22

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

III.1.Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kumpulan objek atau unsur-unsur atau bagian-bagian

yang memiliki arti berbeda-beda yang saling memiliki hubungan, saling

berkerjasama dan saling memengaruhi satu sama lain serta memiliki keterikatan

pada rencana atau plane yang sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu pada

lingkungan yang kompleks.

Secara terminologi, sistem dipakai dalam berbagai macam cara yang luas

sehingga sangat sulit untuk mendefinisikan atau mengartikannya sebagai suatu

pernyataan yang merangkum seluruh penggunaannya dan yang cukup ringkas

untuk dapat memenuhi apa yang menjadi maksudnya. Hal tersebut disebabkan

bahwa pengertian sistem itu bergantung dari latar belakang mengenai cara

pandang orang yang mencoba untuk mendefinisikannya. Semisal, menurut hukum

bahwa sistem dipandang sebagai suatu kumpulan aturan-aturan yang membatasi,

baik dari kapasitas sistem itu sendiri maupun lingkungan dimana sistem itu

sedang berada untuk memberikan jaminan keadilan dan keserasian.

Menurut rekayasa,bahwa sistem dipandang sebagai suatu proses input atau

masukan yang ditransformasikan menjadi output atau keluaran tertentu. Walaupun

demikian,terdapat beberapa arti sistem menurut para ahli yang akan membenarkan

pemahaman anda mengenai apa itu sistem.

22
 23

Menurut Azhar Susanto (2015:22), "Sistem adalah kumpulan/group dari

sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai

satu tujuan tertentu". (Sistem Informasi Akuntansi. Lingga Jaya, Bandung)

Menurut Zaki(2015:2), “Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang

terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan (subsistem) untuk mencapai

tujuan-tujuan tertentu". (Sistem Informasi Akutansi Edisi ii, BPFE,Yogyakarta)

Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2015:3),

“Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan

berinteraksi untuk mencapai tujuan". (Accounting Information System Edisi 13

dialih bahasakan oleh Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspasari,Jakarta:

Salemba Empat)

Menurut Bambang Hartono(2014:9), "sistem adalah suatu himpunan dan

berbagai bagian atau elemen,yang saling berhubungan secara terorganisasi

berdasarkan fungsi-fungsinya menjadi kesatuan". (Sistem Informasi Manajemen

Berbasis Komputer,Cetakan I, Rineka Cipta, Jakarta)

Menurut Ladjamudin (2014:6), “sistem adalah suatu bentuk integrasi

antara satu komponen dengan komponen lainnya,karena sistem memiliki sasaran

yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut".

(Analisis dan Desain Sistem Informasi. 2013.Yogyakarta:Graha Ilmu)

Menurut Krismiaji (2014:4), Sistem dapat di klasifikasikan menjadi

sebagaiberikut:
 24

1. Sistem Tertutup

Sistem Tertutup yaitu sistem yang secara total terisolasi dari

lingkungannya. Sistem tertutup tidak memiliki penghubung dengan

pihak eksternal sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh dan

dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem.

2. Sistem Relatif Tertutup

Sistem Relatif Tertutup yaitu sistem yang berinteraksi dengan

lingkungannya secara terkendali. Sistem relatif tertutup memiliki

penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkungannya dan

mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan

sistem.

3. Sistem Terbuka

Sistem Terbuka yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya

dengan tidak terkendali. Disamping memperoleh input dan output dari

lingkungannya,sistem terbuka juga memperoleh gangguan yang tidak

terkendali yang akan mempengaruhi proses sistem.

4. Sistem Umpan Balik

Sistem Umpan Balik yaitu sistem yang menggunakan sebagian output

menjadi salah satu input untuk proses yang sama untuk berikutnya.

Sebuah sistem dapat dirancang untuk memberikan umpan balik guna

membantu sistem tersebut mencapai tujuannya.

 25

Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode,atau aturan

yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan dapat

bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik yang

digabung dan diatur sedemikian rupa. sehingga menjadi satu kesatuan yang

berfungsi untuk mencapai data.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Komponen Sistem(Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang

artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.Komponen-

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik

dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem(Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan

menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut, dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, suatu

urutan-urutan operasi biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu

 26

atau lebih departemen yang di terapkan untuk menjamin penanganan yang

seragam di transaksi bisnis yang terjadi.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem

yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat

menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan

dipelihara.Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan

dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari

sistem.

