TUGAS MATAKULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER 2021.2

Fakultas : Ekonomi
Program Studi : Manajemen
Kode/Nama MK : EKMA 4476/Audit SDM
Tugas : 2

PT OGAH RUGI
PT Ogah Rugi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada
produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan
untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk
menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 2 Triliun (investasi
peranti keras) dan Rp 650 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Hasil laporan audit manajemen ini dilakukan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi
yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program
pelatihan karyawan PT Ogah Rugi. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang
tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu
untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan
pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya
program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan  sebesar 0.25%
selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan.
Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%.
Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.

Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar
Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang
melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan.

Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan penyebab dari lemahnya program pelatihan
 ini diantaranya karena perusahaan :

- anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,25% ;

- ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di
lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;

- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik
pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman
pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan
keterampilan karyawan;

- Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau
output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan;

- Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hasil audit PT Ogah Rugi diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah kelemahan
yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas pengoperasian mesin baru
karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan kelemahan atas kurangnya evaluasi
program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan.

No Tugas Tutorial

Dari paparan hasil audit PT Ogah Rugi diatas, Saudara diminta untuk :

Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut untuk langkah perbaikan yang
bisa diambil manajemen guna memperbaiki kelemahan tersebut

*) Coret yang tidak perlu

JAWABAN :
Langkah yang harus dilakukan oleh manajemen guna memperbaiki kelemahan yang ada pada
hasil audit di PT Ogah Rugi adalah :
1. Menilai efektivitas dari Departemen/Unit Kerja SDM
Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah Departemen SDM sudah
menjalankan fungsinya secara efektif atau sudah mencapai tujuan. Secara umum,
efektivitas ini berarti apakah Departemen/Unit Kerja SDM sudah berhasil
menyediakan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik dari sisi
jumlah, maupun kualifikasi pada waktu yang tepat.
2. Menilai efisiensi dari departemen/unit kerja SDM
Pencapaian tujuan atau efektivitas Departemen SDM bukan berarti
dilakukan dengan biaya yang tidak terkontrol (at any cost). Sebaliknya, semua
program atau aktivitas SDM harus dilakukan secara efisien dan ekonomis dengan tetap
mengacu pada sasaran.
3. Menilai ketaatan program atau aktivitas SDM
Hal ini dilakukan untuk memastikan program atau aktivitas SDM harus dievaluasi
apakah sudah mengikuti berbagai peraturan perundangan dan ketentuan yang berlaku
atau tidak.
4. Membantu MSDM-BK memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan
organisasi.
5. Menciptakan nilai tambah
sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial, etika, dan mampu unggul
dalam persaingan di lingkup industrinya.
6. Mendapatkan umpan balik dari para karyawan dan manajer operasi
Dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas manajemen SDM, antara
lain kondisi l i n g k u n g a n k e r j a , k e p u a s a n k e r j a , k e t a a t a n m a u p u n d a l a m
m e m b a n g u n b u d a y a perusahaan yang tercermin pada peningkatan
produktivitas/kontribusi pegawai, kualitas dan keunggulan produk/pelayanan yang
tinggi, serta keuntungan perusahaan yang tinggi pula.
7. Memperbaiki fungsi MSDM-BK
Dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan
mengurangi atau menambah kegiatan-kegiatan SDM.

Pihak siapa saja yang memanfaatkan hasil audit SDM?

1. Manajemen perusahaan
Hasil audit sangat bermanfaat bagi manajemen perusahaan, khususnya bagi
manajemen p u n c a k ( t o p m a n a g e m e n t ) d a l a m m e n g e v a l u a s i k e b e r h a s i l a n
p e r u s a h a a n d a l a m mengelola SDM-nya. Evaluasi ini dapat dimanfaatkan
lebih lanjut untuk melakukan berbagai langkah perbaikan dan juga sebagai
dasar pengambilan keputusan terkait pengelolaan SDM.
2. Departemen SDM.
Sebagai pihak yang paling bertanggung jawab akan pengelolaan
SDM, hasil audit MSDM-BK dapat dimanfaatkan untuk melakukan
penyempurnaan terhadap system MSDM yang ada juga untuk menyusun program
SDM yang diperlukan.
 3. Manajer lini
Hasil audit MSDM-BK dapat menjadi masukan berharga bagi manajer lini
terkait peran manajer dalam pengelolaan SDM. Misalnya, dalam audit pelatihan dan
pengembangan dapat diketahui peran manajer lini dalam menjalankan program coaching
atau mentoring.
4. Karyawan
Hasil audit yang dimanfaatkan untuk melakukan berbagai perbaikan tentu pada
akhirnya a k a n m e m b e r i m a n f a a t b a g i k a r y a w a n s e c a r a k e s e l u r u h a n d i
dalam perusahaan.

Pengelolaan SDM yang makin baik akan membuat karyawan makin termotivasi dan
memberi kontribusi secara optimal yang akan diimbangi dengan pengembangan dan
kesejahteraan yang lebih baik.