja bagi pegawai. Jika hasil
analisis menunjukkan beban kerja jabatan tersebut sangat ringan, Anda dapat
menetapkan ketentuan bahwa pekerjaan jabatan tersebut harus diselesaikan dalam
waktu yang singkat.
3. Di mana pekerjaan itu harus dilakukan? Selain kemampuan pegawai dan waktu
penyelesaian pekerjaannya, melalui analisis jabatan, Anda juga dapat mengetahui di
mana sebaiknya pekerjaan tersebut dilakukan. Jika pekerjaan tersebut membutuhkan
lingkungan yang kondusif dan menenangkan, maka Anda dapat membuat ruang kerja
yang tidak berisik atau memberi kelonggaran pada pegawai untuk bekerja di tempat ia
merasa tenang, jauh dari kegaduhan.
4. Bagaimana seharusnya pegawai melakukan pekerjaan masing-masing? Kemudian,
Anda juga dapat menentukan bagaimana pegawai melakukan pekerjaannya. Misalnya
saja jabatan administrator, ketajaman analisis dan ketelitian tentu menjadi soft skill
yang penting untuk mengurangi human error yang dapat mempengaruhi efektivitas
dan efisiensi kebijakan organisasi. Dengan demikian pula, Anda dapat mencari SDM
yang analitis, detail, dan teliti untuk mengisi jabatan tersebut.
5. Untuk apa pekerjaan mereka dilakukan? Hal ini berkaitan dengan target pekerjaan
suatu jabatan. Misalnya jabatan marketing, maka pekerjaannya harus menghasilkan
dampak yang bagi bagi penjualan produk organisasi.
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan? Nah, akhirnya
sampai pada persyaratan bagi SDM yang akan mengisi jabatan tersebut. Artinya,
analisis jabatan dapat membantu Anda menentukan kualifikasi akademis maupun
teknis bagi calon pelamar yang ingin mengisi suatu jabatan dalam organisasi Anda. Hal
ini merupakan langkah awal untuk mewujudkan sistem merit sebagaimana telah
dijelaskan di atas. Suatu jabatan yang diduduki oleh orang yang tepat dapat membuat
organisasi Anda menjadi sangat efisien dan produktif.
Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
Setelah melakukan analisis jabatan, maka Anda akan menghasilkan dua instrumen
yaitu Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan yang dapat digunakan untuk
menentukan seorang yang layak mengisi jabatan tertentu.
Deskripsi Jabatan itu sendiri yaitu dokumen yang memuat keterangan atau informasi
mengenai tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab pekerjaan suatu jabatan.
Informasi yang dimuat dalam Deskripsi Jabatan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan, pelaporan,
nomor, kode jabatan)
2. Tanggal analisis jabatan
3. Ringkasan jabatan
4. Tugas yang dijalankan
Sedangkan Spesifikasi Jabatan dapat diartikan sebagai kualifikasi minimum yang harus
dimiliki seseorang agar dapat melakukan pekerjaan tertentu dengan baik. Informasi
yang dimuat dalam Spesifikasi Jabatan adalah sebagai berikut:
1. Persyaratan pendidikan
2. Pengalaman
3. Sifat kepribadian
4. Kemampuan fisik
Dengan adanya kedua instrumen tersebut, Anda telah memiliki dasar untuk
mewujudkan sistem merit dengan konsep “right man in the right place” sehingga
organisasi Anda akan mencapai efisiensi dan produktivitas tingkat tinggi melalui
profesionalisme pegawai.
Manfaat Penerapan Analisis Jabatan
Penerapan analisis jabatan dilakukan organisasi bukanlah tanpa manfaat didalamnya.
Adapun manfaat penerapan analisis jabatan antara lain sebagai berikut:

a) Memecahkan masalah tentang kepegawaian

Dalam organisasi tentu terdapat masalah kepegawaian khususnya dalam menjalankan
tugasnya. Namun, dengan penerapan analisis jabatan maka hal ini dapat mudah
diatasi karena analisis jabatan berkemampuan menangkap berbagai masalah tentang
kepegawaian menjadi sebuah manfaat yang bisa digunakan.
b) Penempatan posisi tenaga kerja Analisis jabatan yang dilakukan organisasi ternyata
mampu menangkap posisi seperti apa yang tepat untuk seorang karyawan. Seperti
adanya kesesuaian antara keterampilan, kemampuan maka akan menjadi langkah
tepat bagi sebuah organisasi dalam menempatkan posisi tenaga kerja.