4. Penghubung Sistem(Interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem

dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya

melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi

dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem(Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input

 27

adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal

input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

6. Keluaran Sistem(Output)

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

yang berguna.Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

7. Pengolahan Sistem(Procces)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8.Sasaran dan Tujuan Sistem (Objective and Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai

sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan

keluaran yang dihasilkan. (Analisis dan Desain Sistem

Informasi.2013.Yogyakarta:Graha Ilmu)

III.2.Pengertian Informasi

Secara umum informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan

yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari

pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini

dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang.

 28

Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem

dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda.

Informasi bisa dikatakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari

pembelajaran,pengalaman, atau instruksi. Namun, istilah ini memiliki banyak arti

bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep

seperti arti, pengetahuan, negentropy, persepsi, stimulus, komunikasi. kebenaran,

representasi, dan rangsangan mental.

Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau

situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi,

pengumpulan intelejen,ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi.

Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi

statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan,

diproses,atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi

sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau

instruksi dan alirannya.

Menurut Romney dan Steinbart (2015:4),“Informasi (information)

adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan

memperbaiki proses pengambilan keputusan. Sebagaimana perannya,pengguna

membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas dari

peningkatan informasi".(Accounting Information System Edisi 13 dialih bahasakan

oleh Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspasari, Jakarta: Salemba Empat)
 29

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (2014:16),“Informasi merupakan

data yang terstruktur hasil dari olahan data diproses menjadi informasi”.

(Pengantar Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Mitra Wacana,Jakarta)

Menurut I Putu Agus Eka Pratama(2014:9),“Informasi merupakan

hasil pengelolahan data dari satu atau berbagai sumber. Yang kemudian

diolah,sehingga memberikan nilai,arti,dan manfaat". (Sistem Informasi dan

Implementasinya,

Cetakan I,Informatika Bandung,Bandung)

Menurut Krismaji (2015:14), "Informasi adalah data yang telah

diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat". (Sistem Informasi

Akuntansi,Unit Penerbit,Yogyakarta)

Menurut Krismiaji (2015:17), mengatakan bahwa informasi yang

bermanfaat harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut:

1. Relevan

Sebuah informasi dapat dikatakan relevan apabila menambah pengetahuan

atau nilai bagi para pembuat keputusan dengan cara mengurangi

ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi atau

menegaskan dan membenarkan ekspektasi semula.

 30

2. Dapat Dipercaya

Sebuah informasi dapat dipercaya bila bebas dari kesalahan atau bias dan

secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi.

3.Lengkap

Sebuah informasi dikatakan lengkap tidak boleh disajikan setengah-

setengah karna bila informasi tidak lengkap akan mempengaruhi seseorang

dalam mengambil keputusan,jika tidak menghilangkan data penting yang

dibutuhkan oleh para pemakai.

4.Tepat Waktu

Artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi

tersebut diperlukan, tidak besok atau beberapa jam lagi. disajikan pada

waktu yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan.

5. Mudah Dipahami

Informasi disajikan dengan format yang mudah dipahami.

6. Dapat Diuji Kebenarannya

Informasi dapat diuji kebenarannya jika memungkinkan dua orang yang

kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara

kebenarannya. (Sistem Informasi Akuntansi,Unit Penerbit, Yogyakarta)

 31

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian

informasi adalah data yang diolah agar bermanfaat dalam pengambilan keputusan

bagi penggunanya.

III.3.Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi

untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan

operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-

orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi.

Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis, sistem informasi membantu

untuk mengontrol kinerja proses bisnis. Untuk sistem informasi sebagai tipe

khusus dari sistem kerja.

