Tugas3 Susanly Ainun Handoko 041413111

Nama : Susanly Ainun Handoko
NIM : 041413111
Tugas :3
1. Rekod inaktif adalah rekod yang jarang di gunakan, namun harus tetap di pertahankan
untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan
undang-undang. Dalam menentukan cara paling cocok untuk menyimpan rekod inaktif di
lihat dari segi manajemen rekod dan pemakaian perlu di pertimbangkan hal-hal berikut:
a. Pengembangan jadwal pemusnahan
Jadwal pemusnahan di muat dalam jadwal retensi rekod, keberadaan jadwal untuk
menjamin bahwa rekod tetap di pertahankan dalam jangka yang di sesuaikan dengan
nilainyajuga di gunakan untuk memungkunkan transfer rekod dari ruang kantor yang
mahal sewanya ke penyimpanan sekunder.
b. Keputusan menyangkut media penyimpanan
Manajer rekod harus mengambil keputusan apakah rekod inaktif akan tetap di simpan
dalam format kertas ataukah format magnetik ataukah format optik.
c. Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan
Keputusan menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi sebuah instansi atau
perusahaan, bagaimana merencanakan penbiayaan fasilitas serta metode pemusnahan
yang paling sesuai.
Oleh karenanya redok inaktif harus tetap disimpan meskipun jarang digunakan, karena
rekod inaktif biasa digunakan untuk keperluan dan periode tertentu
2. Sudah dipahami dan disepakati bersama bahwa pengelolaan rekod secara benar, tepat dan
sistematis akan memudahkan organisasi dalam berbagai aktifitas strategis maupun
operasional. Arsiparis atau pengelola rekod perlu membuat sistem pengelolaan arsip yang
terencana dan mengimplementasikannya secara konsisten. Arsiparis harus memahami
siklus hidup arsip di organisasinya, termasuk proses penaksiran dan penentuan masa
retensi. Penaksiran arsip adalah proses menentukan nilai rekod dan kemudian
mendisposisikan rekod berdasarkan fungsi administrasi terbaru, hukum dan pajak; nilai
pembuktian, informasi atau riset kemudian mengatur dan menghubungankannya dengan
rekod lainnya. Contoh rekod menurutkriteria dan kategori penaksiran adalah :
A. Kriteriarekod sebagaibukti/fakta (evidence):
a. Rekod administrasi : tanpa berkas kebijakan, keputusan yang disebutkan detil dalam
dokumen maka pembuat rekod tidak bisa beroperasi/berfungsi bahkan tidak bisa
merencanakan, mengorganisir dan membuat keputusan
b. Record bernilai hukum : rekod bukti kegiatan atau kesepakatan. Obligasi, komitmen,
dll. Tanpa bukti hukum ini tidak ada landasan dalam mengambil keputusan.
c. Rekod akuntabilitas keuangan : rekod dokumen tentang kebenaran dan tanggung
jawab yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi bisnis.
B. Kriteria rekod sebagai informasi yaitu rekod yang bersifat sejarah untuk keperluan
hubungan publik dan untuk tujuan minat umum lainnya. Bisa berkaitan dengan aktifitas
sosial, politik, hiburan serta yang berhubungan dengan komunitas luas yang
didokumentasikan dalam rekod tersebut
Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan
arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. JRA dibuat dengan
pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai guna arsip. Ada Tim Retensi Arsip yang
terdiri dari unsur/pihak yang berkepentingan pada arsip dan memahami kearsipan, fungsi, dan
kegiatan instansinya masing-masing. JRA dinamis mencakup panjang waktu arsip dinamis
inaktif dipertahankan pada unit pencipta, panjang waktu arsip dinamis disimpan di pusat arsip
dinamis, dan tahun pemusnahan arsip dinamis. Untuk efisiensi, sebaiknya arsip dinamis aktif
disimpan di unit pencipta
3. Akuisisi (Acquisition) adalah proses pengumpulan atau mendapatkan arsip/rekod dari

berbagai sumber (unit kerja atau pengolah) dengan cara transfer atau pemindahan,
sumbangan atau hibah, dan penggantian. Sementara menurut UU No. 3 tahun 2009 tentang
kearsipan menyebutkan bahwa Akuisisi adalah proses penambahan khasanah arsip statis
pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan
hak pengelolaanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan
Ada beberapa tahapan atau kegiatan pokok dalam prosedur akusisi arsip, yaitu:
a. Proses pendataan arsip yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip yang meliputi nama
pemilik, lokasi simpan, volume, system penataan, tahun dan media arsip.
b. Penataan arsip. Arsip ditata berdasarkan prinsip yang tertentu yang digunakan oleh
lembaga tersebut, kemudian dibuat daftar arsip.
c. Lembaga pencipta arsip harus menyerahkan daftar arsip statis yang akan di serahkan
kepada lembaga kearsipan. Hubungan kerjasama ini dapat melalui korespondensi atau
secara langsung.
d. Penilaian arsip dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang akan diakuisisi dapat
dipertnggung jawabkan sebagai arsip statis. Menurut Keputusan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip
Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta, penilaian arsip adalah proses
menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan
substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai instrinsiknya yang dilakukan
mealui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.
Yang dimaksud dengan aspek fungsi dan substansi dalam pengertian diatas adalah
fungsi dan tugas organisasi dalam melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan
organisasi yang dapat dilihat dari koleksi arsip yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
Sedangkan yang dimaksud dengan karakter fisik/nilai intrinsik ialah karakter fisik
arsip yang menyangkut segi keunikan maupun kelangkaannya misalnya usia arsip, isi
arsip, kata-kata yang digunakan, penciptanya, tanda tangan atau cap yang melekat
dalam arsip tersebut.
e. Kegiatan/Pelaksanaan akuisisi arsip.

Tugas3 Susanly Ainun Handoko 041413111

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas3 Susanly Ainun Handoko 041413111

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tugas3 Susanly Ainun Handoko 041413111

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Nama : Susanly Ainun Handoko

3. Akuisisi (Acquisition) adalah proses pengumpulan atau mendapatkan arsip/rekod dari

Anda mungkin juga menyukai