c) Sebagai sarana promosi sebuah jabatan

Promosi jabatan terkadang perlu dilakukan untuk meningkatkan skill dari karyawan
tersebut. Dengan adanya analisis jabatan ini maka organisasi dapat memilih orang
yang tepat untuk melakukan promosi jabatan. Hal ini juga ternyata berimbas pada
tanggung jawab yang hendak diberikan kepada karyawan tersebut.

d) Penambahan sebuah organisasi

Jika sebuah organisasi atau organisasi terdapat kekurangan, maka informasi yang
diberikan dari hasil analisis jabatan akan digunakan sebagai saran dalam pembenahan.
Hal ini tentu menjadi sebuah keuntungan bagi organisasi karena dapat memberikan
sebuah kebijakan baru.

e) Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Organisasi

Penerapan analisis jabatan bagi organisasi sangatlah penting. Sangat disayangkan jika
organisasi tidak menerapkan analisis jabatan. Berikut merupakan alasan pentingnya
analisis jabatan bagi organisasi:

f) Menjamin arus kerja

Dalam arus kerja, ada keterkaitan antara pekerjaan satu dengan lainnya. Ketika ada
salah satu dari pekerjaan belum paham bagaimana pekerjaan yang sehausnya maka
kegiatan perusahan tersebut akan terhenti dan tidak efektif.

g) Terhindar dari tumpang tindih dan konflik

Meski bidangnya berbeda, pasti ada saja karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang
sama. Hal ini tentu akan berimbas pasa kurangnya tanggung jawab yang ada. Namun,
dengan adanya analisis jabatan maka hal ini dapat diatasi dengan mudah.

h) Penentu kualitas sumber daya manusia Sumber daya manusia menjadi penentu
bagaimana organisasi dapat bergerak. Kesadaran akan kualitas sumber daya manusia
dan akan memberikan persaingan terhadap bagaimana organisasi tersebut dijalankan.
i) Menjadi sarana tumbuh kembangnya organisasi
Ketika memiliki sumber daya yang terampil, maka hal ini dapat menjadi kunci sukses
tumbuh kembangnya suatu organisasi. SUdah jelas ketika melakukan analisis jabatan
maka hal ini dapat menjadi jembatan organisasi untuk dapat berkembang kea rah
yang lebih baik. memang pada dasarnya sebuah organisasi haruslah memiliki sumber
daya manusia yang berkualitas. Kualitas tersebut tentu menjadi langkah untuk bisa
diterapkan pasa posisi jabatan yang tepat. Dengan analisis ini maka dapat menjadi
cara yang paling sistematis untuk dapat memajukan organisasi.

Aspek-aspek Analisis Jabatan

Analisis jabatan sangat perlu dilakukan untuk dapat mendesain organisasi dan
menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan hingga evaluasi jabatan. Adapun
penjelasan dari ketiga aspek tersebut antara lain sebagai berikut:

a. Uraian Jabatan
Biasa disebut sebagai job description, uraian pekerjaan berisi informasi tertulis yang
berisikan uraian tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan
dan berbagai aspek pekerjaan pada suatu jabatan dalam organisasi. Uraian pekerjaan
ini harus diuraikan dengan jelas agar pekerja dapat mengenal dan mengetahui tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing yang harus dicapai. Uraian pekerjaan harus
menjadi pedoman pekerja agar pekerjaan mereka lebih terstruktur, jelas dan mudah
dimengerti.

b. Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah daftar dari tuntutan manusiawi dalam suatu jabatan
seperti keterampilan, kepribadian dan lain-lain sesuai dengan produk dari analisis
jabatan tersebut. Dalam pengembangan spesifikasi jabatan, maka diperlukan
pertimbangan dari semua elemen seperti pengetahuan, kemampuan, kecapakan dan
berbagai hal lainnya.

c. Evaluasi pekerjaan
Evaluasi kerjaan merupakan menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau
kecilnya risiko pekerjaan dan memberikan ranking, nama, dan harga atau gaji dari
suatu jabatan. Jika pekerjaan terasa berat, sukar, berisiko besar dan ranking jabatan
semakin tinggi maka harga dan gaji akan semakin besar. Namun, sebaliknya jika
pekerjaa terasa mudah, ringan, risiko kecil, tanggung jawab yang kecil dan ranking
jabatan yang rendah maka gajinya semakin kecil.