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (2014:17),“sistem informasi

merupakan sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah. Untuk menghasilkan
informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan". (Pengantar Teknologi
Informasi,Penerbit Mitra Wacana Media,Jakarta)

Menurut Abdul Kadir (2014:9), "Sistem informasi adalah sebuah

rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses menjadi

informasi, dan didistribusikan kepada pemakai". (Pengenalan Sistem Informasi

Edisi Revisi. Andi. Yogyakarta)

Menurut Krismaji (2015:15), Sistem informasi adalah cara-cara yang

diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan

 32

data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola,

mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah

organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Sistem Informasi

Akuntansi,Unit Penerbit,Yogyakarta)

Jadi berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi adalah kumpulan data yang terintegritasi dan saling melengkapi dengan

menghasilkan output yang baik guna untuk memecahkan masalah dan

pengambilan keputusan. Sementara tugas dari sistem informasi adalah sebagai alat

untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

Adapun sistem informasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Baru, informasi yang didapat sama sekali baru dan segar bagi penerima.

b. Tambahan, informasi dapat diperbaharui atau memberikan tambahan terhadap

informasi yang sebelumnya telah ada.

c. Kolektif, informasi yang dapat menjadi suatu koreksi dari informasi yang salah

sebelumnya.

d.Penegas,informasi yang dapat mempertegas informasi yang telah ada.

 33

Penyimpanan

Input Proses
Output

Kontrol

Gambar III.1 Kegiatan Sistem Informasi

Adapun penjelasan dari kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara

lain:

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan

diproses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

 34

III.4.Pengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan

masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data merupakan bentuk jamak dari

datum, berasal dari bahasa latin yang berarti "sesuatu yang diberikan”. Data bisa

berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf.angka, matematika, bahasa ataupun

simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat

lingkungan,obyek,kejadian ataupun suatu konsep.

Menurut Sutabri (2015:2),data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian serta merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum
dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model
untuk menghasilkan informasi.(Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi)

Menurut Deni Dermawan dan Kunkun Nur Fauzi(2015:1), Data

adalah fakta atau apa pun yang dapat digunakan sebagai input dalam
menghasilkan informasi.(Sistem Informasi Manajemen.Bandung: PT Remaja
Rosdakarya)

Menurut John.J Longkutoy (dalam Sutabri,2016:2), Data adalah suatu

istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti
yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-
angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu
ide,objek,kondisi atau situasi dan lain-lain. (Analisis Sistem Informasi.
Yogyakarta:Andi)

Berdasarkan beberapa pendapat ahli diatas. penulis menyimpulkan bahwa

data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian, serta

data merupakan suatu bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih

lanjut untuk menghasilkan informasi.

 35

Input Proses Ouput

Gambar III.2 Siklus Pengolahan Data

Dari gambar diatas dapat diuraikan satu persatu yaitu :

1. Tahapan Input

Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses

komputer lewat alat input(Input Device). Tang merupakan alat input

masukkan adalah peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang

diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data

tersebut dalam bentuk digital kepada komputer.

2. Tahapan Proses

Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan

dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses

menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur

mengendalikan atau mencari.

3. Tahapan Output

Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil

pengolahan data. Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut

dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan

dapat ditambah tiga atau lebih tahapan lagi.

Data memiliki dua metode yang digunakan yaitu:

 36

a. Batch Processing Method(Metode Pengolahan Kumpulan)

Batch Processing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan

lebih dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya

data yang telah dikumpulkan beberapa tahun yang lalu.

b. On-Line Proccesing Method(Metode Pengolahan Transaksi)

On-Line Proccesing Method merupakan pengolahan yang mempunyai

karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung

digunakan untuk memutakhirkan file induk.

Hirarki Data

a. Database Manajemen Sistem (DBMS)

Database manajemen sistem diartikan sebagai program komputer yang

digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh

data/informasi dengan praktis dan efisien.

 37

b. Database

Database merupakan kumpulan file-file yang terkait dengan logis dan

digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi.

c. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data yang

sejenis, faktor yang sangat penting dalam sistem informasi kumpulan baris

atau record.

d. Record

Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling

berkaitan

menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili

satu data atau informasi tentang record.

e.Field

Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang

menunjukkan satu item dari kata. Contohnya:nama,alamat dan sebagainya.

f. Karakter/byte

Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa

karakter numeric,huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item

data. Contohnya:A,1,*.g. Bit

Bit merupakan digit pada bilangan biner.

 38

Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan data, pemakaian

informasi dan nilai informasi yaitu:

a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan

sehubungan dengan waktu dan mutu.
b. Manusia sebagai pengolah data, yaitu menentukan sistem informasi dan
sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri.
c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga
diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu
kepada pengembangan sistem informasi.
Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu
berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi
manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting
dalam bentuk keorganisasian.

d. Konsep Pengambilan Keputusan, perancangan sistem informasi

manajemen bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional

terhadap optimasi,tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan

dalam organisasi.

e. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan,

perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.

III.5.Pengertian Surat

Secara umum surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan

informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya,

baik perorangan maupun organisasi.

 39

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat

beberapa unsur,diantaranya yaitu:

1. Pengirim Surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan.

2. Pesan Surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan,

permohonan/permintaan,pernyataan,perintah, laporan, dan lainnya).

3. Penerima Surat, yaitu pihak yang menerima pesan.

4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan

keperluannya (format tulisan, tata bahasa). Fungsi surat secara umum adalah
sebagai alat komunikasi dalam bentuk tertulis. Adapun beberapa fungsi surat
yaitu:
1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan,
permohonan/permintaan,perintah,pernyataan,laporan,dan lain-lain.
2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum.
3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan
lain.
5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang
menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan
pada penerima.

Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan tujuan, sifat, wujud,
dan kriteria lainnya. Adapun beberapa jenis dan macam-macam surat yaitu:

1. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

1. Surat Pemberitahuan, biasanya berisi pemberitahuan kepada banyak

pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi.
 40

2. Surat Perintah,surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar

melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut.
3. Surat Permintaan,surat yang isinya meminta informasi lebih detail
mengenai barang atau jasa yang ditawarkan.
4. Surat Peringatan, surat ini bertujuan untuk mengingatkan kesalahan

seseorang di suatu instansi. Surat Panggilan,bertujuan untuk

memanggil pihak lain baik secara personal maupun organisasi.

5. Surat Susulan, merupakan penegasan dari surat yang pernah dikirim

sebelumnya.

6. Surat Keputusan, surat yang berisi keputusan yang diambil oleh suatu

organisasi atas dasar pertimbangan.

7. Surat Laporan, surat yang berisi laporan kerja kepada orang lain.

8. Surat Penawaran, umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli

barang atau jasa yang isinya mengenai penawaran spesifikasi.

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

1. Kartu Pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas dan dikirim

melalui pos. Biasanya berukuran 10x15 cm.

2. Warkat Pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan

dapat dilipat seperti amplop.

3. Surat Bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah

dimana untuk mengirimnya harus menggunakan amplop.

4. Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal

suatu organisasi yang bertujuan untuk memberi/meminta informasi antar

pejabat kantor.
 41

5. Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat

dengan bantuan pesawat telegram, klien telegram tersedia untuk perangkat

telepon seluler dan sistem perangkat komputer.

3.Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

1. Surat Dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh instansi-

instansi tertentu, baik instansi sipil maupun militer.
2. Surat Niaga/Bisnis, surat yang dipakai untuk keperluan bisnis oleh
lembaga-lembaga usaha.
3. Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang
lain atau petugas lembaga.

4. Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

1. Surat Biasa, umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah
lembaga.
2. Surat Edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga,
bahkan kepada seluruh masyarakat.
3. Surat Pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau
lembaga.

5.Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

1. Surat Biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu
dirahasiakan.
2. Surat Rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu
yang berkepentingan saja.
3. Surat Sangat Rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dijaga sangat ketat

agar tidak diketahui oleh orang lain, isinya hanya boleh dibaca oleh orang

tertentu saja yang memang berhak mengambil keputusan.

 42

6. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

1. Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor /

perusahaan dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.

2. Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/perusahaan

yang masuk melalui pengiriman pos surat.

III.5.1 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan

atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun

perusahaan/organisasi.

Menurut Barthos (2016:38), “surat masuk adalah suatu alat komunikasi

tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak
yang lain". (Barthos 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Bumi Aksara)

Menurut Suparjati (2016:76), surat masuk adalah "surat yang masuk

kedalam suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada instansi/perusahaan, baik
yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada
instansi/perusahaan yang sama”. (Suparjati, 2013,Tata Usaha Dan Kearsipan
(Seri Administrasi Perkantoran,Yogyakarta)

Menurut Wursanto (2014:49), “surat masuk adalah semua jenis surat

yang diterima oleh organisasi kantor atau perusahaan lain maupun perorangan".
(Wursanto.20014.Kearsipan1.Yogyakarta:Kanisius)
 43

Adapun beberapa fungsi surat masuk yaitu:

1. Sebagai alat komunikasi

2.Sebagai wakil dari penulis

3. Sebagai alat bukti historis

4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

5. Sebagai alat pengingat

6. Sebagai alat bukti tertulis

III.5.2 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu

perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada

perorangan maupun perusahaan/organisasi.