d. Metode Analisis Jabatan

Metode ini harus didasarkan pada tujuan-tujuan dari penggunaan informasi seperti
evaluasi pekerjaan, kenaikan pembayaran, pengembangan dan lain sebagainya
merupakan pendekatan yang paling cocok untuk organisasi tertentu. Berikut
merupakan metode yang digunakan dalam menentukan analisis jabatan menurut
Mondy (2008):

e. Kuisioner
Kuisioner biasanya digunakan dengan cepat dan ekonomis. Analisis jabatan ini
nantinya dapat memberikan kuisioner terstruktur kepada para karyawan yang
mengidentifikasikan tugas-tugas yang mereka jalankan.

f. Observasi Dalam observasi, analisis pekerjaan mengamati karyawan dalam

menjalankan tugas pekerjaan dan mencatat hasil observasinya. Dalam metode ini
digunakan khususnya untuk mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan yang
menekankan keterampilan manual seperti operator mesin.

g. Wawancara
Dalam metode wawancara maka karyawan dahulu untuk membantunya
mendeskripsikan tuas-tugas yang dikerjakannya. Kemudian, analisis tersebut
menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka
memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mampu
mengklarifikasikan hal-hal tertentu.

h. Catatan Karyawan
Dalam metode ini, analisis jabatan dikumpulkan dengan meminta para karyawan
mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian.

i. Kombinasi Metode
Metode kombinasi ini dilakukan dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan
administrative. Analisis mungkin dapat menggunakan kuiesioner yang didukung
dengan wawancara dan observasi yang terbatas. Analisis ini harus menggunakan
kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi atau
spesifikasi pekerjaan yang akurat.

Tahap Proses Analisis Jabatan

Tahapan proses analisis jabatan menurut Hasibuan (2011) adalah sebagai berikut:

1. Menentukan penggunaan hasil hasil informasi atas analisis jabatan yaitu dengan
penganalisis yang harus mengetahui secara jelas apa kegunaan dari hasil informasi
analisis jabatannya.
2. Mengumpulkan berbagai informasi tentang latar belakang yaitu penganalisis
haruslah mengumpulkan , mengkualifikasikan data, dan meninjau informasi latar
belakang.
3. Melakukan seleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis yaitu penganalisis harus
memilih beberapa muwakal jabatan yang harus dianalisis.
4. Mengumpulkan informasi analisis jabatan yaitu dimana penganalisis kemudian
mengadakan proses ini secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas
pekerjaan, perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personel
yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Meninjau infomrasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu analisis jabatan
yang menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
6. Menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yaitu penganalisis
pekerjaan yang kemudian menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan
evaluasi pekerjaan.
7. Meramalkan perkembangan organisasi yaitu penganalisis juga harus
memperhitungkan atau meramalkan perkembangan deskripsi pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan dan apakah di kemudian hari diperlukan pengayaan
pekerjaan dalam organisasi.

Mempertahankan Profesionalisme Pegawai

Profesionalisme pegawai perlu diawasi dengan baik agar analisis jabatan yang telah
dilakukan tidak sia-sia dan menghasilkan dampak positif bagi organisasi. Jadi, setelah
melakukan analisis jabatan, maka Anda akan menghasilkan dua instrumen yaitu
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan yang dapat digunakan untuk menentukan
seorang yang layak mengisi jabatan tertentu.
Deskripsi Jabatan itu sendiri yaitu dokumen yang memuat keterangan atau informasi
mengenai tugas-tugas, kewajiban, dan tanggung jawab pekerjaan suatu jabatan.
Informasi yang dimuat dalam Deskripsi Jabatan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Jabatan (nama jabatan, departemen/bagian, hubungan, pelaporan,
nomor, kode jabatan)
2. Tanggal analisis jabatan
3. Ringkasan jabatan
4. Tugas yang dijalankan Sedangkan Spesifikasi Jabatan dapat diartikan sebagai
kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar dapat melakukan pekerjaan
tertentu dengan baik. Informasi yang dimuat dalam Spesifikasi Jabatan adalah sebagai
berikut:
1. Persyaratan pendidikan
2. Pengalaman
3. Sifat kepribadian
4. Kemampuan fisik

Dengan adanya kedua instrumen tersebut, Anda telah memiliki dasar untuk
mewujudkan sistem merit dengan konsep “right man in the right place” sehingga
organisasi Anda akan mencapai efisiensi dan produktivitas tingkat tinggi melalui
profesionalisme pegawai.

Sumber :

1. BMP EKMA4214 Manajemen Sumber Daya Manusia

2. https://www.jojonomic.com/blog/analisis-jabatan/