Menurut Gina Madiana (2014:57),“surat keluar adalah surat-surat yang

dikirimkan oleh organisasi terkait, baik sebagai jawaban maupun tanggapan atas
isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi kantor atau perorangan,agar
terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi serta kedua belah pihak
memperoleh keuntungan".(Gina Madina. 2014. Mengerjakan Pengarsipan Surat
dan Dokumen Kantor.Bandung:CV.Armico)

Menurut Ida Nuraida (2014:78), "surat keluar adalah surat yang dikirim
oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahan
tersebut, ditunjukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam
instansi/perusahaan yang sama". (Ida Nuraida. 2013. Manajemen Administrasi
 44

Perkantoran. Yogyakarta:Kanisius)Menurut Sulistyo Basuki (2015:38),"surat

keluar adalah surat yang lengkap bertanggal,bernomor,berstempel".(Sulistyo
Basuki.2013. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta:Gava Media)

Adapun beberapa fungsi surat keluar yaitu:

1. Sebagai alat tata usaha

2. Sebagai wakil penulis

3. Sebagai media komunikasi tertulis

4. Sebagai alat bukti tertulis

5. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

Beberapa manfaat yang didapatkan jika menangani surat masuk dan surat

keluar dengan baik:

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.

3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah

ditemukan ketika diperlukan.

4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan

surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang

umum dilakukan, yaitu:

1. Pola Sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang dilakukan

secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau

 45

BUMN.Pola Desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di

setiap bagian dari unit yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak

digunakan oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).

III.6.Pengertian Web

Secara umum World Wide Web atau WWW atau juga dikenal dengan

WEB adalah salah satu layanan yang didapat oleh pemakai computer yang

terhubung ke internet. Web ini menyediakan informasi bagi pemakai computer

yang terhubung ke internet dari sekedar informasi “sampah” atau informasi yang

tidak berguna sama sekali sampai informasi yang serius dari informasi yang

gratisan sampai informasi yang komersial.

Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman

yang digunakan untuk menampilkan informasi teks,gambar diam atau gerak,

animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis

maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait

dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman

(hyperlink).

Menurut Ardhana (2015:3), Web adalah suatu layanan sajian informasi

yang menggunakan konsep hyperlink,yang memudahkan server (sebutan para
pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui
internet). (PHP:Menyelesaikan Website 30 Juta. Yogyakarta:Jasakom)

Menurut Asropudin (2015:109), Web adalah sebuah kumpulan halaman

yang diawali dengan halaman muka yang berisikan informasi,iklan,serta program
aplikasi.(Kamus Teknologi Informasi. Bandung: Titian Ilmu)
 46

Menurut Sunyonto(2014:17), Web adalah koleksi sumber informasi

kaya grafis yang saling berhubungan satu sama lain dalam internet yang lebih
besar.( Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript
&XML.Yogyakarta :Andi)

Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan Web adalah suatu layanan

atau kumpulan halaman yang berisi informasi, iklan, serta program aplikasi yang

dapat. Digunakan oleh server.

Adapun cara kerja web adalah sebagai berikut:

1. Informasi web disimpan dalam dokumen dalam bentuk halaman-halaman

web atau web page.

2. Halaman web tersebut disimpan dalam computer server web.

3. Sementara dipihak pemakai ada computer yang bertindak sebagai

computer client dimana ditempatkan program untuk membaca halaman

web yang ada di server web (browser).

4. Browser membaca halaman web yang ada di server web.

Untuk menyediakan keberadaan sebuah website, maka harus tersedia

unsur-unsur penunjangnya, adalah sebagai berikut:

 47

1. Nama Domain (Domain name/URL-Uniform Resource Locator)

Pengertian Nama domain atau biasa disebut dengan Domain Name atau URL

adalah alamat unik di dunia internet yang digunakan untuk mengidentifikasi

sebuah website,atau dengan kata lain domain name adalah alamat yang

digunakan untuk menemukan sebuah website pada dunia internet. Contoh

nama domain ber-ekstensi internasional adalah com, net, org, info, biz, name,

ws. Contoh nama domain ber-ekstensi lokasi Negara Indonesia adalah co.id

(untuk nama domain website perusahaan),ac.id (nama domain website

pendidikan),go.id (nama domain website instansi pemerintah), or.id (nama

domain website organisasi).

2. Rumah Tempat Website(Web Hosting)

Pengertian Web Hosting dapat diartikan sebagai ruangan yang terdapat dalam

harddisk tempat menyimpan berbagai data, file-file, gambar dan lain

sebagainya yang akan ditampilkan di website.

3. Bahasa Program (Scripts Program)

Scripts adalah bahasa yang digunakan untuk menerjemahkan setiap perintah

dalam website yang pada saat diakses. Jenis bahasa program sangat

menentukan statis, dinamis atau interaktifnya sebuah website. Semakin banyak

ragam bahasa program yang digunakan maka akan terlihat website semakin

dinamis, dan interaktif serta terlihat bagus.

 48

Bahasa pemrograman ini merupakan suatu himpunan dari aturan sintaks dan

semantik yang dipakai untuk mendefinisikan program komputer.

4. Desain Website

Setelah melakukan penyewaan domain name dan web hosting serta

penguasaan bahasa program (scripts program),unsur website yang penting dan

utama adalah desain.Desain website menentukan kualitas dan keindahan

sebuah website.Desain sangat berpengaruh kepada penilaian pengunjung akan

bagus tidaknya sebuah website.

Secara umum situs web mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Komunikasi

Situs web yang mempunyai fungsi komunikasi pada umumnya adalah situs

web dinamis. Karena dibuat menggunakan pemograman web (server side)

maka dilengkapi fasilitas yang memberikan fungsi-fungsi komunikasi, seperti

web mail,form contact,chatting form, dan yang lainnya.

2. Fungsi Informasi

Situs web yang memiliki fungsi informasi pada umumnya lebih menekankan

pada kualitas bagian kontennya, karena tujuan situs tersebut adalah

menyampaikan isisnya. Situs ini sebaiknya berisi teks dan grafik yang dapat di

download dengan cepat.

3.Fungsi Entertainment
 49

Situs web juga dapat memiliki fungsi entertainment/hiburan. Bila situs web

kita berfungsi sebagai sarana hiburan maka penggunaan animasi gambar dan

elemen bergerak dapat meningkatkan mutu presentasi desainnya, meski tetap

harus mempertimbangkan kecepatan downloadnya. Beberapa fasilitas hiburan

adalah game online, film online, music online. dan sebagainya.

4.Fungsi Transaksi

Situs web dapat dijadikan sarana transaksi bisnis, baik barang,jasa,atau

lainnya. Situs web ini menghubungkan perusahaan, konsumen, dan komunitas

tertentu melalui transaksi elektronik. Pembayarannya bisa menggunakan kartu

kredit,transfer,atau dengan membayar secara langsung.

Ada beberapa jenis situs web yang dikelompokkan sesuai tujuannya yaitu

antara lain:

1. Alat Pemasaran

Saat ini media pemasaran tidak hanya media cetak saja. Media elektronik

sejenis situs juga dapat digunakan sebagai media pemasaran. Pemasaran

melalui internet lebih cepat sampai dan memiliki jangkauan yang jauh lebih

luas.
 50

2. Nilai Tambah

Sebuah halaman web merupakan sarana promosi karena media promosi di

web lebih murah dan efektif dibandingkan media promosi konvensional

seperti brosur, majalah atau koran.

3. Katalog

Untuk di perpustakaan katalognya berupa katalog online yang dapat diakses

melalui web perpustakaan. Pada katalog tersebut tersedia koleksi-koleksi yang

dimiliki oleh perpustakaan. Pemustaka dapat mengakses koleksi tersebut

dengan cara memasukkan judul, pengarang maupun subjek dari suatu koleksi

yang dibutuhkan.

4.E-Commerce

E-Commerce merupakan suatu kumpulan yang dinamis antara teknologi,

aplikasi dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan

komunitas tertentu melalui transaksi elektronik.

5. E-Learning

Cisco menjelaskan filosofis e-learning.“e-learning merupakan penyampaian

informasi, komunikasi, pendidikan, pelatihan secara online”.

6. Komunitas

Sebuah situs web yang dibuat dengan tujuan untuk memungkinkan

pengunjung berkomunikasi secara bersamaan. Pengunjung bisa berbagi

 51

pengalaman, cerita, ide, dan lainnya, bisa juga mencari dan menambah teman,

atau untuk membuat suatu perkumpulan baru.

7. Portal

Portal adalah aplikasi berbasis web yang menyediakan akses suatu titik

tunggal dari informasi online terdistribusi, seperti dokumen yang didapat

melalui pencarian, kanal berita, dan link ke situs khusus.

8. Personal

Situs personal merupakan situs yang dimiliki oleh seorang individu

walaupun berupa website pribadi tetapi tidak melulu kontennya berisi hal

yang bersifat pribadi dari pemilik website tersebut. tujuan untuk

mempromosikan atau menginformasikan tentang seseorang.

III.7.Pengertian MySQL

MySQL merupakan sebuah perangkat lunak system manajemen basis data

SQL(database management system) atau DBMS yang multithread,multi-user,

diseluruh dunia yang mempunyai sebuah konsep pengoperasian database,

terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan

pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.

Ada beberapa fungsinya perintah MySQL antara lain yaitu:

 52

1.Query

Perintah yang digunakan untuk menampilkan data dari database, perintah

yang digunakan adalah Select.

2. DML(Data Manipulasi Language)

Perintah yang digunakan untuk manipulasi data seperti menambah, mengedit,

menghapus data perintah yang digunakan Insert, Delete, Update,Merge.

3. DDL(Data Definition Language)

Perintah yang digunakan untuk mengdefinisikan struktur objek database

seperti membuat tabel, mengubah struktur tabel, menghapus tabel. Perintah

yang digunakan Create,Alter,Drop,Truncate,Rename.

4.DCL(Data Control Language)

Perintah yang digunakan untuk mengatur perijinan akses terhadap database,

pemrograman komputer yang digunakan untuk mengontrol akses ke data yang

yang disimpan dalam database, secara khusus ini adalah komponen bahasa

Query terstruktur perintah yang digunakan Grant, Revoke.

5.TCL(Transaction Control Language)

Perintah yang digunakan untuk menentukan suatu transaksi ditetapkan secara

permanen atau dibatalkan. Perintah yang digunakan Commit, Rollback,
Savepoint.

Aturan-aturan penulisan perintah MySQL sebagai berikut:

1. Perintah dapat ditulis dalam huruf besar maupun kecil.

 53

2. Setiap perintah diakhiri dengan tanda titik koma“;".

3. Perintah dapat ditulis satu atau beberapa baris untuk memberikan
komentar pada perintah SQL. Gunakan tanda minus “” untuk komentar 1
baris, atau di antara tanda“*”dan“*\” untuk komentar beberapa baris.

MySQL juga memiliki beberapa kelebihan antara lain :

1.Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti windows,
Linux,FreeBSD,Solaris dan lain-lain.

2. Open Source

MySQL didistibusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL

sehingga dapat digunakan cuma-cuma.

3.Multi User

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan
tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance Tuning

MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query

sederhana,dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.

5.Coloumn Types

MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti integer, double,

char,text,date,dan lain-lain.

6. Command and Function

MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah

select dan where dalam query. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas
 54

seperit level subnetmask,nama host dan izin akses user dengan sistem

perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.

7. Scability and Limits

MySQL Mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah

records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas

indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

8. Connectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan clients menggunakan protokol

TCP/IP,Unix socket (UNIX) atau Named Pipes (NT).

9.Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan

lebih dari dua puluh bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum

termasukdidalamnya.

10.Interface

MySQL memiliki interface (antara muka) terhadap berbagai aplikasi dan

bahasa pemograman dengan menggunakan fungsi API (Aplication

Programming Interface).

11.Clinents and Tools

MySQL dilengkapi dengan berbagai tools yang dapat digunakan untuk

administrasi database dan pada setiap tools yang ada disertakan petunjuk

online.
 55

III.8.Pengertian Database

Basis data (database) adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis

di dalam komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan

perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi.

Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur data

dan juga batasan-batasan pada data yang akan disimpan.

Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi

karena berfungsi sebagai gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih

lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat mengorganisasi data,

menghindari duplikasi data, menghindari hubungan antar data yang tidak

jelas dan juga update yang rumit.

Proses memasukan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan

data memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem management

basis data(database management system.